MATERIAL PREPARADO PARA LOS ESTUDIANTES DE LA LICENCIATURA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL DE LA SECUENCIA 1AM23

EDITH ROSA SILVA MENDOZA

La planeacin es una etapa del proceso administrativo que consiste en la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin a seguir, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado para establecer lo que habr de realizarse en un futuro.

Objetividad. Precisin y cuantificacin. Factibilidad. Flexibilidad. Unidad. Del cambio de estrategias.

Objetividad. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamiento concretos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. Precisin y cuantificacin. Todo cuanto tenga que hacerse debe contener la medida en que se desea lograr los resultados. Cuanto se quiere lograr? Esto indica la necesidad de utilizar cifras estadsticas, clculos probabilsticos, modelos matemticos, o cualquier tipo de indicador que permita tener un punto de medicin y comparacin de lo que habr de lograrse.

Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; los planes demasiado ambiciosos u optimistas pueden ser imposibles de lograr. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio ambiente. Flexibilidad. A elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes del holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones. El no establecer colchones de seguridad puede ocasionar resultados desastrosos.

Unidad. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general, que comprende los propsitos y objetivos generales, de manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo(largo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

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Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del provenir, y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dnde se dirigen sus esfuerzos. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

PLANEACION

Misin ( Propsitos) Visin Premisas

Presupuestos

Procedimientos Objetivos Programas Estrategias Polticas

Contexto Estratgico

Modelo de Operacin

Diseo Organizacional
Diseo de la estructura organizacional de primer nivel Definir roles y responsabilidades de los puestos Clarificar equipos de trabajo e interdependientes Establecer perfiles de Puestos Eficacia Organizacional foco en la implantacion estrategica a traves de la alineacion de la macroestructura

Preparacin de la Estructura
Anlisis de la Arquitectura de la Organizacional - Definir tramo de control - Balance funcional - Verticalidad de niveles -Nomenclatura de Puestos Ajustar la estructura organizacional Planeacion de necesidades de recursos humanos Medicin de cargas de trabajo Definir plan de transicin de la estructura, procesos y responsabilidades Eficiencia organizacional : foco en la implantacion tctica operativa de la estrategia de negocio

Diagnstico Interno y Externo del negocio Entendimiento del Modelo del Negocio Clarificacin del Plan Estratgico Clarificacin del Plan de Inversin

Definicin del modelo operativo Clarificar segmentos de mercado y clientes Identificar unidades operativas clave Definicin y evaluacin de cadena de valor Establecer los procesos de gestin

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

MIsin y Visin del Negocio

Estrategia Factores Crticos

Procesos y Sistemas Administrativos

Organizacin y diseo de Areas y Puestos Procesos de Trabajo y Sistemas de Negocios Cultura Organizacinal Valores Capacidades Individuales y de Equipo

Liderazgo

Reconocimientos motivacionales

- Productividad y Eficiencia Interna - Incremento en el Capital Intelectual - Mejora del Clima Laboral - Satisfaccin a Clientes

Proceso de Planeacin
PLANEACION ESTRATEGICA Flujos de Informacin Expectativas de los principales intereses externos: La sociedad La comunidad (local) Los accionistas Los consumidores Los proveedores Los acreedores PLANEACION TACTICA

El plan para planificar

Expectativas de los principales intereses internos Altos directivos Otros directivos Trabajadores Empleados La base de datos: Desempeo anterior Situacin actual Pronsticos Evaluaciones: Del medio ambiente Oportunidades Amenazas De la compaa: Fortalezas Debilidades

EstrategiasMaestras Misin Propsitos Objetivos Polticas Tcticas Programas

Programacin y Programas a mediano plazo

Planeacin y Planes a corto plazo

Puesta en prctica de los planes

REVISION Y EVALUACION DE PLANES

Reglas de Decision y Evaluacin

PLANEACION

Expectativas de los principales intereses externos: La sociedad La comunidad (local) Los accionistas Los consumidores Los proveedores Los acreedores

Expectativas de los principales intereses internos Altos directivos Otros directivos Trabajadores Empleados

La base de datos: Desempeo anterior Situacin actual Pronsticos

Evaluaciones: Del medio ambiente Oportunidades Amenazas De la compaa: Fortalezas Debilidades

FUERZAS ECONOMICAS FUERZAS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRAFICAS Y GEOGRAFICAS. FUERZAS POLITICAS, JURIDICAS Y GUBERNAMENTALES FUERZAS COMPETITIVAS

CLIENTES COMPETIDORES PROVEEDORES DISTRIBUIDORES ACREEDORES EMPLEADOS COMUNIDAD GERENTES ACCIONISTAS SINDICATOS GOBIERNO ASOC. MERCANTILES PRODUCTOS SERVICIOS MERCADOS

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DE LA EMPRESA

Recursos Financieros: Utilidades Ventas Deudas Flujo de caja. Inventarios Materia prima Productos finales Porcentaje obsoleto Desempeo directivo Capacidad de mando Planeacin Desarrollo de personal Delegacin

Eficacia del uso de recursos Ventas por empleado Utilidades por empleado Inversin por empleado Aprovechamiento de la planta Uso de habilidades de los empleados Instalaciones Principales unidades de produc cin Indice de capacidad Indice de modernizacin. Sistemas de mercadotecnia y distribucin Nmero de vendedores Ventas por vendedor Distribuidores independientes Distribuidores exclusivos.

Evaluacin de Empleados Habilidades Productividad Rotacin Composicin tnica y racial Situacin del Ambiente Conformidad con las leyes de contaminacin Conformidad con las normas de seguridad Imagen pblica. Desarrollo de nuevos productos Gastos de investigacin y desarrollo Introduccin de nuevos productos.

Econmica Producto Interno Bruto Tasas de inters Inflacin Empleo Produccin de la fbrica Generacin de energa elctrica

Demogrfica.. Indices de fertilidad Mortalidad infantil Crecimiento demogrfico Poblacin por distribucin de edad. Crecim. demogrfico por regin Poltica Tecnolgica Clima poltico local, estatal o Tendencias de nuevas federal hostil o favorable. tecnologas. Poder relativo de la empresa en Impacto de nueva tecnologa la arena poltica. sobre estructuras de mercado y Presiones reglamentarias del tcnicas de produccin gobierno.

Social Demandas del consumidor Presiones del ambiente Seguridad Social

Legal Responsabilidades legales pasadas, presentes y futuras

Construccin de Matriz de Perfil Competitivo

Es una declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Es la razn de ser de una empresa, y representa las aspiraciones fundamentales que persigue la empresa y es esencial para determinar los objetivos y formular estrategias

MISION

Proposito de la Empresa
Propsito: Define su actividad bsica. Identifica las diferencias con otras empresas del mismo tipo

Dueos Accionistas
Recuperacin de la Inversin y utilidades

Empleados
Identificacin con propsitos de la empresa

Clientes
Bienes y servicios esperados

Tomadores de Decisiones
Ayuda a defnir sus prioridades y valores

Imagen
Refleja su imagen al publico y empleados

Gobierno
Contribucin con el pago de impuestos

Proveedores
Fortalece los lazos de crecimiento econmico

1. Asegurar unanimidad de propsito dentro de la organizacin 2. Proveer una base para motivar el uso de recursos de la organizacin. 3. Desarrollar una base o estndar para la asignacin de recursos de la organizacin 4. Establecer el tono general o clima organizacional; por ejemplo, sugerir una eficiente operacin. 5. Servir como punto focal para aquellos que pueden identificar con los propsitos de la organizacin y direccin y disuadir aquellos que no pueden hacerlo de participar mas all de sus actividades. 6. Agilizar el cambio de objetivos y metas a una estructura de trabajo involucrando la asignacin de tareas a elementos responsables dentro de la organizacin. 7. Especificar propsitos organizacionales y la traduccin de estos propsitos en objetivos y metas de manera que el costo, tiempo y parmetros de actuacin puedan ser establecidos y controlados.

INSTALACIONES EQUIPO OPERACIONES TECNOLOGA RECURSOS HUMANOS IMAGEN INTEGRACION VERTICAL RENTABILIDAD ESTRUCTURA DE CAPITAL INVERSIONES CRECIMIENTO VENTAS PARTICIPACION

1. Definir que es la empresa y la que se espera que sea. 2. Ser lo suficientemente especfica para excluir actividades no relevantes y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. 3. Distinguir una empresa de las dems sealando caractersticas distintivas. 4. Servir como marco de referencia para evaluar las actividades presentes y futuras, 5. Redactarse en trminos claros y sencillos para que todos los integrantes de la organizacin las puedan comprender. 6. Servir como base para la elaboracin de planes estratgicos, tcticos y operativos. 7. Proporcionar motivacin, direccin general, imagen y una filosofa que sirva de gua para la empresa, 8. Reflejar las expectativas de los clientes y proponer los productos o servicios de calidad que satisfagan sus necesidades.

Lineamientos para la redaccin de la misin empresarial.

Los componentes y las principales preguntas de lo que los estatutos de misin debe contestar son las siguientes:
1. Clientes Quines son los clientes de la empresa?. 2. Productos o servicios Cules son los principales productos o servicios de la empresa?. 3. Mercados En qu mercado se encuentra la empresa?. 4. Tecnologa Es la tecnologa una consideracin bsica de la empresa?. 5. Preocupacin por supervivencia, crecimiento o rentabilidad. Est la empresa comprometida a objetivos econmicos? 6. Filosofa Cules son los valores, creencias y aspiraciones y filosofas prioritarias de la empresa? 7. Concepto de s misma Cul es la competencia distintiva o la principal ventaja competitiva de la empresa? 8. Preocupacin por su imagen pblica Es la empresa sensible a su responsabilidad social, comunitaria y del medio ambiente? 9. Inters por los empleados Son considerados los empleados como recursos valiosos de la empresa? 10. Calidad inspiradora Motiva y estimula a la accin la lectura de la misin? DAVID, op. cit. pg. 97.

Suposiciones acerca de los factores o condiciones futuras que deben tomarse en consideracin para elaborar los planes. Tipos de Premisas a) Internas : variaciones de capital, ausentismo, rotacin del personal, innovaciones b) Externas: origen poltico, de carcter legal, sociales, tcnicas, de competencia.

La palabra objetivo proviene del latn objetum que significa cosa que se arroja delante. Los objetivos representan los resultados o fines que la empresa espera alcanzar, y se establecen cuantitativamente y en un tiempo determinado.

Estratgicos o generales. Tcticos o departamentales Operacionales o especficos

Establecerlos por escrito No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos Al determinarlos efectuar las preguntas claves: Qu, cmo , dnde, quin, cundo y por qu? Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin Deben ser estables

Son los cursos de accin a seguir, para alcanzar los objetivos bsicos de una empresa a largo plazo . A partir de las reas claves de resultados se: Determinan los cursos de accin o alternativas Evalan las alternativas Seleccionan alternativas

Ser consistentes y contribuyan al logro del objetivo Determinarlas con claridad No confundir las estrategias con las tcticas Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

Las particularidades sobresalientes de las estrategias son: Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas Su vigencia esta vinculada a un objetivo Se establecen en el nivel jerrquicos ms elevado de la organizacin

Las estrategias genricas son empleadas por cualquier empresa para asegurar su competencia en el mercado
-Liderazgo en bajo costo - Diversificacin de sus productos - Diferenciacin de su mercado - Calidad en el Servicio - Innovacin Tecnolgica

Son criterios que guan la accin y constituyen orientaciones a seguir para el tratamiento de situaciones relevantes de carcter repetitivo que se presentan continuamente en el avance hacia el logro de los fines de la organizacin.

Son Son Son Son

una gua para la toma de decisiones criterios generales que orientan la accin expresiones cualitativas y condicionales flexibles

Clasificacin de las polticas

Estratgicas o generales Tcticas o departamentales Operativas o especficas

Externas. Son las que se formulan en la organizacin como respuesta a condiciones externas como condiciones legales, sindicales, etc. Formuladas. Son las que se elaboran de manera precisa, y concierne y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir una rea determinada. Consultadas. Son las que surgen por la consulta de los subordinados a los superiores en situaciones de carcter repetitivo. Implcitas. Son las que surgen de la costumbre.

Establecerse por escrito Redactarse claramente y con precisin Difundirlas en todos los niveles Coordinarse con las dems polticas Revisarlas peridicamente Ser razonable y prctica Estar acorde con los objetivos de la empresa Debe ser estable en su formulacin

Poltica: Las ventas al contado que rebasen los $ 1,0000 .00 pueden tener un descuento no mayor al 5% Tipo Operacional de ventas Razn de ser: fomentar el pago al contado por parte de los clientes que permita elevar la liquidez de la organizacin Responsable: Gerencia de Ventas De su cumplimiento: supervisores y vendedores.

Poltica. El personal podr gozar de sus vacaciones una vez cumplido un ao de su ingreso y de haber tomado en cuenta las necesidades del rea afectada. Tipo: general de personal Razn de ser: contar con el personal suficiente para la operacin normal de la organizacin Responsable: Gerente de Recursos Humanos Responsable de su cumplimiento: jefes de rea y comisin de vigilancia.

Poltica: Los automviles asignados a los ejecutivos sern sustituidos por lo menos cada 3 anos Tipo: operacional de compras Razn de ser: mantener los automviles emprimas condiciones de uso as como racionalizar las adquisiciones Responsable de su cumplimiento: Jefe de compras.

Son planes en donde se establece el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo. Su importancia se debe a que manifiesta: Tener actividades Se enfoca a realizar un trabajo repetitivo Ejemplos de procedimientos. Ventas Surtidos de materiales para almacn Contratacin de personal Adquisicin de materiales

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travs de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilizacin y asignacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organizacin en trminos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/ o especfico, que determina por anticipado, en trminos cuantitativos (monetarios y/ o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la empresa, para un periodo especfico.

Es un documento formal, ordenado sistemticamente. Es un plan expresado en trminos cuantitativos. Puede ser general cuando se establece para toda la empresa, o especfico cuando se refiere a cada una de las reas en que est dividida la organizacin. Es diseado para un periodo determinado.

Es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
MUNCH, Lourdes, y Garca Martnez Jos. Fundamentos de Administracin, Trillas, Mxico. 1991, pg. 91.

Los planes son esquemas resultantes de la planeacin, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeacin, vertidas por escrito en un formato, son planes.

Autorizacin. Slo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. Objetividad. Deben fundamentarse en datos y elementos cientficos. Actualizacin. La aplicacin de los planes requiere de su adaptacin constante a los cambios de la empresa. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa. Sencillez. Cualquier plan debe ser fcilmente comprensible. Adecuacin. Debe adaptarse a las necesidades de quienes los pondrn en prctica. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realizacin.

Esttica: se encarga de:

El desarrollo de un plan La creacin de una ruta crtica La creacin de un sentido de la direccin futura de la institucin

Dinmica: es el proceso que debe implementarse como: Un proceso participativo continuo e integral de personas y actividades Una estructura formal de lnea o staff con responsabilidades, obligaciones y ejercicio de influencia y autoridad Es un proceso que requiere de apoyo que incluya: La obtencin, manejo y flujo de informacin Sistemas para el procesamiento de datos y recursos Tcnicas analticas Instrumentos para evaluaciones

Se dirige el desarrollo de planes a largo plazo La perspectiva en que se ubica el proceso de planeacin estratgica, es integral, abarca todos los mbitos de la organizacin Define tanto objetivos, fines y metas como medios por utilizar Implica un proceso continuo y dinmico adaptable a las condiciones cambiantes del entorno conforme a lo necesario Se circunscribe a las reas de mayor referencia jerrquica de una organizacin El proceso de formulacin es continuo, pero su ejecucin est vinculada al anlisis de oportunidades, riesgos, problemas, fuerzas y debilidades, tanto internas como externas Implica un alto grado de creatividad, anlisis crtico y reflexin-previsin El manejo del factor incertidumbre desempea un papel importante en la elaboracin de este tipo de planes La informacin requerida para planes estratgicos se refiere a situaciones futuras de la institucin, a su mercado y a su medio ambiente circundante Constituye la pauta bajo la cual habr de realizarse la planeacin tctica subsecuente Requiere que el personal responsable del desarrollo, tenga un perfil de conocimiento bastante diversificado y especializado

Interna (tctica): Est enfocada a la clarificacin de objetivos instruccionales y a la solucin de problemas por medio de un anlisis racional. Aprovecha los grupos y estructuras existentes en la institucin orientando a la planeacin interna, para: Eficientar las operaciones Promover el crecimiento y desarrollo institucional

Investigacin de operaciones: Mtodo Simplex. Mtodo de transporte, modelos de asignacin de recursos Redes: RUTA CRTICA (MTODO DE REDES).
PERT (PROGRAM EVALUATION REVIEW TECHNIQUE.

Lneas de espera Teoras de juegos Arboles de decisiones

Valor presente Anlisis de recuperacin Tasa interna de retorno

Tcnicas heursticas Delfos Tormenta de ideas Tcnicas de juego: Dramatizaciones y casos Grupos T Matriz de Factores Internos de Fortalezas y debilidades Matriz de Factores Externos Amenazas y oportunidades Cadenas de fines y medios

Elaborar los planes de la funcin que le fue asignada a cada estudiante.