Sub Direccin de Desarrollo de Capacidades

ELABORACIN DE EETT Y TDR PARA COMPRAS EFICIENTES

Magali Rojas D. Presidenta Ejecutiva. Augusto Effio O. Director Tcnico Normativo. Karina Vsquez O. Subdirectora de Desarrollo de Capacidades. Edwars Orizano R. Abel Araujo F. Angel Inga B. Equipo encargado de la revisin de contenidos y tratamiento pedaggico. Mary Ann Zavala P. Subdirectora de Normatividad. Jhon Gutirrez I. Carla Alzamora G. Carla Flores M. Pilar Caballero C. Equipo encargado de la seleccin de contenido: Subdireccin de Normatividad.

Primera edicin. Setiembre de 2012 Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2012-11308 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado Direccin Tcnico Normativa Subdireccin de Desarrollo de Capacidades Queda prohibida su reproduccin parcial o total sin la autorizacin de el/los autor (es).

Impresin y Diagramacin: Mercedes Group S.A.C. Jr. Ica 431 - Lima Cercado / Telf.: 719-2782

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NDICE
TEMA 1 LAS CONTRATACIONES: CONSIDERACIONES PREVIAS ..........................................................

TEMA 2 ESTRUCTURA BSICA DE LAS EETT PARA LA ADQUISICIN DE BIENES .................................

21

TEMA 3 ESTRUCTURA BSICA DE LOS TDR PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS ..........................

47

TEMA 4 ESTRUCTURA BSICA DE LOS TDR PARA LA CONTRATACIN DE CONSULTORAS .....................................................................................................................

69

TEMA 5 NORMALIZACIN Y REQUERIMIENTOS TCNICOS ................................................................

89

DEFINICIONES ........................................................................................................................ 103

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TEMA

LAS CONTRATACIONES CONSIDERACIONES PREVIAS

LOGRO DE APRENDIZAJE: Identifica los aspectos conceptuales de las consideraciones previas para un proceso de contratacin.

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1. LA CONTRATACIN La definicin de contratacin se encuentra en el ANEXO NICO que forma parte del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado el cual plasmamos a continuacin.

CONTRATACIN
es la

Accin
que realizan las

Entidades
para

Bienes Servicios Obras Asumiendo

el

Pago
o con

Proveerse
de

Fondos Pblicos
y otras

Retribucin

Obligaciones

Las contrataciones parten de una planificacin estructurada y plasmada en el documento denominado Plan Anual de Contrataciones (PAC). A continuacin mostramos un esquema del proceso de contratacin.

5 4
El Plan Anual de C o n t r a t a c i o n e s ( PA C ) comprende todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal.

Contrato

Proceso de Seleccin

3 2

Plan anual de Contratacines (PAC)

Planificacin
Bienes Servicios

CONTRATACIONES

Necesidad

Obras

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2. EXPEDIENTE DE CONTRATACIN La informacin concerniente al expediente de contratacin se encuentra en el artculo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones el cual mostramos en el siguiente esquema. El expediente de contratacin es el conjunto de documentos que registran la contratacin desde la decisin de contratar hasta la culminacin del contrato, estas contienen:

1
Requerimiento

El rea usuaria debe solicitar formalmente el bien, servicio u obra; y sealar la finalidad de la contratacin, acompaado de las Especificaciones Tcnicas (Bien), Trminos de Referencia (servicio) o Expediente Tcnico (obra) detallando la cantidad y calidad, condiciones obligatorias y contractuales. Verificar el uso de los Reglamentos Tcnicos aplicables, Reglamentos Sectoriales y se recomienda la revisin de las Normas Tcnicas Peruanas (NTP). El rgano Encargado de las Contrataciones debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo siguiente: El valor referencial. La existencia de pluralidad de potenciales proveedores. La posibilidad de distribuir la buena pro. La existencia de pluralidad de marcas. La pertinencia de ajustar el requerimiento. Los aspectos que pueden ser evaluados y considerados en los factores de evaluacin. El rgano Encargado de las Contrataciones determina el monto del valor referencial en base a: Cotizaciones. Estructuras de costos. Precios histricos. Precios del SEACE. Debe utilizar mnimo (2) dos fuentes, salvo que por la naturaleza del requerimiento y las condiciones del mercado no sea posible obtener dos fuentes, lo que debe sustentarse, se calcular incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y los costos laborales respectivos conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar.

2
Estudio de posibilidades del mercado

Valor referencial

3
Disponibilidad presupuestal

El rgano Encargado de las Contrataciones debe solicitar a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, la certificacin de disponibilidad presupuestal para garantizar el crdito presupuestario suficiente en el ao fiscal correspondiente. Cuando todo o parte de la ejecucin de la prestacin deba realizarse en el siguiente ao fiscal, la Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces, indicar en el documento donde consta la certificacin presupuestal que para el siguiente ejercicio se realizarn las previsiones presupuestales.

Todo proceso de contratacin debe tener un expediente, el cual de acuerdo al artculo 7 de la Ley de Contrataciones del Estado, debe incluir inclusive las ofertas no ganadoras. Culminado el proceso de contratacin el expediente queda bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones.

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3. TIPOS DE PROCESO Los tipos de procesos de seleccin establecidos en el artculo 19 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado son cuatro los cuales se muestran en el siguiente esquema.

Licitacin Pblica LP

Se convoca para la contratacin de bienes y obras, dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias.

Concurso Pblico CP

Se convoca para la contratacin de servicios dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias.

TIPOS DE PROCESOS

Adjudicacin Directa AD

Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y ejecucin de obras, conforme a los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias, pudiendo ser una Adjudiacin Directa Selectiva o Adjudiacin Directa Pblica. Se convoca para la contratacin de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las Licitaciones Pblicas o Concursos Pblicos. Asimismo, para los procesos derivadas de desiertos (LP, CP, AD)

Adjudicacin de Menor Cuanta AMC

A continuacin se presentan las modalidades especiales de seleccin.

Modalidades especiales de seleccin

Subasta Inversa
A travs de esta modalidad las entidades pblicas contratan bienes y servicios comunes (Fichas Tcnicas) mediante un proceso de seleccin en el que slo se evala el precio. La subasta inversa se puede realizar de manera presencial o electrnica.

Convenio Marco
A travs de esta modalidad las entidades pblicas contratan directamente determinados bienes y servicios (Fichas - Producto) con proveedores que fueron previamente seleccionados por el OSCE y cuyos productos estn registrados en el catologo electrnico de Convenio Marco del SEACE.

El proceso de seleccin es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos, que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes, servicios o la ejecucin de una obra.

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4. ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN Los procesos de seleccin segn el artculo 22 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado especifican que contendrn las siguientes etapas.

8
En los procesos de Adjudicacin Directa y Adjudicacin de Menor Cuanta para obras y consultora de obras se fusionarn las etapas 3 y 4. Asimismo, en los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios no se incluirn en el proceso las etapas 3,4 y 5.

Otorgamiento de la buena Pro Calificacin y evaluacin de propuestas

7 6 5 4 3

Presentacin de propuestas Integracin de bases

Formulacin y absolucin de observaciones Formulacin y absolucin de consultas

2
ETAPAS DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

Registro de Participantes Convocatoria

EETT

Las especificaciones tcnicas se elaboran cuando el objeto de la contratacin son bienes.

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Lostrminos de referencia se elaboran cuando el objeto de la contratacin son servicios o consultoras.

TDR

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5. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA ELABORACIN DE LAS ESPECIFICACIONES TCNICAS Y/O TRMINOS DE REFERENCIA El usuario debe efectuar un anlisis de su necesidad, a fin de obtener los elementos bsicos para la definicin de las EETT y/o TDR. En base a dicha informacin se seleccionan las caractersticas o actividades ms relevantes, para lo cual se recomienda tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Definir en forma clara y precisa los aspectos sustanciales del bien, servicio o consultora que se necesita contratar, de modo tal que indique qu se requiere, para qu se necesita, cmo se requiere, dnde se debe efectuar la prestacin, en qu plazo, qu requisitos mnimos debe tener el proveedor y/o su personal, la forma de pago, qu rea va a otorgar la conformidad, entre otros aspectos. La adecuada definicin permitir contar con aspectos claros y precisos para evaluar las diferentes opciones que ofrece el mercado y que mejor se ajusten a las necesidades de la Entidad. Las caractersticas tcnicas debern sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con el bien, servicio o consultora requerida y su costo total. Por tanto, no debe incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a un determinado sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la concurrencia de la pluralidad de proveedores. No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripcin que orienten la contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico, salvo que previamente la Entidad haya aprobado un proceso de estandarizacin. En el caso que corresponda y si las hubiera, deber atenderse a lo dispuesto en los reglamentos tcnicos, normas metrolgicas y/o sanitarias nacionales. Asimismo, sern obligatorios los requisitos tcnicos establecidos en reglamentos sectoriales dentro del mbito de su aplicacin, siempre y cuando cuenten con el refrendo del Ministerio de Economa y Finanzas, de acuerdo a lo dispuesto por los Decretos Leyes N 25629 y N 25909. Las normas tcnicas nacionales, emitidas por la Comisin competente de Reglamentos Tcnicos y Comerciales del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Proteccin de la Propiedad Intelectual - INDECOPI, podrn ser tomadas en cuenta para la definicin de los bienes y servicios que se van a contratar mediante los procesos de seleccin. Adicionalmente, ser necesario verificar la existencia de normas especficas que rijan el objeto de la contratacin, a fin de establecer su cumplimiento obligatorio en las EETT y los TDR. El rea usuaria deber requerir la contratacin de bienes, servicios o consultoras, teniendo en cuenta los plazos para llevar a cabo sus procedimientos internos previos y los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la

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oportuna satisfaccin de sus necesidades, an cuando el proceso no sea llevado a cabo por la propia Entidad, sino por encargo o a travs de una compra corporativa. La contratacin de bienes o servicios de carcter permanente, cuya provisin se requiera de manera continua o peridica, se realizar por perodos no menores a un (1) ao. El plazo de ejecucin de las prestaciones puede ser hasta un mximo de tres (3) aos, salvo que por leyes especiales o por la naturaleza de la prestacin se requieran plazos mayores, siempre y cuando se adopten las previsiones presupuestarias necesarias para garantizar el pago de las obligaciones. En el caso de servicios de asesora legal, como el patrocinio judicial, arbitral u otros similares, el plazo podr vincularse con la duracin del encargo a contratarse. Cuando se trate del arrendamiento de bienes inmuebles, el plazo original del arrendamiento podr ser hasta por un mximo de tres (3) aos prorrogables en forma sucesiva por igual o menor plazo; reservndose la Entidad el derecho de resolver unilateralmente el contrato antes del vencimiento previsto, sin reconocimiento de lucro cesante ni dao emergente. Para la contratacin de licencias de software y servicios informticos, se debe adjuntar a las EETT o TDR, el Informe Tcnico Previo de Evaluacin de Software, el cual debe ser emitido por el rea de Informtica, o la que haga sus veces en la Entidad. En dicho Informe se debe determinar el tipo de licencia de software que resulte ms conveniente para atender el requerimiento formulado, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N 28612, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N 024-2006-PCM. Para la adquisicin de computadoras personales (de escritorio y porttiles), en las EETT se deben incluir de manera obligatoria el sistema operativo y la herramienta de ofimtica base, de acuerdo a los perfiles de usuarios determinados por la Entidad, las cuales deben tener la calidad de software legal, sea propietario o libre, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo N 076-2010-PCM, que modifica el Decreto Supremo N 0132003-PCM, mediante el cual se dictaron medidas para garantizar la legalidad de la adquisicin de programas de software en Entidades y dependencias del Sector Pblico. En caso que la contratacin de bienes o servicios est relacionada a la ejecucin de un proyecto de inversin pblica, debe contarse con la declaratoria de viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP. Los documentos que sustentan la declaracin de viabilidad y/o que permiten verificar que se respeten los parmetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, son los siguientes:
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Declaratoria de Viabilidad - Formatos SNIP 09, 10 u 11, segn corresponda.

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Informe de Consistencia del Estudio Definitivo o Expediente Tcnico detallado de PIP viable - Formato SNIP 15. De ser posible, en la formulacin podrn consolidarse aquellos requerimientos comunes, teniendo en cuenta la viabilidad econmica, tcnica y/o administrativa de la vinculacin. En los requerimientos que comprendan prestaciones de diversa naturaleza, como por ejemplo bienes y servicios, el objeto de la contratacin se determina en funcin a la prestacin de mayor incidencia porcentual en el costo, de conformidad con el artculo 19 del Reglamento. Cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio, deber consultar, en coordinacin con el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad, si se encuentra en el Listado de Bienes y Servicios Comunes publicado en el SEACE, a fin de tener en cuenta el contenido de la ficha tcnica respectiva y establecer las dems condiciones para el cumplimiento de la prestacin. As tambin, en coordinacin con el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad, deber consultar si el bien o servicio requerido se encuentra en el Catlogo Electrnico de Convenio Marco. Las EETT y los TDR debern ser suscritos por el rea usuaria y el rea tcnica que intervino en su elaboracin. Por ejemplo, en el caso de productos informticos o de tecnologas de la informacin, la oficina de informtica o la que haga sus veces es el rea tcnica; salvo en el caso en que canaliza los pedidos informticos de las dependencias de la Entidad, en cuyo supuesto acta como rea usuaria. Asimismo, en el caso de servicios referidos a estudios de pre inversin, los TDR deben contar con la aprobacin de la Oficina de Programacin e Inversiones (OPI) de la Entidad, o la que haga sus veces, por tratarse del rea tcnica. El contenido de las EETT o TDR debe ser validado a travs del Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el cual determina la pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar.

RECUERDE:
No sealar requisitos incongruentes y/o desproporcionados. No se deben requerir certificaciones internacionales sobre la calidad de los bienes o servicios a

contratarse, tales como las certificaciones ISO.

Verificar la existencia de antecedentes de la prestacin que se requiere contratar, para obtener

informacin.
Investigar en el SEACE acerca de contrataciones previas realizadas por otras entidades

pblicas.
Consultar con expertos siempre que la contratacin requiera del conocimiento de aspectos tcnicos

que resulten poco familiares o desconocidos. Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestacin.

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6. LA ESTANDARIZACIN Es el proceso de racionalizacin que una Entidad debe aplicar cuando le resulta inevitable contratar un bien o servicio de una determinada marca o tipo particular, dado que slo este bien o servicio garantiza funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o infraestructura preexistente en la Entidad. Existen algunos presupuestos que se deben verificar para que procesa la Estandarizacin, los cuales se especifican en el siguiente grfico:

que
La Entidad
LOS PRESUPUESTOS

Posea equipamiento o infraestructura preexistente. Sean accesorios o complementarios al equipamiento o infraestructura preexistente. Sean imprescindibles para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o infraestructura preexistente.

son que
Los bienes o servicios

El rea usuaria debe elaborar un informe tcnico sustentando la necesidad de realizar la estandarizacin, debidamente sustentado, el cual contendr como mnimo: La descripcin del equipamiento o infraestructura preexistente. La descripcin del bien o servicio requerido. El uso o aplicacin que se le dar al bien o servicio requerido. La justificacin de la estandarizacin. Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin. La fecha de elaboracin del informe tcnico.

14

La estandarizacin de los bienes o servicios a ser contratados ser aprobado por el Titular de la Entidad, o por el funcionario al que este delegue dicha facultad, sobre la base del informe tcnico de estandarizacin emitido por el rea usuaria. Dicha aprobacin deber efectuarse por escrito mediante resolucin o instrumento que haga sus veces, y publicarse en la pgina web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin.

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Si eres rea usuaria

Una vez aprobada la estandarizacin de los bienes o servicios a ser contratados, el rea usuaria remitir al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, conjuntamente con las especificaciones tcnicas o trminos de referencia segn corresponda, el informe tcnico de estandarizacin y el documento mediante el cual se aprob la estandarizacin.

Si eres Comit Especial Al describir los bienes y servicios a ser contratados se hace referencia a determinada marca o tipo particular, deber verificar que en el expediente de contratacin se haya incluido el informe tcnico de estandarizacin y el instrumento que aprob la estandarizacin.

Recuerda La contratacin de un bien o servicio basado en un proceso de estandarizacin debe responder a criterios tcnicos y objetivos que la sustenten, debiendo ser necesaria para garantizar la funcionalidad, operatividad o valor econmico del equipamiento o infraestructura preexistente de la entidad.

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Ejemplo de estandarizacin en bienes

En el caso de la contratacin: Adquisicin de discos de almacenamiento para Servidores de Red.

La Entidad requiere adquirir discos de almacenamiento de la marca Hewlett Packard (HP), a fin de repotenciar sus servidores de red de la misma marca. En este caso como el equipo preexistente es el servidor de red de la marca HP, y siendo que estos discos duros que se van a adquirir garantizan la operatividad de dicho equipo, la Entidad podr adquirir dichos discos duros de la misma marca del Servidor de Red. Para ello el rea usuaria de la cual proviene el requerimiento a contratar, o la Oficina de Informtica o la que haga sus veces, deber elaborar un Informe Tcnico de Estandarizacin debidamente sustentado, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:

(i) La descripcin del servidor de red de la marca HP. (ii) La descripcin de los discos duros, indicando la marca de estos, as como sus especificaciones tcnicas. (iii) El uso o aplicacin que se le dar a estos discos duros. (iv) La justificacin de la estandarizacin donde se describa en forma objetiva los aspectos tcnicos, la verificacin de los presupuestos para la estandarizacin y la incidencia econmica de adquirir estos discos duros. (v) Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin que sustenta la estandarizacin de los discos duros (de la Oficina de Informtica o la que haga sus veces), y del jefe del rea usuaria. (vi) La fecha de elaboracin del informe tcnico.

Sobre la base de este informe tcnico, se procede con la aprobacin respectiva por parte del Titular de la Entidad o el funcionario facultado para tal efecto. Dicha aprobacin deber efectuarse mediante Resolucin o instrumento que haga sus veces, y deber publicarse en la pgina web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin.
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Ejemplo de estandarizacin en servicios

En el caso de la contratacin: Servicio de actualizacin y soporte de Licencias Oracle.

La Entidad requiere contratar el servicio de actualizacin y soporte de Licencias de la marca Oracle. En este caso, como la plataforma tecnolgica de base de datos preexistente en la Entidad est compuesta por productos de la marca Oracle, y siendo que este servicio que se va a contratar garantiza la funcionalidad y operatividad de la referida plataforma tecnolgica, la Entidad podr contratar dicho servicio haciendo referencia a la marca Oracle. Para ello el rea usuaria de la cual proviene el requerimiento a contratar, o la Oficina de Informtica o la que haga sus veces, deber elaborar un Informe Tcnico de Estandarizacin debidamente sustentado, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin: (i) La descripcin de la plataforma tecnolgica de base de datos Oracle. (ii) La descripcin del servicio a contratar, indicando la marca o tipo de producto de las licencias de base de datos a las cuales se les va a brindar actualizacin y soporte, as como sus trminos de referencia. (iii) El uso o aplicacin que se le dar a este servicio. (iv) La justificacin de la estandarizacin donde se describa en forma objetiva los aspectos tcnicos, la verificacin de los presupuestos para la estandarizacin y la incidencia econmica de contratar este servicio. (v) Nombre, cargo y firma de la persona responsable de la evaluacin que sustenta la estandarizacin del servicio (de la Oficina de Informtica o la que haga sus veces), y del jefe del rea usuaria. (vi) La fecha de elaboracin del informe tcnico. Sobre la base de este informe tcnico, se procede con la aprobacin respectiva por parte del Titular de la Entidad o el funcionario facultado para tal efecto. Dicha aprobacin deber efectuarse mediante Resolucin o instrumento que haga sus veces, y deber publicarse en la pgina web de la Entidad al da siguiente de producida su aprobacin.
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