EL CONTROL FSICO DE INVENTARIOS

OBJETIVO El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en Almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir: 1) Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su obesidad. 2) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. 3) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros. RESPONSABILIDAD Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente, est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del ao. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y Finanzas. CONTROL FSICO DE INVENTARIOS El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que asegure su xito final. METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable.

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INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

I. FASE DE I. FASE DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES PRE-LIMINARES PRE-LIMINARES

Ordenamiento previo del stock. Codificacin del stock por ubicacin. Verificacin fsica de la ubicacin del stock, de acuerdo a su codificacin. Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico. Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario. Corte Documentario

I I. FASE I I. FASE DE CONTEO DE CONTEO FSICO FSICO

Primer conteo fsico al barrer Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1 Segundo conteo fsico al barrer, por personal diferente al primer conteo. Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2

I I I. FASE DE I I I. FASE DE VERIFICACIN VERIFICACIN DE CONTEO DE CONTEO FSICO. FSICO.

Comparacin de las tarjetas de inventario Tarjetas de Inventario No. 1 VS Tarjetas de Inventario No. 2 Comparacin con el Sistema de Krdex Tarjetas de Conteo Fsico VS. Sistema de Krdex Actualizacin del Sistema de Krdex al conteo

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la Empresa.

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VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FSICO Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor agregado de: Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Cdigo de Ubicacin del Almacn. Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias. Contar con el Sistema de Krdex de Almacn totalmente actualizado, respecto a: Cdigo de ubicacin. Cdigo de producto. Saldos correctos.

INCIDENCIA TRIBUTARIA Este Control es tambin necesario al momento de preparar la informacin para el Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario fsico de existencias realizado con una metodologa coherente y que tenga el sustento competente, evitar sanciones por presuncin de ingresos omitidos. ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

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