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CMO ORGANIZAR EVENTOS CON XITO, JIJENA SANCHEZ, ROSARIO.

No hay evento sin protocolo o por lo menos sin ordenamiento. Snchez.

Rosario Jijena

PERFIL DEL OPC Creatividad Perfeccionista Disciplinado Organizado Profesional Culto Responsable Estratgico Intuitivo? Analtico

A tener en cuenta: Proveedores: confiables, responsables, cumplidos, estructura y exeriecia en al mercado, capacidad de produccin, comprometido. Excelencia en el trabajo: la asignacin de tareas, objetivos, manejo de tiempos, temticas, imprevistos, perfeccionismo. Creatividad: ser creativos es una fase importante ya que esta se ver reflejada desde el pre-evento, pasando por el evento y por el pos-evento. Todos podemos ser creativos pero pocos podemos actuar con creatividad. Obsesin: lo macro y lo micro tiene un mismo valor, la actitud del servicio, el buen manejo de tiempos, organizacin, etc. Tiempos: el manejo delos tiempos es de vital importancia durante el evento, cronogramas Conocimiento del timing: es fundamental reconocer los invitados, es saber en qu momento debe empezar la actividad, en que omento hacer las pausas y en qu momento dar por terminado. Conduccin: conocimiento del timing Participacin: todas las personas deben saber la hora y hacer parte del evento

Responder expectativas: llevar a cabo lo que se vendi y con lo que se comprometi Base de datos: proveedores, sedes, clientes, etc. Autodominio: autocontrol, saber controlar las situaciones inesperadas. Pasin

EVENTO Es una orgia social, que se realiza con un tiempo previo en el cual se establecen los factoras que van a estar presentes. En este tipo de eventos el cliente es el que decide cmo ser el evento, en algunos se puede dejar volar la imaginacin durante el momento. En otros se debe mantener un trabajo ms sofisticado en el cual se debe tener un cronograma de actividades a realizar. No se debe dejar olvidado la creatividad en cualquier tipo de evento entra a jugar la creatividad para buscar la originalidad y que los invitados se sientan ms a gusto

Se dividen en dos grandes grupos empresariales y sociales: Empresariales: tienen un fin corporativo y de trascendencia pblica. Se destacan los congresos, ferias, exposiciones, lanzamientos de productos, seminarios, desfiles, workshops, reuniones de prensa, musicales, desayunos, mega eventos, showrooms, actos culturales, etc. Sociales: son reuniones orientadas al mbito familiar, humansticas y en estas se busca el estmulo social, la unin, crear o reforzar lazos afectivos, etc. En estas podemos encontrar casamientos, cumpleaos, reuniones infantiles, actos folclricos, colectividades, etc.

Una clasificacin ms clara es que en los primero se debe mantener una formalidad, deben ser mas rgidos, estructurados y tiene un programacin anticipada. Los segundos exigen ms creatividad, originalidad, emocionales, impactantes para que los sentimientos sean expresados. La vista Se debe tener en cuenta que la ambientacin no debe sobrepasar los lmites de lo esttico a lo burdo, chabacano o grotesco. Para no caer en el error de la desarmona visual. El gusto Los servicios de comida o bebidas en un evento son fundamentales exceptuando unos casos en especial. Para estos casos se debe analizar bien el sitio donde va a ser realizar para ver con que equipos se cuenta y tambin los muebles que sern usados para el uso cuando se ofrecen alimentos.

El odo El volumen que se va a manejar durante el evento debe ser adecuado y moderado. El volumen y la actitud de la persona que pauta el evento debe ser atractiva para no hacer fastidiosa la reunin. Otro aspecto a manejar es la acstica del lugar para evitar que se disperse el sonido. Disipar adems el sonido al momento de servir la mesa, si es necesario. El olfato El olfato es uno de los sentido involuntarios que poseemos pero debemos controlar que los olores desagradables lleguen a los invitados ya que pueden ser molestos. El trabajo con aroma terapia es algo que se usa actualmente para armonizar y sea del agrado de los invitados. El tacto El placer que tiene este sentido como lo es poder sentir la temperatura de una copa de vino, el poder tocar la textura de los manteles, las servilletas, cortinas, etc. Eventos motivacionales Son eventos con un objetivo concluso. Lo que se busca es motivar a los participantes que normalmente son los empleados, proveedores o los clientes de una empresa. La empresas intentan promover la unin entre todas las personas con actividades y todo lo que all se realice. Normalmente se hacen reuniones dentro o fuera de la epresa, la idea es tambin innovar para que el objetivo se vea reflejado a futuro. Eventos polticos Son eventos que se preparan con el fin de mover masas, con propuestas y se realizan al aire libre o apuesta cerrada. En este tipo de actividades se busca el bien comn, la idea es molestar lo menos posible a los asistentes como tambin a los que no asistirn. En este tipo de eventos se debe tener una serie de permisos para garantizar la legitimidad del evento. Esto destaca la imagen personal, profesional y corporativa. La actitud que toma un poltico en su oratoria deja mas de que hablar que o que propiamente esta hablando. Adems que de be saber a profundidad del tema que esta hablando ya que tiene que estar a la vanguardia de las preguntas que pueden surgir en el momento. Pueden ser dirigidas parlamentariamente para la formulacin de leyes o censurar la conducta de los gobernantes. O tambin puede ser popular que discursos dirigidos al pueblo en calidad de campaas. Periodstica que es ams que todo una serie de artculos que se exponen a la opinin publica. Y por ultimo la militar que son oratorias pronunciadas para este tipo de organizaciones. Obejtivos de un evento

Desde antes de realizar el evento se deben tener claros los objetivos a cumplir, estos objetivos deben ser pautados en comn acuerdo con la persona que ofrecer el evento. Con esto se busca saber caractersticas que se reflejaran en el evento. En esta parte de los objetivos el organizador del evento cumple la funcin de crear el evento anticipadamente para entregar u boceto de como se realizara y no tener inconvenientes. Por esta razn se debe tener un conocimiento del cliente y de los invitados ya que de esto depender el buen ambiente durante y depsues del evento. Saber jugra con el mercadeo y el marketing para saber escoger los productos adecuados, los preciosos comodos. Saber comunicar el mensaje que se propone el evento, la promocin de la actividad. La satisfaccin de las necesidades del cliente: se debe hacer una descripcin clara del evento como va a funcionar, pautas, regalas de juego, etc. Si este o esta de acuerdo con algo se debe solucionar al instante. Anlisis de costos: mostrar con hecho las ventajas entorno a los costos que se le ofecen y los de la competencia. Estos deben ser notables para que la eleccin de con quien se realizara el evento por parte del cliente. Ventajas: se debe hacer nfasis en las ventajas que encontrara e el sevicio que se le esta ofreciendo ya que es de vitak importancia siempre marcar la diferencia y la oroginalidad. Por ultimo: concretar el evento, dejar las puertas abiertas para eventos futuros y segur ofreciendo benficios al cliente. En la organizacin de un evento se debe estar a la vanguardia del contexto actual. Debemos estar actualizados por ejemplo con el medio ambiente, los cambios socioculturales, los ddhh, el progreso dia a dia del mundo. Carta de presentacin Es el medio que usaremos para la presentacin con la cual se le dara a concoer al cliente lo que se le puede ofrecer en el evento. En esta presentacin ofrecemos quienes somos, qu hemos hehco, la diferencia que tenemos frente a la competencia y las ventajas que obtendrn en el servicio o en servicios a futuro. Se debe tratar de ofrecer en cada servico una calidad mejor y cierta originalidad que marcara la diferencia frentea otras organizaciones que prestan servicios de la misma ndole. Al finalizar cada evento se debe examinar las falencias que se deben mejorar con el tiempo.

Beneficios de organizar eventos con especialistas: El cliente estar al tanto de los servicio s que se le ofrecern, se deben determinar plazos, se le ofrecer una carpeta de servicios los cuales se deben acomodar al presupuesto pero de esto no depender la calidad ofrecida.

Se garantiza la calidad y la originalidad, el trabajo de los especialistas es este garantizar que el evento va a la vanguardia vender el servicio de oragnizador e eventos es vender beneficios Beneficios El servicio ofrecido debe llevar consigo una serie de beneficios que se acoplaran al evento. Los beneficios se deben evaluar de la mano del cliente ya qe este cumple un papel muy importante en la orgnizacion del evento. Auspicios publicitarios Las empresas buscan el reconocimieto de su nombre, los patrocinadores buscan ser parte de la imgn de un evento estos cumplen dems una funcin de financiacin en el evento. Los patrocinadores ayuaran a la disminucin de costeos y asi los cobros sern mas bajos.

Planificacin de un evento Logstica, se debe empezar por el presupuesto y asi plantear las propuestas tiles pararealizar el evento, se debe mirar el espacio donde se realizara objetivos, tiempo, mecanismo, gastronoma, elementos como sonido, animacin, brindis, oradores y lo mas importante elcumplimiento de los tiempos.

La planificacin de un evento empieza por definir las metas a alcanzar, se debe realizar un estudio previo a la realizacin del evento en el cual se dbe hacer una toma de decisiones. La fijacin del objetivo u objetivos a cumplir, por grande o pequeo que sea el evento debe tener una razn por la cual se est realizando. Anlisis de situaciones previas, en este punto se hace un estudio de eventos anteriores. Aqu se califica y se hacen las mejoras de lo que podra salir mal en dado caso. Plan de trabajo. Se debe definir las tareas que le sern encargadas a las personas que estarn involucradas en el evento Presupuesto: se debe saber el presupuesto ya que de aqu depender las actividades que se realizaran en el evento. Cronograma: es eficaz y vital para llevar la secuencia cronolgica del evento.

Organizacin es la estructuracin de funciones y la asignacin de tareas.

En la organizacin se deben tener en cuenta distintos aspectos que entraran a jugar en la organizacin del evento, esto influye mucho ya que estos aspectos. Otro aspecto es que debe haber una voz de mando la cual ser la encargada de delegar las funciones del grupo de trabajo. El organigrama es la carta donde se especifica cmo va a funcionar el evento. Con la organizacin termina la fase terica pero de gran importancia en el proceso del evento. Etapa de integracin: en esta etapa se organiza el grupo de trabajo, este grupo debe ser escogido de tal forma que los objetivos planeados en la etapa terica sean cumplidos e s totalidad. El coordinador del evento debe ser un opc, el cual ser el responsable de la administracin del evento. Etapa de direccin: se empieza a dirigir el evento poco a poco con el fin de que los procesos sean mas agiles y las metas cumplidas an ms rpido. Etapa de control: es la evaluacin que se hace para detectar las fallas que se hallan presentado, para ser mejoradas en eventos futuros. En la etapa de control que es la etapa final del evento se debe entregar un informe en el cual se deben pautar las finanza, cantidad de asistentes, desarrollo del programa y otro debe ser un informe en el cual se hace una evaluacin del evento as este no lo solicite servir para mantener una relacin comercial. Hay que tener en cuenta que el organizador ser el responsable y ser la persona que pondr la cara ante las problemticas que se puedan presentar. Tiempos Los tiempos en la preparacin de un evento no siempre sern los mismos, eso depende que la magnitud del evento tenemos que como se pueden demorar unos aos de preparacin tambin habrn otros que se demoren 2 meses en la preparacin total del evento. En esto se deben tener aspectos como las contrataciones que se tiene que hacer de personal, equipos, sedes, etc. Aspectos complementarios y la solicitud de auspicios son los tramites que se deben hacer si es necesario ante las entidades correspondientes.

Infraestructura La eleccin de la sede, un paso importante ya que en este espacio se desarrollara el evento. Se debe elegir dependiendo del tipo de evento, la magnitud que tendr y las necesidades que tendr. Seguridad en los eventos No se trata de la seguridad del personal de trabajo y de los invitados solamente, tambin se trata de la seguridad del sitio, los equipos alquilados, la comida y de una serie de aspectos.

La seguridad durante el evento es de vital importancia como la sealizacin,

La sede Debe cumplir diversos aspectos ya que en esta se desarrollara el evento y ser vita que todo salga bien. Lo que se busca es a comodidad y la innovacin de esta forma se pueden seleccionar a travs de un filtro como el nmero de invitados, rango de edades, que actividades se van a realizar, como se van a realizar dichas actividades, etc.