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DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LAYMO S A S NORMAS ICONTEC

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  • 5.4.8 Proceso contable
  • 5.4.9.1 Clasificación de la documentación contable
  • 5.5 MARCO LEGAL
  • 5.6 MARCO CONCEPTUAL
  • 6. TIPO DE INVESTIGACIÓN
  • 7. HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN
  • 8. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
  • 9. FUENTES DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
  • 9.1 FUENTES PRIMARIAS
  • 9.2 FUENTES SECUNDARIAS
  • 10.1 JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS
  • 10.2 PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES
  • 11. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
  • 11.1 DIAGNOSTICO CONTABLE
  • 11.2 MATRIZ DOFA
  • 11.5 CONCLUSIONES AL DIAGNOSTICO CONTABLE
  • FASE I 12. CAPTURA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
  • 12.3 SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA
  • FASE II 13. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
  • 13.1 DECRETO 2649 De 1993
  • 13.2 DECRETO 2650 De 1993
  • 13.3 DEPURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS
  • 14.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
  • 15.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL
  • 15.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL
  • FASE V 16. ANÁLISIS FINANCIERO
  • 16.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ
  • 16.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
  • 16.3 INDICADORES DE APALANCAMIENTO
  • 16.4 INDICADORES DE ACTIVIDAD O ROTACIÓN
  • ANEXO N° 1 FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE COMPRAS. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 5 FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE VENTAS. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 8 FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE CAJA MENOR. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 9 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LA BODEGA. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 10 CONTROL REMISIONES DE INGRESO A BODEGA. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 11 ORDEN DE COMPRA. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 13 CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 14 CONTEO FÍSICO. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 15 CUADRE DE INVENTARIO DIARIO. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 16 ACTA BAJA DE INVENTARIO. (PROPUESTO)
  • ANEXO Nº 18 ENTREGA DE FACTURAS COMPRAS-CONTABILIDAD. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 20 CONTROL CUENTAS POR PAGAR. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 21 FICHA CONTROL DE PROVEEDORES. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 24 FICHA DE CLIENTES. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 26 CUADRE DE CAJA DIARIO. (PROPUESTO)
  • ANEXO N° 27 GASTOS DE MENOR CUANTÍA. (PROPUESTO)

DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LAYMO S.A.S.

DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO LUZ AIDA HERNÁNDEZ GARCÍA MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO UNICIENCIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MEDELLÍN 2010

I

DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LAYMO S.A.S.

DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO LUZ AIDA HERNÁNDEZ GARCÍA MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA

Trabajo de grado para optar por el titulo de Contador Publico

Asesor Temático ÁLVARO GONZÁLEZ LONDOÑO Contador Público

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO UNICIENCIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA MEDELLÍN 2010

II

Nota de aceptación

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ __________________________

___________________________ Firma del presidente del jurado

___________________________ Firma del jurado

___________________________ Firma del jurado

Medellín, Octubre de 2010

III

abuela. tíos y hermanos porque cada uno de ellos de alguna forma estuvieron presentes en los momentos que necesitaba de apoyo. Doy gracias a mi familia. hermanos. Mama.AGRADECIMIENTO Agradezco primero que todo a Dios por darme la vida. MARCELA CRISTINA MONSALVE CARDONA Doy gracias a Dios por permitirme hacer mis sueños realidad. trabajo y sabiduría con lo cual puede construir este sueño. a mi familia por el apoyo incondicional brindado durante toda mi vida y los buenos valores inculcados. que fue esencial para forjar el conocimiento adquirido durante tkdo el estudio de mi currera el cual se ve reflejado en est! tesis. A mi familia. A mis profesores y compañeros de estudio por hacer 9ás llevadero la vida de estudiante. tíos y primos. LUZ AIDA @ERNÁNDEZ GARCÍA Primero que todo doy gracias a dios quien es el que Me ha permitido pmder llegar a la culminación de mi carrera. mama. DIANA MARCELA VANEGAS JARAMILLO IV . que a pdsar de las adversidades siempre estaban ahí para exièirnos y hacernos reír en los momentos difíciles. A mi Esposo por su apoyo en los comienzos de mi vida laboral y profesional. muchas gracias por el apoyo y colaboración que me brindaron y ayudaron a hacer posible este logro para mi vida profesional. Papa.

Con la definición de los perfiles. leyes y decretos que rigen la contabilidad como el decreto reglamentario 2649 de diciembre 29 de 1993. Finalmente el enfoque del proyecto estará basado en la definición.S. diseño y clasificación de documentos del área contable. jaulas y casas para mascotas. cargos y procesos estableceremos los instructivos de selección.. para garantizar la contratación del personal idóneo para los cargos del área contable y un flujo adecuado de la información para optimizar el funcionamiento del sistema contable.RESUMEN Laymo S. que reglamenta la contabilidad en general y expide los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y el decreto reglamentario 2650 de 1993 que reglamenta manejo del Plan de Cuentas para la empresas. Su objeto social es la fabricación de cerramientos para piscinas. V . requiere de una estructura contable bien definida que le permita fijar metas para mejorar continuamente y obtener la rentabilidad esperada por sus socios.S. es un ente económico constituido para el desarrollo de su actividad comercial.A.A. mejorando la presentación de los estados financieros bajo las normas. Laymo S.

A.A. is an economic entity constituted for the development of its commercial activity.S. cages and pet houses. Its social object is the fabrication of pool fencing.ABSTRACT Laymo S. VI . Defining profiles.S requires a well defined accounting model that allows it to establish constant improvement goals and obtain the expected profitability for its partners. design and categorize the accounting records which will result in a clean presentation of the financial statements under the accounting laws and regulations such as Colombian decreto 2649 de diciembre de 1993 which regulate accounting in general and issue the accounting principles accepted in Colombia and the decreto 2650 de 1993 that regulate PUC management. Finally. it is important to define. positions and processes we hope to define procedures for choosing suitable staff for the accounting jobs and a convenient information flow to guarantee the proper performance of the designed accounting system. Laymo S.

3 MARCO HISTÓRICO 5.2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 3.2 Visión 5.2.1 Espacial 4.4.4 Documentación de las empresas 15 16 17 17 17 19 19 19 21 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 24 24 24 25 26 27 27 VII .3. OBJETIVOS 3.1 Utilización de la información contable 5.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA 2.1 Misión 5.4. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 JUSTIFICACIÓN 4.4.2 Sistemas empresariales 5.2.4 MARCO TEÓRICO 5.1 OBJETIVO GENERAL 3.1 MARCO ANTROPOLÓGICO 5.2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.2.2 MARCO FILOSÓFICO 5.2.4 Estructura Organizacional 5.TABLA DE CONTENIDO Pág.1 Conceptos de contabilidad 5.4.2.3 Estructura de un sistema contable 5.3 Valores corporativos 5. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN 5.4.2 Temporal 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4. INTRODUCCIÓN 1. TITULO 2. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.

5 Perfiles 5.6 MARCO CONCEPTUAL 6. 10.4.6.1 DIAGNOSTICO CONTABLE 11.4.4.3 Origen del proceso contable en contabilidad 5.4.2 PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES 11.4.1.7 Teoría contable 5.9 Documentación contable 5.10 Estados financieros 5.4. objetivos y ventajas de los manuales 5. HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 8.5 MARCO LEGAL 5.1 FUENTES PRIMARIAS 9.9.1 Concepto general 5.4.2 Características del manual 5. TIPO DE INVESTIGACIÓN 7.4.4. PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTOS PARA EL ÁREA CONTABLE.6 Manuales de procesos 5. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 11.2 MATRIZ DOFA VIII 28 28 29 29 30 31 32 32 32 32 33 33 34 35 45 48 49 50 51 51 51 52 52 52 52 53 57 57 58 .8.4.4.1.2 Objetivos y usos del manual 10.1 Definiciones de documento 5.2 FUENTES SECUNDARIAS 10.1 Justificación 10.1 Clasificación de la documentación contable 5. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 9.6.1 Concepto.5.4.4.2 Concepto del proceso contable 5.8 Proceso contable 5. FUENTES DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN 9.8.8.1 JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS 10.4.

11.3 MATRIZ FODA 11.4 MAPA DE RIESGOS 11.5 CONCLUSIONES AL DIAGNOSTICO CONTABLE FASE I 12. CAPTURA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 12.1 DOCUMENTOS 12.1.1 Factura 12.1.2 Recibo de caja 12.1.3 Comprobante de egreso 12.1.4 Orden de compra 12.1.5 Orden de pedido de venta 12.1.6 Documento equivalente 12.1.7 Nota crédito 12.1.8 Nota debito 12.1.9 Nota de contabilidad 12.2 CAJA MENOR 12.3 SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA 12.4 FLUJOGRAMAS FASE II 13. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 13.1 DECRETO 2649 De 1993 13.1.1 Objetivos básicos 13.1.2 Cualidades de la información contable 13.2 DECRETO 2650 De 1993 13.3 DEPURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS 13.4 SOFTWARE CONTABLE FASE III

59 60 61

62 63 63 64 65 65 65 66 66 67 67 68 70 71

72 72 72 72 73 73 87

IX

14. LISTADOS 14.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 14.2 LIBRO AUXILIAR 14.3 LIBRO DIARIO 14.4 LIBRO MAYOR 14.5 BALANCE DE PRUEBA FASE IV 15. ESTADOS FINANCIEROS 15.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL 15.1.1 Balance general 15.1.1.1 Activos 15.1.1.2 Pasivos 15.1.1.3 Patrimonio 15.1.2 Estado de resultados 15.1.3 Estado de cambios en el patrimonio 15.1.4 Estado de cambios en la situación financiera 15.1.5 Estado de flujo de efectivo 15.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 15.2.1 Estado del costo 15.2.1.1 Elementos de un producto 15.2.1.2 Relación con la producción 15.2.1.3 Relación con el volumen FASE V 16. ANÁLISIS FINANCIERO 16.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ 16.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO 16.3 INDICADORES DE APALANCAMIENTO 16.4 INDICADORES DE ACTIVIDAD O ROTACIÓN

88 88 88 89 89 90

91 91 91 91 92 92 95 97 98 100 101 102 102 102 103

105 105 106 107 108

X

16.5 INDICADORES DE RENTABILIDAD 16.6 INDICADORES DE VALOR 17. CONTROL INTERNO 17.1 OBJETIVOS 17.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 17.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 17.3.1 Bodega 17.3.1.1 Objetivo 17.3.1.2 Ambiente de control 17.3.1.3 Evaluación de riesgos 17.3.1.4 Actividades de control 17.3.1.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.1.6. Formatos recomendados 17.3.2 Inventario 17.3.2.1 Objetivo 17.3.2.2 Ambiente de control 17.3.2.3 Evaluación de riesgos 17.3.2.4 Actividades de control 17.3.2.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.2.6 Formatos recomendados 17.3.3 Compras 17.3.3.1 Objetivo 17.3.3.2 Ambiente de control 17.3.3.3 Evaluación de riesgos 17.3.3.4 Actividades de control 17.3.3.5 Información, comunicación y supervisión 17.3.3.6 Formatos recomendados 17.3.4 Cuentas por pagar 17.3.4.1 Objetivo 17.3.4.2 Ambiente de control

110 112 115 115 115 118 118 118 118 118 119 119 119 119 119 119 120 120 120 120 121 121 121 121 121 122 122 122 122 122

XI

3. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS 122 123 123 123 123 123 124 124 124 124 124 125 125 125 125 125 125 126 126 126 126 126 127 127 127 128 129 130 132 XII .5 Información. CONCLUSIONES 19.3.2 Ambiente de control 17.3.7. comunicación y supervisión 17.1 Objetivo 17.6.3.7.3.5.1 Objetivo 17.7.4 Actividades de control 17.4.3.3.5 Información.6 Formatos recomendados 17.4. comunicación y supervisión 17.17.7 Tesorería 17.6 Formatos recomendados 17.7.3.3. 17.3.5 Información.3.3.7.3.3.5.6.3.6.3.6 Formatos recomendados 17.6.4.6 Cuentas por cobrar.3.1 Objetivo 17. comunicación y supervisión 17.3.3.2 Ambiente de control 17.5.3.3.5.2 Ambiente de control 17.5.6.4 Actividades de control 17.3.3 Evaluación de riesgos 17.3.5.3.4 Actividades de control 17.7. comunicación y supervisión 17.6.5 Información.4 Actividades de control 17.4.3.3 Evaluación de riesgos 17.5 Ventas 17.6 Formatos recomendados 18.3 Evaluación de riesgos 17.3 Evaluación de riesgos 17.

Flujo grama para el proceso de recibos de caja o ingresos. Conteo físico. Flujo grama para el proceso de compras. (Propuesto) Anexo N° 2. Control de salidas de inventario. Anexo N° 1. (Propuesto) Anexo N° 12. (Propuesto) 133 134 135 136 137 138 139 140 141 143 144 145 147 148 XIII .LISTA DE ANEXOS Pág. (Propuesto) Anexo N° 14. (Propuesto) Anexo N° 4. (Propuesto) Anexo N° 7. Flujo grama para el proceso de producto terminado. (Propuesto) Anexo N° 6. (Propuesto) Anexo N° 10. Cuestionario de conocimiento de la bodega. (Propuesto) Anexo N° 13. (Propuesto) Anexo N° 9. Control remisiones de ingreso a bodega. Flujo grama para el proceso de pago a proveedores. Flujo grama para el proceso de caja menor. (Propuesto) Anexo N° 11. Orden de compra. Flujo grama para el proceso de ventas. (Propuesto) Anexo N° 3. Propuesto) Anexo N° 5. (Propuesto) Anexo N° 8. Flujo grama para el proceso de recepción de mercancía. Cuestionario de conocimiento del área de inventario. Flujo grama para el proceso de entrega de mercancía a producción.

(Propuesto) Anexo N° 20. Cuestionario de conocimiento del área de cuentas por pagar. Cuestionario de conocimiento de las cuentas por cobrar. Cuestionario de conocimiento del área de compras. Cuadre de caja diario. Acta baja de inventario. (Propuesto) 149 150 151 153 154 156 157 158 159 161 162 165 166 XIV . (Propuesto) Anexo N° 24.Anexo N° 15. Cuestionario de conocimiento del área de tesorería. (Propuesto) Anexo N° 16. Ficha de clientes. (Propuesto) Anexo N° 17. Gastos de menor cuantía. Cuestionario de conocimiento del área de facturación. (Propuesto) Anexo N° 26. Control cuentas por pagar. (Propuesto) Anexo N° 23. (Propuesto) Anexo N° 25. Entrega de facturas compras-contabilidad. (Propuesto) Anexo Nº 18. Ficha control de proveedores. (Propuesto) Anexo N° 21. (Propuesto) Anexo N° 19. Cuadre de inventario diario. (Propuesto) Anexo N° 27. (Propuesto) Anexo N° 22.

procesos y criterios aplicables de manera que se pueda lograr el mejoramiento continuo en todos sus niveles y es por ello que con este trabajo se contribuirá a sugerir a la empresa la aplicabilidad de un sistema contable. una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuentan. Esperamos que a través del diseño e implementación de este sistema.” mejore considerable y oportunamente su organización interna de forma tal que les proporcione a sus inversionistas el control financiero.S. la empresa “LAYMO S. Estos sistemas están compuestos por un conjunto de normas. un crecimiento sostenible.A. 15 .INTRODUCCIÓN Las empresas para ser más competitivas y mantener un buen desempeño económico necesitan crear e implementar cada día sistemas más eficientes y eficaces procurando el incremento continuo en la calidad y el aumento de la satisfacción del cliente y de toda la organización. una adecuada consolidación.

1.S. TITULO Diseño de un sistema contable para la empresa “LAYMO S.A.” 16 .

lo cual será clave para contribuir al análisis y la pertinente toma de decisiones. impuestos nacionales y en especial para una toma de decisiones acordes a la situación económica real de la empresa.S. todo se lleva de forma manual.A. no le dan la importancia que tiene dentro de toda organización.A. pero algunas veces esta presentación es posterior al vencimiento incurriendo en las sanciones correspondientes. Todo esto se debe a que no cuentan con el acompañamiento de una persona con los conocimientos contables suficientes que los asesores y que tenga suficiente control de la documentación y de los procesos contables para tener al día la información. resultados e informes contables. ¿Cuál es el beneficio que podría tener la empresa en el diseño de un sistema contable? 17 .2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Es esencial iniciar el proyecto basados en la situación real en la que se encuentran los procesos de la empresa. procesos. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 2. Las directivas manejan la empresa de forma operativa y no poseen los suficientes conocimientos en el área contable.2. De esta forma se mejorara el nivel de orden y control de la compañía. es de vital importancia para poder ser eficientes en cuanto a la presentación y análisis de informes financieros. estados financieros e impuestos.S.A. El diseño de un sistema contable para LAYMO S.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA LAYMO S.S. no tienen un contador que continuamente los esté asesorando en el buen manejo que deben dar a toda la documentación. adecuadas nos servirá de dirección en el diseño del sistema contable para LAYMO S. 2. Los impuestos se están presentando. es una empresa que no posee un sistema contable que le permita tener de manera rápida y confiable informes de la situación actual de la compañía. Tener factores comunes y no diversificar demasiado en la información respondiendo a las preguntas. Los estados financieros se elaboran sólo para presentarse a las entidades que lo requieran.

se logrará la transformación que requiere la empresa? ¿Cuáles son las normas legales para diseñar el sistema contable en este tipo de empresas? ¿Cuánto tiempo tardará el proyecto en dar resultados en la compañía? 18 .¿Qué consecuencias podría tener la empresa al no adoptar un sistema contable? ¿Con el diseño a proponer.

• Estructurar un plan único de cuentas de acuerdo a los movimientos económicos de la empresa y generar un buen registro de la información. leyes y decretos que rigen la contabilidad en Colombia como el decreto reglamentario 2649 de 1993 y el decreto reglamentario 2650 de 1993 para que se dé la importancia que esta área debe tener en la empresa.A. OBJETIVOS 3. para que la información sea procesada en un tiempo oportuno y sea de gran utilidad en la toma de decisiones. • Determinar los principales indicadores financieros que le apliquen a la empresa y los análisis que pueden hacerle a la información contable través de estos. cuentas por pagar.S.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Elaborar un diagnóstico del estado actual de la contabilidad en LAYMO S. compras.3. para determinar las actividades a seguir. • Revisar formatos y documentos que se utilicen en el área contable y crear los necesarios para permitir una adecuada clasificación de la información.”. ventas. • Dar a conocer las normas.S. perfiles y procedimientos del área contable para ayudar en la selección de personal idóneo en esta área.A. • Establecer un control de bodega. cuentas por cobrar y tesorería los cuales deberán incluir formatos que 19 . • Analizar y documentar los cargos. 3. • Estructurar el manejo de los estados financieros de acuerdo a las normas establecidas y poder realizar una entrega oportuna de resultados y análisis de información.1 OBJETIVO GENERAL Diseño de un sistema contable para la empresa “LAYMO S. inventario.

permitan más exactitud y confiabilidad en los registros y manejo de la información contable que se genera en dichas áreas. 20 . • Definir la secuencia que debe tener los procesos que influyen en la contabilidad y así tener más claridad en cuanto a los responsables de la información contable.

2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4.2. Colombia. ya que es una necesidad que han tenido los socios durante todo el tiempo que llevan en funcionamiento. se ofrecerá la asesoría pertinente y el análisis sobre la situación actual de la empresa. 4.” ubicada en el barrio Belén San Bernardo en la calle 27 # 75 21 en la ciudad de Medellín del departamento de Antioquia. la diversidad de ventajas que se pueden obtener al diseñar un sistema contable.2.1 Espacial. tomar las decisiones más apropiadas. 4. En el desarrollo de este proyecto se entregarán las herramientas para el manejo contable de la empresa. Este proyecto se realizara en el primer semestre de 2010. Tendrá una duración de 4 meses iniciando en febrero y culminando en mayo para así poder hacer un seguimiento del comportamiento de la empresa y entregar un informe que sirva como base para el buen funcionamiento contable.1 JUSTIFICACIÓN La organización interna de una empresa es indispensable para realizar periódicamente análisis financieros y examinar el comportamiento de los recursos que allí se tienen. La finalidad de este trabajo es mostrar de una forma muy práctica e ilustrativa.4. 21 .A. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4. Este proyecto se planea realizar en la empresa “LAYMO S.2 Temporal.S. hacer correctivos y evaluar hacia dónde se dirige.

Empresa que busca diferenciarse en el fabricación. Además es una fuente generadora de empleo. sobre el cerramiento de las piscinas para todo el territorio Colombiano.2 Visión. es una compañía que nace con el objetivo de brindar calidad y buen servicio a sus clientes. buscamos fortalecer nuestra capacidad productiva para mantener y mejorar las dos líneas de producción que se manejan. Esta empresa cuenta con 3 personas en el área de producción.2. jaulas y cerramientos metálicos modulares para mascotas y CERRAMIENTOS METÁLICOS MODULARES para diferentes usos especialmente Piscinas. La sociedad y sus clientes ven a la empresa LAYMO S. elaborados y diseñados acorde a las necesidades de los usuarios y dando cumplimiento a la Ley 1209 de 2008. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN 5. como una empresa responsable y confiable en el desempeño de su actividad comercial. Como empresa industrial y comercial.2. ofreciendo a las personas un hogar adecuado para sus mascotas y un ambiente más seguro en las piscinas y sitios de recreación. 5. 1 en el área administrativa y otra en el área de dirección.S. la cual hace que tenga más grado de aceptación entre la comunidad. Sé que quiere mejorar la capacidad tanto física como estructural para mejorar el funcionamiento interno ofrecer mejor calidad en la atención y productos a los actuales y potenciales clientes.A. comercialización y distribución de casas transportables.2 MARCO FILOSÓFICO 5. por lo que ven en ella calidad y buen servicio posibilidades de crecimiento y expansión a otros mercados.1 Misión. con una visión global y futurista que pretende llegar a mercados internacionales en el 2012. En el 2010 esperamos ser reconocidos a nivel local y nacional por la diferenciación de nuestros productos y servicios teniendo como base las necesidades de los clientes .A.S. 5. lava pies y duchas. 22 . cumpliendo con las normas ICONTEC y todas aquellas que rigen la fabricación de casas para mascotas y cerramientos para piscinas. que cumple las normas y requerimientos técnicos decretados por el gobierno para la actividad a la cual se dedica.1 MARCO ANTROPOLÓGICO La empresa LAYMO S.5.

4.2. Servicio al cliente: ponemos todas nuestras capacidades al servicio del cliente interno y del externo. 5.5. Honestidad: actuaremos siempre con la rectitud y transparencia que garantice a nuestros clientes la seguridad y confianza en nuestros productos. Estructura Organizacional Asamblea De Accionistas Presidente Gerente General Contador Vendedor Secretaria Jefe De Producción Auxiliar Contable Mensajero Ensamblador Soldador 23 .3 Valores corporativos. Los valores corporativos son los que definen el clima de la organización y los métodos de trabajo para así ser reconocidos por nuestros clientes. como una actitud permanente. Compromiso: Damos siempre lo mejor de nosotros para lograr satisfacer a nuestros clientes.2. Responsabilidad: cada quien es consciente del alcance que tiene su labor para la empresa y para la sociedad.

doña Laura y don Armando no pudieron encontrar una buena casa para Lucas. Así nació la idea de hacer jaulas y casas para mascotas. ¿Qué tal una casa cómoda donde la mascota se pueda transportar fácilmente? se preguntaron. es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa. se inscribieron en el concurso de empresas innovadoras de Cultura E Medellín.S. como la de fabricar cerramientos para piscinas. La empresa ha trabajado arduamente en el desarrollo de su producto y para que cumpla todos los requisitos exigidos por las autoridades ambientales. hoy por hoy. su perro labrador. Ministerio de Protección Social y otros entes). aunque todas estas definiciones tienen algo en común.1 Conceptos de contabilidad. 5.3 MARCO HISTÓRICO En 2006. alcances y estructuración que debe tener el área de contabilidad aplicado a cualquier compañía. A continuación se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesión contable: 24 . La contabilidad.4. 5. el diseño que deben tener los cerramientos de piscinas que debe proteger la vida de los usuarios en especial la de los niños. les ha permitido crecer y llevar a cabo nuevas ideas de negocio. los objetivos. Hoy por hoy es un tema de gran interés entre las autoridades ambientales (policía. A continuación se describen algunas teorías en las cuales se explica. En 2009 participaron en el concurso Antioquia Emprendedora y entre 50 empresas participantes quedaron de catorce. y quedaron entre los tres primeros. De ahí nació la empresa LAYMO S.A. además de ofrecer excelente calidad. En 2007. en el que participaron 600 empresas. por ende no existe una definición concreta de la contabilidad. el área donde queda plasmada toda la información de las organizaciones y con la cual se pueden tomar decisiones acordes a su situación.5. La contabilidad es un conocimiento indispensable para todos aquellos que deben tomar decisiones vinculadas con el desarrollo de actividades económicas.4 MARCO TEÓRICO La contabilidad es. que han tenido una gran acogida en el mercado.

pero su principal objetivo es suministrar. medir y describir la actividad económica” 3 • “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico. Robert.. Desde las finanzas hasta la manufactura. los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” 4 • “La contabilidad tiene diversas funciones. 15/05/2010 01:00 pm 4 Catacora. desde las ventas hasta el servicio. La combinación SE con Internet es la plataforma primaria de información para una organización que desee ser diferente en los inicios del siglo. 1992.• “La contabilidad es el arte de registrar.usb. los Sistemas Empresariales (SE) soportan las actividades del negocio. las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero. en base a registros técnicos. 1998. la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa. 2001. 15/05/2010 01:00 pm 3 Meigs. 6 Instituto americano de contadores públicos titulados. cuando sea requerida o en fechas determinadas. de las operaciones realizadas por un ente público o privado” 5 • La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar. Fernando. así como el de interpretar sus resultados” 1 • “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio. clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. la situación financiera de las empresas. A. 5. 15/05/2010 01:00 pm 5 Redondo. procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones” 2 • “La contabilidad es el arte de interpretar.ve/lmendoza/Documentos 15/05/2010 04:00 pm 1 2 25 . 15/05/2010 04:00 pm 6 http://prof.2 Sistemas empresariales. clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero. para que los gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables. 15/05/2010 01:00 pm Horngren & Harrison. 1992.4.. permitiendo así conocer la estabilidad. información razonada.

Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Ciertamente. • Permiten que el desempeño de los procesos se pueda medir. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. ofreciendo así control. clasificar y resumir. no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. los datos se deben registrar. Características: • Proveen una estructura de trabajo basada en procesos.4.3 Estructura de un sistema contable. • Integran y enlazan las diferentes funciones y subprocesos del negocio. la información de debe clasificar en grupos o categorías. demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. una relación completa de las transacciones de venta de cualquier empresa sería 26 .Los SE se distinguen por crear comunidad de información e integración. Por ejemplo. compatibilidad. sin embargo. Resumen de la información: Para que la información contable pueda ser utilizada por quienes toman decisiones. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado. • Sus módulos corresponden más o menos a las unidades organizacionales claves. 5. Por tanto. se deben ejecutar tres pasos básicos. esta debe ser resumida. el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales: Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio en el sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé.

Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros.com 18/05/2010 10:00 pm 27 . 7 http://www. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones.4. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento. y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. su análisis e interpretación. Características de un sistema de información contable efectivo: un sistema de información bien diseñado ofrece control.4 Documentación de las empresas.4. resumida. Se trata pues de una meta informativa que debe tener todo documento. estudian el efecto de diferentes alternativas. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información. ha sido analizada. flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén. 5. Información secundaria es aquella que. 7 5. el personal. por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio.gerencie. y las características especiales de un negocio en particular. a diferencia de la original o primaria. La particularidad de este proceso se debe al carácter secundario de la información que en él interviene.demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. a este proceso informativo. compatibilidad. y representada para servir precisamente. proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.3. La documentación es una ciencia auxiliar que se ocupa de un proceso informativo propio de cada persona o cosa: aquel que tiene lugar cuando se proporciona información sobre documentos (o sobre la información contenida en ellos) a alguien que la demande o puede necesitarla. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa.1 Utilización de la información contable: la contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes.

Esto convierte a la especialidad que se ocupa del proceso informativo documental en una más de las ciencias de la información y. o no se usan en un proceso intelectual. estudio o trabajo”. La palabra perfil también muy usada para designar aquellos rasgos particulares que caracterizan a una persona y por supuesto le sirven para diferenciarse de otras. no consiste sino en la transmisión de un mensaje.4. En el mundo jurídico. tal vez. 8 En la definición del perfil de una persona.4. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo aunque luego se acabe reduciendo el campo semántico. la importancia procesal del documento como prueba o testimonio ha obligado a codificar el concepto. un aspecto que suele ser ampliamente estudiado y tenido en cuenta por las organizaciones y empresas a la hora de elegir el staff que integrará las mismas. la archivística entiende por documento todo objeto corporal producto de la actividad humana.4. serialidad y organicidad.Pero por muy distinto que este proceso pueda parecer.com/ 18/05/2010 10:00 pm 28 . la cuestión física tendrá poco o nada que ver ya para este sentido del término serán aquellas cuestiones que no se ven las que determinen su perfil. una de las que estudian la recuperación de información “Un documento es como un vehículo de información que constituye el núcleo de todo un conjunto de actividades y procesos gestionados por la disciplina documental” 5. al decir de Marques de Melo. distinguiendo entre documento objeto que muestra hechos o estados de cosas) e instrumento (reservado para los actos humanos y declaraciones de voluntad) Partiendo de una definición casi antropológica. habilidades comunicativas. En este caso.accessmylibrary. 5. conocimientos técnicos.1 Definiciones de documento: Nuria Amat considera documento “todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para consulta. como ocurre en todo proceso informativo. o bien no contiene conocimiento en sentido estricto sino.5 Perfiles. generalmente intervienen los siguientes factores: conocimientos generales. Una definición exigente como ésta podría dejar fuera de la categoría documento a toda una serie de objetos que. tan sólo información. 8 http://www. en virtud de consideraciones internas al propio archivo y en atención a los principios de procedencia.

Por ello. ya que debe evolucionar con la organización. Deben presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo.actitudes que ostenta y que cuadren con las que se piden para el puesto en cuestión. 5. independientemente de que su elaboración sea en tomos de hojas intercambiables o de que su consulta se efectúe por pantalla.com/ 18/05/2010 10:00 pm 29 . ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite a libertad de improvisar y de hacer lo que más le convenga a cada uno. para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda.4. La elaboración cuidadosa de los manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades. Para alcanzar este objetivo. Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. entre otros. 9 5.6 Manuales de procesos. acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención. Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas. y del modelo de los formularios.6. 9 http://www. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor. objetivos y ventajas de los manuales.definicionabc. Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del grupo respectivo de la empresa. • Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo. La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada. concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo. evitando la repetición de instrucciones. con las instrucciones para el diligenciamiento. es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente. bajo un documento conocido como manual. que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria. El manual tiene como objetivos: • Ayudar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.1 Concepto.4.

Efectivas las normas. • Ser un instrumento útil para la orientación e información al cliente. Constituyen una memoria institucional. • Representan una restricción a la improvisación que aparece en la empresa de las más variadas formas. orientación y • Facilitan el proceso de hacer. • Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa.2 Características del manual. así como la uniformidad en la terminología técnica. un instrumento efectivo de consulta. procesos y funciones administrativas. • Constituyen entrenamiento. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades. • Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.  Ayudan a fijar criterios y patrones. Con esto.• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo. Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo. se pueden enunciar algunas características que ellos deben cumplir: 30 . Partiendo de las ventajas de la utilización de los manuales de procedimientos. Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en: • Ayudan al incremento de la eficiencia. 5.6. que facilite su incorporación al trabajo.4. • Evitan discusiones innecesarias y equívocos. facilita la normalización de las actividades administrativas y productivas. la calidad y la productividad. • Es un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas. • Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.

tener un proceso continuo de revisión y actualización. 10 5. Se aborda el estudio de la asignatura con base en las normas de contabilidad. facilitar. su uso.co/ 22/05/2010 2:00 pm 31 . conservación y actualización y estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.tecnar. explica y predice los fenómenos que se presenten en la práctica contable. hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios. 11 10 11 http://html. hipotéticas y pragmáticas. corta y comprensible.rincondelvago. medición y comunicación de la información económica". redacción simple. que explican y orientan las acciones que el Contador Público debe tomar para la identificación.7 Teoría contable.edu. facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas mediante una diagramación que corresponda a su verdadera necesidad. gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones. "La Teoría Contable es un conjunto coherente de proposiciones conceptuales. contar con instrucciones apropiadas de uso.com/ 22/05/2010 2:00 pm http://www. a través del diseño.Satisfacer las necesidades reales de la empresa. manejo y conservación.4. es decir.

Para obtener dicha información.8.5. a fin de ir dando solidez a su tarea. para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad. la Auditoria sigue las mismas etapas pero. clasificarlos. de acuerdo con reglas de cuantificación contenidas en la Teoría Contable. Dicho en otras palabras. desde su obtención hasta su presentación en términos de información acabada. calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento.2 Concepto del proceso contable: debe entenderse por Proceso Contable. es necesario aclarar que. la Auditoria para cumplir su cometido. estudian y aplican su teoría a través de la adopción de un método. 12 12 www. término del que ha tomado su nombre la segunda etapa del Proceso que nos ocupa. la obtención de información financiera. El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí. constituye la Sistematización. que a la vez que facilita su análisis y comprensión. Dicha cuantificación constituye una Valuación. que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad. Es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos.com. registrarlos. observa las mismas fases del proceso que revisa. resulta sencillo inferir.4. el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto. 5.8.4. establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos.8.4. carácter científico. mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera. es preciso inicialmente. que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. Una vez valuados los datos financieros. Dicha fase. 5. Sin embargo.1 Concepto general: las diversas disciplinas del conocimiento universal.mx/ 22/05/2010 3:00 pm 32 . 5. la inicial del Proceso. Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias. con el fin de captarlos.3 Origen del proceso contable en contabilidad. pues para cumplir su cometido. les confiere. como ya se señaló.udec.4.8 Proceso contable. esto es. la mayoría de los científicos avanza mediante una serie de etapas sistemáticas.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia. constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio. Recibo De Caja.4.1 Clasificación de la documentación contable. etc. Nota Crédito Bancaria. Pagaré. presupuestos. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto. etc. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva: Documentos que se archivan y generan registración: Factura. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. Ej. 5.9 Documentación contable.5. Nota Debito. de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. vales. constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones y permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.: facturas de ventas. 33 . Ej.9. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. recibos de pagos efectuados. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía. recibos por cobranzas.: facturas de compras. Egreso. Nota Crédito.4. Cheque. debido a que en ellos queda lo siguiente: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

• Otros hechos que ayuden a evaluar los montos. deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión. depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable. • La evolución de su patrimonio durante el período. Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. El objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan. Clases de estados: Los principales Estados Financieros son los siguientes: • Estado de resultados (también denominado estado de pérdidas y ganancias) • Balance General 13 http://www. Los estados financieros. Por otra parte. gestores. • La evolución de su situación financiera por el mismo período. en la mayoría de los países del mundo. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que. no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras. normas contables o normas de información financiera.4. Resumen De Estados De Cuenta. son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o período determinado. La mayoría de estos informes constituye el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.Documentos que sólo se archivan: Orden De Compra. también denominados estados contables. Ésta información resulta útil para la Administración. acreedores o propietarios.com/ 23/05/2010 11:00 am 34 . Se considera que la información a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor: • Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados • Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso. Nota De Venta. hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento.10 Estados financieros. momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del ente por distintos conceptos. informes). 13 5.monografias. para facilitar la toma de decisiones económicas. es fuente de información (planillas de sueldos. informes financieros o cuentas anuales. reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas.

que "revelan" o aclaran puntos de interés que. Estos estados financieros son la base de otros informes. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. confiabilidad. integridad.5 MARCO LEGAL Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993. valor en bolsa y otros parámetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institución. para ser útil a sus usuarios. 1798 de 1990 y 2112 de 1991. solvencia. llevándolos a una situación futura. así como las disposiciones que los modificaron o complementaron. 14 http://es. 14 5. verificabilidad. aunque también es posible formular estados financieros proyectados. El consejo permanente para la revisión de las normas contables. reuniendo en un cuerpo normativo lo que se encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160 de 1896. los cuales se trabajan con base en los hechos económicos del momento. neutralidad. liquidez.• • • Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo Los estados financieros se presentan acompañados de notas y cuadros. el cual por ser el vigente y la base de la presente obra se transcribe íntegramente. claridad. Así. las siguientes características: Pertinencia. aproximación a la realidad. Características de la información: La información contenida en los estados financieros debería reunir. no son reflejados en el cuerpo principal.wikipedia. podrá haber un estado de situación proyectado. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situación actual o pasada. por motivos técnicos o prácticos. sistematicidad. un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. cuadros y gráficos que permiten definir la rentabilidad.org/ 23/05/2010 11:00 am 35 . las disposiciones sobre ajustes por inflación y las normas sobre registros y libros. Este decreto se expidió en diciembre de 1993 con vigencia a partir del 1° de enero 1994. comparabilidad. puso a disposición del estado un nuevo texto sobe las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia que incluía además de las normas contables. esencialidad.

3. su claridad. Pasivo. 1. en forma clara. El plan unido de cuentas está compuesto por un catalogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas. Costos de Producción o de operación y de orden. El plan unido de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente. 2. clasificar. Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993. cuentas y subcuentas del Activo. la contabilidad permite identificar. Art. disposiciones generales Art. las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. Gastos. Apoyándose en ellos. 2. evaluar e informar. completa y fidedigna. el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales y jurídicas. De conformidad con el artículo 68 de la ley 43 de 1990. Art. Contenido. Catalogo de cuentas. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad pretendan hacerla valer como prueba. interpretar. El catalogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases. Dicho catalogo está conformado por los códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación en las mismas cuentas. 36 . Definición. Art. Por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes.CAPITULO I De los principios de contabilidad generalmente aceptados Art. grupos. medir. se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 1. registrar. Patrimonio. Ámbito de aplicación. Ingresos. confiabilidad y comparabilidad. Capitulo primero. Costo de Ventas. Objetivo. las operaciones de un ente económico. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. analizar.

se denominaran entes económicos. • Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. 51. de manera que suministre una historia clara. Decreto 410 de 1971 Código de Comercio. • Denunciar ante el juez competente la cesación con el pago corriente de sus obligaciones mercantiles y. Obligaciones de los comerciantes. El plan único de cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad. • Inscribir en el registro mercantil todos los actos. Comprobantes y correspondencia-parte de la contabilidad. con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno nacional. Contabilidad-requisitos. Art. y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de sus normas. Art. • Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Campo de aplicación. Art. por el sistema de partida doble. en libros registrados. Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial. 50.Art. 10. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo 37 . • Conservar con arreglo a la ley. Capítulo II. 19. 5. Dichas personas para los efectos del presento decreto. Deberes de los comerciantes. los libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. Art. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catalogo de cuentas contenidas en el presente decreto. completa y fidedigna de los negocios del comerciante. de conformidad con lo previsto en el código de comercio. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano. Libros oficiales. • Matricularse en el registro mercantil.

de ahí que sea deber de las empresas cooperar con el estado en las diferentes funciones que garanticen el bienestar de los ciudadanos no solo de sus trabajadores sino también de su entorno. haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.comprobante de contabilidad. Art. A cada comprobante se anexaran los documentos que lo justifiquen. Al iniciar sus actividades comerciales y. así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. 38 . de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. 55. Art. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas. origen. Obligatoriedad de elaborar periódicamente un inventario y un balance general. En los libros se asentaran en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueden influir en el patrimonio del comerciante. 59. 82 y 95. Asientos de las operaciones mercantiles . 56. existirá la debida correspondencia. así como las cuentas afectadas con el asiento. Art. puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.obligatoriedad de numerar. descripción y cuantía de la operación. Art. Libros – hojas removibles . por lo menos una vez al año. so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos. 49. 48. Art. Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables. 53. 53. todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. fecha.a las partidas asentadas en libros. Correspondencia entre los libros y los comprobantes. Como ciudadanos colombianos debemos regirnos bajo la Constitución Política. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas. Nueva constitución política de Colombia. Art. siempre que unas y otras estén numeradas. 52. 80. 79. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicara el número. El comerciante conservara archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad.

por razón del estado de las personas. se expide un nuevo régimen de procesos concúrsales y se dictan otras disposiciones. Disposiciones generales. Por la cual se adiciona a la ley 145 de 1960. prestación de servicios de auditoría. Si la empresa social comprende actos mercantiles y actos que no tengan esa calidad. 100. 2. Sin embargo cualquiera que sea su objeto. para todos los efectos legales. a la legislación mercantil. Las sociedades que no contemplan en su objeto social actos mercantiles. 39 . Capítulo I Art. la sociedad será comercial. El Código Civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan especialmente los derechos de los particulares. en aspectos contables y similares. serán civiles. Art. Título I. Ley 43 del 13 de diciembre de 1990. las sociedades comerciales y civiles estarán sujetas. certificaciones dictámenes sobre estados financieros. tales como: la asesoría tributaria. revisoría fiscal. revisión y control de contabilidades. de sus bienes. contratos y acciones civiles. El artículo 100 del código de comercio. así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de contador público. Ley 222 del 20 de diciembre de 1995. 1. certificaciones que se expidan con fundamento en los libros de contabilidad. quedara así: Art. Sociedad comercial y ámbito de aplicación de esta ley. reglamentaria de la profesión de contador público y se dictan otras disposiciones. la asesoría gerencia. Para los efectos de esta ley. Se tendrán como comerciales. Por la cual se modifica el libro II del código de comercio. obligaciones. De las actividades relacionadas con la ciencia contable en general.Código Civil. las sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas mercantiles. para todos los efectos. se entienden por actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que impliquen organización. Régimen de sociedades Capítulo I.

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. 1. La relación de dependencia laboral inhabilita al contador para dar fe pública sobre actos que interesen a su empleados. Preámbulo. Constitución.Art. en los términos de la presente ley. El sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana. 1. Por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión del contador público. Salvo lo previsto en el artículo 42 de la 40 . Se entenderá por contador público la persona natural que mediante la inscripción que acredite su competencia profesional queda facultada para dar fe pública de determinados actos así como para desempeñar ciertos cargos. Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Art. Ley 100 del 23 de diciembre 1993. Sociedad por acciones simplificadas. con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad. salvo en lo referente a las funciones propias de los revisores fiscales de las sociedades. mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias. el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente. De los principios de contabilidad generalmente aceptados. de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida. Art. El sistema de seguridad social integral. especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica. Ley 1258 del 05 de diciembre de 2008. la seguridad social integral es el conjunto de instituciones. quienes sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. Título preliminar Capitulo 1. normas y procedimientos. 1. Ley 45 del 30 de diciembre de 1960. Principios generales. La sociedad por acciones simplificada podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas. sobre asuntos y actividades de personas naturales. de los habitantes del territorio nacional. Art. 6. mediante la protección de las contingencias que la afecten.

comuneros y consorciados. el o los accionistas no serán responsables por las obligaciones laborales. cooperados. tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad. Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a los miembros de los fondos de empleados. Art. asociados. cooperados. modificado por el artículo 30 de la Ley 863 de 2003 . La acción indemnizatoria a que haya lugar por los posibles perjuicios que se deriven de los actos defrauda torios será de competencia. copartícipes. responderán solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados. Son contribuyentes o responsables directos del pago del tributo los sujetos respecto de quienes se realiza el hecho generador de la obligación sustancial. por los civiles del circuito del domicilio del demandante. de la Superintendencia de Sociedades o de los jueces civiles del circuito especializados. los accionistas y los administradores que hubieren realizado. modificado por el artículo 30 de la Ley 863 de 2003 . 2. 42 de la misma ley: Cuando se utilice la sociedad por acciones simplificada en fraude a la ley o en perjuicio de terceros. 794. Contribuyentes. a prorrata de sus aportes o participaciones en las mismas y del tiempo durante el cual los hubieren poseído en el respectivo período gravable. La declaratoria de nulidad de los actos defrauda torios se adelantará ante la Superintendencia de Sociedades. copartícipes. Decreto 624 del 30 de marzo de 1989. asociados. comuneros y consorciados. Y el art. y a falta de estos. a 41 . Inciso 1o. En todos los casos los socios. responderán solidariamente por los impuestos. Art. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. mediante el trámite del proceso verbal sumario. Responsabilidad solidaria de los socios por los impuestos de la sociedad. socios. a prevención. mediante el procedimiento verbal sumario. Inciso 2o. participado o facilitado los actos defrauda torios.presente ley. actualización e intereses de la persona jurídica o ente colectivo sin personería jurídica de la cual sean miembros.

se señalan las autoridades competentes. En desarrollo de esta Ley y en atención al volumen de sus activos de sus ingresos. 30. comuneros y consorciados. comuneros y consorciados. Responsabilidad solidaria de los socios por los impuestos de la sociedad." Ley 1314 del 13 julio 2009. asociados. copartícipes. ni será aplicable a los accionistas de sociedades anónimas y asimiladas a anónimas. asociados. el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Art. responderán solidariamente por los impuestos. estén obligadas a llevar contabilidad. a su forma de organización jurídica o de 42 . a los miembros de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. a los suscriptores de los fondos de inversión y de los fondos mutuos de inversión. aduaneras. 2. La presente Ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que. socios. ni será aplicable a los accionistas de sociedades anónimas y asimiladas a anónimas. cooperados. de su promulgación y aseguramiento. Ley 863 del 29 diciembre de 2003. copartícipes. a prorrata de sus aportes o participaciones en las mismas y del tiempo durante el cual los hubieren poseído en el respectivo período gravable. Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a los miembros de los fondos de empleados. cooperados. de acuerdo con la normatividad vigente. al número de sus empleados. Modifícanse los incisos primero y segundo del artículo 794 del Estatuto Tributario. Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia. así como a los contadores públicos. a los suscriptores de los fondos de inversión y de los fondos mutuos de inversión. Por la cual se establecen normas tributarias. actualización e intereses de la persona jurídica o ente colectivo sin personería jurídica de la cual sean miembros.los miembros de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez. funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera. los cuales quedarán así: "En todos los casos los socios. Ámbito de aplicación. fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas. Art.

Código sustantivo del trabajo. dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. interpretaciones y guías.sus circunstancias socio-económicas. limitaciones. normas técnicas sobre registros y libros. el Gobierno autorizará de manera general que ciertos obligados lleven contabilidad simplificada. 3. emitan estados financieros y revelaciones abreviados o que éstos sean objeto de aseguramiento de información de nivel moderado. normas técnicas sobre revelaciones. que cumplan los requisitos establecidos en los numerales del artículo 499 de! Estatuto Tributario. De las normas de contabilidad y de información financiera. relevante. Para la protección del medio ambiente la presente ley establece: a) Las normas generales que servirán de base a las disposiciones y reglamentaciones necesarias para preservar. reconocer. sean personas jurídicas o naturales. digna de crédito y comparable. conceptos. medir. Titulo I de la protección del medio ambiente. las operaciones económicas de un ente. Parágrafo: Deberán sujetarse a esta Ley y a las normas que se expidan con base en ella. normas técnicas especiales. Art. clasificar. que permiten identificar.1. Art. normas técnicas específicas. evaluar e informar. se entiende por normas de contabilidad y de información financiera el sistema compuesto por postulados. La finalidad primordial de este Código es la de lograr la justicia en las relaciones que surgen entre empleadores y trabajadores. interpretar. Para los propósitos de esta Ley. principios. restaurar y mejorar las condiciones sanitarias en lo que se relaciona a la salud humana 43 . Ley 9 de 1979. En desarrollo de programas de formalización empresarial o por razones de política de desarrollo empresarial. de forma clara y completa. el Gobierno establecerá normas de contabilidad y de información financiera para las microempresas. normas técnicas generales. analizar. quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información como prueba. Para los efectos de aplicación de esta ley se entenderán por condiciones sanitarias del ambiente las necesarias para asegurar el bienestar y la salud humana.

2.4. Superficies Horizontales En El Lado Interior Del Cerramiento. 2.5.7. Balcón. Elementos Horizontales No Escalables. Para Cerramiento. 44 .3.8. • ICONTEC: Especificación Normativa Disponible END 0056. 2.6.5. numerales: Art.3. Salientes y Depresiones Superficiales. 2. 2.2. 2. Dispositivos De Auto cierre. Materiales y Terminado. 2.3. 2.1.2. Generalidades.5.9. 3.3. Por medio de la cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos comerciales. NORMAS PROPIAS DEL NEGOCIO • ICONTEC: Especificación Normativa Disponible END 0055.3.1.5. 2. 2.6. 2.1.b) Los procedimientos y las medidas que se deben adoptar para la regulación. Distancia Del Suelo. Funcionamiento De La Puerta.5. numerales: Art.2. Pared De Retención Por Debajo Del Nivel De La Piscina. 2.1 Generalidades.3.4. Dirección De Apertura. 2.4. 2.3.4.5. Ley 232 de 1995. Elementos Verticales. Material Perforado O Malla. A.6. Generalidades.2.1. 2. Ubicación Y Mecanismo Del Bloqueo.4. Muro De Retención Por Encima Del Nivel De La Piscina. 2.3. legalización y control de los descargos de residuos y materiales que afectan o pueden afectar las condiciones sanitarias del ambiente. 2. Dispositivo De Bloqueo 2. Requisitos Técnicos Para Los Dispositivos De Seguridad Usados En Piscinas Y Estructuras Similares.5. Cerramientos. 4. 2.3. Elementos Horizontales Escalables. 2. Conjunto De Puerta Resistente A Los Niños. 2.

a las industrias manufactureras y a las de servicio. analizar y evaluar en términos monetarios. Incapacidades. un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. 4. Piscinas interiores. bancos. Código sustantivo del trabajo: derecho del trabajo. Causalidad: es la relación entre causa y efecto de los gastos con la actividad generadora de renta ya que en virtud de él se permite la deducción de gastos que guardan relación directa (1) con la generación de la renta o con el mantenimiento de la fuente en condiciones de productividad. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas. clasificar. Deroga a la constitución de 1886. Derechos de los trabajadores. como caja. interpretar. Constitución Política de Colombia: es la actual carta magna de la República de Colombia. Código del comercio: es un conjunto unitario. Remuneración. Piscinas Exteriores. Modalidades de contratos. 45 . Costos: es el monto asignado por el ente económico a los artículos vendidos y a los servicios prestados durante el ejercicio contable.2.4. registrar. ordenado y sistematizado de normas de Derecho mercantil.4. Patronal. CONTABILIDAD: es un sistema de información que permite identificar. inversiones. las operaciones y transacciones de una empresa. resumir. Cuentas de activo (1): presentan todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. 5. También se ha empezado a conocer con el nombre de Constitución de los Derechos.6 MARCO CONCEPTUAL Administración: es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. cuentas por cobrar a clientes. es decir.1. Pensiones. etc.

estos deben estar debidamente justificados y soportados de acuerdo a las normas que los regulan. con el estado y con los inversionistas. entre otros rubros inherentes a la propiedad de los socios. Gastos: son los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial. Estatuto Tributario (E. Gastos deducibles: son los que tiene directamente relación con la actividad económica de la empresa.): es una compilación de normas jurídicas con fuerza de Ley que regulan los impuestos de renta y complementarios. Empresa: es toda actividad económica organizada para producir.T. Depreciaciones y amortizaciones: otra de las deducciones a la renta bruta se encuentra dada por las depreciaciones y amortizaciones que consisten en pérdidas de valor originadas por el desgaste o por el transcurso del tiempo producido en los bienes afectados a la generación de renta gravada. mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros. transformar. comercializar. Ingresos: son los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial. Estados financieros: son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. retención en la fuente y procedimiento administrativo en relación a dichos tributos y retenciones. reflejando en una fecha de corte un resumen final de los datos contables. Es la primera fase en el desarrollo de aplicaciones. administrar.Cuentas del pasivo (2): presentan todas las obligaciones que la empresa tiene con terceros. ventas. sus utilidades acumuladas. Cuentas del patrimonio (3): presentar los valores aportados por los inversionistas para la creación de la compañía. las reservas legales. timbre. 46 . estatutarias. Diseño: proceso de esquematización de un proyecto. custodiar bienes o para prestar servicios a través de un establecimiento de comercio.

Soportes contables: son una prueba integra y verificable por terceras personas. aun cuando no sean todavía a la fecha del mismo. Sistema: conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto. ya sea por un aumento o disminución en uno o varios de sus componentes activo.Libros oficiales: los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados. la necesidad debería ser directa. en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. el mismo que debe estar destinado a producir y mantener la fuente productora de renta. Partida doble: todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza. Necesidad: implica que sin la realización del mencionado desembolso no habría renta o la fuente no podría subsistir. pasivo o patrimonio. Elemento esencial para registro de la contabilidad. Provisiones: las provisiones por su parte son compromisos de la empresa pues corresponden al cálculo preventivo de partidas que necesariamente habrán de afectar el balance. deudas de la empresa. Razonabilidad: debe existir una relación razonable entre el monto del desembolso efectuado y su finalidad. Transacciones: son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios en la ecuación contable. Proporcionalidad: es verificar si el volumen de la erogación realizado por una empresa guarda debida proporción con el volumen de sus operaciones. y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad. 47 . vale decir.

con el fin de mejorar la calidad del servicio y lograr el éxito. nos permite el estudio del direccionamiento del negocio hacia la formación y reglamentación legal que requieren las empresas y que pueden influir en el desempeño de sus empleados. Con este tipo de investigación se puede llegar a los seis tipos de análisis: • El análisis estratégico: es decir. que puede acarrear una reestructuración y organización en las diferentes áreas de la empresa.6. • El análisis de la productividad: nos permite el estudio de cómo son distribuidos y empleados los recursos que posee la empresa para la elaboración de del producto. • El análisis de la intervención: nos permite estudiar los procedimientos que se realizan dentro de la empresa las mejoras y beneficios que pueden obtener con el nuevo sistema. mostrando a los administradores ventajas y beneficios que se pueden generar al utilizar un sistema contable. 48 . TIPO DE INVESTIGACIÓN Este trabajo se relaciona con el tipo de Investigación Evaluativa. las oportunidades que conlleva diseñar y aplicar un sistema contable al interior de la empresa. no sólo para sus socios sino también para el entorno para el cual trabajan y para el que los rodea. • El análisis del diseño del sistema. • El análisis de los efectos: nos permite el estudio de los efectos que puede traer la implementación del sistema contable. en la empresa. ya que mediante ésta podemos emplear métodos que nos ayuden a evaluar el funcionamiento interno de la empresa para determinar las debilidades y fortalezas que tengan. • El análisis de rendimiento: nos permite el estudio del costo beneficio. prestación del servicio y la satisfacción al cliente.

HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN En toda empresa es fundamental que exista un sistema contable bien definido para poder manejar y dar a conocer las cifras económicas que ésta generan en sus operaciones. Estos sistemas contables permiten a la administración un mayor control.7. los cuales finalmente se ven reflejados en una aceptable relación del costo-beneficio. compatibilidad y flexibilidad en los procesos. 49 . optimizándose más los recursos que la empresa posee.

requisitos de forma y de fondo que están rigiendo a este tipo de empresas en Medellín y que debe cumplir para realizar su actividad. diseñar o mejorar.8. Reflexión: donde se realizarán ejercicios de análisis en los cuales se logren hacer diseños que apliquen los elementos contables sobre la información que se logró recopilar y la cual haya que estructurar. Evaluación y control: por último se realizará un análisis y evaluación del diseño contable estructurado en la organización para finalmente hacer la presentación de los resultados. mediante una discusión permanente con los propietarios de la organización donde se propongan estrategias de mejora.S para lograr que el diseño de un sistema contable. el proceso se emprende de una manera práctica en las siguientes fases: Compilación: donde se visualizara el funcionamiento actual de la organización. contribuya con el logro de sus objetivos y metas. El diseño que se realizará será preparado y contará con la aprobación conjunta de los propietarios y nuestro asesor. con lo cual se busca organizar y estructurar los procesos y procedimientos para plasmar en el diseño de la visión del futuro que tienen los inversionistas con su negocio. Conclusiones y recomendaciones: consiste en proponer soluciones a los problemas encontrados en la compilación de la información y el análisis realizado. se recopilara la información necesaria sobre las normas. Durante el desarrollo de este proyecto y con la orientación del asesor. 50 .A. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN El objetivo es proponer ayudas y herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos la empresa LAYMO S.

1 FUENTES PRIMARIAS La información que se recopile sobre la organización se obtendrá directamente de los socios y sus colaboradores por medio de entrevistas. 51 . notas y talleres realizados en el transcurso de cada semestre académico que contribuyan a este proceso.2 FUENTES SECUNDARIAS Para realizar los diseños y cambios estructurales se recurrirá a fuentes bibliográficas. artículos que traten sobre sistemas contables.9. Internet. 9. FUENTES DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN 9. los textos. apuntes tomadas de las fuentes que nos faciliten para la elaboración del proyecto durante las visitas que se realicen a la empresa.

Contiene en forma ordenada y sistemática.1.2 Objetivos y usos del manual. habilidades. seleccionar el personal idóneo para esta área que tiene grandes necesidades así como para 52 . capacitación y experiencia laboral.A. información sobre los conocimientos contables necesarios para la mejor ejecución del trabajo en esta área. Pretende mejorar la calidad.A.1 Justificación.1 JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS 10.A.S. actitudes y aptitudes y se establecen las funciones de los cargos de esta área. Los perfiles constituyen una herramienta importante por cuanto permite establecer el conjunto de conocimientos. dándole al actual documento una gran importancia y concordancia con cada uno de los puntos que de ahora en adelante se desarrollaran. El perfil y manual de funciones es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano que en cierto momento se llegue a vincular en el área contable de LAYMO S. requisitos profesionales.1.S. 10.10. Los siguientes perfiles y manual de funciones de la empresa LAYMO S. • Servir de base para la selección de personal del área contable. 10. eficiencia y eficacia en la labor contable de la empresa. responsabilidades y requisitos de educación. Entre los principales objetivos se tienen: • Satisfacer las necesidades contables y propender por el logro de la productividad. • Actualizar de manera clara y formal la razón de ser de cada cargo y determinar sus particulares funciones. PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTOS PARA EL ÁREA CONTABLE. funciones y perfil profesional según las necesidades más importantes que tiene la empresa en este momento y permite además indicar el nivel de responsabilidad y autoridad dentro de la empresa según el nivel Jerárquico en que se encuentra ubicado dentro de la organización.S. eficacia y beneficio que debe generar la información contable en LAYMO S. surgen en respuesta a la necesidad de implementar un sistema contable.

5. 3.2 PERFILES Y MANUAL DE FUNCIONES. Generar y dar a conocer a quienes tiene a su cargo el debido procesamiento que se le debe dar a la información y los códigos específicos de acuerdo al hecho económico. ejecutando procesos básicos estipulados en la norma y procedimientos de la empresa. entidades del estado que regulan las sociedades y demás terceros que requieran información financiera de la compañía 3. 3. Registrar oportunamente los libros oficiales.S.A. 3.6. Depurar y sanear constantemente los movimientos contables basado en su concepto contable y el conocimiento en las actividades de la compañía. Revisar los movimientos que se generan en las distintas cuentas del plan único de cuentas (PUC) por parte del auxiliar contable.1. 4. Objetivos del cargo AÑO: 2010 ACTUALIZACIÓN: 001 Dirigir la gestión del área contable y financiera de LAYMO S. entidades crediticias. 10.4.2. 3. 3. Responsabilidad.3. Productos fabricados por PERFIL Y MANUAL DE FUNCIONES PERFIL DEL CARGO 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Contador Área de trabajo: Contabilidad Jefe Inmediato: Gerente general 2. 3. Verificar y hacer seguimiento a las obligaciones tributarias.poder llevar un seguimiento de la ejecución del trabajo que desarrollen cada una de las personas que se vinculen para las funciones pertinentes a esta área. 53 . Funciones del cargo. Evaluar y presentar oportunamente los informes financieros y contables solicitados por la administración.

Mínimo 2 años de experiencia como contador. 4. Por la entrega oportuna de información clara y verídica ante personal interno y organismos externos. Por la verificación de las cifras y el cuadre de cuentas. 5. REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: 54 . Competencias 6.6. 6. Conocimiento del proceso productivo de la empresa. 6. Planeación del trabajo.7. Autoridad. Conocimiento de la normatividad contable vigente.2.2. Manejo de los principios de contabilidad generalmente aceptados. 6. 4.5. 6.4. 6. Capacidad de comunicación. 6. Contador público Titulado. Manejo de personal 7.4. Previa autorización a su jefe inmediato.1. Interpretación de la información contable.3.3. 6. Perfil Profesional Educación Formación Experiencia ELABORADO POR: FECHA: Bachiller académico.1. Por el manejo de información de tipo confidencial relacionados con la contabilidad y finanzas de la empresa.

Codificar e ingresar facturas de venta. Capacidad de comunicación y expresión verbal.5. Responsabilidad.3. Por el procesamiento de la información. 3.3. 4.1. 3.6. 3.4. 4. 6. Por el debido control de toda la documentación contable. Previa autorización a su jefe inmediato. 55 .2. Competencias 6. 4. Capacidad de trabajo en equipo. Velar por el adecuado manejo de la caja menor. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Auxiliar contable Área de trabajo: Contabilidad Jefe Inmediato: Contador 2. Cobrar.3.2. ejecutar y realizar el comprobante respectivo de pagos a proveedores. 6. Funciones del cargo. 6.2. 3. 3. Programar. 4. 3. recaudar y realizar el comprobante respectivo de pago de clientes. Atender llamadas de clientes y proveedores. Por el manejo de información de tipo confidencial relacionados con la contabilidad y finanzas de la empresa. Objetivos del cargo AÑO: 2010 ACTUALIZACIÓN: 001 Atender las labores contables con el fin de asegurar a la gerencia y a los accionistas información real y verificable a la empresa para la toma de decisiones. 3. 5.Productos fabricados por PERFIL Y MANUAL DE FUNCIONES PERFIL DEL CARGO 1. Archivar de forma organizada la información y documentación que este bajo su responsabilidad.1. compra y demás documentación soporte de la contabilidad. Capacidad de análisis. Autoridad.1.

Experiencia Mínimo 2 años de experiencia como auxiliar contable ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: 56 . 7. Conocimiento de las principales normas contables.4.6. Formación Técnica o tecnología en contabilidad. Perfil Profesional Educación Bachiller académico.

. pago de nomina. Los soportes contables tales como: recibos de caja. no cuenta con un sistema de información contable que le permita analizar el estado económico real de la compañía y que le sirva para la toma de decisiones acertadas y aplicar medidas de control que eviten que se desvíen los recursos de la misma. venta de productos. dado que toda la actividad económica se manifiesta con transacciones comerciales.1 DIAGNOSTICO CONTABLE LAYMO S. recibos de caja menor. son utilizados por la empresa en los formatos creados por ellos mismos. egresos.S. notas crédito. como compra de materias primas. 57 . formatos que no cumplen con los requisitos legales vigentes establecidos por la ley y que permitan ejercer un buen control.11. en la actualidad no se controlan y no se encuentran sistematizados. La empresa necesita registrar las operaciones y actividades. los montos reembolsables. en muchas ocasiones se hace sin que exista un contrato por escrito y sin las funciones definidas para cada cargo. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 11. cancelación de obligaciones. etc.A. los perfiles no están definidos y se hace necesario realizar una auditoría en los fondos de seguridad social y parafiscales para verificar que la empresa si se encuentre cumpliendo con sus obligaciones como empleador de realizar los aportes de ley. debido a que algunos de los pagos que reciben de los clientes se dejan en caja menor y lo utilizan para pagar gastos. es clara la necesidad de establecer sistemas que les permita tener un control sobre estos. Para valorar los inventarios son necesarios los conteos físicos. La contratación del personal. en ocasiones muestran que en la caja se mantienen existencias de dinero muy grandes. etc. notas debito. La caja menor es utilizada por la empresa sin ninguna política establecida. ya sea por medio de procedimientos manuales o tecnológicos (software).

6. 11. El personal administrativo conoce muy bien la operación de toda la organización. 5. 3. Falta personal calificado para el área contable. Su contabilidad no está estructurada como su PUC. 7. 4. 5. La información contable que se tiene en el momento no permite realizar un adecuado costeo de los productos. Falta una política clara para la base de la caja menor. Presentar a sus clientes y proveedores información no confiable. 2. Un software contable que ayude a un mejor procesamiento y revisión de su situación financiera. 2. AMENAZAS 1.11. 4. comprobantes de contabilidad y estados financieros. 3. 4. OPORTUNIDADES 1. 4. Disposición del personal para implementar este sistema a fin de generar una mejor información para los usuarios internos y externos. No tiene formatos definidos para las operaciones que de cierta forma inciden en el proceso contable.3 MATRIZ FODA 58 . FORTALEZAS 1. 2.2 MATRIZ DOFA DEBILIDADES 1. Servir como fuente de información útil para el buen desempeño económico de la organización. Estar expuestos a sanciones por parte de las entidades que vigilan y regulan a las sociedades. 3. No posee escrito ni documentado perfiles y procesos. Estados financieros mal estructurados generándose distorsión en la información que se entrega a usuarios internos y externos. La implementación del sistema contable se verá reflejada en una información clara y oportuna teniendo una mayor posibilidad de acceder a créditos. No se tienen al día los libros oficiales. Tienen la contabilidad atrasada. lo cual permite una mejor clasificación y procesamiento de la información. 3. Se tiene una política clara con los proveedores y clientes en cuanto a los plazos de pago. 2. Deficiencia en la entrega de información a las entidades con las cuales tienen obligaciones financieras. El volumen de información de la empresa permite una mayor facilidad para que las personas de la organización implementen el sistema contable. La implementación de un sistema contable que pueda ayudar al proceso de organización de la empresa.

2. Comprobantes de contabilidad a utilizar. presentar unos estados financieros claros y oportunos para acceder más fácil a créditos de inversión. Buscar personal capacitado que cumpla con el perfil requerido por la organización para que lleve un adecuado proceso de la información contable. y avance. formatos y forma adecuada de llevar los estados financieros). AMENAZAS 1. Documentar y dejar constancia del deber ser del manejo del sistema contable (uniformidad del PUC. 2. 5. 59 . 3. Crear comprobantes. 3. Entrega oportuna de información a sus clientes y proveedores mejorando sus relaciones comerciales y por ende la imagen de la empresa. Brindar asesoría al personal para que tome conciencia de lo importante que es llevar adecuadamente un sistema contable.FORTALEZAS 1. Definir los formatos necesarios que se utilicen en las operaciones distintas a las financieras pero que inciden en el proceso contable. Documentar los perfiles y procesos con el fin de dejar claridad en cuanto a las responsabilidades y funciones de cada cargo. registros y afiliaciones que se tengan que cumplir. 3. Mantener actualizado el sistema y cumplir con todos los requerimientos de ley. Establecer una política para el manejo de la caja menor debido a que este es un medio de pago importante para la empresa. Plasmar y documentar en los procesos de organización en un periodo determinado recaudo y pago los plazos que se tienen para tomar decisiones que generen progreso estipulados. formatos y procesos necesarios que sirvan como fuente de información que se generen por el tipo de operación y actividades que realiza la empresa. 2. Implementar un software contable de acuerdo al volumen de información y a las actividades que se realicen. 5. Ayudar al personal de la organización que procesan la información a una adecuada clasificación y documentación de la información. Con el diseño del sistema contable se podrá entregar la información requerida y así poder seguir operando con todos los activos que se tienen. Tener en cuenta los resultados de la 4. Con la implementación del sistema contable se podrá desatrasar y tener al día los libros oficiales los cuales son de vital importancia y de obligatorio cumplimiento. 4. 4. Aprovechar toda la información con que cuenta la empresa y buscar otras fuentes para que sirvan de base en la creación de este sistema. 4. Con el mejoramiento en el procesamiento de la información. DEBILIDADES 1. 3. OPORTUNIDADES 1. 2. Definir y crear los formatos y la forma de llevar los estados financieros no solo para el análisis de los usuarios internos como la administración de la empresa sino también para aquellos usuarios externos que los requieran.

No contar con unos estados financieros debidamente estructurados que MEDIO brinde a la administración y usuarios externos información útil para la toma (AMARILLO) de decisiones. No entregar a tiempo la información contable a usuarios externos debido a que no se está llevando de la mejor manera. 3. No contar con libros oficiales al día lo cual es un requisito indispensable para visitas de entidades como la DIAN. entre otros. 4.A. Realizar adecuadamente la clasificación de los costos y gastos con sus códigos que sirvan de guía para costear adecuadamente el producto. 4. La Súper sociedades. No clasificar adecuadamente la información que se genera obteniendo resultados poco confiables de la operación. : NIVEL DE 1. 2. Industria y Comercio. 5. 3. No contar con un profesional que se encargue continuamente de llevar adecuadamente la labor contable. RIESGO 2. Limitación para expandir su mercado debido a que no se tienen a tiempo los informes necesarios para presentar ante las entidades de crédito.6. Continuando con el mapa de riesgos.S. NIVEL DE RIESGO BAJO Siguiendo con el mapa de riesgos encontramos con un nivel de riesgo menor o bajo en la matriz DOFA los siguientes aspectos: 60 . y a la matriz DOFA. 11.4 MAPA DE RIESGOS Basándonos en el diagnostico realizado al sistema contable en la empresa LAYMO S. Carece de un ciclo contable sistematizado. concluimos en el mapa de riesgos que los siguientes aspectos se tiene un nivel de riesgo alto y por lo tanto se debe tener un especial cuidado y empeño en mejorar: NIVEL DE RIESGOS ALTO (ROJO) 1. Entrega de información financiera a destiempo a las entidades con las que se tienen préstamos lo que genera una posibilidad de entrega de activos como garantía de la deuda y embargos. Estar expuestos a sanciones por parte de las entidades del estado. vemos según la matriz DOFA que los siguientes aspectos tienen un nivel de riesgo medio y que en cierta forma se pueden controlar e implementar por el mismo personal de LAYMO S.A.S.

(VERDE)

1. No tener documentado perfiles y procesos. 2. No tener definido el PUC ni los formatos necesarios para llevar debidamente las operaciones que de alguna forma tiene efecto en la contabilidad. 3. No se tiene una política definida para la base de la caja menor.

11.5 CONCLUSIONES AL DIAGNOSTICO CONTABLE Podemos concluir que LAYMO S.A.S. es una empresa que quiere y tiene la necesidad de organizar su área contable y todas aquellas que de alguna forma u otra indicen en esta, a fin de soportar todos los hechos económicos originados por su actividad y para cumplir y minimizar riesgos con sus obligaciones con los socios, con el estado y demás entidades que regulan. Es importante y necesario documentar los procesos, desde la recepción de documentos hasta la entrega de información para hacer más fácil, versátil y eficiente el área financiera de la empresa. El diseño de un sistema contable trae efectos positivos para la empresa en aspectos como la organización, la economía y la credibilidad.

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FASE I 12. CAPTURA Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

En Colombia, las normas contenidas en los artículos 48 a 67 del Código de Comercio y las contenidas en el decreto 2649/1993, se deben cumplir en su totalidad para poder sostener la afinación de que un ente económico si está elaborando su contabilidad de conformidad con las “normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia”. “Artículo 53 del código de comercio (decreto ley 410/71). En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueden influir en el patrimonio del comerciante, haciendo regencia a los comprobantes de contabilidad”. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicada el número, fecha, origen descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexaran los documentos que los justifiquen. “Artículo 124 del decreto 2649/1993. Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se registren en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y las personas que los hubieren elaborado, revisado y autorizado. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede afectarse por palabras, códigos, símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo en el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros en los libros auxiliares y en aquel en que se registran en orden cronológico todas las operaciones comprobantes de contabilidad o mejor llamados entre contadores como comprobantes de diario. Los cuales deben ser
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elaborados, autorizados, entiéndase “firmados” y acompañados de los respectivos soportes. En efecto, si se resume la forma cómo nacen los registros contables hasta culminar en la información que se revela los estados financieros de fin de ejercicio, entenderemos porque es tan importante que la norma exija la existencia de los “comprobantes de contabilidad”. Para ellos, se puede establecer que el ciclo contable se resume en los siguientes pasos: • Obtener los respectivos soportes de las transacciones facturas de venta, facturas de compra, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, recibos de caja, órdenes de compra, órdenes de pedido. • Agrupar, según una misma naturaleza, tales soportes para con ellos elaborar los distintos comprobantes de contabilidad. El comprobante de contabilidad 01 de los recibos de caja del mes, el comprobante de contabilidad 02 de los comprobantes de egreso del mes. Tales comprobantes de contabilidad tendrán numeración consecutiva, de forma tal que los mismos puedan ser referenciados en el momento de hacer los registros en el libro oficial conocido como Libro Diario. LAYMO S.A.S. en este momento maneja los siguientes documentos: factura de venta, factura de compra, comprobante de egreso y recibo de caja; pero es necesario implementar otros documentos contables y los respectivos soportes necesarios que respalden los hechos económicos. LAYMO S.A.S. está en la obligación de llevar todos los soportes contables que surjan de una operación permitiendo clasificar, registrar y soportar de manera oportuna y correcta todos los hechos económicos generados por la actividad comercial. 12.1 DOCUMENTOS A continuación se detallada cada uno de los requisitos que deben cumplir cada uno de los documentos que se manejan en la empresa LAYMO S.A.S.: 12.1.1 Factura de venta. Obligación formal en materia tributaria que deben cumplir los sujetos obligados, la cual consiste en expedir la factura por cada una de las transacciones que se realice, ya sea por venta o por prestación de
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o transferencia electrónica. 5. Nit. 4. nombre de la entidad. Datos de la entidad o persona que esté pagando: Nit. 2. Si está cancelando una factura de venta. dirección y teléfono. 13. 8. Fecha de Vencimiento 5.Plazo 6. impuestos descontables etc. 2.servicios. 6. Encabezado: datos de la empresa como: Nit.2 Recibo de caja. Firma de quien recibe. 7. Descripción del producto. 11. Retención en la fuente en caso de cumplir con los requisitos. Fecha de facturación. Fecha de Recibido. consignación. 9. FACTURACIÓN PARÁMETROS 1. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre. 14. Debe especificar las cuentas o conceptos por los cuales se está ingresando el dinero. mediante el cual pueden demostrarse los ingresos.1. 64 . Firma de quien factura. Resolución de autorización de la DIAN. gastos. Comprobar que la resolución de facturación este vigente. 12. Discriminado el IVA. dirección. 12.T. los artículos comprados o vendidos. Consecutivo. 617 del E. cheque. si es abono debe tener la fotocopia. 16. 4. Que la factura cumpla con los requisitos de ley vigente. es un documento de prueba. costos. Debe especificar la forma de pago: Efectivo. 3. nombre de la entidad. Valor facturado. dirección. 3. 15. El recibo de caja es un documento soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados por la empresa RECIBOS DE CAJA PARÁMETROS 1. 10. Consecutivo. debe llevar anexo del documento cancelado. Comprobar si la factura que expide la compañía cumple con los requisitos del Art. 16. En caso que la empresa no esté obligada a facturar que este expidiendo un documento equivalente a factura.

efectivo. cuando es por transferencia electrónica se debe anexar el comprobante que emite el banco. Especificar producto.1. esta orden será respalda con una factura de compra. Firma de quien elabora. 8. 2. Copia del cheque. 3. debe solicitarse toda la información a la empresa que se le va a comprar. copia del Rut (cuando sea la primera transacción comercial con el proveedor). Basados en la normatividad vigente.3 Comprobante de egreso. Firma y cédula o sello de la persona que recibe el pago. 6. Documento en el cual se registra el pedido que realice un cliente y luego en el momento de la entrega o servicio al cliente será respaldado con la factura de venta.5 Orden de pedido de venta. 3. En el momento de recibir el producto o servicio. concepto y porcentaje aplicado. Fecha 4. Datos de la empresa como: Nit. Si es pago a proveedor debe anexar el original de las facturas canceladas o la copia cuando sea un abono. Especificar lo que se va a pagar. 9. cantidad. Si se efectuó retención especificar el monto.1. ORDEN DE PEDIDO DE VENTA 65 . traslado de dinero entre cuentas bancarias o cualquier otro medio de pago. 12. ORDEN DE COMPRA PARÁMETROS 1. 7. 12. 12. COMPROBANTE DE EGRESO PARÁMETROS 1. 5. debidamente diligenciado.1. Se debe anexar el recibo de consignación expedido por el banco. Consecutivo. Nit. 2.4 Orden de compra. Soporte contable que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de cheque. 4. 5. condiciones de entrega y pago. nombre de la entidad.7. Consecutivo. con los datos de la entidad y los montos. Firma del proveedor que recibe la orden de compra. Datos de la empresa: nombre. dirección. Documento con el cual se solicita al proveedor cierta cantidad de productos o servicios.

cantidad.7 Nota crédito. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: defectos de productos vendidos. responsable del régimen común que adquiere bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. cuando adquiere un bien o servicio. 8. Apellidos.6 Documento equivalente a factura. 2. El adquirente.S. 66 .1. pero en este caso la obligación ya no es del vendedor o proveedor sino de LAYMO S. firma del cliente. Valor de la operación. corregir errores por exceso en la facturación. 7. expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: DOCUMENTO EQUIVALENTE PARÁMETROS: 1. 3.1. 12. Datos de la empresa: nombre. Es el comprobante que una empresa envía al cliente. 4. Cuando la persona que vende un bien o servicio no está obligada a facturar. devoluciones o descuentos especiales.PARÁMETROS 1. Firma del beneficiario del pago. 3. copia del Rut (cuando sea la primera transacción comercial con el cliente). por el concepto que se indica en la nota. debe suministrare toda la información a la empresa que se le va a vender.A. Fecha de la operación. 5. nombre o razón social y Nit del adquirente de los bienes o servicios. Apellidos. se debe elaborar un documento equivalente. 2. 12. Concepto 6. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. NOTA CRÉDITO PARÁMETROS 1. condiciones de entrega y pago. 5. Especificar producto. Fecha de la nota. Discriminado el impuesto asumido por el adquirente en la operación. con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado. nombre de la persona natural beneficiaria del pago o abono. Consecutivo. Nit. rebajas o disminución de precios. Consecutivo. 4. Fecha.

7. 5. Nit. Consecutivo. orden de entrega a producto terminado. 12. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre. Nit. 6. Firma de quien elabora. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente. 12. Consecutivo. cierre etc. Retención en la fuente en caso que haga referencia a una factura que efectivamente cumplía los requisitos y topes. asientos de corrección. 9. 10. 4. en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una terminada suma o valor. Discriminado el IVA. por el concepto que se indica en la misma nota. ajustes. Valor de la nota. 5. 10. Datos de la empresa vendedor y la empresa comprador: nombre.2. Descripción del producto. 3. dirección y teléfono. 6. dirección y teléfono. Fecha de la nota.9 Nota de contabilidad. Valor de la nota. 7. 8. Describir la factura a la cual aplicara la nota debito. NOTA DEBITO PARÁMETROS 1. 8. Describir la factura a la cual aplicara la nota crédito. Documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como los la orden de entrega a producción (traslado de mercancía a producción). 2. Firma de quien autoriza.1. 9. Descripción del producto. NOTA DE CONTABILIDAD PARÁMETROS 67 . Firma de quien autoriza. Firma de quien elabora. ya sea por un error en la facturación. intereses por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. 4. Discriminado el IVA. 3. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta.8 Nota debito.1. Retención en la fuente en caso que haga referencia a una factura que efectivamente cumplía los requisitos y topes.

2. • POLÍTICA DE CAJA MENOR (sugerido) 1. Datos de la empresa. 12. refrigerios 3.1. La legalización de los gastos efectuados por Caja Menor deberá estar soportada con Facturas. compras menores excepcionales. efectuar gastos personales. de carácter urgente y no programado.2 CAJA MENOR Es importante dar algunas recomendaciones especificas en cuanto al manejo de la caja menor. parqueaderos y peajes. 68 . 2. diligencias notariales. Firma de quien elabora. La caja menor es exclusivamente para cubrir gastos menores excepcionales. se le sugiere a la gerencia establecer un apropiado manejo de esta. Firma de quien autoriza. No debe ser permitido utilizar el dinero de Caja Menor para: cambiar cheques a empleados o a Terceros. Valor de la nota. Cuentas de Cobro o Documentos Equivalentes en original. 3. debido a que en el desarrollo del diagnóstico contable. Fecha de la nota. los cuales deben llenar los requisitos establecidos por la ley. 4. se pudo notar que no existe ninguna política establecida para su manejo. fotocopias. 7. que le permita cumplir con las normas establecidas por la ley lo que puede ser muy útil y conveniente para mayor control y buena distribución de estos recursos. servicios de acarreo y reparaciones. Consecutivo. pagar Servicios Públicos o comprar elementos de papelería o cafetería. 6. 4. Los desembolsos autorizados son los siguientes: Transporte Urbano (Buses y Taxis). 5. La Caja Menor será administrada por un funcionario designado por las directivas de la compañía y además esta persona será la única responsable. Detalle del concepto por el cual se realiza la nota.

8. sólo podrán legalizarse a más tardar el primer día hábil del mes siguiente. • El reintegra de la caja se hará en el momento que se hallan consumido el 70% del fondo. • El tope máximo de pagos por Caja Menor será de $ 80. • Facturas y/o documentos equivalentes cuya fecha sea anterior a la de la solicitud de dinero mediante recibo provisional. El responsable no legalizará recibos provisionales a través de caja menor en los siguientes casos: • Facturas y/o documentos equivalentes que no corresponden al concepto de pago inicial por el cual fue solicitado el dinero. Los Formatos de Caja Menor PROVISIONALES deberán ser legalizados dentro de los siguientes tres (3) días hábiles a partir de la fecha de su expedición. • El Solicitante del gasto por Caja Menor no podrá autorizarse a sí mismo. En la parte de Control Interno darán otras recomendaciones y se propondrán formatos de control para el adecuado manejo de la caja menor. 7. 6.000 9. Para solicitar dinero por Caja Menor. 69 .000.5. no podrá tener pendientes por legalizar. Las solicitudes para gastos de transporte urbano deberán legalizarse diligenciando en un formato diseñado exclusivamente para esto. La base de la caja menor será de $400. el cual es un activo de gran importancia para la organización. Si los gastos corresponden a los dos últimos días del mes.

Archivo permanente 70 .12.3 SIMBOLOGÍA DEL FLUJOGRAMA Inicio o fin del proceso Actividad Decisión Documento de la operación Documento con copia. Archivo temporal.

12.4 FLUJOGRAMAS ANEXO N°1 (flujograma para el proceso de compras) ANEXO N°2(flujograma para el proceso de recepción de mercancía) ANEXO N°3 (flujograma para el proceso de entrega de mercancía a producción) ANEXO N°4(flujograma para el proceso de producto terminado) ANEXO N°5 (flujograma para el proceso de ventas) ANEXO N° 6(flujograma para el proceso de recibos de caja o ingreso) ANEXO N°7(flujograma para el proceso de pago a proveedores) ANEXO N°8 (flujograma para el proceso de caja menor) 71 .

1. precios y tarifas. • Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. la información contable debe ser comprensible y útil.2 Cualidades de la información contable. • Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. 72 . • Predecir flujos de efectivo. • Apoyar a los administradores en la planeación. que la información sea comparable. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 13. • Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad. las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes. 13. La información contable debe servir fundamentalmente para: • Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico. • Fundamentar la determinación de cargos tributarios. • Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.1.FASE II 13. los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos. además.1 DECRETO 2649 De 1993 En este decreto se reglamente la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 13. organización y dirección de los negocios.1 Objetivos básicos. La información es útil cuando es pertinente y confiable. • Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. • • la información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. En ciertos casos se requiere.

verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. con el fin de que goce de las cualidades en el artículo anterior. que fundamentan y circunscriben la información contable. • La información es confiable cuando es neutral. Las normas básicas son el conjunto de postulados. • La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes. 13. su claridad. valor de predicción y es oportuna.2 DECRETO 2650 De 1993 El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia en la información contable y por consiguiente.3 DEPURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS CÓDIGO CUENTA 1 11 1105 110505 11050505 110510 11051005 1110 111005 11100505 13 1305 130505 13050505 1325 132510 13251005 1330 DESCRIPCIÓN ACTIVO DISPONIBLE CAJA CAJA GENERAL CAJA GENERAL CAJA MENOR CAJA MENOR BANCOS MONEDA NACIONAL BANCO DE BOGOTÁ DEUDORES CLIENTES NACIONALES CLIENTES NACIONALES CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS ACCIONISTAS CXC A ACCIONISTAS ANTICIPOS Y AVANCES 73 . conceptos y limitaciones.• La información es pertinente cuando posee valor de realimentación. confiabilidad y comparabilidad. 13.

5% 13551510 RETENCIÓN DEL 4% 135517 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO 13551705 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO 135520 SOBRANTE EN LIQUIDACIÓN PRIVADA DE IMPUESTOS 13552005 SALDO A FAVOR EN RENTA 13552010 SALDO A FAVOR IVA 1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADO 136525 CALAMIDAD DOMESTICA 13652505 CALAMIDAD DOMESTICA 1380 DEUDORES VARIOS 138095 OTROS 13809505 OTROS PRESTAMOS 14 INVENTARIOS 1405 MATERIAS PRIMAS 140505 MATERIA PRIMA 14050505 MATERIA PRIMA GRAVADA 1410 PRODUCTOS EN PROCESO 141010 PRODUCTOS EN PROCESO 14101005 PRODUCTOS EN PROCESO 1430 PRODUCTO TERMINADO 143005 PRODUCTO TERMINADO 14300505 PRODUCTO TERMINADO 1455 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 145525 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 14552505 MATERIALES REPUESTOS Y ACCESORIOS 15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 152010 MAQUINARIA Y EQUIPO 15201005 MAQUINARIA Y EQUIPO 152015 MOLDES Y TROQUELES 15201505 MOLDE POLIETILENO 1524 EQUIPO DE OFICINA 152405 EQUIPO DE OFICINA 15240505 EQUIPO DE OFICINA 1528 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI 74 .133005 A PROVEEDORES 13300505 A PROVEEDORES ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A 1355 FAVOR 135505 ANTICIPO DE IMPTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO 13550505 ANTICIPO DE IMPTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIO 135515 RETENCIÓN EN LA FUENTE 13551505 RETENCIÓN DEL 3.

152805 15280505 1592 159210 15921005 159215 15921505 159220 15922005 16 1635 163505 16350505 17 1705 170535 17053505 170545 17054505 1710 171004 17100405 171036 17103605 171052 17105205 2 21 2105 210510 21051005 21051010 21051015 21051020 21051025 21051030 21051035 21051040 21051045 21051050 21051055 2195 219595 EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DA EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DA DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNI INTANGIBLES LICENCIAS LICENCIAS SOFTWARE CONTABLE DIFERIDOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MANTENIMIENTO DE EQUIPOS SUSCRIPCIONES SUSCRIPCIONES CARGOS DIFERIDOS ORGANIZACIÓN Y PREOPERATIVOS ORGANIZACIÓN Y PREOPERATIVOS FERIAS Y EXPOSICIONES FERIAS Y EXPOSICIONES MOLDES Y TROQUELES MOLDES Y TROQUELES PASIVO OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES PAGARES PRÉSTAMO INTERACTUAR CRÉDITO BANCO HSBC INTERESES CAPITAL SEMILLA PRÉSTAMO MICROEMPRESAS DE A TC BANCOLOMBIA 7609 TC BANCOLOMBIA 0932 TC BANCO DE BOGOTÁ 2527693 PRÉSTAMO ACTUAR TC BANCO DE BOGOTÁ 1406253 TC BOGOTÁ 1471 TC BOGOTÁ 3624 OTRAS OBLIGACIONES OTRAS 75 .

21959505 22 2205 220505 22050505 23 2335 233540 23354005 233550 23355005 233595 23359505 2345 234505 23450505 234510 23451005 2355 235505 23550505 2365 236515 23651505 23651510 236520 23652005 236525 23652505 23652510 23652515 23652520 236530 23653005 23653010 236535 23653505 236540 23654005 2367 236705 23670505 2370 OTRAS PROVEEDORES NACIONALES PROVEEDORES PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR ARRENDAMIENTO ARRENDAMIENTO SERVICIOS PÚBLICOS SERVICIOS PÚBLICOS OTROS OTROS ACREEDORES OFICIALES IVA POR PAGAR IVA POR PAGAR RETEFUENTE POR PAGAR RETEFUENTE POR PAGAR DEUDAS CON ACCIONISTAS O SOCIO ACCIONISTAS ACCIONISTAS RETENCIÓN EN LA FUENTE HONORARIOS HONORARIOS 10% HONORARIOS 11% COMISIONES COMISIONES SERVICIOS FLETES VIGILANCIA SERVICIOS GENERALES DEL 6% SERVICIOS GENERALES DEL 4% ARRENDAMIENTOS ARRENDAMIENTO INMUEBLES 3. SIMPLIFICADO RETEIVA REG. SIMPLIFICADO 16% RETENCIONES Y APORTES 76 .5% ARRENDAMIENTOS BIENES MUEBLES4% RENDIMIENTOS FINANCIEROS RENDIMIENTOS FINANCIEROS COMPRAS COMPRAS IMPTO A LAS VENTAS RETENIDO RETEIVA REG.

) DEDUCCIÓN A TRABAJADORES IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VIGENCIA FISCAL CORRIENTE VIGENCIA FISCAL CORRIENTE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR IVA GENERADO EN VENTAS IVA GENERADO EN VENTAS 16% IVA POR DEV. EN VENTAS DEL 16% IVA DESCONTABLE IVA DESCONTABLE EN COMPRAS DEL 16% IVA DESCONTABLE EN GASTOS DEL 16% IVA DESCONTABLE GASTOS DEL 10% IVA DESCONTABLE EN GASTO 1.237005 23700505 23700510 23700515 237006 23700605 23700610 237010 23701005 23701010 237040 23704005 2380 238030 23803005 23803010 23803015 24 2404 240405 24040505 2408 240805 24080505 24080510 240810 24081005 24081010 24081015 24081020 240811 24081105 240812 24081205 240825 24082505 25 2505 250505 25050505 2510 251010 25101005 APORTES A EPS PROVISIÓN PAGOS (SALUD) DEDUCCIÓN A TRABAJADORES APORT A ADMI RIESG PROFESIO PROVISIÓN PAGOS (RIESGOS PROF) APORTES ICBF SENA COMFAMA PROVISIÓN PAGOS (CAJAS COMP.) COOPERATIVAS COOPERATIVAS ACREEDORES VARIOS FOND DE CESANT Y/O PENSIONES PROVISIÓN PAGOS (FONDOS PENS.6% DEVOLUCIÓN EN COMPRAS DEVOLUCIÓN EN COMPRAS RETEIVA RÉGIMEN SIMPLIFICADO RETEIVA RÉGIMEN SIMPLIFICADO 1 RETEIVA RETEIVA OBLIGACIONES LABORALES SALARIOS POR PAGAR NOMINA POR PAGAR NOMINA POR PAGAR CESANTÍAS CONSOLIDADAS FONDOS DE CESANTÍAS LEY 50 FONDOS DE CESANTÍAS LEY 50 77 .

2515 251505 25150505 2520 252005 25200505 2525 252505 25250505 26 2610 261005 26100505 26100510 26100515 26100520 261010 26101005 26101010 26101015 261015 26101505 26101510 26101515 261020 26102005 26102010 28 2805 280505 28050505 3 31 3105 310505 31050505 310510 31051005 310515 31051505 32 3205 320505 INTERESES SOBRE CESANTÍAS INT. OTROS PASIVOS ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS DE CLIENTES DE CLIENTES PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL AUTORIZADO CAPITAL POR SUSCRIBIR CAPITAL POR SUSCRIBIR CAPITAL SUSCRITO POR COBRAR DB CAPITAL SUSCRITO POR COBRAR DB SUPERÁVIT DE CAPITAL PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES 78 .A LAS CESANTÍAS POR PAGAR PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS VACACIONES CONSOLIDADAS VACACIONES CONSOLIDADAS PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONE PARA OBLIGACIONES LABORALES CESANTÍAS PROVISIÓN CESANTÍAS PAGOS CESANTÍAS ANTICIPO DE CESANTÍAS CIERRE CUENTA CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS PROVISIÓN PAGOS INT. CIERRE CUENTA INTERESES CESANTÍAS VACACIONES PROVISIÓN PAGOS VACACIONES CIERRE CUENTA VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS PROVISIÓN PAGOS PRIMA SERV.A LAS CESANTÍAS POR PAGAR INT. CESANT.

32050505 33 3305 330505 33050505 36 3605 360505 36050505 3610 361005 36100505 37 3705 370505 37050105 3710 371005 37100105 4 41 4120 412095 41209505 41209510 4175 417520 41752005 42 4210 421005 42100505 421040 42104005 4250 425005 42500505 425050 42505005 4255 425540 42554005 4295 PRIMA EN COLOCACIÓN DE ACCIONES RESERVAS RESERVAS OBLIGATORIAS RESERVA LEGAL RESERVA LEGAL RESULTADOS DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO UTILIDAD DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO PERDIDA DEL EJERCICIO RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTER UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMUL DE EJERCICIOS ANTERIORES DE EJERCICIOS ANTERIORES PERDIDAS ACUMULADAS PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES PERDIDAS EJERCICIOS ANTERIORES INGRESOS OPERACIONALES INDUSTRIAS MANUFACTURERAS OTROS PRODUCTOS MANUFACTUREROS FABRICACIÓN DE JAULAS MASCO FAB. CERRAMIENTOS PISCINAS DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUE DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUE DEVOLUCIÓN VENTAS NACIONALES NO OPERACIONALES FINANCIEROS INTERESES INTERESES DCTO COMERCIALES CONDICIONADOS DCTO COMERCIALES CONDICIONADOS RECUPERACIONES DEUDAS MALAS DEUDAS MALAS REINTEGRO DE OTROS COSTOS Y GA REINTEGRO DE OTROS COSTOS Y GA INDEMNIZACIONES INCAPACIDADES INCAPACIDADES DIVERSOS 79 .

C.429581 42958105 5 51 5105 510506 51050605 510527 51052705 510530 51053005 510533 51053305 510536 51053605 510539 51053905 510551 51055105 510568 51056805 510569 51056905 510570 51057005 510572 51057205 510575 51057505 510578 51057805 5110 511025 51102505 511030 51103005 511095 51109505 5115 511510 51151005 5120 512010 AJUSTE AL PESO AJUSTE AL PESO GASTOS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN GASTOS DE PERSONAL SALARIOS SALARIOS AUXILIO DE TRANSPORTE AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES DE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTROS A TRABA DOTACIÓN Y SUMINISTROS A TR APORTES A. APORTES ARP APORTES E. APORTES EPS APORTES FONDOS DE PENSIONES APORTES FONDO DE PENSIONES APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN APORTES I.F APORTES A ICBF APORTES SENA APORTES A SENA HONORARIOS ASESORÍA JURÍDICA ASESORÍA JURÍDICA ASESORÍA FINANCIERA Y CONTABLE ASESORÍA FINANCIERA Y CONTA OTROS OTROS HONORARIOS IMPUESTOS DE TIMBRE DE TIMBRE ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 80 .P.S.R.P.B.

51201005 5130 513025 51302505 5135 513505 51350505 513525 51352505 513530 51353005 513535 51353505 513540 51354005 5140 514005 51400505 514010 51401005 5150 515005 51500505 5160 516015 51601505 516020 51602005 5165 516515 51651505 5195 519525 51952505 519530 51953005 519545 51954505 519565 51956505 52 5205 520506 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIO SEGUROS INCENDIO/ROBO/HURTO INCENDIO/ROBO/HURTO SERVICIOS ASEO Y VIGILANCIA ASEO Y VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGÍA ELÉCTRICA ENERGÍA ELÉCTRICA TELÉFONO TELÉFONO CORREO PORTES Y TELEGRAMAS CORREO Y MENSAJERÍA GASTOS LEGALES NOTARIALES NOTARIALES REGISTRO MERCANTIL REGISTRO MERCANTIL ADECUACIONES E INSTALACIONES INSTALACIONES ELÉCTRICAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS DEPRECIACIONES EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPIAS ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPI TAXIS Y BUSES TAXIS Y BUSES PARQUEADEROS PARQUEADEROS GASTOS DE VENTAS GASTOS DE PERSONAL SALARIOS 81 .

ICBF APORTES AL SENA SENA IMPUESTOS INDUSTRIA Y COMERCIO INDUSTRIA Y COMERCIO ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES SERVICIOS TELÉFONO TELÉFONO DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y CUMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS 82 .52050605 520527 52052705 520530 52053005 520533 52053305 520536 52053605 520539 52053905 520551 52055105 520568 52056805 520569 52056905 520570 52057005 520572 52057205 520575 52057505 520578 52057805 5215 521505 52150505 5220 522010 52201005 5235 523535 52353505 5260 526015 52601505 526020 52602005 5265 526515 52651505 5295 SALARIOS AUXILIO DE TRANSPORTE AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES SOBRE LAS CESANTI PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRABAJ DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES EPS EPS COMFENALCO APORTES AFP PENSIONES Y CESANTÍAS PROTE APORTES CAJAS DE COMPENSACIÓN CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES AL I.B.C.F.

529525 52952505 529530 52953005 529540 52954005 53 5305 530505 53050505 530515 53051505 530520 53052005 5315 531595 53159505 5395 539581 53958105 54 5405 540505 54050505 59 5905 590505 59050505 6 61 6120 612095 61209505 7 71 7105 710505 71050505 72 7205 720506 72050605 720527 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPIAS ÚTILES PAPELERÍA Y FOTOCOPI ENVASES Y EMPAQUES ENVASES Y EMPAQUES NO OPERACIONALES FINANCIEROS GASTOS BANCARIOS COMPRA DE CHEQUERAS COMISIONES COMISIÓN POR TRANSFERENCIAS INTERESES INTERESES EN CTA CORRIENTE IMPUESTOS OTROS IMPUESTOS GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS GASTOS DIVERSOS AJUSTE AL PESO AJUSTE AL PESO IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS GANANCIAS Y PERDIDAS COSTO DE VENTAS COSTOS COSTOS OTRAS IND MANUFACTURERAS OTRAS IND MANUFACTURERAS COSTO DE PRODUCCIÓN MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTA DE PERSONAL SUELDOS SUELDOS AUXILIO DE TRANSPORTE 83 .

S.72052705 720530 72053005 720533 72053305 720536 72053605 720539 72053905 720551 72055105 720568 72056805 720569 72056905 720570 72057005 720572 72057205 720575 72057505 720578 72057805 73 7301 730105 73010505 7305 730506 73050605 730530 73053005 730533 73053305 730536 73053605 730539 73053905 730551 73055105 730568 73056805 730569 AUXILIO DE TRANSPORTE CESANTÍAS CESANTÍAS INT SOBRE CESANTÍAS INTERESES DE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMIN A TRABAJADORES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES EPS EPS COMFENALCO APORTES AFP PROTECCIÓN PENSIONES Y CESA APORTES A CAJA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES ICBF ICBF APORTES SENA SENA COSTOS INDIRECTOS CIF REALES CIF REALES MAT REP Y ACCESORIO CIF REALES MAT REP Y ACCESO GASTOS DE PERSONAL INDIRECTO SALARIOS SALARIOS CESANTÍAS CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS INTERESES SOBRE CESANTÍAS PRIMA DE SERVICIOS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES VACACIONES DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRABAJ DOTACIÓN Y SUMINISTRO A TRA APORTES ARP ARP SURA APORTES A E. 84 .P.

73056905 730570 73057005 730572 73057205 730575 73057505 730578 73057805 7320 732010 73201005 7335 733505 73350505 733525 73352505 733530 73353005 733535 73353505 7345 734515 73451505 7360 736010 73601005 736015 73601505 736020 73602005 7365 736515 73651505 7395 739525 73952505 739530 73953005 739540 73954005 8 81 EPS COMFENALCO APORTES AFP PROTECCIÓN PENSIONES Y CESA APORTES A CAJA DE COMPENSACIÓN CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILI APORTES AL I. ICBF APORTES AL SENA SENA ARRENDAMIENTOS CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIO SERVICIOS ASEO Y VIGILANCIA ASEO Y VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGÍA ELÉCTRICA ENERGÍA ELÉCTRICA TELÉFONO TELÉFONO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO DEPRECIACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACI EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNIC AMORTIZACIONES CARGOS DIFERIDOS PREOPERATIVOS PREOPERATIVOS DIVERSOS ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETER ÚTILES Y PAPELERÍA ÚTILES Y PAPELERÍA ENVASES Y EMPAQUES ENVASES Y EMPAQUES CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS DERECHOS CONTINGENTES 85 .F.C.B.

DEUDORAS FISCALES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES PERDIDA FISCAL PERDIDA FISCAL RENTA PRESUNTIVA RENTA PRESUNTIVA CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS ACREEDORAS FISCALES ACREEDORAS FISCALES DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS ACREEDORAS FISCALES ACREEDORAS FISCALES DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEDUCCIÓN DE ACTIVOS FIJOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS INTERESES PRESUNTIVOS SOCIOS 13.8110 811015 81101505 82 8205 820505 82050505 820510 82051005 820515 82051505 84 8410 841015 84101505 85 8505 850505 85050505 850510 85051005 850515 85051505 9 92 9205 920505 92050505 920510 92051005 95 9505 950505 95050505 950510 95051005 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA BIENES INMUEBLES BIENES INMUEBLES DEUDORAS FISCALES DEUDORAS FISCALES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES COSTOS Y GASTOS NO DEDUCIBLES PERDIDA FISCAL PERDIDA FISCAL RENTA PRESUNTIVA RENTA PRESUNTIVA DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA BIENES INMUEBLES BIENES INMUEBLES DEUDORAS FISCALES POR CONTRA. 86 .4 SOFTWARE CONTABLE El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de las compras.

cuentas por cobrar. proporcionándole un mayor control sobre la empresa y una mejor toma de decisiones. nomina etc.S. pues se obtendrá información más confiable. compras. Para LAYMO S. además de estar cubriendo la necesidades de la empresa.A. proporciona útiles y prácticos informes que permiten de forma fácil el análisis de toda la información. cuentas por pagar. es compatible con Excel lo que hace fácil su implementación. 87 .ventas. una adecuada distribución de los gastos. como valor agregado el programa cuenta con un buen soporte. control de inventarios. balances. es muy amigable. producción de artículos. se recomienda el software contable CONTAI el cual le permitirá el realizar el registro de todas sus operaciones de acuerdo a las políticas contables establecidas por la empresa. permitiendo un mejor registro de sus Ingresos.

interpretar.2 LIBRO AUXILIAR Se define como los documentos principales y auxiliares en los cuales se realizan los asientos de las operaciones efectuadas y se registran las cuentas de un ente económico. 88 . (D. con el fin de que la contabilidad permita identificar. completa y fidedigna.2649. clasificar.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 01 INGRESOS 02 EGRESOS 03 VENTAS 04 COMPRAS 05 GASTOS 06 NOTAS BANCARIAS 07 NOTAS DE CONTABILIDAD 08 NOMINA 09 PROVISIONES 10 DEPRECIACIONES 11 SALDOS INICIALES 12 CIERRE 14. pueden conservarse archivadas en orden cronológico y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno. los libros son la base de preparación de los estados financieros. evaluar e informar las operaciones de un ente en forma clara. En este orden de ideas. medir.FASE III 14. El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas. analizar. art. registrar. los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo al uso al que se destinen debe llevar una numeración sucesiva y continúa. siempre que unas y otras estén numeradas. 125). permitiendo establecer las distintas relaciones derivadas de sus actividades propias. el registro en ellos debe hacerse conforme a los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. LISTADOS 14.

• Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento debito o crédito. Débitos y créditos: valor debito o crédito a imputar.3 LIBRO DIARIO Libro donde se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta. patrimonio y resultado como consecuencia de las operaciones realizadas durante el periodo contable. Los registros deben efectuarse teniendo en cuenta las siguientes partes del libro diario: • • • Fecha: año.4 LIBRO MAYOR El libro mayor es un registro donde se concentran los movimientos que tuvieron las cuentas del activo. pasivo. Comprobante: se escribe el nombre y número del comprobante. día del comprobante de diario correspondiente. • • Detalle: se describe la transacción. al finalizas el mes se totalizan los registros débitos y créditos. Numero del comprobante de diario: se registra en orden consecutivo. • Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento debito o crédito de cada subcuenta. indicando el soporte que la respalda. información necesario para que se traslada al libro mayor. mes y día del comprobante que se está registrando. 14. mes. Los registros se deben efectuar teniendo en cuenta las siguientes partes del libro auxiliar: • Fecha: cronológicamente se registra el año. 14. 89 .Registro en los libros auxiliares: se traslada a los libros auxiliares la información presentada en las columnas parciales del comprobante de diario de contabilidad.

Partiendo de los saldos del periodo anterior. que se muestran para determinar que existe el equilibro contable en la aplicación de la partida doble. se muestra los valores del movimiento debito y crédito del periodo respectivo para luego registrar los nuevos saldos los cuales serán la base como saldo anterior para el periodo siguiente. En el libro mayor se debe tener la información necesario que permita seguir el rastro de las operaciones realizadas y registradas en el diario. para los diferentes registros de los hechos económicos. para obtener el balance general y el estado de resultados. 90 .5 BALANCE DE PRUEBA Conocido también como balance de comprobación.En este libro trasladamos los asientos registrados previamente en el libro diario. un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias. es en nuestro sentir. su función esencial consiste en acumulas los movimientos y saldos de las cuentas con las cuales tenemos posibilidad de preparar la información financiera mediante estados financieros. En otras palabras es una lista o relación de los saldos que muestran las diferentes cuentas registradas en el libro mayor y la cual sirve de base para la hoja de trabajo que facilita los ajustes de estos saldos. 14. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro diario y el saldo al final del mes.

Es todo lo que tiene la empresa o posee valor como el dinero en caja y bancos.1 Activos: agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico que en la medida de su utilización son fuente potencial de beneficios presentes y futuros. construcciones y terrenos. Partes que conforman el balance general: ACTIVOS. muebles y enseres. 91 . De acuerdo con el tipo de usuarios para quienes se preparen y de los objetivos que generen su presentación. Es el resumen de todo lo que tiene la empresa. abordo el tema de los estados financieros. 15. la autenticidad de los estados financieros. Para que un balance este cuadrado. materias primas en existencia o en el almacén. PASIVOS Y PATRIMONIO. 15. su publicidad. Los activos deben ser iguales a la suma del pasivo más el patrimonio. de lo que debe. Al elaborar el balance general el empresario obtiene información valiosa sobre su negocio. la obligación de prepararlos y difundirlos.1.1 Balance general. como es el estado de sus deudas. a una fecha determinada.1.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL La ley 222 de 1995. cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente público. las cuentas por cobrar a los clientes. de lo que le deben y lo que realmente le pertenece al propietario. son el medio principal para suministrar información contable quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. maquinas y equipos.1. estos se clasifican en estados financieros de propósito general y de estados financieros de propósito especial. debe cumplir lo siguiente: ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO. indicando normas relativas a los estados financieros certificados y dictaminados. ESTADOS FINANCIEROS 15. Según el decreto 2649 de 1993 en su artículo 19. lo que debe recaudar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro.FASE IV 15. vehículos. los estados financieros.

Los activos se pueden clasificar según el uso. exigibilidad o liquidación y en términos de tiempo y valores y se entienden como Activos Corrientes. exigibilidad o liquidación y en términos de tiempo y valores y se entienden como Pasivos Corrientes. las cuentas por pagar. los resultados de ejercicios y superávit por valorizaciones. Según el numeral 4 del artículo 115 del decreto 2649 de 1993. 15. reservas. 92 .Según el numeral 4 del artículo 115 del decreto 2649 de 1993. bienes o en servicios. Comprende obligaciones financieras con los proveedores. el superávit de capital. cuotas o partes de interés social. los dividendos o participaciones decretadas en acciones. 15. las obligaciones laborales. los pasivos estimados. gravámenes y tasas.1. revalorización del patrimonio.1.1. ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.1. producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos. provisiones y abonos y pagares comerciales. Los pasivos se pueden clasificar según el uso. los impuestos. Comprende el aporte de los accionistas. grado de realización. pagaderas en dinero.3 Patrimonio: agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo. socios o propietarios. los diferidos y otros pasivos.2 Pasivos: agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad. grado de realización.

A.LAYMO S.685-1 BALANCE GENERAL A DICIEMBRE DE 201__ ACTIVO Activo corriente Disponible Caja Bancos Deudores Clientes Cuentas por cobrar a socios Anticipos y avances Anticipo de impuestos y contribuciones Cuentas por cobrar a trabajadores Otros deudores Inventarios Materia prima Producto en proceso Producto terminado Materiales. Gravámenes y Tasas De renta y complementarios xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 93 .271. repuestos y accesorios Total activo corriente Activo No Corriente Propiedad Planta y Equipo Maquinaria y equipo Equipo de oficina Equipo de computación Depreciación acumulada Diferidos Gastos pagados por anticipado Cargos diferidos Total Activo No Corriente TOTAL ACTIVO PASIVO Pasivo Corriente Proveedores Nacionales Cuentas Por Pagar Costos y gastos por pagar Acreedores oficiales Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido Retenciones y aportes de nomina Acreedores varios Impuestos. NIT:900.S.

Impuesto sobre las ventas por pagar Obligaciones Laborales Salarios por pagar Cesantías consolidadas Intereses sobre cesantías Prima de servicios Vacaciones consolidadas Pasivos Estimados y Provisiones Para Obligaciones laborales Obligaciones Financieras Bancos nacionales Otras obligaciones Cuentas Por Pagar Deudas con accionistas o socios Total Pasivo Corriente TOTAL PASIVOS PATRIMONIO Capital Social Capital suscrito y pagado Superávit De Capital Prima en colocación de acciones Reservas Reservas obligatorias Resultados Del Ejercicio Utilidad del ejercicio Perdida del ejercicio Resultados De Ejercicios Anteriores Utilidades o excedentes acumuladas Pérdidas acumuladas TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO ________________________ Representante Legal C. El estado de resultados resume las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico.P xxxx 15. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el periodo. El estado de resultados es la herramienta financiera más importante para evaluar la gestión económica de una organización.C. xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx _________________________ Contador T. 94 .1. así como los costos y gastos incurridos a lo largo de un periodo contable. así como también una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.2 Estado de resultados.

685-1 ESTADO DE RESULTADOS De enero 01 a diciembre 31 de 201__ INGRESOS OPERACIONES Ventas brutas (-) Devoluciones en ventas VENTAS NETAS (-) Costo de ventas UTILIDAD BRUTA EN VENTAS (-) GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACIONES Gastos de personal Honorarios Impuestos Arrendamientos Seguros Adecuaciones e instalaciones Depreciaciones Amortizaciones Diversos GASTOS DE VENTAS Gastos de personal Impuestos Arrendamientos Servicios Depreciaciones Amortizaciones Diversos UTILIDAD OPERACIONAL (+) INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros Recuperaciones Indemnizaciones Diversos (-) GASTOS NO OPERACIONALES Financieros Impuestos Gastos diversos UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO 95 xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx . NIT:900.A.271.LAYMO S.S.

__________________________________ Representante Legal C. _________________________ Contador T.C.P xxxx 96 .

15.1.3 Estado de cambios en el patrimonio. Es el estado financiera que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

LAYMO S.A.S. NIT:900.271.685-1 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO PERIODO: DE___________ A__________
CONCEPTO ENERO 01 AUMENTO DISMINUCIÓN DICIEMBRE 31

Capital social Superávit de capital Reservas Obligatorias Estatutarias Revalorización del patrimonio Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas Superávit por valorización TOTALES

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

__________________________________ Representante Legal C.C.

_________________________ Contador T.P xxxx

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15.1.4 Estado de cambios en la situación financiera. El objetivo de este informe, es considerado por las normas de contabilidad generalmente aceptadas como un estado financiero básico, es suministrar información sobre los cambios ocurridos en el capital neto de trabajo, de tal forma que se pueda evaluar la gestión de los administradores del negocio y mejorar la comprensión sobre la forma como se han desarrollado las actividades y operaciones propias de su objeto social, durante un periodo dado, por lo regular de un año.

LAYMO S.A.S. NIT: 900.271.685-1 ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA PERIODO: DE___________ A__________ GENERACIÓN DE RECURSOS O FUENTES POR LA ACTIVIDAD DE OPERACIÓN Utilidad del ejercicio Mas: Gastos que no generan movimiento de recursos Depreciaciones Perdida en venta de activos Amortización de activos Provisión de activos Menos: Ingresos que no generan movimiento de recursos Utilidad en venta de activos GENERACIÓN INTERNA DE FONDOS (GIF) Mas: OTRAS FUENTES Venta de inversiones permanente Venta de maquinaria Venta de edificaciones Venta de otros activos Aumento de pasivos a largo plazo Ingreso de accionistas TOTAL OTRAS FUENTES TOTAL FUENTES O GENERACIÓN DE RECURSOS Menos: UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS O APLICACIONES Compra de inversiones a largo plazo Compra de maquinaria Compra de edificaciones Compra de otros activos

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (1)

xxxx xxxx xxxx xxxx

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Pago de pasivos a largo plazo Retiro de socios Pago de dividendos TOTAL APLICACIONES VARIACIÓN EN EL CAPITAL DE TRABAJO NETO ANÁLISIS DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO O CUENTAS CORRIENTES Disponible Inversiones temporales Deudores Inventarios Activos diferidos Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar impuestos y gravámenes Obligaciones laborales Otros pasivos VARIACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO NETO Representante Legal C.C.

xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx

(2) 1-2

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Contador T.P xxxx

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271.A. empleados. accionistas o socios y demás proveedores.S. NIT:900. LAYMO S. con el fin que lo usuarios puedan examinar la capacidad de la empresa para generar flujos favorables de efectivo. entidades financieras.E neto en actividades de operación F. Muestra el efectivo originado y aplicado por el ente económico durante un periodo contable en sus actividades de operación.E en actividad de operación UTILIDAD NETA (+) Depreciación ejercicio (+) Amortización diferidos (-) Utilidad en venta de activos fijos (+) Amortización de gastos pagados por anticipado (+) Perdida en venta de activos fijos (=) Utilidad antes de cuentas corrientes (+) Disminución cuentas por cobrar (clientes) (+) Disminución inventarios (+) Aumento proveedores (+) Aumento costos y gastos por pagar (+) Otros aumentos (-) Disminución cuentas por cobrar (clientes) (-) Disminución inventarios (-) Disminución proveedores (-) Disminución costos y gastos por pagar (-) Disminución otros (=) F.5 Estado de flujo de efectivo. aquella que afecten los resultados operacionales del ente económico.685-1 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO POR EL AÑO 201___ F.E en actividades de inversión XXXX XXX XXX (XXX) XXX XXX XXXX XXX XXX XXX XXX XXX (XXX) (XXX) (XXX) (XXX) (XXX) XXXX 100 . Este estado debe mostrar en detalle el efectivo recibido o pagado a lo largo del periodo. financiación e inversión.15. Su objetivos básico es proporcionar información sobre los recaudos y desembolsos de dinero de la organización.1. El estado de flujo de efectivo permite además evaluar la capacidad de la organización para responder a sus obligaciones con proveedores. clasificado por actividades de operación.

Son estados de costos aquellos que se preparan para conocer en detalle la erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los cuales un ente económico ha derivado sus ingresos.E en actividades de financiación (+) Aumento de obligaciones financieras corto plazo (+) Aumento de obligaciones financieras a largo plazo (+) Aumento aportes sociales (-) Dism amort obligaciones financieras corto y largo plazo (-) Disminución de dividendos (=) F. los estados financieros de períodos intermedios.P xxxx 15.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL Según el decreto 2649 de 1993 en su artículo 24. el estado de inventario. son estados financieros de propósito especial: el balance inicial.(+) Venta de activos fijos (precio de venta) (-) Compra de activos fijos (=) F. 15. 101 .E en actividades de inversión F. los estados de liquidación. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.C.2. Entre otros. los estados de costos. Son estados financieros de propósito especial aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable.1 Estado del costo.E en actividades de financiación VARIACIÓN EFECTIVO (+) SALDO INICIAL EFECTIVO (=) SALDO FINAL EFECTIVO XXX XXX XXX XXX (XXX) (XXX) XXXX XXXX XXXX __________________________________ Representante Legal C. ____________________ Contador T. los estados financieros extraordinarios. los estados financieros que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el detalle determinado por estas y los estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

1 Elementos de un producto: los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos.2 Relación con la producción: esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control. Mano de obra: es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. Directos: son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado. Costos indirectos de fabricación (CIF): son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo. Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. se debe tener en cuenta lo siguiente: 15. 15. la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.2.1. esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.1. Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. Costos primos= MD + MOD 102 . Las dos categorías. Indirectos: son los que están involucrados en la elaboración de un producto.Para determinar el costo en que incurre una empresa para fabricar un producto. con base en su relación con la producción son: Costos primos: son todos los materiales directos y la mano de obra directa de la producción. estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Materiales: son los principales recursos que se usan en la producción.2. pero tienen una relevancia relativa frente a los directos.

Costos de conversión= MOD + CIF 15. Comentario: de la relación entre el costo y el volumen de producción se puede decir que: • Los costos variables cambian en proporción al volumen. 103 .1. estos se clasifican en: Costos variables: son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen.Costos de conversión: son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados.2. • Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el volumen. este se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto. siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del producto. • Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y vice versa. Costos fijos: son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante mientras que el costo fijo unitario varía con la producción. o sea la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Escalonados: la parte de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen. Costos mixtos: estos tienen la característica de ser fijos y variables. en tanto que el costo unitario permanece constante. • Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen.3 Relación con el volumen: los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción. existen dos tipos: Semivariables: la parte fija del costo semivariable representa un cargo mínimo.

NIT: 900.271.LAYMO S.A. repuestos y accesorios Mantenimiento maquinaria Depreciación maquinaria Amortizaciones Elementos de aseo y cafetería Costo de producción del periodo (+) Inventario inicial de producto en proceso Costo total de producción en proceso (-) Inventario final de producción en proceso Costo de producto terminado (+) Inventario inicial de producto terminado Costo del producto disponible para la venta (-) Inventario final de producto terminado Costo de ventas XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 1+2+3 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX (1) XXXX XXXX (XXXX) XXXX XXXX (XXXX) XXXX (2) XXXX XXXX (3) 104 .685-1 ESTADO DEL COSTO De enero 01 a diciembre 31 de 201__ Materias primas usadas Inventario inicial MP (+) Compras MP (-) Devoluciones en compra MP Compras netas MP Materia prima disponible para el uso (-) Inventario final MP Mano de obra directa Nomina producción Costos indirectos de fabricación (CIF) Impuesto predial planta Arrendamiento planta Seguros maquinaria Servicios públicos planta Fletes de poco valor Materiales.S.

Así. las Razones de Liquidez permiten adelantar un análisis a la capacidad que posee una entidad de cumplir con sus deudas. Se comparan diversos periodos dentro de la misma empresa. Las dos principales medidas de liquidez son: • Capital de Trabajo. tomados del Balance General de una empresa a una fecha determinada. principalmente en el corto plazo. Estas inversiones.FASE V 16. acreedores y demás terceros interesados en el ente. hacer efectivo un CDT. o simplemente retirar dinero de una cuenta bancaria. así como para contribuir a la acertada toma de decisiones por parte de los administradores. que tan fácil se podría vender un terreno. esto con el fin de Evaluar la situación del negocio así como sus tendencias. un edificio. 105 . vender bonos. la liquidez de estos Activos depende del tiempo que requieren para efectivamente convertirse en dinero y de su valor en el mercado. ANÁLISIS FINANCIERO El análisis financiero es el estudio efectuado a los estados contables de un ente económico con el propósito de evaluar el desempeño financiero y operacional del mismo. En el cálculo de estos indicadores. o también.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ Es la facilidad con la cual una inversión puede convertirse en dinero. se emplean básicamente el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. representan la relación entre dos cuentas o rubros de los estados contables con el objeto de conocer aspectos tales como la liquidez. solvencia. rentabilidad y endeudamiento del ente evaluado. rotación. • Razón Corriente. Principales indicadores financieros utilizados: 16. La forma más común de análisis financieros son los indicadores o razones financieras. Es decir. es decir un año o menos. pertenecen a los Activos de la empresa. y se acudirá a ellas para el pago de compromisos y deudas.

Capital de Trabajo: representa el margen de seguridad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Mide o evalúa la liquidez necesaria para que el ente continúe funcionando fluidamente. Formula: activo corriente – pasivo corriente Razón Corriente: indica cual es la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a corto plazo. Por cada $ de deuda corriente, cuanto se tiene de respaldo en activo corriente. Entre más alto sea, menor riesgo existe que resulte impagadas las deudas a corto plazo. Formula: activo corriente/pasivo corriente. 16.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO El endeudamiento es la utilización de recursos de terceros para financiar una actividad y aumentar la capacidad operativa de una empresa. Las razones de endeudamiento permiten analizar el hecho de que las empresas no necesitan financiar la totalidad de su actividad con recursos propios, sino que se pueden apalancar en otros recursos externos. Así, estos Indicadores reflejan el peso o intensidad de la utilización de recursos ajenos en una empresa, indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para generar utilidades, y son de gran importancia pues esas deudas comprometen a la empresa en el transcurso del tiempo. Razón de Endeudamiento: establece qué proporción del valor de los bienes de la empresa ha sido financiada con recursos externos, es decir, mediante préstamos o compras a crédito. De la misma manera, permite identificar el riesgo asumido por los acreedores de la empresa, el riesgo de los propietarios del ente económico, y, la conveniencia o inconveniencia del nivel de endeudamiento presentado. Formula: Pasivo Total/Activo Total Concentración de Endeudamiento a corto plazo: permite analizar qué porcentaje de la deuda está a Corto Plazo, es decir, en relación al total de las
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obligaciones de la empresa, qué tanto debe cancelar en el plazo máximo de un año. Formula: Pasivo Corriente/Pasivo Total. Concentración de Endeudamiento a Largo Plazo: permite analizar qué porcentaje de la deuda de la empresa está a Largo Plazo, esto en relación al total de las obligaciones de la empresa. Porcentaje de la deuda por pagar a más de año. Formula: Pasivo Largo Plazo/Pasivo Total ó 100 – Concentración C. P. Razón de Autonomía: Muestra la participación de los propietarios en la financiación de los activos, es decir, indica cuánto le pertenece a los dueños de cada peso invertido en la empresa. Esta razón es el complemento de la Razón de Endeudamiento. Formula: Patrimonio/Activo Total. 16.3 INDICADORES DE APALANCAMIENTO Es una herramienta administrar la empresa, se emplea como una estrategia asociada con la forma de financiarse y de gastar. El apalancamiento surge por la necesidad de incurrir en el cubrimiento de las cargas fijas, operativas y financieras para realizar la gestión empresarial. Apalancamiento Financiero: el financiamiento proveniente de accionistas es más caro en el largo plazo que el proveniente de deuda a largo plazo, esto, debido a que las expectativas de rendimientos o dividendos de los accionistas son mayores que las de la persona que pone dinero en préstamo o deuda. Un accionista es el último que cobra si de cobrar se trata, por lo que este capital es de riesgo, en cambio, el riesgo de la entidad que presta dinero es menor, por lo tanto financiarse a largo plazo con deuda es más barato que financiarse con capital común de accionistas, por otro lado del interés que paga la empresa al Acreedor (quien otorgo el préstamo) deduce una parte de impuestos. Así, el apalancamiento financiero ocurre cuando una empresa recurre a deuda preferentemente que a capital común de accionistas para financiar su empresa. Es decir: los intereses por préstamos actúan como una palanca, contra la cual las utilidades de operación

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trabajan para generar cambios significativos en las utilidades netas de una empresa. Formula: Utilidad Operativa / Utilidad antes de Impuestos Apalancamiento Total: margen de Contribución = Ingresos - (Costos Variables + Gastos Variables). Si no se cuenta con los datos de costos y gastos variables se aplica la fórmula: Margen de Contribución = Ingresos - Costo de Ventas. El Apalancamiento Total es el producto del Apalancamiento Operativo y Financiero, dando como resultado potencializar las utilidades por acción a partir de aumentar los ingresos. Entre mayor sea el Apalancamiento Operativo y Financiero de la empresa, mayor será el nivel de riesgo que esta maneje, pues corre el peligro de no estar en condiciones o capacidad de cubrir el producto del riesgo de operación y riesgo financiero. El Apalancamiento Total utiliza todo el Estado de Resultados y muestra el impacto que tienen las ventas o el volumen sobre la partida final de Utilidades por Acción. 16.4 INDICADORES DE ACTIVIDAD O ROTACIÓN Sirve para medir la eficiencia que tiene la empresa en la utilización de sus recursos. Es una medición que involucra cuentas estáticas del Balance General con cuentas dinámicas del Estado de Resultados. Es el cálculo de la rotación de activos, rotación de cartera, de inventarios, de proveedores. Su cálculo refleja el número de veces que estas cuentas circulan en el año ó los días que deben transcurrir para hacer efectivo el retorno de dicha cuenta. Ejemplo: si la rotación de cartera es igual a cuatro, quiere decir que la cartera se está recuperando cuatro veces al año, lo cual equivale a 90 días (360/4). El ideal es tener cada vez más alta rotación en número de veces ó menos días para que rote el activo. Si esto se cumple se podrá reflejar en la rentabilidad del negocio y del patrimonio. Rotación de Cartera: esta razón puede ser útil en el esfuerzo por determinar la calidad en términos de liquidez de las cuentas por cobrar por periodo.

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de lo contrario las compras totales. La rotación de las C X C. y las C X P. refleja la capacidad de negociación de la empresa tanto con sus clientes como con sus proveedores. minimiza el riesgo de obsolescencia y costo de mantenimiento o almacenamiento de esos inventarios. acompañada de una baja Rotación de C X P. pero por otro lado. ya sea por incapacidad de pago ó por el aumento en los plazos. * debe colocarse las ventas a crédito ó totales cuando no discriminen dichas ventas. no obstante una rotación significativamente alta puede. Una rotación alta significa que la empresa mantiene un margen relativamente pequeño de stock de inventario. Formula: Ventas*/C X C clientes. Formula: Costo de la Mercancía / Inventario Rotación de las Cuentas por Pagar: establece la calidad de tales pasivos en términos de liquidez y el número de veces o su equivalencia en días en que la empresa se financia mediante sus proveedores. Rotación de Inventarios: la rotación de inventario es la razón financiera que registra el número de veces que el inventario esta rotando por periodo (360 días). dependiendo del sector y de las condiciones de la competencia estar indicando una política crediticia demasiado restrictiva con los inconvenientes que esto conllevaría desde el punto de vista del crecimiento. con el fin de beneficiar el flujo de caja de la empresa. Nota: todos los indicadores de actividad dan en # de veces. *las compras deben ser las de crédito.Una rotación mayor. además permite expresar el inventario promedio en término de días de venta que él representa. Formula: compras* / C X P. 109 . Es claro que a medida que la rotación disminuya. lo que puede aumentar el riesgo de suministro. En una situación ideal debe manejarse una alta rotación de las C X C. significa que la empresa se ha extendido en el pago a sus proveedores. significa una mayor liquidez de cartera. Para hallar el número de días se debe realizar la siguiente fórmula: 360/# de veces.

mediante el control de costos y gastos. Las razones de rentabilidad miden la efectividad de la gerencia para generar utilidades contables sobre las ventas y la inversión. Las razones de rentabilidad son de dos tipos: aquellas que muestran la rentabilidad con relación a las ventas y aquéllas que muestran la rentabilidad en relación con la inversión. mayor eficiencia o ineficiencia productiva. Cambios en este índice pueden indicar variación en los precios. y. estos indicadores comparan las ganancias de un período con determinadas partidas del Balance General y del Estado de Resultados. Los principales indicadores de rentabilidad son: • Margen Bruto. se demostrará que la gestión de ventas ha sido más eficaz. Mientras mayor sea el resultado de este indicador. del correcto uso de los recursos de la empresa. • Margen Operacional. El resultado muestra el porcentaje de utilidad por cada cien pesos ($100) en ingresos obtenidos por la compañía en un periodo determinado.16. 110 . Mientras mayores sean los resultados. Margen Bruto: indica cuánto beneficio se obtiene en relación a los Ingresos. • Rendimiento del Patrimonio. mayor será la prosperidad para la misma empresa. La ganancia por unidad invertida por los socios marca cuántos pesos se ganan por cada peso invertido. • Rendimiento del Activo. señalan la eficiencia de operación de la empresa y ayudan a medir la eficacia en la obtención del objetivo básico financiero (aumentar el valor de la compañía). • Margen Neto sobre Ventas. estrictamente es la relación que existe entre el rendimiento generado por una inversión y el método de la misma. Así.5 INDICADORES DE RENTABILIDAD La rentabilidad es el incremento porcentual de riqueza e implica la ganancia que es capaz de brindar una inversión. En conjunto.

111 . en sí mismo. Formula: Utilidad neta / ventas Rendimiento del Activo: esta razón denominada en Inglés Return on Investment (ROI). Porcentualmente indica que tanto por ciento de las ventas quedo en utilidades netas para los socios. pero si durante el mismo período ha declinado el margen de utilidad neta. igualmente muestra si el negocio es o no lucrativo. por cada peso de venta neta. Por tanto. los impuestos y generar utilidades para los socios. para cubrir los impuestos y generar utilidades para los socios. los gastos no operacionales. Formula: utilidad bruta / ventas Margen Operacional: esta razón permite medir los resultados de la empresa teniendo en cuenta los costos y gastos relacionados con la actividad productiva. compara los resultados obtenidos contra el valor de los Activos de la empresa. se conoce que el costo de producir los bienes con relación a las ventas ha aumentado. A su vez. Por otra parte.El objeto que se tiene al aplicar esta razón es conocer el rendimiento antes de los Gastos de operación. también puede expresar cuanto queda de cada peso vendido. esto puede deberse a problemas de precios de costo. indica cuanto queda de cada peso vendido. Si el margen de utilidad bruta no ha cambiado fundamentalmente durante un período de varios años. si el margen de utilidad bruta disminuye. Formula: utilidad operacional / ventas Margen Neto: el resultado de esta razón indica cuánto queda de cada peso vendido. sé esta en posibilidad de obtener un importante conocimiento interno de las operaciones de la empresa. para cubrir los gastos no operacionales. El resultado indica la utilidad operacional por cada cien pesos ($100) de ingresos. se analizaran estos factores en forma más específica para determinar la causa del problema. Al considerar el Margen Bruto y el Margen Neto en forma conjunta. para cubrir los gastos operacionales. los impuestos y generar utilidades para los socios. conocemos que la causa es ó gastos más altos con relación a las ventas o una tasa de impuestos más alta. independientemente de la forma como ha sido financiado. es decir.

pues sus resultados reflejarán en cuánto el Activo de la entidad ha sido productivo. radica en que no todos los recursos invertidos en el negocio son de los dueños ó accionistas.6 INDICADORES DE VALOR Ebitda: determina las ganancias o utilidades obtenidas por la empresa o proyecto. El resultado obtenido representa el porcentaje de Utilidad Neta que se genera por cada $100 invertidos en Activos. Porcentualmente dice: cuánta fue la cantidad de utilidad producida por cada cien pesos que se tenían invertidos en el patrimonio. En otras palabras. es una aproximación del flujo de caja.Indica cuánto genera en utilidades para los socios cada peso invertido en la empresa. la tasa de rendimiento que obtienen los propietarios de la empresa. Formula: Ebitda/Ventas. los impuestos y demás gastos contables que no implican salida de dinero en efectivo. el ebitda dice: hasta qué punto el proyecto es rentable y en adelante dependerá de la gestión de las directivas para que el proyecto sea viable o no. Formula: Utilidad operativa+Depreciación+Amortización +Provisiones. 112 . reponer activos fijos. Formula: utilidad neta / patrimonio. Margen ebitda: el margen ebitda refleja lo que cada $ de ingresos se convierte en caja bruto para: pagar impuestos. 16. Formula: utilidad neta / activo total Rendimiento del Patrimonio: señala. mejor será para la empresa. La diferencia entre rentabilidad del patrimonio y del activo. distribuir dividendos y efectuar inversiones estratégicas. atender servicio a la deuda. como las depreciaciones y amortizaciones. Cuanto mayor sea su valor. sin tener en cuenta los gastos financieros. reponer ktno. respecto de su inversión representada en el patrimonio registrado contablemente.

el costo de las diferentes fuentes de recursos que se utilizan para financiar la operación. En las fuentes de financiación de una empresa se pueden encontrar 3 costos de capital: El costo de la deuda que es un costo del capital aportado por los acreedores. La utilidad neta es un beneficio para los accionistas y como tal. el Ktno es= Kto-cxp donde le kto es= inv+cxc. Formula: Ktno/ventas. Costo de Capital.Productividad del capital de trabajo (PKT): determina la eficiencia con la que se aprovecha los recursos corrientes de la empresa y nos indica los centavos que deben mantenerse en capital de trabajo por cada $ vendido o a vender. accionistas o socios y costo promedio ponderado del capital que reúne los dos anteriores teniendo en cuenta su participación relativa dentro de la estructura de capital de la empresa o proyecto. Es un porcentaje que resume. La rentabilidad del patrimonio muestra que tanto está obteniendo el propietario por cada peso invertido. Costo promedio ponderado de capital (WACC): es el costo promedio de las fuentes de financiación que una empresa o proyecto utiliza. El costo del patrimonio que es el costo del capital aportado por los inversionistas. El ktno representa el capital de trabajo neto operativo. en número. Rentabilidad de los activos netos (RAN): es una medida del desempeño financiero que relaciona la utilidad operativa con los activos requeridos para producir u operar (Activo Operativo Neto) Formula: Utilidad operativa después de impuestos (Uodi)/Activo operativo neto. 113 . Uodi/(Activos Fijos+Capital de trabajo neto) Rentabilidad del patrimonio (ROE): mide la rentabilidad que está obteniendo la empresa y/o inversionistas por cada $ invertido de recursos propios. es comparable con el patrimonio que ha sido invertido (por los accionistas) en el negocio. Para reconocer que unas fuentes son más representativas que otras. se trata de un promedio ponderado. que financian en mayor medida la operación. Formula: Utilidad Neta/Valor contable del patrimonio.

ANO O CEC: es el valor de la deuda y el patrimonio.WACC) X ANO • EVA= (UODI – WACC) X ANO RAN= Rentabilidad del activo neto WACC= Costo de capital ponderado ANO= Rentabilidad de los activos netos de operación UODI= Utilidad operacional después de impuestos UODI= Utilidad operación (1 – tasa impuesto de renta) 114 . es la utilidad que la empresa produce después de considerar todos los costos financieros.Formula: (Costo del pasivo financiero x (1-%impuesto)) x % participación del pasivo financiero + (costo del patrimonio x % participación del patrimonio). Formula: Uodi/(patrimonio + Deuda). Rendimiento sobre el capital empleado (ROCE): este indicador mide la rentabilidad de la capitalización por lo que tiene una gran relación con el valor económico añadido (EVA) que más adelante se explicara. pero. así: Formula: • EVA= (RAN . si el EVA es positivo hay incremento de valor. Formula: Pasivo+Patrimonio. Valor económico agregado (EVA): es el incremento o destrucción de valor de una empresa. Para su cálculo se debe tomar la diferencia entre la utilidad operativa después de impuestos que la empresa genera y la mínima que debería generar. si es negativo hay destrucción de valor.

y están integrados a los procesos los cuales se clasifican como: Ambiente de control: consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos. • Se asigna responsabilidad y autoridad. que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. a su vez para la realización de los propios objetivos de control.1 OBJETIVOS • • • • Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. El ambiente de control es la base de los demás componentes de control que proveen disciplina y estructura e inciden en la manera como: • Se estructuran las actividades del negocio. Promover la adhesión de las políticas establecidas. extralimitación de las funciones y siendo eficientes y eficaces en todos los procesos. con el control interno podemos darle más confianza y credibilidad a la estructura contable y financiera de la compañía.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. 17. que se derivan de la forma como la administración maneje el ente. 17. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los demás componentes e indispensables. fraudes. disminuyendo errores. CONTROL INTERNO El control interno es un proceso de suma importancia para la compañía. esto da un grado de confiabilidad más elevado sobre todos los transacciones. 115 . Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. sanciones.17.

administrativas u operacionales. incrementar y mantener su solidez financiera y mantener su crecimiento. Toda empresa enfrenta una variedad de riesgos que provienen tanto de fuentes externas como internas los cuales deben ser evaluados por la gerencia.• • • Se organiza y desarrolla la gente. mantener ventaja ante la competencia. la autorización. la supervisión y entrenamiento adecuados. Actividades de control: son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. 116 . Se comparten y comunican los valores y creencias. • Objetivos De La Información Financiera: se refieren a la obtención de información financiera confiable. la segregación de funciones. Las actividades de control tienen distintas características. preventivas o detectivas. Pueden ser manuales o computarizadas. construir y conservar su imagen. • Objetivos De Operación: son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización. los objetivos tienen unas categorías y son las siguientes: • Objetivos De Cumplimiento: están dirigidos a la adherencia de las leyes y reglamentos así como también a las políticas adoptadas por la administración. La gerencia establece unos objetivos generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten o afecten su capacidad para: salvaguardar sus bienes o recursos. la inspección. la verificación de la conciliación. La fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Un ejemplo de estas actividades son: la aprobación. El personal toma conciencia de la importancia del control. la salvaguarda de los recursos. generales o especificas. Evaluación de riesgos: es la identificación de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. la revisión de indicadores de rendimiento.

provocando con ello que los controles pierdan su eficacia.A. pero hay quienes piensan que la información de los estados financieros pudiera ser suficiente para tomar decisiones acerca de una entidad. la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. Claro está que para ello se tomaran en consideración los objetivos. Los sistemas de información son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. Como resultado de todo lo anterior. es necesario adoptar medidas de control interno en todas las áreas que integran la organización que ayuden a un continuo mejoramiento de los procesos y funciones de cada una de las partes que componen la estructura de la empresa finalmente se ven resumidas en una entrega oportuna y confiable de información la cual será una herramienta clave para la toma de decisiones en todas las áreas de la organización. riesgos y las limitaciones inherentes al control. de manera amplia. Esto puede parecer evidente. • Controles De Aplicación: están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento. es necesario disponer de información adecuada y oportuna. se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información. La información contable no tiene fronteras ni se puede usar para todo. integridad y confiabilidad mediante la autorización y validación correspondiente.Sistemas de información y comunicación: los sistemas de información están esparcidos en toda la organización. sin embargo. uso y aplicación de los recursos. ni se puede esperar todo de ella. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que reciben o entregan información. • Información y comunicación: para poder controlar y tomar decisiones correctas respecto a la obtención. 117 . Supervisión y monitoreo: en general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. las condiciones evolucionan debido tanto a factores internos como externos. Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su contribución es incuestionable. Teniendo en cuenta la anterior introducción de control interno. objetivos y partes que lo integran. en LAYMO S.S.

1 Bodega.A.3.2 Ambiente de control: en la empresa hay un salón que es en la que se ingresa toda los materiales necesarios para la elaboración de los cerramientos y las jaulas. que se hacen más difíciles de detectar debido a que no se hacen en forma periódica y es notoria la gran deficiencia hallada en este aspecto.3 Evaluación de riesgos: la falta de controles y restricciones en la bodega lleva a malos manejos del inventario sin tener vigilancia adecuada del por qué de las diferencias que se presentan al final del período contable. la persona que la recibe en el momento está pendiente de las cantidades firma la remisión al proveedor y entrega al administrador. A continuación se hace un corto análisis y unos formatos propuestos a la organización.3. 118 . En LAYMO S. Todos los empleados y directivos de la organización tienen acceso a la bodega sin restricción alguna. 17.3. es necesario implementar formatos y controles en cada una de las áreas para que el trabajo en cada una de ellas apunte hacia un mismo lugar: mayor eficiencia lo que finalmente se verá reflejado en una mayor productividad y un producto que satisface las necesidades y requerimientos de los clientes. 17. luego se pasan a una bodega por uno de los empleado. cuentas por cobrar. lo que puede ocasionar descuadres en el inventario y mala ubicación de cada uno de los elementos que se necesitan. inventarios. 17. 17. para realizar la compra de mercancías debe existir previamente un pedido de un cliente.1.1 Objetivo: garantizar el eficiente manejo del inventario.1. ventas.3 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO 17.Se establecerán y diseñaran cuestionarios y formatos de control interno a las siguientes áreas: bodega.1.3. Al ingresar los materiales. compras. el resguardo y la rotación adecuada del mismo de tal forma de evitar pérdidas del producto y malos manejos. tesorería.S. cuentas por pagar.

sin que haya lugar a que exista alguna entrada sin documento de respaldo.17. comunicación y supervisión: Tener presente la adecuada ubicación del producto en la bodega de forma que pueda encontrarse fácilmente en el momento que se requiera.6. 17.5 Información.3. la estabilidad. Formatos recomendados: ANEXO N°9 (Cuestionario de conocimiento de la bodega) ANEXO N°10 (Control remisiones de ingreso a bodega) ANEXO N°11 (Orden de compra) 17. Fortalecer el equipo de trabajo que fomente el mejoramiento.3.3.3.3. no tiene un sistema de control de inventarios establecido que permita inspeccionar las existencias y disminuir el riesgo de perdidas y de faltantes injustificados. 17. Sin embargo el inventario físico se hace mensual y no se refleja en los estados financieros ni se tiene un método de inventarios determinado que permita su valorización y determinación del costo mensual.4 Actividades de control: tener presente la elaboración de las órdenes de compra en el momento en que se hace el pedido al proveedor para que cuando llegue verificar que no se esté comprando mercancía demás.3. organizar planes de trabajo con el operario que se autorice para entregar a la bodega de tal forma que se disminuyan las diferencias en inventario y que puedan establecerse además en forma constante y organizada.2 Inventario.1 Objetivo: determinar si las relaciones de inventarios están compiladas. Informarse de los pedidos pendientes que permitan hacer labores de verificación.1.1. la valoración y seguridad de esta área. 17.2 Ambiente de control: aunque el producto que conforma el inventario de la empresa es de aparente fácil verificación. 119 . resumidas. sumadas y Calculadas con exactitud y si los totales reflejan apropiadamente las cuentas que Reflejan los Estados Financieros.2.1.2. 17. La exigencia de factura en todos los ingresos de inventario y entregar a la auxiliar contable de tal forma que quede registro de esto y pueda verificarse todas las facturas de compra de materiales con el inventario.

es decir la salida de materiales que se dañen o que por alguna circunstancia se regala.3 Evaluación de riesgos: las perdidas injustificadas de inventarios no se hacen notorias hasta el cierre del ejercicio anual. 17.5 Información. 17.2.3. el inventario solo se mueve contablemente en el último mes del año. además de que no se hace el seguimiento adecuado a estas diferencias y que por la demora e ineficiencia no hay quien se responsabilice y asuma el adeudo de las perdidas. Coordinar la realización del conteo físico del inventario de tal forma que el área contable se haga participe en esta actividad.3. 17.3.4 Actividades de control: asentar en planillas de registro de inventario las salidas que no se hagan por medio de las ventas.3. lo que dificulta la detección temprana de riesgos.2. Definir el sistema de inventario a utilizar sea periódico o permanente. Realizar conteo físico diario del producto de acuerdo a la factibilidad que este muestra y establecer las diferencias en forma inmediata.6 Formatos recomendados: ANEXO N° 12(Cuestionario de conocimiento del área de inventario) ANEXO N° 13(Control de salidas de inventario) ANEXO N° 14(Conteo físico) ANEXO N° 15(Cuadre de inventario diario) ANEXO N° 16(Acta baja de inventario) 120 . 17. y las demás novedades que puedan presentarse. ya que hay una mezcla de ambos.2. no de compras como debería. Elaborar actas de baja de inventario autorizadas previamente por el gerente.La cuenta contable que se utiliza es la 61352201 cuenta de costo.2. comunicación y supervisión: fomentar la comunicación de tal forma que el operario de bodega este pendiente de los pedidos que efectué el Administrador y así agilizar la gestión de adquisición del producto para la venta.

17.3.3. 17. 121 .3 Evaluación de riesgos: contabilizar las compras en el período contable correspondiente.3 Compras. que se presenten todos los adeudos a cargo de la empresa de las obligaciones contraídas y en las compras.3.4 Actividades de control: Elaborar informe de entrega de facturas de compra al departamento de contabilidad. de tal forma que el inventario se encuentre actualizado y no quede ninguna compra sin causar. 17. se colocan en un salón donde luego son trasladadas a una bodega. es decir.2 Ambiente de control: actualmente en la empresa hay dos personas encargadas de realizar las compras. que son el gerente y el administrador.1 Objetivo: determinación de su autenticidad. Cuando las compras ingresan a la bodega de la empresa no se le hace una entrada inmediata al inventario.3.3. el único documento soporte que se tiene de las compras que han ingresado son las facturas las cuales se registran a fin de mes lo que ocasiona que las cuentas pagar no estén actualizadas ya que todo no se hace en el momento de llegada de la mercancía. Verificar el efectivo y correcto recaudo de la retención en la fuente de cada compra sin incurrir en errores significativos para la empresa. donde el auxiliar contable firme ratificando los documentos que tiene en su poder. Verificar que las compras de carguen en la respectiva cuenta contable y en el balance coincidan con el valor de las cuentas mensuales. que se muestran en el Balance General. con la cual se autoriza para recibir la factura del proveedor y posterior el registro en el sistema.3.3.3. 17. Ejercer un adecuado control en la remisiones que se entregan al operario del ingreso de los materiales bodega.17.3. las compras se hacen frecuentemente ya que el producto se elabora con previo pedido del cliente. Recibir los productos que efectivamente se hallan pedido.

Cuando se efectúan los pagos. En cuanto a las facturas de gastos y servicios. Mejorar el equipo de trabajo para fortalecer la eficiencia y oportuna realización de las labores en esta área. comunicación y supervisión: mantener actualizada la información de los proveedores y realizar los pagos al día de tal forma que se puedan aprovechar los beneficios otorgados. 17.5 Información.3. La compra de estos materiales se realiza a proveedores del municipio de Medellín.4. aplicándose en varios casos una tarifa incorrecta. y tanto el flete como el descargue de la los materiales es por cuenta del comprador. para la fabricación de cerramientos y jaulas para mascotas que es el producto ofrecido. entrega una copia a contabilidad para su registro.3.3.3. las recepcioná. o sea de la empresa. esta compras por lo general son de contado. se hace el comprobante de egreso y se le adiciona el soporte del respectivo pago. con el fin de destacar la segregación de funciones como herramienta de la gestión administrativa. 17. 17.4 Cuentas por pagar.4.3.4. inmediatamente se efectúa la retención en la fuente correspondiente. verifica que si sean facturas de la empresa.2 Ambiente de control: el administrador recibe la factura y programa el pago.3 Evaluación de riesgos: en el manejo u pago del flete pueden generarse errores pues es necesario controlarlos de tal forma que no se hagan pagos adicionales como ha ocurrido en eventos anteriores.17.3. Las compras que realiza la empresa son de alambre. tubos en aluminio y materiales para soldadura. y las envía a contabilidad para su respectiva causación. 122 .3.3.6 Formatos recomendados: ANEXO N°17(Cuestionario de conocimiento del área de compras) ANEXO N°18 (Entrega de facturas compras-contabilidad) 17. Antioquia.1 Objetivo: realizar un eficiente manejo de las cuentas por pagar y establecer un medio de beneficio por medio de estas. 17.

17.Tener en cuenta la retención correspondiente acorde a la factura que se va a pagar y evitar así hacer pagos de más o de menos.1 Objetivo: dar una seguridad razonable en las ventas mensuales y acumuladas del período contable garantizando la efectiva contabilización en el 123 . 17.3.3.3. 17. Actualizar periódicamente la base de datos de los proveedores de tal forma que se pueda comprobar que no se realicen pagos a proveedores ficticios. Verificar que en la programación de pagos se anexe la correspondiente factura a cancelar. de tal forma que se pueda acceder a los descuentos otorgados por los proveedores y evitar el pago de intereses moratorios. Verificar que la cuenta por pagar se registre en la cuenta de pasivos 22050505 proveedores de nacionales en donde se registra la compra de los materiales e insumos necesarios para la fabricación de los cerramientos y jaulas para mascotas.4. tanto en el momento en que el gerente autoriza el pago así como en el momento en que el tesorero realiza el pago.5 Información. comunicación y supervisión: establecer buenas relaciones comerciales con los proveedores de tal forma que pueda ejecutarse una comunicación armoniosa que beneficie a la empresa permitiendo realizar circulación de información que permita corroborar los saldos.4.3.4.6 Formatos recomendados: ANEXO N°19(Cuestionario de conocimiento del área de cuentas por pagar) ANEXO N°20 (Control cuentas por pagar) ANEXO N°21 (Ficha control de proveedores) 17. 17.4 Actividades de control: conciliar periódicamente con los proveedores el estado de cuenta actual correspondiente.5. que los gastos e insumos se registren en la cuenta 2335 de otros costos y gastos por pagar. Realizar una eficiente programación de pagos.5 Ventas.3.

3. • Manejar a diario una remisión de bodega que permita verificar lo que se va a facturar.3.5. 17. la factura se verifica con el pedido del cliente de forma que se verifica que lo que se despacha sea lo que el cliente está pidiendo y sea lo que efectivamente se está facturando.3 Evaluación de riesgos: perdidas en inventarios por falta de controles al momento de elaborar la factura de venta. 17.5.2 Ambiente de control: las ventas se contabilizan en la cuenta 412095 de ingresos y en la cuenta 130505. 17. evitando los riesgos en que se puede incurrir como pérdidas de inventario.estado de pérdidas y ganancias y el registro de salida de inventario empresa.5. las cuentas por cobrar y el efectivo recibido en tesorería derivado de las ventas de contado.3.5.5. Facturación errónea e incorrecta.3.6 Formatos recomendados: ANEXO N°22 (Cuestionario de conocimiento del área facturación) 124 . de tal forma que la comunicación y supervisión de este proceso se haga continuamente.5 Información. • Facturar los productos que efectivamente se despachen y antes de que salgan de la bodega.3. • Verificar constantemente el cupo del cliente de tal forma que no se exceda. comunicación y supervisión: concientizar a la persona que factura de la importancia que tiene el proceso de facturación ya que de allí dependen también los inventarios de la empresa. Efectuar despachos sin ser facturados 17.4 Actividades de control: • Elaborar pedidos por clientes. de la 17.

3.3.2 Ambiente de control: las cuentas por cobrar de la empresa actualmente se contabilizan en la cuenta de activo corriente 1305.6. 17. Verificar que el módulo de cartera no permita eliminar.3.3. con el agravante de que no existe un archivo físico de clientes que permita recaudar los datos de ubicación de estos.6. son manejadas por el administrador lo cual significa que existen muchos riesgos en el manejo de la éstas ya que esta persona tiene a su vez muchas otras responsabilidades lo cual podría generar un poco revisión de los registros que realiza. 17.6. Establecer políticas de recaudo de cartera. que se hacen necesarios debido a que la situación actual no muestra una seguridad en esta área que tiende a permitir fraudes y cartera irrecuperable.3 Evaluación de riesgos: pérdidas de cartera por falta de control en el recaudo y elaboración de recibos de caja.4 Actividades de control: estipular políticas de otorgamiento y aprobación de créditos. así como cartas de aceptación de créditos.6. El recaudo de la cartera morosa se hace ocasionalmente y no hay políticas de otorgamiento de créditos estipuladas que permitan proteger el capital de trabajo de la empresa. 125 . La cartera se concilia esporádicamente por el administrador y cuando se efectúa esté procedimiento no hay quien se responsabilice de las diferencias encontradas.6.3. 17.1 Objetivo: ejercer un eficiente control sobre las cuentas por cobrar que representan parte del capital de trabajo de trabajo de tal forma que reflejen la realidad dando una seguridad razonable en los estados financieros. en su mayoría están representadas por cliente locales mayoristas. comunicación y supervisión: revisar continuamente la cartera y conciliar saldos de cartera con los clientes de tal forma que exista un mayor control de la gerencia sobre las cuentas por cobrar. 17. Aplicar el concepto de segregación de funciones en esta área.5 Información.17. anular o modificar los recibos de caja.3.6 Cuentas por cobrar. 17.

3. No existe un fondo de caja menor estipulado para gastos de menor cuantía sino que todos están dentro de la caja general.7 Tesorería.2 Ambiente de control: el manejo de la caja está en cabeza de la administración.3. el administrador es quien se encarga de realizar los pagos y el recaudo de los recursos financieros de la empresa. 17.3. Al momento de recibir un pago y elaborar el recibo de caja no se da al cliente la copia del recibo de caja. 17.6.7.3.3.7.3 Evaluación de riesgos: se requieren establecer controles y aplicar el concepto de segregación de funciones de tal forma que pueda evitarse los malos manejos de los dineros de la empresa que conllevan a fraudes y a disminución del capital de trabajo y la liquidez de la empresa. La caja se cuadra diariamente y no es verificada por la gerencia o un funcionario competente la veracidad de ésta. también se encarga de la elaboración de los comprobantes de egreso y los recibos de caja. 17. es decir se conforman cuando el responsable de caja informa verbalmente de que la caja cuadró. 126 . La única cuenta que concuerda con los estados financieros es la de los bancos con su respectiva conciliación mientras que a la caja no se le hace el seguimiento adecuado y oportuno para su eficiente funcionamiento.1 Objetivo: garantizar razonablemente los saldos del disponible así como su eficiente manejo para el debido y oportuno resguardo de los dineros de la empresa.6 Formatos recomendados: ANEXO N°23 (Cuestionario de conocimiento de las cuentas por cobrar) ANEXO N°24 (Ficha de clientes) 17.7.Actualizar constantemente los datos de los clientes de tal forma que se haga más eficiente la comunicación con estos. 17.

3. Realizar controles periódicos a las chequeras y transferencias bancarias.6 Formatos recomendados: ANEXO N°25 (Cuestionario de conocimiento del área de tesorería) ANEXO N°26 (Cuadre de caja diario) ANEXO N°27 (Gastos de menor cuantía) 127 .7. 17.7. 17. bancos.3.5 Información.3.17. así como implementar políticas de manejo para el eficiente resguardo de los recursos financieros de la empresa.4 Actividades de control: verificar el cuadre de caja diario de acuerdo al efectivo recontado en caja y los soportes contables entregados por el responsable de la caja. Verificar los movimientos bancarios Realizar el cuadre de caja diario en formatos establecidos por la empresa Aplicar el concepto de segregación de funciones en esta área.7. comunicación y supervisión: estar informado de los movimientos efectuados por el responsable de la caja.

normas que son fundamentales para el funcionamiento de la organización por lo cual se han generado algunas debilidades en el sistema contable que esperamos de fortalezcan con el sistema propuesto.A.S. CONCLUSIONES • Este trabajo reúne muchos de los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestro estudio e investigaciones realizadas. La metodología se baso en el principio de asesoría al empresario. pero si grandes beneficios. sigue cuidadosamente las normas que rigen su actividad productiva de renta desconocen las importancia de otras como las contables. se deja clara la importancia que tiene la contabilidad para la organización en el momento de tomar decisiones. disposición e idoneidad del personal de las empresas es fundamental para poder llevar a cabo un buen trabajo en el área contable. 128 . determinamos que la organización se puede ver afectada económica y organizacionalmente por no tener un sistema contable debidamente estructurado. encontramos diversas falencias en el sistema contable.A. • Después de realizar diferentes estudios en la empresa se encontró que la correcta aplicación de las normas contables pueden dar lugar a importantes mejoras en los procesos que ayudaran a mejorar su productividad sin generar elevados costos.S. debido a esto y en base a todo el trabajo que se desarrollo. • De acuerdo a las investigaciones realizadas en la compañía LAYMO S. logrando sensibilizarlo sobre el área contable y mostrándole las oportunidades que tendría la aplicación del sistema propuesto para el mejoramiento del proceso contable. • La colaboración. tributarias y laborales. • A pesar de que el personal administrativo de LAYMO S.18.

• Tener la papelería y documentos necesarios que soporten los hechos económicos. Como recomendación general para LAYMO S.A. idónea para el ejercicio y control contable.S. • Adquirir un software contable. salidas de efectivo y recaudo de cartera. que maneje con responsabilidad los hechos económicos de la empresa. • Revisar los consecutivos de la documentación para tener el control sobre ellos. • Delegar autorizaciones para que los comprobantes que origen entradas o salidas de dinero sean firmados.A. 129 . • Tener una persona de planta.S. en conjunto con las siguientes recomendaciones: • Conseguir un profesional del área contable que implemente este sistema diseñado para las necesidades que presenta la organización. es que implementen el sistema contable que proponemos. • Realizar controles periódicamente de los inventarios. RECOMENDACIONES LAYMO S. segregar funciones para que haya transparencia y credibilidad en los informes financieros. Debe adoptar las siguientes recomendaciones orientadas al buen desarrollo de los procesos que se verán finalmente reflejados en una mayor eficiencia y productividad en el área contable.19. • Seguir los procedimientos recomendados.

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ANEXOS 132 .

FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE COMPRAS. (PROPUESTO) GERENTE ADMINISTRADOR SECRETARIA MENSAJERO Inicio Autoriza la compra Solicita autorización por escrito para la compra Toma nota del pedido Indica a la secretaria la compra que se debe realizar Elabora la orden de compra Archiva copia Envía original al proveedor Recibe orden de compra original y la lleva al proveedor Fin del proceso 133 .ANEXO N° 1.

FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA.ANEXO N° 2. (PROPUESTO) ADMINISTRADOR GERENTE AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio Revisión de mercancía con documentos Firma y entrega documento Envió de documento para aprobación Recibe y aprueba Entrega factura Recibe factura Codifica y registra Envía para revisión Recibe documentos Recibe documentos revisados Devuelve Archiva Fin 134 .

FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCÍA A PRODUCCIÓN. (PROPUESTO) OPERARIO Inicio ADMINISTRADOR AUXILIAR CONTABLE Realiza solicitud de salida de mercancía Entrega solicitud Recibe solicitud Recibe mercancía Entrega mercancía Firma de recibido en la solicitud Entrega solicitud firmada Recibe solicitud firmada Entrega solicitud firmada Recibe documento Contabiliza Archiva Fin 135 .ANEXO N° 3.

(PROPUESTO) OPERARIO secreta Inicio ADMINISTRADOR AUXILIAR CONTABLE SECRETARIA Elaboración Orden de entrega de mercancía Entrega P.T y orden Recibe mercancía y ordenes de entrega Firma ordenes de entrega Entrega original de la orden de entrega Recibe original de la orden de entrega Entrega copia de la orden de entrega Recibe Orden firma Archiva orden de entrega original Contabiliza Archiva Fin 136 .ANEXO N° 4. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE PRODUCTO TERMINADO.

FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE VENTAS. codifica y registra Devuelve factura revisada.ANEXO N° 5. (PROPUESTO) ADMINISTRADOR SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE CONTADOR Inicio Toma el pedido del cliente Elaboración pedido de venta Recibe original y copia del pedido Entrega de pedidos Elabora factura y anexa orden Recibe original y copia firmada del cliente y entrega a contabilidad Recibe original y copia firmada y envía para revisión Recibe factura firmada y revisa Entrega a contabilidad Recibe. Archiva Archiva para cobro Fin 137 .

FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE RECIBOS DE CAJA O INGRESOS. efectivo o soporte de transferencia Verifica pago con factura Recibe efectivo o cheque Entrega cheque o efectivo para consignar Elabora consignación Recibe consignación con cheque o efectivo Efectúa la consignación Entrega copia de consignación Recibe copia de consignación Entrega consignación Recibe consignación Entrega consignación con cheque o efectivo Elabora R.C Fin 138 . (PROPUESTO) MENSAJERO SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE Inicio CONTADOR Busca factura que va a ser cancelada Recibe cheque.C Archiva Devuelve R.C Recibe R.ANEXO N° 6.C y revisa Recibe R.

ANEXO N° 7. cheque o efectivo Elabora comprobante y cheque o monta transferencia Recibe documentos y paga al proveedor Entrega documentos autorizados Revisar firma y sello de quien recibió el pago Recibe comprobante. (PROPUESTO) AUXILIAR CONTABLE Inicio ADMINISTRADOR SECRETARIA GERENTE CONTADOR Revisa fecha de vencimiento de facturas Envía facturas para aprobación Recibe facturas Aprueba Recibe facturas aprobadas Devuelve documentos Aprueba transferencia. codifica y registra Entrega soportes de pago Envía para revisión Recibe documentos y revisa Recibe documentos Devuelve documentos Archiva Fin 139 . FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES.

(PROPUESTO) GERENTE SECRETARIA AUXILIAR CONTABLE MENSAJERO CONTADOR Inicio Verifica el valor en dinero. FLUJO GRAMA PARA EL PROCESO DE CAJA MENOR. recibos de caja menor y vales provisionales Elabora la solicitud de reembolso Recibe solicitud de reembolso de caja menor y verifica Entrega solicitud para cheque Elabora cheque Recibe cheque Firma Entrega cheque y solicitud de reembolso Recibe cheque y procede a cambiarlo Entrega para firma Recibe cheque y entrega para cobro Devuelve cheque Recibe efectivo y firma de recibido Entrega soporte de recibido y la solicitud de reembolso Recibe soporte de recibido y la solicitud de reembolso Codifica y registra y envía para revisión Archiva Entrega de efectivo y soporte Revisa y devuel ve Fin 140 .ANEXO N° 8.

9 ¿Firma éste el recibo conforme en la factura y orden de compra respectivas? En estos casos. Evaluación del Control Interno DETALLE SI ¿Ingresan a bodega todas las mercancías adquiridas o algunas se trasladan directamente al cliente? ¿Están todas las existencias centralizadas en una 2 sola bodega o existen varias bodegas? ¿En la bodega se permite el acceso solo al 3 personal autorizado? ¿Está claramente fijada la responsabilidad de 4 cada uno de los encargados de bodega por la custodia de las existencias? ¿Se controla el movimiento de existencias mediante el uso de formas pre-impresas y pre 5 numeradas. ¿Exige la administración un 10 informe posterior sobre el uso de los respectivos materiales? ¿Están aseguradas las existencias y vigentes las 11 pólizas correspondientes? ¿Están protegidas las existencias contra el 12 deterioro físico? 1 NO Página 1 de 1 N.ANEXO N° 9. (PROPUESTO) LAYMO S. aprobadas por funcionarios responsables y firmados por quienes los reciben? ¿Verifican los encargados de bodega las 6 cantidades recibidas contra las facturas.S. y en las que se establezca con claridad el destino de los materiales solicitados? Cuándo los materiales se entregan directamente del comercio proveedor al funcionario solicitante. órdenes de compra? ¿A todos los ingresos a bodega se les elabora 7 una nota de entrada? ¿Se efectúan todas las entregas mediante la presentación de requisiciones debidamente 8 firmadas.A. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LA BODEGA.A . OBSERVACIONES CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE BODEGA 141 .

¿Se lleva un adecuado control de las existencias a fin de no tener volúmenes inadecuados que 13 permitan que éstas se vuelvan obsoletas o se deterioren? ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 142 .

ANEXO N° 10. CONTROL REMISIONES DE INGRESO A BODEGA. FORMATOS RECOMENDADOS INGRESO DE MERCANCÍA DE : Responsable: Operario de bodega FECHA PROVEEDOR DESCRIPCIÓN RECIBIDO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Nº FECHA REMISIÓN ENTREGA CANTIDAD TOTAL INGRESOS Firma Administrador Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 143 .S. (PROPUESTO) LAYMO S.A.

(PROPUESTO) LAYMO S.ANEXO N° 11. FORMATOS RECOMENDADOS ORDEN DE COMPRA DE : Responsable: Administrador FECHA PROVEEDOR DESCRIPCIÓN PEDIDO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ CALIDAD FECHA RECIBIDO CANTIDAD TOTAL PEDIDO Administrador Responsable que recibió el pedido ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 144 . ORDEN DE COMPRA.A.S.

Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios físicos ¿Se investigan las diferencias? Los ajustes son autorizados por funcionario competente. obsoletos o de lento movimiento (indicar política para su control y castigos directos o mediante estimaciones. Existen inventarios excesivos. Los desperdicios están bajo control contable que asegure una adecuada contabilización de su disposición. Se siguen consistentemente los métodos de valuación (UEPS. ¿Los registros de inventario permanente son manejados por personas que no tengan intervención ni en la custodia ni en la operación de mercancías? ¿Se dan claras instrucciones para la toma de inventario físico? ¿Existe una cuenta de control en el libro mayor general por cada rubro de inventarios? ¿Se efectúan periódicamente inventarios físicos. (PROPUESTO) LAYMO S.S.) establecidos por la empresa. Etc. En la toma física de inventarios participa personal de contabilidad. Son controladas mediante cuentas de orden. PEPS. tanto en cantidades como en valores? Muestran esos registros cantidades y valores o cantidades solamente. Promedios. por personas ajenas a la custodia de las mercancías y al manejo de los registros de inventarios? ¿Existen políticas establecidas para dar de baja a Evaluación del Control Interno 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 145 .ANEXO N° 12. OBSERVACIONES ¿Se lleva un registro de inventario perpetuo. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE INVENTARIO. dañados.A SI NO . Página 1 de 1 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DETALLE N.A.

los inventarios obsoletos o en mal estado? ¿Aprueba un funcionario responsable el retiro de existencias por anticuadas. inservibles o deterioradas? ¿Se efectúan tomas físicas de inventarios al cierre 17 de cada período? ¿Se comparan con el registro permanente en 18 libros? ¿Se aclaran y se concilian correctamente las 19 diferencias de Inventario? ¿Con quién? ELABORÓ REVISÓ 16 APROBÓ 146 .

A. FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ REGISTRO DE SALIDAS DE INVENTARIO Responsable: Operario de bodega FECHA DESCRIPCIÓN DE LA NOVEDAD CALIDAD CANTIDAD BENEFICIARIO TOTAL SALIDAS Responsable de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 147 .ANEXO N° 13.S. CONTROL DE SALIDAS DE INVENTARIO. (PROPUESTO) LAYMO S.

S.A. CONTEO FÍSICO. (PROPUESTO) LAYMO S. FORMATOS RECOMENDADOS PLANILLA DE CONTEO FÍSICO Responsable: Operario de bodega DESCRIPCIÓN FECHA CALIDAD CERRAMIENTO O JAULA Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL TOTALES Firma Operario de bodega Firma Administrador Firma delegado contabilidad ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 148 .ANEXO N° 14.

A. FORMATOS RECOMENDADOS PLANILLA CUADRE DE INVENTARIO DIARIO Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ Responsable: Operario de bodega SALDO INFORME SALDO CONTEO DIFERENCIA ENTRADAS SALIDAS FECHA INICIAL DE VENTAS FINAL FÍSICO TOTAL ES Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 149 . (PROPUESTO) LAYMO S. CUADRE DE INVENTARIO DIARIO.S.ANEXO N° 15.

S. (PROPUESTO) ACTA DE INVENTARIO Nº____ Fecha___________________________ Ciudad____________________ Hora____________________________ Lugar_____________________ ASISTENTES Gerente general __________________________ Administrador __________________________ Encargado de bodega __________________________ De acuerdo al inventario físico. conciliación e inspección en el área de bodega se presentaron las siguientes diferencias: LAYMO S.A.ANEXO N° 16. FORMATOS RECOMENDADOS REGISTRO PERDIDAS EN INVENTARIO DESCRIPCIÓN CALIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO OOOO VALOR TOTAL Página 1 de 1 Consecutivo Nº ____ MOTIVO RETIRO TOTALES Firma Gerente General Firma Administrador Firma Operario de bodega ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 150 . ACTA BAJA DE INVENTARIO.

(PROPUESTO) LAYMO S. Se estudian y aprovechan todos los 3 descuentos concedidos por los proveedores. Existe alguna persona en el Departamento de Contabilidad que controle la secuencia numérica de los informes de recepción a fin 9 de verificar que todos han sido registrados en forma secuencial y oportunamente. Se cuenta con controles auxiliares y se 4 comparan y concilian dichos estados de cuenta contra los registros contables. OBSERVACIONES 1 ¿La empresa compra mercancías a crédito? Se reciben estados de cuenta de los proveedores.A. 12 Las facturas son verificadas contra las órdenes de compra y con los informes de recepción en cuanto a precios. 151 .A. se solicitan 2 aclaraciones y en su caso se hace los ajustes correspondientes. Las compras se basan en requisiciones.S. Las facturas de los proveedores son 11 registradas inmediatamente después de recibidas. 6 puntos de reorden o máximos y mínimos. Se notifica inmediatamente al Departamento 10 de Contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores. Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS DETALLE SI NO N. están pres numerados y debidamente autorizados. se efectúan cortes de formas periódicamente.ANEXO N° 17. 7 Son aprobados todos los precios de compra. Todas las compras son realizadas por medio 5 de órdenes de compra del cliente. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS. son conciliados. Se preparan informes de recepción de 8 mercancías o productos y están pre numerados. condiciones.

etc. ¿Se le da adecuado seguimiento a las 14 órdenes de compra pendientes de recibirse? 13 ¿Todas las compras son contabilizadas adecuadamente? Las autorizaciones mediante que medio se 16 realizan. ELABORÓ REVISÓ 15 APROBÓ 152 . contabilidad. Se sigue un sistema sobre las entregas parciales.calidad.

ENTREGA DE FACTURAS COMPRAS-CONTABILIDAD.ANEXO Nº 18.A. BRUTO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ FIRMA AUX CONTABLE TOTAL EN PESOS Administrador ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 153 . FRA. FORMATOS RECOMENDADOS ENTREGA DE FACTURAS DE COMPRA A CONTABILIDAD Responsable: Administrador FECHA VALOR PROVEEDOR Nº FRA.S. (PROPUESTO) LAYMO S.

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR.A.A OBSERVACIONES ¿Las funciones del encargado de compras se encuentran separadas del área contable y de tesorería? ¿Las funciones de recibo de mercancía están separadas del área contable y de tesorería? ¿El departamento de recibo de mercancías prepara informes de la mercancía recibida y conserva una copia de dichos informes? ¿Son revisados los fletes por un empleado que conozca las tarifas? ¿Los fletes son revisados y autorizados por la gerencia? ¿Los fletes son autorizados por una persona diferente al encargado de realizar las compras? ¿Hay un procedimiento estipulado que prevenga que se realicen pagos adicionales o erróneos a los clientes? ¿Se preparan regularmente balances de prueba o auxiliar de cuentas por pagar? ¿La persona que realiza los pagos es diferente a la que maneja las cuentas por pagar? ¿Las cuentas por pagar son conciliadas por un funcionario diferente al encargado de manejar las cuentas por pagar y al de realizar los pagos? ¿Tiene la empresa un presupuesto de gastos anuales por concepto de papelería.productos aseo-servicio público y similar? ¿Las facturas de gastos y servicios son revisada y autorizadas por la gerencia de la empresa? ¿La persona que revisa las facturas por pagar es diferente de la persona que las paga? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 154 . (PROPUESTO) LAYMO S. Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR DETALLE SI NO N.ANEXO N° 19.S.

políticas de pago. entre otros? ¿Se exige al proveedor recibo de caja por el pago efectuado? ¿Se informa al proveedor de los pagos realizados? ¿Cuándo el pago se realiza por transferencia 19 se anexa el comprobante del banco al comprobante de egreso? ¿Se trata en lo posible por realizan los pagos 20 al día o se pagan intereses de mora? ELABORÓ REVISÓ 18 APROBÓ 155 . así mismo como cámara de comercio. Rut.14 15 16 17 ¿La persona que prepara las cuentas por pagar es diferente de la persona que las pagas? ¿Se pasan a la gerencia las cuentas por pagar con sus respectivos soportes para la autorización correspondiente del pago? ¿Se tienen actualizados todos los datos de los proveedores.

VALOR FECHA DÍAS FECHA PROVEEDOR DCTOS FRA. FORMATOS RECOMENDADOS Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR Responsable: Auxiliar contable FECHA Nº VALOR RETEN.S.ANEXO N° 20. CONTROL CUENTAS POR PAGAR. FRA. (PROPUESTO) LAYMO S.A. BRUTO FUENTE NETO VENCE VENCIDOS PAGO TOTALES AUXILIAR CONTABLE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 156 .

ANEXO N° 21. FICHA CONTROL DE PROVEEDORES. CONTACTO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ V/R COMPRAS MENSUALES V/R DEUDA ACTUAL CUPO CRÉDITO AUXILIAR CONTABLE ELABORÓ REVISÓ APROB Ó 157 . (PROPUESTO) LAYMO S. RUT CÁMARA CCIO. FORMATOS RECOMENDADOS CONTROL DE PROVEEDORES Responsable: Auxiliar Contable FECHA PROVEEDOR R.A.S. LEGAL.

CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE FACTURACIÓN.A.ANEXO N° 22.S. Evaluación del Control Interno DETALLE SI ¿Las funciones del área de facturación son 1 diferentes a las del área de despachos y tesorería? ¿El área de facturación envía copias de las 2 facturas a cartera y a contabilidad? ¿Se hacen resúmenes de las ventas diarias 3 tanto a contado como a crédito? ¿Cuándo se hace una factura de venta a 4 crédito se solicita autorización previamente? ¿El módulo de facturación de la empresa es 5 controlado directamente desde el área contable? ¿Existen órdenes de despacho debidamente 6 numeradas? ¿Se verifica con las órdenes de despachos 7 las cantidades facturadas? ¿Se revisan las facturas en cuanto a 8 cálculos de cantidades y precios? ¿La persona que elabora las facturas está 9 autorizada para anular y eliminar facturas? ¿Además de la persona que elabora la 10 factura hay una adicional que revisa la factura? ¿Las ventas de contabilizan en la respectiva 11 cuenta de ingresos? ¿Las ventas se contabilizan en el respectivo 12 período contable? ELABORÓ REVISÓ Página 1 de 2 NO N. OBSERVACIONES CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE FACTURACIÓN APROBÓ 158 . (PROPUESTO) LAYMO S.A.

A. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.ANEXO N° 23. (PROPUESTO) LAYMO S. anular o modificar los recibos de caja? ¿El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente del área de facturación y despachos? ¿Existen políticas de cobro de cartera morosa? ¿Un empleado diferente al encargado de las cuentas por cobrar revisa mensualmente el estado de cuenta de cada cliente? ¿Se confirman con el cliente los saldos de la cartera periódicamente? ¿Existe un cupo estipulado para cada cliente? ¿Existe un archivo físico por cliente que permita tener los datos actualizados del mismo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 159 . Evaluación del Control Interno Página 1 de 1 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DETALLE N. OBSERVACIONES ¿Existe en la empresa política de aprobación de créditos? ¿La persona que aprueba los créditos es independiente del área de facturación y de cartera? ¿La aprobación de los créditos se informa por escrito al área de cartera y facturación? ¿Las devoluciones de mercancía son aprobadas por una persona diferente a la que factura y al área de cuentas por cobrar? ¿El módulo de cartera está controlado por el departamento de contabilidad? ¿El sistema administrativo y contable permite eliminar y/o modificar recibos de caja a cualquier usuario? ¿La persona que realiza los recibos de caja está autorizada para eliminar.S.A SI NO .

¿La persona que recauda la cartera es 14 diferente a la que elabora los recibos de caja y custodia la cartera física? ¿Las cuentas por cobrar están debidamente 15 soportadas por factura física firmada por el cliente? ¿Se realiza mensualmente la provisión de 16 cartera? ¿La provisión de cartera está debidamente 17 registrada en la contabilidad? ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 160 .

FORMATOS RECOMENDADOS CONTROL DE CLIENTES Responsable: Auxiliar contable FICHA DE CLIENTES Razón social Nit Dirección Teléfono Dirección electrónica Representante Legal Régimen _________ Referencias Comerciales Referencias bancarias Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Gran contribuyente ____ Autorretenedor ___ Documentos a anexar: Rut ____ Cámara de comercio ____ Extractos bancarios ____ APROBACIÓN DEL CRÉDITO CUPO ASIGNADO PLAZO Estudio de crédito_ Aprobación del crédito ELABORÓ Administrador Gerente general REVISÓ Firma____________ ____ Firma____________ ____ APROBÓ 161 .S. (PROPUESTO) LAYMO S.A.ANEXO N° 24. FICHA DE CLIENTES.

Evaluación del Control Interno Página 1 de 2 CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA DETALLE SI ¿Existen políticas que prohíban emplear a más de dos empleados con algún grado de afinidad o parentesco? ¿La persona encargada de la caja general está vinculada directamente con la empresa? ¿Los documentos remitidos por el banco están debidamente sellados? ¿El personal encargado del manejo de la caja toma con regularidad sus vacaciones? ¿EL funcionario de la caja general está respaldado con pólizas de seguros y cumplimiento? ¿Están bajo supervisión del jefe de contabilidad los empleados de la caja? ¿El funcionario encargado de la caja realiza funciones de registro en los sistemas de información? ¿Todas las cuentas bancarias están a nombre de la organización? ¿Se verifican con el banco las consignaciones antes de realizar el recibo de caja? ¿Existen en los bancos autorizaciones para el reclamo de cheques y chequeras que pertenecen a la empresa ¿Se informa a los bancos cuando una persona autorizada ya no labora en la empresa? ¿Mantiene la empresa control de cheques devueltos y posfechados? ¿Están debidamente aprobados los asientos de caja por un funcionario competente y autorizado? NO N.A.A. OBSERVACIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 162 .ANEXO N° 25.S. (PROPUESTO) LAYMO S. CUESTIONARIO DE CONOCIMIENTO DEL ÁREA DE TESORERÍA.

14 15 16 17 ¿En el último año se han hecho cambios importantes en los procedimientos o el personal de caja? ¿Existe una debida segregación de funciones en la caja general? ¿La persona que revisa la interfaz independiente al funcionario de la caja? es ¿Todos los movimientos de caja se revelan en los estados financieros? ¿Existen presupuestos de recaudos y flujos de 18 caja que permitan ejercer control sobre la misma? 19 ¿Hay instrucciones sobre las operaciones o desembolsos que el funcionario de caja puede realizar sin previa autorización de la gerencia? ¿Las conciliaciones bancarias son realizadas por personas independientes al personal de la caja? ¿Las chequeras están controladas de tal forma que personas no autorizadas no puedan hacer uso indebido de estas? ¿La firma prohibida? de cheques en blanco está 20 21 22 23 24 25 26 27 ¿La práctica de girar cheques al portador está prohibida? ¿Se comparan las consignaciones con el reporte del movimiento diario de caja? ¿Se realizan arqueos de caja sorpresivos y periódicos? ¿Se revisan por una persona independiente al responsable de la caja los recaudos y desembolsos de caja diarios? ¿Se revisa el cuadre de caja diario por una persona ajena al responsable de la caja? ¿Se verifica por una persona ajena a la caja que las consignaciones y recibos de caja no tengan enmendaduras? REVISÓ | APROBÓ 28 ELABORÓ 163 .

164 .

CUADRE DE CAJA DIARIO.de Efectivo Cheque Vales iones de caja egreso Observaciones TOTAL SALDO INICIAL FALTANTE SOBRANTE Elaboró Revisó Aprobó ELABORÓ TOTAL SALDO FINAL Auxiliar contable Contador Gerente REVISÓ Firma________________ Firma________________ Firma________________ APROBÓ 165 .S. (PROPUESTO) LAYMO S. FORMATOS RECOMENDADOS CUADRE DE CAJA DIARIO Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ Fecha: Responsable: Hora: Descripción de valores Descripción de soportes Consignac Recibos Compr.A.ANEXO N° 26.

FORMATOS RECOMENDADOS GASTOS DE MENOR CUANTÍA Fecha: Responsable: Fecha Beneficiario Nit Nº Factura Concepto valor IVA Total Página 1 de 1 Consecutivo Nº _____ TOTALES Elaboró ELABORÓ Auxiliar Contable REVISÓ TOTAL Firma________________ APROBÓ 166 . (PROPUESTO) LAYMO S.S.ANEXO N° 27. GASTOS DE MENOR CUANTÍA.A.

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