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El Archivo. Instalacion y Conservacion

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El archivo
Instalación y conservación

EL ARCHIVO
INSTALACION Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA
1988

EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edición, adaptación o reproducción para todos los países. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depósito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).

INDICE
Págs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo ....................... - Sistemas de archivación ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos gráficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservación ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevención de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA ..............................................
Consideraciones previas Planificación Condiciones del local - Ubicación .. - Iluminacion - Ventilación - Ruido
.I.

3

7

9 9 10 1 0 11
11 12 15 17 17 29 35
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50 50 52
54 54

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............... Materiales .... Accesibilidad ............ ........... Agresiones específicas ............. Resistencia ........................................................... .......... Alzado ........... Altura de techos .... Proporción .............................. ........................................... ............................ ............................................. Estantería convencional ........ EL ARCHIVO-DEPOSITO ........ Por agentes bioticos ............................................................... .. El edificio en su evolución histórica El edificio actual Condiciones previas .. Estanteríadensa . ................ Condiciones específicas del terreno .............. ................... ................................................................ Antecedentes históricos ......... .......................................................... Capacidad ........ ........ Defensa del fuego ..................... Extintores .............................. Planificación y estructura . ....... ................................................................ Enclave peligroso 63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148 151 153 153 156 156 164 172 .... Los depósitos por dentro ................ ..SEGUNDA PARTE .... .......................................................... Número de niveles ......................... Zonas ... La estantería actual ........................................... ..... Orientación .......................................................... ....... Climatización ............................................................................... .............. .......................... Realización de los depósitos .. Contrarobo ......................... ....................................................................... Medidas complementarias ...... Por agentes físico-químicos .............. Ubicación ....................................... ......... ............................................. ................................. Medio ambiente ......... .................... Delimitación de espacios ..... .. ................. . Detección de incendios ............ ............................................................................. Instalación eléctrica ........................................ ............... ........... .................................................... Archivadores . Escaleras de socorro ............... .................... ...................................... Costo ........ Exento ................................ ................................................. ..... Abierto o cerrado ............................................................ .................. ...... Trazageneral ........... Sustancias peligrosas .. ........... Planta ......................... .....

......... y contabilidad ................... De ....................... Señalización .... 226 ..................................... 223 224 ....... 220 Dependencias ...... ................ Tableros ...... De ........... 227 ............. Laboratorio de reprografía ....... 205 ... Laboratorio de restauración ............................ Legajos pergaminos documentos con sello mapas............................... Carritos ............................-............... ....... Salade reuniones ........................................................... etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas ........... Tubos ................................................ ........ Bolsas .................................. 208 ......................... 218 .... 198 ..... De fotografías .... ................................... 225 ............ ................................................................. De muebles .... 196 ... ............................... Habilitación ............. 229 229 229 230 230 231 232 233 233 ......... ..................................................................... ................................................... Instalaciones sanitarias de la zona ..................................... 217 ............. 210 ................. ............................................. 227 .............. .......... Paquetes ...... ....................... De .......................... Unidades de conservación .................................................. De ... Acondicionado de los documentos ...................... 206 ... Expurgo ......... ............... dibujos................ 211 ................................................................. .............. ...................................... Deunidades .. Elevadores y montacargas . De grabaciones magnéticas ................. 217 ...... Habitación de vigilantes y chóferes .................... ..... Carpetas .................................................. Mesas ............................................ De estanterías ................................... ................................ 175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195 . planos.. De ..................... Taller de encuadernación ............................................ 205 .............. Locales de trabajo .................... 229 ................ 217 ...................... ...................... Tubosneumáticos ... Despacho de Dirección ....................... Dediscos ................................. 210 ....... Fundas ............................. . Viviendas ............................. De .................. De ........................................... 208 .................................... De ......... Cajas ................... ....................... Biblioteca técnica ...... De .... ..................................................... Despachos de trabajo .... Fumigación ........................... 211 Accesorios para servicio ......................... Encuadernación ... 196 ......... 220 ......................... .......... Muelle de descarga .............................................................

.............................................Cafetería ................................... BIBLIOGRAFIA ............ ..... ...... .............Sala de dactilografía ..........................Salas especiales ............................................................... Vivienda de Dirección .........Visualización .................... ....Aparcamiento .....................................Aseos ................................Teléfono público ....... Vestíbulo ...................... Vivienda de Conserje 233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247 ...................Locales de uso mixto .................Sala de catálogos ................................. ...... .................................................................................... Locales abiertos al público ..... .................................Aula ........................ .......................Sala de conferencias ................. ...................... .......... ........................ ........................................... ........ Indice alfabético ......Información y Secretaría General ................................. .. ...............................Sala de exposiciones ...................Sala de microfilm ........Audición .. ......................... ............. ............. .......Sala de lectura ......................................... ................... ....................Saloncito para conferenciante ..............................

Carmen Pescador continúa su infatigable tarea de archivera. Si el tema de la descripción es importante por la repercusión directa que tiene en la eficacia con que se cumplirán las funciones de información. primero. Si bien. no han aprendido su profesión de ella. y luego en el Archivo General de la Administración. luego Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios. Si en su último libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivística. . su inquietud e interés la mantienen en contacto directo y diario con la profesión a la que dedicó su vida. el de la instalación de los fondos documentales para su mejor conservación y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. los problemas de la instalación de los documentos no lo es menos. y que. la autora nos sorprende de nuevo con la petición de que le hagamos un pequeño prólogo para el último libro que ha preparado y que está ya próximo a aparecer. Instrumentos de Trabajo>>. en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental. Con esta nueva contribución. el de la descripción de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivísticos.y de la labor práctica que desarrolló en el Archivo Histórico Nacional. la jubilación la separó del quehacer diario en la labor didáctica que desarrolló durante tantos años -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas. con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el análisis reposado y para plasmar en una obra didáctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. ya que su conservación depende totalmente de las condiciones de conservación y de instalación con que cuenten. por tanto.Prólogo Cuando todavía tenemos muy fresca en la memoria la alegría y satisfacción que experimentamos al conocer la aparición del libro de Carmen Pescador «ElArchivo.

condiciones de los depósitos y medidas de seguridad. Es este un libro necesario que viene a llenar un vacío en un momento en que la preocupación por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental está experimentando un gran desarrollo. de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano. de las condiciones que deben reúnir los edificios destinados a Archivos. sin duda. pormenorizado.En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso. la planificación general del edificio. es más necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que éste se vaya a ubicar. MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOS ESTATALES . pues. de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender. sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben reúnir los distintos ambientes de trabajo. criterios para la instalación de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservación y funcionalidad. y de total actualidad. por tanto. y en que. No dudamos.

Primera parte EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO .

<<Techniques Modernes de Documentation». Casi todos los «archivos». París. con lo que los archivos de empresa han (1) Michael Cook. y H. Vickery. de una dependencia más. Robert L. ajenos a ella. La historiografía moderna.. realiser et utiliser une documentation». se ha mantenido constituyéndose en un ' verdadero centro de documentación de suma utilidad para la entidad que lo genera.pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivación pueden hacer inoperante la organización más perfecta. Tal."edic..Modern Business Filing and Archives. sino la dependencia que constituye la médula espina1 de toda la organización (1). El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente. como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos. London-New York. en <<The management of information from archives. reconociendo la influencia de los factores económicos en el desarrollo de la civilización. o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. (2) Sobre su organización y utilidad son ya clásicos los primeros que se ocuparon de ello. En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que. . C. . necesitan algo que les atañe (2). al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo también para los que. ha introducido el estudio de la economía en las universidades. 1986.3. hasta hace algunos años. En él está la «memoria» de toda la actividad desarrollada.CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos «papeles>>. .Cement concevoir. de escaso interés. Gower. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez más importancia la organización del archivo. París. gracias a la cual la entidad productora tendrá siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto. No se trata. B. 79. 1955. 1963. pág. Bernatene. afirma que es un proceso esencial en el control de la administracióny en su organización. Collison.. por ejemplo. 1962.

el comercio y la industria. que ha compilado un registro de firmas o razones sociales. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office bastantes de estos fondos. obligaciones. En Australia se han realizado listas de los documentos de este carácter que son accesibles y también tienen hechos índices en fichas. Con todo. 1983. K. bancos. München-New York-London-París. y de los semanarios «Marca» y a7 fechas». Banco de Nápoles y Sicilia y otros. tesorería. que fundada a principios de siglo realizó su Último ingreso. Los primeros ingresados fueron del Banco de Crédito Local. contabilidad.Pueblo. En Suiza los Swiss Economic Archives. Instalación y conservación adquirido una gran importancia. en en Archivo General del Reino. entre otros. Saur. en febrero de 1986. aun cuando su consulta pueda ser muy restringida (3). no completo pero muy apreciable. por ahora. proyectos. publicaron ya en 1960 un sumario de firmas de archivos de empresas. págs. procedente de Comercio.> y «Madrid».. Alfa Romeo. Relativo a los transportes es importantísima la documentación entregada por la Compañía Transmediterránea. - (3) «Business Archives. De la industria de carburantes. algunas de las cuales tienen contenido económico. En Estados Unidos los National Archives publican guías. lo que también se ha hecho en el Public Records Office de Irlanda del Norte. clientes. En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council. 87-88. consistente fundamentalmente en controles de importación y exportación. Finalmente. consistente en matrices de acciones. en España. La República Federal Alemana tiene cooperación con Estados Unidos y el Reino Unido. En Bélgica. G. habiendo entregado también el Banco de España documentación que. . Cepsa. que se ocupa de mayoristas y mercados. En Holanda los Archivos de Historia Económica están sirviendo al público datos de 1972 a 1974. Dinamarca y Finlandia tienen índices en fichas y Noruega ha publicado algunos catálogos. Pirelli. En los países escandinavos se han publicado recientemente inventarios de este carácter. 167. De comercio. tienen un índice en fichas de compañías comerciales desde el siglo XIX hasta 1957. había recibido en 1979. es de destacar que donde más se ha desarrollado la actividad de publicar información sobre temas económicos ha sido en la URSS (4). Studies on International Practices». contabilidad. con documentación de dirección técnica. Mercasa. En Italia tienen antecedentes de la época de la industrialización y en la actualidad son importantes los archivos de las firmas Fiat. procedente de la prensa periódica se guardan fondos de los diarios . Ya desde hace bastantes años se han ido recogiendo fondos de este tipo. Suecia ha publicado un manual. fundamentalmente comunicaciones. Banca de Italia. siendo muchos los estudios publicados sobre estos temas. lo que se va ampliando. Por nuestra parte. etc. se han recogido en el Archivo General de la Administración importantísimos fondos para el estudio de la economía. En Francia los Archivos Nacionales han publicado volúmenes de 1957 a 1977. y Empetrol.4 El archivo.

Afortunadamente esto no ocurrió en épocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que constituyen los archivos históricos. En la VI11 . celebrada en Budapest en 1963. 1956. con frecuencia algún administrativo o cargo técnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales. . París. Todas estas referencias figuran en la publicación citada en la nota 3. de archivos. borrando así su propia historia (5). Afortunadamente hoy se piensa de muy distinta manera. ¿Qué se entiende por . nouvelle édition revue et augmenté. y quién determina este valor? No son casos aislados. servicios y (4) En los países socialistas no se separan estos fondos de los restantes del Estado. 325. En 1962 y 1963 también en las reuniones regionales de los archivistas franceses se trató del tema de los documentos en poder de las administraciones y todavía no recibidos en los grandes depósitos. Barcelona-Madrid-Buenos AiresRio de Janeiro-México-Montevideo.Consideraciones previas 5 Desgraciadamente. pág. 1965. segunda edic. 1963. considerándolos ajenos a su competente cometido.. Suplemento núm. 123. La Historia es de ayer.posterioridad. «Tratado de clasificación y archivo».» De manera parecida se expresa Vicens Carrió. en un momento en que los archivistas de otros países seguían ignorando todavía la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos.. se procede a su destrucción>>. ( 5 ) Marlot. revisada. como punto de partida ineludible. J. (7) Publicado en «La Gazette des archives.Practique du classement. págs. Daniel. aunque en la mayoría de los casos todavía encontramos los archivos en manos de personas incompetentes. para que se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como <<históricos>> (6).. Fue preciso llegar a la celebración de la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde. En muchos sitios se publican boletines y revistas y el «Committee of Business Archive. manteniendo cierta confusión entre éstos y los denominados archivos intermedios (7). señaló claramente tres etapas de archivo: inmediato.Cuando la documentación ha perdido ya todo su valor actual y de posterioridad..Table Ronde. tratando sobre la conveniencia de si se debían clasificar o no en ellos los documentos. (6) La Historia no tiene compartimentos estancos. 44. o tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. con el título <<Le pre-archivage et l’avenir des archives. . a los que dieron la denominación de <<pequeñosarchivos». de hoy y de mañana. pág.. en que se estudió el problema de las relaciones entre los archivos del Estado y los archivos administrativos. lo que ha dado lugar a que casi todos los manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no conocedoras de la profesión. celebrada en Budapest en 1963. ParísLouvain. la aportación de España. presentada por Antonio Matilla Tascón. dentro del Comité Internacional de Archivos. tiene una publicación anual. Esto ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destrucción de los documentos cuando ya no son Útiles para el manejo diario de la entidad que los produce. esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa. hasta hace poco los archiveros profesionales cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos. Lo mismo ocurrió en el VI1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Moscú en 1972. intermedio y definitivo. aunque la atención se centró en la cuestión de competencias. escribe: 43euls doivent 6tre conservés les documents présentant un certain intéret. les autres pieces seron detruits. en que aconseja: . 89-93.

de gran valor para la historia de la economía.. En <<Rassegna de Archivo di Stato-. En sentido más amplio a todo aquel que sirve para apoyar en él el conocimiento o comprobación de algo. 1980. a partir de 1963. En esta misma referencia. Universidad Internacional 4Pérez Galdós>. maggio-dicembre. necesitan también de los servicios del archivo cuando su contenido se considera perdurable. Ya antes. G. 1977. 1966 en la Escuela Nacional de Administración Pública.. Roma. en este mismo año. el comercio y la industria. 55 págs. pág. . sea su base el papel o cualquier otro material. 1984.. de que tengo noticia en nuestro país entre estas fechas. que ha de repercutir en la simplificación del archivo. El concepto de documento ha variado. 1974. durante el siglo actual. se menciona la segunda reunión que tuvo lugar en Gante el Comité Internacional de Archivos de Empresa. para las Cajas de Ahorro. New YorkLondon-París-München. XLIV/23. repitiéndose el caso en la reunión de Roma de 1984 (8). los nuevos documentos. 458. que contiene una bibliografía seleccionada desde 1956 a 1982. Saur. En 1963 para Hidroeléctrica Española. 250 págs. Dedicado también a los archivos de empresa puede consultarse el trabajo de Paola Carucci «Gli archivi di impresa: alcuna considerazione introductiven. con una referencia a 1926 en la «Business History Review. Instalación y conservación transferencias. 429. de Las Palmas de Gran Canaria. UNESCO.9 se trata de las medidas de instalación. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominación todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurídico.. 1979. (9) <<Les archives des enterprises. pág. pero no han comprendido que. que se estaban perdiendo por falta de los cuidados necesarios.6 El archivo. Conseils practiques d’organisation. De 1983 es la publicación reseñada en la nota 3. Lo mismo tiene categoría (8) Evans. Archives Nationales. si bien los documentos escritos sobre el papel van a dejar de ser agobiantes. en cuyo punto 6. y cambiado totalmente. Recientemente se organizaron nuevos cursos. en el Congreso celebrado en Londres en 1980. numerosos cursillos encaminados a impartir conocimientos técnicos a las personas que manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la actualidad siguen realizándose (10). curso de verano en la Universidad de Santander. vol. se ocupó de ellos en su <<The history of archives administration: a select bibliography. (10) Citaremos sólo los primeros. XXV. F. recopilada por M. con un total de veintisete fichas bibliográficas entre las que figura la <<Basic International Bibliography of Archives Administration. instrucciones y planificación para la Delegación Nacional de Sindicatos. 1975 para el Instituto de Estudios de Administración Local. París. 1978. Fruto de esta recomendación fue la publicación por los Archivos Nacionales de París de un manual dedicado a ellos y tres años después otro patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos (9). K.. obtenidos por procedimientos mecánicos. B.. Algunos han pensado que la mecanización de las gestiones va a producir una decadencia del papeleo. Duchein y publicada en Archivum International Review on Archives. no en problemas de organización e instalación propiamente dichas. y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la Universidad de Santiago de Compostela.. Pero ya para entonces se habían organizado. se había tratado de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen atención a esta masa de documentos de archivos de empresa.

una fotografía. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades de archivación para que su instalación material. teniendo en cuenta las ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1). Este Último punto es muy importante puesto que no debemos escatimar en una buena instalación ya que es rentable. b) Facilidad de recuperación de datos. a pesar de su interés. una convocatoria. En este Último caso hay que tratar sobre la posibilidad de centralizar todo en un solo local. o vayamos a recibir. Pero aquí. Un archivo bien montado facilita toda gestión y. relacionados con éste. de este carácter. Pero antes de proceder a una instalación adecuada tenemos que considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable. Este último caso suele ser el más corriente y puede presentar dos situaciones diferentes. sea la más acertada. como consecuencia. un dibujo. c) Ahorro de espacio.Planificación 7 de documento una escritura de compra-venta. a mano de las dependencias u oficinas que los utilizan. en cuanto a amueblamiento. no vamos a tratar de la organización de los fondos. con objeto no sólo de facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la óptima conservación de la documentación que tengamos. de un solo local. sin olvidar las mínimas precauciones para la defensa de los documentos ante cualquier accidente. o pueden existir. Para ello tenemos que establecer. con objeto de obtener los mejores resultados. un gráfico. sea su contenido escritura1 o fónico. d) Economía de instalación y servicio. produce la entidad a que pertenece. una carta. Por tanto el archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que. PLANIFICACION Las condiciones que debemos considerar como básicas para la instalación de este tipo de archivo son las siguientes: a) Seguridad. por una parte. un decreto. ahorra personal. o adaptarnos en lo posible. no en cuanto a lo que ingresa sino en cuanto a lo que ahorra. una película o una grabación magnética. ni tampoco de cómo realizar su servicio. pequeños depósitos de documentos ubicados en lugares dispersos. Aquí vamos a ocuparnos concretamente de lo que concierne a su instalación. cuyo costo supone a la empresa o entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento. Puede tratarse de un archivo centralizado. . las mínimas condiciones que queremos conseguir en relación con las posibilidades que nos ofrecen para realizarlas.

El primero de estos inconvenientes es el más corriente.Q Ahorro de espacio. Finalmente es bastante conocida la utilización de cajas cilíndricas de materia plástica de poco peso.».T. el servicio general.. o con muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los documentos que contengan.entre otras. el «Teledoc>> y el «Rolo-Plan. ejemplar mimeografiado. Johnson «Trends in Country Records management» y Artur M. 2. págs. 277 y 329. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser Útiles las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas.Q Unidad de criterio y mayor control. sobercargando a la vez. Kaliban>>. . y apuntes mecanografiados. tanto en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los documentos solicitados. «Automatic>. respectivamente. ambos en «The American Archivist. para el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP).T. (13) Son las más usadas y muy abundantes. a promover la descentralización. 3. Pero hemos de contar con posibles inconvenientes: l.Q Economía de montaje y mantenimiento. bien a reunir todo en un solo local. 1966. sea vertical.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado dificultaría su función. 1961. que contienen los documentos y van cerradas desplazándose por tubos neumáticos que las transportan en cualquier dirección. Si es necesario un desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeños montacargas o «avemarías». incluso. Johnson ddentification of business Records for permanent preservation». tema V. 28 y 29.Q Una mala ubicación del archivo central. innecesariamente. o bien. Está basado en las obras de Edward N. 24. horizontal o lateral (13).. Al considerarlo como una dependencia de escasa utilidad podía estar situado en cualquier sitio. Citaremos <<StandardEléctrica I. que acarree pérdida de tiempo en el servicio a prestar. si lo consideramos conveniente. no con montajes accesorios.. sino aplicando el criterio descentralizador. Hay todavía una solución para el caso de (11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Sánchez Belda en su C u r s o de información para administrativos. (12) Entre otras marcas podemos citar el «Telefilt. También existe un sistema de cajas metálicas cerradas. A la vista de estas consideraciones procederemos. 2. Tendremos que tratar de compensarlo. bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentación.. Instalación y conservación La centralización tiene las siguientes ventajas: l. Los otros dos inconvenientes citados tendrán que contrarrestarse.8 El archivo.Q La existencia de documentación de carácter muy reservado. para algunos fondos. que circulan desplazándose por carriles (12). con los documentos dentro. págs. Técnicas de documentación y archivo. que faciliten el acceso a los diversos pisos. 3.

en general. por el peligro de rotura con la consiguiente inundación. En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto por falta de luz como por posible humedad. Nunca desplazado en un ático. añade a estos inconvenientes la falta de aireación de las plantas bajas. 2. 1959. Comerciales. ni fría ni caliente. Producción. en ambos casos. Personal. En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo.Condiciones del local 9 documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al archivo en sobres cerrados. En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos con los siguientes casos: a) Un local independiente y exclusivo. 207. lo que perjudica enormemente a la buena conservación de los documentos. aunque sí pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados. Estadística. Barcelona.. (14) Italo Baldini. En consecuencia. pág. esta localización supone el alejamiento del centro neurálgico. de todos aquellos que tengan que resolver consultas del público. etc. ni quien los aporta o recoge.aedic. Ubicación Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que pueden hacer más uso de él. . c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo. Puede en cambio estar alejado de Publicidad. CONDICIONES DEL LOCAL Partiendo del hecho de que los criterios de instalación van a ser los mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias vamos a tratar de las condiciones Óptimas del mismo. tenga el menor conocimiento de su contenido. Esto encuanto a la documentación clásica porque si se trata de documentos del grupo de los llamados audiovisuales el daño puede ser irreparable. ya que la sequedad excesiva puede producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14). Además. a los que se les adjudica un número o clave por el que se han de servir cuando sean pedidos. Cuidaremos muy especialmente de que no pasen por él conducciones de agua. y. ni tendidos eléctricos que no estén suficientemente protegidos. en «El archivo de la empresa moderna. un sótano o un extremo del edificio. Tampoco son buenas las zonas superiores muy recalentadas. b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias. para evitar incendios. sin que el archivero. debe estar inmediato a los servicios de Contabilidad.

208. b) Semi-indirecta. Para lecturas prolongadas serían necesarias lámparas de 25 a 30 watios repartidas en la misma forma (16). y luces a determinada distancia en el resto del local. (16) Baldini. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones) penetra. tanto más cuanto que la acumulación de documentos propicia la acumulación de polvo. hasta la distancia de dos y medio a cuatro metros. Tienen que ser muy potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. Puede combinarse con la anterior.10 El archivo. desde donde se proyecta difundida. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo convenientemente coloreado. y recomendaciones del Instituto de Racionalización y Normalización del Trabajo. 208. c) Indirecta. Cuando el trabajo es movido se consigue una buena iluminación con lámparas de 10 a 15 watios a razón de una por metro cuadrado. (15) Obra citada en la nota anterior. Es la más corriente y supone la instalación de lámparas en las mesas de trabajo. dejando fija la proporción de humedad en un 40 por 100. Un local mal ventilado y mal acondicionado repercute en la disminución del rendimiento del personal. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de este radio de acción (15). Es Óptima para no tener que moverse pero perjudicial si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitación por necesidades del servicio. con mala renovación del aire. (17) Baldini. En evitación de ello se hace necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o archivadores que tengamos que consultar. Si no fuera suficiente es necesario pensar en una iluminación artificial adecuada. lo rebaja a 16-18 grados. y. Instalación y conservación Iluminación La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere mucha atención en el contenido de los documentos para poder proceder correctamente a su ordenación y clasificación. con una humedad de un 40 por 100 (17). Ventilación Nunca nos conformaremos con un local cerrado. La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea más conveniente. a su archivación. obra citada. obra citada. . pág. La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200. pág. estudia las ventajas y los inconvenientes. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que envían la luz al techo. según su orientación y tamaño. El campo visual queda limitado y se producen cambios de adaptación que fatigan los ojos. en consecuencia. Puede ser de tres clases: a) Directa.

17. MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO En un archivo de uso inmediato es difícil establecer separación entre la zona de trabajo del personal y la zona de archivación de los documentos. obra citada. suelos y techos (20). a realizar una construcción ligera. (19) Una máquina de escribir genera 70 decibelios. En ambientes ruidosos. Existe la tendencia. pág. que publicó CITEMA (Centro Informativo de Técnicas y Material Administrativo) en 1963.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 11 Ruido El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a un 15 por 100 (18). Por ello es muy necesario tener muy en cuenta el problema del aislamiento acústico. el término medio de ruidos que puede producir una calle es de 90 decibelios. El nivel máximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21). por razones económicas y más aprovechamiento del terreno construido. paredes y techos de fibra de corcho. Cuando el problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el grosor y densidad de los tabiques. que parece un inconveniente. Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena (18) Baldini. aunque el claxon de un automóvil produce 100 decibelios. Esto. de lo que resulta una mayor permeabilidad a los ruidos. que son más silenciosos. es en parte beneficioso en este tipo de archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes desplazamientos. En la elección de mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental: el mueble ha de estar en función de los documentos y no al revés (22).Boletín de Información Técnica. (20) Aunque naturalmente es muy variable. . de locales abiertos a calles de mucho tráfico o aglomeración de gente. 209. En cambio sí es muy necesario el aislamiento en el caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes. es menos necesario el aislamiento entre los locales ya que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias ruidosas y las tranquilas. figura un trabajo sobre este problema realizado por TAFISA. pág. (21) En el número 1 del . Si su situación no puede modificarse se atenúan los efectos revistiendo suelos. Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las dependencias que tienen muchas máquinas de escribir. o calculadoras o cualquier otra instalación mecánica que produzca ruidos (19). El grado de aislamiento depende también del nivel sonoro de la zona en la que está emplazado el edificio. vidrio u otro material absorbente.

que corresponde a cada archivador o mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa de los más vistosos o de línea original. los libros de R. París. sin que esto dificulte el servicio a prestar. y el de Beauce «Méthodes de classement dans les entreprisew. admitan más cantidad de documentos en menos espacio. En documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta pérdida de espacio. .Organisation. De acertar en la elección va a depender no sólo la conservación correcta sino la eficacia del servicio que tenemos que prestar. y el segundo por los ya tramitados y cerrada su formación. Sistemas de archivación Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que conocer el «sistema de archivación. Servicio Central de Publicaciones. outillage et tecniques des bureaux. 1354. Secretaría General Técnica de la Presidencia del Gobierno. claro está. dentro de las condiciones primeramente enunciadas. 15. pág. José María. 1952. Instalación y conservación conservación de lo que guarda. (24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Sánchez Belda. pág. Casal Marcén. 1962. en -Manual de impresos administrativos>>. cuando ésta es larga. También es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. Chardonnet . y otra de menos uso.. más manejada por los que utilizan los servicios del archivo. Veamos todas las posibilidades (24). Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que están todavía en tramitación. La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivación con objeto de elegir aquellos que. aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no lo verifica persona muy cualificada. Así debemos de tener en cuenta que en todo depósito de documentos hay una parte de ellos que constituyen la documentación más activa. en relación con el volumen de documentación que esperamos ir recibiendo. Homes et tecniques. Gaudrillault y L.12 El archivo. aun cuando su clasificación y ordenación no sea todo lo deseable que debiera de ser. Para que siempre sea así tendremos que realizar revisiones periódicas en evitación de que el primer grupo pierda su fluidez por sobrecarga de documentos que deberían estar ya en segundo plano (23). (23) También. Todo esto. que sería negativa para documentos de poco uso. que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivodepósito. Un archivo de muebles dispares dará siempre la sensación de desordenado mientras que una cuidada presencia dará una buena impresión. estudia el problema desde el punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso. 1971. que son las siguientes: (22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en muchos casos su correcta archivación. Debido a ello su elección está condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. núm. Madrid. que calificaremos de semiactiva. 217. tendremos que encararnos con el problema de la eliminación.

como veremos más adelante. Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanterías. Como el número de carpetas. Es otro inconveniente. Que cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su señalización y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 13 a) Archivación horizontal Es el más simple y primitivo de todos. debido a su simplicidad. Las «ventajas» que tiene este sistema es que es barato. como menos sufre. colocados unos encima de otros. proyectos. en principio. Los documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones. Consiste en apoyar los documentos sobre su superficie mayor. Además para manejarlas es preciso dejar uno o dos centímetros de espacio entre una pila y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. En cambio es el sistema ideal para documentos gráficos (mapas. planos. Es el típico de almacén de material de oficina o almacén de libros. casilleros o bandejas. El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es. y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. Los armarios pueden llevar baldas movibles. o de persiana que se recoge en los laterales. croquis. aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente juntas hay que contar con estos dos centímetros de pérdida a todo lo alto del armario y a todo lo ancho del mismo.) cuyo tamaño no les permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales escritos. En principio tenían el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir las puertas pero ahora se ha solucionado dotándolos de puertas plegables con bisagras. b) Archivación vertical Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos. y su colocación no ofrece ninguna dificultad . u otros semejantes. para que no sea engorroso su manejo. se calcula en tres o cuatro por pila. Es el principal que ocupa más espacio del que aprovecha porque las carpetas clásicas de gomas no pueden apilarse indefinidamente ya que basculan y se caerían. que para sacar una hay que sujetar las demás. pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso utilizar una unidad de conservación especial. que nos entorpece su uso. Pero tiene muchos «inconvenientes». etc. Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales que sufrirían el roce en la superficie grabada. como es usual en los libros de una biblioteca. Puede servir para toda clase de documentos. expedientes.

que pueden sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las demás y que pueden estar trabajando en el mismo armario dos o más personas a la vez. y para documentos encuadernados o libros. También para documentos gráficos. Los documentos sueltos deben ir dentro de carpetas u otro tipo de contenedores.se caen. ya que el lomo tiene siempre una dimensión fija. pero con frecuencia los documentos se rompen por las perforaciones. ya que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un número bastante mayor. al no estar llenas del todo por necesidades de clasificación y ordenación. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir los documentos recientes. Por este motivo algunas carpetas llevan muelles de presión en vez de anillas. como veremos más adelante. A la vista de todo lo expuesto sólo nos parece recomendable el sistema de archivación vertical para discos.. sin entorpecer la busca. al colocarlas verticalmente los documentos pequeños . Aunque vayan metidos en carpetas. .14 El archivo. de grabación sonora o escritural. ocupan mucho espacio en comparación de los pocos documentos que guardan. apoyadas sobre su lado más corto. Que su señalización es más fácil de identificar. sea cual fuere el número de papeles que contienen.. pudiendo perder su correcto emplazamiento. c) Archivación lateral Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados más largos. o biblioratos. El procedimiento clásico era apoyar la carpeta sobre una balda ~~ (25) Véase en <<Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado. Su manejo no es cómodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. Los «inconvenientes» surgen cuando se trata de documentos sueltos. que aprovecha más el espacio disponible porque no desperdicia centímetros como el anterior. pero el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido. En evitación de ello se idearon las carpetas con anillas. Instalación y conservación salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la balda no está llena del todo. También que. Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ideó un mueble consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las carpetas de anillas o biblioratos (25). que en el comercio se llaman «archivadores. Este sistema tiene la «ventaja» de su economía. Otro factor bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si sus tapas son de cartón pesan mucho. al sacarlos o al meterlos. aunque éstas estén reforzadas.

en forma de fuelle sostenido por automáticos que se prenden uno a otro o simples pinzas. según figure su contenido para ser leído de uno u otro modo. estamos en condiciones de poder elegir bien. pensando siempre que de ello va a depender no sólo la buena conservación de los documeritos sino la eficacia en el servicio y economía en la instalación. o sobre el fondo de un cajón de mueble archivador cuando era de señalización y visibilidad superior. en cartulina fuerte. En cuanto al mueble archivador es claro que tiene que ser de cajones. . Permite mucha archivación en poco espacio y facilita la localización de las series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada grupo. Condicionantes Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos: l. En esta posición los documentos pequeños no se desplazan sino que permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido. Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivación. más o menos grandes según sea el formato de las fichas. teniendo además necesidad de compresores para que se mangengan en buena posición cuando el cajón no está lleno. pendiente de una o dos barras. Es un factor importante dado que en toda entidad o empresa la economía es un factor primordial. tan utilizadas por las entidades para anotación de datos de obligada archivación. conforme se van necesitando. Cuando son muebles de cajones las barras van desde el frente del cajón hacia el fondo y su desplazamiento se efectúa en esta dirección. Pero esto no quiere decir que busquemos lo más barato de una manera absoluta sino lo más económico dentro de las exigencias mínimas que tenemos que cubrir. pueden archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeñas y cuando la documentación llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden unirse otras sucesivas. Si se trata de estanterías o armarios el desplazamiento se efectúa en sentido lateral. El principal «inconveniente» era el roce constante de los lomos de carpetillas y carpetas. La gran «ventaja» que tiene este sistema es que es de muy fácil manejo.Q Costo de la instalación. Veremos sus variantes al tratar de los muebles que pueden encontrarse en el mercado. Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por barras metálicas. Queda por resolver el problema de las fichas-documento. Todos sabemos cómo se archiva una ficha: en posición vertical o lateral. que en un archivo bien organizado desplazan totalmente las carpetas de gomas. Permite intercalar fácilmente los documentos que vayan llegando. pesadas y de difícil archivación sin desperdiciar espacio.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 15 cuando la carpeta era de señalización y visibilidad lateral. ventajas e inconvenientes.

Tengamos en cuenta que un local de archivo suele ser una habitación cualquiera. d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios dentro del local por tener que efectuar. colocando sólo por medio aquellos que por ser pequeños no ofrezcan ningún peligro. sin contar con que si son varios. Las estanterías o muebles metálicos cargados de papel pesan mucho. generalmente escasa. La cantidad de documentos suele medirse por metros lineales. Tendremos que elegir aquella instalación que nos permita almacenar más metros lineales en el menor espacio. por lo que nos abstendremos de situarlos separados de las paredes. Para ello tendremos en cuenta: a) Resistencia de los pisos. sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso. b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que no nos van a permitir colocar muebles o estantes más arriba de su límite inferior. que podemos resumir en los siguientes puntos: . Instalación y conservación 2. e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de archivación y el personal que vamos a necesitar para el servicio. Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalación debemos pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en sí. unos se tapan a otros recibiendo la luz sólo el primero frente a la entrada de ésta. Todo lo que coloquemos separado de los muros o paredes deberá ser situado en la misma dirección de la entrada de la luz natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz artificial.16 El archivo.* Condiciones del local que nos obligan a una adaptación de los muebles al mismo. Sí en cambio podremos instalar estanterías relativamente altas en muros o paredes ciegas. Para ello no sólo consideraremos su tamaño en estado de reposo. Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que cuando estamos trabajando con su contenido.Rapidez o lentitud en la localización de un documento determinado. no preparada para cargas superiores a las normales. sea para extraerlo o para la simple consulta momentánea. que debemos medir cuidadosamente para no errar el cálculo.Q Que la capacidad de archivación de lo que vamos a instalar esté relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada en previsión de los nuevos ingresos previsibles. . ya que las unidades documentales carecen en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar. teniendo en cuenta la superficie. para una sola busca. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. con pérdida de tiempo y riesgo de golpearse con las esquinas. 3. Optima señalización. del local. idas y venidas entre los muebles o estantes. c) Dirección de la luz. en batería.

Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algún documento en el conjunto de su serie. . . Aunque cada caso requerirá condiciones diferentes podemos llegar a la conclusión general de que los mejores muebles archivadores son los que responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral. así como para qué tipo de documentos sirven y para cuáles no. pero los fabricantes han ido mejorando su presentación llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. por principio. pero en cambio son excelentes para mapas.Posibilidad de modificar. por intercalación o por extensión. pero. sus ventajas y sus inconvenientes.Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que no lo son. planos. . sobre todo en los cajones anexos a las mesas de trabajo.Tipo de señalización que admiten: horizontal o vertical (26). aunque para documentos en tramitación sea más práctico el mismo tipo de carpetas pero de visibilidad superior. el cuadro de clasificación que hemos establecido. . debemos rechazar aquéllos.Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie ya establecida.Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los demás del mismo anaquel o cajón del mueble archivador.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 17 . Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con (26) Luis Sánchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el Instituto Nacional de la Administración Pública. . dibujos o documentos y registro de gran formato. Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado Los encontraremos de madera y de metal. por lo que han caído en desuso. A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema de la elección de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie de preguntas en forma de «test» para irlas puntuando. Para eso hemos expuesto ya los diferentes sistemas de archivación posibles. El escaso valor estético de los primeros muebles metálicos hizo que muchas veces fueran rechazados. . Los muebles de colocación vertical. Finalmente los de archivación horizontal no sirven para la documentación corriente. o de pie. son los más prácticos para documentos encuadernados o libros. Sin embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a cambio de un mal funcionamiento.

sólo nos son útiles para libros-documento o documentos encuadernados. sea en armarios. buscando mejorar el sistema de carpetas apoyadas.-Archivador presión. con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las tapas hacia adentro. ocupando el espacio de menor circunferencia. Pero además la realidad nos indica.18 El archivo. que suelen constituir una muy pequeña parte de los fondos de un archivo de uso inmediato. Su auténtica utilidad se logra con los biblioratos o carpetas de anillas. El ahorro de espacio logrado venía a ser un 50 por 100 sobre los muebles de Figura 1. el polvo o los insectos. y puerta corrediza con cerradura. ha surgido un nuevo tipo de mueble con baldas. El primer modelo que conozco tenía cinco compartimentos por disco para facilitar la sujeción de las carpetas. sea en estanterías. Instalación y conservación baldas enteras o divididas en departamentos. para biblioratos. o carpetas de anillas o a . que las baldas clásicas. pero no de trazo lineal sino circular. Sí en cambio hemos visto lo útiles que son para la documentación restante las carpetas. montados sobre un eje central. después del estudio hecho sobre sistemas de archivación. También pueden archivarse carpetas corrientes. y están pensados precisamente para carpetas apoyadas (figura 1). en forma tubular. Las abiertas son más económicas pero no ofrecen la debida protección a las indiscrecciones. más o menos juntas entre sí. pero al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central más grueso. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o izquierda. dentro del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas. según las necesidades. tanto en cuanto a facilidad de uso como en cuanto al ahorro de espacio. Sin embargo.

(28) «Roto Archivadores Ruiz. No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <<cassette. S . de modo que aunque sean pocos no se caen para los lados (figura 2). (30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-].de plástico duro irrompible. de poco más de nueve centímetros de apertura.Opina que el sistema puede servir para archivo definitivo pero no participamos de esa opinión por la escasa protección que ofrece para los documentos.000. En la parte baja llevan una aleta que facilita la extracción a la vez que sirve para la señalización (30).000 carpetas con 3. En estos contenedores se van colocando las carpetillas en archivación lateral con los documentos dentro. desplazables.. lo que supone ya la incorporación de este sistema a lo que consideramos como archivo-depósito (29). los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de pared (28).». que pueden correr a derecha o izquierda por un pequeño carril que lleva la balda.800 expedientes situados en un rincón de la sala de trabajo. Encontramos que tienen uno de los principales inconvenientes de las carpetas de anillas para archivación Figura 2.000 de hojas de contenido. (29) Vicens Carrió. para carpetillas. A. obra citada.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 19 balda lineal (27). Esta proporción fue luego superada hasta llegar a poder archivar un mínimo de 35. . figura 220 B. (27) Marca 4ontablex..-Contenedores rígidos. El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta alcanzar a más de 3.

(31) Modelo lateral apoyado . por necesidades de la clasificación. No ocurre lo mismo si se utilizan. que permiten reducir o ampliar los espacios según sea la necesidad de las carpetillas que forman un grupo (31). en vez de «cassettes». no pueden llevar una secuencia fija correlativa. (32) Modelo de la misma marca. Al abrir salen hacia afuera. que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la cantidad de documentos que contienen. lo primero que tenemos que buscar es la sustitución de las baldas por barras para carpetas suspendidas. basculan hacia afuera para que quede la señalización de las carpetas completamente a la vista (figura 3). Si por economía elegimos el sistema de estanterias abiertas. Asemeja un mueble de estanterías cerradas formando cajones pero en vez de baldas lleva cubetas que. De no ser así.-Archivador de carpetas basculante. vertical.Lume». que también toman el nombre de hamacas (figura 5). al tirar de la tapa. Instalación y conservación Figura 3.20 El archivo. Subsiste generalmente la balda inferior de cada línea pero a veces está también suprimida por motivo de ahorro y no quedan más que barras. ya que. . placas abatibles corredizas. Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador basculante. Otra variante es la que apoya las carpetas en posición intermedia entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fácilmente su señalización de visibilidad superior (32).

-Carpetas con gancho para suspensión. .Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 Figura 4.-ArchivaciÓn diagonal. Facilita la lectura de la señalización Figura 5.

para visibilidad superior. ya que si vienen más. Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su sistema de cierre. Instalación y conservación encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y. pero la línea inferior. llegando a sus últimas consecuencias. no ocupan más espacio que el estrictamente necesario para sus papeles. se pueden seguir adquiriendo chasis indefinidamente. tras resultar baratos. son de visibilidad lateral. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que agrupan los documentos con arreglo a su contenido específico. Unas puertas que se abren en toda la extensión de las hojas ocupan mucho espacio cuando el armario esté en uso e impedirían colocar cerca de ellas una mesa de trabajo. que se ocultan hacia los laterales (34). unos sobre otros. Pueden tener como accesorio una pequeña plancha inclusa en la balda que se extrae para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para examinar su contenido. Como en el caso anterior. Tampoco admitiremos muebles demasiado altos. que es aquí de visibilidad superior (6). Figura 6. cerca de la pared. para facilitar la lectura de la señalización. . lo que no ocurrirá si son plegables o corredizas en forma de persiana. colocándolos en línea al suelo o apilados. La señalización de estas carpetas es de visibilidad lateral. que deben alcanzar un máximo de dos metros. puede extraerse como un cajón. medida igualmente aconsejable para las estanterías. a unos centímetros del suelo.-Balda inferior extraíble. bien por visores que llevan las carpetas en su lado exterior o por lengüetas sujetas a modo de pinzas para indicar las series.22 El archivo. podemos adquirir simplemente chasis metálicos apilables que.

bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen Figura 8.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse a la mesa de trabajo.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 23 Figura 7. . <<Ronco» los tiene de puertas que se ocultan en los laterales.-Al un poco. como -Ronco».. Plegables los hace la marca <<Oblique. (34) Hay bastantes casas que lo fabrican. (33) Lo fabrican varias casas.

que es de visibilidad superior. bien directamente o en sus visores (figura 9). que ofrecen la facilidad de sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores formados por filas de cajones superpuestos. Todo lo que desaprovechan de (35) -Arianex>>. No pueden ser más altos porque no podríamos examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba.de <<Lume. con las carpetas frontales hacia la tapa (37). . o incluso llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). a modo de consolas.. que van de adelante hacia atrás en vez de longitudinalmente. que quedó como mesa (figura 8). que debemos evitar a Hay otros archivadores de mueble cerrado. con tapas abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7). Otras veces lo que sale al tirar de una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que están colgando las carpetas en línea horizontal. atraídos por lo fácil que resulta la señalización de visibilidad superior de sus carpetas. (37) <<Ronco>> la utiliza para la fila inferior de archivación.24 El archivo. En primer lugar su altura máxima es de 1. Otros contienen chasis individuales para cada fila de carpetas. (36) <<Velox». Instalación y conservación Figura 9. de cajón para papeles. Estos chasis es claro que no son desplazables por que su peso sería excesivo. Tienen graves inconvenientes.40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared de que disponemos en altura. Su finalidad es poder sacar los chasis para apoyarlos sobre la tapa.-Archivadores todo trance. Otras veces se trata de un auténtico cajón. Dada su forma saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo de que falle el piso cuando estén cargados. con objeto de facilitar la lectura de la señalización.

Los que han adoptado estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres de trabajo: mesas. lo que entorpece el trabajo de más de una persona a la vez (38). suspendidas de visibilidad superior para cajón pared lo ocupan de más en cuanto al reparto del suelo no sólo por su forma alargada sino porque en uso tiene aún mayor saliente. la consulta de los de la fila inferior es por demás penosa debido a su peso y necesidad de encorvarse.-Carpetas de mesa de trabajo. Finalmente la consulta de los documentos de uno de los cajones. Para facilitar su consulta las barras que sustentan las carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal del cajón. aun cuando a veces tengan pequeñas patas que los levantan unos centímetros del suelo. Además. sea cual fuere su'altura. con lo que no sólo evitan tener que sacarlo todo para examinar su interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos ágiles permiten localizar con rapidez el documento buscado. si el desplazamiento y consulta de los cajones de arriba resulta incómodo para personas de mediana estatura. arriba y abajo. Por eso sólo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles archivados (figura 10). bloquea el uso de los demás de su fila. . sillas o máquinas auxiliares. El único remedio es que estos cajones estén dotados de chasis desplazables en pequeños grupos para ser extraídos y consultados sobre una mesa. tan necesario para poder prestar un servicio eficaz.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 25 Figura 10. (38) Desafortunadamente son muy fáciles de encontrar. Con todo supone una molestia accesoria y pérdida de tiempo.

.<<Guillamet». A. ascendiendo y decendiendo. Pueden agruparse y superponerse según vaya aumentando la documentación. en los que los cajones van rotando. quedando ocultas las demás (figura 12). También se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes para carpetas. presentando en la parte delantera la fila de carpetas que queremos consultar. Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39). Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupación del suelo. También hay pequeños muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material ignífugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un fuego. estadillos o fichas-documento que superan por su tamaño la posibilidad de un cajón de mesa. <<Industrias Gama. Están pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya destrucción causaría un grave perjuicio a la entidad (40). Instalación y conservación Figura 11.Fichet>>. entre otros. S . . (40) «Alcom.26 El archivo. Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles que funcionan por sistema de noria. Para una archivación momentánea y fluida existen una especie de claszjkadores añadibles.-Caja archivadora para pequeñas cantidades. Llevan rodamiento a bolas para poder ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que manejar constantemente los datos que contienen. ya que (39) De este tipo hay varios modelos. que llevan en la parte baja una cartela para su señalización (figura 11).»..

y cabe doble cantidad de documentación en la misma distancia de la pared para afuera. para examinar el contenido (figura 14). dado el peso que suponen. Puede correrse. unos delante de otros. Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de dejar entre ellos más espacio que el equivalente a un pasillo. para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrás (figura 13). Otros se desplazan en sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o. colgados del techo. a derecha o izquierda. o unidades (41) Los fabrican varias casas. pero son más propios de archivo-depósito. para carpetas. En el de uso inmediato supone una acumulación de documentos que puede ser excesiva. Otro sistema de densificación consiste en disponer estantes cerrados por el fondo y los laterales que.-ArchivaciÓn densa de «noria. o también correrse todo un cuerpo de baldas. Doble capacidad de archivación. en cuyo caso resbalan sobre carriles.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 21 I Figura 12. nada se saca hacia adelante. más raramente. El ahorro de espacio es enorme pero. que <<abriremos» cada vez por donde sea necesario. hay que contar con la resistencia del suelo o enganchar los carriles de sustentación a los pies derechos del edificio para que el peso descargue en ellos y no en el techo o suelo propiamente dichos. como toda densifícación. La presentación en el mercado admite toda suerte de contenedores. alineados perpendicularmente a la pared. van en doble fila. una sola balda. . Lo que sí hay que tener en cuenta es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41). con ayuda de resortes variados.

28 El archivo.-ArchivaciÓn densa en que la balda superpuesta se corre a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija. sobre carriles. Figura 14. Un solo pasillo para varias estanterías doble faz. . Instalación y conservación - SIMPLE unitario unitario ó sinfín DUPLEX Figura 13.-DensificaciÓn máxima.

Una estadística realizada hace algunos años en empresas americanas vino a demostrar que del total de documentos que se guardaban en sus archivos sólo el 30 por 100 era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilización se encontraba recargada y entorpecida. o depósito.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 29 de conservación. y la otra que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su base. sobre ser costosos y de instalación problemática. Otras van encajadas en las barras por muescas. Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas. con (42) Decimos lo mismo que de los anteriores. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones laterales o dispositivo de muelles a presión. Este es el caso de losficheros rotativos. . o también con fichas de muescas para sujetarse a tiras metálicas. apilables. y se ha ido acumulando. a otra habitación. por lo que los sistemas de densificación. También a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas por sistema semejante al utilizado para los papeles. lo que sería penosísimo de hacer. o formar grupo de cuatro o seis. para dejar ver mejor el contenido de la que hay detrás. tanto carpetas apoyadas. Las que no son nada prácticas son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que se van anotando datos. o bandejas para documentos gráficos que requieran archivación horizontal y no superen el tamaño del fondo de la estantería (42). cabeza abajo (figura 15). o para adelante. en la que se inscribe la indicación oportuna. siguiendo su movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce. trasladando lo que no es de busca urgente. no son muy necesarios en este tipo de archivos. a la vez de ganar espacio. En principio un archivo de uso inmediato no debe contener más documentos que los de verdadero uso inmediato. Estos pueden ser unitarios. como pequeños o grandes ficheros. Para evitar que las fichas se salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones: una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <<recogía>> y tapaba los cajones mientras duraba su posición conflictiva. El modelo más antiguo consistió en una rueda de cajones fijos que iban rotando cabeza arriba. pudiendo extraerse con una sencilla maniobra. pero también puede hacerse por señalizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente. Algunas. por lo que requieren cajones a su medida. o cajas. como suspendidas. están articuladas en la base por una tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrás para leer mejor su contenido. en las que se inscriben datos. facilitan su consulta. si no se pudieran sacar con facilidad. Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se han ideado otros que. La señalización por grupos se hace con fichas separadoras que llevan una pestaña. Las hay de muchos tamaños. más o menos alargada. si no imposible. con una barra central abajo.

antiguo de «noria» para fichas. De .-Sistema insertadora.30 El archivo. o anotacionespoco frecuentes (figura 16).-ficheros de «noria»de sobremesa. de sobremesa (44). Sin embargo el primer modelo fue pronto desechado y el segundo quedó sólo para ficheros de direcciones. Instalación y conservación Figura 15. lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43). con correa Figura 16.

etc. En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que. sobre un soporte con dos chapas a sus extremos. (46) Los fabrican varias marcas.-De «noria» por baldas enteras. giran de delante hacia atrás y arriba. de tres o cuatro cajones.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 31 Figura 17. direcciones. Pueden actuarse a mano o mecánicamente pulsando un botón. igua finalidad es el pequeño fichero de fichas ensartadas. luego hacia abajo y finalmente hacia delante y arriba otra vez. sin perder la horizontalidad. datos de personal. (44) Pueden servir para controles de firmas.>>. Otro sistema. En ellas van posados los cajones de las fichas. es el de discos que giran a derecha o izquierda. (45) Tiene un modelo «Perita Selección. Pueden ser relativamente estrechos. semejantes a los que vimos para carpetas de anillas. El mueble ofrece a la vista sucesivamente una o dos líneas de cajones quedando los demás tapados por lo que pudiéramos denominar la carcasa (46). .Todos ellos admiten las clasificaciones usuales y sistemas de señalización. Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta. de mucho menos uso. de las que la de delante es ligeramente abatible para dar holgura y poder examinar más fácilmente el contenido (45).000 fichas. que pueden sacarse si así se desea para más comodidad en el trabajo. lo que es muy útil en los casos en que las consultas al archivador son continuas (figuras 17-18). pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. antigua.000 a 12. S. A. pero que en (43) Pueden contener de 3.

o bien una igual. Tiene el inconveniente de que para consultar el reverso hay que sacar la ficha. . Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de «selección visual. bien por la parte superior. pero sin pestaña.32 El archivo. También el fichero de cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos más cómodamente (47). a la que se sujeta. Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista. Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <<ciegas>> ya que la que está delaiite tapa la información de la que está detrás precisando indicadores que señalen los diferentes grupos de su contenido. Es claro que necesitan muebles o soportes especiales para que sea así.. por baldas enteras.-De «noria». Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se acopla la ficha por sus ángulos. Instalación y conservación Figura 18. Estos indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamaño con una pestaña sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios. en la que lleva la señalización. el indicador. por la inferior o por el lateral derecho. superior o (47) Fichero giratorio 4 3 e m .para fichas. variando los modelos conforme sea la zona visible. en cuyo espacio se inscribe la palabra clave indicadora (19). Las de visibilidad. a modo de pinza. actual. este caso lo que llevan encima son cajones de fichas. con una pequeña tira de celofán en la parte baja.

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pero inherente al archivo. fabricaba el Tobro. por lo general pequeños. lo que servirá para extraerlas selectivamente será la perforación o perforaciones correspondientes al dato que se busca. aun cuando también se han hecho cajones especiales (54). que si bien pueden ser de selección visual (52). También se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas «fichas de características». Instalación y conservación Figura 20. S.P y «Contablex». también otras lo son por medio de perforaciones. Bilbao. A.34 El archivo.» los hizo de plástico con capacidad para 2. . Estas últimas tienen la ventaja de que no es necesario que guarden ningún orden ya que.a Fernanda Iglesia Lesteiro. (54) .También los fabrican <<Alcom. (52) Sánchez Belda.I. permiten ser cerrados con cerradura o candado. (53) Se guardan en cualquier cajón. Esta operación puede hacerse por sistema manual. Todos estos muebles. «D. Giuseppe. por lo que son muy Útiles para datos reservados. semiautomático o automático. (51) Continolo. Es el mismo principio de la ficha perforada de selección electrónica y su archivación es semejante.H. después de lo cual pasan las fichas a un archivador corriente donde permanecerán hasta que se necesite hacer una nueva busca (53).A. A.. en «El archivo en la organización moderna. Lo único especial es el dispositivo para colocarlas cuando se procede a hacer la selección.Plastipol. S. fol. que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51)..-Fichas superpuestas de visibilidad lateral. temas mencionados.Kardex*>.S. cita un modelo de .A.000 fichas. 6. explica el funcionamiento de la selección visual «Uniterm». estén donde estén. 1965. Traducción de M. pero dejó de hacerlo. Como práctica más de oficina que de archivo.

repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Al ir pasando los días y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto que cada día que transcurre y cada mes se van pasando para atrás del fichero en el orden debido. ya que.que consiste en un pequeño cajón de sobremesa con capacidad para las fichas de todo un mes y las de treinta y un días. Los formados por grandes bandejas de cajón donde irán sin doblar. La señalización va en la parte frontal (55) Los fabrican muchas casas. . Si por el contrario son pocos y de producción eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador. semestrales o una vez al año. etc. es decir detrás de la ficha del mes que corresponda. Me refiero a los documentos gráficos que sobrepasan el tamaño de folio y a los que producen las nuevas técnicas de grabación en ficha y cintas por sistema magnético. proyectistas. si bien en archivos usuales suelen ser una excepción. en ocasiones. dibujantes. ingenieros. sin posibilidad de olvido que. extendidos en todo su tamaño. pagos. En el frente estará siempre la correspondiente al mes y día de la fecha para poder meter cualquier anotación que haya que recordar. evitando los dobleces por los que terminan partiéndose con el uso (figura 21). Es conveniente. Pero además de estos muebles clásicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada día son más corrientes. Son los más convenientes si su tamaño es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas. Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. Según vayan pasando los días se van poniendo detrás y lo mismo los meses. en cuyo caso meteremos el aviso donde corresponda. reuniones.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 35 podemos citar el fichero normalizado denominado «recordatorio». cuando es elevado el número de ellos. o de «almanaque». producen verdaderos perjuicios a la empresa. Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajón pero a veces puede compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55). con lo que se puede estar al tanto de cobros. sin olvidar los fotográficos y fonográficos. descansando en posición horizontal. A veces se trata de pagos trimestrales. fotógrafos. Un fichero auxiliar salvará todas las dificultades ordenando en fichas lo que no está enteramente ordenado en el mueble. como es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempeñan el principal papel arquitectos. Cuando se trata de pagos conviene anotar el aviso con dos días de antelación para que dé tiempo a preparar el importe. viajes o cualquier otra incidencia de la que haya que avisar al departamento correspondiente. Para los documentos grúflcos es para los que encontramos más muebles en el mercado. hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo. que haya un archivador para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con las piezas afines que vayan ingresando.

instalación y conservación s Figura 21 . pero también puede aplicarse a mapas o documentos gráficos de tamaño tan grande que no admiten más archivación que «colgarlos». colocándolas luego sobre baldas de estantería con el fondo suficiente. También pueden guardarse más económicamente en carpetas de cartón adecuadas a su tamaño. Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensión vertical o lateral. Este sistema se utiliza para pequeñas cantidades dentro de armarios. de cada cajón o bandeja y las unidades archivadas llevan su número de orden. o también pueden abrirse en abanico para su más fácil examen y extracción (figura 23). El abanico plegado debe ir protegido al menos por una cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de armario adecuado a su tamaño.36 El archivo. compartidos muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros. o si son abiertas pasando de un lado al otro.-Archivador de planos. Este sistema de archivación vertical presenta también muebles en los que los documentos van directamente suspendidos de peines metálicos. como hacen con las alfombras en algunos almacenes. mediante (56) Los fabrican muchas casas. Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto y otro largo. con tres solapas para que queden totalmente protegidos. que se «abrocha. para evitar el desplazamiento del contenido (figura 22). Van colgadas de barras horizontales fijas (56). mapas o documentos gráficos en posición horizonta I. .

abrochables. en posición vertical. para documentos gráficos en Figura 23. .-Bolsas para documentos gráficos en armarios metálicos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 37 Figura 22.-Bolsas posición vertical.

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 24.-Archivador pinzas.

de planos, sistema vertical, con peines y

pinzas de plástico o metálicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines, de extensión paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrás o hacia adelante, para su más fácil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por peines, número de ranuras y colores y llevan el índice en el interior de la tapa, que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se archivan según van viniendo, delante el Último archivado, ya que su señalización no depende del sitio en que está archivado en relación con los demás sino de la inscripción del peine y número de ranura que le hemos adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que resbalan por unas guías telescópicas a los lados, van señalizados por letras y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar, cuyas pinzas de plástico de varios colores son susceptibles de torsión para dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una vez examinado vuelve a colocarse en el peine y números que le corresponden delante de los que puedan tener la misma numeración, ya que el diferente color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta señalización. Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y pequeñas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).

-

(57) «Planiblex», de «Contablex», lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84. .Hades. lleva guías metálicas.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Y

MOD. A-O

MOD. A-1

Figura 25.-Archivador

de planos colgados por medio de pinchos.

Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeñas etiquetas para su señalización, así como para sujetar las pinzas en ellas. Más preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservación no es muy bueno. También responden a este sistema de suspensión otros archivadores con barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un lado largo o de un lado corto, siempre que no dé con el fondo de abajo (figuras 26-27). En éste, como en el mueble anterior, puede ponerse más de un documento en la misma línea, siempre que quepan a lo largo de ella. Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se anotó para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y perforaciones admiten también gran cantidad de unidades, pudiendo llegar a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automática, y lleva en el dorso el índice del lugar exacto donde se encuentra el documento que queremos consultar. Estos llevan la señalización, con números y colores, en la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separación de frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 27.-Extracción pinchos.

de uno de los planos, después de separar los

Figura 26.-Sistema de archivación por pinchos, separables por donde interesa para sacar el documento.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Figura PS.-Sisterna

«Zippel», colgados.

hueco libre por donde sacar el documento, que será vuelto a colocar en su sitio antes de volver a juntar los pinchos (58). Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero también tiene el inconveniente de que no cuentan con una protección adecuada (59). En otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse de la barra (60). Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un formato que impide cualquiera de estas soluciones pero también el mercado nos facilitará su archivación. Hay muebles consistentes en una serie de celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plástica, encaja por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa, en la que va la señalización, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse

(58) Entre otros los hacen «Perita-Pronto-, <<M. D. Sato. y «Lume, S. A.B. (59) Sistemas «Zippel>>. (60) «Clas-Plan., de <<Ibérica de Archivos, S . A.. .

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El archivo. Instalación y conservación

Figura 29.-Documentos

gráficos enrollados metidos en celdillas.

Figura 30.-Archivador

de hojas movibles para documentos gráficos.

(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero también los hay portátiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).

pero que puede servir para mantener a mano planos. con posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera consultar. que pueden tenerse al lado de la mesa de trabajo. para un corto número de planos o mapas de consulta constante (62). ” 5A ’ d con freno Figura 31 . en los que se depositan los documentos enrollados. 4g Pinza de cierre 41 sqect/on 59 Hued¿. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada. apoyados por sus extremos en ganchos de pared. Más económico es colocar los rollos. . (63) . También algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas (62) . dejándolo colgar para poder ser examinado (63).jdCion.. dentro de tubos de cartón.Porta-Plan. Por Último mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas. También hay soportes metálicos murales cuyos paneles se abren como las hojas de un libro (figura 30). a modo de colgadores. mapas o esquemas con los que se está trabajando continuamente y no se pueden archivar todavía.. Me refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras. También existe un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para 54 unidades (figura 31).Roliplan.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 43 R ‘ Tubo soporte 2 tenscr 3 Pomo de f.-Colocación de rollos sobre ganchos laterales. Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo en el nivel más alto y se desenrolla.

. pero a veces no hay más remedio que aceptar esta solución. Instalación y conservación en un paragüero. Conservarlos en rollos no ofrece nada especial. puesta en duda por quienes piensan que pueden contener una falsificación. o cualquier otro documento gráfico. También a veces como archivo de seguridad. seanfihes o rnicrofichas. mapas. como excepción. ya en 1980. El principal inconveniente es que es un procedimiento costoso. para utilizar sus fotogramas en la confección de «fichas de ventana» (64). No debemos olvidar que es muy importante el proceso de revelado.44 El archivo. En principio comenzaron metiéndose en sobre con departamentos escalonados. que es lo más corriente. a veces superior al costo de su conservación en papel. (65) Los realizó «AFNOR». Se utiliza también como sustitución de documentos convencionales que se consultan con frecuencia. pero pronto se idearon unos carriles. tienen la gran ventaja de que ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que necesitaríamos para los mismos documentos en papel y su conservación es buena en condiciones generales si están realizados sobre material de alogenuros de plata. En cuanto a los microfilmes comenzaron guardándose en tiras. que luego se metían dentro de un mueble especial (figura 32). La protección que reciben los documentos es mínima pues se rozan fácilmente al circular las personas por su alrededor. pudiendo incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos. que puede ser de metal o de materia plástica. en ancho de 35 milímetros. esquemas. Su gran ventaja es utilizarlo para planos. Los rollos pequeños se guardaban en envases cilíndricos (64) Se llaman así a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma. por lo que hay que hacer un previo estudio a fondo sobre su posible rentabilidad. sobre todo en cuanto al lavado de la película. de los que podemos tener algunos. o caja en que se guardan. pero que también pueden constituir precisamente el fondo de nuestro archivo. Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma de rollo porque cogen vicio y resulta luego incómodo manejarlos. Su utilización preserva el manejo de los originales. Las microformas. En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado puesto que no ofrecen nada especial. La Única peculiaridad es el contenedor. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas o filme vesicular. Sin embargo hoy se puede reconocer si existe alguna manipulación utilizando a la vez luz blanca y luz negra. según pruebas que se han venido haciendo (65). El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un inconveniente que está por resolver y es su validez jurídica. Nos quedan por examinar los archivadores idóneos para el tipo de documentos que conocemos como audiovisuales. en los que se colocaba la tira.

Figura BS. en armarios de baldas estrechas. metidos en una caja redonda transparente y a su vez en otra de cartón cuadrada (66). (66) Así lo tienen en el departamento de microfilm. sobre la mesa de trabajo. control de almacén. colocables en archivadores de cajón metálicos adecuados a su tamaño.-Celdillas para pequeños rollos de microfilmes. Van enrollados alrededor de un núcleo central de plástico. o simplemente en anaqueles también estrechos. Es preferible que estén unidos a otros formando rollos mayores para que no cojan demasiada forma. metidos en celdillas de archivadores de cajones.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 45 Figura SP.-Carriles para tiras de microfilmes. datos tales como expedientes personales. Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano. . pero hoy están casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que es muy penosa su consulta. De esta manera pueden archivarse bien en muebles de cajón. dentro del Servicio de Libros y Documentos del Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales. sin las complicaciones de las grabaciones magnéticas.

En general todos los que tienen forma de rollo más bien grande. Losfilmes se depositaron entre dos barras a diferente nivel en depósitos especiales (67). para que no pase al resto del edificio. . dieron al principio mucha preocupación porque sus envases redondos metálicos eran muy difíciles de mantener verticales sobre superficies planas. costos. En el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales. ayudando a ello unos discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68). y se siguen haciendo. etc. no han podido ser vertidas a material nuevo.-Chasis para rollos de grabación magnética. siendo aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes. (68) Las hizo la casa «Strafor».. chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios (figuras 34-35). En cuanto a las fotogruflus y clichés no tienen más problema que mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en archivadores de cajón. También se hicieron. Instalación y conservación Figura 34. (67) Sobre todo si se conservan todavía películas de material inflamable que. Sólo tendremos la precaución de que los que contengan clichés sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que. sea cinematográfico o cinta grabada. que describiremos a su tiempo para bandas magnéticas. en razón a un elemental principio de clasificación. Dentro de cada uno de estos dos grandes grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes. todo en un pequeño fichero con visualizador incorporado o anejo. De todos modos es conveniente que los muros sean gruesos y revestidos de material ignífugo y las puertas de acero acorazado cortafuegos.46 El archivo. También nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos. que es para lo que fueron pensados. Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinación hacia adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36). de Forjas de Estrasburgo. así como para el mejor aprovechamiento de los espacios. por alguna razón.

-Arma.rios para guardar rollos de grabación magnética. Figura 36. Si los clichés son de cristal conviene que estén archivados siempre verticalmente con la parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador .-Archivador de baldas en cubeta fabricado por «Strafor» para contenedores redondos. al ser manejados repetidamente por los dedos.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 41 Figura 35. sufran deterioro.

lo que nos dará listados. ya que éstas son al disco lo que la portada a un libro. Es siempre conveniente que los discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y desgaste a las de origen. aunque algunos la amplían entre doce y veinticuatro. sobre todo en los de metal. Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto. tipo estantería pero no compartimentadas. son admisibles los de madera. Las grabaciones magnéticas. para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso. por ser de roce más suave. perecederos y renovables. por contra de lo que se aconseja para todo mueble de archivo. En este caso. vertiendo la información directamente en ellas. que estén forrados por dentro de una materia de tacto blando. es conveniente analizar estos contenedores que a veces no reúnen las condiciones de salubridad mínimas por llevar hojas que contienen elementos dañinos para la buena conservación de las fotografías. Sin embargo son más Útiles para datos de trámite. que los mantendrán en posición vertical para que la superficie de la grabación no sufra roce alguno. Los casilleros pueden tener una capacidad mínima para ocho y una máxima para diez. Algunas casas comerciales ofrecen la utilización de bolsas suspendidas del mismo tipo de las usadas para documentos gráficos. Nunca irán cerrados. . cuyas ventajas ya conocemos. sean en cinta o en disco. como en ellos. pero esta acumulación nos parece poco recomendable. se encuentran cada vez en mayor número en los archivos de uso inmediato. Es conveniente.48 El archivo. Instalación y conservación para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos. No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finísimo cada vez que se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos. Van adosados a la pared como una estantería de compartimentos y. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de base de entrada de datos. Esto en cuanto a lo que va entrando. pues si las encontramos ya metidas en archivadores de fuelle o en álbumes. por razones de aprovechamiento al máximo del espacio. aunque su uso sea frecuente. a dos tamaños. para simplificar su conservación se suele pasar a microfilm por rayo láser. para amortiguar posibles golpes. que pueden ser necesarios para ser utilizados en una nueva interpretación. o en bolsas especiales. conviene archivarlos en diferentes muebles según los grupos en que los hayamos clasificado. Los positivos en papel pueden también ir archivados en cualquier mueble de carpetas suspendidas. a conservar por largo tiempo o indefinidamente. Para discos de grabación sonora existen casilleros. Alguien ha objetado que corren riesgo de alabearse pero eso sólo es imputable a la deficiente calidad del material del disco. pero del tamaño adecuado. que para datos estables. Algunos de estos muebles. deben guardarse en casilleros distintos los de larga duración de los cortos y. Como se dijo de los filmes. llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para que entren en ellas los discos y no se caigan. con lo que se anula totalmente el roce de los bordes.

cálculos de construcción. Hay varias casas especializadas en archivadores para este tipo de documentos. celebrado en Estocolmo en 1960. que no sólo puede dañarlas sino incluso borrarlas. París. Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada de polvo y está dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra. cuentas estadísticas. lo que se conoce como bancos de datos (69). 34-36.Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo 49 Figura 37. de tamaño adecuado. puesto que va colgada. (70) Son las más difíciles de conservar. con total garantía de que la cinta no sufre roce. La documentación que vamos a encontrar en empresas de este tipo de grabaciones puede ser: de gestión (contabilidad. . en los que se incluye la caja redonda (figuras 37-38). Está pensado para guardar cintas de grabación magnética. Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fácil señalización (69) «Les archives des enterprises. de plástico de alta resistencia a todo tipo de deformaciones. 1980. Aplicables a filmes.Conseils practiques d’organisation». La explotación y conservación de ficheros informáticos suele ser costosa.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabación magnética. pagos.Archives Nationales. El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). de servicio (clientes. págs. se recomendó ya que fueran bobinadas en un núcleo de metal sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas también de metal. etc. En su forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus contenedores especiales de origen. Un sistema muy ingenioso fue el de fabricar unos aros.) o puramente fuentes de información. dentro de armarios metálicos. personal). En el IV Congreso Internacional de Archivos. teniendo el cuidado de ponerlos en armarios de cierre hermético para que no sufran las alteraciones del magnetismo de la atmósfera.

000 cintas magnéticas en batería hasta el techo de la C. Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenían que archivar. Tampoco protegen del polvo. en diferentes departamentos del mismo. salvo el de los microfilmes mencionados en la nota 66. más o menos fino. para proteger los documentos previamente a su colocación en los archivadores. Consisten en una carpetilla de papel fuerte en la que se meten los documentos. al no estar casi nunca llenas a tope.. . pero la solución es de lo más sencillo y. Instalación y conservación y manejo (71).R. Aunque en teoría protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse cuando haya pasado algún tiempo imposibilitando así errores funestos. en conjunto.N. Por otra parte desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su contenido no se desordene. UNIDADES DE CONSERVACION Se llama así al envase. y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las carpetas. Los papeles son difíciles de alinear y siempre sobresalen por algún lado con el consiguiente deterioro. atado todo con una cuerda.de DAC. a pesar de ser uno de los más corrientes en viejos archivos. o verticalmente dentro de los chasis de alambre metálico como los utilizados para filmes (72). Es uno de esos casos en que la solución es tan sencilla que nadie cae en la cuenta. (Organisation Européenne pour la Recherche Nucleaire). a la vez. Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depósito equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir. unos sobre otros. que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73). su mayor o menor idoneidad. que entra por todo alrededor. Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de los aros que se fabrican podemos archivarlas en posición horizontal dentro del mueble (figura 39). En cuanto a las cajas su utilización en archivo de uso inmediato es muy discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en la prestación del servicio.50 El archivo. cuadradas. cinta de algodón o cinta de goma. (72) «Marcos>> entre otras casas. En Ginebra se instalaron 20. o sistema empleado.E. (73) No conozco todavía ningún caso concreto en que se haya procedido así. llegando incluso a dañar a los propios documentos. Los hemos ido viendo al tratar de los muebles pero vamos aquí a repasarlos para considerar. (71) <<Arodac. y porque. económico: no hay más que meter las cajas de origen en otras de cartón.

horizontal de cintas grandes de grabación . de barras para colgar los aros que contienen Figura 39.-Archivación magnética.Unidades de conservación 51 Figura 38.-Archivador los rollos.

(75) Son frecuentes en los Records Center. lo mismo que hemos visto ocurre con las carpetas de anillas. para archivación horizontal. . De las carpetas de cartón también hemos mencionado las más popularizadas. tres graves inconvenientes: que pesan mucho en la estantería. tal cual. Protegerlos sí. Estas cajas y . riesgo de deteriorarlos y ocupar mucho espacio para el volumen de documentación que contienen.52 El archivo.que no permite la correcta aireación del contenido para que la documentación se conserve sana (74). que resulta su precio elevado. También hay cajas de cartón. y algunos departamentalesfranceses. Las que imitan libros y cierran encajando totalmente la tapa tienen. ni tampoco la más actual de adquirir cajas de plástico. En las de tamaño folio hay unas que encajan una sobre otra formando <<mueble».».cassettes» pueden colocarse en armarios adecuados a su tamaño. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una trampilla. (76) «Cien. y -el peor de todos. por tanto. por añadidura. que el archivo de uso inmediato es un archivo en constante formación y. una vez más. que cierran por cordones de gomas en las esquinas. así como las que llevan dispositivos de presión. aunque de naturaleza especial. Tengamos en cuenta. Unas y otras tienen todos los inconvenientes que hemos anotado de este sistema de archivación en que los papeles van apoyados sobre su superficie mayor: manejo incómodo para meter y sacar los documentos. plegables o no. Caso diferente es el de la conservación en cajas de los documentos audiovisuales en cuyos envases se utiliza generalmente el metal o el plástico. cuyos inconvenientes ya han sido descritos. Abundan en el mercado pero también pueden hacerse en el taller de encuadernación de la propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro. más resistentes al roce. o grandes de doble o más altura de las corrientes. pero no ahogarlos. Instalación y conservación debido a las necesidades de clasificación y ordenación de los documentos que van ingresando. lavables. la necesidad de unidades de conservación definitiva es muy escasa.. Lo que nunca haremos es aceptar una añeja costumbre de utilizar cajas metálicas. S. de las que (74) En esto discrepamos del conocidísimo archivista francés Michel Duchein. con sólo unas chapas laterales (76). bien en unidades de tamaño medio. que aboga por un cierre hermético para protejer los documentos al máximo.>. archivos intermedios de EE. de <<Comercial Peñalara. pero nos parecen nefastas para el uso i n archivo de uso inmediato por reunir todos los inconvenientes de la archivación horizontal. UU. más bonitas. pero funestas para la conservación del papel al no permitir la transpiración necesaria. Siguiendo nuestro repaso hemos visto también las carpetas de anillas llamadas biblioratos. pero si las metemos en una nueva caja de cartón blando o cartulina fuerte será más fácil su señalización y su aspecto más aseado. ocupan mucho más sitio del que corresponde al volumen de documentación que contienen. A. Unas y otras pueden descansar en estanterías apiladas (figura 40) sobre sí (75).

al meterlos y sacarlos. conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en vez de apoyadas como lo fueron en un principio. Su señalización se hacía por medio de pestañas que llevaban en la parte de delante y sobresalían. Pero la carpeta suspendida vino a cambiar todo. con tela a los lados o al fondo para aumentar su capacidad. Aquéllas se depositaban en cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrás para mantenerlas derechas. para documentos gráficos.Unidades de conservación 53 Figura 40. salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto. una vez mecanografiada en unas tiras. Ya no necesitan cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de . que se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la máquina de escribir. con sus tres aletas y cierre con cinta. hasta ahora. hemos señalado sus inconvenientes. o material semejante. presentan más ventajas y facilidades de uso son las pequeñas carpetas de cartulina.-Cajas apilables para archivar papeles. ni pestañas saledizas. e incluso rotura. Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las unidades de conservación que. pueden ser sencillas. No obstante. eso no es recomendable porque la acumulación de documentos dificulta su manejo. pero también se han hecho de fuelle. en las que se anotaba lo que correspondiese. Las grandes. Ya no necesitaban compresor para mantenerlas sin doblarse. Para marcar la separación de los diferentes grupos de clasificación había unas cartulinas del mismo tamaño. y fácilmente separables una vez hecha la inscripción. La señalización pasa a ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plástico transparente en que se introduce. también con pestañas y a veces con indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. además de incrementar el riesgo de roce.

Mencionaremos también las bolsas y sobres de pequeño o gran tamaño. Instalación y conservación clasificación en el mismo visor. siendo portadoras a la vez del color distintivo del grupo que señalizan (78). . En este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral.». sucesivamente de arriba a abajo. puedan romperse al sacar el cajón por haberse enganchado en la parte superior. Un paso más y tenemos las carpetas suspendidas devisibilidad lateral. los documentos según llegan. sin necesidad de unidades de conservación. por el mismo motivo. facilitando así su lectura. incluidos historiales médicos y radiografías (figura 43). se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta está en la fila más baja (77). En el mismo caso están los documentos especiales gráficos archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones. y la de abajo. que es fija. Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el mismo mueble archivador.54 El archivo. así como también discos de grabación textual o musical. la de arriba. con las mismas ventajas de las anteriores pero con la añadida del ahorro de espacio que no ofrecían las archivadas en mueble de cajón.Orgacontrob. pero acaso la mayor sea la posibilidad de ir añadiendo o intercalando en ellas. para facilitar su lectura. Recordemos aquí que las carpetas suspendidas o hamacas. que. La utilización de colores para reforzar la distinción a simple vista de los diferentes grupos de clasificación es práctica corriente en todo tipo de visores. llevan el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central. la indicación del contenido de cada subcarpeta con el color indicativo (79). para fotografías o clichés. Cada cajón o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta abatible que al posarse sobre ellos impide que. con las variantes de formato necesarias. sobresaliendo de la línea de las carpetas y posibilitando la inscripción correspondiente en sentido horizontal (figura 42). A. Las hamacas suelen ser de un solo color (generalmente arena) pero también admiten la utilización de distintos colores para facilitar la pronta localización de los diferentes grupos de clasificación. que ya hemos visto al estudiar los muebles. que siempre es de más fácil lectura. de «Controdex». Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. cuyo conjunto de documentos generalmente gráficos puede ir cubierto por una hoja de papel fuerte. Tales los cajones o bandejas de muebles archivadores. También pueden señalizarse con unas pequeñas cartelas con pinzas que se prenden en el lateral de la hamaca. . (79) Véase la nota anterior. o cualquier otro documento que lo requiera por su naturaleza. las que han ganado la casi totalidad del mercado. lo que es fundamental para un archivo no estático. que está en constante formación. se utilizan también para documentos gráficos. sin trastorno de ninguna clase. que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta está colocada en la fila superior. opacos o transparentes. S. (78) «Scort-175>>. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al tratar de los sistemas de archivación. (77) «Modern Arch. Algunas. si se abarquillan un poco.

sep!puadsns eln0!j seiadJe3 se1 e seiarns sezu!d ap saJopez!leyaS-'Z* ss .

Cuanto más a mano quede todo lo necesario.56 El archivo. pueden ir paralelas al frente del cajón pero son más cómodas las que van perpendiculares. sobre todo sin son gráficas. El aprovechamiento del espacio es fundamental. no queden estropeadas o afeadas por estampaciones o etiquetas que pudieron colocarse más discretamente. Tanto para muebles como para unidades de conservación o para unidades documentales. se encuentran modelos variados en cualquier papelería. MUEBLES PARA PERSONAL Su elección es la más sencilla. Casi sólo tendremos en cuenta el número y tamaño de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. más fluido y eficaz. evitando a toda costa la penosa situación de una mesa pegada frente a otra. más fácil será el trabajo y. También son recomendables los muebles auxiliares al lado de las mesas. Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. además del cajón superior otro debajo de éste dispuesto como archivador de carpetas suspendidas. una calculadora. Las carpetas. Al contrario debemos tratar de «canalizar» con ellos este discurrir cotidiano. un dictáfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. Se manejan mejor y pueden consultarse sacando solamente el cajón en los centímetros que ocupa el lado más largo de las carpetas. un ordenador personal. generalmente el izquierdo. colocados en forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse. Sólo tenemos que procurar que las unidades documentales. por consecuencia. bien para inscribir la contraseña sobre ellos. La Única recomendación de tipo general que nos permitimos señalar es que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones . a ser posible de altura no superior a ellas. Instalación y conservación Señalización No ofrece ninguna dificultad. sea por estampación o etiquetado. Lo que sí seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca la circulación lógica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. el almanaque o fichero recordatorio. de visibilidad superior. Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrán en una de los laterales. o simplemente tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los despachos en que se necesite cierta movilidad (81). bien impresos con abecedario o numeración. También son necesarios estos muebles para posar la máquina de escribir. de modo que se pueda tener en él lo que se está tramitando o se necesita de consulta diaria. En la actualidad hay muchas casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de cada persona dentro de un mínimo espacio (80). el teléfono.

Reducen los documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble en sí ofrece un aspecto tan discreto que sólo quien lo conoce puede reconocer cuál es su cometido (82). gomas. 192. para su uso personal en su despacho. bolígrafos. pueden llevar pantalla incorporada para visualizar la placa elegida.obra citada. También son necesarios uno o dos armarios. Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metálicos. Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido por mitad. desechando (80) Entre otras casas los fabrican «Ronco» y (<MagaSystems».-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografías o historiales médicos. una pequeña máquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. . <<Compact. «Taifunm. (82) <‘Mustang.. posibles para evitar la acumulación de papeles que debieran despacharse en el día. No debe de faltar. pág. próxima a la mesa principal de trabajo. para guardar el material de oficina que no cabe en un cajón y para colgar la ropa que se trae de la calle. (81) Contino1o. Tampoco está de más un pequeño sofá o al menos un sillón para las visitas. Son preferibles las de un solo cajón en el que poder guardar los materiales de trabajo más menudos: lápices. dntimus».entre otras..Muebles para el personal 57 Figura 43. etc.

PREVENCION DE ACCIDENTES Pudiéramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para instalar un archivo de uso inmediato en condiciones Óptimas.. con resultados funestos. tanto en cuanto a los documentos que producen las nuevas tecnologías como en cuanto al modo de conservarlos para preservar y servir la información que contienen. Los sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la fabricación de muebles útiles para montar un archivo. que algunas veces pensamos que no defraudarían a la vista en nuestro domicilio particular. totalmente segura en cuanto a evitación de posibles cortocircuitos. o cualquier otra materia inflamable y combustible.. la alarma por exceso de calor será más Útil. que disparaban la alarma al registrar una subida anormal de la temperatura. Pero si lo que queremos proteger es un depósito de documentos de diferente naturaleza tales como filmes. con elementos bien distribuidos que nos indicarán enseguida donde se ha producido el fuego. Si por desgracia el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalación de detección de incendios que nos permita localizar rápidamente dónde se ha producido. arde con poca llama y forma mucha brasa. Instalación y Conservación la madera. discos. Los detectores utilizados hace años eran los mismos que para el resto del edificio. que lleve los cables por dentro de tuberías de varias capas y con interruptores cada determinado número de metros. Tampoco debemos llegar a la conclusión de que todo está inventado. En cambio produce mucho humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionización del aire. Pero todavía nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones. así como los muebles para el personal . Para la prevención del fuego debemos exigir una instalación eléctrica perfecta. grabaciones magnéticas. han sido éstos y por este orden. pero hace ya mucho que las casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable. los muebles archivadores y los contenedores de documentos. Pero el papel. con lo que si llega al extremo de caldear el ambiente es posible que esté ya todo perdido. pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depósitos en los que haya documentación. hemos examinado las condiciones y tamaño del local. La destrucción de los documentos por fuego es una gran plaga que han ido sufriendo los archivos a lo largo de los años. sobre todo si es inflamable. Y algo que a muchos les va a parecer penoso. no sólo en los casos en que se trataba de documentos de valor histórico sino . aparte de la funesta intervención irresponsable de los hombres.58 El archivo. En principio eran sumamente antiestéticos desvalorizando el trabajo de quienes tenían que trabajar en ellos. y sobre todo si está apretado. los grandes destructores de los archivos. Procuremos estar siempre al tanto de las novedades que puedan surgir.

que no debe superar el 40 por 100. el hombre. desde el puesto más importante al que parece más modesto.Noticiario Microfotográfico» del Centro Nacional de Desarrollo Microfotográfico (CENADEM). Y si desaparece nuestra empresa también desaparece nuestro puesto de trabajo. Consideremos que si el corazón de una empresa es su archivo. que pueden reventar y producir lo irreparable. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de la atmósfera del archivo.Prevención de accidentes 59 cuando se han producido en archivos de uso inmediato. pág. es el más fácil. (83) Noticia recogida en el . El tercer peligro. Las estadísticas europeas nos dicen que después de haber sufrido un incendio el 71 por 100 de las empresas desaparecen. y a la vez el más difícil. el 43 por 100. Si el local que nos han dado es frío y húmedo debemos instalar. 6 . de modo inmediato y un 28 durante los tres años siguientes (83). higrómetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a remediarlo colocando en los rincones receptáculos con substancias absorbentes de humedad o aparatos desecadores. Hay que ser conscientes de la importancia de la labor que realiza cada uno. debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto. No pensamos en eventuales inundaciones producidas por catástrofes naturales sino en el hecho de que puedan pasar por el depósito no sólo conducciones eléctricas peligrosas sino tuberías de conducción de agua para el suministro del edificio. Año I. de controlar. convenientemente repartidos. . El segundo gran peligro para la documentación es la entrada de agua. mayo-junio 1982. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo de todos sus compañeros. 3. Unas. núm. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningún eslabón. No olvidemos el dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es papel mojado. Acompaña la fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas por efecto de las explosiones.

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Segunda parte EL ARCHIVO-DEPOSITO .

En cuanto a graneros y otros locales inadecuados tenemos una buena relación en el trabajo de los archivistas franceses Michel Duchein y Pierre Durye <<Les batiments d’Archives en France. 8). París. hecho por el arquitecto Juvarra. para el que se hizo edificio nuevo en 1720. creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734. (Archivum. vol. erigido por esta época conjuntamente para archivo y biblioteca. 1957. 1956.El edificio en su evolución histórica La preocupación por instalar adecuadamente los archivos depósito data de mediados del siglo XVIII. VII. Direction Générale de les Archives de France. en Copenhague. estuvieran alojados en buhardillas sin protección de cristales. creado en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia. el Archivo de Hannover (Alemania). (2) El caso primero lo encontré yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad de Zamora. En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salían y se refugiaban palomas que. tenían todo sembrado de palomina y plumas. Y era verdadera suerte que fueran edificios nobles. castillos o edificios religiosos abandonados. 1958. VI. pero no de importancia nacional. Las primeras construcciones exprofeso para tal fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca. graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). el que una vez construido no se consideró adecuado por la mucha humedad que le daba su proximidad al mar (1). . Ya que era frecuente que archivos de gran interés. (1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia de La Coruña y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia. pág. Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos años como en los primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en viejos edificios que habían servido anteriormente para otros fines. naturalmente. el de la Corte de Turín (Italia). y vol. y el Archivo General de Betanzos (España). sótanos húmedos. Por su parte los grandes archivos importantes tuvieron más suerte y fueron instalados en antiguos palacios.

presentó el informe que fue publicado con el título -Nueve instalazioni de Archivi. 1968.64 El archivo.. núm. En Italia. desde 1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el siglo XIX se extendieron al palacio Rohan. «I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>> (Rassegna.. 1. Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. . y el Archivo Provincial de Cáceres está instalado en el palacio del marquesado de la Isla. del siglo XVI. alcanzando a una treintena los instalados en viejos edificios. el Archivo del Estado (3) Ingvar Anderson. en Polonia. 261-274). fue archivo en 1864. celebrado en Florencia.. en El Viso del Marqués. En Francia..Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze. (6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la Administración.. de la Edad Media.. Citaremos también el Archivo Histórico de la Marina. que del Palacio Real. habiéndose instalado también el de Génova en uno de los más venerables palacios de la ciudad. Ministerios y Museos. en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media. pero hoy está ya rodeado de edificios importantes. (7) En 1720. En Yugoslavia los Archivos Históricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio SponzaDubrovnik.. En cuanto a España. pasó en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la Generalidad. fue luego llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron edificio propio (7). págs. que estando en principio en la catedral de Roskilde. También el Archivo Central de la Administración ocupó desde 1861 hasta su destrucción por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de los arzobispos de Toledo en Alcalá de Henares (6). los de Cracovia. el de Dresden (figura 44). 291-293). págs. construido en 1699. .. en Portugal todos eran antiguos. 163-178). (Rassegna. En Alemania. conocido como palacio de los Uffizi ( 4 ) . con las dependencias en locales adyacentes. que data de la segunda mitad del siglo XV (5). Instalación y conservación Según los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en 1956 (3). Torúm y Lublino se instalaron en construcciones del siglo XIV. que ocupa el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazán. (4) Armando Sapori. XV. y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tenía en Moscú. El de Gante (Bélgica). citaremos como más importante el de la Corona de Aragón. pasando en 1972 a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo. Bélgica. XVI. en la misma ciudad. 1956. El Archivo Provincial de Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno. págs. 1956. De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca. en Copenhague.y el del Estado de Siena en el palacio Piccolomini. en un castillo del siglo XIII. En Alemania. (5) Ubaldo Morandi. En Portugal los Archivos Históricos de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. Cuando se hizo estaba a 10 kilómetros de la capital y sin comunicación pública. Suiza y Turquía mantienen edificios de hace varios siglos. construido en el siglo anterior.. (Rassegna. representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos. el Archivo del Estado de Florencia se organizó en el palacio de Cosme I. XXVIII. del siglo XVIII.

de Marburgo (figura 45). 1945. La Habana. Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en Francia.-Archivo de Dresden (Alemania). «Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg. en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. en la capilla y claustro de los Mínimos (figura 4 8 ) . en una capilla neo-gótica de 1852 (figura 47). págs. Finalmente. el de Loiret (Orleans). También en colegios de (8) Iohannes Papritz. VII. y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres. creado por Carlos I en el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11. Traducción al español. el de Drone (Valence). después de la intervención americana se trasladó al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo Cuartel de Caballería en 1906 (9). 35-40). en La Habana. <<The National Archives of Latin America». y el de Seine-et-Oise (Versalles). en la antigua Capilla de los Cordeleros. el de Cuba. (9) Hill Roscoe. 1957. estuvo en un palacio-castillo que dominaba la ciudad (8). El de Bocas del Ródano (Marsella). en una capilla no consagrada a la que se añadió la caballeriza del rey. pudiendo citar también el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alcázar de la ciudad en 1898.El edificio en su evolución histórica 65 Figura 44.Se ha aprovechado para ampliar los depósitos el espacio libre del jardín. (Archivium. cn kgipto están instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del siglo XIX. En cuanto a España es conocido en el mundo el Archivo General de Simancas (figura 46). . que en 1857 se puso en el antiguo monasterio de San Francisco. Mencionaremos el de Vienne (Poitiers).

En Luxemburgo. mientras los modernos están en un edificio privado del mismo Arlón. La sala de investigadores estaba en la última planta. instalado en lo que fue la iglesia gótica de Santo Tomás. próximo a Arlón. el convento de Guirsch. de Hampshire (Winchester). y el de Dinamarca. para tener la mejor luz natural. dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles tallados de sus columnas. sectores de las bonitas vidrieras de colores emplomadas.66 El archivo. pudiendo apreciar al fondo de las estanterías. cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. Ya hemos mencionado el de Cuba. a ciertos niveles. En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office. En Bélgica. el de Mons está construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay otro archivo dentro de la abadía de San Huberto. . Instalación y conservación Figura 45. que estuvo en el convento de San Francisco. aloja documentos antiguos. que estuvo en la catedral de Roskilde. hacia la parte de la fachada. jesuitas los de Allier (Yzeure)y Périgueux-Dordogne (Périgueux). cuyos pisos. en la cúpula.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de Marburgo (Alemania).

En Italia. instalado en un castillo del siglo XV. del Archivo de Nápoles. que se instaló en un edificio del seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos. que fue puesto en el monasterio de Santos Severino y Sossio.-Adaptación para depósito de archivo de una iglesia gótica. luego Hospital Militar .El edi9cio en su evolución histórica 61 Figura 46. Se ha acondicionado por dentro. y el de Palermo. Las estanterías más antiguas datan de Felipe II. Figura 47.-Archivo General de Simancas (España).

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El archivo. Instalación y conservación

Inglés, pasando a ser archivo en 1824 después de haber servido a otras dependencias de la Administración. En España, el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, se organiza en 1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y está todavía- la Real Academia de la Historia, trasladándose en 1896 al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el Palacio Real hasta que por demolición del edificio en los comienzos del siglo XIX, con los avatares de la invasión francesa, pasó a la Casa Profesa de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo Domingo. También el Archivo Histórico Provincial de Oviedo ha pasado, ya en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII. El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carácter ha sido norma general. Sirvan de ejemplo, en España, el Archivo Histórico Provincial de Cáceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo General de Indias, en la antigua Casa de Contratación, de Sevilla (figura 50). En Bélgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de documentación contemporánea situado a 50 kilómetros de Bruselas, en un viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de Edimburgo, el de Mantua en un viejo caserón. En Dinamarca se instalaron los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois), en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital psiquiátrico. También en un viejo hospital construido durante la última guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En Hayes (Inglaterra) se puso un depósito provisional del Public Record Office en dos grandes fábricas de cañones procedentes también de la última guerra. En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964 estaban instalados en una docena de edificios viejos. En España el de Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se trasladó a unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los archivos provinciales españoles se instalaron en su totalidad en viejos edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del Estado Italiano fue instalado, después de bastantes reformas, en el edificio del Palacio de Exposiciones de la Exposición Universal de Roma (EUR) (14).
(10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. (1 1) Hoy también en edificio nuevo. (12) Desde 1956 está instalado en la Casa de la Cultura. (13) Casi todos tienen ya también alojamiento en Casas de la Cultura. (14) Lodolini, Armando. <<L’installazione dell’Archivio Centrale delle Stato Italiano. (Rassegna..., XVI, 1956, págs. 275-281).

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El archivo. Instalación y conservación

En América, el de Buenos Aires pasó por el Tribunal de Cuentas en 1821, el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942. El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se unió a la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la Audiencia, y el de Méjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careció de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instaló también en una casa vieja. El de Perú corrió la misma suerte hasta que después del incendio de 1943 se instaló en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho tiempo en la sede que fue de la Compañía Guipuzcoana (15). También el de Senegal está en un inmueble del Gobierno desde 1960. A veces están junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que después de creado como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la misma suerte que el mencionado de Colombia. En España tuvimos durante muchos años el Archivo Histórico Nacional alojado en el mismo edificio de la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy está ubicado en edificio inmediato al pabellón central del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, en el que también ha estado muchos años la Biblioteca General del organismo (16). También son muchos los instalados en nuestro país en las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17). Este hermanamiento de instalación es también muy corriente en las grandes fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros lugares (18). Otras veces están unidos a museos, como el de Estambul, que está en el Totkapy Saray como una sección de este museo. El de Ecuador fue creado e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueología en un mismo edificio. El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo Histórico Nacional. A título de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas (figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracón de madera hasta comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19).
(15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. También Elio Lodolini, «Gli edifici degli Archivi nell'América Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, págs. 288-290), nos dice que Panamá fue el país de esa zona que construyó primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano, con estantería metálica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han quitado parte de su local instalaciones administrativas. Según manifiesta en América Latina los edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no sólo por temor a caso de guerra sino también a revueltas internas de guerra civil urbana. (16) Se hizo allí precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de carácter científico, no humanístico, ya que estos últimos se encuentran al otro extremo de la ciudad. (17) Su precaria situación actual obligará a ampliar sus depósitos o sacarlos a edificio aparte. (18) Stelio Passi, en «L'opinione de un bibliotecario» (Rassegna ..., XVI, 1956, pág. 294) estudia este fenómeno. (19) En 1956 estaba en el barracón todavía, construyéndose el nuevo edificio en 1960.

El edificio en su evolución histórica

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Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (España), cuyo edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con América.

Figura 51.-Barracón

de madera del archivo de Texas en 1956.

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El archivo. Instalación y conservación

No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la principal innovación la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria implantación en ellas de estanterías metálicas a modo de inmensas jaulas de hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanterías como para los pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso de fuego y el enorme armazón se viene abajo por recalentamiento.
Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras conservando las estanterías de madera por su calidad noble (20). Cuya tradición ha durado en muchos sitios hasta nuestros días (21). Antes de la segunda guerra mundial eran pocos los archivos que poseían estanterías metálicas y el rápido auge que tuvieron después fue causa de que se lanzaran a hacerlas en muchas fábricas sin la necesaria madurez y con total desconocimiento de los problemas de archivos. Tenían a su favor no ser atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser más resistentes (22). Si pasamos a considerar alguno de los más antiguos edificios construidos en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos entre 1901 y 1919. En la Instrucción de 8 de agosto de 1839 ya se dice que el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento General de 6 de marzo de 1843 que esté aislado, seco, limpio, con pararrayos y separado enteramente del despacho del archivero en razón de la estufa (24). El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene techos de doce metros de altura con estanterías metálicas hasta arriba, si bien está hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20 y galerías de circulación que dividen cada compartimento en cinco pisos. El
(20) Giovanni Cechini, en <<Leattrezature metalichi negli archivi. (Rassegna ..., 1960, pág. 142), dice que en casi todos los archivos duraron hasta la segunda guerra mundial, en que fueron destruidos, ya que muchos archivistas defendían la nobleza de la madera. (21) Todavía en 1968 las estanterías del Archivo del Estado de Sena seguían siendo de madera en su mayor parte y tenían 58.000 pergaminos guardados en armarios de la misma materia, según Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5 . En algunos archivos españoles, como el de Simancas y el General de Indias, también se conservan estanterías de madera noble con alguna documentación, adosadas a las paredes de salas principales, pero los depósitos generales tienen estructuras modernas. (22) Giovanni Cechini, obra citada en la nota 20, estudia este problema. (23) A mediados del siglo actual estaba ya totalmente anticuado después de haber sido en su tiempo la cumbre de la técnica. Techos altos, estantes pesados y ventanas mal concebidas, lo que le hicieron inadecuado. Mas con todo tuvo el mérito de resistir las bombas de 1940. (24) Duchein, Michel. <<Les batiments #Archives départamentales en France. (Archivum, VI, 1956, págs. 108-176).

en 1926. tiene tres pisos y es muy semejante (25). (27) Ingwar Anderson. Le siguieron Venezuela y Uruguay. aunque muchas veces unidos a biblioteca. siendo ampliado en el siglo siguiente. . inaugurado en 1924.El ediJicio en su evolución histórica 73 Figura 52. que separa netamente lo que son dependencias de lo que son depósitos es el de Dalhen. informe citado en la nota 3. 1957. 59-60). pág. 3). «El Archivo Nacional de Cuba. obra citada en la nota 25. VII. en 1944.-Edificio del mism'o archivo de Texas en 1960.La construction des batiments d'archives en URSS» (Archivum. VII. 1957. en que - (25) I. En Iberoamérica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue el de Panamá. y Cuba. En España el de la Cámara de Comptos de Navarra se acabó de construir en 1898. El primer archivo. del Ministerio de Marina de Leningrado. Voronin. que comenzado antes de la primera guerra mundial se terminó en 1923 (27). cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales o públicas de la n f i n (26). cerca de Berlín. En estos años se extiende por Europa la construcción de archivos de nueva planta. págs.situado un poco alejado del centro urbano y con estanterías metálicas. Voronin. (26) Emeterio Santovenia. que sepamos. (28) I. . En la URSS a partir de 1936 comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940. construido en 1887. (Archivum.

rampas de rápida evacuación de documentos y otras medidas semejantes (29). se siente más apremiante la necesidad de construir buenos depósitos que aseguren la conservación de los documentos ante cualquier circunstancia. . los archivistas señalan claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1). (32) Michel Duchein. VI. Madrid. (33) Salvatore Carbone. acabado en 1955. 111.. . Después de la segunda guerra mundial. también sobre pilastras pero esta vez en evitación de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33). En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro de las nuevas construcciones de la Administración central. obra citada en la nota 24. celebrado en Madrid en 1952. I. octubre-noviembre 1952. En 1950. En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia (Archivum. puertas de seguridad. Actas. Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible. t. en que tantos archivos se pierden. 1956. 48. pág. págs. Instalación y COnSerVaClÓn se realiza el archivo de Berna. y en Suecia el Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en él una archivación densa (34). En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo de dos bloques unidos por un corredor. Acta 11. Llevados por esta preocupación se crea por entonces en España la Junta Central de Archivos. Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos departamentales a partir del del Alto Garona. 1955. (Rassegna. se llegó al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese todas las experiencias de la construcción para asesorar a los colegas y que éstos lo hicieran al arquitecto (30). que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras para evitar la humedad por capilaridad (32). 251-279). (31) Propuesta l. edificado en Toulouse entre 1954 y 1955.La moderna edilizia degli archivi. informe citado en la nota 3. (30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos. ponencia 8 de la Delegación de ANABA en Barcelona del Congreso citado en la nota anterior.74 El archivo.'. En las reuniones del I Congreso IberoAmericano-Filipino. En Italia constituye un gran adelanto en la construcción de archivos el de Udine. (34) Ingwar Anderson. recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios. pág. Bibliotecas y Propiedad Intelectual.. en el Comité Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano.. 19). también de traza funcional. cuando se acrecienta el interés y la preocupación por las instalaciones específicas para estos fines. modalidad que veremos luego (29) Informe de M.

En 1952 se construyó el del Archivo Histórico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia. el primero de los cuales es el que más errores acumula. en que se construyó otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio Piccolomini (38). En Estados Unidos y los países nórdicos se inicia la novedad de los depósitos subterráneos. Ejemplos de los segundo podemos citar gran cantidad de ellos en Francia. las condiciones exigibles. respuesta de la URSS. (36) Se cita siempre como ejemplo típico el del Archivo Municipal de Estocolmo. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales incombustibles: vigas. En España. 1965. 147-148. y en Francia el departamental de La Manche. Recoge datos de los construidos entre 1931. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas y se utilizan materiales más estables y resistentes al fuego.El edificio en su evolución histórica 75 repetida 'en otros archivos de diferentes sitios. En Japón. Londres. obra citada en la nota 5. aunque tampoco se ajustan a las condiciones que hoy exigiríamos.l-2. otras aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely. por iniciativa del ministro Francisco Silvela. (38) Ubaldo Morandi. 93). Los Archivos Históricos Provinciales se instalaron en Casas de Cultura de nueva construcción pero en la mayoría de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades específicas (37). se concluyen las obras del edificio propio para Archivo Histórico de Protocolos de Madrid. y 1976. puertas y ventanas de hierro. unas veces de nueva construcción (36). fecha de su creación. Fue preciso llegar a 1973 para ver terminado el del Archivo General de la Administración. Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena. «Los edificios y la documentación. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras cuatro bajo tierra. En España se hizo lo mismo con los de las Chancillerías de Valladolid y Granada y se amplió el de la Cámara de Comptos. Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo de nueva planta un depósito añadido o reconstruyendo por dentro el viejo edificio. 1982. entre los que destacaremos los Archivos (35) Table Ronde. en 1959 se propuso la fundación de los Archivos Nacionales y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer Ministro mientras duraba la obra. . (37) Cortés Alonso. o casi todas. que reúne todas. unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio antiaéreo excavado en la roca. Vicenta. enero-junio. Igualmente estanterías metálicas. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y Copenhague. en Finlandia. El edificio se comenzó en octubre de 1968 y se terminó en marzo de 1971. en 1886. siendo la obra del arquitecto Joaquín de la Concha Alcalde. Ya en el siglo actual se construyeron edificios nuevos. (Bol. págs. el 12 de octubre. Los Archivos Históricos Provinciales. La URSS inicia también una serie de edificios de hormigón y ladrillo construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35). ANABAD.pág.

(43) Aloys Schmidt. <<Le nouveau batiment des archives départamentales de 1’Iskre a Grenoble. págs. Melanges offerts par sus confreres étrangeres i Charles Braibant. 495-497). (Archivum. (44) Duchein. que representa al Delfín Humberto 11. que en 1951 se instaló con las dependencias en la «Torre dos Brancos» y los depósitos en parte del Palacio Episcopal.. En España. Indias y el provincial de Orense. XX. 1964. N. (45) Duchein.. 1957. pág. 1955. Finisterre y Bocas del Ródano (39). en Grenoble. 1956. «What the Construction Company needs to know about archives» (The American Archiviste. O.. 151 págs. tan del gusto de los edificios públicos de Estados Unidos. personalidad histórica relevante de esta provincia (45). en la de conferencias las paredes luminosas están pintadas de amarillo y naranja y las ciegas en azul y gris azulado.. (40) Armando Lodolini.. En Francia. En Italia. Bruxelles. 229-250). mira mi contenido. está instalado en la capilla y claustro de un también destruido convento de Mínimos (Archivum. 108). fue realizado con miras a que resultase un bello edificio (42). el suelo es de cerámica blanca y azul. pág. y añade: «Nosotros sabemos que el edificio del Archivo del Estado de Georgia tiene este carácter». (42) Wright. núm. los de Corona de Aragón. VI. (Rassegna. P. Y a este tenor de variedad de colores las demás dependencias.76 El archivo. 1959. (41) Roth.. Es de notar que a la primera concepción de estos archivos como meramente utilitarios se va a añadir más adelante la idea de lo bello cuidando su ornamentación. el Archivo Central del Estado de Roma instalado en el EURE en 1952 (40). Finalmente. En Suiza. También el de Iskre. destruido por las bombas en 1944. 167). (Rassegna . 94). Comité des Melanges Braibant. el de Basilea. (Archivum. Michel. Los Archivos Nacionales de Washington son a este respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclásica. destruido en 1940. la parte destinada a personal y público ha sido decorada por buenos artistas (43). psgs. El vestíbulo es mitad azul y mitad naranja. 41-43). VII. la sala de lectura de color amarillo azufre. con cuyo criterio ha sido también ornamentado el de Renania-Palatinado. El Archivo del Estado de Georgia. de este mismo país. . Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los paramentos externos. -Der Neubau Staats archives Koblenz. 27.Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile. 1959. XIX. VI. el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores.. Michel. 1956. XV. En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que.. llega a decir que un edificio de archivo será un notable personaje en cuanto diga: <<Mira mi magnificencia.. 1. Instalación y conservación Nacionales. -La creazione di un grande archivio. yo guardo los más valiosos documentos de mi gran Estado. pág. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en el de las Ardenas en la sala de lectura (44). al que se le hicieron tres plantas subterráneas (41). los departamentales de Loiret. <<Les batiments d’archives departamentales en France. Simancas. págs. tiene como decoración de la fachada un bajorrelieve del escultor Noel Papet. Quizá el más avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia (39) El de Loiret.

bajo el mismo mando. de planta totalmente original. y el de Aix-enProvence está ornamentado con una especie de casetones alternados que mejoran su aspecto. En España el Archivo Histórico Nacional. La parte administrativa. se conservasen para los grandes depósitos del Estado. Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar unos de otros sino tenerlos contiguos. dejando la aplicación de las nuevas normas para la construcción de archivos nuevos más pequeños. <<Modern archival building. Kolaz et W. 1957. tales como castillos. y con arreglo a lo segundo se planteó la división en inmediatos. (48) Las actas de esta reunión se publicaronjuntas con las de la reunión celebrada en Londres en 1965 por la Dirección de Archivos de Francia. (47) T. La República Democrática Alemana fue de opinión de que los archivos intermedios estuvieran adosados a la administración productora y los edificios antiguos. de portada renacentista al gusto italiano. (Archivum. va decorado en la zona de depósitos con unas líneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo. y según la función que tuvieran que desempeñar. París. lo que obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49). que hasta entonces no había aflorado. págs. A veces se trata solamente de evitar la monotonía y aspectos de pesadez que ofrecen los muros de los modernos depósitos totalmente cerrados. anulando la impresión de mole de ocho plantas que tiene en realidad. denominación que empezaba a surgir. 125. Ya en 1963. en la reunión de la VI11 «Table Ronde. pág.El edi’jicio en su evolución histórica 77 (PolOnia). VII. como el de New Hansphire y el del Estado de Washington. que tuvo lugar en Budapest (48). sin distinción de fondos. El arquitecto ha jugado con las formas y colores para conseguir un efecto estético muy nuevo. expone la idea de los archivos intermedios como novedad. 88-92).R. Con arreglo a lo primero podían ser archivos de documentos clásicos o de documentos audiovisuales. Schellenberg. La Unión Soviética se inclinó por la permanencia de los archivos universales. actas citadas. 1965. surgió la clara distinción. como la torre de Pensylvania. perfectamente conjugado con su funcionalidad. <<La nouveau batiment Central des Archives d’Etat a Varsovie. redonda. de considerar los archivos según la clase de documentos que tenían o iban a recibir. y los económicos utilitarios. (Archivum. construido para Archivo General de la Administración. págs. Parczewski. 45-56). Así vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estrías verticales y horizontales que resultan agradables a la vista. VI. intermedios e históricos. pero consideraron dos tipos diferentes: los costosos. está por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI. También se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo de construcción del país (47). En España el de Alcalá de Henares.. 1956. (49) Dubosq. . destaca con fuerza sobre el fondo multicolor de los depósitos de conjunto cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). También se planteó la duda de si se debía abandonar la idea de instalar (46) L.

de modo que en la siguiente reunión. lo más costoso había sido atender a las nuevas necesidades. En líneas generales fue muy provechoso pero van surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo más conocimientos técnicos y más conocimientos prácticos. puesto al día hasta 1975 (52). Italia mostró su preferencia por los nuevos pero también apuntó la fórmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios. noticias que fueron recogidas en la revista «Archivum»de este mismo año. la República Federal Alemana aportó los datos obtenidos en la reconstrucción del Hauptstaatsarchiv. se continuó y completó el tema. no obstante lo cual siguieron publicándose valiosos trabajos sobre puntos concretos que habían quedado sin plantear o no bien aclarados. construyendo sólo nuevos para los nuevos. respetando la parte artística del edificio (50). Instalación y conservación archivos en los edificios viejos. Suecia se inclinó por la conservación de los edificios antiguos. de Munich. y que culminaron con la publicación del «Anuario Internacional de Archivos». por lo menos. . celebrada en Londres en 1965. al conocerse ya bastante bien las técnicas de conservación y restauración. En cuanto al costo que acarreaba todo esto. Es por esto que hay que conocer qué es lo mejor. Se había dado el primer paso para plantear los problemas de la construcción a nivel internacional. reconociendo que no se podía generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos y otros (51). o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no resultaban ventajosos. si se querían adaptar resultaban caros. los antiguos edificios le parecían menos malos.78 El archivo. para construir un edificio dedicado a archivo. en principio. ya que. Bélgica propuso la solución intermedia de construir anexos nuevos para edificios viejos. después de una mínima adecuación. El tema de cómo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y concluido con aquellas reuniones. derruido por las bombas. Finalmente los Estados Unidos dijeron que ellos no tenían ningún problema al respecto puesto que sus archivos eran todos de nueva construcción y no habían padecido las destrucciones de la guerra. que. puesto que se podían corregir las deficiencias. los grandes y medianos depósitos de archivo del mundo. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos había que hacer alguna distinción: los que por encontrarse vacíos se podía disponer plenamente de su espacio interior aprovechable. Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuántos y cuáles eran. por ahora. lo que a su vez nos servirá para poder adaptar lo mejor posible un edificio viejo. Por su parte Yugoslavia aportó la novedad de que en una fábrica de Eslovenia se estaban empezando a producir edificios de archivo prefabricados. Otro colega mostró sus preferencias por los nuevos y un tercero pensó que.

contando. con una sala de estudio para los investigadores en aquellos que fueran más importantes (pág. CONDICION DE EXENTO Un archivo depósito debe ser siempre un local exento. e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence y el de Fontainebleau. intermedio o definitivo. sea en local viejo susceptible de acondicionarse. . Veamos cuáles pueden ser. XV. totalmente independiente de cualquier otro. (50) Actas citadas. y el segundo en los vols. 161 de las citadas actas). sea para construirlo de nuevo. Condiciones previas Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a tener la documentación repartida en varios depósitos adaptados a su fin. se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para los archivos. XXII y XXIII. pág. vamos a tratar de exponer aquí las condiciones que debe tener cualquier depósito de archivo. de nueva planta. tal cual ocurrió en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania). (52) El primero en el vol. se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para poderlos resolver con criterio ponderado. (51) La Dirección General de Archivos de Rumania hizo presente que. o en Inglaterra el de Ashridge. Su responsabilidad es mucha y necesita estar instalado en condiciones de asumirla. como novedad.El edificio actual. 153. publicado ya en 1969. a partir de este año de 1965. No se aceptarán servidumbres de paso ni interferencias de ninguna clase. Cuando nos dan la posibilidad de elegir dónde desearíamos instalar.

Archivistica. el Hauptstaatsarchiv de Dresden y el Staatssarchiv de Viena. económicos y. en Inglaterra tenían el Public Record Office y el de la Torre de Londres. finalmente. 1966. . aun los de cierta importancia. de organización Única no diferenciada. se había instalado en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital. pág. en París. UBICACION ADECUADA Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo depósito. sea histórico o intermedio. Siena. o Archivo General Central. Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal. por lo que es preferible que se construya como planta independiente. parecía aconsejable que se instalara siempre al lado de la propia Administración (1). Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando. Sin embargo no éramos los Únicos. que están en condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio.. Bélgica. sin distinción de la edad de los documentos. Director entonces del Archivo de Coblenza. Así vemos cómo a principios de este siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise. que no va a tener con la Administración ninguna relación viva. el acceso fuera fácil. la siguiente cuestión que se plantea es dónde debe construirse. Algunos trataron de resolver el problema de un modo ecléctico (1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde» celebradaen Nairobi en 1978. si lejos.80 El archivo. Canadá puso por condición que."edic. URSS y República Socialista Checa. cerca de Berlín. 33. 2. (2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su . Esta necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un archivo definitivo. para lo cual nos encontramos con tres tipos de condicionantes: culturales o científicos. El Reichsarchiv de Alemania se había instalado en Postdam y el archivo secreto del Estado prusiano se había llevado a Dahlem.. pág. En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de cerca Estados Unidos. Instalación y conservación Son pocos los organismos. el archivo depósito de la Administración. También es compartida esta opinión por Georg Winter. 1928. como consecuencia de la evolución de los conceptos de la archivística. 16. Lo mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas.. París. haciendo la salvedad de que no estén expuestos a peligros de guerra. cualidades específicas del terreno. UNESCO. o de fondos históricos. hechos censurados por algún archivista de la época (2). Por contra en España mientras el Archivo Histórico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la ciudad. y más recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <<Les batiments et equipements d'archives. a la vez de que el archivo de la Administración del Reino creado por Felipe I1 en Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio. Si esto no fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. Cuando el archivo era uno solo.

Pero esto plantea el problema de la carestía ya que se va a microfilmar todo. a 29 kilómetros de Madrid. 33. separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo depósito algunas entidades han llegado a la solución de pasar a microfilm los documentos y expedientes que puedan tener todavía vigencia legal para guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo «vivo». pero todavía con interés para la Administración. lo que nos llena de perplejidad al pensar cómo podrían realizar su trabajo estando ellos por un lado y los documentos por otro (3). al lado de la carretera nacional del Sena. (4) Recordemos que ya se hizo notar que era más barato adecuar un edificio viejo que construir uno nuevo. Esto favorecerá una instalación económica puesto que el terreno va a ser más barato en la periferia. obra citada. y documentos históricos sólo es admisible hoy para pequeñas cantidades. en lo que ha coincidido también la Administración belga que ha hecho su depósito a 50 kilómetros de Bruselas. Las opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres tendencias: filmar sólo lo útil destruyendo lo inútil. debiendo instalarse desde el primer momento en diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en pabellones independientes. Hoy. El edificio conjunto para documentos de poco uso. Condiciones previas 81 proponiendo llevarse los depósitos a la periferia pero dejando sus dependencias de trabajo al lado de la Administración. que en el centro del núcleo urbano. y aún algunos han procedido así con la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su tramitación. . en Fontainebleau. Sólo se justificaría un local céntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que reúna buenas condiciones (4). La misma razón ha llevado a la Administración española a crear el nuevo Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares. El criterio descentralizador para este tipo de archivos ha sido ya seguido por la Administración francesa que tiene establecida una (Kitté International des Archives. o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original. pero a veces esto redunda en una más baja calidad de instalación por tener que adaptarse a lo existente. y en Berlín que lo tiene en Dahlem. Si el archivo es un depósito que recibe periódica y reglamentariamente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestión de la Administración que los ha producido no importa que se encuentren algo alejados de ella siempre que esté en sitio con buenos medios de comunicación. tanto sea su conservación provisional como definitiva. filmar todo y destruir el original. mandando los originales a depósitos en la periferia. La realidad es que no debe resolverse en términos absolutos sino relativos. La respuesta es más sencilla si nos atenemos a su finalidad. págs. 34 y 40. cercana a aquellos (3) Casanova. en principio. También han seguido este criterio en Londres que tiene un depósito en Hayes.El edijicio actual. Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos totalmente históricos su situación debe ser. a pocos kilómetros de París.

cuenta con un autobús de transporte oficial y autobuses públicos cada cuarto de hora. Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o adaptar viejos pesa bastante el factor económico. en que el papel está de tránsito. Tal criterio se siguió al instalar el Archivo de Stuttgart. que estuvo primeramente en el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales. Instalación y conservación centros culturales que más puedan beneficiarse de su consulta o formar un conjunto de elevado nivel intelectual. también por razones parecidas. el Archivo Nacional de Viena y el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5). al lado de donde estaba su Biblioteca General. en Alcalá de Henares. al lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I. La delegación de Estados Unidos se inclinó por adoptar edificios viejos o construcciones baratas sólo para los archivos intermedios. . En realidad el factor económico es uno de los principales condicionantes de la ubicación de los archivos. La representación de Bélgica mostró su preferencia por ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construcción sólida eran fáciles de adaptar. En el Congreso de Bruselas de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el importe del solar. El Archivo del Reino. En general todos concuerdan en considerar que los edificios nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los archivos históricos o definitivos. siempre que ese lugar alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e investigadores (6). hoy está enclavado en el recinto del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. (6) El Archivo General de la Administracíón. aunque pesen también estos intereses. pudiendo citar de la última modalidad los de New-Hampshire y el del Estado de Washington. El Archivo Histórico Nacional de Madrid.82 El archivo. dando lugar a dos fenómenos diferentes. de Bruselas (Bélgica). en Alemania Federal. Lo que sí debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos sacrificar una instalación adecuada a una situación física que favorezca la investigación. se hizo nuevo en la zona llamada Monte de las Artes donde están reunidas instituciones culturales. COSTO Estas premisas respecto a su ubicación van a ser fuertemente condicionadas por la carestía del suelo. El (5) Este Último luego en el edificio de la EUR. En España la construcción exprofeso ha sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los depósitos de nuevas instalaciones. En Alemania se manifestó la tendencia a alojar los archivos en castillos.

donde la escasez de espacio. tras de producir inconvenientes de todo género. En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han hecho grandes obras. la capilla se vació completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con cinco pisos de hormigón sobre la planta baja. Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es frecuente que la carestía del suelo haya producido su alejamiento del centro urbano. El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilómetros de ellas. En el Archivo comunal de Delft (Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al lado el depósito. que ya se citó también. el del Norte de Lille. Condiciones previas 83 primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura. con cinco pisos de hormigón y metal. En Alemania el archivo del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de Simancas se puso una parte de los depósitos por sistema de celdillas. A los de las Chancillerías de Valladolid y Granada se les dotó de depósitos de nueva construcción contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las dependencias. En España se mejoraron los depósitos de los tres archivos generales que están en viejos edificios. Siempre que se asegure la fácil comunicación y acceso de los usuarios preferiremos un solar algo desplazado pero más grande que permita un buen aislamiento de seguridad y futuras ampliaciones a otro más céntrico pero más pequeño. En España se construyó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital y sólo se ubicaron en sitios céntricos el Archivo Histórico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura. Se puso un muro a la parte del coro por ser poco utilizable para archivo y se dejó para asuntos de la parroquia. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac). Muchas veces tenemos que elegir entre un terreno céntrico caro y un terreno de la periferia más económico.El edijkio actual. previamente cerradas. Para local de trabajo se ha utilizado la sacristía y se han añadido algunas dependencias. o mejorar los ya instalados. El problema queda en pie. El Archivo de la Corona de Aragón fue dotado de un sistema de archivación densa con detección de entrada por célula fotoeléctrica. de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva. nos llevaría posiblemente a resolver el problema para tan corto número de años . el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. Así en el citado de Loiret (Orleans) los depósitos están estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos de las alas del claustro. Luego se extendió también el depósito por lo que fue sala de actos. A la vez alejado y levantado sobre edificación de hace pocos años es el Archivo Central del Estado de Italia para el que se aprovechó la parte construida en las afueras de Roma para una exposición que no se llegó a realizar (EUR). En el de las Bocas del Ródano (Marsella). ocupa la capilla de un colegio de jesuitas que no tenía culto desde 1906.

siempre será menos el gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio ayudan a conseguirlo. . a) Flojo o deslizable (7) Se señala como típico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros). (9) Véase .84 El archivo. o resecos y cálidos. el teletipo o cualquier otro de los existentes (8). Cierto que una climatización artificial resuelve de plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede efectuarse una instalación costosa y. cuyos accesos deben además ser siempre aptos para paso de vehículos de transporte. En todo caso siempre pueden aplicarse medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). si es preciso. Veamos cuáles son. El «telelifht» envía documentos dentro de cajas a gran velocidad por monocarril. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisión de imágenes por teléfono. como el teléfono. ni tampoco adonde azotan vientos húmedos y salinos. Por otra parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o insalubre. mientras que los desplazamientos admiten la comunicación por diversos sistemas rápidos. Los inconvenientes de estar situados en medio de una aglomeración urbana son dificiles de paliar (7). (8) Se están realizando estudios constantes sobre el problema de transmisión de datos y documentos a distancia.. Como principio general los depósitos no los pondremos a mediodía en zonas cálidas. Conviene también tener en cuenta que la construcción en serie abarata el costo en el 20 ó 25 por 100.Medidas complementarias. lo que debemos conocer realizando. En circunstancias normales la construcción debe ir siempre encaminada a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. así como a la cantidad de luz que pueden recibir. los sondeos necesarios. No podemos construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona montañosa y fría. En Moscú sirven documentos a varios kilómetros de distancia por conducciones de arrastre neumático. ni a norte en zonas frías. Según el clima resultante de los diferentes condicionantes atmosféricosdaremos a los depósitos -zona problemática de todo archivola orientación que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad y calor adecuados a la conservación de los fondos. CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO En cuanto a las cualidades específicas del terreno hemos de tener en cuenta no solamente su configuración sino muy principalmente la naturaleza del suelo y condiciones fisicas que le rodean. aun pudiendo. Instalación y conservación que no compense el gasto de su instalación.

si le hay. próximo al mar o lago. Los daños se manifiestan por coloraciones vivas. sino por las consecuencias funestas para la conservación de los documentos. Los primeros provocan un cambio de coloración en el papel que distinguimos como «manchas». En atención a estos peligros.El edificio actual. . del mismo modo que la acción lenta del calor. b) Húmedo Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la humedad (12). (1 1) Casano. obra citada. preferentemente rojas. 817. Se trata generalmente de tierras de sedimentación. Sólo en casos extremos su acción es directa.. que si aparece humedad en un archivo de nueva construcción el Único remedio. siendo sus conclusiones de interés primordial para nosotros. Entre el 70 y 98 por 100 de humedad se producen hongos y bacterias. (13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda.' edic. El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre el terreno preparado por los hongos. Condiciones previas 85 A veces el sitio de que disponemos no reúne las condiciones de seguridad necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa conforme al peso que han de soportar. ya que no sólo atañe a las buenas condiciones generales del edificio de archivo. pág. refiere el caso del archivo de Calabria. acequia o cualquier otra masa o conducción de agua que pueda (10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas muy adentro. directos e indirectos. aunque los efectos de este fenómeno geológico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de la documentación y su compacidad (1 1). gris o pardo. arenosas o de relleno. amarillas y azuladas. que sobre la fibra misma dan un tono crema. El daño que se produce siempre en la fibra de la celulosa es una hidrólisis que les hace perder fiexibilidad terminando por carbonizar el papel. vol. Con carácter general ha sido estudiado este problema por los arquitectos (13).. mientras que las segundas no. 2. cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el deslizamiento. o cercano arío. Con ello se evita también el peligro de una presión o una ondulación lateral o de debajo en caso de movimiento sísmico. nunca se instalará un archivo depósito en sitio arcilloso o pantanoso. en Madrid. Actúa de manera indirecta facilitando los destructores bióticos. En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo alguna presión lateral o superior que puede provocar un corrimiento. lo que se llama «destilación seca». realizó un Seminario sobre el acuciante tema <<La humedad en la construcción». (12) Dice Kraemer Koeller en su «Tratado de la previsión del papel y la conservación de Archivos y Bibliotecas. En todo caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10). Estos agentes bióticos necesitan unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que ésta es la principal: los únicos que no necesitan de ella son las termitas. es encarcelar al arquitecto. Hay un tipo de cimentación adecuado a base de una plancha de hormigón con celdillas cuadradas por la paite que apoya en el suelo. 1.

de más dificil localización de procedencia. sobre todo en las marítimas. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio y dañar los documentos por absorción o capilaridad. Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma capilaridad. o por condensación. En un muro orientado a norte subirá más que en un muro orientado a sur no sólo porque al disminuir la temperatura aumenta la tensión superficial. También construyendo una cámara de aire horizontal por debajo del pavimento. de origen fácilmente reconocible. Construir en terreno acuoso es caro y complejo. y por tanto la capilaridad. A veces un muro puede contener hasta un 30 por 100 de agua. Tampoco aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia. Hay que evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros de los sótanos. de 5 a 7 centímetros de grueso.60 metros por debajo. Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles profundos. lo que se consigue coronando la cimentación con láminas asfálticas. Instalación y conservación producir inundación en condiciones meteorológicas adversas. Se manifiesta a nivel del suelo en una altura de 0. por filtración. lo mismo que a orillas de un río. Los muros de los sótanos deben llevar mezclado al hormigón sustancias hidrófugas que hacen que la absorción sea un 60 a 70 por 100 más lenta. Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fábricas de los muros de carga amenazando su estabilidad. En el segundo y tercero se hace preciso un sistema de drenaje permanente que garantice un mínimo de desecación (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando después una construcción con todas las prevenciones necesarias. difusa homogéneamente bajo la superficie. Habrá que eludir los lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte. Estas . En el primero de los casos habrá que desecar el terreno por drenaje y proceder a desviar el agua que lo encharcaba. por rotura fortuita o situación de emergencia. o recibir torrenteras de terrenos más elevados. aunque el suelo aparece seco. La humedad por absorción o capilaridad es debida a la tensión superficial. aunque a veces alcanza la altura de un metro o más. sino por tener menos evaporación. Como medida general hay que utilizar para los cimientos materiales densos. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta encontrar asiento más firme y evitar la proximidad de árboles cerca de los muros. lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cámara de aire vertical por el exterior del muro perimetral. no porosos.40 metros por encima del suelo y 0. sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad.86 El archivo. sin embargo el agua se encuentra a poca profundidad. También se consiguen buenos resultados con dos capas. así como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente para que no se estanque el agua de lluvia en la zona próxima a los muros. y profunda inagotable. Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie. una de grava y otra de hormigón. plancha de plomo o capa de material hidrófugo. riego de zona de jardines o huertos próximos.

ya que se produce a través de los muros. Condiciones Previas 81 cámarás cerradas tienen a la vez una acción anticondensante al reducir la inercia térmica del suelo.son las comunes a cualquier otro tipo de edificio. pero no como para tener filtraciones. agravando la situación el encontrarse en sus proximidades una fábrica (aire polucionado y objetivo militar). esto último con las debidas precauciones. dice que los edificios de piedra arenisca conviene tratarlos con sustancias repelentes al agua.El edificio actual. (15) Kraemer. Por este motivo cuando al peligro de humedad por absorción se une el peligro de inundación se aconseja construir la parte de los depósitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas lo más profundo posible en el suelo. pág. no deben tener contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. El de Alcalá de Henares está en terreno muy húmedo. y el Archivo General de la Administración. La lluvia. y sin amenaza tampoco de inundación por su escaso caudal. humedad ambiental y objetivo militar). I.500 metros cuadrados de superficie. En cuanto a la humedad por filtración existen otros recursos. Bástenos saber que el material poroso reduce (14) Es mas fácil drenar un terreno arenoso con vías de agua relativamente próximas que un terreno pantanoso. Pero sería contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas porque al impedir la salida del agua por evaporación provocaría la ascensión de las humedades. El moho suele aparecer en verano por efecto del calor (15). cubiertas y ventanas. cuya amplitud es de 2. por lo que tiene más fácil remedio. obra citada. Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes dificultades para construir cámaras subterráneas de seguridad. Sin embargo podemos citar el caso de la Cámara del Tesoro del Banco de España hecha a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcalá y con 20 metros de caudal de agua por encima. . en Toulouse (Francia). Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mínimo fallo además de encarecer la construcción. o contramuros. t. Las precauciones a adoptar. A este tipo de construcción corresponden el archivo del Alto Garona.jardinería o aparcamiento. Las capas impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormigón) son de uso correcto como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra. en Alcalá de Henares (España). nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los paramentos exteriores. 824. en cuanto a la Construcción. Los tabiques. Este espacio libre puede ser aprovechado para accesos. dejando un espacio libre o cámara de aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que ha de ser la planta primera. Este tipo de construcción de edificio de archivo es igualmente Útil para terrenos infestados por termitas o roedores. relativamente próximo al río. El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del núcleo urbano se encuentra en zona próxima al Canal de Midi (filtraciones.

Como productos aislantes están las pinturas asfálticas. (18) Kraemer. La solución puede ser abrir una zanja a todo lo largo del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas. o por 100metros cúbicos de ambiente. sobre todo si los muros están orientados en la dirección del viento dominante. Los efectos sobre la documentación son (16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia térmica de los muros perimétricos. Si a la pared se le ha hecho una cámara de aire debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17). o a cara vista. teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18). (17) La cámara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centímetros de espacio libre. 826. que contienen cierto porcentaje de caucho clorado. Instalación y conservación la inercia térmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporación (16). Se manifiesta sólo cuando por saturación total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado «punto de rocío». De este modo durante el día se produciría la evaporación al exterior del agua que haya absorbido la pared. Será preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la dirección del mal tiempo. No es correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras porque quedaría cortada la transpiración. o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad por arrastre de aguas. tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida como por la gravedad de los daños que produce. Las ventanas o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos húmedos y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento exterior de la fachada.l por metro cuadrado. que se cubren con el revoco antes de haberse secado enteramente. con un grueso de 13 centímetros en los muros. Generalmente llevan dos manos. También deben evitarse patios interiores y orientar la ventilación lo más posible en sentido vertical. debiendo ser totalmente cerradas o a lo más llevar aberturas en proporción de 0. Hay que evitar el recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como plaquetas vidriadas o azulejos. Tampoco entrará la humedad durante el invierno cuando por hacer más calor dentro se origina una corriente inversa de humedad. pág. No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie favorece la formación de moho. En cambio sí pueden utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. son vez y media más vulnerables a la humedad que si están enfoscados.88 El archivo. obra citada. La inclinación de las cubiertas y correcto estado de los desagües tienen mucha importancia. que pueden producir la acumulación de agua que resbala sobre las partes bajas del edificio. que los muros de ladrillo cerámico. . siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que está cortada la comunicación capilar al interior. así como protegidas por remates y antepechos. El problema se agudiza si se construyen depósitos subterráneos en terrenos húmedos. La humedad por condensación es la más peligrosa para los fondos documentales.

(20) En el Archivo Histórico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas conducciones a modo de chimenea en la pared de los depósitos. jugando con la diferencia de temperatura del aire que establece una corriente entre ellos. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. o con lámparas desecadoras en países que a la vez son fríos y húmedos. El más sencillo método de conseguirlo es asegurar una buena aireación en los depósitos a base de practicar pequeños orificios en muros opuestos. con ranuras tipo persiana para entrada y salida del aire. Deben evitarse igualmente los pilares de hormigón armado embebidos en los muros exteriores sin recubrir por el interior por producir «puentes térmicos» que favorecen la condensación. Condiciones previas 89 semejantes. con una protección en la terraza. En España podemos citar los casos de los depósitos del Archivo Histórico Nacional. Por esta razón hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar cortada la renovación del aire provocan la condensación. Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad de absorción del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19). Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables. No obstante es preciso que este sistema esté muy bien montado para obtener resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecánica (absorción e impulsión por ventiladores). a menos que estén tratadas con estabilizadores que impidan la formación de hongos. la nueva instalación del del Archivo de Simancas y el de la Chancillería de Granada en los que no se ha conseguido la finalidad prevista (20). Estas pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que esté seca la pintura asfáltica. Hay pinturas anti-moho derivadas del petróleo que protegen los muros aunque. o también insuflando aire caliente en los depósitos por cualquier otro sistema que tenga la instalación de calentamiento fuera de los depósitos.El edificio actual. En suelos y techos produce una corriente vertical desde las zonas frías de los sótanos a la más cálida de la cubierta del edificio. Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o vegetal. . no la documentación. pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura asfáltica y una intermedia de fibra de vidrio. como es lógico. En los muros se produce una corriente horizontal entre las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. (19) Son también antitérmicas. o de suelo a techo. Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la atmósfera. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos y suelos. El suelo se aísla con una capa debajo del parquet o de las baldosas. También pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas donde a la humedad se une el calor.

El daño en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrólisis que les hace - (21) Las bacterias no producen coloración. los hongos sí. coincidiendo con una humedad de más de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las bacterias (21). Las ventanas darán a pasillo. da también buenos resultados. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven quebradizos por efecto de la deshidratación y con un 75 por 100 se desarrolla el moho. Lo que nunca haremos es abrir periódicamente puertas y ventanas para que se renueve el aire húmedo de los depósitos. En los depósitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan máquinas desecadoras transportables. o clururo de calcio. resultando curioso comprobar la cantidad de agua que había en la atmósfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo se ha depositado en el recipiente. Pero esto sólo vale para depósitos muy pequeños y con poca humedad. Se necesitan de 30 a 40 kilogramos de cal viva al día por metro para neutralizar un 90 por 100 de humedad. En un depósito cuya temperatura oscile de 16 a 1 no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 Ó 25O. Cuando se ha llegado a producir el moho (hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas. fundados en el principio de la refrigeración. sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio correspondiente. La humedad descompone los pergaminos (materia animal) y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo además las tintas. nunca directamente a los depósitos. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura P posiblemente ambiente. . que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente que llevan para ello. Instalación y conservación Existen aparatos deshumidificadores. pero también el menos eficaz. La cal. A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el procedimiento de electro-osmosis. Tengamos en cuenta que los daños producidos por la humedad en los documentos son de gran importancia habiéndose perdido muchos fondos por este motivo. renovando su contenido periódicamente. El más barato sistema. lo que resulta bastante caro. Esto provoca una mayor condensación del agua que tiene el aire en suspensión con efectos contrarios a la que se pretende. consiste en distribuir por los sitios menos ventilados del depósito recipientes conteniendo alguno de los productos que absorben el agua en suspensión tal como ya mencionamos. Otros se sirven de la propiedad de absorción de la humedad de ciertos productos químicos tales como la gelatina de silice o el fluoruro de litio. Por ignorar este fenómeno físico se perdieron entre 1944 y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en Alemania.90 El archivo. Los aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automático. El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60 por 100. La utilización de ácido sulfúrico concentrado es peligrosa. En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semisótano.

También puede revestirse de losetas de caucho o linóleum pero es más caro y puede posarse el polvo en las junturas. Condiciones previas 91 perder flexibilidad. El polvo producido por sequedad se combate desterrando toda suerte de alfombras o esteras. .El edificio actual. Además las tierras polvorientas en verano se convierten en puro barro con las lluvias del invierno. y además las últimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida. lo que puede aplicarse a las tomas para aire acondicionado (23). que revuelven el polvo pero no lo eliminan. 7 (22) Funcionan por dilatación o contracción de un cabello a efectos de la humedad. Los llamados . El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frágiles y quebradizos. c) Seco Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo. El mayor daño lo provocan las bacterias aunque a veces precisen para su desenvolvimiento la preparación del papel por la acción de los hongos. (23) La URSS. así como pavimentos de corcho. Las paredes tendrán los ángulos redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos y estarán cubiertas de pinturas oleaginosas o plásticas. bien en pasta que se extiende con una espátula. Puede favorecer la erosión del edificio. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los revestimientos de polivinilo que hay en el mercado. La entrada de polvo se evitará si tenemos una presión alta que impide que entre del exterior al abrir las puertas de acceso y también implantando filtros de lana de vidrio en las entradas de aire. Este último procedimiento es el más barato pero también el que se desgasta antes. Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional de Florencia de 1956. En un ambiente reseco será preciso proceder a la humidificación adecuada que lo contrarreste. Se realizarán limpiezas periódicas con aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. No se utilizarán para limpieza escobas. Para la observación vigilante habrá distribuidos por el depósito higrómetros que nos tengan al corriente en todo momento y en cualquier época del grado de humedad existente. aunque sus daños sean de menor grado.de pelo» (22) son de gran sensibilidad pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80 por 100 de humedad. bien con barniz que se aplica a pincel. zorros ni plumeros. Para la limpieza directa de papeles puede utilizarse una máquina vibradora-aspiradora que actúa después de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metálica. que no retienen el polvo. bien en láminas que se adhieren con una capa de pasta especial. Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente para que no sobrepasen las cifras máxima y mínima deseables.

que sepamos. termitas. 15. los que muchas veces traen ya las larvas. Una vez saneado para que esta salubridad se mantenga será necesario hacer una zanja vertical aislante de hormigón a bastante profundidad todo alrededor. Salvatore. aunque estas pulverizaciones. También puede construirse haciendo un vacío sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del edificio.92 El archivo. conocido mundialmente por ser el primero. «La moderna edilizia degli archivi» (Rassegna.. Aunque hayamos evitado la penetración por el suelo hay que vigilar su posible penetración por los conductos u orificios de aireación ya que las hay voladoras. d) Infestado Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos. . Con todo es conveniente practicar inspecciones periódicas para comprobar que la defensa es efectiva y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes. pero incorporando DDT al hormigón de las pilastras y los muros. (25) Carbone. por débiles. del mismo modo que se indicó contra la humedad por capilaridad. físicos y químicos. Puede utilizarse un preparado de DDT en solución al 5 por 100 en petróleo. que se aplica en aspersiones regulares o mejor inyectándolo a profundidad. El polvo se puede combatir pero es muy difícil de eliminar. estudia todos los agentes bióticos. etc.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestación antes de comenzar a construir. 251). También deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca cloruro de arsénico que perjudica a las personas. en Italia. Por este motivo en ocasiones se prefiere una barrera de metal. los monos y elhombre. roedores. no lleguen a eliminar las larvas. Instalación y conservación En suma. incluyendo entre los vertebradoslos murciélagos. 1955. ya que las termitas a veces se deslizan entre las grietas del propio hormigón. Si la invasión adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista.. que ha abordado el tremendo problema (25). Se recomiendan pulverizaciones no peligrosas en los depósitos y carritos portadocumentos. pág. Todas estas precauciones de construcción quedarían anuladas si no pasásemos por la cámara de desinfección y desinsectación todos los documentos que entren en el archivo.800 especies. Un magnífico ejemplo de cómo se ha realizado la instalación de un archivo en este tipo de terreno lo tenemos en el de Udine. en su obra citada.. Las termitas tienen una organización estatal superior a la de las abejas y se conocen más de 1. o para mayor seguridad elevándolo sobre pilastras (53). Por este motivo si se han cerrado las pilastras formando una cámara aislante será preciso poner una finísima tela metálica en los orificios de ventilación. un archivo situado en terreno polvoriento dará mucho trabajo. al que considera como uno de los más perjudiciales. (24) Kraemer. mezclando el hormigón con una determinada cantidad de sustancias insecticidas.

humo. . polvo. y otros. MEDIO AMBIENTE Es también contraindicado para construir un archivo cualquier terreno enclavado en una zona de atmósfera polucionada por residuos fermentables o gases ácidos procedentes de combustión de carbonos y aceites (27). La polución atmosférica es mayor en (26) Los clásicos cepos. de la celulosa del papel. agua. En cuanto a. Condiciones previas 93 Figura 53. etc. (27) Gas sulfuroso. de las colas del papel o de la encuadernación.El edificio actual. cuya atmósfera se da generalmente en la proximidad de fábricas o factorías. Hoy existen productos químicos que ingeridos por los roedores producen su muerte por provocar ingestión de exceso de líquidos. no nos parecen adecuados dado que supondrían una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por olvido en cualquier rincón poco transitado. dióxido de carbono. por el efecto contrario de desecación del animal. avisar a especialistas (26). según su especie. como con las térmitas e insectos. Unos se desarrollan en sitio húmedo y otros en sitio seco. del cuero o de la tela de éstas. del archivo de Udine (Italia) sobre terreno Los insectos bibliófagos se alimentan.-Planos infestado. Si la invasión fuera grave conviene. más eficaces y limpios.de Nairobi en 1978. Este peligro fue ya denunciado en la «Table Ronde. aire. que mencionan algunos autores.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireación y los conductos de toda clase: calefacción. así como por cualquier clase de humo.

5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad. forman ácido sulfúrico. En consecuencia se rehuirá la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas. en contacto con el metal. puentes o nudos importantes de comunicación.94 El archivo. estaciones de ferrocarril o autobuses. Con un 5.5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosión. centrales eléctricas.6 naranja.5 verde y con un 3. El procedimiento francés da colores diferentes. que en verano. En todo caso el edificio del archivo estará siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo. En estas zonas en caso de guerra no solamente están expuestos a la destrucción directa sino a los perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido eléctrico . las que producen una coloración determinada según el grado de acidez del papel sobre el que se hace la prueba. Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frágil y se desmorona convirtiéndose en polvo. con un 4. puertos marítimos y fluviales. es 5. que llega a ser grave en las proximidades de 3. Anotemos en su larga lista los mercados. La proporción Óptima. Instalación y conservación invierno. Dado que la mayor parte del papel actual. cárceles. sustancia altamente corrosiva. cuarteles o cualquier instalación militar. Por debajo de 4. de mala calidad. gasolina u otras sustancias semejantes. con tiempo brumoso. Remediar estos daños entra ya de lleno en el campo de las técnicas de restauración de documentos (28).2 de PH el papel se pone azul. aun cuando no es muy corriente que el aire alcance el grado de concentración necesaria para ser perjudicial. contiene un porcentaje de impurezas metálicas puede comprenderse el peligro que le amenaza. en potencia pero totalmente existentes. materias plásticas O papel. la proximidad de industrias y factorías es perjudicial para los archivos. humos o polvo. que pueda entrañar la vecindad de objetivos militares en caso de guerra o revueltas internas (29). El procedimiento inglés es a base de cromo-creosol comercializado con el nombre de «B-CG. Ink». este peligro se aumenta si además manipulan o almacenan materias inflamables o de fácil combustión. así como de combustibles tales como petróleo. La prevención de estos daños consiste en instalar filtros de entrada de aire que lo purifiquen. Estos gases. Por otra parte algunas veces para proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de cartón cuyo grado de acidez no está controlado y esto viene a agravar el problema. en la escala establecida de 1 a 10. aeropuertos. ENCLAVE PELIGROSO Si como acabamos de exponer. La niebla cargada de polvillo de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de los papeles. Tenemos que prevenir también los peligros. Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas.

que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio. Porque si bien nos consta que una capa de cemento y acero ha sido suficiente protección para bombas de no demasiada potencia. (30) María del Carmen Guzmán. Willamson en la ponencia «Protection of vital records agains nuclear weapons effects». recomendando trasladar lo más valioso a sitio seguro (Rassegna . año XIX. Roma. En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la (28) El exceso de acidez se neutraliza con un baño de carbonato de calcio o magnesio. También Giuseppe Turrinin estudia su efecto en 4 1 bombardamento delle Biblioteche Capitolare de Verona e sue consecuenza nelle suppellettile de Libraria» (Bol. pág. págs. un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R. que había sido presentada en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en experiencias realizadas en el Instituto de Tecnología de Massachussets y pruebas realizadas en el polígono de experimentación de Nevada. A su vez se ha estudiado el modo de prevenir en lo posible los daños derivados de esta contingencia. pág.-dic.Table Ronde. vol. núm. A. La explosión de una de éstas origina un 50 por 100 de energía expansiva y el otro 50 por 100 de radiación térmica y nuclear. Contra la radiación térmica suele ser suficiente que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» se hace necesaria una protección especial por el alto grado de calor que origina. Aún más difícil es defender los documentos de la acción devastadora de las bombas atómicas. X. . Onofrio Pasanisi expone el problema en «Gli archivi e la guerra. 26.. obra citada.Anno VIII. publicó en el «Boletín de la Dirección General de Archivos>>. La protección que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve también para la radiación nuclear. 567. ya que las devastaciones que produce son similares (30). produce el efecto de un seísmo. I. pág. (29) En la .El edificio actual. núm.. nov. El de Alcalá de Henares (España) tenía también el inconveniente de la proximidad de cárceles y cuarteles pero ya han sido éstos desplazados a la periferia desde hace algunos años. 1970.. 75-90). El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno húmedo y lejos del núcleo urbano se construyó cerca de la vía del tren (objetivo militar) y cerca también de una fábrica (objetivo militar y aire polucionado). 1. genaioaprile 1948. Subdirectora de nuestro Archivo Histórico Nacional. Kraemer. fasc. En cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento fortísimo que origina sería necesario construir bloques con las mismas precauciones tomadas contra los terremotos. De allí ha venido la prevención de alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. Instituto de Patología del Libro. partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atención al peligro del terrorismo. no lo ha sido igual para las de mayor poder destructivo. Condiciones previa7 95 y proyección de escombros sobre el edificio. 116. VIII. prestándole una defensa definitiva por sistema de laminación. La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una preocupación tanto para los países que la han sufrido como para los que han sido meros espectadores de la catástrofe. 72). celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda Guerra Mundial. I-IV.. asegura que una <<alfombra de bombas.

En Francia. En el Archivo del Estado de Coblenza tienen una cámara subterránea de seis metros de profundidad. En Estados Unidos han excavado en la roca galerías inmensas para guardar microfilmes a la vez que han puesto en práctica la dispersión de la documentación por centros rurales. Algunos se inclinan por tenerlos previstos sólo para caso de emergencia. sótanos cubiertos de bóveda o galerías de minas abandonadas. Sin embargo la bóveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba. Es una de ellas. incluso atómicos. El de Mikkely (Finlandia) ha aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera otro depósito para lo más moderno (figura 54). pasadizos subterráneos. Instalación y conservación señalización de los archivos con un signo visible. con estanterías deslizantes para archivación densa que permiten meter en caso de peligro lo más valioso. en dos plantas. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) está excavado en la roca y lleva cemento en los techos. ya que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son siempre vulnerables (3 I). Muchos se acogen a esta solución antes que hacerlos subterráneos por ser aquéllos costosos de construir y mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una buena aireación. quizás la más segura. Sin embargo la falta de fe en que fuesen respetados llevó a buscar otras soluciones. construir los depósitos bajo tierra a salvo de bombardeos. Participa de este último criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera (Alemania) que propone alejarlos de los núcleos urbanos de cierta categoría a un mínimo de distancia de 30 kilómetros. Tal por ejemplo que sean de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el derrumbamiento por la fuerza expansiva.96 El archivo. Es otra dispersar los fondos alejándolos de las ciudades. no sólo de aire acondicionado sino de un grupo electrógeno para el caso. y otro más pequeño para la documentación más moderna. En los países nórdicos han realizado depósitos excavados en la roca. Bélgica y Polonia propusieron aprovechar túneles. y se habló de los pactos «Roderich» y otros convenios internacionales de igual naturaleza. que comunican con el edificio por un ascensor. El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los cimientos de 10 a 12 metros. La tercera propone construir sobre tierra pero con unas condiciones que merezcan cierta seguridad. Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios sobre tierra pero con unas condiciones especiales. de cortes de luz. que podemos agrupar en tres modalidades. También que se construyan naves . como se hace con los establecimientos hospitalarios. corriente en situaciones bélicas. lo que supone la dotación. Si se trata de edificios sus sótanos deben ser abovedados. Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan depósitos de seguridad bajo tierra.

-Entrada por tunel cubierto al depósito dentro de la roca. pág. sin que la onda expansiva haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. 83). Tenemos la experiencia de los Archivos Nacionales de Hungría con doce depósitos de los que uno sólo fue destruido por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los demás por estar separados entre sí. (32) Véase trabajo citado en la nota 30. que ya entonces tenían muchos depósitos subterráneos suecos y americanos (Archivum. antiguo refugio. .. Otros propugnan que los depósitos sean totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeños puntos de luz o aireación. Cubierta toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeño montículo los resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido tanto de la radiación térmica como de la nuclear. 1956. Condiciones previas 97 Figura 54.On building archives. VI. No obstante resulta algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos. siendo también costosas las instalaciones que precisa -mecánicas. separadas evitando la acumulación.El edificio actual. Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el polígono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de Tecnología de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso sobre el nivel del suelo un pequeño depósito de sección circular con cubiertas abovedadas y muros de tubo de hormigón o de acero ondulado. eléctricas. del archivo de Mikkely (Finlandia). sanita(31) Sam Hedar anota en .

en parte. para eludir.98 El archivo. así como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. Por ello sólo puede ser recomendable para una pequeña cantidad de documentos de alto valor. . el efecto de la onda expansiva. nunca rectangular. o en archivos pequeños. y realizado con tubos de hormigón de acero ondulado. con la misma finalidad.-. pero siempre con su estructura de sección circular. etc. Instalación y conservación rias. a ras del suelo. aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte del depósito de construcción abovedada por debajo del nivel del terreno.

con los archiveros que son los que saben por experiencia qué les falta y qué les sobra en sus viejas instalaciones. que una fábrica. 1964. núm. resistencia de los mismos según el tipo de archivación (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la construcción responda a las condiciones requeridas. 27. que se le mentalice sobre qué es y qué finalidad tiene un archivo y necesidades que implica. Robert A. TRAZA GENERAL Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de todo punto necesario que se le suministre una información previa. .Planificación y estructura Una vez determinado el lugar la cuestión que se plantea a continuación es la traza general del edificio. (1) Schoenberner. Desde el Director del centro hasta el portero podrán contarle al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1). No se le puede exigir que sea experto en todo sino sólo que con su técnica sepa resolver nuestros problemas. así como la inspección personal de otros edificios ya construidos pero generalmente se olvida la más importante que es la consulta directa con los principales usuarios. que una urbanización de viviendas. 491-493. Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya luego que reformar todo. págs. que una iglesia. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que construir un hospital que un edificio de oficinas. «What the architect needs to know about archives>> (The American Archiviste. La fuente de información suele ser la consulta de publicaciones técnicas donde se describen casos semejantes. capacidad de los depósitos según la documentación que ha de recibir.

Todo el trabajo que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido en cuenta desde el momento en que entra la documentación por el muelle de descarga hasta que se archiva definitivamente en los depósitos y se presta servicio con ella. Esto puede modificar mucho todos los planes. área del edificio en que va a realizarse cada función. 1956. El tercer punto es el más conflictivo. muchos años después. (3) Kolaz. sostiene esta separación al extremo de aconsejarun pasaje cubierto para relacionarambos cuerpos de edificio. necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas tareas. como por la resistencia de los suelos. separado del resto por una zona neutra en que se sitúan las escaleras y elevadores. muebles o máquinas que van a ir en el edificio. en <<The case of documents and management of archives. Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanterías. tanto por la dimensión de los espacios. laboratorios y servicios. lo que vemos realizado. tanto de trabajos técnicos como administrativos. instalación y conservación Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo oído de viva voz. Algunos prefieren describirlas como tres: dependencias. 53). en el archivo de Mikkely en Finlandia. Tiene que tener un conocimiento exacto de las áreas y zonas fundamentales de que va a constar el edificio y proporción entre ellas.. publicado en Londres. siendo fundamental la capacidad de archivación prevista y posibilidad de expansión de la misma. aunque a veces se dé la inmensa suerte de que no constituye problema. De uno u otro modo la realidad es que los depósitos deben constituir un bloque especial independiente. y es el presupuesto con que se cuenta. ZONAS DEL ARCHIVO Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes claramente delimitadas: dependencias y depósitos (2). Debemos suministrarle un esquema que comprenda la función a realizar.1O 0 El archivo. zona del público. . aunque esta vez se trata de unir dos depósitos de diferente naturaleza. <<Le nouveau batiment central des Archives de 1’Etat de Varsovieo (Archivum. Enumera detalladamente todos los espacios. tipo de servicio a realizar hacia la Administración o el investigador. y depósitos. VI. (2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. equipo que va a desarrollarla. como por su forma. laboratorios y servicios.. como por cualquier exigencia particular que exista. incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. Otros añaden comunicaciones: pasillos y escaleras (3). W. Otros como cuatro: dependencias de trabajo. Ya en 1919 Charles Johnson. y depósitos. Es muy conveniente que cuando estén hechos los primeros planos se pasen a revisión por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna mala interpretación. L. y Parczewisth. La ubicación de los diferentes sectores de este circuito debe estar pensada de modo que facilite al máximo su cumplimiento. pág.

como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural. viejo o nuevo. en los que se establece la intercomunicación entre ambos cuerpos de edificio por un Único puente cubierto lo suficientemente largo para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio producido en los depósitos o viceversa. 117. PLANTA Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de seguridad todo alrededor del mismo. Nunca estará su fachada enrasada con los demás edificios sino retranqueada lo suficiente para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la vía pública. ya que éstos no suelen perpetrarse cuando están los documentos en los depósitos. . debe estar separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. Las necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles. derrumbamiento por sobrecarga. En general se prescribe que sean 10 ó (4) Duchein. facilidad de combustión. tales como la limpieza. sustracción. cuya rigurosa vigilancia es muchas veces verdaderamente difícil. añade a la conveniencia razones de estética. Un archivo. la ventilación y la temperatura y grado de humedad adecuados. pág. etc. en su aportación al Congreso de Florencia de 1956. Sin embargo el modo de satisfacer estas necesidades para unos y otras también varía.PlaniJicacidn y estructura 101 Esta separación está indicada no sólo por las diferentes condiciones técnicas que requieren ambos cuerpos sino también por la necesidad de protejer a la documentación de los hábitos humanos. aunque también tengan otras muchas comunes. Algunos encuentran que esta separación es también buena para evitar los robos pero en la realidad esta precaución es prácticamente superflua. que perjudica a los documentos. costumbre de fumar. pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena y el de Dresden. En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma. Esta zona de seguridad puede oscilar de 10 a 20 metros de anchura. en los que no podrían siquiera orientarse sin ayuda del personal. posible incumplimiento de control de uso por pura pereza. que antes no se tenían en cuenta. así como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulación de papel. En todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos que le preserve también de cualquier clase de filtración y amortigüe los ruidos y vibraciones de los transportes mecánicos de la zona circundante evitando la disgregación de los cimientos por esta causa. sino más bien en la sala de lectura.

Instalación y conservación 15 pero algunos archivistas señalan los 20 metros como mínimo (5). La necesidad de construir los depósitos con la capacidad y condiciones necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan hecho adoptando una serie de variantes. Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo de los Alpes Altos de Francia (figura 57). Unidos a las dependencias por un solo lado tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia). puede darse el caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las variantes expuestas. Es también válida en cuanto a protección de cualquier manipulación nociva desde el exterior. También está unido por un solo nexo el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que si bien el bloque de depósitos es rectangular el de dependencias es circular. 8-9).102 El archivo. 1957. Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 ) y algo más el de Coblenza (Alemania). siendo hoy una de las precauciones normalmente respetadas. Generalmente responde a las necesidades del terreno de que disponemos. sobre todo si se hacen de diferentes alturas. Para Düsseldorf (Alemania) existe un proyecto en que los depósitos están en el centro del rectángulo rodeados (5) Voronin. Con esta zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le expone la proximidad de viviendas y molestias del tráfico rodado. I. . De esta manera se procedió a comienzos del presente siglo en la construcción del archivo del Public Record Office de Londres y en el del Estado de Prusia en Dahlem (Alemania). <<La construction des batiments d’archives en URSS» (Archivum. ya que si bien la forma de un solo rectángulo parece la preferida hasta ahora. VII. Adosados por una esquina dos rectángulos recordamos el de Toulouse (Francia). como también la protección de las viviendas del peligro que supone la proximidad de una enorme acumulación de materia tan combustible como es el papel. En ella unas veces están las dependencias unidas por un solo lado y otras por dos. con un patio central. unas veces con la finalidad de aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada forma la documentación. caso Único que conocemos de esta original disposición (figura 56). Por otra parte la utilización de rectángulos relacionados entre sí. Esto suele darse cuando se aprovechan edificios ya construidos a los que se añade el depósito. rompen la monotonía de una masa compacta dándole un aspecto mucho más agradable. A veces son dos rectángulos acoplados por una esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto formas totalmente irregulares. por ser el que aprovecha el terreno al máximo es el de planta rectangular. págs. El tipo más divulgado. Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular podemos citar algunas variantes.

en el que el depósito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del edificio por un solo pasillo.-Archivo departamental de Lille (Francia).-Plano del archivo de Varsovia. de traza totalmente única.PlaniJicación y estructura 103 Figura 55. . Figura 56.

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El archivo. Instalación y conservación

de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6). Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos departamentales de Chaumont y Mézikre (Francia). El Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) tiene los depósitos en forma de U cerrada por el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos (figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio Piccolomini, los depósitos tienen forma de C construidos alrededor de un pequeño patio. También puede adoptarse la forma de H en la que los brazos laterales son los depósitos y la transversal las dependencias, siendo muy útil esta disposición para que una sola dotación de archivistas atienda a dos procedencias administrativas diferentes ahorrando así el costo que podría suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada administración (figura 59). Esta forma figura en la planificación de archivos de la URSS hecha hace algunos años (7). Podemos citar construidos de esa traza, más o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en 1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depósitos ocupan

Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por dos rectángulos acoplados.

(6) Janssen, Wilhelm. <<Die Bestande des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf». Kurzübersicht. Selbstverlag des Hauptstaatsarchivs Düsseldorf, 1974. (7) Presentada por Voronin en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956, al que aporta un plano-tipo (Archivum, VI, 1957, pág. 5). (8) .Archives de la Manche. Saint-Lo. Construction du nouveau dépot départamentale.. París, 1966. Edit. Forges de Strasbourg.

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El archivo. Instalación y conservación

solamente uno de los laterales. Este Último también podríamos relacionarlo con una T de base amplia. Más raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (Espaiia) (figura 60). Con un terreno rectangular también puede conseguirse esta separación de masas adosando las naves de los depósitos en forma de batería o peine al cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene disponiéndolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos a la vez (9), cuyos depósitos están hechos bajo tierra para asegurar más su protección. Estos dos últimos tipos de planta fueron aconsejados por los asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde des archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Düsseldorf (Alemania) fueron proyectados con los depósitos en el centro, rodeados por las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso fácil a la entrada y salida de documentos.

ALZADO Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra (figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separación de ambos bloques es horizontal pero en éste además ha sido preciso hacer también una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno sólo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.), con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depósitos que van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los términos usuales poniendo los depósitos en las plantas bajas para aislar las zonas de trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o tránsito de un
(9) Hvidtfeldt, Johan. «New Archive-building in Denmark». Ponencia 2.a,IX Table Ronde. Londres, 1965.

Planijicación y estructura

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Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administración, de Alcalá
de Henares (España), construido en punta de flecha para aprovechar el terreno triangular.

Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).

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El archivo. Instalación y conservación

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Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n ¡veles, es d e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).

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bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depósitos. Cuando forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), y el de Ottawa (Canadá) (figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca), proyectados simultáneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro pisos subterráneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferroconcreto. También el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el aislamiento se logra por extensión horizontal igual que en 1cs de torre.

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de los mormones. en Salt Lake City. aprovechahdo el desnivel del terreno. Por tanto no podrá hacerse en terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos. sin los cuales no podría efectuarse correctamente el servicio. Son muy conocidos los depósitos de los registros microfilmados por la Sociedad Genealógica. perforados en una montaña de granito a 210 metros de profundidad. sobre todo. No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio sea mejor o peor. pero. Utah (figura 66). instalación y conservación Figura 65. bóvedas protegidas por acero.-Archivo de Estocolmo (Suecia). también en Estados Unidos.110 El archivo. y las escaleras correspondientes . mecanizados o no) que por vertical (escaleras y montacargas). un elevado índice de elasticidad que le permita mantener el equilibrio necesario en todo edificio alto. Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentación adecuada dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre. Los subterráneos los encontramos preferentemente en los países nórdicos donde se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climáticamente habitable. donde abundan las zonas con poca densidad de población periférica de las grandes aglomeraciones urbanas. Necesita una buena instalación de ascensores-montacargas. En los de superficie algunos aseguran que son más cómodos los que se manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre. Se encuentran los primeros con frecuencia en Estados Unidos. basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los estragos de las guerras pasadas. comenzados en 1961. construido con las dependencias al aire y los depósitos bajo tierra.

UU. así como toboganes para poder desalojar por ellos rápidamente la documentación si se produjera un caso de emergencia. (mormones). Si se utilizan carritos son mejores los manuales pues en los mecanizados. por electricidad u otro medio.). S. El corte de energía eléctrica deja bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestación de servicio con ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles.-Bocas de entrada a los depósitos excavados en la roca para la Sociedad Genealógica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Días. Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensoresmontacargas es mínimo. Utah (EE. Si se utiliza tubo neumático para transmisión de . se dan accidentes con cierta frecuencia.Planificación y estructura 111 Figura 66. A. quedando sustituido por el de los largos desplazamientos horizontales. en Salt Lake City. dentro del edificio además de las de socorro al exterior. En caso de bombardeo están más expuestos a sufrir daños or la onda expansiva y cohmoción del terreno aunque sea menor la superficie que expone al impacto directo.

etc. con varias plantas en superficie y de una a tres bajo tierra. imprescindible en este tipo de depósitos. en lugar de concentrados en un gran edificio de máxima capacidad. la luz y la instalación de renovación de aire. En general diremos que los depósitos en torre se construyen en sitios donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansión. Quedarían totalmente cortados los montacargas. Contra la onda expansiva y viento que origina una explosión habrá que tomar las mismas precauciones que se anotaron para zonas propicias a terremotos. al estallar. Contra las radiaciones térmicas suele bastar que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» habría que contar con una protección especial. salvo si se cuenta con grupo electrógeno. Es frecuente que sean de desarrollo mixto. Finalmente los excavados bajo tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio por un corte de energía eléctrica. también serán afectados por un eventual corte de energía eléctrica. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para que su realización sea acertada. Si el depósito está construido bajo iin edificio habrá que protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo. televisión en circuito cerrado para transmisión de imágenes de documentos. como también ya se dijo al mencionar los enclaves peligrosos. además. Llevando el principio del desarrollo horizontal a sus Últimas consecuencias puede aminorarse el peligro del impacto directo realizando una dispersión ordenada de los fondos documentales que quedarían repartidos en pequeños depósitos incombustibles de una amplia zona. Instalación y conservación documentos. Si está socavado en la roca no importa tanto cuál sea su traza. lo que se consigue bastante bien si las cubiertas de la construcción subterránea son abovedadas. Estas. . La construcción de los depósitos bajo el suelo les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones que una buena capa de tierra. En cambio son seguros para caso de bombas incluso atómicas. con el riesgo de rotura de conducciones de agua. En cambio ofrecen más posibilidades al impacto directo. Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cómo debe ser netamente distinto el cuerpo dedicado a depósitos del dedicado a dependencias.112 El archivo. un 50 por 100 de energía explosiva y otro 50 por 100 de radiaciones térmica y nuclear. producen. o teléfono para transmisión de datos. gas. En el centro de ciudades que pueden ser objetivo militar hay que contar. Los depósitos extendidos tienen más partidarios entre los archiveros por presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. como se dijo.

. tan necesaria para el desarrollo de aquéllos. el fuego. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen el clima tales como altitud del terreno. En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros por ese lado. por lo que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado posible. pero a ello se opusieron remedios tan pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado metálico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos también de (10) Las condiciones de los países tropicales son totalmente diferentes de las de los países nórdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros. utilizando en su construcción las técnicas adecuadas. el agua. En principio se evitarán siempre las condiciones climáticas extremas por lo que el emplazamiento debe variar según la climatología del lugar (10). los depósitos estarán orientados al Norte. predominantemente cálida. Preocupados entonces por la lucha contra los agentes bióticos destructores de la documentación. que empezaban a conocerse científicamente. y los rayos solares contribuirían a sanear el ambiente. Tan perjudiciales son los vientos húmedos cargados de salitre como los resecos cargados de polvo. proximidad de grandes masas de agua. Claro que los rigores climatológicos pueden atenuarse e incluso anularse con un buen sistema de climatización pero esto siempre es más caro. que sin duda entraba libremente del exterior. El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios de siglo ha sido verdaderamente espectacular. También era buena esta abundante iluminación en cuanto a que no convenía hacer instalaciones eléctricas en los depósitos por miedo a los cortocircuitos.Planificacidn y estructura 113 ORIENTACION Cuestión importante a considerar es la orientación del bloque de depósitos con arreglo al terreno de que disponemos. ABIERTO O CERRADO La construcción del depósito ofrece varias opciones en cuanto a la finalidad fundamental de proteger la documentación de sus enemigos tradicionales. pensaron que el aire del exterior y la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilación en grado máximo impediría ?a humedad. En general en una zona Sur. vientos dominantes húmedos y fríos o demasiado cálidos y resecos. En ambientes húmedos conviene evitar la construcción de patios interiores. mientras que en una zona Norte y fría lo estarán hacia el Sur. con independencia de las condiciones del enclave del edificio. el polvo y los rigores climáticos. Alguien objetó que la luz era buena conductora del polvo.

En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frágil y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fácilmente. La luz directa en los depósitos -ya se ha dicho. (1 1) Casanova. que se puedan abrir. con calor o con frío. que decoloran las tintas y queman el cuero. También hacer las ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre sólo por allí. Una solución posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura sobre el pavimento de cada planta. lo suficientemente hacia adentro para que el sol no incida directamente sobre la documentación (14). y por los rayos infrarrojos. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan directamente en el interior de los depósitos (figura 67). En edificios ya construidos se intentó resolver el problema poniendo árboles alineados a la fachada. No obstante reconoce (pág. (14) Campbell. . cuya práctica no nos parece nada buena por los efectos de condensación de humedad que se produce a la diferencia de temperatura. Instalación y conservación retícula metálica. que producen un recalentamiento que reseca y resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino. E. La humedad. afirmaban convencidos. 45. págs. en su obra citada de 1985 <<Les batiments d’archives. . «Building and equipement of Federal Records Center in the United States» (Archivum.. pág. VII. de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos plantas. tolera los huecos al exterior por ventanas con cristales.114 El archivo. G . Clark hizo una experiencia que demostró que en una habitación con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz para causar los mismos efectos que a Mediodía al aire libre en dos minutos. Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo de cultivo de toda suerte de parásitos. También echaron mano de persianas o cortinas que atenuasen el exceso. 1957.deben ser grandes «más altas y anchas que el espesor del muro». Este consejo de ventanas altas fue seguido en el archivo que se hizo para la compañía Iberia en el aeropuerto de Barajas.. Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho que pueden dañar a la documentación los agentes atmosféricos incontrolados y sus alteraciones (12). obra citada. llegando a proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1). (12) No obstante todavía hemos podido ver que Duchein. (13) Hoy se conocen sistemas de instalación de absoluta seguridad. de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos más altos hasta el mismo sótano (sistema Lipman). «La luz del sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar que llegue hasta el Último escondrijo. 117) que la ventilación natural no suele resolver ningún problema y aún facilita el de la contaminación atmosférica. y favorece el desarrollo de insectos y parásitos. (España).. Las ventanas -se dijo. pág. 43-44. En cambio la luz artificial es inactínica y no perjudica en absoluto (13). que con frecuencia era de un metro. pero constituyen un peligro en caso de fuego. 22). voladores o no.es nociva por los rayos ultravioleta.. pero la práctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros insectos.

u hormigón de vidrio o vidrio aglomerado (figura 69) (15). B Y ~ de U I'erchiviste m chef. Los depósitos totalmente cerrados.e d'archirn. Atelier de minoülmage.-Muro (Isere. Francia). 6. 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite en chef. lo que también se practica por razones de aireación en los (1 5) Para más información véase epígrafe «Materiales. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros ciegos. con sólo luz artificial. Salle de tti et de darrcmmt. en «Realización de los depósitos. armado en losetas (figura 68). Antichnmbrc. b. Bureau de I'arehivirte adjoint. BibliothCque. c.. Sille de dceptlon des dmrmmtr. Figura 67.Planijicación y estructura 115 I . W c de mnfémnca et d'expdtlmr. 7. tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una instalación de renovación de aire. Así es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depósitos totalmente cerrados. 1 1 . 8. a. le. en dientes de sierra. sean en superficie o bajo tierra. Hall d'entrée du public. 9. para evitar la entrada del sol favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. 8. 10. además de la de iluminación. Burnu du eaw-archiviste. 8. o utilizando en amplias áreas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante. Salle de lecture du p u b k 6. Por eso es más corriente que tengan pequeños puntos de luz natural con gruesos cristales que aminoren la sensación de encerramiento. lo que reporta un mayor gasto de instalación y un mayor gasto de mantenimiento. Finalmente los cambios bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la celulosa y el pergamino causando rápidamente su ruina. Por otra parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta. . que a veces llevan pequeños y distanciados puntos de luz. o lleven realmente pequeñas perforaciones o huecos al exterior convenientemente distanciados. ECtlELE 0 c t r s a - b - ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble) (Rez-de-chawsh) 1 . 1 . MBgaS1..

podemos citar entre otros el del archivo del edificio Albertine (Bélgica). en Lille (Francia). del archivo departamental del Norte. Los Archivos Nacionales de París cuentan también con un depósito cerrado de nueva construcción y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragón. Con pequeños huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras verticales o realmente pequeñas ventanitas rectangulares o redondas que con frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamaño. por la diferencia de temperatura de suelo a cubierta (16). Con frecuencia estos huecos al exterior van sólo en uno o dos de los muros del (16) Se hizo así en el depósito de celdillas del Archivo General de Simancas (España). de once pisos. con muros ciegos. Pueden además ir protegidas por algún sistema de pantallas. el de los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia). con pequeños puntos de luz (figura 70).-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante. con escaleras de socorro. de Alcalá de Henares (España). pero por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos. Instulación y conservación Figura 68. el de Bremen (Alemania Federal). Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevención de robo. A veces se consigue la renovación de aire por medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que atraviesan techo-suelo en los ángulos de cada planta. que constituye una torre de doce pisos. y el del Archivo General de la Administración. de Barcelona (España). lo que se logra enmarcándolos con recuadros cornisas o rebordes.116 El archivo. muros traslúcidos de vidrio. . Cerrados. viseras o parteluces colocados al exterior o al interior.

y en el de Colmar.45 centímetros y sólo en la fachada Este. 6 . Con ventanas de 0.-Fachada con respiraderos. Todos ellos en Francia.45/0.40/0. Para los archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas normas.Planificación y estructura 117 Figura 69.-Muros ciegos. de vidrio aglomerado. de Alcalá de Henares (España). de ocho plantas de alzado. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar el de Rouen. El de Tours sólo tiene huecos en dos de sus muros. depósito conforme a lo que requiere la orientación del mismo.I - Figura 70. de 0. Depósitos del Archivo General de la Administración.40. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de 0. En el de Beauvais se hicieron pequeñas ventanas en la planta baja pero en los demás pisos se siguió la norma de las perforaciones menores. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientación Norte la entrada de luz es totalmente indirecta.40/0.70 centímetros situadas en . con puntos de luz y rayas horizontales para amortiguar la sensación de cerramiento. u ((hormigón de vidrio».

con un doble vidrio normal por el interior. o de vidrios coloreados inactínicos. de que haremos referencia al tratar de los materiales de construcción. También se ha buscado la protección de la luz utilizando los vidrios especiales ya mencionados. dotado profusamente de ventanales al exterior y al patio central. ambos en Francia. Normalmente cuentan con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la renovación de aire. siguiendo en esto la costumbre de los países fríos. cuyas cualidades ya se anotarán al tratar de los materiales de construcción. Con losetas de vidrio o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956. quizás demasiado. para dar luz a éstos. no preservan de rotura por fuego.118 El archivo. NUMERO DE PLANTAS O NIVELES En la VI11 «Table Ronde». El de Gukret lleva paredes de hormigón traslúcido o vidrio «Primlit». La otra solución que se ha dado a la construcción de depósitos cerrados sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de sus paramentos vidrio armado u hormigón traslúcido. No obstante también se ha empleado a veces en grandes paneles como en la fachada Norte del archivo departamental de Mézikre (Francia) o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeños huecos para obviar su fragilidad. Pero. se trató de generalizar. Lo mismo se hizo hace años en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. También se utilizaron vidrios filtrantes en los depósitos del Archivo del Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). se hicieron los depósitos sobre superficie del archivo de Mikkely (Finlandia). Instalación y conservación la cabecera de los pasillos. El mejor iluminado. desgraciadamente. aunque de consistencia normal. También hay varios de este tipo en los archivos departamentales de Francia. en atención a facilitar un servicio fluido. sobre todo para tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. que cuenta hoy con parteluces. están ya rebasados por los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado. Sin embargo esto no . En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles de vidrio de cinco centímetros de gruesas. y reservando para los depósitos definitivos los de muchas plantas o niveles (17). como en el de Grenoble (Francia). El de Laon tiene amplios paneles de losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. Con vidrios coloreados se proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia). Con vidrio «Termolux» se taparon las ventanas existentes en el Archivo Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogótica de 1852 en que está instalado el depósito del de Poitiers. celebrada en Budapest en 1963. aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos. El empleo de vidrios «Termolux». es el de Toulouse con paramentos enteros traslúcidos.

(18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. en el Archivo General Central de Alcalá de Henares (España) sólo el pabellón de gobierno es más bajo pero los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos depósitos. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. Si por el contrario es más bien escaso. En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depósitos tienen seis niveles mientras que las dependencias sólo tres y en el del Estado de Varsovia (Polonia). el número de plantas no será elevado. sobre el que va la planta baja y dos pisos. Igual se ha venido haciendo en otros archivos reformados de todo el mundo. Hoy es muy corriente. comenzando el depósito propiamente dicho por la planta segunda sobre el nivel del suelo. de no excesiva capacidad. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentación en compartimentos estancos. si el terreno lo permite. En cambio el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado. 97). El número de plantas que debe tener el bloque de depósitos es factor resultante del tamaño del solar y cálculo de capacidad. será preciso construir en torre. Un depósito de archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como se construía a fines del siglo pasado y comienzos de éste. estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos centrales que favorecerían corrientes de aire que avivan la combustión. cuando no sea excavada la totalidad del depósito. .Planificación y estructura 119 responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores. En general se prescriben salas relativamente cortas y techos bajos. Si el terreno de que disponemos es amplio y permite construir por extensión horizontal. La altura del bloque de los depósitos unas veces coincide con la del resto del edificio y otras no. de lo que tenemos ejemplo en el de Bremen (Alemania) y en el «Albertine» (Bélgica). los depósitos alcanzan a siete. que puedan ser (17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas. En cambio. DELIMITACION DE ESPACIOS El largo de las salas es también un punto a considerar. El Archivo Nacional de Japón tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro debajo. siendo caso hasta ahora excepcionalel departamental de Rouen (Francia). En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible hacer más que un sótano. de los cuales uno bajo tierra está ocupado por la cámara de seguridad. como ya se dijo al tratar de la traza general del edificio. con el mismo número de plantas en las dependencias. Contemos también con la posibilidad de hacer dos o tres pisos bajo el nivel del suelo. hacer una planta cuando menos bajo tierra como depósito de seguridad o emergencia para lo más valioso. con treinta niveles en total. Si nos dan ya construidas naves con estas condiciones será preciso fraccionarlas en largura y altura (18). Son menos corrientes once y doce pisos. pág.

El tipo de celdillas tiene el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentación. lo que ha obligado a actuar dentro de unas medidas determinadas. Con módulos de tipo pequeño hay varios departamentales de Francia.20 a 2. respectivamente. 272 y 324 metros cuadrados por módulo. ya que los documentos colocados en la balda más alta deben poder ser alcanzados con sólo extender el brazo. aconseja de 200 a 300 metros cuadrados. La altura media recomendable oscila de 2. y que en circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna clase de escaleras ni taburetes. 44. además de ser imprescindible una buena aireación. Instalación y conservación fácilmente bloqueados y aislados del resto de los depósitos en caso de producirse en ellos siniestro por fuego. necesario para la combustión. Sin embargo hemos recogido los datos extremos de 1. Sin embargo debemos anotar que los casos de techos fuera de lo normal. obra citada. (19) Carmen Crespo. . con 756 metros cuadrados. con puerta de entrada cortafuegos.70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administración de Alcalá de Henares (España). en su trabajo citado. (20) Duchein. Quizá un poco más de lo conveniente alcancen los depósitos del departamental de Lille (Francia). sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que su capacidad no suele sobrepasar de dos estanterías adosadas a derecha e izquierda de las paredes laterales. En España se hizo así el depósito nuevo del archivo de la Real Chancillería de Granada y un depósito de nueva reestructuración del Archivo de Simancas. que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar más altura al rehacer los niveles (21).30 (20). como el de Aurillac y el de Tours. suelen darse en depósitos viejos que han sufrido obras de adaptación. pero la insuficiente renovación de aire los ha hecho poco efectivos. por defecto o por exceso. Salas promediadas podemos citar las del Archivo General de la Administración. Se hicieron varios en los países nórdicos como el de Helsinki (Finlandia). a la vez de alcanzar fácilmente con los extintores a las baldas más altas. pero en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma rápidamente el oxígeno disponible. Los criterios oscilan entre el tipo mínimo de celdillas (figuras 7172). Es además el sistema que da menos capacidad de archivación por metro cuadrado ya que se pierde mucho espacio. que tienen. como es el caso del archivo citado de Jura (Francia). La altura de techos está condicionada por las mismas razones por las que se recomiendan salas o módulos no muy grandes en cuanto a su largura.120 El archivo. y los módulos con capacidad para una serie de estanterías cuya superficie suele ser de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados. 9. pág. de Alcalá de Henares (España). pág. por encima de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19).98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y 2. cuyos módulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie aprovechable cada uno. inundación o invasión de agentes patógenos. siendo el primero casi 200 metros cuadrados más pequeño. Michel.

1ZI .

como en el del Archivo del Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depósitos es por la planta séptima de las ocho excavadas. pudiendo citar respectivamente el de Coblenza (Alemania) y el de Lille (Francia). ACCESIBILIDAD Partiendo de la idea de que los depósitos han de estar instalados en cuerpo diferente del resto del edificio. El acceso Único conduce siempre en primer término a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la entrada a cada depósito se hace a su mismo nivel. siempre pasando por la zona neutra. no ya en función de la necesaria zona de seguridad sino en consideración a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la prestación de servicio. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle o en la primera planta. El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fácil de los archivistas .Realización de los depósitos Para que su construcción sea un éxito tenemos que tener en cuenta los siguientes factores. Cuando los depósitos están excavados bajo el suelo la entrada se hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel del terreno que permita hacerlo más abajo. cuya importancia es primordial. En otros casos en que el bloque de depósitos está pared por medio del resto del edificio la comunicación se establece a cada nivel. En algunos edificios este acceso está reducido a un solo pasillo o punto de contacto. En el de Mézikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse por un ángulo. como en el Archivo General de la Administración. de Alcalá de Henares (España). sin que deba existir nunca comunicación de una planta con otra por dentro del bloque de depósitos en evitación de que sirva de boca de tiro en caso de incendio. ambos en Francia. según estén en bloques separados o unidos por una pequeña parte. tenemos que considerar el problema del acceso a los mismos.

(5) Informe de la URSS. evitando en ambos casos largos desplazamientos. de Londres. Tipo A. pág. se ha resuelto satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los depósitos. con sus correspondientes puertas cortafuegos. XXVII. Instalación y conservación a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al público. para 1.124 El archivo. se estima que la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por 100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los intermedios (2). servicios y salas que se necesitan para la buena conservación de los documentos y eficiente servicio (1) En nuestro Archivo General de la Administración. para poblaciones de 100. Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribución de espacios en los archivos que las instalaciones de laboratorios. Tipo B.000. Así un archivo intermedio. mientras que en un archivo definitivo. En términos relativos. (6) Los Records Center de Estados Unidos. (4) En términos relativos. En los proyectos de construcción de archivos realizados en Francia se dan cuatro tipos de archivos departamentales según la importancia de la población a que tienen que servir. abocado principalmente al uso por la Administración. habrá que tener muy en cuenta estas instalaciones. Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a un 40 por 100 (3). cuando no hay apremio de espacio. en Alcalá de Henares. (3) Criterio de Victor Gondons Jr.cantidad que parece más equilibrada (4). 479). Otros más precisos un 28 por 100. al servicio del público. entre los dos bloques -depósito y dependencias-. para 500. en «Archival buildings. con depósitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total. aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6). 1964. con depósitos de casi tres cuartas partes. Tipo C. con depósitos que ocupan más de las tres cuartas partes. . siendo lo más frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5). a la vez de asegurar un aislamiento protector de dichos fondos (1). Tipo D. con depósitos que alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7). en la «Table Ronde. depende de varios factores de los que el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de documentos y servicios que requiere.000 habitantes. pág. . cada uno en su misma planta. (7) Son cifras solamente indicativas ya que estos cálculos no son extensibles a los archivos de otros países con una producción de documentos totalmente diferente. 99).000 habitantes. PROPORCION La proporción que debe guardarse en el reparto de terreno. tendrá en proporción más capacidad de almacenamiento y menos dependencias. 1965. (2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963 (Actas. para grandes núcleos urbanos. Programin and planing» (The American Archiviste.000 de habitantes. dada la disparidad de criterios.

La capacidad de archivación de un depósito se mide por metros lineales. de más a menos capacidad. carpetas o libros no pueden dar nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaños y capacidad y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos). descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulación y partiendo de la base de una estantería de cinco baldas de alturas superpuestas. colocadas lateralmente. calculado por lo ingresado en un promedio de los tres a cinco Últimos años.de documentos que habitualmente ha de contener. cajas. es decir que lo que realmente nos servirá para el cálculo es lo que pudiéramos llamar el caudal constante -con variaciones a un poco más o un poco menos.000 metros lineales de archivación caben en 170 metros cuadrados de espacio.000. regional o de circunscripciónmenor que quede más cerca. para un depósito de 10.000 metros lineales será preciso prever 1. Las unidades de conservación.650 metros cúbicos de almacén. como se ha hecho en Francia.200.000 metros lineales llenarán 3. pueden ponerse seis baldas en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso valor. según sea definitivo o intermedio. ya que.Realización de los depósitos 125 al público han aumentado notablemente la proporción de la zona de dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes.para 240. CAPACIDAD La capacidad de los depósitos depende del tipo de archivo que se vaya a construir. según sea el volumen documental existente y el de documentos a recoger. Según el cálculo hecho en la planificación de archivos en Francia. en la URSS y en otros países. A este respecto es muy conveniente la planificación de archivos-tipo que sirva de base a la construcción ordenada de los centros necesarios. En los archivos intermedios habrá que descontar las salidas. En los archivos definitivos sólo se contabilizarán los ingresos. Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso (8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los fondos más antiguos entregándolos en depósito al Archivo Histórico del Estado de carácter nacional. Conforme a esto.000y para 18. Los mismos 10.700 metros cuadrados de depósito.000. es decir. Sin embargo parece que estos cálculos están hechos sobre colocación de cajas en posición vertical. veremos que 1. . Da tres tipos. El cálculo más difícil es el de los archivos intermedios. legajos. En la URSS se hizo hace algunos años una planificación pero sus cálculos están realizados sobre lo que llama «artículos»'(unartículo = 200 hojas). ya que las modificaciones circunstanciales de la Administración pueden incidir sobre las previsiones hechas (8). para 1.

Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias: a) La de construir la totalidad de una prevención determinada. Alto Garona (Francia). Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca). Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of Records. Oscila la estimación entre los veinte y los cien años (10).000 (9). (10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho. En el archivo de Udine (Italia) se calculó en 1955 hasta el año 2000. 25.000 metros lineales. por extensión. nos parece más aconsejable: el desembolso de momento es menor y se evita tener durante años una buena parte del edificio sin uso pero con gasto de conservación y mantenimiento.000. La primera es la más antigua. El cálculo anterior.Archivo General del Reino de Bélgica. en previsión de nuevas técnicas que puedan mejorar la instalación. 150. los siguientes: Archivo Nacional de La Habana (Cuba). Archivo de Beveren-Was. Esta es la solución más difícil. a pesar de tratarse de un edificio construido en 1890. cuando está asentado en terreno que permita excavar bajo el edificio o en el terreno circundante. 93. 40. mientras Salvatore Carbone propone cuarenta o cincuenta años. (1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado. con 800. en Versalles (Francia). Chancillerías de Granada y Valladolid (España). Archivo Central del Estado de Moscú (URSS). En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres. no admiten ampliación tampoco en sus edificios. de menos a más.000. 75. cercano a Bruselas (Bélgica). Instalación y conservación uno de los más pequeños sea el del Estado de Ascoli (Italia). de Alcalá de Henares (España). y de los más grandes el Archivo General de la Administración. cuyos depósitos en forma de estrella (9) A título indicativo podemos citar.000. que es criterio más reciente. Los Archivos Nacionales de París se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles. o añadiendo anexos (1 1).000. . Siguiendo este Último criterio el edificio se planea con la posibilidad de agrandar sus depósitos horizontalmente. en altura. con cerca de 13. 16. y el de la «Citté International des Archives.126 El archivo. Sin embargo hoy no suele hacerse por más de veinte o veinticinco años ya que tampoco conviene adelantarse.000 a 200. edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta prevención. Pudo ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar cimentados sobre roca permitió perforar durante la guerra Última hasta 10 ó 12 metros de profundidad.. con 275. o en profundidad. o sea cuarenta y cinco años.500 metros lineales de archivación. por superposición de pisos sobre lo ya construido. por no tener ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depósitos a 50 y 40 kilómetros de distancia.000. b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de ampliación.000. respectivamente.

El agrandar por extensión es cuestión de contar con un solar que permita hacerlo. De cualquier modo los pisos no deben ser de menos de 22 centímetros de espesor.Realizacidn de los depdsitos 127 bajo tierra se excavaron sólo en parte dejando para más adelante la conclusión de la obra. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio de lo que fue la EUR. El profundizar es también cuestión del arquitecto. Añadir pisos es cuestión del arquitecto cuando determina la cimentación. La resistencia suficiente para soportar el peso de estanterías y papeles no debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que forman el suelo sino del armazón de acero del edificio. Esta también tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que la resistencia de peso pasará de 1. más sólida o de sistema denso. En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle. que debe estudiar su posibilidad. Si se trata de edificio ya construido será necesario el informe del arquitecto sobre si se puede hacer o no (12).500. aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. por así decirlo. más ligera. el cálculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1. y del hormigón que lo recubre. En el de Udine (Italia) se puede añadir un bloque adyacente.000 kilos. Según sea la estantería que se ponga. Las estanterías irán enganchadas.200 a 2. y un metro cúbico del depósito puede dar cabida a 8 ó 16 metros lineales de estantería (13). Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin flexionarse 100 kilogramos. a estas pilastras . RESISTENCIA La resistencia de un depósito de archivo se calcula por metros lineales de archivación y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de superficie. incluidos papel y estantería. En el de Udine (Italia) y Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se ha previsto poder levantar un piso más. En el de Coblenza (Alemania) tienen la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivación más en el desván. cuentan con una vasta extensión subterránea producida al cubrir a más altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los edificios. En el General de la Administración de Alcalá de Henares (España) hay terreno para construir duplicando la capacidad de los depósitos actuales. En España se pensó dotar al Archivo Histórico Nacional de un depósito subterráneo excavado en el terreno circundante pero después de tener hecha la maqueta no se llevó a efecto.200 ó 1. Todavía queda un Último recurso para agrandar la capacidad de un depósito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivación densa.300 kilos por metro cuadrado a 1.

En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qué tipo de estanterías se van a colocar. <<Les batiments d’archives. Aporta un gran número de cifras posibles en cuanto a peso y capacidad. Michel. vibraciones producidas por el tráfico rodado. Baviera). además de su solidez.. Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa también sirve para alguna de las otras. ruido. densas o de ambos sistemas.. para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en las condiciones adecuadas. El hormigón armado tiene el defecto de que es mal aislante térmico y no proteje bien de la humedad y además es feo a la vista por lo que al exterior suelen ir recubiertos los.128 El archivo. en los departamentales de Mons y Orleans (Francia). Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales empleados en su estructura. MATERIALES IDONEOS Hace años cuando se iba a construir un archivo sólo se pensaba en su solidez. Pero más se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa. Basa sus cálculos en pisos de techos de 2. Si los muros fueran excepcionalmente gruesos y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares de piedra. insectos. lo que se conoce como estantería autosoportada. (13) Duchein. entre otros. edificios por una capa de piedra. Si nos han dado para instalar el depósito de archivo un edificio ya construido será preciso «vaciarlo».respetando los muros si lo merecen y toda la fachada que sea noble.lO a 2. hongos). Téngase en cuenta que los minerales resisten más o menos la presión según su compacidad y el ambiente en que se encuentren. . (14) Se pudo comprobar en la guerra pasada. 47. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material (España. ni entra en combustión ni se disgrega. 1985. Hoy es norma aceptada que deben estar también pensados para defender la documentación de cuatro agentes destructores que la amenazan: el fuego. Instalación y conservación o bien constituirán en sí una trama a partir de cimientos hasta la cubierta. podrían tenderse sobre ellos las vigas metálicas de las que las estanterías irían «colgadas» para no descargar el peso sobre el suelo de los pisos. edic. otros que es suficiente con sólo un revestimiento (Yugoslavia. los rayos solares y las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos fitófagos. Así se hizo. Sin embargo debemos recordar que si la capa de cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus planos (14).20 metros de altura. roedores. bombardeo). Advierte que un metro cúbico representaría más o menos metraje lineal según las características de los documentos.. como (12) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para poder poner archivación densa en un semisótano. pág. Estados Unidos). si clásicas. Para el cuerpo del edificio el material más idóneo es el hormigón armado que. el agua. con su solado en cada piso. Además tenemos que defenderlo de otros peligros de la civilización(gases contaminantes. .

se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormigón armado. no susceptibles de recalentamiento. Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormigón de vidrio que ni arden ni estallan fácilmente. Tampoco deben hacerse en los depósitos escaleras ni entarimados de hierro. <<Previsión y lucha contra el fuego en archivos. conteniendo siete plantas. pág. con sólo puntos de luz por placas de vidrio. Aparte del peligro de las termitas su fácil combustión la convierte en uno de los más peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilización particularmente en los depósitos del archivo (16). . 13).Realización de los depósitos 129 los Archivos Nacionales de París. o el de Stuttgart (Alemania). paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. ciega. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es (15) Repollés. año XIX. Por todo esto es difícil conseguir la adecuación de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. El hormigón se utiliza también para protección contra bombas de los depósitos subterráneos en su parte a nivel del suelo. de la Dirección General de Archivos. como el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares (España). Cuando menos pueden construirse cámaras especiales para meter lo más valioso a prueba de fuego y bombas. Deben ser incombustibles no sólo las estanterías sino todos los muebles accesorios y carritos que van a utilizarse en los depósitos. y comienzos de éste. El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos. bibliotecas y museos. aunque sí sea preferible a las materias plásticas. No obstante no debemos admitirlo en cuanto al uso en archivos. La fibra de vidrio no se quema ni es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parásitos por ser inalterable su constitución física. Todas las conducciones de combustión (calefacciones u otras) deben ir protegidas por muros refractarios. Hoy se ha sustituido por acero. (Bol. Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la construcción de edificios como en los elementos de su instalación. No debe utilizarse en el armazón metálico. edificado en 1886. Alemania). o de ladrillo. en Barcelona (España). A veces se recubre también de gres laminado como el Archivo del Estado de la República Federal Alemana. En el Archivo de la Corona de Aragón. o el municipal de Delf (Holanda). como se hizo en los de Viborg y Copenhague (Dinamarca). (16) Recientemente se están realizando pruebas en el Instituto de la Madera (Ministerio. 114-115. por lo que son particularmente Útiles para cerrar huecos de los depósitos al exterior. Se utiliza en revestimiento de techos. También se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15). como antes era corriente (Archivo de Marburgo. como era usual en las construcciones del siglo pasado. porque al ser buenos conductores del calor ayudan a un rápido recalentamiento y propagación del fuego. núms. ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban fundiéndose y doblándose produciendo el derrumbamiento de todos los planos. Entre los pioneros de la construcción de archivos con material incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la URSS.de Industria y Energía) en que se promociona el uso de ésta como material resistente al fuego por contener un cierto grado de agua y no alabearse por el calor.

de las que parece proporciona buenos resultados la wermiculina>> utilizada en el archivo de Iskre (Francia). Un buen material hidrófugo puede reducir la humedad de un semisótano de 60 a 70 veces. No obstante contamos además con recursos adicionales. En cambio las láminas de gres. utilizadas para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros. cuyo efecto nocivo se aumenta si forman algún relieve. Los edificios antiguos. En la URSS están prohibidos los barnices de aceite. son resistentes a la humedad y al calor. como la naturaleza más o menos porosa de los materiales utilizados. No obstante en climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos países que además son fríos van muy bien las losetas de pizarra. El amianto es Útil en la fabricación de mortero con cal. que lo es menos si se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si se mezcla con cemento. Un buen producto de estos evita durante media hora cualquier ignición de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas y queden brasas. la que puede también formar una capa intermedia entre dos tabiques. En cuanto a las pastas cubrientes pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. de que trata Carmen Crespo en su obra citada. utilizando hormigón traslúcido formado por gruesas losetas de cristal cóncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad proporcionan el mismo resultado. que pueden cubrir además de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos húmedos. mínimo. Los Archivos Nacionales de París llevan este tipo de cubierta en uno de los depósitos nuevos. No son en cambio recomendables para cubrir los edificios los terrazos o los vitrocementos. suelos y techos de materia ignífuga aunque en entarimados no suele valer mucho. pero lo que nunca haremos es utilizar a este fin planchas de hierro o cinc. por ser la madera seca más combustible. Instalación y conservación recubrir las paredes. Igualmente se debe proceder a tratar con algún producto ignífugo las estanterías de madera noble que se conserven en la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o decoración de madera. El aislamiento por cámara de aire se consigue utilizando hormigón celular cuyas pequeñas celdillas actúan como aislante. a la vez que constituyen un buen aislante acústico y filtro de luz solar. . precisan un porcentaje mayor de materias ignífugas que los modernos. y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. 9. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los paramentos de hormigón recogen mucha agua.130 El archivo. Para puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. cemento y agua. pág. como se hizo en algunos sitios (17) Tal por ejemplo el hormigón con revestimientohidrófugo. Otro de los recursos es mezclar a los materiales sustancias hidrófugas (17). Para vigas se utiliza una solución de 250 gramos por metro cuadrado. En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el sistema de construcción. A este respecto anotaremos que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. Debemos saber que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente. yeso.

(20) Esta precaución está ya en práctica en Estados Unidos. verde. aunque sí pueden utilizarse hojas de aluminio (18). lila. pág. 62. se recurrió en principio al sistema de poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales. A veces se ha utilizado para neutralizar la existencia de grandes ventanales. obra citada. Bruxelles. 1956. Hanappe. vanodio.con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100. El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales (18) Duchein. «La construction et l’amenagement des biblioteques et depots &archives». no es atacable por parásitos. (Archivum. Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patología del Libro. a la que se han aplicado diversos remedios. Braive et D. con lo que los cristales toman coloraciones diferentes: azul.Realización de los depósitos 131 - en épocas pasadas. dado que el papel que suele utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos años. . que a veces eran corrosivas calando totalmente el papel. (21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histórico Nacional. Actes publié sur la direction de G. (22) En el archivo de Schoppach (Bélgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia estaba mezclada con sulfuro de cadmium. Se hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia. ni se altera en su constitución. Óxido de hierro o sulfuro de cadmium. Es sabido que los cristales normales sólo absorben un 30 por 100 de estos rayos nocivos. en más o menos grado. 1973. Barrov hizo una prueba sobre documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un día de alta temperatura equivalía a diez años de envejecimiento. Es por esto que hoy se recomienda que los documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en papel de buena calidad (20). sistema conocido con el nombre de «Termolux». Es incombustible. 121). Michel. El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalación eléctrica. De hecho resisten mejor los papeles de los siglos XVI a XIX. se recomendaba no ponerla en los depósitos valiéndose de ventanas suficientes para una iluminación natural durante la mayor parte de las horas del día (21). pág. Pág. que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los violeta y ultravioleta (19). «Les batiments #Archives Departamentals en France. no así las tintas. en Roma. (19) Duchein. mientras que en la fachada Norte se utilizó un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas de la journé statutaria du 29 mars 1973. que da un color naranja. 9). En cuanto a la instalación eléctrica.además de servir de aislante térmico. borrando además las tintas. sin quitar mucho la luminosidad. Estos sí son verdaderamente filtrantes o inactínicos. Sin embargo puede haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. Además sabemos que la luz solar es buena conductora del polvo. Otro de los sistemas ensayados después fue mezclar determinadas sustancias a la pasta de vidrio. absorbiendo. que atacan tanto al papel como al pergamino y también al cuero y al cartón. tales como cerio. Para corregir estos efectos. óxido de cerio. cuando los sistemas conocidos no eran muy seguros. los rayos nocivos (22).

su permeabilidad a los ruidos ha aumentado. por lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormigón de vidrio. En cuanto a la protección acústica la tendencia actual de aprovechamiento del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antaño y. Las gruesas losetas unidas con hierro y cemento. lo que puede amortiguarse revistiéndolos de materiales adecuados. También se emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. Para evitar la refracción dañina se recomienda a los países cálidos que las paredes de los depósitos no sean blancas. de que no estallan por el fuego. propio de los países fríos. sino pintadas en color crudo o verde (24). Puede ser tablero duro perforado. Si no se dispone de dinero suficiente para su costo puede adoptarse un medio más económico consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o. Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptación porque persiste el riesgo de su fácil rotura. no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio. sobre todo en caso de fuego. En cuanto al corcho aglomerado es de bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. pero también por láminas absorbentes colocadas en suelos. pudiendo observar que. . obra citada. (24) Kraemer. con la ventaja. Estas soluciones sólo son recomendables como Último recurso. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han dotado de protección los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo. que dificultan la propagación de la onda sonora en la misma masa del material que por no ser elástica no permite vibraciones. sobre los sistemas anteriores. techos y paredes. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los muros. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas de vidrio de cinco centímetros de grueso (23). Hoy el comercio ofrece placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25). algunos papeles amarillearon un poco. (25) El recurso más antiguo era recubrir los pasillos de los depósitos de linóleum para amortiguar los ruidos de paso. En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres (23) En la URSS se pusieron algunos entre los años 1954 y 1956. Instalación y conservación de ventanas y claraboyas hojas de plástico de metacrilato. o de membrana. a pesar de quebrar los rayos solares. que debilitan la onda al perder ésta su energía al hacer vibrar la membrana.132 El archivo. En Estados Unidos se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. En el plan que se hizo hace años para archivos de la URSS se prescribió el doble cristal. El grado de aislamiento acústico depende del nivel sonoro de la zona en que se encuentre el local. agravando esta situación el incremento de los ruidos que la mecanización lleva consigo. cuando viene del exterior. sobre todo en plantas de sótano y semisótano. que es incoloro y fácil de aplicar. darles un barniz de cloruro de polivinilo. 829. pág. pero poniendo losetas de vidrio al exterior y vidrio corriente por dentro. mejor aún. como consecuencia. Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas por el tráfico rodado de la calle. o con una retícula interna metálica. Estas materias aislantes pueden ser: porosas.

no es mucho lo que se puede hacer. Hay otros materiales continuos para cubrir suelos a base de caucho o plásticos. En primer lugar debemos rechazar el cemento visto porque desprende muchas partículas de polvo siendo campo abonado para anidar los insectos. También pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son más económicos son a la vez en la misma proporción menos efectivos y duraderos. de más resistencia pero más caros. material usado en su mayoría en estas construcciones. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre se marcan y en ellas se deposita el polvo. que no retiene el polvo. La insonorización se logra utilizando los mismos materiales que se indicaron para los archivos de uso inmediato.Realización de los depósitos 133 niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la superficie. a no ser que usemos el llamado cemento flojo. o de plástico. 9. puede mezclarse con sustancias antipolvo (26). pág. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio. pero se desgasta bastante con el roce de las ruedas de los carritos porta-documentos. La madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo. aunque sí sabemos que el hormigón. En cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso. Por compensación puede que sean más propicias al fuego. trabajo citado. Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de linóleum y así está en muchos archivos. En cuanto al polvo. Carmen. que genera con frecuencia la aparición de agentes bióticos. por ser aprovechado de viejo. . además de la ya mencionada ignífuga. Por supuesto las moquetas o cualquier otro tipo de cobertura semejante estarán totalmente proscritas. deben tratarse las vigas y demás elementos con alguna solución antitermita. En cuanto a los planos de hormigón existe la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. que son lavables. así como los pavimentos de corcho. (26) Crespo.

vol. queda fundido. pág. En años no muy lejanos empezó a utilizarse la protección del cable con tubo de plomo. como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base. obra citada. con el cable. La técnica de la conservación del papel se ha ido perfeccionando desde 1934. Su imprevisión ha sido una de las principales causas de incendio en depósitos documentales. estropeaban el papel. 573-580. o sistema Bassermann. así como por la aplicación de medidas precautorias. a largo plazo. lo que le impide seguir ardiendo. DEFENSA DEL FUEGO Uno de los montajes que hay que cuidar más es la instalación eléctrica. . En la actualidad podemos asegurar que la instalación eléctrica se ha (1) Kraemer. Signos cabalísticos servirían para proteger los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran también a los documentos. Luego se pasó a utilizar tratamientos químicos y gases que. <<La construction des batiments d’archivesen URSS» (Archivum. En 1956 en el plan de archivos de la URSS se contaba con la conducción eléctrica por dentro de tubos de acero (2). I. Lo corriente para éstos fue utilizar envases impregnados en sustancias varias (1). al producirse el fuego. VII.Medidas complementarias de seguridad Aunque parezca raro. Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el cable con plástico que. dice que los árabes los envolvían en las mantas de sus caballos. págs. vitrificado. que debe tenerse en cuenta cuando se está construyendo el edificio. 1957. Pensamos que sería por el olor. I. 8). (2) Voronin. en tiempos antiguos se buscaron en la magia remedios para preservar el papel.

. Carmen. tales como los de los elevadores o montacargas. Hanappe. en el que las rozas para empotrar la instalación dañen su estética. encima mismo de los indicadores de número de estanterías y unidades que comprende. (3) Sánchez Belda. ni por recalentamiento. ya que la luz artifical intensa puede ser también dañina. Existe la duda de si emiten más rayos ultravioleta las lámparas incandescentes o los tubos de neón. bien sean para la totalidad del edificio o para insuflar aire caliente en los depósitos con el fin de evaporar la humedad ambiental. cada cierto espacio. mientras que en los pasillos de circulación se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. las que pueden servir a la vez para los cables de la telefonía. lo recomienda en varios de sus trabajos. Actes publiés sous la direction de G . pág. Las luces de plafón son las más adecuadas. así como que. gas. Citemos como ejemplo de instalación de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo General de Indias. incrustados en la pared o bien aislados. obra citada. entre las estanterías.136 El archivo. dentro del edificio. En cuanto a la intensidad lumínica debe procurarse que sea solamente la necesaria para verificar cómodamente el servicio en cada sector. Cuando se trata de un viejo edificio. se instalen interruptores automáticos que salten al producirse un cortocircuito (3). aspirador o cualquier otro aparato necesario. (4) Crespo. También es medida oportuna que. 1973. en Sevilla (España). Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse separadamente por módulos de depósitos y por pisos con total independencia. puede producir ningún daño en los depósitos. o gasolina. Es algo caro pero. Association des Archivistes et Bibliothecaries de Bélgique. Braive et D. haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de humidificador. . puede utilizarse un tipo de cable incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se manejan materias fácilmente inflamables o combustibles. corren por dentro de cavidades de conducción previstas al construir los muros. Los cables. o cualquiera otros. fuel o cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar. por ahora. Su instalación estará siempre totalmente aislada y protegida de modo que ni por fuga. la única solución viable. A veces van colocadas en la plancha lateral de cada estantería. 9. Se trató de ellos en la segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973. además de ir recubiertos por una triple protección de tubos. <<La construction et I’amenagement des bibliotheques et depost d’archives. ya construido. Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de las posibles calderas de calefacción. Instalación y conservación logrado con toda seguridad. Lo mismo debe decirse de cualquier máquina o motor con que se trabaje en el archivo. A título indicativo diremos que en los depósitos pueden ser suficientes 60 vatios cada dos metros. Luis. instalando pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4). o cualquier otro cuyo funcionamiento requiera alta potencia eléctrica.

Si se trata de edificios nuevos deberán estar hechos de hormigón armado. por lo que hay que cuidar mucho la elección del metal y modo de hacerlas. accionadas a mano automáticamente desde fuera. usuales en los laboratorios de restauración o en las cámaras de desinfección y desinsectación. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda abrir desde dentro fácilmente. que debe construirse por la parte exterior del cuerpo del edificio (6). pág. En Turin el metal se dilató por efecto del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del depósito. o de fácil combustión. que se retuercen por el calor. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto se hicieron las del depósito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. en 1966. cuyo sistema se ha utilizado en otros archivos franceses. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones están divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman más conveniente el cierre automático que permite actuar con más rapidez. Sin embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado. sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al calor. tanto si los depósitos se han construido sobre el nivel del suelo como si lo están bajo tierra. sea uno u otro su funcionamiento. produciendo derrumbamientos (5). En evitación de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres. que no es combustible. . pero si son edificios viejos o adaptados será preciso impregnar las vigas de la cubierta con sustancias ignífugas. así como evitar las vigas de hierro. (6) Prescripción que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso Internacional de Archivos de 1958. para Zelanda (Dinamarca). Estas puertas empezaron a hacerse de hierro. Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las consecuencias funestas producidas por los rayos. tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los depósitos y de un módulo a otro debe haber puertas cortafuegos. pág. Con puertas de hierro se equiparon los depósitos de los archivos de Viborg y el de Copenhague. Sin embargo. se puedan abrir desde dentro y den a una escalera de socorro. 9. En el archivo departamental francés de Lille se instalaron unas deslizables sobre un carril inclinado. es muy conveniente que haya una salida de emergencia al menos por cada planta. obra citada. con puertas que si bien queden totalmente cerradas al exterior. parece más recomendable usar el acero con un aislante térmico refractario entre dos planchas. para evitar que se deformen. sabiendo que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas. o sencillamente por encontrarse en el depósito alejado de la puerta de acceso normal. En todo caso. aparte de las medidas lógicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los depósitos. 814. soltando la puerta que se desliza sola. en evitación de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro.Medidas complementarias de seguridad 137 Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias peligrosas. a una zona ajardinada que debe (5) Kraemer. bien vaya a dar a un patio.

son varios. por el momento. b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una combustión lenta. en Último término. dan a un patio (7). Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxígeno necesario para arder y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se agotaba. razón por la cual lo incluimos entre los problemas de construcción. en Moscú. . una por cada módulo de los depósitos. Tanto éstos como las escaleras de uso normal deben estar aislados por muros cortafuegos de los depósitos constituyendo una zona neutra. Son propios para incendios al exterior. que debe prevenirse a la vez de las conducciones generales de electricidad de edificio. como ya hemos visto para archivos de uso inmediato. calefacción u otros que puedan servir para avivar el fuego. obra citada. en los franceses de Aurillac y Lille van completamente al exterior. que son los siguientes: a) Los que funcionan por efecto de las llamas. en cajas o legajos. relativamente apretado. Es buena medida poder cortar automáticamente los conductos de aire. 1957). donde no se pueden controlar el ambiente o la temperatura. al vestíbulo. existen. que actúan sobre pequeñas celdillas (7) Voronin. denominados de infrarrojos. tales como depósitos de combustible o laboratorios. Están basados en la ionización del aire por las moléculas constitutivas del gas de combustión. Los sistemas de detección. En el Estado de Coblenza. En los Archivos Centrales del Estado. aunque si no se ha previsto puede también instalarse con posterioridad. al propio vestíbulo.138 El archivo. en Alcalá. deben estar protegidos muy especialmente. los depósitos de fuel-oil están bajo tierra. Instalación y conservación rodear el edificio. Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un sistema de detección de incendios. pág. Sabemos que el papel arde fácilmente pero esta facilidad se ve bastante dificultada si está metido. o incluso. 7 (Archivum. Debemos conocer también los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que. En el mencionado Archivo General de la Administración. en la zona ajardinada. También en razón de poder evacuar rápidamente los depósitos en caso de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible transporte mucho más rápidamente que si se efectúa el desalojo y carga a base de elevadores. cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la propia emergencia. Los puntos de alto riesgo. por lo que debemos elegir el que sea más apto para nuestro fin. Para acertar en la instalación de sistemas y aparatos de alarma lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que almacenamos. produciendo en cambio mucho humo. contando este último con tres escaleras.

porque reduce su eficacia en una proporción apreciable. teniendo en cuenta la posible existencia de entrantes que produzcan estancamientos. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser el más apropiado. el de Bramberg en Baviera y el del Estado de Coblenza (Alemania). en los Archivos del Estado de Brescia (Italia). lo que a veces hacen las propias casas instaladoras para no perder la venta. Las tomas de muestras de aire deberán estar convenientemente distribuidas. en los Archivos Centrales del Estado de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragón. No debe escatimarse su número por motivos de ahorro. que acusan la temperatura ambiente. Detectada la combustión suena una sirena a la vez que se enciende en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se ha producido. de los que hay cinco variedades: termostáticos. que reaccionan a la temperatura.-Plano en que se pueden apreciar las escaleras de socorro y los toboganes para evacuar documentos. termovelo- .Medidas complementarias de seguridad 139 Figura 73. en el depósito nuevo totalmente cerrado de los Archivos Nacionales de París (Francia). Histórico Nacional y General de la Administración. además de obligar al cumplimiento de la prohibición de fumar en los depósitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado rápidamente. de Alcalá de Henares (España). ambos al exterior. c) Los térmicos. ionizadas con sales de radio o selenio. Tienen instalaciones de este tipo. entre otros.

a no ser que el fuego haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros propios medios.jo de aparatos extintores y que éstos sean apropiados. e) Todavía podemos señalar la existencia de otros que detectan productos de combustión. aerotérmicos. en Alcalá de Henares. Por la razón antedicha de la forma de arder el papel apretado no son válidos para los depósitos. y que no dependen ni del humo. En nuestro Archivo General de la Administración. se recomiendan estas tomas inmediatas a las escaleras. No quedaría completa la exposición si no hiciéramos referencia a los extintores. La (8) Repollés Sanz. Pero es preciso que exista llama para que se produzca la crepidación. que indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios del depósito. que se fundamentan en el leve ruido característico que produce un comienzo de combustión. págs. o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada piso. que son invisibles para el ojo humano. Bibliotecas y Museos. por tanto. . julio-octubre 1970. Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas de agua al exterior. siendo mucho más difícil conseguirlo transcurrido este plazo de tiempo. Según los técnicos los tres primeros minutos son fundamentales para atajar un fuego. 13 y siguientes. Es por eso que avisan el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9). en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan.140 El archivo. que responden a una elevación brusca. Además. ni del calor. <<Previsión y lucha contra el fuego en Archivos. Tienen que estar montados en condiciones muy especiales y su utilización es muy limitada pues existe el riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras vibraciones diferentes. que se desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada. Es pues preciso que conozcamos el uso de instalaciones y mane. porque el agua no es lo más apropiado para combatir un conato de incendio en un depósito de papeles valiosos. Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes en un depósito de archivo. Dirección General de Archivos. Mariano. expuesto por Voronin. termoeléctricos. que se basan en la conductibilidad de los metales en función de elevaciones bruscas de temperatura (8). (Bol. d) Los de ultrasonido. ya que el fuego puede producirse en las dependencias o en el exterior. Año XIX. núms. y finalmente. ni de las llamas. Entre otras razones. que acusan la elevación de la presión del aire o gas patrón. (10) En el plan de construcción de archivos de la URSS. en épocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento del ambiente. están situadas en los vestíbulos de cada planta inmediata. aunque éstos no puedan ser considerados ya como integrantes de la construcción sino elementos de instalación. depósitos y despachos de trabajo. si no se han ajustado bien a su tiempo. Instalación y conservación címetros. 114-1 15. en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). a la escalera principal. (9) En la VI11 <<Table Ronde» de 1963 se dio a conocer ya la marca d'yr-A-Larme.. termodiferenciales.

que pueden ser de chorro o por pulverización. en fin de cuentas. con lo que se impide utilizar cualquier otro medio manual de atajar el fuego. Espaciadamente tenían unos orificios obturados por pequeños tapones. cuyo sistema de operar debemos conocer para elegir los que sean más aptos a nuestro fin. y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rápidamente las puertas del depósito para que no salgan fuera. (12) Petit. cuyas llamas hemos apagado por otro sistema. 1977. que todavía conservan en muchos sitios. En el plan de archivos de la URSS de 1957 habían previsto un sistema consistente en un tendido de tuberías conductoras de agua colocadas a lo largo de los depósitos. también puede ser utilizado para expeler gas anti-fuego. No obstante la intervención de los bomberos en caso de necesidad debe tenerse en cuenta (1 1). Este sistema. consiste en tener una dotación de bomberos para uso particular del archivo o tener una alarma conectada con el servicio de bomberos más próximo que automáticamente da el aviso. Consideraremos primero los hídricos.. no así los de pulverización. o en el peor de los casos sólo esto. La fórmula antigua.Medidas complementarias de seguridad 141 distancia considerada óptima entre las bocas de tomas de agua del exterior oscila entre los 100 y 150 metros. . en su trabajo citado. pág. pero encontramos que tiene dos graves inconvenientes: que la salida automática de chorros de agua mojará lo que se está quemando y lo que no se está quemando. No hay que olvidarse. «Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique.Bruxelles. Requiere revisión cada seis meses si se quiere tener seguridad de su buen funcionamiento. De los Archivos Provinciales de Bélgica sabemos que en 1977 tenían extintores automáticos en Gante (12). Los archivistas de la URSS recomiendan la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso de necesidad. las que se juntan al invertir el (1 1) Carmen Crespo. Por las razones apuntadas nos parece mucho más útil contar con una buena dotación de extintores manuales. que puede ser Halon. de que después de usar otros sistemas de extinción es preciso acabar con las brasas por medio de extintores hídricos. que son muy eficaces para apagar totalmente las brasas de los papeles. que se fundían al elevarse la temperatura produciendo automáticamente un rociado de agua. 6. No somos partidarios de tal sistema porque normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las mangueras. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya dichas. Por estas fechas se adoptó un sistema análogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de salida en el techo. denominado «Dentchermo-Splis-Kernaia>>. expone el estado de este problema en 1976 y defiende el uso del agua como opción irremediable en la mayor parte de los casos. Roger. Los de espuma química están basados en la mezcla de dos disoluciones contenidas en diferentes compartimentos.

De esta exposición podemos deducir que los que necesitamos para un depósito de archivo son los de polvo seco especiales. Los de espumafísica están cargados de gases inertes (COZo nitrógeno).Nieve carbónica. En cuanto a los de hidrocarburos halógenos no valen para locales cerrados por ser muy tóxicos. sin posibilidad de detener el proceso. acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacargas (13). Van bien en cambio para vehículos. que consiguen la casi total extinción de la brasa. . cuadros eléctricos. talleres de restauración y encuadernación. teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las brasas. por lo que si el aturdimiento hace que no se dirijan correctamente. En cuanto a su proporción. Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la conveniencia de su aplicación en la siguiente forma: . Para papeles los hay especiales. Los de nieve carbónica (bióxido de carbono) actúan bajo presión en forma gaseosa. aunque lo corriente es que ésta haya que rematarla con agua pulverizada. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pensó utilizarlos pero hoy ya están desechados en casi todos los depósitos. el plan de archivos de la URSS de 1956 aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados. para los depósitos documentales. . y agua pulverizada. para calderas. valen para papeles pero tampoco pueden usarse en fuegos eléctricos. Actúan por proyección. En cambio sí son muy útiles para fuegos eléctricos. Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsión automática en la URSS. metales. La nieve carbónica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la temperatura. .Polvo seco. Instalación y conservación aparato.Polvo seco especial y agua pulverizada. tejidos o papel. para laboratorio fotográfico. plásticos y papeles. que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo pierden sus cualidades. que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo eléctrico porque son electroconductores. pero no son Útiles para fuegos que arden con brasa tales como los producidos por maderas. máquinas electrónicas.142 El archivo. Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas. o solución de sales carbónicas. se pierde su contenido sin haber remediado nada. Su contenido suele ser ácido sulfúrico y solución acuosa de bicarbonato. para despachos de trabajo y salas del público.Polvo seco. . o polvo polivalente. No perjudican demasiado a los papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacían de una sola vez.

Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States» (Archivum. Roma.. sostienen que sólo es necesario tomar estas precauciones para los archivos definitivos. con ventanas. 4Xmatologie et conservation dans les Musées. CLIMATIZACION Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la realización del depósito relativas a la orientación del mismo y materiales utilizados en su construcción. VII. 109. así como que el edificio esté señalizado con indicadores de salidas de emergencia. porque están expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior. Sin embargo esto último tiene el inconveniente de que puede servir de pista a posibles ladrones (14). aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas. 217-224. Algunos.Medidas complementarias de seguridad 143 Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el manejo de los extintores. 1957. porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca recalentamiento. siendo uno de los mayores peligros el cambio alternativo de frío y calor. 1960. pág. 21). pág. pueden echarse a perder los documentos rápidamente puesto que influye mucho la climatología dominante en el lugar en que están emplazados. y si son cerrados porque. . Respecto a los documentos pudiera ser útil que los más valiosos estén situados cerca de las salidas para ser puestos a salvo prioritariamente. pudiendo ahorrarlo en los intermedios (16). (16) . No debemos olvidar que la materia base de los documentos convencionales es de origen orgánico y necesita unas condiciones de conservación que pocas veces se han tenido en cuenta. Entre los teóricos Croset estima que la temperatura de un depósito (13) Repollés. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas complementarias. (14) Duchein. en condiciones adversas. obra citada. págs. 111. pág. Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones diferentes. Si son locales de sistema abierto. (15) Según estudios hechos por M. Travaux et publications. sobre todo si el cambio es brusco (15). trabajo citado. Centre International d’etudes pour la conservation et restauration dels biens cultureles. pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que. La climatización de los depósitos es absolutamente necesaria. así como señalizados con etiquetas fluorescentes. que contrae y dilata los documentos produciendo su rotura. Plenderleith y Philoppot. como Campbell. 16. Por otra parte el régimen de duración de permanencia de los documentos en archivos intermedios varía mucho de unos lugares a otros. M.

págs. aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100.Qtrimstre. estas cifras tampoco son absolutas sino relativas. Por su parte Belov. la proporción es de 14" por 65 por 100. 1964. En el del Reino de Bruselas (Bélgica) mantienen los depósitos entre los 18"y 60 por 100. 47. Baath. También hay una cera especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones. Quelques produits fongicides utilisables par les archivistesv (Gazette des Archives. en su trabajo sobre la construcción de archivos. Nouvelle serie. según Kraemer. de hasta 150bajo cero. a partir de cuya última cifra se considera que existe peligro. si bien mantiene la estimación de 1 4 de temperatura. se producirán hongos. oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100. de Estocolmo (Suecia). fáciles de encontrar en el mercado. 29-34). con toda seguridad. 1959. pero se vio luego que su alcalinidad podía perjudicar a los propios documentos que se trataba de proteger. en general. sino que juegan entre sí reforzando o atenuando la peligrosidad. Mientras en el informe de la «Table Ronden celebrada en Londres en 1956 se daban las cifras de 1 7 de temperatura por un 60 por 100 de humedad. rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100 de humedad. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180 por un 50-60 por 100. la temperatura puede ser la misma que para las personas. En Inglaterra se usaba en forma de solución alcalina impregnando hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos espaciadamente. en climas medios. según el informe de Pierre Durye (18). Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los (17) Esta opinión coincide con los que estiman que. En los Archivos Nacionales de Francia. Por ello es preferible usar pulverizaciones utilizando máscaras protectoras. Voronin. 161-162). se ha conseguido mantener los depósitos entre los 1 2 y 580 de humedad. opina que la proporción absoluta por metro cuadrado debe ser de 100 centígrados por un 60 por 100 de humedad. págs. 4. en su intervención en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia. Llevada la teoría a la práctica podemos citar el caso de Coblenza (Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas. (18) . La proporción adecuada para los técnicos de la URSS ofrece algunas variantes.144 El archivo. Instalación y conservación debe estar situada entre los 100 y los 1 2 (17). y exceso de humedad. (19) Duchein. que llega a ser grave si alcanza al 75 por 100. en que. . <<Notestecniques. Sin embargo. entre los 60 a 72 por 100.Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 195%~ (Archivum. El porcentaje de humedad es factor decisivo. mientras que para Minogue puede situarse entre los 18" y los 24". así como para éstas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19). que se considerará extrema cuando coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura. núm. ya que actúan conjuntamente y no por separado. Para evitar la formación de hongos es práctica corriente usar productos que contienen sal de soda de pentaclorofenol. M. publicado el mismo año.

con el perjuicio consiguiente. con tuberías por debajo de las estanterías. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos. fueron dotados de calefacción central. los departamentales que hicieron en Mézikre. con bocas de salida en la parte baja. se han colocado simples ventiladores. Tours y Toulouse. En el repetidamente citado plan de construcción de archivos en la URSS. o para atenuar su baja temperatura. En evitación de posibles daños producidos por desequilibrios entre humedad y sequedad. Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones de agua o vapor porque cualquier rotura podría originar una pequeña inundación. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad todos los depósitos instalados bajo tierra o excavados en la roca. En los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) la calefacción discurre por tubos verticales que van dentro de los muros exteriores. en Alcalá de Henares. Tienen también calefacción clásica. Un sistema completo de aire acondicionado es lo más seguro. por radiadores. en París. Parecen más recomendables los sistemas de aire caliente. En el archivo de Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste en hacer circular por tuberías el agua de un pozo artesiano que no suele pasar de los 9 en la época más calurosa del año. sin estar pared medianera con dichos depósitos. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberías del agua caliente van empotradas en el suelo. teniendo cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los documentos.Extraído por ventiladores activados eléctricamente volvía a entrar otra vez caliente. sin que tengan comunicación los de un piso con otro para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagación del fuego en caso de incendio.Medidas complementarias de seguridad 145 depósitos. pero también algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la Administración. de 1956. Los archivos de La Manche. que garantizan una temperatura de 120centígrados dentro cuando al exterior hay 15Q bajo cero. que se insufla en los depósitos por orificios. En algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales de Francia. ya purificado. calor y frío. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado por un termosifón central. Cuando la calefacción por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este calentamiento no debe de pasar de 25". terminados de construir en 1966. se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor de agua hasta 250. es conveniente que en todas las salas de los depósitos estén instalados termómetros e higrómetros que permitan detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir . en Saint-Lo (Francia). aunque resulta caro. convenientemente aislada. pero no demasiado cerca del suelo. es de todo punto necesario que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos. El problema de la refrigeración suele resolverse más sencillamente. según Duchein.

45. documentos audiovisuales. El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre la labor del hongo. (21) Carmen Crespo. aun cuando no se han puesto de acuerdo sobre cuáles debe ser. gris o pardo. Los criterios más avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados. En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinión general que requieren condiciones especiales para su buena conservación. AGRESIONES ESPECIFICAS Son variadísimas las especies bióticas que hay que combatir por lo que es fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos convencionales (22). Estudia la naturaleza de todos ellos y sus consecuencias desde el punto de vista de la biología. como también se conocen ya agentes destructores de los. 9 y sigs. Los daños de unos y otras se manifiestan por coloraciones vivas. como ya hemos visto. ya que estos agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores climáticos adversos. El daño en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una hidrólisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel. Hoy los métodos han avanzado por lo que también aquí hay que tomar una - (20) Carmen Crespo. con objeto de evitar el choque de la diferencia de temperatura. de la misma manera que la acción lenta del calor. pág. Desde luego sabemos que los depósitos subterráneos son los que mejor mantienen las condiciones microclimáticas (20). Esto. pág. cuando se sigue este criterio. preferentemente rojas. obra citada. Para evitar la presencia de bacterias. (22) Kraemer. los que ejercen así un doble perjuicio: directamente. trabajo citado. págs. que se llama «destilación seca». hongos e insectos es fundamental que se guarden las reglas generales que se dieron para la construcción del edificio y las complementarias que acabamos de mencionar. con un índice de humedad relativa del 40 por 100. hace preciso la existencia de una cámara de aclimatación en la que el material deberá permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala del público para su examen y estudio. relativamente nuevos. cuya operación habrá de verificarse a la inversa antes de reintegrarlo a los depósitos (21). En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antiséptico para combatirlos el uso de esencias de trementina. amarillas y azules. e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas especies. Instalación y conservación estas condiciones.146 El archivo. lavanda y bergamot0 (23). trabajo citado. 8. . pero sobre la fibra misma dan un tono crema.

. Si todo lo que entra en los depósitos pasa por la cámara y periódicamente se realizan fumigaciones masivas en los mismos depósitos podremos estar seguros de la salubridad de los documentos que conservamos. de Alcalá de Henares. Contra las termitas subterráneas en edificios de nueva construcción es (23) Casanova. pág. No obstante nunca llegó a ponerse en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requería. ya que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con otras sustancias gaseosas. Para desinfección en general son muy útiles los aparatos microsol. Sin embargo conviene tener en cuenta las últimas opiniones de los científicos. como medida precautoria. En él puede usarse el óxido de etileno. dada la toxicidad de muchos de los productos empleados. en lugar alto y apartado del edificio. de Alcalá de Henares (España). Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del hormigón. También son muy frecuentes los lepismas o insectos que van abriendo largas galerías a través de todo el grueso de las hojas. Cittá del Vaticano. y que conocemos con la denominación impropia de polillas. para evitar un posible peligro de explosión se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos en otra parte. como ocurrió en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). pág. que parece es uno de los productos más eficaces. También Simeone Duca y Basilio Pandzic en su «Archivísticaeclesiástica>>. La limpieza es también un factor importante. cuya conducción eléctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente protegida. está previsto que la fumigación periódica de los depósitos pueda hacerse por medio de los propios conductos de aire acondicionado. que fue el montaje pensado para el Archivo General de la Administración. Es frecuente el uso de óxido de etileno y gas carbónico. más psicológica que real. De lo contrario habrá que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda. A falta de cámara de fumigación podemos instalar un autoclave al que llevar cualquier documento que encontremos afectado. Para esto es necesario que las superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y que los ángulos de unión de dos muros o paredes no formen ángulo recto sino que sean redondeados. 72. principalmente por seguridad de las personas. 1967. 108. No importa que de momento no se vaya a instalar por razón de su elevado costo: si tenemos previsto el sitio será más fácil que algún día lo consigamos. A veces. sobre todo para impedir la implantación de insectos y arácnidos. cuentan cómo antiguamente era costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores. que es disponer el sitio donde ha de ir la cámara de fumigación. o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha altura. donde hubo que instalarla a costa de parte de un depósito de la planta baja.Medidas complementarias de seguridad 147 medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construcción. obra citada. Hoy las cámaras de fumigación funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse. En el Archivo General de la Administración.

avergonzado de su aspecto. 1. entre otras. huía. Sobre esta medida de construcción conviene mantener un servicio de desratización. pág. delata el empleo en el papel actual de sustancias tan nocivas como los blanqueadores. guiado por el mal olor. disgregándose el resto de sus seguidores (26). que han constituido una de las plagas más características de los depósitos de papeles (24). y otras tan extrañas como talco. Hoy sabemos que en un depósito bien cuidado no debe de haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaución de no dejar pequeños huecos al exterior tales como respiraderos. que hay que auyentar con aparatos de ultrasonido. obra citada. pág. muriendo sin remedio por su temor a salir cuando oían gente (25). en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid (España). 10. si es incandescente. techos y suelos. a poca distancia. 1. hubo un pintoresco archivero que enseñaba a los neófitos la pala con que recogía los animales muertos. pág. para ausentar a los cuales se cuelgan del techo alambres de medio metro. (27) Kraemer. a cargo de expertos. Instalación y conservación necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos pulverizar este mismo producto por paredes. donde serán atraídas y atrapadas. como ya se indicó con anterioridad (27).5 si es luz de yodo. 1. hace ya muchos años. los consigna como vertebrados a nivel del <<hombre>>. Contra los insectos voladores se pueden usar «trampas de luz». ya que ellos están dotados de radar. Un problema ajeno a los países occidentales pero existente en algunos orientales. yeso y arcilla. Nos queda por examinar el problema de los roedores. Entre los sistemas experimentados parece que fue el más efectivo afeitar al jefe del grupo que. vol. cayendo sobre una placa colocada debajo. Por el (24) Kraemer. 765. obra citada. En algunos sitios fueron también nocivos los llamados por Kraemer «gatos raticidaw. que dice es el peor. Se consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy aficionado a investigar en los archivos se le denominaba. 75. por broma. obra citada. vol. En algunos países tienen el inconveniente de los murciélagos. «ratón de archivo». vol.148 El archivo. . ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los documentos y a las personas. es el de los monos que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. También pueden constituir un inconveniente los pájaros. por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras plantas. (25) Podemos citar la anécdota de que. Manchaban con sus excrementos los depósitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar éstos. consistentes en una instalación en el techo de una bombilla de 10 vatios. bocas de desagüe o alcantarillas que no estén protegidas por rejas metálicas lo suficientemente tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos. caolín. (26) Kraemer. En cuanto a los agentes flsico-químicos la peligrosidad de éstos depende en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente es bastante deficiente. o de 0.

sobre todo de los suelos. con el conocido desarrollo industrial. El grado normal es de 5. usan el BCG INK (bromocreosol). siguiendo la recomendación del Technical Committe de la Society of British Archivists. En Francia utilizan el «Indicador universal.Medidas complementarias de seguridud 149 contrario los audiovisuales han ido mejorando y son más perdurables que los primitivos. En el interior de los depósitos suele desprenderse del propio hormigón. que aplican directamente como si fuera una tinta. Para evitar estos riesgos es preciso medir la acidez del papel. pág. (28) Hoy.5 PH. linóleum. mancha los papeles sin que haya modo de quitarlo. 3.. entonces. luego naranja cuando detecta 5 PH y por fin rojo si detecta 4 PH. Año 1. frágil. Esta. (30) El periodista Richard Severo escribió hace unos años un artículo titulado <<La lucha para impedir que la acidez devore los libros. sobre todo si se llega a 3 PH. núm. Daba la voz de alarma asegurando que.5 se considera que hay exceso de acidez y por consiguiente riesgo de destrucción del papel. entre un tercio y la mitad de los libros de la Biblioteca Pública de New York <<ahora mismo están muriendo»(Noticiario Microfotográfico CENADEM. que al ser aplicado a una muestra del papel se vuelve amarillo. No utilizaremos ladrillos cerámicos. se lamentan sus efectos nocivos en forma de -lluvia ácida. mayo-junio 1982. Toda atmósfera contiene elementos perjudiciales pero lo que más daño causa es el anhídrido sulfuroso (SO*)que convierte en ácido sulfúrico las impurezas metálicas que contienen la mayor parte de los papeles modernos. con hojas de polivinilo que pegadas forman una capa especial. (29) Sobre todo por el desgaste que producen las ruedas de los carritos. en el que decía que Franklin Delano Roosevelt se había equivocado al afirmar que das personas mueren pero los libros son eternos». por lo que es recomendable recubrir las superficies. Algunas veces llevan una capa de fibras de amianto. cultivos y animales. por lo que. Es la terrible consecuencia de las ciudades supercontaminadas y el papel de mala calidad. El polvo es difícil de eliminar. Aunque los gases industriales en el aire generalmente no alcanzan grandes concentraciones. por debajo de 4. corregirla. En consecuencia es fundamental que podamos determinar el grado de acidez para lo que hay varios procedimientos. Las nieblas artificiales producidas durante la guerra en Alemania han acarreado a veces grandes daños. . Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercanía de fuentes contaminantes tales como factorías que producen por combustión <<gases ácidos». También son perjudiciales el «polvo» y el «humo». en su caso. En general los varios procedimientos usados indican la reacción por coloración del papel. sobre campos. resultan bastante perjudiciales cuando se unen a la niebla (28). cargada de polvillo de la combustión. Más barato es el revestimiento plástico extendido con paleta. Por su parte el polvo ácido de la atmósfera produce el mismo efecto (30). 10). se desmorona y termina convertido en polvo. para. pero también es menos resistente al desgaste (29). La consecuencia es que el papel se vuelve amarillento. En Inglaterra. caucho o moquetas por ser caros y proclives a la combustión.

1. Si ninguna de estas cosas es posible tengamos la precaución de guardar todo en cajas. El remedio en todo caso es filtrar el aire. y aplicándole el remedio que corresponda (35). (34) Kraemer. siendo Director General don Luis Sánchez Belda. como consecuencia de las nieblas y nubosidad. (35) Estaba situado en Madrid. Lo que está demostrado es que la climatización sirve para más que para regular la humedad y el calor en sí mismos. bien con instalaciones adecuadas. 830. Instalación y conservación También tenemos que tener en cuenta que la polución atmosférica es mayor en invierno. Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construcción son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilación que puede tener el depósito. por su parte. se recomendó la colocación en las bocas de aire de láminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la atmósfera. a veces verificando cultivo de los agentes bióticos que lo dañan. el polvo entra. en 1973. de lo que trataremos más adelante. (33) Sistema recomendado por Luis Sánchez Belda en sus diversos trabajos. afortunadamente. También puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen. con un importante centro que actúa con los documentos como si se tratase de un hospital. de Alcalá de Henares. En España contamos. que en verano. trabajo citado. En Bélgica. por lo que sólo suele recurrirse a ella en casos de verdadera necesidad (3 1). Citaremos como extrema medida la existencia de una especie de pequeña zanja situada en el suelo delante de la puerta de los depósitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el polvo del pasillo en vez de entrar en la cámara (34). trasladándose de un lugar a otro (33). 115. en que las impurezas de la atmósfera se retienen menos. implica otra medida precautoria que es la de averiguar también la posible acidez del cartón de las cajas.150 El archivo. en la calle de Serrano. o por no haberlas tomado. ya que se ha comprobado que lo que no está en cajas se acidifica más rápidamente. (31) Por ser de ambiente más bien húmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la Administración. obra citada. pág. teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha conseguido mantener los depósitos documentales con la sequedad necesaria. . provistos de una rejilla que impida que alguna partícula desprendida del papel pueda entrar en el aparato. ya que de hacerse en los depósitos el polvo se removería solamente. bien por medio del propio aire acondicionado. y hoy está realizando la misma labor metiroria en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria. (32) Voronin. vol. pero esto sólo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de descarga. Esto. con el solo inconveniente de que es cara de instalar y mantener. pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de limpieza eléctricos de uso manual (32). 8. Se llama Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira. estudiando su deterioro. pág. Si a pesar de estas precauciones.

Pudiéramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles accesos. conferencias. que sólo sirve para un contado número de documentos especialmente valiosos o reservados. (Archivum. . Los documentos deben revisarse antes de entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. (38) Voronin. de (36) Campbell. obra citada. 8. Algunos recomiendan verjas electrificadas. 1957. puerta o puertas de entrada de documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. sobre todo si hubiera de estas Últimas en el cuerpo del depósito. claro está. Esto en cuanto a medidas de construcción. Es buena medida que los lugares a los que tiene acceso el público. o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las estanterías. tales como puertas y ventanas en general. tales como sala de consulta. obra citada. De este vicio de hurtar documentos no está exenta ni la propia Administración. VII.Building and equipement of Federal Records Center in the United States. Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su estancia en los depósitos deben tomarse las precauciones adecuadas. recomienda 20 metros de zona circundante. con cierres metálicos a prueba de ladrones. exposiciones. o armario metálico. También pueden instalarse puertas metálicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depósitos. Se recomiendan las rejas «movibles» para evitar la sensación de enclaustramiento. El recurso más clásico hasta ahora ha sido disponer de una cámara de seguridad. E. . G . cuya precaución debe tenerse también para cualquier otra ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). pág. (37) Duchein. para evitar entradas subrepticias en ocasión de recibir remesas de documentos. o cristales irrompibles (37). pero no para cantidades elevadas. nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies sobre el nivel de la calzada. En las jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Bélgica) en marzo de 1972 se acordó recomendar que estuviesen alejados éstos tanto de los lugares accesibles al público como del propio muelle de descarga.Medidas complementarias de seguridad 151 CONTRAROBO Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustracción de documentos lo constituyen los propios usuarios. pág. así como prestar especial atención a las escaleras de socorro donde las hubiere. 22). Es frecuente que en los depósitos modernos sólo se abran al exterior pequeños orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre deben llevar rejas. estén alejadas de los depósitos. pág. aulas. que está al alcance de cualquier fortuna. 110. pero. Sin embargo deben ser complementadas con alarmas eléctricas convenientemente distribuidas. La vigilancia en este trance debe ser rigurosa. También es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su perímetro (38).

que piden los documentos para estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente. o los. Pueden detectar y corregir pequeñas transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo. Sólo es factible si se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada para hacerlo. Hoy se estima que la vigilancia por televisión en circuito cerrado es más segura. Las imágenes son transmitidas a varias pantallas en puesto de observación. pero también impedir que el usuario tenga sobre su mesa portafolios. de Barcelona (España). La realidad es que casi todos los grandes archivos con valiosos fondos están dotados de este servicio. También puede combinarse un sistema de alarma de pulsación manual con el de ionización para incendios.152 El archivo. . En este caso la vigilancia está generalmente encomendada a personas que. de Alcalá de Henares (España). tanto en cuanto al funcionamiento correcto de los servicios. tal como está montado en el Archivo General de la Administración. o menos importancia. cuanto en razón del comportamiento de quienes los utilizan. que carecen de él por resultarles demasiado cara su instalación. documentos que se le dieron para su consulta. Instalación y conservación funcionamiento automático y de pulsación manual. hacer marcas en ellos. velan por el orden en dicha sala. Esta alarma puede estar conectada directamente con la policía. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio sobre la peligrosidad de los usuarios. Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depósitos es bastante problemático por la dificultad de saber la ubicación de los documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. en los que pueda introducir el. bolsas. periódicos o libros que no sean del archivo. Hoy se utiliza mucho la detección por células fotoeléctricas de cuyo sistema está dotado el depósito nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragón. carpetas. pero son muchos todavía los de menos volumen. doblarlos o alterar su orden. puesto que el posible ladrón se sienta más estrechamente vigilado. No falta sin embargo quien piense que su efecto es más psicológico que efectivo. aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observación. más o menos disimuladamente. instalando varias cámaras en toda la sala para poder abarcar su totalidad.

Fueron luego alhacenas. Ni en los tiempos antiguos. dice que el original está en el «Saco título Priuilegios Reales. ni siquiera en la Edad Moderna se conoció para guardar documentos. menos práctico y con menos capacidad de archivación.fol. armarios. Instalación ANTECEDENTES HISTORICOS En un archivo clásico el problema primero de la instalación es la estantería. como la escasa cantidad de documentos acumulados y los rudimentarios criterios de archivación. . más costoso. La inexistencia de depósitos de archivo propiamente dichos. sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de tres llaves. con baldas o casilleros. 18. cofres. se resistían a perder también las puertas. (lib. Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantería con preferencia al clásico armario. (2) Todavía el año 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). siendo aún muchos los pequeños archivos que continúan guardando esta disposición. o plúteos. hicieron suficiente. tanto la de lectura del público como a veces las de trabajo de los archiveros (2). 260). semejantes a armarios que hubieran perdido su plancha de respaldo. orzas de barro. donde se guardaba a la vez lo más valioso. sino que los documentos rodeaban las salas del archivo. ni en la Edad Media. aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depósito.385.Los depósitos por dentro. Sin embargo el uso de la estantería es relativamente reciente. medida necesaria en época en que casi no había depósitos propiamente dichos. que se conserva en el Archivo Histórico Nacional. Estas viejas estanterías. cuyos tableros son sustituidos por marcos con vidrio o telas metálicas para poder cerrarlas con llave. (1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaíso de 1584. duplicando la altura.

del archivo-salón al archivo-almacén. (4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegación de Hacienda de Salamanca. el de atrás más alto que el de delante para que pudieran verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3). Cierto que la madera puede inyectarse de sustancias ignífugas. se venían abajo con harta frecuencia (4). y el costo elevado. la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en países húmedos. se ponían en cada espacio dos anaqueles juntos. Siena. Michel. Por otra parte eran todavía muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanterías de madera.000 legajos de la Sección de Juros.154 El archivo. hacia la mitad ya del siglo siguiente. pese a lo cual. tiene unas valiosas estanterías que se han respetado. lo que requería mayor sujeción. para «densificar» la instalación. Hoy una estantería de madera en un depósito de archivo es algo totalmente inadmisible. aunque con grave desperdicio de espacio al no poder aprovechar el centro de las salas (6). Sobre ello se corrían algunos riesgos más: el ataque de polilla o termitas. que habían sufrido el mismo percance. pág. 2. Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos que tenían estanterías metálicas. con el consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. al romperse la estantería. pero el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados por lo que sólo es rentable para estanterías o armarios de madera noble que se quieran conservar en salas nobles. A partir de ésta. cuyo sistema cambió radicalmente a estanterías de acero y salas pequeñas. .' edición. en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montón de libros de contabilidad que. 1928. 52. Pero sobre todo el peligro de fuego por su combustibilidad. lo que nada tiene que ver con un depósito general de documentos. formando grandes jaulas dentro de una sola nave. Algunas veces. (3) Casanova. como también se hace de sustancias anti-termitas. Instalación y conservación Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared. comenzando a experimentar con estanterías metálicas de hierro. Otras se buscaba ganar espacio haciéndolas muy altas. el grueso de las tablas que hacía perder mucho espacio. pero los depósitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales. (5) Duchein. por lo general más decorativas. pág. Eugenio. aunque hasta hace muy pocos años algunos las han considerado tolerables en archivos intermedios. Las estanterías de acero llevan un tratamiento antioxidable. en los Últimos años del XIX se pasó -como ya hemos visto al tratar del edificio. 47. «Archivística. en Sevilla. salvo en países con mucho bosque. Aunque la estantería de madera era casi el sistema Único durante el primer cuarto del siglo XX. Obra citada. habían quedado amontonados en el suelo. (6) Nuestro Archivo General de Indias.. una vez cargadas. a veces hasta el techo. el auge que tomó llevó a muchos fabricantes a lanzarse a su confección sin la madurez necesaria ni conocimiento de los problemas que comportan. en que al incorporarme al Archivo Histórico Nacional me tocó poner igualmente en orden cerca de 2. y en 1949.

VI. Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantería metálica por metros lineales pero como su construcción y calidades son muy variadas no (7) En algunos archivos de la URSS. vol. Bibliotecas y Propiedad Intelectual. de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas. Propuesta de Font-Réaulx. Instalación 155 Al empleo del hierro en las estanterías -generalmente fundido y demasiado pesado. Finalmente hemos visto. publicado en el Bol. y aún con materias tan poco adecuadas como la pizarra (12) o la cerámica (1 3). o tubos ligeramente separados entre sí buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireación. en ladrillo gruesas ( formando vasares de rasilla (1 1). 11.Los depósitos por dentro.en sustitución de la madera. 2-11. siguió el acero pero también otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un ahorro sustancial. (14) Quizás era lo mismo lo que se perseguía en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba) cuando en estanterías de madera se pusieron. en vez de baldas. pág. no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja apreciable (14). Avignon (Francia) (Archivum. no recoger polvo y ser refractario a todo tipo de insectos. ya en el año 1944. sino también por ser incombustible. tras de resultar caras por la mano de obra. del Archivo de Vaucluse. Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero no solamente por su mayor resistencia y versatilidad. para que las baldas no resulten 9 ) . (12) Public Record Office de Londres (Inglaterra). hacia 1956 (15).o barniz antióxido y nunca con pinturas oleosas. tienen el grave inconveniente de la mala aireación de los documentos. tres listones de la misma materia. 22). Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a la pared. (13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos. celebrado en Barcelona en 1952. además de ser casi todas fáciles al polvo. Ponencia 8. (9) Así se hizo en la Casa de Cultura de Avila. t. según manifestó Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956. (10) Casa de la Cultura de Cuenca. París. pero resulta pesado e inadecuado. 72-73. tipo poliéster. pero son poco resistentes y de muy fácil combustibilidad. El intento de sustituir las baldas por rejilla metálica. sin que falte el caso híbrido de estantería metálica con baldas de madera pulimentada (7). no absorber humedad. (15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este año. 1950. En la VI11 «Table Ronde. Todas ellas. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascón expuso los diferentes experimentos realizados en España con materiales de fábrica (8). en hormigón pretensado. en que las han impregnado de sustancias ignífugas. intentar el uso de materias plásticas ligeras e inertes. págs. haciéndolas poco manejables. Su preparación además es especial recubierto de pintura al horno a 1200. termoendurecidas. Antonio. 33-34. Informe sobre el tema. págs. (8) Matilla Tascón. en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo). son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaños variados. . presentada por la Delegación de ANABA de Barcelona (España). Después de 1918 se hacen pruebas de estanterías fijas en fibro-cemento. (1 1) Chancillería de Granada y Archivo de Simancas.

No se ha dado todavía ningún caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas de fósforo o se produjera un incendio interno voluntario. implícita en su misma estructura. Tienen este tipo de instalación un gran número de archivos entre los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia). La estantería metálica que hoy conocemos puede ser de dos clases: convencional o densa. Es rápido. previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que no sea aconsejable conservar (figura 75). Pág. (17) En la VI11 <<Table Ronde. adquiriendo el resto según se vaya necesitando. con el expolio consiguiente (VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Washington. Si lo que nos dan es una iglesia. LA ESTANTERIA ACTUAL La instalación de un depósito de archivo viene ya. económico. el Haupstarchiv de Hesse (Alemania) y el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) (18). los archivistas de España. de 1963 preferían las independientes de la construcción de los muros. de cómodo manejo y de aprovechamiento máximo en cuanto a capacidad. salones y refectorio servirían para despachos y servicios (figura 48). Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de montaje: a) formando cuerpo con el edificio. según Carmen Crespo. (18) En 1976 respondían a este criterio once países. Alemania y Países Bajos. como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo técnico. o convento. sino de acero especial resistente al fuego durante unas dos horas. así como que se impide que el local sea apetecido para otros fines. Algunos alegan que en caso de fuego podría fundirse el armazón y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro. y pueden montarse y desmontarse sus estanterías sin desequilibrar nada. Cuando el edificio que nos dan es una fábrica desguazada el almacén es la parte que elegiríamos para colocar las estanterías dejando las demás dependencias para las otras instalaciones. debe calcularse su totalidad pero no instalar más que las que de momento sean necesarias. Al primero le llamamos autosoportado (figura 74). sujetas a los muros o pilastras (17). la estantería autosoportada iría en las naves de la iglesia. La reestructuración de un viejo edificio sigue los mismos pasos de instalación. inalterable. . o b) colocadas después. entre otros. 9). (16) Trataremos de su variedad más adelante. que constituyen hoy el elemento básico. «Mejorastécnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. mientras celdas. ya que las estanterías metálicas. han condicionado la propia construcción. pero autosoportadas. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos exigir son: que sea fuerte.. Por su alto costo. como hemos visto al tratar del edificio. Francia.156 El archivo. Apunta la ventaja de la economía en la construcción. Instalación y conservación se ha conseguido obtener cifras absolutas (16).

Los depósitos por dentro.-Vaciado reestructuración.-Estanteria autosoportada. de un edificio viejo para dar solidez a la . Figura 75. Instalación 157 Figura 74.

Instalación y conservación La «estantería convencional»puede ser sencilla o de doble faz. y pasillo de servicio entre las espigas de estantería. Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952. con filas de estanterías perpendiculares al pasillo (figura 76). perpendicular a los muros (19). (19) Comunicación de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de Archivos. y paso de emergencia todo alrededor. Cuando el local es suficientemente ancho para un pasillo central. y para que esta luz. Todavía a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla adosada a las paredes y sólo cuando era preciso aprovechar espacio se pusiesen en espiga. por tres razones: alejar la posibilidad de formación de nidos de insectos al facilitar su aireación y limpieza. ésta es la colocación más adecuada. sea central o lateral. Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda circularse todo alrededor de ellas. pasillos periféricos accesorios. (20) Voronin. En cualquiera de los casos las estanterías estarán siempre orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de modo que ésta corra a lo largo de ellas. con aprovechamiento máximo del espacio de los depósitos y. El pasillo de acceso. doble faz. se aconseja que no pase de los 10 metros máximo (21). pág. o principal. (21) A veces tienen algo más. Sin embargo la generalización de la estantería metálica y solidez del edificio vino a dar preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permitía colocarla por el centro de las salas. o espiga. de paso. o para estanteado provisional en salas de trabajo. poder acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad. como en el Archivo de Varsovia (Polonia). no incida nunca de plano directamente sobre la documentación (20). 7. alejaba el peligro de deterioro por hongos o parásitos que podían atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de humedad por insuficiente aireación. sobre todo si es de sol. Si por el contrario el espacio disponible es largo y estrecho irán situadas las estanterías en su parte central. En cuanto al largo de cada estantería. con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). a derecha e izquierda. Si la planta fuera circular las estanterías adoptarían una disposición radial. que tienen 12 metros. Si fuera tan estrecho que no permite dos pasillos se pondrá sólo uno en uno de los lados (figura 78). Hoy sólo se utilizan las estanterías sencillas para aprovechar pequeños espacios en depósitos super-llenos. obra citada. La disposición en que deben colocarse al proceder a su montaje varía con arreglo a las condiciones y forma del depósito. . y facilitar el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los extremos de las estanterías. Los pasillos que separan las estanterías son de tres clases: de acceso o circulación. que es el principal.158 El archivo. que corren a lo largo de los muros (en donde hay pasillo central). sin taparse unas a otras.

30 metros.90 metros. Figura 77. coincidiendo en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito. lógicamente es el más ancho. se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un metro solamente. Aunque en años pasados se hacían muy anchos. Las cifras generales oscilan entre 1. . instalación 159 Figura 76. como mínimo posible para paso de un carrito transportador de documentos.Los depósitos por dentro. como en el depósito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1.-Estanterías con pasillo central.-Estanterías con pasillos de acceso laterales. Los pasillos accesorios pueden ser de 0.lO y 1.30 metros.70 a 0.

entonces pueden (y deben) caber muchas baldas más (23). con los documentos colocados a plano sobre la estantería. muros y suelo. de gran fondo. lógicamente.30 y 0. (25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956.85 metros y todavía en la «Table Ronde. o con documentos no encuadernados que requieren su colocación en posición horizontal. Si. La misma distancia debe haber entre la plancha más alta y el techo del depósito. (24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado. celebrada en Budapest (Hungría) en 1963 se admitía que podían llegar a todo lo alto del techo. con cuyo sistema se gana la apreciable cantidad de dos baldas más a lo alto de toda la estantería. A veces para documentos de gran formato se utiliza el ancho total de la estantería. Esta Última altura es en razón de facilitar la limpieza del suelo por debajo de la estantería por cuyo motivo a veces prefieren que lleve un zócalo cerrado.160 El archivo. buscando que esté totalmente separada de techo.70 y 1. (23) Ya sabemos que la archivación horizontal no permite acumular muchos documentos sobre una sola balda. por su peso o tamaño.20 metros. El largo de balda no está normalizado dado que tiene que adaptarse a las medidas del depósito. El fondo es generalmente de 0.40 metros. por excepción. caben menos que si es lateral.40 metros según utilicemos archivación lateral o vertical. En general oscila entre 0. La distancia media entre una balda y otra está condicionada por el sistema de archivación adoptado. También en esto los soviéticos dan medidas extremas mayores. anverso y reverso.lO a 2. se recomienda que la balda inferior esté situada a una distancia del suelo de no menos de cinco centímetros ni más de 15. llegando en los proyectos de la URSS a 2. por lo incómodo que resulta su manejo. pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por lo que es preferible contar con estanterías especiales. La altura que se da como clásica es de 2. entre 1. . Sin embargo no faltan casos como el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2.20 y 1.45 para periódicos encuadernados. aunque sí suele guardar la proporción de múltiplos de 10 centímetros. estilo libro. Descontando los espacios antes indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la estantería. en proporción con la altura de techos. como en el archivo de la Administración.40 metros (25).40 metros. (22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4. fuere cual fuere la altura de éste. Esta última es la que tiene el archivo de Dalhen. Si la archivación es vertical. o también para colecciones legislativas antiguas de gran formato. La altura total está. oscilando entre 0. como en el archivo de Delf (Holanda). donde se archiva todo lo que.30 metros pero puede alcanzar a 0. se utiliza el sistema de archivación horizontal. se sale de las medidas usuales. apoyada sobre uno de los lados largos. aun cuando en edificios viejos de techos altos haya que prescindir de esta proporción (22). El número de baldas que cabe en cada una varía según el sistema de archivación seguido. Instalación y conservación En cuanto a la altura y espacios de la estantería.50 metros. de Alcalá de Henares (España). En todo caso entre la unidad de conservación y la balda superior a ella debe quedar un espacio de cinco centímetros para facilitar el manejo.

que tengan paneles metálicos en los laterales de los pasillos para evitar que las unidades de conservación basculen y caigan al suelo. para evitar que las unidades de conservación o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26). En la parte inferior el mismo depósito antes de la reforma. que sus medidas sean las adecuadas a los documentos que van a contener. Nunca por medio de tornillos. Contabilizado por metros (26) En Estados Unidos. en cuanto a las cualidades físicas de las estanterías.de paso. se aconseja: que no sean demasiado largas. sin ningún relieve exterior. ni tornillos o cualquier elemento que pueda dañar las unidades de conservación al extraerlas o guardarlas. grueso de las mismas y chapas laterales. Instalación 161 Figura 78. Con independencia de su largura lo que sí debemos tener siempre en cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo preferibles las movibles. que no tengan fondo cerrado. que no tengan ángulos vivos y cortantes.-Estanterías con un solo pasillo. Respecto al cálculo de resistencia que tiene que tener una instalación de este tipo varía según el número de baldas. En general. así como robustez de los montantes. Inglaterra y Francia las admiten perforadas. . por economía. para garantizar la circulación del aire.Los depósitos por dentro. para archivos intermedios en que los documentos se encuentren . siempre que lo sean por medio de ganchos laterales o piezas que entran en ranuras de los montantes..

145). La elección de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de construcción y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del depósito. prevención del archivo de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histórico Nacional de Madrid (27) Cecchini. con baldas casi siempre fijas. por lo que debemos desecharlo.162 El archivo. 1955. Salvatore.. c) Abiertas en su totalidad.. pág. <<Leattrezzature metalichi negli Archivb (Rassegna. Con el tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas. desterrando el uso de galerías de acceso. es decir entre los 1. Otro cálculo para estanterías de sólo dos metros. e) Sin baldas (figura 8 1 ) . lisas. con baldas tipo bandeja con aletas sujetas a los montantes del centro (figura 79). pudiendo en todo caso reforzar su estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo.. b) Cerrada sólo a los costados de los pasillos. perdiendo la doble altura. La estantería doble faz.. d) Sólo las baldas. Giovanni.500 y los 2. que debe calcularse un poco por encima. 1960.50 metros de altura puede ser su peso de 1. escaleras de mano o taburetes y las estanterías no son más altas de lo suficiente para poder coger o colocar en la última balda cualquier caja o carpeta con sólo extender el brazo. puede adoptar cuatro diferentes modalidades: a) Cerrada con planchas metálicas al fondo y costados. '261). Como consecuencia los techos son también bajos con la consiguiente economía de espacio.La moderna edilizia degli Archivi» (Rassegna. . y en segundo lugar del tipo de unidades de conservación que tengamos o vayamos a utilizar. El sistema b) de montantes continuos es óptimo si sus elementos son lo suficientemente sólidos (figura 82). con baldas fijas o movibles y ensambladas en montantes continuos o ranurados (véase figura 76).300 kilogramos en estantería clásica. Sólo tiene el inconveniente de que si tenemos la documentación en legajos l o s papeles están más expuestos al polvo. sujetas a los montantes del centro (figura 80).. Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentación.000 kilogramos por metro cuadrado. (28) Carbone.350 kilogramos (28). que estimamos es la más conveniente. es de 1. En cambio los montantes ranurados pueden jugar un buen papel para depósitos añadidos sobre la primera construcción. además de hacer accesible la balda más alta al alcance de un extintor. bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada. . además de sobrecargar el peso y encarecer el costo.200 a 1. Instalación y conservación cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando por medida los metros lineales en estantería de 4. pág.. que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir el posible incendio a una muy pequeña reserva de oxígeno. aunque con la compensación de una aireación mejor que en el sistema cerrado.

-Baldas de bandeja con aletas. Figura 80. al aire.Los depósitos por dentro.-Estanterías con sólo baldas. Instalación 163 Figura 79. .

etc. 79-84). como la creciente carestía del suelo. que era dificultoso. en los que la carencia de espacio constituye un verdadero problema. VI-1-1953. aunque posible. que la verificación de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se invirtiera en ella. La «estantería densan ha surgido como consecuencia de las circunstancias. En principio fue muy bien acogida la idea. La e) es totalmente desaconsejable. colocar documentos de formato especial. llevándose a cabo algunos intentos en Suiza. pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas. (30) «Eine neue Aufbewan rung für Archivalienn (Archivum. (Rassegna. Su máxima expresión es lo que conocemos con la denominación general de «compactus». Los primeros ensayos surgieron después de la Segunda Guerra Mundial. fichas.Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille. con estantería de dos metros de alto. aun cuando éste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo. El aumento de la producción de documentos. han llevado a concebir unas estanterías dispuestas de tal forma que permitan una mayor cantidad de archivación en el mínimo espacio y esto se ha logrado tanto para archivos vivos. a 2. la simple balda del sistema d) sólo se concibe para cajas grandes. que por su propia forma no corren riesgo de desplazarse para ningún sitio. . impidiendo a la vez la entrada de polvo.. que podía quedar paralizado por avería mecánica o corte de fluido eléctrico. que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por metro cuadrado. pág. películas. donde se halla muy extendido en la actualidad entre empresas privadas.. cuya posibilidad figura en muchos de los proyectos realizados. Instalación y conservación (España). También es comprensible que los documentos guardados en cajas precisan menos protección por parte de las estanterías.000 Ó 2. Luego fueron disminuyendo sus partidarios al considerar que. los documentos estaban sometidos a una menor aireación. Tres años después Lisa Kaiser lleva a la 1. ya que se eleva.. si el sistema de archivación es vertical o lateral. que requieren una instalación interior adecuada (3 1). luz y frío excesivo. bien por haber levantado una o dos plantas más. como para archivos depósito. (31) En el nuevo depósito del Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona (España) lo tiene adaptado para varios usos. Hoy los hay para discos. Finalmente. siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta innovación en la «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963. su trabajo sobre este tipo de estanterías (30). col.500 kilogramos mínimo. además de lo cual era caro. sobre todo en los países nórdicos. 267). Se pensó que no sólo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad contra indiscrección o robo al poder cerrarlo con llave como cámara fuerte. a modo de cajones de cartón. XXIII. administrativos o de empresa. a costa de suprimir pasillos de acceso. lo que hace incómodo el manejo (29). celebrada en París. Tiene también parte por este sistema en los Archivos Nacionales de París (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japón). 1963..164 El archivo. planos. (29) Duchein. que contienen documentos archivados generalmente en posición horizontal. radiografías. hacia 1950.a «Table Ronde. si bien tenía aquellas ventajas. Michel. .

Los depósitos por dentro. Figura 82. de poca resistencia. . Instalación 165 Figura 81 .-Estructura perforada.-Estantería sin baldas.

en 1963. 100 a 102 y 127. a veces. También tienen esta doble instalación los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones de solidez de la construcción permiten situarlo a cualquier altura. o parte. exige mejor aireación y su climatización resulta costosa. mientras que otros la consideraron más barata en atención al ahorro de suelo.Hogar. URSS) (32). hoy desaparecido. lo que pudo hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del . En consecuencia la posición actual es que. Tal fue el criterio seguido en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el Archivo Histórico Nacional de Madrid. Dado que esta densificación por supresión de pasillos supone que mucha. más costosa (España y Hungría). si éstas son precisas. en archivos donde el problema de espacio sea agobiante. Así en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado de su compacidad mientras que en Italia el clima. pero pueden ir también colgados de carriles metálicos. los depósitos de archivo sigan teniendo estantería convencional. (33) Actas citadas. pág. por lo que suele recomendarse su instalación en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio para que disponga las obras de consolidaciónnecesarias. ya que. en que no cede la base. sujetas a los (32) Actas citadas. sobre la que descansaba todo el peso. en general. . pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes según la climatología. en Madrid (España). en el último de los cuales hubo que reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. se trató del tema. Los de estantería deslizable lo hacen generalmente sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo. págs. provistos de poleas.166 El archivo. aún colocados en semisótanos. 148. aspirando a que. de la documentación de una estantería esté oculta por la inmediata a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver lo que hay detrás o dentro. mientras sea posible. Algunos (Baviera) estimaron la protección que ofrece contra robo e incendio. Enganchados al armazón de la estructura. En países donde las condiciones pueden ser diversas se utilizan estanterías sencillas o densa indistintamente (Francia. por tanto. Por este motivo tienen más facilidad de instalación en edificios construidos sobre roca. directamente sobre los cimientos. En la VI11 «Table Ronde» de Budapest. También se tuvo en cuenta que para poder instalar densos es preciso que la construcción sea resistente y. Los sistemas densos aplicables a archivo depósito son de dos clases: deslizables o giratorios. Instalación y conservación Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depósitos que cuentan ya con estantería convencional. pudiendo instalar un «compactus» de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio. Ya con anterioridad se propuso para guardar solamente lo más precioso (33). puede dañar la estabilidad del edificio. pueden instalarse como un mal menor antes que como una ventaja.

.Los depósitos por dentro.. mayo-agosto. con independencia de la resistencia de suelos y paredes.pudiendo tener un solo pasillo para hasta veinte o veinticinco cuerpos de estantería doble faz cuando discurre sobre carriles en el suelo (figuras 83-84).. 2. La puesta en movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo para seraccionadas por el pie. núm. al que se agarran unas pinzas que llevan las estanterías. 223). por sistema neumático o de aire Figura 83. De cualquiera de las maneras las estanterías no pueden ser demasiado largas.-Densificación máxima.. Si se actúa de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia (34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal» y «lateral». las describe en sus diferentes variedades. con un solo pasillo para muchos cuerpos de estantería doble faz. pulsando un botón o por un volante o aspas.Pierre Durye. comprimido. El sistema frontaZ es el que permite una mayor densificación. El deslizamiento de las estanterías para «abrir pasillo» en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema automático. 1958. En cuanto al sentido en que se verifica el desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). en «Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de France. Instalación 167 pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos. siendo medida aceptable siete metros máximo. pág. El mecanismo puede estar basado en un cable metálico que se pone en rotación continua. ayudado de corriente eléctrica. o enteramente manual si la carga no es excesiva. (Rassegna.

págs. una doble central fija y dos dobles (o sencillas) adosadas a ambos lados (figura 85). Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho del edificio. 63. El deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado de guías y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piñones de la estantería al ser impulsada su traslación. Dirección General de Archivos y Bibliotecas. o también una doble fija y cuatro o cinco movibles. . a los que se van a sujetar (35). Instalación y conservación Figura 84. evitando así que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. Las estanterías en este caso pueden formar grupos de tres. aplicado al <<Compactus>>. El sistema de una doble fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses departamentales y también en alguno de los depósitos de los Archivos (35) Sánchez Belda. Luis. 1962. su desplazamiento es a la derecha. o estanterías independientes sobre pies derechos metálicos desde la base. mientras que si las pinzas se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha. <<Novedades para el equipo de los archivos. 20-23). (Bol.168 El archivo. En algunos de éstos la estantería terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar parte de su contenido sin necesidad de correr toda. la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado. Los sistemas eléctricos llevan un dispositivo que bloquea el deslizamiento en el momento en que la estantería hace contacto con cualquier persona. núm. Dice que es el sistema <<Snead>>.-Densificación máxima. o sea un pasillo por cada seis elementos.

«Compactus. instalación 169 Figura 85. como también en Estados Unidos (40) y (36) Marcas usadas en Francia son:. uno entre cada grupo de tres. que es inglés. Consiste en que la estantería. Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depósito en semisótano del Archivo Histórico Nacional.su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88).-Estantería laterales. en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de París (Francia). Alemania y Malasia. Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita la maniobra. Otro sistema para pisos. por lo que la densificación es menor. consiste en colocar una estantería doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. <<Compact>>. y «Stornor». En algunos archivos de Francia tienen densificación de este tipo (39). Lo tienen también varios archivos de Dinamarca.Los depósitos por dentro. Estas laterales son las Únicas que se desplazan. con lo que queda bloqueado (38). fija central con dos adosadas movibles Nacionales de París (Francia) (36). (39) Sistemas «Prodex» y «Lapouyade>>. Igualmente se encuentra en alguno de los archivos de Estados Unidos (37). El sistema de carriles sobre el suelo puede verse. La densificación por desplazamiento lateral es siempre menor que la de desplazamiento frontal. doble faz o sencilla. bien una sola balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87).. <<Baudet-Donon-Rousel». para poder ver lo que tiene la central. entre otras. está colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder examinar. a derecha o izquierda. (38) Entre otros. (37) Entre otras marcas. el sistema «Dexion. entre otros. de menos resistencia. de Madrid (España). . El número de pasillos es mayor. (40) «Dollin Mobile Storage System». <<Famac» y <<Prodex.

densa de desplazamiento lateral de una sola Figura 87. .-Estantería balda. en París. Los primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depósito Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia.170 El archivo. densa de desplazamiento lateral de todo un Alemania (41). Instalación y conservación Figura 86. En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado.-Estantería cuerpo de baldas. entre 1956 (41) El más usado es el «Compactus». En la República Democrática Alemana hay instalaciones que funcionan por carril en el techo.

a modo de puerta.Los depósitos por dentro.lO metros de altura. que funciona electrónicamente. con escasa aireación (figuras 92-93). Lo citamos a título de posibilidad ya que nos parece de uso complicado y. Es el de más fácil manejo pero necesita pasillos sensiblemente más anchos para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo. Por último citaremos el llamado «Archivo 2. sobre todo.000». para techos de 2. con un espacio abierto en su parte frontal para poder sacar y meter por allí los documentos. y 1957. Por eso elegiremos el que sea más conveniente no sólo en cuanto a lo que tenemos que almacenar sino también en cuanto al servicio que haya que prestar con los documentos. como también en algunos de Estados Unidos.-Estantería densa con desplazamiento de todo u n cuerpo hacia el pasillo. Constan de una estantería doble fija y otras dobles (que también pueden ser sencillas) que giran sobre un eje sujeto de techo a suelo. instalación 171 Figura 88. Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de CharenteMaritime y Loire (Francia). que está formado por una especie de inmenso cajón. quedando atravesados parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1). También se han hecho montantes de este tipo para archivos de filmes. Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como regla general que a más densificación corresponde más dificultoso manejo. o cintas grabadas. aunque sea no el de acceso sino uno lateral. Los cálculos aproximados de densificación previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse .

Los de deslizamiento lateral.-Estantería densa de un cuerpo fijo y dos laterales que giran por secciones de baldas. 31).. Con el de carriles por poleas desde el techo puede disminuir a un 70 por 100.172 El archivo. ya que otras estimaciones la fijan solamente en un 90 por 100. . <<Les batiments d’archives . en mayor o menor número. vienen a ganar un 50 por 100. el 100 por 100.y. edic. «Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 1962>> (Archivum. Michel. muebles especiales para guardar documentos que. como pretenden algunos. pág. por Último. el 50 por 100. El total de ganancia de espacio en los Archivos Nacionales de Francia se ha calculado en un 75 por 100. según Durye. pueden colocarse en cualquier rincón del depósito general. y en el de anaqueles giratorios. con más frecuencia. LOS ARCHIVADORES En todo depósito de archivo hacen falta. 51. Instalación y conservación Figura 89. 1957. . al pasillo o al hueco de la balda. da las siguientes cifras de ahorro de espacio. un 30 por 100.. pág. aunque a veces puedan constituir en sí la totalidad del depósito de un archivo. un 90 por 100 de espacio (42). Estos muebles especiales. dos.. 1985. No obstante. (42) No un 100 por 100. los giratorios sólo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43). por su formato o su naturaleza. VII. la primera cifra nos parece un tanto optimista. Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que superan ostensiblemente el tamaño de folio sin atenerse a ninguna normalización. o bien los que por su propia consustancialidad acostumbramos a llamar documentos especiales. no quedarían bien acondicionados en las estanterías descritas. en el de una unidad fija y dos adosadas movibles. ya que siempre es necesario por lo menos un pasillo y. con arreglo al sistema de densificación: En el clásico de un solo pasillo para un elevado número de unidades. (43) Duchein. cuando son excepción.

-Apertura de las adosadas como puertas. Instalación 173 Figura 90.Los depósitos por dentro. Figura 91 .-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las deja atravesadas en el pasillo. .

a efectos de archivación: los pergaminos.174 El archivo. mapas. sea cual sea su procedencia de serie o sección a que pertenecen. los documentos con sello pendiente de cera. La archivación de documentos de formato superior al normal puede tener una fácil solución colocándolos en las estanterías corrientes ocupando las dos baldas. los clichés de vidrio o celulosa. Si se trata de documentos sueltos. . Instalación y conservación Figura 92.70 metros y la menor la mitad. Los tamaños son: la mayor 0. árboles genealógicos u otros semejantes. deben ir protegidos por una carpeta de cartón adecuada a su tamaño (44).-Archivo consulta. los documentos gráficos tales como planos. generalmente medievales. anverso y reverso del mismo nivel. plomo o lacre. microfilmes y filminas. esquemas.88/0. dibujos. Pero también se fabrican estanterías especiales de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los documentos de estas características. las bandas magnéticas. las fotografías. denso con funcionamiento electrónico para Pueden considerarse como documentos especiales. sean o no gráficos. (44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Sección de Diversos del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). diapositivas y postales. puesto que deben ser diáfanas. filmes. En cada lugar de origen figurará una nota diciendo el lugar de la estantería especial en que están archivados y a su vez cada documento tendrá anotada su procedencia. los discos. El Único inconveniente es que se pierde mucho espacio.

documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla en un núcleo de madera. como el cartulario de Obarra. Son de formato irregular generalmente sólo los medievales ya que tratan de aprovechar al máximo los trozos de pergamino ( 4 9 . A veces cosidos varios trozos para un solo documento. El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de archivación especial para los documentos especiales es el de que nunca debe forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las necesidades de aquél. Instalación 175 Figura 93. o con salientes y entrantes originados por los bordes de la piel. de modo que el documento no se vea oprimido. del siglo XI del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). sino que éste es a veces de contorno totalmente irregular.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido del archivo denso de funcionamiento electrónico. a) Archivadores de pergaminos Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es mejor tenerlos en archivadores especiales. otras. con sus cuatro lados desiguales. aunque suele ser de imitación. (46) Todavía perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <<pergamino. doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su integridad física. A partir de la (45) Los medievales no sólo son de cualquier tamaño. aprovechada al máximo. . pero siguen usándose por mucho tiempo para los documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46).Los depósitos por dentro. Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para distintos tipos de documentos especiales..

176 El archivo. pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeños. colocadas una al lado de la otra.30 de alto por 0. Instalación y conservación época de los Reyes Católicos lo corriente es que dejen el formato de múltiples dobleces o rollo y los tamaños arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de proporciones análogas a los documentos en papel. Los armarios utilizados para los pergaminos de la sección de Clero regular y secular del Archivo Histórico Nacional de Madrid. metidos en cajas de madera o en armarios. Pronto se trató de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecían metidos en pequeñas bolsas de trapo o de pergamino. enrollados o doblados. una vez que se ha procedido a su planchado o extendido. permiten la aireación necesaria. con 20 unidades por carpeta término medio. para documentos con sello o para documentos gráficos. y en cada uno de ellos. cuando su tamaño lo permitía. También pueden ir en archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos gráficos. en las puertas del armario. Unas ranuras oblicuas. Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios especiales para archivación horizontal. esto no era suficiente. colocados sobre 18 baldas. con el consiguiente constante deterioro. b) Archivadores para documentos con seIIo Los documentos con sello pendiente comenzaron guardándose en los mismos legajos que los demás documentos. con lo que podían archivarse como libros. aún peor esto último porque por los dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones. Luego se pasó a su cosido o encuadernado. Las baldas de estos armarios deben de tener entre sí solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a 25 unidades documentales grandes como máximo o el doble si son pequeñas. lo que acarreaba el destrozo de los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. El único inconveniente que tiene el sistema de archivación horizontal. En el Archivo de Siena (Italia) tenían un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58. tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema. a modo de persianas. La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como venían. Igualmente dificulta su lectura conservarlos enrollados o doblados. incluso en legajos en las propias estanterías. así como los del espacio que hay que dejar de margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente.95 de ancho.55 de fondo y 0. pero esto constituyó un grave error porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar sólo uno.000 pergaminos. Las primeras irían colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamaño de la balda. . tienen 1. Al multiplicarse el número de baldas se multiplican los centímetros de espacio no Útil. con carpetas como las descritas. es que se desperdicia mucho espacio.

sólo puede hacerse cuando el tamaño del documento lo permite. lo que encima de suponer una manipulación fastidiosa nos parece de resultado dudoso.Los depósitos por dentro. La solución de meterlos en cajas es siempre problemática. Para su total protección deben llevar una cubierta de papel fuerte. sujeta al cartón por su lateral izquierdo. La solución nos parece mucho más sencilla: suprimir la archivación vertical. Otra solución fue colocar los sobres en posición vertical en archivadores de cajón. sujetando el sello para que no cuelgue con tiras de plástico. También hubo un momento en que pareció que los armarios de carpetas suspendidas con las hamacas del tamaño propio para radiografías podía ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no cabían tampoco y era preciso doblar el documento. recoge esta noticia que fue presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos. bolsitas de polietileno o acolchados. pero esto. que absorbe la poca grasa que les queda por lo que se ha desaconsejado. donde se metía el sello. pero no nos parece nada aconsejable por la falta de transpiración al estar encerrados en plástico (47). o cuando era de plomo un hueco recortado para mantenerlo en él sujeto por delante con unas tiras de acetato de celulosa que le impedían desplazarse pero permitían sacar el sello para examinar su reverso. Los procedimientos de protección han sido varios: saquitos de papel de seda Japón con perforaciones para aireación. en evitación de lo cual se aconsejó coser los sobres a diversas alturas a partir de la base. pero los sellos se amontonaban en el fondo. Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad de desprenderse del documento por cualquier eventualidad. aunque también son sensibles a la humedad y al calor. como si se ponen dentro de sobre. De todos modos su archivación conjunta con los documentos convencionales se veía dificultada. que en nada les favorece. cuando no totalmente imposible. 8. los de cera son muy delicados. pág. en su trabajo citado. Si metidos en sobres del tamaño que sea los colocamos en muebles metálicos de gavetas o cajones de escasa altura. En algunos archivos holandeses se inició con carácter experimental la utilización para documentos con sello pendiente de fundas de plástico suspendidas. En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartón con imposibilidad de extraerlo. Ello les hace más quebradizos. para archivación horizontal (47) Carmen Crespo. se pensó en montarlos sobre un cartón que llevaba en su parte inferior una cajita de cartulina o cartón fino. si era de cera. Duchein recomienda protegerlos con cartón ondulado si se van a colocar en cajas individuales. aunque se hiciera sin presionar el doblez. sobre todo si está reseca por haberlos guardado entre algodón. lo que aconsejó guardarlos aparte. Instalación 177 Aunque los de plomo no necesitan más precaución que protegerlos de la humedad. en caso de que la perforación no fuera total. que es su mayor peligro. .

habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez. Instalación y conservación de documentos gráficos. con deslizamiento por rodamiento a bolas. También estos documentos pueden guardarse en carpetas en las estanterías. Fue adoptado en 1952 por el Servicio Geográfico del Ejército (España). Las gavetas o cajones. sobre todo para planos gruesos y dibujos antiguos. que en este caso eran unidades de madera contrachapada. De aquello se ha pasado a utilizar archivadores metálicos semejantes a los que acabamos de describir para documentos con sello. Uno de los primeros intentos que conocemos de archivación de planos en armarios metálicos es el realizado a base de anaqueles. planos. por cuyo motivo. ni con sobre ni sin él. salvo si se conservan doblados. En éstos con más razón debemos evitar los dobles ya que por ellos se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauración. nunca deben guardarse doblados o enrollados. además de su comodidad de manejo. Depende de que esté entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. los que. lo mismo que se dijo de los pergaminos. colocando en cada anaquel dos unidades de conservación. Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. ya que.178 El archivo. aunque es cierto que este tipo de archivación horizontal dificulta su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar o meter alguno de abajo. Para evitar que al sacar el cajón pueda engancharse por arriba y dañarse alguno de los documentos que se hayan ahuecado. Este tipo de archivación conviene también para los documentos con sello pendiente de lacre. También puede servir para los documentos cuyo formato excede a las medidas del folio que llevan sello de placa. vienen de origen metidos en una cajita de madera. necesarias cuando se utilizan armarios. cosa totalmente desaconsejable. En este tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireación las múltiples ranuras de los cajones y sus carriles. Los de documentos de tamaño folio o menor pueden guardarse en cajas de cartón ondulado para protegerlos de roturas. están pensadas para prescindir de las carpetas de cartón. deslizables para facilitar su manejo. etc. por su mayor fragilidad. Como en toda archivación horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. pueden dejarse en las cajas de los demás documentos. a ser posible. Ofrecen la mayor comodidad para el documento. pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles especiales. que queda reservado para casos excepcionales. dibujos. Este inconveniente queda obviado si podemos tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el investigador se sirva de estas copias en sustitución del manejo del original. como los ya descritos en la primera parte (figura 21). c) Archivadores de mapas. llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una .

Algo más racional nos parece el que consiste en un armazón metálico.. dentro de un mueble. Se fabrican en varios tamaños.Los depósitos por dentro. Quizá el más antiguo sea el que está basado en mantener la verticalidad de los documentos por presión de unos muelles (figura 94). Su manejo es semejante al que se (48) En la reunión anual de la Sociedad Raleing. (49). Poco recomendable. C. dibujos. . B. provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes bolsas de papel fuerte. Ubrich aseguró Metal Inc. celebrada en 1964. etc. En principio pareció una solución pero hoy es un sistema totalmente rebasado por incómodo de manejar y dudamos un tanto de que la presión no llegue a dañar los documentos (48). dentro de un mueble de formato adecuado. mapas. apoyada sobre los documentos asegura que éstos permanecen a la altura debida. Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que responden al sistema de archivación vertical.-Archivación vertical de planos sujetos a presión por muelles. solapa metálica articulada que. en Jamestown (New York). que llevan en su parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra. abierta por uno o dos de sus lados. Instalacidn 179 Figura 94. cuya tapa superior se levanta para sacarlos. Son bolsas que cierran con unos broches automáticos por su lateral más largo vertical. semejante a los descritos para archivo de uso inmediato. (49) Podemos citar el sistema «Pohlsroder>>. y que su formato es lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto número de planos. se guardaban así todos sus documentos que en el <<Art gráficos.

Nos referimos principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones. puede aplicarse cualquier modalidad de archivación densa de desplazamiento frontal. La bolsa debe ser lo bastante fuerte para que aún conteniendo pocos documentos no pierdan éstos su verticalidad doblándose hacia abajo. mientras que las muy grandes necesitarán archivadores adecuados a su tamaño o de los especiales de gavetas como los de mapas. estampas y carteles En muchos archivos todavía no se les ha dado categoría de testimonio histórico. por tanto. es más complicado que el archivador de cajones y el roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor que en el caso anterior. Los otros sistemas conocidos de archivación vertical ya descritos para uso inmediato suponen una previa manipulación del documento. lo que puede significar un riesgo para los más valiosos y antiguos. sino de una serie de barras y bolsas para instalar en un gran depósito. irán mejor metidas en sobres antes de archivarlas. o el sistema más barato de meterlos en carpetas de cartón de tamaño adecuado para colocarlos en estanterías en la misma posición. Las estampas. Por el riesgo que puede producir su manipulación nos inclinamos por desaconsejar su uso para archivo depósito. no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro documento gráfico. También evitaremos en la medida de lo posible guardarlos en forma de rollo. cuando el depósito de archivo lo es enteramente de documentos gráficos y el espacio escaso.180 El archivo. Pero. insistimos. e) Archivadores de folletos con información gráfica Como los anteriores. Para consultar cualquiera de los documentos es preciso descolgar la bolsa. Instalación y conservación describió para el mismo tipo de archivación en archivo de uso inmediato. dada su variación de tamaños y calidad del material. extenderla sobre una superficie plana y sólo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido. la archivación horizontal en muebles de gaveta o bandejas. si son postales. han sido muy poco considerados hasta ahora como testimonio. sean sueltas o formando fuelle. pueden guardarse en archivadores de cajón semejantes a los de fichas. Los de tamaño normal. Las muy pequeñas será conveniente meterlas previamente en sobres. Su manejo. generalmente más débil. planos y dibujos. ya que es el único viable por el formato totalmente variable de los documentos. d) Archivadores de postales. No obstante. Incluimos en este concepto trípticos e incluso hojas sueltas de . nos parece lo más acertado para la buena conservación de esta clase de documentos. Sólo varía el hecho de que aquí no se trata de un armario. Sólo puede ofrecer la ventaja de ser más económico y poder archivar más unidades en menos espacio.

dentro de carpetillas separadoras. Esto Último permite que los cajones sean de menos profundidad pero supone también la pérdida de tantas veces los centímetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los compartimentos en que se ha dividido el largo del cajón. no están normalizadas. que ya hemos descrito al tratar del archivo de uso inmediato. sino clasificándolos con arreglo a los grupos establecidos. colocados sobre patas. La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la elección del mueble y su sistema de funcionamiento. Estas últimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentará su número en adelante puesto que las Administraciones reseñan en fichas muchos datos que antes sólo constaban en documentos convencionales o en libros-documento. naturalmente. Tienen los inconvenientes propios de este tipo de archivación. aquellos en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los pequeños cajones desplazables. lo que facilita su localización sin necesidad de más referencia. de pie o sentada. o grupos. y que las fichas estén colocadas lateralmente en compartimentos del cajón. f ) Archivadores de fichas Las fichas catalográficas de archivo. en vez de estar en forma frontal a todo lo largo del mismo. como las fichas-documento. quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando según van entrando a lo largo de períodos de tiempo que pueden variar desde un año a bastante máas. Sus archivadores son bien conocidos.Los depósitos por dentro. que la utilización de uno de los cajones bloquea el uso de los restantes de la misma fila y que cuando están sacados para efectuar una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. tomar sus notas allí mismo. Sin embargo las fichas catalográficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura adecuada. pero en el archivo depósito las series. Instalación 181 propaganda. Posiblemente será lo más cómodo meterlos en cajas. a partir de poco más del suelo. no con una secuencia fija para todos los documentos. La ficha catalográfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en él la archivación se hace. son bastante incómodos de manejar en sus filas más bajas. dado que la ficha catalográfica supone un uso más continuo y más rápido que la ficha-documento. La acumulación de ingentes cantidades hace de todo punto necesaria la ficha catalográfica. Todos ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que consulta pueda. Estos ficheros rotativos pueden rotar en círculo o en elipse (de abajo arriba) según sean de capacidad mediana (unas 30. es decir.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. Las más antiguas muchas veces todavía no han pasado a los archivos depósito. Si el fichero . pedestal o incluso mesa. Pensando en ello se ideó el sistema de muebles con cajones rotativos de selección manual y luego automática. Los que nos interesan son. Algunos de ellos.

y se guardaban en unos sobres especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas en cuyos huecos se metían las bandas hasta completar el documento copiado.000 a 12. en primera fase de uso. Como en el caso anterior también puede aplicarse a los archivadores de estas fichas la archivación densa.000 fichas (50). en cuyas plataformas van colocados los pequeños cajones de fichas del borde hacia adentro. numerados al margen. En cuanto a las fichas-documento su instalación depende de la frecuencia de su uso. cuya casa Power. Esto hace que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha catalográfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la fichadocumento. en su caso. tímidamente. (51) Están en uso en el Archivo Nacional de Brasil.así como el <<Diebold de este tipo los viene fabricando la casa .». que no solían pasar de seis fotogramas. Por otra parte no se había llegado a pensar siquiera en la realización de un programa de amplias dimensiones y lo corriente era que sólo se filmasen documentos esporádicamente.. extracción de alguno de los pequeños cajones-fichero. Los tamaños son muy variables: los hay desde tres metros lineales de capacidad de archivación hasta 1. a utilizarse el microfilm en los servicios de archivo depósito los aparatos lectores eran lentos. En estanterías densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos convencionales con bandejas para documentos gráficos y cajones para fichasdocumento. por lo que los rollos grandes ofrecían inconvenientes para localizar un fotograma. en Rio de Janeiro. Su aprovechamiento es mucho menor y su concepción ya un tanto anticuada (5 1). Estas plataformas pueden desplazarse hacia adelante para facilitar la consulta y. a peticjón de algún investigador o por necesidades del propio archivo. Los modelos antiguos son el .Halcom.182 El archivo. Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados a una cartulina. lo que permite la archivación de 2. Instalación y conservación tiene cierta extensión en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localización a cualquier distancia. Para guardarlos solían utilizar unas (50) Son bastante conocidos.Rolling Contablex. aunque por ser poca todavía su cantidad suelen compartir el espacio con otras unidades de conservación. También hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre un eje.. S . En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas. Archivadores ha fabricado también el &electron» y el <<Kele. que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo.. . A.900 metros lineales. g) Archivadores de microfilm Cuando comenzó. ya no lo es tanto en un archivo depósito.

de un mismo rollo. la realidad es que su escaso uso daba poco lugar a poner en práctica tal medida. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel. Metidos en pequeñas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plástica. podían ser éstas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente descritas.Los depósitos por dentro.sujeta a su vez por una goma. o conjunto de documentos. colocándola después verticalmente en el cajón de un archivador de fichas. Sólo se fraccionan los fotogramas del documento. cuando empezó a usarse como archivo de complemento o de seguridad. una sobre otra. para tiras de 33 centímetros de largo y 16 milímetros de ancho. El enorme incremento de la práctica de microfilmación de fondos de (52) El -Microstrip». en la que se anotaba el contenido y número de orden. bien sean éstas por encargo. al ser sus vueltas muy pequeñas. El sistema llegó a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos archivadores. que adquiere el investigador para su uso privado. pero provistas de celdillas en vez de ranuras. con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento frontal y visibilidad superior. estaba pensado para archivos de secretaría. en un núcleo de plástico. También se aplicaba el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas. En evitación de este inconveniente se probó a enrollar cinco o seis tiras diferentes. instalación 183 cajas con ranuras laterales en las que se introducía cada sobre o cada cartulina. pero el uso vino a demostrar lo desacertado de esta medida ya que la utilización de uno sólo suponía el manejo de todos. Sin embargo la goma se seca y descompone con el tiempo. impresa y armable. lo que la hace desaconsejable. no para archivos depósito. que quedaban así transformados en archivadores de microflim. conteniendo la totalidad de un documento. de la casa Kodak. estimando conveniente soldar las diversas tiras en una sola para su más fácil manejo. que los filmes cogieran demasiada forma. . Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se conservan los rollos sin fraccionar. como ya se ha dicho. a dos cajas por ancho del-cajón. El total iba dentro de una caja redonda de plástico transparente y ésta a su vez metida en una caja cuadrada de cartón ligero. y aunque se aconsejó que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido contrario al que tenían antes. en que se anotaba la señalización. microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edición de textos. Posteriormente se pasó a conservar los rollos sin cortar. o una pequeña serie de documentos. que al ser desenrollados se retorcían en forma de tirabuzón o bucle ocasionando gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora de guardarlos. Por otra parte los pequeños rollos ocasionaban. cuya suma de inconvenientes ya conocemos. que quedaban en posición vertical (52). El sistema de cajas fue el mismo pero ahora pueden archivarse en posición vertical en cualquier estantería de pocos centímetros de fondo con una perfecta visibilidad de la señalización de su contenido. Llegó el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando en tal manera que la localización de un fotograma dentro de un rollo de 30 metros no ofrece mayor dificultad. para canje.

de varios centímetros de fondo cada lateral. Sometidos a procesos artificiales de envejecimiento se ha comprobado que resisten más que el papel. Pasando automáticamente de una a otra al usarse quedan perfectamente protegidas de roce y polvo y por tanto en mejores condiciones de conservación. Buscando el máximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se pasó del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones. La archivación de estas «cassettes» lógicamente no ofrece ningún problema: pueden guardarse en el mismo tipo de muebles que los rollos. en uno de los depósitos. Seguían sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen dentro de cajas cuadradas. que realiza el arrastre por presión. La archivación de estos nuevos rollos. En cuanto a las condiciones ambientales del depósito pueden ser las mismas. El fabricante creyó oportuno que las pequeñas baldas conservasen una ligera inclinación hacia adentro para evitar la caída de los objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no parece necesaria esta precaución ya que se mantienen en su sitio sin desplazarse. pudiendo cerrarse con llave (53). Pueden guardarse en muebles metálicos de cajones como los ya descritos o bien en el mismo mueble de archivación densa que se ha indicado para los rollos de microfilm.184 El archivo. fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes y microfichas. hoy utilizados cada vez más por el ahorro que suponen. en Alcalá de Henares (Madrid). Instalación y conservación archivo depósito ha llevado a buscar la solución de una archivación densa a la vez que adecuada por su seguridad. ofrece grandes posibilidades para documentos de factura más reciente. requirió enrollarlos en núcleos de plástico provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen. Las microfichas son también de gran utilidad para la formación del «archivo de seguridad. independientes. de las de depósito para papel. el uso de microfichas tiene poca aplicación para archivos de fondos históricos antiguos aunque. colocados en batería uno al lado del otro de forma que para usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). del Archivo General de la Administración. de los fondos más valiosos. de los archivos españoles. Se trata de estantes de doble faz. Su colocación es comodísima y su seguridad de conservación perfecta. pero también dieron lugar a las <cassettes»que constituyen en sí el envase más apropiado. Finalmente. por término medio. (53) Por este sistema están guardados los rollos del «Archivo de Seguridad. tales como expedientes administrativos y otros semejantes. Así fue como muebles que la industria pensó en principio para almacén de productos farmacéuticos u objetos de pequeño tamaño. . así como para archivo de seguridad. como ya se dijo. pero aún más se empezó a experimentar con el film de 16 milímetros que da una buena nitidez para un doble folio en un solo fotograma.

Los depósitos por dentro. como las fotografías. fue un aldabonazo a las costumbres dormidas de los continuistas. depósitos especiales . que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la República Soviética rusa se había mandado ingresar en los archivos estatales todos los negativos y positivos fotográficos y cinematográficos. pero tímidamente. Los filmes. sólo que su mayor antigüedad les ha ido allanando el camino para poder reposar dignamente bien en depósitos especiales dedicados sólo a ellos. Director de los archivos fotográficos. fueron el inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales. fueron los archivistas ocupándose de estos documentos al no poder soslayar su presencia. conservación y servicio que deben prestar. h) Archivadores de jilmes Aquí es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los archiveros profesionales la entrada en sus depósitos de las nuevas formas de expresión a las que con anterioridad se daba poco valor histórico. por su gran interés para la historia de la Revolución de Octubre. se dedicó enteramente a ellos. Instalación 185 Figura 95. De entonces hasta ahora en la Europa Occidental se han ido creando secciones. o constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los documentos escritos. celebrado en Moscú. Kohte. siendo así que historia es todo. fonográficos y cinematográficos de los Archivos Federales de la República Federal Alemana. hasta llegar al año 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos. Repetida.-ArchivaciÓn densa de microformasen estantes extraíbles. El informe presentado por W. del mismo modo que un simple trozo partido de cerámica es también arqueología. y problemas que plantean desde el punto de vista de su archivado.

que se abre y se cierra como una abrazadora sujetando la caja en todo su perímetro. Ya se describió (54) Los hizo la casa Straford. Fue pensado para cintas de grabación magnética pero puede aplicarse a filmes.de materia plástica. y no por su contenido. con contenido de 60 a 120 metros. con barras más separadas para filmes largos y más juntas para filmes cortos. La solución primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente separadas para que la caja entre en ellas. como todo lo especial. En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los microfilmes al traer su envase de origen redondo. dueños y señores de guardar o destruir tan valiosos documentos. Con todo necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de la fila. pero suelen todavía ser las casas productoras las que los retienen en sus propios archivos. En España tenemos un sistema mixto: parte es retenido por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional. cuando la balda no está llena del todo. rebajada en su nivel en la parte central (54). juicio que no se le ocurriría a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos. (55) . es indudablemente material de archivo. pero sí se ha ofrecido como problema a resolver en toda su dimensión en depósitos de entidades. También se dio la misma idea de fabricar unas estanterías con baldas especiales. de Forjas de Estrasburgo. Por esta razón se tratan aquí sus problemas de archivación. 36. Así las cosas la archivación de filmes ha sido muy pocas veces planteada en los archivos tradicionales por ser escasos todavía los documentos de este tipo que van a parar a los mismos. Instalación y conservación u organizaciones. Pero esto. Véase fig. resulta caro por lo que posiblemente el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartón y archivarlas en estantes normales o estantes de armarios es mucho más económico. por otra parte. Se trata de un aro -los hay de dos tamaños por lo menos. que sería bastante aceptable. . Así los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisión. pero en este caso no eran sólo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en forma de cubeta. Hay un sistema que ya conocemos. un testimonio. los que. sin llegar a dejarla deslizarse hacia abajo. son iguales para ambos casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su resolución.Kodak Storage Envelope for Proceessedph. Si su contenido es puramente literario o de ficción será materia afín a una biblioteca. actúan a modo de los sujetalibros. pero si constituye un informe. agravado por el mayor tamaño de los mismos. centros u organizaciones que trabajan en la producción de filmes de corta y larga duración. Viene a ser un trasunto de la idea de archivación suspendida utilizada para planos o para documentación de uso corriente. una noticia.186 El archivo. Recientemente la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo técnico (55). Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base sobre que están impresos los testimonios.

si su envase es de cartón deberá éste ser neutro y si es metálico inoxidable (58). o sería conveniente un sistema de archivación horizontal en que el posible roce vaya todo sobre los bordes. pueda correrse el fuego al resto del edificio. pero para grandes cantidades de archivo depósito puede resultar su precio prohibitivo. Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben archivarse de modo que la grabación sufra el menor roce posible. Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plástico. metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada. o. (58) Duchein. en archivación vertical. En el mismo cierre lleva un espacio apto para anotar su señalización (56). Pensemos si será bueno tenerlo así. con carriles en los que se introducen las diapositivas. El sistema depende de la casa productora pero puede también hacerse según las necesidades del archivo (57). En muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plástico en que se venden los marcos y éstas a su vez en cajones de archivadores de fichas. sin dejar huecos desaprovechados. Lo recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo.. 57. i) Archivadores de diapositivas Todavía no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero problema. en la medida de lo posible. aunque siempre se ganará espacio si lo hacemos por tamaños uniformes.Aro-Dac. en combustión. y . de entrar espontáneamente o por alguna causa. apoyándose una vuelta sobre la otra. . pág. Instalación 187 en cuanto a su uso en archivos inmediatos. ya que esto cuesta bastante caro. aconseja transferirlas a <<Cibachrone-.Los depósitos por dentro. formar cuadernos de anillas que se archivan como libros después de metidos en una funda de cartón de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. por medio de una perforación lateral. Una advertencia es de todo punto necesaria. obra citada. Este sistema tiene la ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por la naturaleza de su contenido y no por su formato. Habría que comprobar si el riesgo es auténtico y si compensa la pérdida de espacio que comporta este tipo de archivación. Sobre ello. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier envase redondo. (57) Podemos citar el 4af-T-Stor tm». Si el soporte colectivo es lo suficientemente rígido pueden colocarse muebles metálicos de cajones. puede archivarse donde se quiera. Si se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un depósito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de doble resistencia para impedir que. lo que permite que las barras estén a la justa distancia necesaria unas de otras. (56) <<Data-Ring. pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca.

Si están colocados por sistema vertical en compartimentos separadores rígidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni meterlos apretados. destinado a recoger. salvo el caso de los clichés de cristal que. de papel cristal o poliéster no electrostático. Instalación y conservación j) Archivadores de fotografias Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material archivable. datando la noticia más antigua recogida del año 1908 en que se formó una sección fotográfica en los Archivos Públicos de Canadá. o por el sistema de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos gráficos. Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los documentos clásicos en cajas. En caso de fotografías de gran formato pueden archivarse en el mismo tipo de mueble utilizado para documentos gráficos. En cuanto al primer depósito propiamente dicho tenemos que resaltar la creación en Argentina en 1939 del Archivo Gráfico de la Nación. en cuyo caso. para que no atraigan el polvo al manejarlos. pág. Véanse otras normas en la Parte I. dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los muebles de cajones. Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o en álbumes. si queremos respetar esta modalidad por alguna razón. Plates. De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichés ni las copias positivas. los negativos de acetato o poliéster (59) Duchein. 57.188 El archivo. quedando protegidos del deterioro al manipularlos con los dedos (59). Standard PH 53. sistemas propios de archivos de uso inmediato. Enclosures and Containers for Storage. ya descritos. También quedó ya indicada la conveniencia de que los sobres de los clichés sean transparentes. deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos del roce. con orden obligatorio. 1984. o por sistema vertical en que los sobres se colocan en cajones de tamaño adecuado en muebles metilicos. previamente metidos dentro de sobres de papel. Sin embargo. ANSI. es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad lateral. será preciso examinar el material de que están formadas estas unidades para ver si reúnen unas condiciones mínimas de salubridad. . sino dejar una cierta holgura entre ellos para su más fácil manejo. obra citada.. todas las fotografías de carácter oficial. En cuanto a condiciones de seguridad. (60) Los principales requisitos físicos y químicos han sido descritos en <<Photography (Proceesing) Processed Films. si están apoyados. cuando el tamaño lo permite y son de poco uso. como las utilizadas en los archivos de uso inmediato. and Paper-Filing. pueden pasar así al archivo depósito. ya que con frecuencia la composición de sus hojas puede afectar a la estabilidad de la fotografía (60).

80244. 79-93. núm. en su mayor parte. con una temperatura que puede oscilar entre los 10 y 21 grados centígrados. dado que las emulsiones empleadas en ellos son proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destrucción de la imagen. que ya existía en 1961. La grabación sonora en discos como complemento de imágenes ha sido hoy desplazada por la banda magnética. Tanto éstos como los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera. . Para la renovación del aire por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por rejillas finísimas que impidan la entrada de insectos. En cuanto a los discos fónicos de nuestra época. gracias al depósito legal. 84. págs. También ayuda a la buena conservación la práctica de remover los fondos periódicamente con la frecuencia que sea posible (62). documentales o no. El agua puede causar graves daños. (61) La «Federación Internacional de Archivos de Films. contra los cuales el sistema de combatirlos es la fumigación. siendo de destacar en este aspecto la existencia de la «Société Francaise de Paléophonien. su conservación en centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas. (62) Kodak... Si existe instalación de aire acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10 grados (61). recibiendo la denominación de «Fonotecas». -Conservation of Photographs. Aestman Kodak Company-Library of Congress Catalog. Para filmes. También hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva. así como prevenir la posible formación de hongos. Instalación 189 deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. por datar su existencia de muchos años antes que los otros fotográficos. a los depósitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos material archivable en su justo valor de testimonio. Sin embargo en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeñas cantidades provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de sus fondos. estima como temperatura Óptima los cinco grados centígrados para fotografías en color. sino en relación con la temperatura. La novedad de este tipo de documentos es que. pero no convenientes para los documentos. Hasta hace una veintena de años no se ha despertado su interés por conservarlos y conocerlos.LOSdepdsitos por dentro. por lo que el grado de humedad del depósito es muy importante. aunque en sí no es muy dañina. placas y papeles se considera conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad. Hay otros métodos más eficaces. k) Archivadores de discos fónicos Los registros primitivos no han ido a parar. 1985. son más dificiles de conservar en buen estado.

sin compartimentos. . (64) Duchein. ya se dijo. tanto para éstos como para los microsurcos. Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen las necesarias. lo que nos parece excesivo. La archivación de más discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena conservación por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja uno solo. 58.nos encontraríamos con tres bolsas: la de origen. lo que permite colocarlos después en cualquier estantería. obra citada. adecuados a los discos de 45 o de 33 revoluciones. de baquelita y por tanto rompibles. o en depósitos estatales. Los discos antiguos. 1) Armarios para grabaciones magnéticas Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo (63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial. El principio de que debe evitarse el roce de la grabación está perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que lo que se roza con el uso son los bordes. meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina. Instalación y conservación pero el disco. pág. En ellos la resolución del contenido redondo en un envase cuadrado viene ya dada. Sin embargo. Tradicionalmente se han guardado en casilleros. aconseja. lo que no ocurriría si los colocamos en posición horizontal. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro sino que esté amortiguado el roce por una capa de fieltro o plástico mullido (63). las organizaciones o entidades que los utilizan. En una colección particular pueden guardarse los discos en la posición que se quiera y parezca más conveniente pero en un archivo de discos en uso la posición horizontal dañaría gravemente la grabación por roce constante al sacarlos y meterlos. hay quien objeta que por efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base. con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos. la de papel cristal y la de cartulina. vamos a tratar aquí de cómo archivar los discos. pero si son discos adquiridos. conservados por la casa productora.190 El archivo. deben ser protegidos muy especialmente (64). producidos por casas discográfícas. Una solución muy económica es meter los discos con su funda de origen en fundas de cartón semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas de carpetas de anillas de diapositivas. De uno u otro modo. Estos sí requieren mueble especial. que como ya se dijo los mantienen en posición vertical. Suelen ser de dos tamaños. musical o no. anteriores a 1950. con personalidad propia sigue su producción imparable.

obra citada. una al lado de la otra sin que pierdan su estabilidad las que quedan al sacar una para su uso. Crespo. Su disposición especial reside en que las bandas están en los armarios dentro de unos separadores de filamento metálico que las mantienen en posición vertical. Si se archivan en estanterías deben ser éstas de metal desmagnetizado (65). de discos de grabación magnética de gran delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo de cualquier posible variación magnética de la atmósfera con cierre hermético. pág. 8. siendo bastantes los que (65) C.Los depósitos por dentro.-Archivación tamaño.Table Ronde» celebrada en Londres en 1965. . No obstante. los aros de plástico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra. como ya se dijo en la primera parte. Cuando las grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96). Instalación 191 Figura 96. Ya hemos descrito. El problema de las grabaciones magnéticas. hace referencia también a las de madera. a una sola fila de cajas por balda. al tratar de los archivadores de uso inmediato. pero ya sabemos los muchos inconvenientes que tienen. tan utilizadas ahora en la gestión de las empresas. cuando son muy grandes pueden colocarse en posición horizontal. por lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivación. Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos años. fue ya considerado como documento de archivo en la IX .

pág. 189.192 El archivo. 184. pág. han adquirido hoy una gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento histórico. pág. Tenemos pues que atender ron el mayor interés a la conservación de este (66) Actas publicadas en unión de las de la anterior reunión. donde los periódicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluían en sus páginas. se considerase si su contenido tenía algún valor histórico o científico (72). de Estados Unidos. Pero ya entonces hacía bastantes años que se estaba utilizando este sistema como base para la historia (73). La representación de Hungría propuso que no se admitiesen en los archivos oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos necesarios para su explotación (70). (73) Los antecedentes más antiguos los encontramos en Estados Unidos. 186. 173-179. pero la grabación magnética es la forma más utilizada y fidedigna (75). (69) Actas citadas. 185. 169. Instalación y conservación expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos documentos desplazando a los tradicionales escritos. (74) En España se llamó <<Archivo de la Palabra. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza. los organismos productores tenían la tendencia a su conservación. La Sociedad de Archivistas Americanos fue más reflexiva diciendo que si bien en principio se consideraban como documentos efimeros. microsurcos o los más recientes Videos.. con un valor de información limitado. (70) Actas citadas. llegaron a decir que. . pág. 165. no veían problema en su conservación. a pesar de todos los inconvenientes de su conservación. alcanzando un gran desenvolvimiento en los años sesenta y continuando en los setenta. debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de testimonios orales. No obstante. Rumania fue del parecer general de que sólo servían como instrumentos de información (71). antes de tomar una determinación. En la comunicación presentada por la URSS se les consideró sólo como documentos de base. (71) Actas citadas. pero Yugoslavia fue más cauta aconsejando que. Boston Appleton Centur y. utilizadas hace pocos años para guardar testimonios fonéticos de personas relevantes (74).. (67) Actas citadas. pág. hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente dicho con la publicación por Allan Nevis de su <<The Gateway to History. discos. lo que modificaba el problema (69). Las grabaciones magnéticas. estimando su explotación costosa (66). págs. No había más remedio que admitir sus productos plenamente. (75) Se conservan viejos fonorregistros. (72) Actas citadas. Por su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como meros elementos de información (67) y los Public Records Office. puesto que no la consideraban necesaria (68). pág. como escritos estenográficos o mecanográficos sobre papel. como se supone que siempre hay que pasar su contenido a documentos convencionales. (68) Actas citadas.

cuya recogida y formación ha llegado a ser considerada por algunos como labor del propio archivista. I’science et la culture. Las bobinas no deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas cada siete a diez años. Asentado el principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnéticas. guardando la banda original en diferente sitio. París. como los efectos del polvo y el calor. tenemos que tener en cuenta otras circunstancias. (76) «Archives. Instalación 193 nuevo tipo de documentos. por 18 grados centígrados (76). cada vez que se usa se va borrando un poco. . Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser consultadas. 1986. aparte del riesgo que corre de romperse. Programme Générale d’informationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour l’education. pero algunos desconfían de su composición recomendando que se pasen a cajas neutras.Los depósitos por dentro. Por lo general se archivan en las mismas cajas de origen. Es la primera que. histoire orale et tradiction orale: une étude RAMP». aunque la banda bien guardada es bastante estable. En cuanto a las condiciones ambientales de los depósitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad.

. y constituyen todavía una minoría en nuestros depósitos clásicos. en menor cantidad. hasta ahora. que requieren como hemos visto archivadores también especiales. (1) Morris Riger. Por eso es preciso considerar en cada caso de qué forma lo vamos a guardar y de qué protección debemos dotarlo antes de colocarlo en la estantería o en el mueble correspondiente (1). adecuando a ello su grado de protección. Aconseja que se considere primero si son documentos de conservación definitiva o sólo temporal. Toda unidad de conservación debe ser pensada en función de los documentos que va a guardar y no al revés. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi totalidad de sus fondos está constituida por este tipo de documentos. tipo comercial o DIN A-4. «Packing. Los problemas se plantean para los otros documentos especiales. Nunca se forzará su formato ni se guardará en posición en que pueda recibir deterioro mientras está archivado o cuando se desplaza de su sitio para consulta. los más corrientes. El documento debe archivarse de modo que esté «cómodo». la luz o cualquier otro agente que atente a su buena Conservación. Labeling and Shelving at the National Archives. encontrándose los otros formatos. págs. 417-426. Los documentos escritos en papel tamaño folio o medio folio son..Acondicionado de los documentos UNIDADES DE CONSERVACION Los documentos de un archivo depósito no se colocan nunca directamente sobre la estantería o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservación. sin que esto altere las proporciones de las unidades de conservación. cuya finalidad es protegerlos del roce. el polvo.

El documento así tratado no tenía apenas protección del roce contra la estantería o con los paquetes contiguos. la cuerda o cinta. acabase por producir graves erosiones. el modo de agruparlos. Veamos cuáles son: Paquetes Constituyen la forma más antigua de guardar los documentos en los grandes archivos. pero una moderada frecuencia de consulta de los mismos daría por resultado que el roce con la estantería al sacarlos y meterlos agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos. dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos papeles. entendiendo por «antigua» a partir de la formación de estos grandes depósitos desde fines del siglo XVIII. y cuando se piensa que los (2) Morris Riger. Legajos Para evitar los inconvenientes apuntados. con el tiempo se aflojan. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes. según ha ido evolucionando el concepto de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. si floja corría el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada lo deformaba. Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de poderlos exhibir si acaso alguna problemática vez eran necesarios. y que la cuerda fina o cinta. Hoy están totalmente desechados (2). . la unidad de conservación. solía quedar colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantería. Instalación y conservación La conservación de documentos de archivo formando unidades ha venido cambiando a través de los tiempos. págs. pero sobre todo en el siglo XIX. a fuerza de atar y desatar. Supone considerar sus documentos tan inútiles a cualquier fin que no hay ningún inconveniente en condenarlos a clausura perpetua cuando menos. ni tampoco del polvo que podía posarse impunemente sobre ellos y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. se secan y terminan por pegarse al papel rompiéndole. siempre presionando por los mismos sitios. Por si fuera poco. Dentro de cada paquete podía haber grupos menores de documentos con sus correspondientes cubiertas de papel con indicación del contenido. por no tener donde sujetarse de modo visible. obra citada. consistía simplemente en una ligera cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantenía sujetos en paquetes provisto de una etiqueta pequeña indicativa de su contenido. 417-426.196 El archivo. Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se producían mayores daños. etiqueta que. La versión actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negación absoluta de cuál es la finalidad y función de un archivo.

Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al lado de los de folio venía a complicar la difícil ordenación de estas unidades sobre las baldas. y todavía subsistente en muchos archivos. que va a sustituir a la etiqueta del paquete. uno sobre otro. Lo que ya resultaba más difícil era mantener en un legajo de tamaño folio documentos de tamaño medio folio. con un tercer cartón estrecho o cartela. (4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda. aunque el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. a veces. queda la cartela sobre el cartón de la parte de afuera. si conservamos esta traducción del italiano. sea en posición vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela queda en el espacio que media entre los dos cartones.caída» de los (3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna. Con ello se consigue una mayor estabilidad del paquete. quedando en la parte exterior sujeta por la propia cuerda o cinta. de mantener formando una unidad de archivación todo lo concerniente a un solo tema. que pasa por dos perforaciones. elástico de goma. La tendencia imperante por mucho tiempo. o «mazos» y «mazitow. montando a veces. Si la archivación se efectúa de costado. provistos de una cuerda. se empiezan a colocar los documentos entre dos fuertes cartones. Por lo demás creo que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 ó 40 centímetros de fondo. y ya rebasada. cosa totalmente desaconsejada. que se guarda en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) cuyo lomo. una cierta protección contra la erosión que puedan producir las cuerdas y también contra el roce de la estantería. alcanza los 75 centímetros. dos legajos pequeños o poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la estantería. sin tener en cuenta su mayor o menor volumen. para el manejo de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes. lo que facilitaba la . lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte con lengüetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. . de <<atados» y «ataditos». A veces el buen juicio se imponía y documentos de diferente contenido se metían en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado por cintas estrechas que mantenían unidos los papeles dentro de una carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). que mantiene los documentos aprisionados entre ambos cartones. no bien sujetos por las cuerdas. Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran archivados en posición vertical (S).Acondicionado de los documentos 197 documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso. cinta o. Si la archivación se efectúa de plano. que corrían el riesgo de salirse por los extremos. entre los que se colocan los documentos. formado por una larga serie de pliegos cosidos. (5) Esta aspiración de verticalidad es una de las consecuencias de la nefasta influencia ejercida sobre los archivos por mentalidades y técnicas bibliotecarias. daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamaño (3) o legajos tan pequeños que se perdían materialmente entre otras unidades mayores de la estantería. Para evitarlo idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente resultan caros por el costo de la mano de obra. Así pues el legajo clásico está constituido por esos dos gruesos cartones.

aunque sean muy fuertes. Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera. como en parte de los fondos del antiguo archivo de la extinguida Administración de Marruecos y Colonias (España). ni del roce al sacar o meter en la estantería. Son. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. lateral u horizontal (figura 97). celebrado en Barcelona (España) en 1952. que entra por todo alrededor. estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales. La sustitución de la cuerda por cinta puede mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes. La cuerda termina abarquillando los cartones. de hierro (7) o aluminio (8). pesadas. Todavía son muchos los archivos que tienen un cierto número de estas antiestéticas. las unidades de conservación más adecuadas para los documentos clásicos de un archivo depósito. entre carpeta y legajo. En evitación de ello se pensaron y fabricaron unas unidades híbridas. (7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid. forrados. Es una solución prohibitiva para grandes cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que precisa. por ahora. ya que su eficacia contra el fuego es muy relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado (6) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se guardaban en ellas los pergaminos en el primer cuarto de siglo. El Único problema de las cajas consiste en acertar con el material de que está hecha y el tipo de apertura y cierre. acarreando además la pérdida de espacio que ya señalamos al tratar de la capacidad de archivación de las estanterías según su número de baldas. de costoso precio. en que los cartones. propuso su utilización la delegación de dicha ciudad. Después. pudiendo luego atarse con cintas. sólo para los más valiosos (6). las cajas para los documentos cuya preservación se quería garantizar a ultranza. carísimas y poco adecuadas cajas. Bibliotecas y Propiedad Intelectual.198 El archivo. Con la adopción del legajo parecía que había quedado resuelto el problema de las unidades de conservación pero el tiempo vino a demostrar que no. (8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos. Cajas Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos: vertical. No protege los documentos del polvo. Conviene que estén lo bastante llenas para que al colocarlas en la estantería no se doblen los documentos hacia abajo. se pasó a fabricar también en metal. . y rompiéndolos por el punto de roce produciendo unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza los documentos que contiene. todavía se conservaban algunas. cuando se comenzó a desechar la madera para las estanterías sustituyéndolas por metálicas. Instalación y conservación documentos pequeños.

por esta afirmación. Buscando una mayor duración se hicieron cajas con cantoneras de cartón o de cartón metalizado (1 1) y hace pocos años hemos visto surgir también cajas de cartón plastificado o enteramente de materia plástica (polietileno) (12). pág. las cajas que. y en cuanto a la humedad. aún teniendo orificios de aireación. de temperatura por recalentamiento. (1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartón prensado muy fuerte recubierto de aluminio. obra citada. permitió utilizar este tipo de unidad de conservación para la totalidad de los documentos. 76. cuya materia. de (9) Duchein. no son lo más apropiado para que los documentos tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiración. (10) Duchein. pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeñas y valiosas cantidades de documentos. del polvo y de la luz (9). en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956.-Los tres sistemas de archivación aplicados a cajas. Debemos rechazar. por ser mucho más económica. aunque posiblemente se den en menos proporción. (12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Réaulx del archivo de Vaucluse. tienen una tapa que encaja perfectamente. sin llegar a impedir una normal aireación (10). con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del roce.Acondicionado de los documentos 199 Figura 97. de Avignon (Francia). . Se pasó después al cartón. pero es de todo punto necesario que permitan la aireación del contenido. obra citada. 76.recomienda que sean suficientemente herméticas para que no entre el polvo. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en documentos guardados en cajas. dice que les protege también de la luz de la luna y de los hongos. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es prácticamente inapreciable. Sin embargo no son usuales en depósitos de archivo por su excesivo peso y su excesivo costo. pág. imitando libros.

En todo caso debemos considerar que los papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel bueno podría tener poca importancia puede ser grave para la documentación corriente que hoy produce la Administración. ante lo que las demás cualidades.-Cajas de cartón con cantonera metálica de refuerzo. Sin embargo tienen el mismo inconveniente que las de metal de no permitir una buena aireación. mientras que si es demasiado grueso. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartón con las aristas reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). la calidad del cartón y el tipo de caja. Por bajo de 5 se considera que tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad. No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica más rápidamente. pero no grueso. bonito aspecto y fácil limpieza. Instalación y conservación Figura 98.200 El archivo. Existen varios procedimientos para determinarlo. resistencia. En principio parecen recomendables las cajas de cartón ondulado pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante facilidad. es caro. además de pesar mucho y ocupar más espacio. El grado de acidez se mide de O a 14. En Estados Unidos (13) Son muy corrientes en los Estados Unidos. siendo mayor el riesgo de destrucción por atmósfera contaminada. Quedémosnos pues con las de cartón pero teniendo muy en cuenta dos cualidades: el grado de acidez del mismo. El cartón demasiado flojo suele tener inconvenientes para mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos. Parece que un cartón fuerte y tupido. . Salvado este problema se nos plantea la elección del tipo de cartón a utilizar. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas. quedan anuladas. El grado de acidez del cartón es muy importante. agravado en el caso del polietileno por su fácil combustión. limpieza y aspecto más o menos bonito. es la materia más idónea.

Si son de grueso y forrado cartón.Acondicionado de los documentos 20 1 ensayaron hacer cartón incombustible. destaca su carestía. surgida después. págs. 1953. Es el más penoso sistema de archivación y el que más deteriora los documentos. aun cuando se meta la mano para evitar que se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. cortada a plantilla sobre una chapa de cartón de regular resistencia (figura 99). Sin embargo se puede mejorar con la modalidad. podría tapar en parte la señalización de la cartela (16). en que la caja. . 2. También se hicieron cajas de cartón más grueso cuya tapa se sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incómodo y más caro. aparte de que abultan más. pág. Documentation. son caras y ahogan la transpiración de los documentos. Tiene además la ventaja de que su almacenamiento en espera de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en cualquier sitio. 76. París. Nouveau procédé de fabrication. ya que en los lados entorpecería la colocación en los estantes. tras de ser poco estético. eliminando los inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y facilitando el manejo de los documentos. Biblioteques. dentro del uso de cajas. (15) Suele llamarse <<balduque. Dadas sus innegables ventajas está bastante generalizado. Para obviar estos inconvenientes está pensada la caja que se abre en parte por uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos. pero parece que van a renovarlo. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor superficie pero tienen un inconveniente. No necesita cintas. y delante. en «Les cartons d’Archives. pero resultó demasiado caro (14). la tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido. por lo que precisa ser atada por una cinta de algodón (15). se ocupa de estos nuevos conceptos.. en cuanto se coloca en la estantería. no ácido y fungicida. pesan mucho. el mayor inconveniente de (14) Michel Fleury. Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la estantería. En cuanto a este último punto existe un tipo de cajas que se compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras no se necesitan pero. Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por cualquiera de sus laterales estrechos. El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del formato y características de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre. Collection. Si son de cartón sencillo. (Archives. obra citada. cuya tapa encaja perfectamente. (17) Es el sistema de cajas utilizado en el Archivo General de la Administración. Duchein. se monta encajando unas superficies con otras a base de lengüetas y ranuras. con lo que no solamente se reduce al mínimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). antiparásitos. obligando a meter y sacar los documentos a fuerza de roce. 334-336). (16) Es el sistema que se ha venido usando en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). de Alcalá de Henares (España). menos fuerte. vol.

70. Algunas.80.0. Cualquiera de estas modalidades lleva rápidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia. Instalación y conservación Figura 99.-Plantilla de una caja plegable.O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de (18) Son corrientes en los depósitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo señalado para destrucción. las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos. Son más recomendables las cajas de fácil manejo. de aspecto cuadrado. adaptándose en su anchura a las medidas de largo de la balda de la estantería. para que los documentos queden holgados. A veces llevan cierres o tiradores metálicos. teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de largo por corto sobren siempre un par de centímetros del tamaño del folio. que no cuesta trabajo sacarlas de la estantería. adoptan formas semejantes a las cajas de embalaje (figura loo). También guardan la documentación en cajas de gran formato en algunos archivos de la Administración española. formato usado con frecuencia en depósitos de documentación de escaso o nulo uso (18). . Se abren por su parte frontal abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantería y casi siempre contienen los documentos en posición horizontal. con todos los inconvenientes que esto supone.90 Ó 1 . de cinta o lengüetas de tela. Si éstas son múltiplos de 10 (0. o simplemente una perforación para poder abrir la tapa metiendo un dedo.202 El archivo. En cuanto a las medidas de las cajas y su proporción son muy variables.0.

en la medida de lo posible. Si le damos 13 centímetros sólo quedarán bien en baldas de 0. en cuyo caso no hay más remedio que hacerles cajas o carpetas especiales y archivarlos horizontalmente. como muchas veces hay que utilizar distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible adoptar la medida única de 10 centímetros que indicamos al principio. así como la duplicidad de fabricación de cajas. nóminas. .De todos modos el agrupar o separar unidades documentales no ofrece ningún inconveniente por cuanto por las correlaciones hechas se localiza todo con la misma facilidad. a ser posible en estantería especial (21). en cuyo caso quedan varios centímetros sin poder aprovechar. tipo petaca. (20) Si por su volumen no caben en la más gruesa se combina ésta con una mediana. de preferencia en un determinado sitio del depósito.00 metros puede ser la caja de 11 centímetros de frente en vez de 10. (21) Ya se trató en su sitio de los muebles especiales para los otros tipos de documentos especiales con unidades de conservación diferentes. conviene respetar. como también las cajas metálicas en que (19) Para fondos históricos qbe han sido muy utilizados por los investigadores pueden hacerse cajas de diferente ancho de lomo con el fin de adaptar en lo posible las nuevas unidades de conservación a las antiguas de legajos.90 ó 1. no ofrece ningún inconveniente para el uso de las mismas cajas: si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando lo mismo el tamaño de la caja folio. o las redondas para documentos especiales en rollo. las <<cassettes. El problema de archivar documentos de tamaño medio folio. abiertas por un lado.80 metros. Para documentación en uso recomendamos que las cajas sean no más de 10 centímetros para que puedan ser manejables. También tenemos que considerar como unidades de conservación las cajas pequeñas. Si las baldas son de largura no inferior a 0. cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones. evitando la pérdida de tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservación de origen a la unidad de conservación del depósito. A veces. la distribución que tenían para facilitar su identificación. Por eso. evitando en lo posible dividirlaso agruparlas.Acondicionado de los documentos 203 10 centímetros o de 20 pero no de tamaños intermedios (19). que se salen de toda normalización. o las de cintas de grabación magnética. no así si se hacen de 12. como son las de plástico antiácido que guardan microfilmes o microfichas. pudiendo hacer todo tipo de combinaciones. como iremos viendo. o pequeña. usando unas u otras según conviniera al mejor aprovechamiento del espacio y conservación de las unidades documentales contenidas (20). pudiendo utilizarlas lo mismo para archivo inmediato que para archivo depósito. A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones imprevisibles. de filmes y videos. o aproximado. pues el espacio que se pierde es insignificante. Por motivo de esta finalidad se optó en nuestro Archivo Histórico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo. tales como estadillos. etc.

sencillamente y mucho más barato. obra citada. siempre produce roce. (23) Algunos muebles especiales para archivar microfichas tienen sus pequeñas baldas ligeramente inclinadas hacia adentro para que sus cajas se mantengan sin caerse hacia adelante. Sin embargo por estar pensadas para meter junta mucha documentación. pág. por grande que sea.tapa abatible. metiendo las cajas redondas en otras cuadradas de cartón que pueden ser plegables.-Cajas cuadradas. deben sacarse. en las que además la señalización es más fácil y clara. . 76. Los envases tipo tubo pueden guardarse en celdillas depjones o bandejas. de Alcalá de Henares. 1956. estima muy conveniente las de . se resuelve rápido. El Archivo de Seguridad de los más ricos fondos del Estado españoles están instalados así en un depósito especial del Archivo General de la Administración. Ponencia presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos celebrada en Washington en 1976.pág. El problema de archivación de las cajas redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanterías de baldas especiales inclinadas hacia adentro. Las unidades de conservación llevan un orden de colocación en las estanterías o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y salvo petición expresa de un documento suelto.204 El archivo. . sin extraer su contenido. 5). Duchein. 10. Dirección General de Archivos y Bibliotecas.Arquitectura y funcionalidad de un edificio de archivos» (Bol. (24) Sánchez Belda. ni de lado al abrir las puertas. permitiendo su archivación en baldas normales (23). con piezas sueltas de tope redondas para evitar su caída lateral. pág. ya lo dijimos. (22) Estudiadas por Carmen Crespo en <<Mejoras técnicas en la conservación y reprografía de documentos de archivo. que permiten sacar los documentos sin sacar la caja. no nos parecen recomendables. que desaconsejamos. Instalación y conservación Figura 100. Luis. grandes. suelen guardarse los filmes (22). a la sala de investigadores para su consulta (24). así como por el hecho de que meter y sacar los documentos por el solo espacio que deja la tapa..

En cambio sí son muy Útiles las carpetas especiales de gran formato para documentos de tamaño superior al folio (25). que no pesen demasiado y que la consulta de su contenido suponga mover el menor número posible de unidades documentales. (27) Se sujetan con lazadas de cinta. Como los documentos especiales pueden tener los más diversos tamaños conviene que las carpetas se adapten a las medidas de las estanterías o armarios en que vayan a colocarse. quedando cerradas por una o dos cintas. paralelas (26). que tienen todos los inconvenientes de los legajos. Estas carpetas están pensadas para un máximo de 18 a 23 documentos. que se anudan en lazo.88/0. que se utilizan para proteger los documentos enrollados. no eran nada prácticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permitía su capacidad. nunca de metal. pero tenemos que tener en (25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos.35metros las pequeñas. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden que se salgan los documentos. una sobre otra. como siempre ocurre condoda archivación horizontal. En ningún caso se colocarán más de dos carpetas. pues apilarlar haría su uso muy incómodo. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas. Las más antiguas se hacían con fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen número de documentos pero. Ya hemos dicho que para el documento convencional no es la mejor forma de guardarlos.44/0. con solapas y cordón de goma en las esquinas. . o de la balda del mueble si se trata de un armario especial.70metros las grandes y 0. Tubos También tenemos que considerar como unidades de conservación los tubos de cartón. pues lo que se busca es que sean manejables. aunque tengan capacidad para más. pudiendo ser de dos capacidades diferentes: unas grandes. sobre resultar caras por la mano de obra. Las más modernas. y otra de la mitad de tamaño para colocar a dos por balda. manteniéndose mal sobre las baldas. ya que en cada unidad temática metida ea una carpeta los habrá de tamaños diversos (27). (26) Las que se utilizan en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) son de 0. son caras y molestísimas de manejar. El tamaño de la carpeta debe elegirse con arreglo al documento de mayor tamaño. que ocupen la totalidad de ancho de las dos baldas si se trata de estantería normal.Acondicionado de los documentos 205 Carpetas La carpeta clásica antigua tamaño folio no es admisible para depósito de archivo. según tamaño.

anterior a la encuadernación. Instalación y conservación cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra elección qug esto o doblarlos. de mantener unidos varios documentos que formaban una unidad documental o un libro propiamente dicho (28). sin visibilidad.355) y el cartulario del monasterio de Obarra. o una serie de documentos. planos. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno solo de sus lados -de preferencia de los largos-. etc. de papel transparente o ser enteramente transparente. Puede ser de papel normal o fuerte. pero que también pueden constituir el núcleo fundamental del archivo mismo. Sobres y bolsas Un tipo de unidad de conservación de menor uso pero muy Útil es el sobre. mies bien. del año 1526. mapas. La utilización de uno u otro tipo dependerá de la clase de documentos a contener.sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos antiguos con sello pendiente de cera o plomo. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centímetros de largo. dibujos. Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservación. del siglo XI (sig. que se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartón. llevar una «ventanilla. Si hay que meterlo y sacarlo por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello. bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla alrededor de un botón de cartulina. E1. ha tenido que procederse del mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del Archivo Histórico Nacional de Madrid. como son los archivos geográficos. a no ser que estén provistos de unas solapas muy grandes. (29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqués de Cenete. En los archivos de documentos convencionales son raros pero existen. incluso desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan están muy gastados. curiosamente. . Algunos archivistas consideran que los (28) En nuestm Archivo Histórico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther (sig. de ingeniería o de arquitectura. Trataremos siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos será imposible. por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma primitiva.o totalmente desplegable. nos queremos referir a los muchos documentos gráficos. tan desbaratados en su conservación que era dificil consultarlos (29). 1. 1. Coser las páginas de un documento. formado por solapas que se abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado y sin peligro de deslizamiento al exterior. que pueden formar una sección o serie del archivo.048 B). abierto por dos lados -largo y corto.206 El archivo. Nos parece más apropiado el totalmente desplegable que garantiza la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservación al ser abatidas las solapas que lo forman. Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello por cualquiera de ellos.

colocando dentro de cada sobre una fotografía o el conjunto de fotografías que forman una unidad documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). Por principio están totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre hermético sabemos que la falta de aireación en vez de evitar la humedad la produce. que pude contemplar en cierto archivo de la Administración. No nos parece buen sistema (30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera herméticamente cerradas para evitar humedad y otros agentes químicos que puedan producir oxidación en los sellos de plomo. Nos parece más aconsejable prescindir de la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30). abierto por uno sólo de sus lados. dejando al aire y al roce precisamente lo único que interesaba proteger. pero si se colocan dentro de cajas de cartón pasa a la categoría de lo que podemos llamar unidades de conservación secundarias. o las fotografías de un sólo objeto desde puntos de vista distintos. transparente para la más fácil identificación y localización del contenido (33). Los sobres «ciegos» se utilizan para copias positivas. En cambio sí son aptos para documentos con sello de placa los sobres abiertos por dos de sus lados. (33) Nunca se caiga en el error. Así el sobre sólo protegía el marco de cartulina de cada una. o las de un cuadro o documento gráfico semejante del que se suele tirar. motivo de algún concurso. . En caso de piezas únicas. (32) Tal es el caso de los reportajes. que están integrados por una serie determinada de fotografías. aparte de que también dentro de sobres pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita. sin solapa de ninguna clase. sean de cristal o de cualquier otra materia. no electrostáticos. (3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte. y si se colocan horizontalmente será preciso amortiguar el posible roce con una capa de cartón ondulado o cualquier materia blanda entre cada sobre. como ya se dijo al tratar de los muebles para archivar este tipo de documentos. en el que las fotografías de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana totalmente abierta. se usan para guardar los clichés. Su doble abertura facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se ha colocado (31). que cogía la totalidad de la fotografía. es la unidad de conservación típica de fotografías y clichés. Sin embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta. dificultando su archivación. además de la fotografía del total. En cuanto al sobre clásico. La solución de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una cuerdecilla y un botón de la misma cartulina está pensada para poderlos meter en cajas. una serie de fotografías parciales de detalles. o las diversas miniaturas de un solo documento. Cuando el sobre se archiva en cajones de muebles metálicos conserva su cualidad de unidad de conservación. Los sobres enteramente transparentes. pueden llevar una «ventana. Si se colocan en posición vertical o lateral los sellos se irán todos a la parte inferior de la caja. Según su formato irán en las mismas cajas de los demás papeles o en muebles de gavetas. con objeto de poder observar sus detalles sin necesidad de sacarlos.Acondicionado de los documentos 207 sobres no son en sí unidades de conservación sino que deben ir a su vez dentro de cajas de cartón pero esto ofrece algunos inconvenientes. pero en ningún caso no deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante.

. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro (34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman verdaderamente una unidad documental. como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de conservación el contenido total de una sola unidad documental. de forma vertical pero si por su formato resultase incómodo o incluso impidiese hacerlo así. ya se dijo. Sin embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema. porque aunque la entidad o persona emisora sea una los temas son totalmente diferentes en cada carta. nos referimos a las fundas en que se meten esos discos cuando no van en otro contenedor. no hay inconveniente en colocarlos horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanterías especiales. La archivación de libros es. Instalación y conservación colocar varios clichés pequeños en las casillas de un solo sobre alargado especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. que de lo contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografías que pueda llevar la funda de edición. con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservación del orden de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de todos ellos. A principios de siglo fue muy utilizado. al pasarlos como hojas de libro. Fundas Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartón carente de uno de los lados largos estrechos. lógicamente. Para clichés antiguos de cristal conviene. anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una serie. También. que sirve para proteger libros con encuadernación valiosa o deteriorada.208 El archivo. acolchar las paredes de su archivador para amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce. para consultar uno solo. que vimos al tratar de los legajos. claro está. cuyas fundas sirven para unificar su aspecto y hacer bien visible la señalización. o para meter discos conservando su funda de origen. Igual ocurre cuando se encuaderna correspondencia. cuyo contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). Encuadernaciones Cada libro-documento constituye de por sí una unidad de conservación pero también puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza de la unidad documental lo requiera. La encuadernaciónde pergaminos se practicó bastante a principios de siglo pero hoy está totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como por el roce enorme que sufren al ser manejados. sea diplomática o particular. ha sido llevado a veces a la encuadernación de documentos.

así como los cartones que antes se usaban con el mismo fin.Acondicionado de los documentos 209 Archivo Histórico Nacional. ya mencionado. Bueno es advertir que tal desatino no es obra reciente. carpetas o cualquier otro tipo de unidad de conservación de las descritas. en que los cientos de folios que lo integran están cosidos formando un lomo. Para sacar o meter los documentos no es preciso soltarla sino ahuecar el paquete para que la cinta quede floja y poder extraer de la carpetilla su contenido. La carpetilla se usa tanto para documentos clásicos como para documentos gráficos de pequeño y gran formato cuando están archivados en posición horizontal en muebles especiales. (36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se pegan al papel. A veces. como para cajas. pág. Es lo que llamamos «carpetillas». Cuidaremos que el PH de este papel sea el adecuado. gris o <<cubiertas» tostado.(35). desaconsejando totalmente las que están hechas de tela impermeabilizada o materia plástica por impedir la libre transpiración de los documentos. Unidades de conservación complementarias Tanto cuando se utilizan legajos. sino que vino así de su archivo de origen. o documentos en papel de tamaño diferente del folio. podemos encontrar dentro de ellas otro elemento de Conservación que tiene por principal finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos que constituyen una unidad documental. (35) También las denominan algunos «camisas» pero no nos parece muy acertado. 77. También podemos considerar como unidades de conservación complementaria las cartulinas o «paspartout» en que se montan a veces los documentos gráficos. cuando el grupo de documentos es de cierto grosor se colocan una frente a otra ensambladas para mejor retener el contenido. para proteger sus bordes. cuando son muchos. atados con una estrecha cinta que se anuda simplemente abarcando su lado más estrecho (36). no así cuando están suspendidos o enrollados. o <<camisas. con lo que al hacer el ensamblaje de dos acodadas quede el cierre completo (37). No obstante si su conservación es deficiente y su valor grande no hay mejor medio de salvaguardarlos que pasarlos a xerocopia o microfilm y reservar la consulta de los originales a casos muy justificados. . A este respecto Duchein aconseja que sean abiertas solamente por dos de sus lados. Suelen ser de papel fuerte blanco. (37) Obra citada. Unos y otros deben llevar una cubierta de papel que proteja la superficie del documento. manteniendo los documentos dentro de sí sin necesidad de ninguna ayuda o.

cuya circunstancia se reflejará solamente en la señalización del contenido de las mismas. que pueden ser más o menos detalladas según el interés que ofrecen los grupos documentales que lo constituyen y según el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo. principales y secundarias. El hecho de que en una sola planta haya más de una sección o grupo no debe alterar la numeración corrida de las estanterías. con lo que se evitan cifras demasiado altas. Si el depósito no es muy grande pueden llevar una numeración corrida única pero si es de varios pisos deben ir numeradas dentro de cada planta. De cualquiera de las formas la señalización será anverso-reverso de modo que pueda verse cualquiera que sea la dirección en la que se circule por el pasillo. que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas. Colocarla a plano. La señalización de las estanterías debe ir siempre en el lateral que corresponde al pasillo de acceso. Es más fácil conocer la planta y número de estantería dentro de la misma.abierta por arriba o por un lateral.densas» en que la indicación queda muy cercana una de otra. De estanterías Las estanterías deben ir numeradas correlativamente. en las que se anotarán los números correspondientes a las unidades de conservación contenidas en cada uno de los laterales de la estantería. Este va siempre a plano sobre el lateral. deben llevar la señalización correspondiente. La posibilidad de una clara señalización depende del estado de la clasificación y ordenación de sus fondos. sobre el lateral de la estantería dificulta la rápida identificación de su contenido con una simple ojeada. Instalación y conservación SEÑALIZACION Tanto las estanterías y muebles archivadores como las unidades de conservación descritas. Puede ser una pequeña cartela metida en un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo de tejadillo. y está constituido por un carril en forma de U o por una wentanilla)>. Es frecuente que al lado de grandes núcleos de documentación a los que sólo se ha aplicado una clasificación en primero y segundo grado se encuentren otros en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales referenciándolas detalladamente. para poder .210 El archivo. Puede ser impresa o con números adhesivos. por lo que sólo puede utilizarse sin este inconveniente en estanterías . sin resalte. como los documentos mismos. La señalización debe responder en todo caso al grado de profundidad de clasificación y ordenación de los documentos en el depósito. pero de proyección horizontal colocado en el centro de la plancha metálica.

es como mejor pueden guardarse. o bien pergaminos desdoblados y planchados que. lo que queda suplido con la señalización de la balda. sobre todo en depósitos en los que ésta proviene del exterior y no está . ya que de ellos depende que se pueda localizar rápidamente un documento o que su busca resulte penosa. Si son archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicación general en la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o gaveta. etc. La señalización de las baldas no es necesaria dado que la numeración de las unidades de conservación debe ser correlativa a lo largo de toda la sección. Si son muebles de tapa llevarán igualmente la indicación de unidades contenidas al lado de la numeración de orden del mueble. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeración de la etiqueta irá encabezada por las siglas correspondientes a la misma.). con el tiempo se van decolorando a efecto de la luz. de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. si bien en principio resultan muy indicativas a simple vista. En el caso mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relación de contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas. Es frecuente que vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de la sección a que pertenecen. Claro está que debemos procurar que sean lo más visibles posible complementando la señalización de las estanterías o muebles en que estén depositadas. En todo caso buscareremos siempre lo más práctico. No obstante. es aconsejable señalizar las baldas con la denominación correspondiente a cada grupo para facilitar su localización. lo que no es factible en los de gavetas. En estos casos no se puede utilizar una señalización frontal visible cómodamente.Acondicionado de los documentos 21 1 meter la etiquetas. o documentos convencionales pero de tamaño superior al normal. Buscando una más fácil identificación se ha adoptado algunas veces por cambiar el color de las cartelas indicadoras pero. Los indicadores de cajas. legajos o libros se ponen lógicamente en su parte frontal. cuando se da el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una misma estantería. por su forma irregular. es decir. dibujos. Pueden imprimirse con tampón o numerador de tinta grasa. planos. De unidades de conservación Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los archivos. De muebles especiales Cuando son armarios llevan siempre la señalización en las puertas. Esta necesidad se observa muy especialmente en estanterías ocupadas por carpetas que contienen documentos especiales gráficos (mapas. hacia el pasillo correspondiente de servicio.

Del mismo modo serían de una gran ayuda en caso de reordenación después de un desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. para que ocupen poco sitio en el almacén (como se dijo para las cajas de documentos convencionales). siempre en material adhesivo. si se trata de cajas. Pueden llevar indicaciones para rellenar tales como procedencia. o a un cartón. pegadas a la caja misma. con variación de dos más o menos. y aquí sí que es conveniente que lleven la máxima indicación posible de su contenido. con variación de cinco grados más o menos. (39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble. Mucho más práctico es utilizar una cinta adhesiva. y aún queda un recurso. se adjudicaron colores diferentes para cada sección. que las distingue claramente no sólo archivadas sino cuando se sacan al público. ya que por el tamaño de las cajas es más cómodo pegarle (38) En nuestro Archivo General de la Administración. o si se quiere por secciones. Con ello se evitan cálculos demasiado precisos que encarecen el costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de equivocar la cantidad necesaria. Es más cómodo que vengan con las iniciales puestas pero no conviene que tengan más datos porque al encargarlas tendríamos que calcular qué cantidad necesitamos para una sección y qué para otra. a la hora de volverlas a su sección y sitio correspondiente en el depósito. libros. . Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeñas en que se guardan las cajas de plástico antiácido que contienen filmes. un párrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene cumple las especificaciones para películas destinadas a archivos permanentes. además de la señalización pertinente para su identificación. (40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CECOMI) llevan. en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una P. Al igual que se dijo para diferenciación de las cajas de documentos convencionales pueden usarse bandas de color diferente para positivos o negativos. Cuando las series o secciones son tantas que se agotan los colores netos se utilizan los más pálidos o los de tono más fuerte. por su exiguo tamaño. pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten. contenido y número de fotogramas. o cualquier otro que se considere conveniente (40). que supone un cuidado supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen. sin posibilidad de corrección. en Alcalá de Henares. y una humedad de 40 por 100. etc. vídeos o cualquier grabación en cinta magnética. salvando claro está la numeración de orden o cualquier otro dato variable. que hubo que habilitar en este Archivo. Deben de encargarse armables. Esto ayuda a no confundirlas entre sí si coincide la numeración correlativa de dos de las cajas. pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio archivo usando imprentilla. de fácil colocación. Las cartelas. dado que el manejo de cartelas adheridas. microfilmes. dentro de cada color.212 El archivo. También pueden llevar un círculo en lugar de una banda. que es lo que se pensó en el primer momento. recomendando conservarlo a una temperatura de 20 grados centígrados. sería penoso. carpetas. si se trata de legajos. cuyas unidades de conservación llevan la tira adhesiva correspondiente. lo que resulta más cómodo de hacer que poner un redondel añadido. consistente en utilizar dos bandas superpuestas de diferente color. que no cambia de color (38). Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta grasa (39). Instalación y conservación muy bien tamizada.

procediendo posteriormente a su ordenación por decenas dentro de cada grupo y finalmente por numeración correlativa de cada decena. y en todo caso en el ángulo inferior izquierdo o derecho de la tapa. sea para cajas grandes o pequeñas. si esto tampoco fuera conveniente. cordoncillo al interior de la tapa o cubierta. sujeta con una pequeña pinza. (41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas. legajos o libros. Con frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la protección especial de meterlas en una caja de cartón o cartulina. imprescindible en todo indicador. cabe cualquier innovación que podamos estimar conveniente. sobre la que puede ir la tira de color correspondiente a su serie o sección. según vayan saliendo del transporte. Claro que estos son casos excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. los que. Lo que sí es recomendable es que la numeración. produciendo los mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local. por su propia naturaleza. de buena calidad. sea lo más corrida posible porque nos ha de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depósito o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos. En todo caso. que puede torcerse con facilidad. . en cuya faena terminan por desordenarse del todo (41). La antigua costumbre de parcelar la numeración en pequeños grupos ha constituido una auténtica pesadilla para cualquier archivero abocado a realizar un traslado o reorganizar un desastre. Por mucho cuidado que se lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservación por necesidad de ocupar al máximo la capacidad del transporte. la señalización se reduce a una etiqueta pequeña numerada sujeta al lomo por una cinta adhesiva transparente. necesitan una señalización en su lomo visible. por el contrario. sujeta por un. según sea la posición en que las coloquemos en la estantería o en la balda del mueble especial. en cuyo caso ya no hay problema: se señalizan igual que cualquier otra caja. En los libros-documento o documentos encuadernados.Acondicionado de los documentos 213 éste que una tira. puede ésta ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo. si es que hemos adoptado este sistema para las otras unidades de conservación. Y si esto ocurre cuando se lleva el máximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido una emergencia. a su vez. o. Cuando la encuadernación es valiosa o por cualquier otra causa no es lícito pegarle una etiqueta. no sin antes pensar bien si va a servirnos para clarificar o. Esta señalización suele ser muy sobria y está complementada. como por su tipo de archivación. va a resultar una complicación. por una relación de contenido en una etiqueta que se pega por dentro de la tapa en el ángulo superior izquierdo para facilitar la localización de los documentos que contiene. casi siempre. deben ir numerados a lápiz. En cuanto a las carpetas. si es posible. tanto de tipo económico como en cuanto al trabajo que tenemos que desarrollar.

es más corriente que la indicación del contenido vaya en una tira de papel que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma. en su caso. con un número apreciable de folios puede. si se prefiere. que se encuentre inscrito dentro del mismo texto. pero si se trata de un libro-documento. espaciados convenientemente. Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o. es decir a las unidades documentales. que luego ha de ir dentro de una caja de cartón. o. se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafía pero se corre el riesgo de que sea mayor el daño que se causa que el beneficio que se obtiene. Pensemos siempre cómo se va a ver más fácilmente según sea su archivación en celdillas de posición vertical o de posición horizontal. que es la que lleva la señalización exterior y se repetirá en la unidad documental misma. (42) Los discos de grabación sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda funda. . sonoras o no. repetirse el sellado. Lo correcto es que lleven un pequeño sello en tinta o en seco a troquel de identificación del archivo y debajo el número de orden. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento gráfico es conveniente señalizarlos por el reverso. o grabaciones en disco. precisan tratamiento análogo (42). en varios de ellos. discretamente. adornos. siempre que éste permita hacerlo con las condiciones antedichas. en los dos sitios a la vez. por evitar la tentación de hurto. o apoyados en ganchos de pared que los mantienen también horizontalmente. Si no están foliados pueden foliarse a lápiz. Instalación y conservación Cuando la unidad de conservación es un tubo de cartón puede anotarse el contenido y número de orden en el extremo cercano a la tapa. gráficos o cualquier otro dibujo. admiten la señalización más adecuada en el ángulo superior izquierdo ya que el manejo de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobación visual de su numeración y contenido se dirige siempre hacia la izquierda.214 El archivo. Si la unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotación en el último. o en la tapa misma. siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se produzca perjuicio alguno. Las unidades secundarias de conservación que conocemos como carpetillas o cubiertas. para documentos gráficos. Cuando se trata de filmes o microfilmes la señalización de ia unidad documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible para su identificación sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla. pero no la numeración y contraseña (signatura). De unidades documentales Esta necesidad de identificación alcanza a los documentos mismos. y debe. A veces. que deben ir señalizadas a ser posible a lápiz para no dañar su materia base. En todo caso tendremos sumo cuidado en no dañar firmas. También puede ir en la caja de plástico antiácido que constituye su envase primero.

si son en disco se seguirá con ellas la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servirá para poner en él.Acondicionado de los documentos 215 En cuanto a las grabaciones magnéticas. También los discos de grabación sonora llevarán en sí mismos. que viene a ser como la portada de un libro. . la señalización conveniente. la misma señalización identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para protección de la original. en la parte central. adherida. sin tapar ningún dato que figure en ella.

Es apropiada para aquellos casos en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca (1) Se utilizan en el Archivo General de la Administración. pueden depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble.OO metros cuadrados. según convenga. deben ir debajo de ellas para aprovechar al máximo la luz natural. si hubiere ventanas. etc. dibujos. con muebles de gavetas. . en que se pueda trabajar.Accesorios para el servicio Todo buen servicio de los depósitos necesita unidades accesorias. es decir. luz y calefacción. en cuyo caso. Depende de la necesidad mayor o menor de realizarlo con más o menos rapidez. pegar etiquetas. También se ha pensado en la posibilidad de que en el extremo de cada depósito haya una pequeña celdilla. Si se trata de mesas de proporción corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas. en forma de T o de L. En la sala de planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas especiales abatibles sujetas a la pared. A veces están sujetas a la pared del depósito cuando los pasillos de acceso son laterales.90 del suelo. También puede lograrse una mesa grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas de enlegajar. a 0.. o pequeño despacho. con mesa. o armarios bajos. Tales consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanterías para poder depositar en ellos la unidad de conservación que tenemos que examinar para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador. Cuando se trata de depósitos en que hay archivadores de planos. Por razón de no entorpecer el tránsito por los pasillos de acceso suelen ser abatibles. en caso de necesidad. Los archivistas de la URSS aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros. o de cualquier otra que facilite el trabajo que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1). pero puede hacerse bien el servicio si están a más distancia. mapas. donde no estorben el paso. en Alcalá de Henares. de unos 8. etc. Su finalidad primera es que sirvan para el llenado de cajas. silla. que son largas y estrechas y que pueden colocarse.

alto. Los hay de muy varias formas (figura 101).85 metros. no siendo conveniente que pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. de uno a varios pisos. obra citada. . 0. Pueden llevar planchas intermedias fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso de necesidad de mayor holgura (figura 102). Como medida precautoria conviene que tengan parachoques de caucho. que estén bien sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten rápidamente (4). que puedan entrar y salir fácilmente en los montacargas y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las estanterías (5). edificado en Leningrad0 en 1886. deben reunir las siguientes condiciones: que sean estables. Es condición indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho o materia análoga que amortigüe el ruido del transporte. los hacían resbalar sobre carriles. Su capacidad también es variable. (4) En nuestro Archivo General de la Administración se pusieron con ruedas de caucho pero. si los despachos de trabajo se han construido sistemáticamente contiguos cada uno a su depósito correspondiente. 131. las de tres o cuatro ruedas. Instalación y conservación altura. cual es el caso del Archivo General de la Administración. o de dos puntos de apoyo atrás. La altura total puede ser de un metro o más. mientras que la de depósitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa la comunicación entre el archivista y los fondos a su cargo. o cualquier otro amortiguador. pero los suprimieron por seguridad del personal (3). Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de Conservación de un lugar a otro en desplazamientos horizontales. sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas. En el depósito del Archivo del Ministerio de Justicia. pág. que sean fuertes pero ligeros de peso. Sin embargo. Así las cosas parece que los más prácticos son los movidos a mano. cuya nivelación se altera con frecuencia. (5) Las medidas Óptimas. 1. desde la simple carretilla de dos ruedas y un pie atrás.OO metros. son: ancho.218 El archivo. según Duchein. esta celdilla sobra. en las esquinas y que sus baldas (2) En Estados Unidos les llaman <<dollies>>. En todo caso. En Inglaterra para depósitos grandes se utilizaban también impulsados por electricidad. 0. de Alcalá de Henares (España). necesitando un largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. sea cualquiera el modelo elegido. Son plataformas dobles con rodamiento a bolas. Sobrepasado dicho peso ya no son manejables. tanto cargados como vacíos. No faltó el ensayo de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polución perjudicaba a la documentación. o las de plataforma con rodamiento a bolas (2). (3) Los tenían en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia. largo. semejantes a las de transporte de equipajes. Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de rodamiento a bolas. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plástico más duro se ha observado que producen un ruido molestísimo al amplificarse en los grandes espacios. acabaron gastándose. debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros años. éstas dos centímetros más cortas que las otras para facilitar la entrada y salida en el montacargas.50 metros.

-Carrito especial para archivos.-Modelos diversos de carritos. Figura 102. . cuyas baldas pueden extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato.Accesorios para el servicio 219 d Figura 1O 1 .

Instalación y conservación o paneles sean movibles. incluso desplazarse totalmente boca abajo. una vez de acuerdo en el tipo de carrito más conveniente. Cuando se trata de ascensores o montacargas propiamente dichos su potencia de carga debe alcanzar a los 500 kilogramos. Otro sistema de parecidas virtudes e inconvenientes es el transporte pneumático. Pero esto requiere la presencia de un empleado fijo por cada planta. Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo..Un type de chariot #archives» (Gazette des Archives. pero sólo para pequeñas cantidades. Otro de concepción parecida es el «Rolo-Plan». se salgan los documentos. también cerrado y rodante (8).. o . Para la sala de consulta puede ser una especie de noria <<ave maría. Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que pueden ser de gran capacidad o de capacidad mínima. vertical y horizontal. 59). (7) También. Suelen tener un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbaría. cerradas para impedir que al perder la horizontalidad. El tener que encargarlos encarece el precio. por lo que debemos calcular bien el mínimo necesario. Nouvelle serie. se puede encargar un número resultante de la necesidad de varios archivos para que su fabricación en serie abarate el costo. según el servicio que tengan que prestar. A veces son sólo las carpetas. Pero estos son sistemas caros y los archivos no suelen estar nunca sobrados de consignación. Roger.. No falta quien piensa que también puede servir para servicio al público una cadena continua provista de cestillo en los que se depositan. que verifica el transporte por medio de unos carriles por los que circulan unas cajas (figura 103). núm. bien de entrada o salida de documentos en cantidades apreciables. (8) Hay varias marcas que los fabrican. que consiste en una instalación de tubos por dentro de los cuales (6) S h e . Citaremos el «TeleLift». las unidades de conservación o documentos. Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de descarga a los depósitos puede establecerse también un sistema de banda de caucho rodante. muchas veces. pág. al pasar. 2. y son frecuentemente demasiado estrechos para documentos de gran formato. 49. Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada planta del depósito pero es el propio archivista el que debe calcularlo según sus necesidades.* trimestre de 1965.220 El archivo. No faltan sistemas que nos resuelvan a la vez los dos desplazamientos. lo que. sin que tampoco tengamos escasez. aunque también necesitemos algunos topes. bien para el servicio usual al consultante o al investigador. ya que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. . que nos obligaría al cabo de cierto tiempo a comprar más (7). Algunos pueden utilizarse como mesitas para consultas breves en el mismo depósito (6). que va dejando y recogiendo su carga en cada piso. no entra en nuestras posibilidades económicas. o de tablillas transportadoras de madera movibles. .monte dossier.

Admite varias estaciones intermedias (figura 104). Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados. En la URSS se estableció un sistema de envío pneumático de documentos desde Moscú a largas distancias. unos contenedores cilíndricos. Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su gran rapidez y su menor costo. Pero por lo general es de más utilidad en archivos de uso inmediato. Para lo que sí puede ser muy útil es para el transporte de las papeletas de petición del público hasta los depósitos en que deben de buscarse los documentos. en los que se han depositado los documentos requeridos.Accesorios para el servicio 22 1 * e ' _- Figura 103. lo que en algunos casos no es posible ni conveniente hacer.o por televisión . también con su tapa. impulsados por aire a presión. como ya se expuso al tratar de ellos. Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura. puede usarse la comunicación por vídeo-teléfono. no de reflexión y estudio. o despacho correspondiente que debe autorizar su consulta. van a circular.-Transporte vertical-horizontal en cajas cerradas. Suecia y Dinamarca. Lo utilizan así en algunos archivos de Estados Unidos.

. debe ser siempre llevada a cabo por personas totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentación. pero son sistemas más aptos para el manejo interno del archivo que para el servicio al público. Se utilizan fundamentalmente para identificar firmas u otros detalles de los documentos (9). dentro de tubos. en circuito cerrado. (9) Es práctica corriente en oficinas bancarias. Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que añadir los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden debido a la hora de la carga y descarga.222 El archivo. o al servicio de la sala del público. con tres (<estaciones>> intermedias. Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un pabellón a otro. Instalación y conservación Figura 104. de un archivo a su administración productora.-Transporte neumático vertical-horizontal.

VII. y duchas. repetidamente citado. Veamos algunos ejemplos.Building and equipement of Federal Records Center in the United States. algunos conceptos. a la hora de la verdad sólo nos pueden ser indicativos. Campbell. con separación de depósitos y parte administrativa. pág. al tratar de la realización de los depósitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio que es deseable ocupen las dependencias (1). o sea.Realización de los depósitos>> (3) Trabajo citado (Archivum. zona de comunicaciones. G . . cámara de desinfección y desinsectación. En la descripción del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia. (2) Véase lo expuesto en . Como variación sobre la relación anterior aparece la sala de expurgos. expuesto por Voronin en su trabajo citado. Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que. 3-9). repitiendo. pasillos y escaleras. frigoríficos y talleres y un apartado que denomina superficie de la construcción. También clases de estas dependencias (2). volumen de fondos y servicio que tiene que prestar con ellos. laboratorio de microfilm. 1957. sala de lectura. con carácter general. despachos de trabajo de los archivistas. detallada pero algo confusa.Las dependencias Recordemos que. 1957. una instalación de climatización. local para tratamiento científicotécnico y taller de restauración y encuadernación (3). págs. a nuestro parecer. 21). y en -Planificación>>. ya que cada archivo necesita unas dependencias adecuadas al carácter. (Archivum. E. En el plan de archivos de la URSS. enumera: sala de recepción. enumeran todos los espacios conforme los tienen ellos. . hecha por Kolarz'y Parczewiski. que suponemos es la diferencia entre superficie construida (1) Como dato de interés general recordemos que los Records Center de Estados Unidos guardan la proporción de un 93 por 100 de espacio de depósitos con respecto al total construido. wc.

El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga. 1957. tales como cafetería o secretaría de información al público. en pequeñas cantidades. locales de trabajo y locales abiertos al público. Finalmente. A ellos podemos añadir otros de carácter mixto. VII. en cuanto a los archivos franceses. . que puede hacerse en el mismo muelle o en una sala contigua en la que también se determina lo que es imprescindible que pase por fumigación. A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al público. que es el tema que ahora estamos estudiando. Separata publicada por la Dirección General de Archivos de Francia. Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero sin aclararnos mucho respecto a cómo y cuántas deben ser las dependencias. pasará a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su (4) Trabajo citado (Archivum. Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios adecuados.habrá que acoplar casi todo en una sola sala. como complemento. ( 5 ) <<Les batiments d’archives en France. ya que en muchos de ellos no se considera su existencia. o recepción. ya que todos son importantes si queremos que el archivo funcione. de las que detallen ubicación y condiciones ( 5 ) . más todas las complementarias. Duchein y Durye hacen unas recomendaciones de carácter más general distinguiendo tres sectores: locales de conservación. pág. y paso a los depósitos para un estanteado provisional. más auxiliar. si no queremos que los desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de trabajo nos lleven la mitad del tiempo.224 El archivo. De allí. Finalmente. París. VI-VII. son posibles viviendas privadas. Si es grande tendrá separadas las dependencias de Dirección. que ya estudiaremos. LOCALES DE TRABAJO Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos. pero si es pequeño -de una sola plaza. 1958). 53). para la Dirección y el Conserje mayor y garaje (6). Secretaría y despachos de trabajo. expurgo y clasificación. 1956-1957. (6) No es frecuente que se citen explícitamente en las descripciones de planificación de archivos. Lo que no obsta para que se pueda contar con una habitación independiente destinada a recibir visitas o consultas personales. cámara de desinfección y desinsectación. instalación y conservación y superficie utilizable (4). pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias. (Archivum.

En países muy lluviosos puede optarse por la solución del archivo de Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada. requieren para su manipulación caretas antipolvo (8). El hecho de que sea más bien holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separación de grupos diferentes que puedan entrar en el mismo día. disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacén de modo que los carritos del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camión. debido a la abrumadora cantidad de documentos que tuvo que recibir después de treinta y tres años que hacía que se había quemado enteramente el primitivo Archivo Central. El muelle de descarga debe estar lógicamente a nivel de la calzada y. que se realiza con frecuencia sobre unidades polvorientas. o acaso sea bastante dotar esta. en que se encuentran generalmente los depósitos. La capacidad del almacén debe calcularse con arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. . en Alcalá de Henares.Las dependencias 225 clasificación. Debe de contar además con los servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los porteadores y personal que interviene en este trabajo. Pudiera pensarse en una puerta metálica basculante pero es el caso que por su mucha altura sería poco manejable ya que el tejadillo provisional que forme no debe de impedir que el camión pueda acercarse hasta el mismo borde del suelo del muelle. Los elevadores. tales como furgonetas. con arreglo a una relación de entrega que siempre debe acompañar. reducida en casos extremos a reseñar el número de camiones o transportes de que consta el envío. o estas. darle una ordenación y proceder a su estanteado definitivo. deben (7) Este criterio se siguió en los primeros años de funcionamiento de nuestro Archivo General de la Administración. (8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incómodas y agobiantes. en caso extremo. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo que se recibe. Duchein da como cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos rampas deberán tener distinta inclinación para que una sirva a los transportes grandes y la otra a los más pequeños. haciendo excepción a lo que manda el reglamento. siquiera sea somera. lo que nos fuerza a recibirlo. La boca o bocas de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la parte superior. que. por rescatar de su destrucción total dicha documentación (7). o en la zona neutra entre éstos y las otras dependencias. o montacargas. que no entorpezcan el acercamiento de los transportes. al chocar por arriba con el plano saliente. En cuanto a su ubicación puede estar en la parte de atrás del edificio. entradas de una marquesina protectora. Pero no debe contarse con que su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo más pronto posible. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservación y abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relación adecuada. prefiriendo trabajar sin esta protección pero menos horas. situado en la misma ciudad. a ser posible.

por lo que entorpecen el «paso» en el trabajo. si bien próximas al almacén de descarga. ya que cada tipo de documentos tiene un interés diferente y requiere su tratamiento adecuado. con carácter general en esta última.S. Sin embargo fácilmente puede dejarse lo destruible en un rincón del almacén. con salida a la puerta de entrada de cada depósito en cada planta. Depende de que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorción de la máquina destructora. Contiguo un pequeño almacén para el material. (10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho. un accidente fortuito o una descuidada manipulación en el transporte. Lo que nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destrucción. La consecuencia lógica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar separado. sin poder establecer una norma general. como es lógico que sea. a su vez. Puede verse el trabajo de María del Carmen Pescador del Hoyo 4elección de la documentación». y de la citada cámara de fumigación.O. Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan está ocasionado por una conservación de procedencia deplorable. que servirá. En la reunión sobre construcción de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se recomendó que la cámara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50 metros cuadrados.A. si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del transporte. van empaquetando las tiras de papel que producen. según se va realizando ésta. si la hay. En los trabajos de planificación de archivos realizados en la URSS y en Francia se ha contado con ellos. incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo. pero sólo ha sido aplicado. realizando obras de remodelación en muchos de los que se encuentran en edificios viejos. celebrado en Pamplona en 1970. en su mayoría. de nueva planta. Algunas casas ofrecen máquinas destructoras que. Con todo algunas de estas cámaras han sido emplazadas. comunicación presentada al I11 Congreso Nacional de Archivos. según destruyen. se corre el riesgo de que lo efectúen personas poco cualificadas para conocer bien el valor potencial histórico de muchos documentos. que sepamos. Pero otras es necesario realizar un examen más detallado que hace precisa la existencia de una saleta contigua. Algunos previenen habitaciones pequeñas para ambas cosas. (9) En el Archivo General de la Administración hay uno para cuerpo de depósitos. Ambos criterios tienen sus ventajas y sus inconvenientes pues. lo que se va a destruir de lo que se va a guardar.226 El archivo. en sitio poco conveniente. Unas veces viene hecho y otras hay que efectuarlo.T. visto lo cual se aconseja que se sitúen en un rincón. para expurgos o descates (10). El complemento del expurgo es pues una máquina destructora de papel. mientras lo conservable pasa a fumigación. Instalación y conservación estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). Sin embargo no está prevista en muchos archivos por no existir un acuerdo sobre cuándo debe efectuarse dicho expurgo. a derecha e izquierda. . como la <Mustang»de D. Esto puede remediarse en parte en el propio almacén o muelle de descarga. donde los archivos departamentales se han construido.

ya que a veces llevan los gérmenes de destrucción que luego se desarrollarán en los depósitos (11). la más penosa. haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningún accesorio sobre ella. sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos. 14. otras tienen una especie de cubeta receptora y otras van empaquetando estas tiras. pero también puede optarse por darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su toxicidad. El ideal sería pasar por la cámara no sólo los documentos ya recogidos. conforme van saliendo. pág. propiamente dicha. de gran poder bactericida. en teoria. en casi todos los estudios de planificación de edificios. recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo contigua al despacho de que dependa la documentación de cada depósito. Es la primera utilizar los servicios de una cámara portátil que será acarreada por un camión de un centro especializado. llevar los documentos al centro especializado donde se procederá a su desinfección y desinsectación. Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada sección o fondo. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacén de descarga pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella de gases a veces altamente tóxicos. son muchos todavía los que no cuentan con su costoso montaje. si bien los grandes archivos están dotados de ella. hace referencia a la utilización de rayos gamma. Es la tercera. aunque figura. No obstante los controles que llevan hacen dificilísimo que pueda producirse un accidente en ellas. (1 1) Carmen Crespo. en fardos cuadrados. En cuanto a la cámara de fumigación. y por otra parte han sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos años. de los Archivos Nacionales de Washington. o en un rincón mismo del depósito a que vayan destinados. Donde no haya cámara puede remediar algo un autoclave pequeño. Lo cierto es que la mesa usual de despacho. en su ponencia citada. Una vez que la documentación está lista para su transporte a los depósitos se plantea la cuestión de si debe procederse antes a la introducción de los documentos en sus respectivas unidades de conservación o realizar esta operación en una habitación especial. . Las ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar posibles perjuicios a viviendas cercanas. no sirve para ello. Es claro que deben estar lo más cerca posible de sus respectivos documentos. Morris Rieger. pero de efectos secundarios nocivos para el papel. Cuando se carece de esta cámara puede haber tres soluciones.Las dependencias 227 que reduce los documentos a tiras finísimas que imposibilitan cualquier intento de reconstrucción. Unas llevan una bolsa de plástico que se retira y sustituye por otra cuando está llena. Es la segunda proceder a la fumigación de todos los depósitos valiéndose para ello de los conductos de aire acondicionado con mando remoto.

y muy Útil un magnetófono que nos ayude a la redacción de inventarios y revisión periódica de los depósitos. También en este caso los despachos quedan suficientemente independientes. Por descontado que es de absoluta necesidad una máquina de escribir normal. Pero hay otros en los que cada planta de depósito cuenta con su correspondiente despacho de trabajo. independiente del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros servicios contiguos. etc. Consideramos imprescindible una estantería para los libros de consulta que se necesitan en la realización del trabajo. en los que el desplazamiento entre el archivista y papeles es mínimo. En cuanto a sus condiciones físicas debe recordarse lo dicho para los despachos de íos archivos de uso inmediato respecto a luz. Esto reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista indiscriminadamente. cuya enumeración es ociosa. y que al recibir al consultante o investigador puede ser mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta. por conocida. o cuando se procede a realizar una busca laboriosa. de Alcalá de Henares (Madrid). Los muebles dependen del número de personas que vayan a trabajar en cada uno. por lo menos. ruido. Existe un cierto número de archivos en que la parte del edificio destinada a dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depósitos alcanzan mucha más altura. y acaso no está de más un armario en el que guardar documentos especiales o papeles de importancia que estemos estudiando. pero si estuvieran concentrados en una o dos plantas más bajas hay que prevenir que no sean de fácil acceso para el público. Cuando el despacho corresponda a una serie o sección de documentos audiovisuales será preciso contar con accesorios que sería ocioso enumerar. que permita la relación con las demás dependencias. con buena superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para confirmar o rectificar su clasificación y ordenación. lo que facilita el trabajo. que tanto facilitaría el trabajo.. ventilación. como ocurre con el Archivo General de la Administración. ya que la propia necesidad va a indicarlos en cada caso. Algunos se pronuncian por una segunda máquina de escribir de carro grande y un . Instalación y conservación pero ello depende del tipo de construcción que se haya adoptado. sin cajones. bien por interfono o por una centralita común. semejando a veces silos o torres. además de las mesas convencionales. Si los despachos no son muy grandes será muy conveniente contar con la sala pequeña contigua que hemos mencionado para meter la documentación recién llegada en sus unidades de conservación.228 El archivo. pero en principio debemos pensar que. o simplemente los correspondientes al trabajo que desarrollamos. No obstante citaremos como muy conveniente un teléfono. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber en esta zona. que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados. Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella. no puede faltar una grande de trabajo. En este caso no hay más remedio que renunciar a esa contigüidad. un ascensor para uso de personas.

Las dependencias 229 aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. Es servicio que puede hacerse perfectamente en el taller de reprografía. diapositivas. que no menciona. Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y tranquilidad. que debe estar contiguo. También pudiera ser Útil tener cerca de los despachos un pequeño dispositivo para poder hacer una taza de café o té. para poder filtrar la entrada a los posibles consultantes. cuya necesidad no comprendemos muy bien. pág. pero. El primero porque puede haber una en la Secretaría para estadillos y cuentas. aunque suponemos que si lo dice será porque tiene constancia de ello en alguna parte. En ellos puede haber o no duchas para aseo después de trabajos excepcionalmente polvorientos. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de Secretaría de Dirección. no nos parecen imprescindibles. Solamente los consideraríamos necesarios si se trata de un archivo tan pequeño que tiene que centralizar todo en una sola habitación. para que no se turbe su trabajo. pero hoy no se le ocurre a nadie semejante emplazamiento. Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a utilizarlo. con lo que queda alejado de la posible entrada incontrolada del público. xerocopias. Antes era corriente y se aconsejaba que para acceder a él hubiera que pasar por la sala de lectura. mejor situado en la primera planta que en planta baja. . pero accesible a cualquier visita anunciada. añadiendo una sala de descanso. tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotación económica que percibe y servicios que presta al público (microfilmes. Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequeña biblioteca técnica para su perfeccionamiento y puesta al día. ajenas al trabajo técnico del archivero. 80. y el segundo porque al no llevar control unificado pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. que. No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten largos desplazamientos de los funcionarios. por ser poco usuales estos trabajos en los despachos. Será necesario para muchos archivos contar con un despacho de habilitación o contabilidad. y aún más una sala dejuegos que nos llena de perplejidad. pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de cafetería (12). fotocopias. además del amueblado general de cualquier despacho. y otra puerta independiente directamente al vestíbulo del citado piso. Tampoco está de más una antesala donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretaría. pero lo que no se debe olvidar es una pequeña máquina destructora (12) Así lo propme Duchein en su obra citada. etc. que puede ser independiente de la biblioteca auxiliar del investigador.). La temperatura media aceptable está alrededor de los 22 grados. no lo es menos el despacho de Dirección. incluso una pequeña cocina. o formar una serie especial dentro de ella.

Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la instalación de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su buena conservación cuanto a su eficacia en el servicio al usuario. Imprescindible. También esta zona tendrá sus servicios sanitarios correspondientes. sin desentonar del resto. Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto número de personal técnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo. aun cuando su conservación ofrece problemas. Estará dotada de una larga mesa y asientos suficientes. el interfono y red telefónica con la totalidad de dependencias del edificio y línea directa al exterior. tanto para obtención directa del original como para reproducción. Conociendo las necesidades del archivo habrá que buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez está al alcance de nuestras posibilidades. tanto más urgente cuanto que las técnicas xerográficas han popularizado y simplificado enormemente esta prestación al público. Quedan como un mueble más. que son los que pueden ofrecer algún peligro. Instalación y conservación de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser reservados. si es lo suficientemente amplio. ya que para las reuniones de carácter interno puede servir el propio despacho de Dirección. sean cuales fueren el número de sus aparatos. En la instalación. como también para tomar o comunicar decisiones. dependen de la actividad que desarrolle el archivo en relación con otros archivos o centros en cuanto a estudios técnicos o contactos profesionales. Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un laboratorio de reproducción de documentos. sólo reconocibles por las personas que conocen su uso. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un buen equipo fotográfico. lo que no quiere decir que tenga grandes ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulación del material fotográfico. El suelo de todo el laboratorio estará recubierto con un material aislante de la máxima garantía. Su tamaño. tanto para fotografía normal como para microfotografia. teniendo en cuenta que la utilización de material diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografía se refiere. debe existir una buena ventilación. El número y tipos de máquinas para cualquiera de estas prestaciones estará en razón de sus propias necesidades y sería ocioso tratar de recomendar aquí tal o cual equipo. aun cuando hay ya películas diazoicas que pueden manejarse con una luz no muy intensa. También vale para reuniones técnicas con profesionales de otros centros. aunque es cierto que son muchos los que carecen de ello. Es muy conveniente que cuente con pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalación eléctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente no muy distantes para evitar la utilización de cables largos.230 El archivo.ya se dijo. El ideal es tener tres . que será rebasado prontamente por otros más perfeccionados. como su propia existencia.

Con ello se ahorrará espacio y personal. No se deben entregar en xerocopia documentos que puedan reportar algún perjuicio para terceros. en consecuencia. por Christian V. debido a lo delicado y minucioso de su trabajo. técnicas y económicas.celebrada en Bruselas. ya que alguno de ellos puede perjudicar gravemente los documentos. las termográficas. con toda seguridad. Si se tienen máquinas de funcionamiento eléctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las rodea esté bien aislado en evitación de cualquier accidente. etc. por rayos ultravioleta. ya que su producción debe ser rigurosamente controlada por razones éticas. ya que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo tóxicas.). por modesto que sea.. poseer un pequeño laboratorio de restauración que repare. aunque sí puedan ser examinados y estudiados en la sala del público. es aspiración de todo archivo depósito. xerográfico. En cuanto al espacio que puede ocupar todo el montaje varía lógicamente según el número de máquinas y técnicos que las manejan. los daños producidos en sus fondos (13). produciendo irritaciones en las mucosas e incluso mareos. En cuanto a su amplitud se ha estimado en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 ó 30 por 100 del total de las dependencias pero esto.Las dependencias 23 1 habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografías. modo de prevenirlo y remediarlo. sala de revelado y sala de tiraje. por ahora. 1969. como todo. teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerográfico. a la vez de unificar criterios de dirección y responsabilidad. En cuanto a los otros sistemas actuales de reproducción de documentos será preciso elegir con cuidado las máquinas. Respecto al emplazamiento de las máquinas xerográficas algunos recomiendan que estén cercanas al público para facilitar su utilización pero esto nos parece un grave error. así como una buena ventilación. . sea fotográfico. En algunos se encuentra instalado conjuntamente con el pequeño taller de reproducción de documentos. Hay que procurar (13) El tema fue tratado extensamente en la XI «Table Ronde. es relativo y está condicionado al volumen e importancia de cada archivo. incluso. Debemos desechar. Sin embargo si el revelado se efectúa en una máquina procesadora puede estar ésta en cualquier rincón de la primera. si existe. Actas publicadas en Bruselas. Desde que se avanzó en el conocimiento de las causas y agentes destructores del material de archivo y. Gut en su trabajo «Restaurationdes documents d'archives. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural. Es por tanto aconsejable que estéjunto todo el servicio reprográfico. termográfico. De todos modos si se lleva a copiar repetidamente un mismo documento termina deteriorándose. Naturalmente que todo este montaje resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotógrafo o laboratorio fotográfico independientes. por offset. siendo. las que parecen menos dañinas las que funcionan por xerografía. en lo posible. lo mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo.

Su ubicación debe estar próxima a los otros laboratorios. folios perforados por la acción de parásitos. o libros de archivo. sean mesas o cualquier otro mueble. La restauración manual es muy penosa y requiere técnicos con buenos conocimientos. casi siempre sin publicar. recoge interesantes datos. Debe estar dotado de pilas con agua (14) Carmen Crespo. exportada ya a muchos países. En consecuencia es labor muy lenta que llevaría años y años en muchos casos. 16. si bien fue muy extendida en el siglo pasado. está totalmente desaconsejada por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de éstas por el uso. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos los demás archivos que dependan de una administración única. en evitación del riesgo de estropear aún más lo que se quiso arreglar. Lejos de nuestra idea que sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos. capaz de restaurar mecánica y rápidamente.232 El archivo. una sección de restauración de sellos. en España. Cuando los documentos estén amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralización y también es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los pergaminos (14). Es imprescindible para remediar el deterioro de los libros-documento. mientras que para la segunda bastarán de 20 a 40. en la ponencia presentada. Instalación y conservación que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran roces. En estos laboratorios no sólo se recomponen documentos dañados gravemente sino que también se efectúan operaciones de mejora tales como limpieza. el Servicio de Restauración de Libros y Documentos ideó y construyó una máquina. Afortunadamente. que denominaron «Vinyector». eliminación de manchas y blanqueamiento. pág. cuya técnica. y contar con grandes superficies de apoyo. mal trato por parte del hombre o cualquier otra causa. integrados todos en una zona de trabajo especial. además de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. que en el orden de prioridades ocupa más bien el segundo lugar. lo que generalmente sólo se hace con un corto número de piezas de gran valor. Los aparatos necesarios deben indicarlos los técnicos restauradores. lavado. También es muy Útil para la biblioteca auxiliar del archivo. Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100 metros cuadrados de amplitud. aunque se haya conseguido reforzar su solidez. No debe olvidarse anejo a este servicio. El último recurso que tenemos. es llevar los documentos afectados a un centro especializado. cuando no es posible contar con un laboratorio de restauración propio. Nos falta todavía por tratar del taller de encuadernación. Puede ser un verdadero taller con máquinas manuales y mecánicas o simplemente practicar la encuadernación de encolado o cosido con plástico. así como muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso interno o uso del público. cuya labor realiza en un tiempo mínimo y con una perfección máxima que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano. .

En cuanto a la vivienda de Conserjería unas veces la encontramos cerca del vestíbulo. sobre todo. bien a la calle o a patio. recogen y citan expresamente esta condición. de día o de noche. una buena iluminación natural. Del mismo modo. tengan una habitación donde realizar turnos de descanso. publicaciones varias. aunque ligada a ellos telefónicamente. con fácil acceso y. ni con el resto del edificio. o a la zona ajardinada que rodee el edificio. una vez más. No es muy corriente que se cuente con ello pero sí es conveniente que los vigilantes. es conveniente que el suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios. de nieve carbónica. (15) Duchein y Durye. LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO Deben estar en su mayoría en planta baja. en la parte de atrás del edificio. Los Útiles de trabajo dependerán de la importancia del taller. de Alcalá de Henares. Puede existir garaje pero lo más corriente es que se marque señalización de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el edificio. . Y.Las dependencias 233 corriente y electricidad industrial y conviene que tenga. VIVIENDAS ANEJAS Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria puede pensarse en la construcción de dos viviendas: una para la Dirección y otra para el Conserje mayor. independiente. Ambas viviendas tendrán línea telefónica directa al exterior. que puede servir también para los chóferes si hubiese servicio de coches oficiales. como se dijo de los laboratorios. sin comunicación entre sí. La misma independencia necesitan en cuanto a la calefacción. no olvidemos los servicios sanitarios cercanos. con asesoramiento del encuadernador. y tener fácil comunicación con el despacho oficial (15). que se ha seguido en el Archivo General de la Administración. y otra en la última planta. en general. Su ubicación puede situarse en la zona de muelle de descarga y talleres o laboratorios por ser la más proclive a la entrada de personas ajenas al centro. La detección de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de elevación de temperatura porque así lo requiere el tipo de combustión que se puede producir. En todo caso ambas deben tener accesos independientes. por razones obvias. La vivienda de Dirección debe quedar lo suficientemente independiente de todos los servicios. salvo si existe instalación general de aire acondicionado para la totalidad del edificio. Los extintores.

En algunos archivos está situada en la misma sala de lectura y también en otros en la sala de visitas. así como si ofrece al público postales. o mejor instalar en batería una serie de taquillones o pequeños armarios metálicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevándose la llave consigo para poder recogerlo al salir. carpetas. así como también se llevará el control de la solicitud y expedición de copias. Puede amueblarse con uno o varios tresillos. una (16) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid la Asociación de Amigos de este Centro ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproducción de los mismos. Tal como lo hemos descrito. que puede ser una sola.234 El archivo. Lo que sí es muy conveniente es que en uno de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las secciones y servicios para que pueda conocerse gráficamente todo lo que alberga el edificio. etc. por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio que sirva de ropero para dejar abrigos. previa la autorización correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la sección a que los documentos pertenezcan. Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigación. diapositivas o cualquier otro objeto que sirva a la difusión de su contenido (16). Informará sobre el reglamento y condiciones de uso de los servicios del archivo. o expedirán en su caso. Si éste tiene publicaciones propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir allí mismo. la que puede también servir para dirigirse al despacho de Dirección y Secretaría correspondiente. Debe tener una buena iluminación natural y. con mostrador que limite el acceso del público. que puede ser fijo mural o soportado por un atril. Inmediato al vestíbulo deben encontrarse las dependencias de Información y Secretaría general. Hace años también se vendían series de postales. En este caso su acceso se hará por una escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo. No debe faltar lo más próximo posible a la entrada un tablón de anuncios. . Tampoco son desdeñables los tapices murales. lo que parezca más propio. a la que debe entrar el usuario sin más bagaje que sus Útiles de escribir y tomar notas.. según capacidad. En ella se examinarán. al modo clásico. Tampoco está de más una vitrina donde se muestren las Últimas publicaciones. Instalación y conservación capaces de evacuación rápida en caso de emergencia. y ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsímil de sellos o documentos. pero también puede estar en la planta primera para darle más sosiego si el archivo está situado en una zona ruidosa. evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio en la portería del propio vestíbulo. los permisos de acceso del público a la sala de consultas. Comenzando por el vestíbulo no debe descuidarse su presencia ya que va a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresión va a ser muy importante a la hora de valorar el prestigio del centro. con sus correspondientes mesitas. la sala de lectura estará en planta baja. en su caso.

en la reuniones internacionales. entre los que se encuentra España. siendo muy conveniente que tengan un conmutador para encender solamente cuando sea necesario. Deben tener prevenida para su posible uso una lámpara de rayos ultravioleta. pero es más recomendable la primera. cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso de las personas que pueden darlos.Las dependencias 235 igualmente buena iluminación artificial. En cuanto a su tamaño variará con arreglo al volumen de fondos del archivo y servicio que ha de prestar con ellos (17). con potencia de 100 a 200 vatios. o de los que están situados enfrente o cerca. concebido como almacén de uso sólo para la Administración. para lectura de documentos que la necesiten. Yugoslavia 50. el criterio de Estados Unidos. sobre todo si se consultan documentos gráficos. Pueden ser de bombilla normal o de tubo fiuorescente. si la natural es insuficiente o se trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. sobre su propia mesa. Algunos opinan que un archivo intermedio. Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170. delimitando los espacios con algún resalte. que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios. En cuanto a la ubicación de la sala es conveniente que esté cerca del sistema de comunicación que va a llevar las papeletas de pedido a las secciones. sino de una sala pequeña para consulta por la Administración. porque reciben más luz natural que las instaladas en planta baja. Aparte de la luz general de la sala. pero no tiene validez para otros países. Pero lo que sí debe de tenerse muy en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de unos cinco metros cuadrados. aunque lo más corriente es que encontremos mesas largas y amplias. o de Wood. Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles y los dejen luego olvidados. Hungría de 5 ó 6 a 28. no necesita de sala para el público puesto que no lo va a tener. . ya que los documentos a veces hay que extenderlos para compararlos. En esto llevan ventaja las salas instaladas en planta primera. según sus propias necesidades. Francia entre 30 y 300. Lo más cómodo para que no se interfieran unos con otros es que las mesas sean individuales. según se instale en el techo o directamente sobre la mesa. para uso del público. es conveniente un punto de luz individual para cada investigador o lector. o. Este fue. mesas largas en las que pueda extenderse cada uno con arreglo a sus necesidades. así como el acarreo de documentos para su examen en la sala. simplemente. otras son de buen tamaño. No obstante es evidente que las necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en dimensiones reducidas. Asi Austria propone entre 14 y 60. Israel 90. No ocurre lo mismo con los grandes archivos (17) Los distintos países han aconsejadoen las reuniones internacionalesel número de plazas que consideran convenientes. En este caso debe llevar una pantalla que impida que la luz incida directamente a los ojos del usuario. República Federal Alemana 6 a 14 y 29.

suele llamarse sala de catálogos. Todo. lo que en parte es debido a que la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad por saturación de aquéllos. dentro de la sala de lectura. que pueden estar en un estante exclusivo. en un lateral. como el nuestro de Alcalá de Henares. En algunos archivos se han dispuesto. en su defecto. postales. una serie de cubículos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar a los demás usuarios. lo que constituye la biblioteca histórica propiamente dicha. que suponen un instrumento de busca más elaborado y no susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. ya que mientras se manejan papeles está terminantemente prohibido fumar. En la reunión de archivistas habida en Bruselas en 1973 se aconsejó una pared o gran ventanal acristalado que permita la vigilancia desde fuera de la sala. tan visitado y consultado como puede ser cualquier archivo histórico. Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores. utilizando la denominación genérica de bibliotecas. aparte de contar hoy esta costumbre con muchos detractores. En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante.236 El archivo. pero. . Pero se evitará que queden a su libre alcance. pueden estar en una pequeña sala contigua. Sin embargo no son muy recomendables si no se dispone de la vigilancia necesaria. lo que también puede resolverse con una mampara que reserve una parte de la misma. Cuando los libros de consulta inmediata y los de información sobre los fondos del archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de lectura. ya que los mayores daños a los documentos se producen siempre en la sala del público mientras su consulta. a la que. la realidad es que pueden resolver su premura con sólo salir al vestíbulo de la sala. Instalación y conservación intermedios. También es muy conveniente que exista una vitrina de publicaciones en venta. supeditado a la importancia del archivo y espacio con que se cuente para ello. Sea cual fuere el caso. en centros en los que haya afluencia de público es de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta más necesarias. debe tener vigilancia ejercida por subalternos o. así como las de información de los fondos del propio archivo. o alrededor de la sala. aunque esta vitrina es posible que esté mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no dentro de ella. claro está. reproducciones de sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su propaganda y divulgación de lo mejor de sus fondos. También en algunos archivos existen ficheros para uso del público pero nos parece mejor que esta información se dé por medio de folios mecanografiados. Su situación. televisión en circuito cerrado cuyas pantallas receptoras estén no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imágenes sean movibles para darles mayor capacidad. por lo que. aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente para resolver cualquier consulta eventual.

bien en calidad de depósito. No obstante. Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses. Para que el archivo tenga unas relaciones públicas fructíferas consideramos imprescindible una sala de exposiciones. para consultas rápidas de la propia Administración pero esto nos parece altamente comprometido. una vez ingresados en el archivo. o prestar los filmes a alguna organización o filmoteca apropiada. Esto depende de que sean muchos los de este tipo que se guarden en el archivo. ni los regionales ni los provinciales lo tienen previsto. el único responsable de los documentos es el archivero. donde no tuvieran este servicio. En la Administración española. para no molestar a los demás con el ruido de la máquina. diapositivas. bandas magnéticas o discos. la sala de documentación.). es claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan este tipo de material (18). La existencia de estas salas tiene el inconveniente de necesitar más vigilancia para ellas. El segundo ha quedado también obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerográficas. necesitan un espacio aparte. Es posible que haya también necesidad de una sala especial para manejo de documentos incómodos de manejar en la sala general. por lo que pueden instalarse. etc. unas veces bajo una sola Dirección. o cualquier otro tipo de documento que lo requiera. Todavía podemos añadir una previsión más. en cualquier rincón o lateral de la sala de lectura. Hace algunos años se consideraba poco menos que imposible montar una exposición con documentos. pero esto está ya superado. Lo contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento público.Las dependencias 237 SALAS ESPECIALES También se previene. más en teoría que de hecho. la existencia de una sala de microfilm y otra para copias dactilográjicas. También algunos han señalado la posibilidad de contar con salas especiales en archivos todavía bajo la responsabilidad de la entidad productora. pero en los archivos de los Ministerios sí existen. En cuanto a la audición y visualización de videos. documentos gráficos muy grandes. El caso primero se encuentra resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm no necesitan el total oscurecimiento. «cassettes>>. al servicio de intereses de todo tipo de la región en que está ubicado el archivo. . y se instalan. Biblioteca y Documentación. así como proyecciones (filmes. ya que. tales como registros catastrales de gran volumen. otras por separado y otras formando un servicio conjunto de Archivo. bien de modo eventual. La breve explicación del interés del (18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector.

Copenhague. según el tamaño del documento u objeto que vamos a exponer. pero. Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. Las primeras no son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con la luz. En la misma reunión M. o bien filtrada por persianas y cortinas. u objetos con que se quiera enriquecer. aún cuando no esté capacitado a veces para leerlo. que tuvo lugar en París en 1954.238 El archivo.. pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cómoda para enseñar al público que. En el informe redactado en la mencionada reunión se señalaba su existencia en Stuttgart. Pueden ser también Útiles paneles . Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las vitrinas tengan llave. o de interés general para los posibles visitantes. Ya en la primera conferencia internacional de la «Table Ronde. a pesar de los factores negativos. Pero la materialización de colocarlos en las vitrinas y paneles. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se utilizan desmontables. En cuanto a las segundas deben organizarse con regularidad periódica para mantener el interés del público. aun cuando pueden colocarse inclinados o enteramente verticales entre dos láminas transparentes. En este caso deben paliarse los daños con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del exterior. se recomendó la exposición de documentos que. Francia y España. para evitar la repulsa del visitante. El pretexto puede ser una efemérides local. después de haber planificado en sus líneas generales el «cursus» de la exposición. Instalación y conservación contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en él. Thion advirtió del riesgo de deterioro al manipularlos para ser expuestos a lo que Marlot contestó proponiendo que se exhibieran facsimiles en vez de originales. puede montarse en cualquier otra sala del público. En cuanto al tipo de vitrina para documentos recomendamos la plana. busquemos la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaños generalmente diáfanos. pero merece la pena. fueran atractivos. cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento y muy variado contenido. incluso en el mismo vestíbulo. y se explican en paneles que orienten al visitante. fotografías. desmerecen mucho en cuanto a interés. así como repartir en los lugares más idóneos los cuadros. con buena voluntad. De acuerdo también en que lo más penoso del trabajo tiene que realizarlo el archivero buscando y seleccionando los documentos. puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este tipo de exposiciones. de cristal o materia plástica. A veces no podremos contar con una sala especial pero. y que a su vez las vitrinas o marcos de exposición estén provistos de unas cortinillas corredizas que tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado. Para las murales o de mueble-escaparate. De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo. Gran Bretaña. Namur. persisten. aunque algunas veces se ha hecho. además de importantes. a la altura que se necesite. Pero además estas exposiciones se ambientan con cuadros y objetos que tengan relación con el contenido o con la época.

útil también ~ (19) Víctor Gondons Jr. Puede tener pupitres individuales o sillones con dispositivo para poder escribir. Además constituye la patente del trabajo realizado por el personal del archivo. Otro punto importante es la clase de iluminación de las vitrinas. en planta baja. ya que los cursos pueden darse también en la sala de conferencias. pero ha sido modificada para alojar un servicio de Secretaría. para repartir a los visitantes. sirviendo muy bien en su lugar un fieltro o una materia plástica de superficie lisa.Las dependencias 239 movibles colocados sobre los muros en espiga. como las anteriores. Todavía. si el tipo de documento la admite.. No debemos olvidarnos de redactar. etc. No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores. nos queda disponer de una sala para servicios educativos o aula. Puede ser una simple funda de plástico. en el capítulo de relaciones con el público. Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala de conferencias. un catálogo de lo expuesto. muchos de los cuales «descubrirán. de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de exposiciones. Su utilidad principal es impartir cursillos de formación elemental o superior de archiveros (20). (20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera. sin necesidad de tener para ellos un aula especial. o sobre temas afines para el público en general (21). siempre en relación con el contenido de los documentos. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo. No es difícil encontrar unos y otros dentro del mismo archivo. un documento cuya existencia no sospechaban. como es el caso de los Archivos Nacionales de Tokio. también situada en lugar accesible y. a ser posible. así como libros también relacionados con el tema. Su acceso debe ser también fácil. que puede multiplicarse de modo barato por xerocopia. propone la constitución de un pequeño museo con los objetos valiosos y curiosos propiedad del archivo o depositados en él. añadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas de relieve que potencian la afluencia de público. en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning archives building». En diversos archivos españoles se organizaron cursos con buenos resultados. aunque sólo sea mecanografiado. o en dientes de sierra. proyector de diapositivas y puntero eléctrico. sin perjuicio de que el original sea exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. . En España se hizo en el Archivo General de la Administración. en el mismo archivo. que pueden producir un recalentamiento de los documentos más próximos. (21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes. La sujeción de sellos y documentos gráficos debe ser muy cuidada para que no se deterioren. pero también pueden ser prestados (19). Por razón de la posible acumulación de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior o a un patio. En este catálogo deben reseñarse también los cuadros u objetos que animan la exposición. fotografías. pdra esquemas. Debe tener buenas condiciones acústicas y disponer de pantalla instalable.

Así pareció nuestro Archivo Central de la Administración. instalación y conservación para determinadas visitas (22). ya que no se pudo salvar papel alguno. cuyos detectores acusarán la elevación de temperatura. pero sólo en cuanto a función. pero todavía peor. La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus correspondientes avisadores de incendios. ya que los muebles y enseres arden con llama y no con brasa y humo como en los depósitos. por lo que. donde también deberá haber una cabina telefónica para uso del público. en el viejo palacio arzobispal. fuera del cuerpo del edificio. ajardinada o no. En cuanto al manejo interior va a ser muy útil que tenga terminales (22) También se hizo en el archivo citado de Baviera. Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos. el peligro constante de que una avería de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las toneladas de papel almacenadas encima. Tendrá sus sanitarios correspondientes y teléfono público. además de con el mostrador. LOCALES DE USO MIXTO Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos reseñado es conveniente disponer de cafetería. situados preferentemente en el vestíbulo. en la zona circundante. Claro que nos referimos a grandes archivos. No es necesario que sea muy grande pero sí preparada para eventuales comidas ligeras. con un pequeño espacio donde instalar mesitas. caso de los depósitos del archivo mencionado en la nota anterior. si el servicio y administración del centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonablemente. . en cuanto a función. Debe por tanto contar. sito también en Alcalá de Henares. Sin embargo el agua no se utilizará nunca en habitaciones donde haya importantes instalaciones eléctricas. por roces al entrar y salir. debemos de rehusar la tentación de aprovecharlo para cómodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehículos en días de lluvia. como medida de urgencia.240 El archivo. así como en el General de la Administración nuestro. no solamente por comodidad de los usuarios sino por evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por otras instalaciones. para terminar. En los pequeños bastará con el mostrador. aunque se dice que algunos particulares rescataron algo. El resultado sería el rápido deterioro de las pilastras. situada lo más próxima posible al vestíbulo. Su utilidad servirá tanto al personal del centro como a los usuarios. Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento. de nieve carbónica o de polvo polivalente. ya que las dependencias al público estarán ubicadas lo más cercanas a éste. el actual archivo. Los extintores pueden ser hídricos. visitantes o investigadores (23). (23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras. que el manejo de un archivo de cierta importancia no es nada fácil. para coches particulares de funcionarios. Digamos. según sea necesario. ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por agua lo que ha respetado el fuego. del que hoy es heredero.

También será muy Útil para los funcionarios que llevan la gestión de personal y la contabilidad. así como en donde se haga la siguiente labor que constituye el examen de éstos para considerar si todo va a pasar a los depósitos o hay algo eliminable. 132. (24) Duchein. pág. En cuanto al servicio al público nos resolverá muchos problemas y ahorrará tiempo en la recuperación de los datos contenidos en los inventarios y solicitados por el público (24). obra citada. estudia esta posibilidad. .Las dependencias 24 1 en la entrada de documentos. cuando manden remesas.

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198. 82. 126. 226. Barcelona (España). 129. 138. 139. Blois (Francia). 81. Corona de Aragón. 64. 147. 104. 204. Brasil. 65. 223. 175. 116. Archivos Históricos de Ultramar (Portugal). 127. 4dbertine» (Bélgica). VI11 Conferencia Internacional de Archivos. 116.70. 144. 152. 68. 169. Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos. 70. XI Conferencia Internacional de Archivos. Archivos Nacionales (Dinamarca). . 120. 105. Archivo General del Reino. 82. Beveren-Was (Bélgica). 162. 155. 114. 126. 117. 102. 118. 80. 240. 126. 145. 64. 126. 239. 139. 234. 131. 66. 283. Bremen. 131. Compañia Iberia (Madrid). 102. 108. Archivos del Estado de Viena (Austria). 79. Audiencia y Tribunal Supremo (Madrid). 227. VI11 Congreso Internacional de Archivos. 208. 68. 231. en 1865 (URSS). 124. 128. 64. 138. Altos Alpes (Francia). 80. 103. 132. 116. Asuntos Exteriores (Suiza). 104. 81. 78. 95. Brescia (Italia). 64. 228. 95. 68. IX Conferencia Internacional de Archivos. 96. 70. 166. VI1 Congreso Internacional de Archivos. 120. 179. 212. 233. 91. 84. I Conferencia Internacional de Archivos. 107. 139. 119. 83. 102. 116. 83. 150. 145. 119. 117. 83. 80. 225. Archivo Gráfico de la Nación (Argentina). 117. 107.lndice alfabético A Aix-en-Provence (Francia). 90. de Bruselas (Bélgica). 106. 184. Australia. 185. Aibi (Francia). Cámara del Tesoro. 232. Colombia. 218. 225. 156. 82. 104. 120. 77. Archivo General de la Administración (España). Archivo Central de Moscú. Costa Rica. Archivos Nacionales (Finlandia). 205. 188. 83. 70. 182. Ashridge (Inglaterra). 126. 123. 89. 118. 68. 64. 174. Colmar (Francia). Basilea (Suiza). 66. 119. 176. Citté International des Archives (Francia). 68. 82. 106. 147. Asuntos Exteriores (Francia). 119. Arlón (Luxemburgo). 80. Archivo Histórico Nacional (España). 70. I Congreso Ibero-Americano-Filipino. 108. 106. 192. 102. Archivo de la Palabra (España). 106. 116.- I11 Congreso Internacional de Archivos. 164. Archivos prefabricados. 69. 105. Coblenza (Alemania). 201. 68. Archivos Nacionales (USA). 203. XVIII Conferencia Internacional de Archivos. 169. 127. 123. 120. Bolivia. 64. 118. Alma Ata (URSS). 139. 90. Annecy (Francia). 129. 87. 144. 131. 138. 118. 156. Aurillac (Francia). 96. 70. 83. 82. 152. 127. 118. Buenos Aires (Argentina). C Cáceres (España). 139. Ailier (Francia). 131. 80. 210. 66. Archivos del Estado de Varsovia (Polonia). 160. 191. Archivos del Reino (Suecia). 201. 162. 126. Bocas del Ródano (Francia). 145. 139. 166. Brambeq. 68. 138. 106. 198. 217. 129. 119. 199. Cantal (Francia). B Banco de España.

H Hannover. 118. 104. 126. 119. . 67. Chaumon (Francia). 68. 160. 68. 66. 83. Dubrovnik. 120. D Dahiem. Lubiino (Polonia). Mantua (Italia). 131. 102. 102. 155.248 El archivo. 65. 159. 79. Edimburgo (Escocia). Dirección General de Archivos (Rumania). 120. Mézikre (Francia). New Hampshire (USA). E Ecuador. 68. 120. Guimper (Francia). 141. 83. Grenoble (Francia). 82. 132. 239. 121. 119. Guadeloupe (Francia). 104. 68. 70. 123. Sevilla (España). 121. 64. 89. General Militar de Segovia (España). Chancillería de Valladolid (España). 139. 68. 101. 154. M Mallorca (España). Montañas Rocosas (USA). Marburgo (Alemania). 110. 118. 120. Lille (Francia). 102. L La Habana (Cuba). Loiret-et-Cher (Francia). Dresden (Alemania). I Ilre(Francia). 70. Georgia (USA). Honduras. 118. 104. 83. G Gante (Bélgica). 65. Estambul (Turquía). 64. 89. 145. General de Simancas (España). 65. 145. 106. 66. 80. 118. 104. 103. 106. 65. Hem. 72. Guatemala. Justicia (URSS). 227. Lonsle-Saunier (Francia). 118. New Jersey (USA). 64. 108. 109. General de Indias. 120. 83. J Jura (Francia). 109. 126. 115. Delft (Holanda). 96. 70. Winchester. 138. 65. 68. N Nacional de Tokio (Japón). Cracovia (Polonia). County Record O f f i c e . Fiorencia (Italia). 106. 155. 64. 106. 108. F Federal Records Center (USA). 130. 83. 218. 129. 126. 64. 129. El Cairo (Egipto). 70. Islandia. 123. 106. Gukret (Francia). 82. Instalación y conservación Hayes (Inglaterra). Drone (Francia). 145. 118. Mikkely (Finlandia). 64. 70. 64. 117. Méjico. Lieja (Bélgica). 83. 83. CH Chancillería de Granada (España). Nicaragua. 156. 129. 102. 127. 155. 89. 83. 70. 117. Nacional de Washington (USA). 145. 126. 64. Génova (Italia). 64. 106. Municipal de Estocolmo (Suecia). 72. 68. 64. Loiret (Francia). 123. Mons (Bélgica). El Viso del Marqués (España). Hampshire. 106. 63. 106. 116. 68. Maryland (USA). 70. La Manche (Francia). 83. 120. 118. 116. 70. 80. Marsella (Francia). Histórico de la Manna (España). 68. 65. 115. 96. Dusseldorf. 65. Laon (Francia). 104. Nápoles (Italia). 141. 66. 137. iausana (Suiza). 65.

Ottawa (Canadá). 65. 187. 69.95. 65. Senegal. T <<Table Ronde». Perú. 108. Perigueux-Dordogne (Francia). 67. Schoppack (Bélgica). 145. 95. 151. 70. 67. Panamá. Oslo (Noruega). S Saint-Lo (Francia). 82. 102. 83. 102. 80. Tours (Francia). 127. Torre de Londres (Inglaterra). 65. Seinet-Oise (Francia). Venezuela. 126. Véase: Conferencia.Indice alfabético 249 O Orleans (Francia). 119. 82. Sttutgart (Alemania). 72. 148. P Palermo (Italia). 126. 63. 92. Turín (Italia). Reino de Gaiicia. 166. Red Audiencia de Galicia. 102. 65. 68. Siena (Italia). 123. 66. 63. 70. La Coruña (España). 117. 64. 64. 68. Texas (USA). 79. Versailes (Francia). 232. 169. Z Zamora (España). 70. 137. 110. Torún (Polonia). 145. 104. 118. Dirección General de Archivos. 108. R Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia). 127. 117. 67. 120. 63. 118. Poitiers (Francia). Public Record Office (Inglaterra). Toulouse (Francia). Pruebas en Nevada (USA). Viboxg (Dinamarca). 132. 68. Salt Lake City (USA). 109.87. 70. 117. 106. 126. Rumania. Vienne (Francia). . 127. V Valence (Francia). 65. Protocolos (Madrid). U Udine (Italia). Oviedo (España). Uruguay. 80. 118. 106. 129. Regional de Valencia (España). La Coruña (España). Rouen (Francia). 70. 65. 69. 155. 111. 63. 70. 104. 66. 108. 145. Y Yzeure (Francia). Servicio de Restauración de Libros y Documentos. Postdam (Alemania). Servicio Geográñco del Ejército (España). Roma (Italia). 80. 83. 83.

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