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Exposición

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Exposición, Manuales Administrativo Temas a tratar. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Concepto Tipos de manuales Contenido de manuales Proceso de elaboración Distribución y control Revisión y actualización Métodos de implantación de los manuales administrativos.

Concepto
Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u órdenes, que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación. Los manuales administrativos son instrumentos que contienen información sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y especificaciones de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa, y que conocidos por el personal sirven para normar su actuación y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma. De lo anterior, se puede decir que el reglamento es un instrumento de naturaleza jurídica y los manuales administrativos constituyen instrumentos para la ejecución correcta de las tareas de oficina.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Tipos de manuales
Por su alcance 1. Generales o de aplicación universal. 2. Departamentales o de aplicación específica. 3. De puestos o de aplicación individual. Por su contenido 1. De historia de la empresa o institución. 2. De organización. 3. De políticas.

4. De procedimientos. 5. De contenido múltiple (canal de técnicas). Por su función específica o área de actividad 1. 2. 3. 4. 5. 6. De personal. De ventas. De producción o ingeniería. De finanzas. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas. Otras funciones.

Por su alcance Generales Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Específicos Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos. Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización y procedimientos, en virtud de que son los de uso más generalizado en las organizaciones, por lo que pueden servir de base para la preparación de toda clase de manuales administrativos. De puestos Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. Por su contenido

De historia de la organización Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición. Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la función de servir como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios. La información histórica puede enriquecer otra clase de manual como es el caso del de organización, políticas, contenido múltiple, etcétera. De organización

Por su función específica o área de actividad De personal Identificados también como de relaciones industriales. niveles jerárquicos. actividad o tarea específica en una organización. De contenido múltiple Manuales que concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. legislación. De procedimientos Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular. el uso de recursos materiales y tecnológicos. así como canales de comunicación y coordinación de una organización. Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos.Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes. • A una instrucción específica del nivel directivo. De políticas También denominados de normas. lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad. atribuciones. de reglas del empleado o de empleo. El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las siguientes razones: • Que se considere más accesible para su consulta. grados de autoridad y responsabilidad. estructura orgánica. • Que técnicamente se estime necesaria la integración de más de un tipo de información. organigramas. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución. y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. tal como: . funciones. estos manuales compendian las guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de acciones en una organización. • Que resulte económicamente más viable. que se constituyen en una unidad para la realización de una función. estos manuales básicamente incluyen información sobre: • Prestaciones • Servicios • Condiciones de trabajo De ventas Instructivo que integra información específica para apoyar la función de ventas.

etc. como las compras. Contenido de manuales Manuales de organización El manual de organización debe incluir los siguientes aspectos: Identificación     Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación. Puede darse el caso de una empresa que tenga un solo manual general. De finanzas Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles. las finanzas y la administración de personal. que abarque todo los aspectos mencionados para los diferentes tipos de manuales. intendencia. en particular en las áreas responsables de su captación. Lugar y fecha de elaboración. aplicación.) dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate. si bien puede haber manuales de organización. Junto a las ventas. las relaciones publicas externas. también hay manuales de políticas generales o de organización de toda la empresa. Generales También es usual que un manual no trate sólo un área de actividad exclusivamente. funciones especificas. la producción. . sino que aborde dos o más áreas específicas. de políticas de procedimiento de ventas.• Descripción de productos y/o servicios • Mecanismos para llevarlas a cabo • Políticas de funcionamiento • Estructura del equipo de trabajo • Análisis ambiental • División territorial y • Medición del trabajo De producción Elemento de soporte para dar dirección y coordinar procesos de producción en todas sus fases. los servicios administrativos (correspondencia. en todas las empresas se dan otras aéreas de actividad. Otras funciones. Título y extensión del manual (general o especifico) Niveles jerárquico que comprende. conservación y control. Así.

Debe señalarse el título completo de los ordenamientos y el capitulo. Atribuciones Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas. Unidades responsables de su elaboración. Señalar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura.) Puesto o unidad administrativa Antecedentes históricos Breve descripción historia sobre la empresa. Causa que dieron lugar a su creación. Además. decretos acuerdos y/o circulares. como se usará y cómo u cuándo se harán las revisiones y actualizaciones. es recompensable relacionar las disposiciones jurídicas como sigue: constitución política. Desarrollo. de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella.   Origen. y de los propósitos básicos que se pretenden cumplir a través de él. leyes reglamentos. articulo y texto de éste. Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse. en su caso. etc. Prologo y/o introducción  Consiste en una explicación acerca de lo que es el documento. (El director deberá ubicarse de acuerdo con los niveles jerárquicos y siguiendo del organigrama de izquierda a derecha. Es conveniente que contenga un mensaje y la autorización de la más alta autoridad del area comprendida en el manual. . de la ocasión que da origen a si elaboración o revisión. Índice o contenido Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento. Debe incluirse hasta nivel de oficina. funciones.  Directorios Relación de los funcionarios y de los encargados que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa. Nombre Legislación o base legal (marco legal) Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos.  Número de revisión. a quien va dirigido. incluye información sobre el ámbito de su aplicación. tratados. Las unidades de asesoría se incluyen después de la unidad de que depende.

Forma en que están ordenadas la unidades que componen una entidad administrativa y la relación que guardan entre sí sus unidades internas. Una política no es lo mismo que una regla. Las políticas dan significado a los objetivos. Líneas de autoridad y responsabilidad. Las unidades administrativas se colocan en el lugar inmediato inferior al que dependen. Una regla dice con exactitud qué no se debe hacer. Por medio de ellas las metas adquieren una expresión significativa e individual. Principales puestos y unidades que dependen de ella. una política es relativamente amplia. Objetivos. sus relaciones. sus niveles jerárquicos. a la cual se circunscribe el manual principiando por los órganos superiores. Son los fines que debe alcanzar la unidad administrativa de que se trate. Es la representación gráfica del ordenamiento de las unidades. 3. En contraste. 2. Organigrama Organigrama estructural. los canales de comunicación. Hay dos formas de describir la estructura orgánica: Listado Se listan en orden jerárquico cada una de las unidades de la dependencia. así como las unidades de categoría especial. Organigrama funcional. Niveles jerárquicos. . Políticas Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayuda a ella. La aplicación de las políticas requiere iniciativa. Para facilitar su identificación se utiliza una clave numérica en orden progresivo. las líneas de autoridad y supervisión. Dentro de la estructura orgánica se definen por lo tanto: 1. descripción y juicio de quienes tengan que decidir qué es lo que debe hacerse en situaciones específicas. Estructura orgánica Definición. general e indica los límites dentro de los cuales debe desarrollarse la actividad. El término meta es equivalente al objetivo cuando éste se presenta en forma cualitativa.Objetivo Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a través de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

Glosario de términos Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos términos técnicos que se auxilien en la compresión del texto formulado. . Las normas para la elaboración del organigrama funcional serán las mismas que se consideraron para la estructura. Esta lista servirá como índice de los manuales de procedimiento. La función siempre se asigna a un órgano. las labores que realizan los distintos puestos. tanto el personal administrativo como el operativo se ven en la necesidad casi a diario de consultar los procedimientos consignados por escrito.Es el organigrama estructural complementado con las funciones genéricas de casa unidad administrativa. en su caso. dependientes una de la otra. Índice de procedimientos Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre sí. también se utiliza como medio de comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas. con el objeto de que las labores sean ejecutadas por las personas que lo integran. salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluyen el nivel oficina. necesarias para lograr los objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsable un órgano administrativo. en el manual de organización debe listarse cada una de las actividades que desempeñan las diversas unidades administrativas y . y que mediante un método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar un servicio. Ejemplo 01 Funciones Una función es un conjunto de actividades relacionadas entre sí. Teniendo en cuenta la definición anterior. se anotarán los principales procedimientos que se ejecutan en las unidades administrativas que comprenda el manual. independientemente de servir como medio de consulta y de acuerdo con la concepción moderna de los manuales. Por lo tanto. Manual de procedimientos En el curso normal de las operaciones administrativas. El manual de procedimientos.

Ejemplo 01 .

Éste describirá el procedimiento. y cada traductor escoge distintas palabras española para traducirlas. dónde y para qué debe ejecutarse. Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras. Conviene que el texto señale quién es el responsable del procedimiento. un mismo término con dos connotaciones distintas. cómo debe ejecutarla. como el órgano responsable del procedimiento descrito en el manual. se encontraron diez expresiones distintas: Hendrick le llamo cuadro. y el traductor se ve en la necesidad de inventarlo. cuándo. no tienen un equivalente reconocido en el idioma español. Consideran que el lenguaje escrito permite explicar mejor el procedimiento y sobre todo señalar objetivos. La información o instrucciones que contenga el texto deben exponerse en un orden lógico. y no ha tenido tiempo de uniformar su terminología. De un análisis de diez obras editadas en español para conocer la forma en que expresaron el concepto genético diagrama. así como las políticas que deben aplicarse. c) Las voces extranjeras. del lector se dedique o de las preferencias de quien lo elabora. en qué consiste cada operación y quien debe ejecutarla. sino que a veces. los objetivos que se persiguen y las políticas aplicables. generalmente tecnicismos. Estas son:    Texto Diagramas Formas El empleo en mayor o menor escala de cada una de las secciones anteriores del manual. El texto Redacción y contenido del texto. depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate. La confusión se manifiesta no sólo porque se usan varios términos para un mismo contenido. el objetivo que se persigue con su ejecución y el de sus partes principales. Pueden empezarse por los aspectos más generales. políticas y responsabilidades. paso a paso. Algunos manuales dan preferencia al uso del texto sobre los diagramas o las formas. Es posible que esta confusión se deba a que: a) La administración es una disciplina reciente en proceso de formación. La gran confusión que presenta la terminología administrativa se hace más evidente. en la literatura de organización y métodos. b) La mayor parte de las veces se originaron en idiomas distintos del español.Contenido del manual de procedimiento Existen tres secciones que aparecen casi invariablemente en todos ellos. enumerando en orden cronológico las operaciones de que se compone. . Los diagramas Clasificación de las graficas administrativa. en un texto. para continuar con la descripción del procedimiento. probablemente.

Pommeroy. tabla o plano. diagrama. Claro que en materia de diagrama. siempre es conveniente incluir en el manual una sección de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe. hoja. Proceso de Elaboración . Las formas En una oficina. De la Llera. al problema de terminología hay que agregar el que surja del hecho de que varían considerablemente las necesidades de los técnicos en administración para representar en formas graficas movimientos y situaciones tan diversos. y la mayoría le llaman gráfica. IACE. esquema. por lo que han aparecido un gran número de formas de graficas y sus combinaciones. la AID. diagrama esquemático. dice Kellog. sin que necesite guía del supervisor o de otro empleado mas diestro”. que tienden a satisfacer esta variedad de necesidades. “Una explicación detallada. la mayor parte del material que se maneja está constituido por “formas”.Barnes. Por ello. sobre la manera correcta de llenar las formas es sumamente útil. con ejemplos. croquis Littlefield. su inclusión en el manual facilitará al usuario el trabajo de llenar las formas cuando debe hacerlo.

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.Nota: Solo la primera parte.

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Distribución y control Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión. . portada. Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta. Para este efecto. serán dobladas hasta lograr esta dimensión. Que todo el documento quede integrado por carátula. debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación. a fin de facilitar su revisión y actualización. asuman la tarea de: • Traducir las acciones en indicadores para su posible evaluación. introducción y cuerpo. Procurar que la división en apartados. el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la impresión. índice o contenido. las cuales presenten impreso este nombre. así como los cambios operativos que se realicen en la organización. conjuntamente con el área o áreas afectadas por el manual. Para este efecto. por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta). Nombre genérico del manual en relación con su contenido. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. Mecanismos de información Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa. para que. . se debe aprovechar la infraestructura instalada. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo. Revisión y actualización La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen. Carátula Es la cubierta o cara exterior del documento. Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o aplicación. capítulos. Logotipo oficial. Para ello es conveniente: . que tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes elementos: Nombre oficial de la organización.Designar un responsable para la atención de esta función.Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual. . pero las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son: Utilizar formatos intercambiables.Establecer un calendario para la actualización del manual. utilizando los servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual. áreas y/o secciones queden separados por divisiones. tanto de implantación de mejoras como de respuesta a desviaciones. pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que las necesiten.

Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del manual. c) Recursos asignados. si no se involucra a un número amplio de unidades administrativas. si es relativamente sencillo. Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual en sólo una parte de la organización. b) Cobertura. El beneficio que puede aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida. d) Nivel técnico del personal. f) Entorno. . En función de estas variables. Métodos de implantación de los manuales administrativos Implantación del manual La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad. agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales. lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. • Formular las recomendaciones procedentes para proponer. ya que la decisión de preparar manuales administrativos —en la mayoría de los casos— proviene de los más altos niveles de la estructura de una organización. Generalmente es el más utilizado. si no implica un gran volumen de funciones. e) Clima organizacional. operativamente. apoyadas por una comisión. También se adopta cuando la organización es nueva. Métodos de implantación La selección de método (s) para implantar los manuales administrativos está estrechamente relacionada con elementos de estructura tales como: a) Tipo de manual. En caso de un cambio drástico en las condiciones de funcionamiento de la organización. o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa. la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación.• Comparar los indicadores con los criterios contenidos en el informe de presentación del proyecto. sistemas u operaciones. en su caso. mejorar la coordinación. las medidas correctivas correspondientes. grupo o subgrupo designado para ese propósito. Las iniciativas de esta naturaleza pueden sustentarse en la base de información constituida durante la recopilación de la información. los niveles jerárquicos de la alta dirección deben determinar la mecánica para su actualización. las alternativas para implantarlos son: • Método instantáneo. con la finalidad de medir los resultados que ello genera. • Método del proyecto piloto.

Es recomendable emplear este método sólo en aquellos casos en que el nuevo manual incluya información que pueda descontrolar al personal de la organización. además de que para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención especial que no puede ampliarse a toda la organización. y dar el siguiente paso sólo cuando se haya consolidado el anterior. procurando que no se afecte el funcionamiento normal del trabajo. . lo que elimina la presión del personal inmerso con la consecuente reducción del margen de error. un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo. se recomienda la programación de periodos especiales de trabajo en paralelo. de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal. consiste en seleccionar parte de su contenido o de áreas específicas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones. En los casos en que el mismo personal que se encarga de las condiciones tradicionales sea el que va a tener bajo su responsabilidad la implantación de las contenidas en el nuevo manual. que implican el manejo de mucha información o de carácter estratégico. Asimismo. • Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. lo que permite un cambio gradual y controlado. se emplea este método que implica la operación simultánea. Consiste en el empleo de más de un método para implantar un manual en función de los requerimientos técnicos de su contenido. • Método de implantación en paralelo. la actitud del personal en una prueba piloto no es la misma. Es importante que para la implantación del manual se formen equipos de trabajo en todos los niveles jerárquicos de la organización que. asuman la tarea de capacitar al personal para agilizar y homogeneizar su aplicación. tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como de las que se van a implantar. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura. por un periodo determinado. coordinados por el grupo técnico responsable del proyecto. Este método. hasta el momento en que exista la seguridad de que se han eliminado todas las fallas.Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar que lo que es válido para una parte del todo lo es también para las partes restantes. Este método permite atender con tranquilidad cualquier inconveniente. ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas. o a los clientes y/o usuarios. • Combinación de métodos. ya que se tiene conocimiento de que no es un proyecto totalmente aceptado.

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