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La comunicación

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Instrumentos de dirección y la necesidad de saber y comunicar del gerente global

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. "La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social." El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos. Es uno de los facilitadores más importantes administrativas. Sin ella no se puede intercambiar ideas y experiencias. Un gerente transmite ideas e información de su mente hacia otras mentes, lo que piensa de otra persona estimula la comunicación. El gerente astuto, sabe que la gente está influenciada por muchos factores y postoma en cuanta al interactuar con ella. La comunicación es necesaria en todas as relaciones humanas y esto conlleva a enfrentarse con la influencia e importancia del comportamiento humano. Y puede llegarse el caso de que la comunicación es difícil entre dos personas que no se respeten o agradan una a la otra. La comunicación capacita al gerente para obtener datos para la toma de decisiones, para ayudarse a identificar problemas y saber que acciones son necesarias. Por lo que la comunicación es un medio, no un fin, hace posible el proceso administrativo, ayuda a que la planeación administrativa sea bien ejecutada, que se ejecute eficazmente y sea seguida con diligencia, y que el control administrativo sea aplicado con efectividad. La comunicación es muy importante entre el Director y sus subordinados para mejor manejo de la empresa. 7.-1. LA COMUNICACIÓN CONSTA DE TRES ELEMENTOS BÁSICOS: - Emisor, en donde se origina la información. - Transmisor, a través del cual fluye la comunicación. - Receptor, que recibe y debe entender la información. Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla: - Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Para cualquiera de esa comunicación de transmisión, está prescrita y estipulada la designación formal y la sanción oficial. Esto puede incluir órdenes ejecutivas respecto a nuevos sistemas de bonos o planes

para saber las controversias en las organizaciones.Escrita. ordenes. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa.Horizontal. 7.Descendiente: Es aquella que va desde los niveles más altos a las más bajas. el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados. reportes. ejemplo: desde el presidente o gerente de una empresa hasta los obreros. inclusive. sugestiones. .Integridad. . REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal. ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum. lo utilizan los gerentes para comprender la comunicación formal. Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos: . . Se dice que hay un 80% de exactitud en los rumores.Vertical. para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.Informal. .Claridad. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales.Aprovechamiento de la organización informal. ir en contra de esta. instrucciones. La comunicación debe ser clara. . aunque se puede referir a la organización. . información técnica para propósito de la toma de decisiones y políticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los manuales o compañías. juntas.de acción. Este tipo de comunicación es de gran importancia. etc. Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser: .Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicación hasta los niveles altos de una empresa. . o viceversa: quejas.Equilibrio.Verbal. el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.-2. para ello. . a uno inferior. Cuando fluye de un nivel administrativo superior. circulares. . debe ser accesible para quien va dirigida. . Se transmite oralmente. Mediante material escrito o gráfico. Este tipo de comunicación informal puede ser útil y precisa o dañina para el manejo de las personas. Es comúnmente llamada rumor o telégrafo secreto.

para alcanzar las metas de la organización.Efectivo: Comprende la mejor forma de envío y recibo de la información.Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados.. mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación.Moderación. Elementos del concepto Ejecución de los planes de acuerdo con a estructura organizacional Motivación Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados Comunicación Supervisión Alcanzar las metas de la organización Importancia de la dirección Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización (mediante la supervisión. la comunicación y la motivación. Es el esfuerzo total de intercambio de información. . . privación de comodidad y la cantidad de energía y esfuerzo gastados en la comunicación. toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios. . evitando papeleo excesivo. La comunicación se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso y por otros canales alternativos. consecuentemente. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente. el pleno entendimiento del mensaje se transmite por un canal emprendido al final del intercambio de información Dirección La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.Difusión. El costo puede incurrir dinero. . A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y. Joel J. Robert B. Leonard J.A. para alcanzar las metas de la organización. Baker Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados. en la productividad. Preferentemente. Lerner y H. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible.Evaluación. ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia. Kazmie La guía y supervisión de los esfuerzos delos subordinados. . Concepto de Dirección Burt K. para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión. la comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección.

Definir el problema. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización. Etapas de Dirección Toma de decisiones Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la organización formal. 5. la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control. Las bases para elegir alternativas pueden ser: Experiencia. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes. Principios de la Dirección 1. de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente. Consiste en determinar el mayor numero. 6. así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. 7. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el problema. y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. 4. además. Experimentación. 3. Al tomar decisiones es necesario: 1. posible de alternativas de solución. Consiste en determinar el mayor numero. Investigación. Una vez evaluadas las alternativas. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes. y la que reditúe máximos beneficios. 4. 2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio. Analizar el problema. que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. surgen como una Necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Definir el problema. Evaluar las alternativas. estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación. Evaluar las alternativas. La evaluación se lleva a cabo a través de: Análisis de factores tangibles o intangibles. De la armonía del objetivo la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa 2. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan. con el fin de evitar conflictos. 6. Análisis marginal. 3. de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. se debe elegir la más idónea para las necesidades del sistema. Análisis costo-efectividad. 5. Elegir entre alternativas.Su calidad se refleja en el logro de los objetivos. posible de . Es necesario definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

se debe elegir la más idónea para las necesidades del sistema. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces. La evaluación se lleva a cabo a través de: Análisis de factores tangibles o intangibles. Incluso una . Aunque han tenido ciertos éxitos. Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero. seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Elegir entre alternativas. toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados para realizar sus funciones. Las bases para elegir alternativas pueden ser: Experiencia. Es poner en practica la decisión elegida. En la actualidad. por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. de acuerdo con los estándares esperados. cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores. El plan comprenderá: los recursos. los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión. El enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que éstos representen un desafío que tenga significado. 8. Sus reglas son. no se pueden pasar por alto algunas limitaciones. la estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. La complejidad de la motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta los factores ambientales. y la que reditúe máximos beneficios. además. necesidades. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos. conducir. son los más importantes para su ejecución. Comunicación La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. Una vez evaluadas las alternativas. la información organizacional debe fluir con mayor rapidez. que disminuyen el rendimiento del grupo. Motivación La motivación no es un concepto sencillo. estos últimos. el proceso de inducción debe ser adecuado. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados. Comprende recursos materiales así como humanos. Motivar significa “mover. Ciertamente con frecuencia los motivos son opuestos. entre los cuales debe incluirse el clima organizacional. estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir. Es la labor más importante de la dirección. y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La cadena de necesidad-deseosatisfacción en cierta forma se ha simplificado de manera exagerada. 9. anhelos y otras fuerzas. a la vez que la más compleja. Integración El administrador elige y se allega. Investigación. Aplicar la decisión.alternativas de solución. surge de diversos impulsos. de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado. deseos. Análisis marginal. Análisis costo-efectividad. Experimentación. impulsar a la acción”.

ser empático (comprender y ponerse en el lugar del receptor). o supervisión. debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz. . formal. timidez). deseos. la corrección de errores y la observancia de la motivación y del mercado formal de discipl Autoridad La autoridad es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización. descendente y cruzada. para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. para que logren los objetivos. Sin embargo. el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus funciones y actividades. aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. en forma ascendente. La comunicación explícita es dialogar. lleva a cabo esta función. educación). Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores. verídico y sólido. la relación entre jefesubordinado. Las formas de comunicación pueden ser de manera verbal. gesticular. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas. aunque todo administrador. El liderazgo. las fisiológicas (sordera o habla). necesidades y expectativas. saber escuchar (mostrar interés. Existen varias barreras de la comunicación. como las mecánicas o físicas (teléfono o micrófono). la observancia de la comunicación. agresividad. visual. religión. En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones. rivalidad. correcta redacción e interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo. el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos. se considerará la supervisión. por esto. costumbres. en mayor o menor grado. por consiguiente es necesario tener una excelente comunicación para tomar las medidas correspondientes a una situación de esta categoría. Supervisión La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Las bases para la buena comunicación son la siguientes. envidia. las psicológicas (celos. Para ser eficaz.breve suspensión en una línea de producción de rápido movimiento puede resultar muy costosa. incluso una mirada superficial a los sistemas de comunicación muestra que con frecuencia los ejecutivos carecen de información vital para la toma de decisiones. claro. ser empático y exponer a la otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción cotidiana. manera de emisión) y las socioculturales (origen. para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados. escrita o informal. es de gran importancia para la empresa. retroalimentarse. de acuerdo con el personal criterio de los autores. ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos. ideológicas). educación. y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: la productividad del personal para lograr los objetivos. términos técnicos. La comunicación implícita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros pensamientos. la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal para la empresa. audiovisual. mímica. las semánticas (idioma. términos científicos.

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