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1987年創刊 每周四出刊

商周數位學院
《個人效率聖經》
建議最佳閱讀版本： powerpoint 2000
 找出效率不彰的根源
為什麼許多上班族覺得時間不夠用？工作時
間長但是效率不彰？

雖然他們有足夠的專業知識應付職場所需，
但在我們的教育中，從來沒有課程教導關於
效率的問題。

依循本書的方式，立刻提升工作效率！

增進個人工作效率的第一原則是：
來到手邊的事務，立即處理！
 Do it
NOW !
這裡所謂的事務，不包括你目前無法處理以及
無需處理的事務。除此以外，只要看到任何你
有辦法處理，而且必須處理的事，立刻將它完
成，尤其是文件、電子郵件等經常性事務，以
節省重複閱讀的時間。

立刻拿起電話撥給瑪莉、回覆電子郵件、回覆
客戶的抱怨信、向老闆報告問題。你將驚異地
發現，只需耗費少許時間即能將事務處理完美
！
 克服拖延惡習

拖延無疑是職場中最兇殘的時間殺手。如果你是個習於
拖延的人，立即動手可以幫你克服拖延的惡習。

許多人不自覺地拖延事務，而且精於此道。『我沒有時
間！』、『這件事不急，所以我想有空時再處理。』是
最常用的理由，總之，就是沒處理。

耗費精力找藉口拖延，何不花同樣精力找出解決之道：
如果瑪莉不在，誰能給我資訊？如何能現在解決這事？

所有的思考方向只指向一個目的：立刻將這事處理完畢
，不必耗費第二次精神。將你的精力花費於處理事務，
而不是找尋拖延的藉口。
 Organize it NOW !
養成立即動手做習慣的同時，運用條理分明的
工作方法，將可節省時間，提昇工作效率。

你處於雜亂的辦公室而不自覺嗎？辦公室和辦公桌
的紊亂，正是造成工作無效率的主要原因。

辦公室紊亂的禍首是文件，而電子郵件氾濫又形成
新的災難，接下來是雜物，我們必須經常檢視辦公
室內的雜物，判斷它們是否有必要性和實用性，如
果答案是否定的，應該毅然拋棄。
 由細節著手
如果你希望做事條理分明，創造高效率，必須由一
般人忽略的細節著手：必備的文具是否隨手可得？
工作是否方便順手？這正是常遭忽略，卻十分必要
的基本檢視。

舉例來說：在工廠生產線上，若工人每次安裝汽車
輪胎時，都須彎腰拾起一件工具，生產線就必須加
裝槓桿裝置，以減輕工作負擔並節省時間。

相同地，如果你每次打電話都必須翻找電話簿，顯
然你必須調整工作方式，以方便立即動手做。
 保存文件的小秘訣
許多上班族都有不輕易丟棄文件的傾向。保存文
件的原則究竟為何？不妨考慮下列幾點：
• 你是否因為「以防萬一」而保存文件？
• 你的參考檔案是否過於龐大？
• 保存文件時，參考史蒂芬尼．溫斯敦
（Stephanie Winston）在《井然有序》一書中
提
示的原則，並且問自己：「需要的時候，如
何找到它？」
• 公司內是否有其他人員保存同類文件，如果
答
案是肯定的，即無需重複保存，除非你經常
使
用。
• 這份文件是否應該交由專責部門保存？
• 你是否應協調他人以決定文件保存方式？
 提昇建檔效率的小秘訣
下列諸點可以增進你的建檔效能：

•使用懸吊式卷宗，不但建檔方便，尋找迅
　速，歸檔也方便。箱型懸吊式檔案櫃的效果
　最佳。
•明顯標示檔案名稱，以利尋找和歸檔。
•檔案名稱交錯排列，以便搜尋時一目了然，
　無需動手翻閱。同類檔案子目，使用一個顏
　色標籤；不同類檔案子目，使用不同顏色標
　籤。
•編製檔案目錄，即使秘書請假，你仍然可以
　輕易尋獲檔案，更可避免重複建檔。
 決定工作方法，養成習慣

聰明的做事方法，關鍵在於集中處理例行性、相
類似事務，以節省時間將精力專注於重要事務。

也就是說，你必須先判斷何者為必須先行處理的
重要事務，而後尋求最有功效的處理方式。。

首先，你必須決定哪件事務優先處理？其次問自
己：「如果不按照這個次序，效果是否更好？」
然後再問：「我能否更常以高效率處理事務？」
 按照既定時程作業
如果你希望完成某項工作，務必排定時程表。在龐雜
的業務中舉棋不定，嚴重影響工作效率。

因此，避免使自己經常面對抉擇，應事先排定各項工
作時程，時間一到，即專心處理排定的工作，不受其
他事務干擾。

你每天早上刷牙前曾否思量：「我應該先刷牙？還是
先喝杯咖啡？」當然你想都沒想過，因為起床即刷牙
是你的習慣，不需思考。

由於習慣，你無需費心決定先做哪一項，照著習慣
做就對了！處理辦公室事務，也是同樣道理。
 帕金森原則

帕金森原則（ Parkinson’s law）指出，你分

配給某項工作的時間，即是你完成該項工作
花費的時間。如果你分配一個小時處理電子
郵件，你很可能在既定時間內完成。如果你
訂定一個最後時限完成某項企劃案，你將在
時限屆臨之前完成。
 處理電子郵件的正確方法
處理電子郵件如同處理傳統郵件、語音留言，適用
「現在動手做」原則，關鍵在於何時動手做。

我建議每天處理電郵三到四次。一般而言，傳送電郵
的人並不期望立即獲得回覆，因此你每天在抵達辦公
室時，午休前以及下班前處理電郵，即已足夠。

在時程表上排定處理電郵的時段，儘可能在預定的時
間內處理完畢。如果時間常不敷應用，表示你必須適
度阻絕若干電郵傳入。

記住！我所謂的處理並非瀏覽稍後再回覆，而
是立即動手完成回覆的動作。
 Plan it NOW !
工作壓力太大？業務太多？時間太少？重要工
作無法完成？這些狀況都是沒有事先計劃或計
劃不完善導致。

擬定計劃的目的之一在於創造明確性，使你清楚
知道該做什麼，或在某段期間該完成哪些事。

擬定計劃的目的在於建構行動的圖像－腦海中的
清楚圖像。一個完善的計劃必然具有這個特性，
以免行動盲目無章，無法形成明確圖像的計劃不
是完善的計劃。
 何謂完善的計劃？
一項計劃包括三個要素：
　　明辨輕重緩急、時間管理、適宜可行

不論生活或工作上的每一個目標，都應該事先
企劃規劃。完善的規劃如一系列圖片，清楚呈
現每一個行動細節，循何步驟，利用何種資源
，花費多少時間，以達成目的。

你是否曾經聽過一個有趣的問題：「如何吃完一隻
大象？」標準答案是「一次咬一口」，這即是完成
大事的秘訣。如果你花時間將龐雜事務切割成眾多
可處理的事件，將可提升效率。這個原則適用於長
期和短期目標，也適用於紛雜事務，並適用於日常
生活。
 付諸實際行動
•百折不撓的精神和貫徹始終的毅力是成功的關鍵。
•重新建立備忘系統，清除桌上的備忘紙條，放入排
　定處理的日期檔中。
•將瑣碎事務記載在工作簿裡，並養成習慣。
•使用以週為單位的行事曆，以發揮御繁以簡的功
　效。
•充分運用行事曆的功能，以追蹤督導並貫徹計劃。
•善加利用數位工具。
•充分授權以提昇工作品質和效率。務必做到授予工
　作即賦予權力，不做無謂的干擾。
•擬定週計劃時列明追蹤督導的項目。運用一對一面
　談時段與部屬充分溝通，激發團隊力量。

行動成功的決定性因素在於有頭有尾，貫徹始終。
 養成好習慣
好的工作習慣是效率的基礎。許多人認為改
變習慣很難，但如果你曾因為偶然或好奇進
入一家未到過的餐廳，發現廚師手藝一流，
而每週前往，這就是養成新習慣，實則不難

先嚐試，發現箇中好處，自然樂於採行。因
此，當發現提昇效率的新方法，應立即施行
。

最不好的壞習慣是決不肯改變壞習慣。試著踏
出第一步，你將發現自己不是習慣的奴隸，而
是習慣的主子！
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 本文摘自商周出版《個人效率聖經》

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作者：凱利．葛理
森
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