Está en la página 1de 26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011

Versin: 05

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4.
4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3

OBJETIVO .................................................................................................. 2 GLOSARIO ................................................................................................. 2 CONDICIONES GENERALES ........................................................................ 3 DESARROLLO ............................................................................................. 5


ROLES Y RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 5 ACTIVIDADES INMEDIATAS EN EVENTOS: ........................................................................ 9 REQUISITOS LEGALES: ................................................................................................ 10 Aviso al Juez de la ocurrencia del Accidente. .10 Aviso que debe dar el trabajador que sufre un accidente...10 Reglamento interno de trabajo, Obligaciones de los trabajadores..11 Autopsias Medico Legales...11 Derrame de Hidrocarburos.12 CAPACITACION Y COMPETENCIAS:................................................................................. 12 SEGUIMIENTO Y CONTROL ............................................................................................ 12 GESTION DE FALLAS DE CONTROL ................................................................................. 13 Notificacin..13 Valoracin.13 Intervencin..13 GESTION DE INCIDENTES ............................................................................................. 13 NOTIFICACION.13 VALORACION.16 INVESTIGACION.16

4.7.4 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN: ............................................................................. 20 4.7.5 ELABORACIN DEL INFORME: ......................................................................................... 23 4.7.6 APROBACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME: ................................................................. 23 4.8 4.9 4.10 4.11 REGISTRO DE LA INVESTIGACIN (GRI) Y DIVULGACIN DE LA LECCIN APRENDIDA: ........ 23 EJECUCIN DE LAS ACCIONES Y SEGUIMIENTO: ............................................................. 24 VERIFICACIN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS: ........................... 25 CONTROL DE LA GESTION DE INCIDENTES Y FALLAS DE CONTROL: ................................... 25

5.

CONTINGENCIAS ..................................................................................... 25

1/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

1. OBJETIVO
Establecer las actividades que se deben realizar para la gestin adecuada de las fallas de control e incidentes HSE, que sucedan durante actividades desarrolladas por personal de la Empresa, funcionarios contratistas, socios y visitantes, en todas las reas de ECOPETROL S.A., o en desarrollo de actividades operativas para ECOPETROL S.A., buscando prevenir su recurrencia en el futuro, dar cumplimiento legal, y establecer los lineamientos de actuacin al momento de la ocurrencia de los mismos.

2. GLOSARIO
Accidente: Incidente con consecuencias reales. Accidente de Trabajo: todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo y que produzca al trabajador una lesin orgnica, perturbacin funcional, invalidez o la muerte (Siempre que aparentemente exista algn tipo de lesin por pequea que esta sea). Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del empleador, o durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Accidente de transito: hecho ocasionado por un vehculo automotor que transita por una va pblica o privada con acceso al pblico y que causa dao a una persona, un bien mueble o inmueble. Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa real visible detectada de un incidente, falla de control, no conformidad u otra situacin indeseable existente con el propsito que no vuelva a ocurrir (Causas inmediatas y bsicas). Accin Inmediata: Accin que se toma inmediatamente ocurre el incidente, con el fin de hacer control sobre la situacin ACR - Anlisis De Causa Raz: Metodologa estructurada que permite encontrar sistemticamente las causas de un determinado problema, para que se le formule e implemente de manera efectiva su solucin. Actos Subestndar: Comportamientos de las personas que se desvan de un estndar o norma aceptada y que, si no se controlan, podran generar un incidente. Base de Datos: Es una herramienta informtica que permite registrar y realizar gestin con la informacin relacionada con los incidentes. Casi-accidente: Incidente sin consecuencias reales, es decir con consecuencias potenciales. Causas Bsicas: Razones por las cuales ocurren los actos o condiciones substandares (causas inmediatas). Causas Inmediatas: Son los actos subestndar (o comportamientos que podran dar paso a la ocurrencia de un accidente) y condiciones subestndar (o circunstancias que podran dar paso a la ocurrencia de un accidente). CCS: Consejo Colombiano de Seguridad. Condiciones Subestndar: Circunstancias del medio que se desvan de un estndar o norma aceptada y que, si no se controlan, podran generar un incidente. Consecuencia: Resultante en un suceso o cadena de sucesos. Control: Cualquier accin o elemento del sistema de gestin cuyo propsito es el de prevenir la ocurrencia de un incidente o disminuir la severidad de las consecuencias. CLSO: Comit Local de Salud Ocupacional. CPNSO: Comit Paritario Nacional de Salud Ocupacional. CPRSO: Comit Paritario Regional de Salud Ocupacional. DHS: Direccin de HSE y Gestin Social. EVENTO: Se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible. (Incidentes y fallas de control) Falla De Control: Desviacin detectada en el Sistema de Gestin HSE de la organizacin, que si no es corregida a tiempo causa o puede llegar a causar un incidente. Se presenta porque una regla, 2/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

norma o estndar no existe, es inadecuada o no se cumple. Puede ser un acto subestndar o una condicin subestndar. Herramienta Informtica: Conjunto de programas que permiten la manipulacin de datos, para que el usuario obtenga la informacin necesaria, para la gestin de incidentes y fallas de control en tiempo real. La herramienta informtica utilizada es Herramienta de Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI). HSE - Occupational Health, Industrial Safety and Environment: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Ambiente. Incidente: Evento o cadena de eventos no planeados, no deseados y todos previsibles que generaron (accidente) o que, bajo circunstancias ligeramente diferentes, pudieron haber generado (casi-accidente): lesiones, enfermedades o muerte a las personas, dao a los bienes, al medio ambiente, a la imagen de la Empresa y/o a la satisfaccin del cliente. Se presenta por la coincidencia en el tiempo y en el espacio de varias fallas de control. RAM - Risk Assessment Matrix: Matriz de Valoracin de Riesgos: Herramienta para la valoracin cualitativa y cuantitativa de los riesgos, facilitando su clasificacin para la gestin. Riesgo: Producto de combinar la probabilidad de que un evento especfico indeseado ocurra y la severidad de las consecuencias. Socio: Compaa Petrolera con la cual se formaliz un contrato para explorar, explotar, transportar y/o refinar hidrocarburos en el rea contratada. Socio operador: Socio designado por las partes para que, por cuenta de stas y sin representarlas, lleve a cabo directamente las operaciones necesarias. El socio operador tendr el control de todas las operaciones y el derecho de ejecutar cualquier trabajo por medio de contratistas, sujeto a los principios de buena fe, transparencia, economa, equidad, responsabilidad, planeacin, calidad, celeridad y responsabilidad social y ambiental que deben regir la contratacin. TASC: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas. Tcnica mediante la cual se identifican las causas inmediatas y bsicas. UGR: Unidad de Gestin de Riesgos.

3. CONDICIONES GENERALES
Todo incidente o falla de control debe ser notificado y gestionado, una vez sea identificado por cualquier funcionario de ECOPETROL S.A., contratista, socio o visitante, de acuerdo con los lineamientos establecidos en este procedimiento, en la Poltica de Gestin de Riesgos, en el Manual de Seguros y para dar cumplimiento a la Regla Fundamental HSE Compromiso con la Vida No. 10: Reporto e investigo las fallas de control e incidentes, aseguro las acciones correctivas y divulgo las lecciones por aprender para prevenir y evitar que se repitan.. La gestin de fallas de control e incidentes HSE va desde que se detectan y notifican en la organizacin hasta la divulgacin de las lecciones aprendidas para generar aprendizaje sobre los mismos al interior de la Empresa, el aseguramiento de la mejor prctica, la ejecucin de las recomendaciones resultantes y evaluacin de su efectividad. El informe inicial de una falla de control o un incidente, se deber realizar mediante los siguientes medios: Los telfonos de emergencia del rea donde se detecte De manera verbal al superior inmediato. Usando la herramienta informtica que se encuentra en IRIS en la ruta: Servicios en lnea para el trabajador Servicios Compartidos Servicios compartidos Incidentes y Fallas de Control Reporte de incidentes. 3/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Telefnicamente a la lnea de Servicio de ECOPETROL S.A. (1) 234-5000. (call center informar al responsable correspondiente de la dependencia va telefnica o por medio de correo electrnico). Los formatos de notificacin se imprimen en el modulo de Gestin de Incidentes y Fallas de Control una vez se ingrese a la dependencia a verificar y confirmar que los datos del evento sean correctos. Los formatos establecidos en este procedimiento se deben usar como contingencia en caso de que la herramienta para tal fin no est disponible por fallas tcnicas. Una vez que el responsable de la dependencia verifique y confirme que los datos del evento son correctos. Todos los incidentes ocurridos en eventos deportivos patrocinados por la Empresa, deben quedar cargados en la herramienta GRI. Todos los incidentes ocurridos por accin de terceros como son atentados a las personas o infraestructura, deben quedar cargados en la herramienta GRI y el negocio con el liderazgo de Seguridad Fsica, deben hacer la investigacin. Se considera instalaciones de la Empresa: instalaciones de refineras, pozos, lneas de flujo, campos de produccin, bateras de recoleccin, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, tuberas de oleoductos, poliductos y gasoductos, oficinas administrativas de negocios operativos, casinos, reas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de va, terminales fluviales y martimos, monoboya, plataformas costa afuera y reas comunes. Todo trabajador que sufra un accidente de trabajo est en la obligacin de dar inmediatamente aviso al patrono o a su representante. El patrono no es responsable de la agravacin que se presente en las lesiones o perturbaciones por razn de no haber dado el trabajador este aviso o haberlo demorado sin justa causa. Cdigo sustantivo del trabajo ART. 221. Los informes de investigacin de los accidentes de trabajo, debern adjuntarse a la hoja de vida del funcionario de Ecopetrol S.A. y la historia clnica previa calificacin por parte de asesora laboral y en la carpeta del contrato del trabajador contratista afectado. La Direccin de HSE y Gestin Social o quien haga sus veces, con base en la informacin recopilada en la Herramienta de Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI), efectuar los correspondientes estadsticos de causalidad, que permitan analizar la accidentalidad ocupacional, operacional, ambiental, las fallas de equipos y enfermedades ocupacionales. Estos anlisis debern ser utilizados por las reas operativas, con el fin de establecer sus planes de intervencin. La Unidad de Gestin de Riesgos (UGR) con base en la informacin recopilada de reporte de incidentes, adelantar los procesos de aviso y reclamo de siniestros pertinentes frente al mercado reasegurador, y revisar y actualizar los estudios de retencin y transferencia de riesgos. La Direccin de HSE y Gestin Social o quien haga sus veces revisar este documento de acuerdo al procedimiento de control de documentos ECP-DTI-P-010 o el que lo modifique, complemente o derogue. Los contratistas deben asegurar la gestin de fallas de control e incidentes HSE de acuerdo con este procedimiento, ocurridos en sus operaciones al servicio de ECOPETROL S. A. El contratista debe conformar y liderar la investigacin de todos los incidentes que se presenten en las actividades desarrolladas dentro del objeto del contrato, y que ocurran dentro de las instalaciones de ECOPETROL S. A. 4/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

En los incidentes ocupacionales HSE (nivel 0 al 2) invitara a un representante de ECOPETROL de la dependencia a la que pertenece el contrato. Para incidentes HSE de contratistas (nivel 3, 4 y 5) dentro de las instalaciones, Ecopetrol liderar la investigacin; utilizando la metodologa definida en este procedimiento. Para todos los incidentes de trabajo de contratistas ocurridos en actividades para ECOPETROL, S.A por fuera de las instalaciones de ECOPETROL, (excepto los que ocurran en las instalaciones propias del contratista o proveedor), el contratista deber realizar la investigacin bajo su propia metodologa y procedimiento; y entregar el reporte inicial y la investigacin realizada al gestor del contrato o quien haga sus veces, para que se cargue en la herramienta GRI el informe definitivo y la leccin aprendida en intranet. El gestor del contrato o quien haga sus veces hace seguimiento a los controles establecidos para su gestin y prevencin.

4. DESARROLLO
4.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Vicepresidentes y Directores: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la ejecucin de las acciones que resulten de las investigaciones de los incidentes, una vez dichas recomendaciones se hayan aceptado. Informar a la Presidencia de la Empresa y a la Unidad de Gestin de Riesgos la ocurrencia de accidentes con valoracin de riesgo Muy Alto, Alto o fatalidades, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de notificacin. Validar conjuntamente con DHS o quien haga sus veces las investigaciones de accidentes con niveles de consecuencia 4 y 5 e informar los resultados de las investigaciones al Comit Directivo de la Empresa. Designar el equipo investigador para los incidentes de su competencia. En accidentes ocupacionales donde suceda una fatalidad, o que el accidente tenga como consecuencia la amputacin de cualquier segmento corporal, fractura de huesos largos (fmur, tibia, peron, hmero, radio y cbito), trauma craneoenceflico, quemaduras de segundo o tercer grado, lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras, lesiones severas de columna vertebral con compromiso de mdula espinal, lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual, o lesiones que comprometan la capacidad auditiva, asegurar que haya la participacin en el equipo investigador de un profesional con licencia en salud ocupacional. Participar en los equipos de investigacin, donde sean requeridos. Divulgar los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que las lecciones por aprender. Una vez validado el informe de la investigacin de los incidentes de su competencia, emprender u ordenar las acciones operacionales, tcnicas, contractuales y legales a que haya lugar, con base en las recomendaciones dadas en el respectivo informe.

Gerentes, Jefes de Unidad, Superintendentes, Jefes Regionales y Jefes de Departamento: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Notificar a su superior inmediato, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.7.1 de este procedimiento, los incidentes con niveles de consecuencia 3, 4 y 5 ocurridos en su rea de responsabilidad. En este caso, los Gerentes deben informar igualmente a su Vicepresidente o Director, a la DHS y a la UGR. 5/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Asegurar el reporte final de los incidentes de las reas a su cargo con la informacin definitiva ms actualizada, en la cual se cuente con la afectacin a terceros y prdidas generadas tanto de daos materiales como de lucro cesante. Asignar oportunamente los recursos necesarios para la ejecucin de las acciones surgidas de las investigaciones de los incidentes, que hayan sido aprobadas. Designar el equipo investigador para los incidentes de su competencia. En accidentes ocupacionales donde suceda una fatalidad, o que el accidente tenga como consecuencia la amputacin de cualquier segmento corporal, fractura de huesos largos (fmur, tibia, peron, hmero, radio y cbito), trauma craneoenceflico, quemaduras de segundo o tercer grado, lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras, lesiones severas de columna vertebral con compromiso de mdula espinal, lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual, o lesiones que comprometan la capacidad auditiva, asegurar que haya la participacin en el equipo investigador de un profesional con licencia en salud ocupacional. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Dar aviso al Juez de trabajo de los incidentes ocupacionales de acuerdo con los formato ECP-DHSF-021 y ECP-DHS-F-182 Propiciar que se investiguen los incidentes con alto potencial de prdidas y bajas consecuencias reales, con el fin de trabajar en la prevencin de materializacin de estos incidentes. Enviar los informes de investigacin de los accidentes de trabajo, a la hoja de vida del funcionario de Ecopetrol S.A. y a la historia clnica previa calificacin por parte de asesora laboral del funcionario directo y en la carpeta del contrato para el caso de trabajador contratista. En los accidentes ocurridos a estudiantes en prctica u otro personal con vinculacin directa a ECOPETROL que sea aportante a una Administradora de Riesgos Profesionales; remitir, a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes de investigacin de los accidentes de trabajo mortales o graves segn esta resolucin a que se refiere el inciso primero del artculo 14 de la resolucin 1401 DE 2007, los cuales debern ser firmados por el Representante legal del aportante o su delegado. Divulgar los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que las lecciones por aprender. Asegurar el registro de toda la investigacin de los incidentes ocurridos en el rea de su responsabilidad, en la herramienta informtica Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI) y la leccin aprendida en intranet. Una vez validado el informe de la investigacin de los incidentes de su competencia, emprender u ordenar las acciones operacionales, tcnicas, contractuales y legales a que haya lugar, con base en las recomendaciones dadas en el respectivo informe.

Coordinadores y Lderes: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Notificar a su superior inmediato, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de notificacin, los incidentes con niveles de consecuencia de 3, 4 y 5 ocurridos en su rea de responsabilidad. Se debe informar al Jefe de Departamento o Superintendente, a la DHS y a la UGR, si aplica. Verificar el reporte final de los incidentes de las reas a su cargo con la informacin definitiva ms actualizada, en la cual se cuente con la afectacin a terceros y prdidas generadas tanto de daos materiales como de lucro cesante. Asignar oportunamente los recursos necesarios para la ejecucin de las acciones surgidas de las investigaciones de los incidentes, que hayan sido aprobadas. Designar el equipo investigador para los incidentes de su competencia. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Apoyar el suministro de la informacin y la atencin a las visitas que se programen, del proceso de ajuste y reclamo de siniestros. 6/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Asegurar el Registro en la herramienta corporativa para la gestin de fallas de control e incidentes HSE (Mdulo GRI), los resultados de la gestin de los mismos desde su reporte hasta la generacin de lecciones aprendidas. Asegurar el reporte final de los incidentes de las reas a su cargo, con la informacin aprobada. Validar la efectividad de las acciones implementadas para controlar las causas de los incidentes. Participar en la divulgacin de los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que en la divulgacin de las lecciones por aprender. Propiciar que se investiguen los incidentes con alto potencial de prdidas y bajas consecuencias reales, con el fin de trabajar en la prevencin de materializacin de estos incidentes. Divulgar los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que las lecciones por aprender. Asegurar el registro de toda la investigacin de los incidentes ocurridos en el rea de su responsabilidad, en la herramienta informtica Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI) y la leccin aprendida en intranet. Una vez validado el informe de la investigacin de los incidentes de su competencia, emprender u ordenar las acciones operacionales, tcnicas, contractuales y legales a que haya lugar, con base en las recomendaciones dadas en el respectivo informe.

Profesionales y Supervisores: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Notificar a su superior inmediato, de acuerdo con lo establecido en el numeral 7.3, los incidentes ocurridos en su rea de responsabilidad. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Seguir lo establecido en el plan de contingencia en caso de incidentes ambientales. Apoyar el suministro de la informacin y la atencin a las visitas que se programen, del proceso de ajuste y reclamo de siniestros. Participar en la divulgacin de los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que en la divulgacin de las lecciones por aprender Ejecutar las acciones correctivas. Divulgar los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que las lecciones por aprender. Una vez validado el informe de la investigacin de los incidentes de su competencia, emprender u ordenar las acciones operacionales, tcnicas, contractuales y legales a que haya lugar, con base en las recomendaciones dadas en el respectivo informe.

Operadores, Tcnicos y en general trabajadores: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Dar aviso oportuno a su jefe inmediato sobre la ocurrencia de incidentes HSE. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Apoyar el suministro de la informacin y la atencin a las visitas que se programen, del proceso de ajuste y reclamo de siniestros. Participar en la divulgacin de los incidentes y fallas de control, al igual que en la divulgacin de las lecciones por aprender

Direccin de HSE y Gestin Social: Asegurar la implementacin y cumplimiento de este procedimiento en sus reas de responsabilidad. Direccionar y establecer las polticas y lineamientos en la gestin de fallas de control e incidentes HSE a nivel de la Empresa y administrar los elementos de soporte de sta. Verificar la gestin de los incidentes HSE registrados en la herramienta GRI de todas las reas. 7/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Propender por mejorar la cultura en cuanto al reporte y gestin de fallas de control e incidentes HSE en la Empresa. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Asesorar a las diferentes reas de la Empresa en todo lo requerido para la mejora continua en materia de accidentalidad, con base en los anlisis consolidados de causalidad. Prestar asistencia tcnica especializada durante las operaciones de respuesta a emergencias operacionales causadas por la ocurrencia de incidentes y durante la definicin de planes de accin tendientes a controlar las causas de los incidentes y fallas de control. Hacer seguimiento y evaluar la efectividad de los planes de accin para controlar las causas de los incidentes y fallas de control. Velar por que el lder de la investigacin en los accidentes ocurridos a estudiantes en prctica u otro personal con vinculacin directa a ECOPETROL que sea aportante a una Administradora de Riesgos Profesionales; remita, a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes de investigacin de los accidentes de trabajo mortales o graves segn esta resolucin a que se refiere el inciso primero del artculo 14 de la resolucin 1401 DE 2007.

Unidad de Gestin de Riesgos: Con base en la informacin preliminar de reporte de siniestros, gestionar el aviso del siniestro ante el reasegurador y liderar el proceso de ajuste y reclamacin ante el mercado reasegurador, para aquellos incidentes HSE que sean o puedan llegar a ser objeto de cobertura bajo las condiciones del Programa Corporativo de Seguros de ECOPETROL S.A.

Contratistas: Asegurar el sistema de gestin de fallas de control e incidentes a nivel de la Empresa Contratista. Apoyar el suministro de la informacin y la atencin a las visitas que se programen, durante la investigacin. Asegurar la ejecucin de las acciones derivadas de las investigaciones de los incidentes y fallas de control Participar en la divulgacin de los incidentes. Participar en los equipos de investigacin donde sean requeridos. Conformar y liderar la investigacin de todos los accidentes ocurridos en desarrollo de actividades para ECOPETROL, tanto dentro como fuera de las instalaciones de ECOPETROL. En los accidentes con nivel de consecuencias 0, 1 y 2 ocurridos dentro de instalaciones invitar a un representante de ECOPETROL, para realizar la investigacin y dar cumplimiento a la Resolucin 1401 de 2007 y dems normativa aplicable. Para incidentes HSE de contratistas (nivel 3, 4 y 5) ocurridos dentro de las instalaciones de ECOPETROL, participar en las investigaciones lideraradas por ECOPETROL S. A. Asegurar el registro de toda la investigacin en la herramienta informtica Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI), gestionando con Gestor del Contrato el correspondiente registro. Dar cumplimiento a este procedimiento Designar el equipo investigador para los incidentes de su competencia. Asegurar el reporte final de los incidentes de las reas a su cargo con la informacin definitiva, en la cual se cuente con la afectacin a terceros y prdidas generadas tanto de daos materiales como de lucro cesante. Remitir, a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes de investigacin de los accidentes de trabajo a que se refiere el inciso primero del artculo 14 de la resolucin 1401 de 2007, los cuales debern ser firmados por el Representante legal de la empresa o su delegado. Validar la efectividad de las acciones implementadas para controlar las causas de los incidentes. Divulgar los incidentes y fallas de control ocurridos en las reas de su responsabilidad, al igual que las lecciones por aprender. 8/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Equipo Investigador: Ejecutar los lineamientos que el lder de la investigacin determine en el proceso de investigacin de las fallas de control e incidentes HSE. Seguir todos los pasos de la investigacin del evento de acuerdo con los lineamientos dados en este procedimiento. Realizar la investigacin dentro del plazo establecido en el numeral 4.7.3 de este procedimiento Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Lder de la investigacin: Asegurar que se cumplan todos los pasos de la investigacin del evento de acuerdo con los lineamientos dados en este procedimiento. Presentar el informe de investigacin para su aprobacin al funcionario que nombr el equipo investigador Solicitar y asegurar la participacin de expertos en temas especficos relacionados con el incidente. Solicitar al funcionario que nombr el equipo investigador, la ampliacin del plazo para la entrega del informe de investigacin, cuando sea necesario justificando las causas del mismo Usar los formatos establecidos en esta directriz para la elaboracin del informe de investigacin Remitir mediante documento formal el informe de investigacin aprobado, al funcionario que nombr el comit investigador

Vicepresidencia Jurdica: 4.2 Asesorar al equipo investigador en el cierre de la investigacin, integrndose al equipo para validar la informacin contenida en el informe, de manera que esta se ajuste a los parmetros legales y se blinde la organizacin en las controversias contractuales que puedan surgir. En los accidentes de trabajo ocurridos a los empleados de ECOPETROL S. A. emitir concepto de calificacin en los informes elaborados en el formato ECP-DHS-F-021 ACTIVIDADES INMEDIATAS EN EVENTOS:

En el momento de la ocurrencia de un incidente o falla de control; el Supervisor, el encargado del rea el gestor del proyecto deben realizar, como mnimo, las siguientes actividades inmediatas: Informar verbalmente al Jefe Inmediato para pedir su apoyo. Valorar las consecuencias reales y potenciales para afrontar la situacin en forma adecuada. Tomar el control de la situacin para dirigir las acciones de respuesta inmediata. Coordinar las actividades requeridas para controlar los riesgos de incidentes potenciales secundarios, ya que podran tener consecuencias ms severas que las del incidente inicial. Asegurar que se brinden los primeros auxilios y atencin mdica adecuada a los heridos, si existen, y solicitar la cooperacin a las dependencias de apoyo necesarias para controlar el incidente, de acuerdo con la severidad de las consecuencias y siguiendo el Plan Operativo, los procedimientos operativos normalizados y MEDEVAC (Plan de evacuacin mdica) aplicable a cada Gerencia, Superintendencia o Proyecto, planta o instalacin. Identificar y conservar en el sitio las fuentes de evidencia para la investigacin y ordenar el acordonamiento y aislamiento del rea, si es necesario. En el caso de incidentes donde se afecte la continuidad del negocio y/o haya daos materiales a la infraestructura o equipos del rea, no se debe iniciar el desmantelamiento de los bienes afectados o la remocin de escombros, antes de que la Aseguradora (para los eventos que seran susceptibles de indemnizacin) practique la inspeccin correspondiente en el lugar del siniestro, a menos que tales trabajos sean estrictamente indispensables por razones de seguridad y/o operacin. En este ltimo caso, se dejarn pruebas, 9/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

tales como fotografas o pelculas que muestren las condiciones de los bienes afectados, antes del desmantelamiento. 4.3 REQUISITOS LEGALES: Los accidentes de trabajo debern ser manejados segn lo establece la legislacin vigente, Decreto 1295 de Junio 1994, el Cdigo Sustantivo del Trabajo - CST, en los artculos 220-1 y 221, as como tambin lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, artculos 59 y 60. Adems, para contratistas y en generar trabajadores que aporten al sistema de riesgos profesionales, deber cumplirse con lo establecido en las Resoluciones Nmero 0156 (Formatos de accidentes de trabajo y enfermedad profesional), decreto 1530 de 1996 y resolucin 1401 de mayo 14 de 2007, respectivamente, dadas por el Ministerio de Proteccin Social, y en general en todas las normas posteriores que las modifiquen, complementen o reemplacen. 4.3.1 Aviso al Juez de la ocurrencia de un Accidente Cdigo sustantivo del trabajo ART. 220. 1.Para los efectos de informacin en la controversia a que pueda dar lugar el accidente, cualquiera que sean sus consecuencias, el {empleador} debe dar un aviso suscrito por l o quien lo represente, al juez del trabajo del lugar, o en su defecto al juez municipal, donde conste el da, hora y lugar del accidente, como se produjo, quienes lo presenciaron, el nombre de la vctima, el salario que devengaba el da del accidente y la descripcin de la lesin o perturbacin, firmada por el facultativo que asista al trabajador . Para accidentes de personal directo, se debe diligenciar el formato ECP-DHS-F-182. 2.La informacin de que se trata este artculo debe darse dentro de los ocho (8) das siguientes al de la ocurrencia del accidente. Resolucin 1401 de 2007art. 14 Remisin de investigaciones. El aportante debe remitir a la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre afiliado, dentro de los quince (15) das siguientes a la ocurrencia del evento, el informe de investigacin del accidente de trabajo mortal y de los accidentes graves definidos en el artculo 3 de la presente resolucin. Recibida la investigacin por la Administradora de Riesgos Profesionales, esta la evaluar, complementar y emitir concepto sobre el evento correspondiente, determinando las acciones de prevencin que debe implementar el aportante, en un plazo no superior a quince (15) das hbiles. Cuando el accidente de trabajo sea mortal, la Administradora de Riesgos Profesionales remitir el informe dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la emisin del concepto, junto con la investigacin y copia del informe del accidente de trabajo, a la Direccin Territorial de Trabajo o a la Oficina Especial de Trabajo del Ministerio de la Proteccin Social, segn sea el caso, a efecto de que se adelante la correspondiente investigacin administrativa laboral y se impongan las sanciones a que hubiere lugar si fuere del caso. Para el caso de trabajadores directos, y dado que ECOPETROL S. A. tiene vinculacin de personal aportantes a las ARP, corresponde entonces al lder de la investigacin asegurar que se realice la remisin de los informes dentro de los plazos establecidos en la resolucin aludida. 4.3.2 Aviso que debe dar el trabajador que sufre un Accidente. Cdigo sustantivo del trabajo ART.221. Aviso que debe dar el trabajador que sufra un accidente: Todo trabajador que sufra un accidente de trabajo est en la obligacin de dar inmediatamente aviso al patrono o a su representante. El patrono no es responsable de la agravacin que se presente en las lesiones o perturbaciones por razn de no haber dado el trabajador este aviso o haberlo demorado sin justa causa. 10/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

4.3.3 Reglamento Interno de Trabajo, Obligaciones de los trabajadores ARTCULO 59.- La Empresa no asume responsabilidad por accidente de trabajo, pagos de seguros de vida, pago de salarios u otra prestacin cualquiera, cuando se le engae laborando en contravencin a lo dispuesto en este artculo o suplantando a otro trabajador. ARTCULO 60.- El trabajador que sufra accidente de trabajo lo comunicar inmediatamente al jefe respectivo, con el objeto de que se le presten sin demora los primeros auxilios, se provea a la inmediata asistencia mdica y se adelante la investigacin correspondiente. El mdico tratante prescribir y aplicar el tratamiento a que haya lugar y certificar la fecha en que cesa la incapacidad. En caso que el trabajador accidentado no est en capacidad de dar aviso, sus compaeros de trabajo, o cualquier otro trabajador que tenga conocimiento del accidente, estar en la ineludible obligacin de comunicarlo inmediatamente al jefe del trabajador accidentado. Si el accidentado omite sin justa causa dar el aviso dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, se presume que el accidente no es de trabajo. 4.3.4 Autopsias mdico-legales De conformidad con lo dispuesto en el artculo 5 del Decreto 786 de 1990, las autopsias mdicolegales tienen como objetivos: a) Establecer las causas de la muerte, la existencia de patologas asociadas y de otras particularidades del individuo y de su medio ambiente; b) Aportar la informacin necesaria para diligenciar el certificado de defuncin; c) Verificar o establecer el diagnstico sobre el tiempo de ocurrencia de la muerte (cronotanatodiagnstico); d) Contribuir a la identificacin del cadver; e) Ayudar a establecer las circunstancias en que ocurri la muerte y la manera como se produjo (homicidio, suicidio, accidente, natural o indeterminada), as como el mecanismo o agente vulnerante; f) Establecer el tiempo probable de expectativa de vida, teniendo en cuenta las tablas de estadsticas vitales del Departamento Administrativo Nacional de Estadsticas, DANE, y la historia natural de las patologas asociadas; g) Cuando sea del caso, establecer el tiempo probable de sobrevivencia y los hechos o actitudes de posible ocurrencia en dicho lapso, teniendo en cuenta la naturaleza de las lesiones causantes de la muerte; h) Aportar informacin para efectos del dictamen pericial; entre otros. Adems, en el artculo 6 de esta misma norma, se estableci como obligatoria la autopsia mdicolegal en los casos de homicidio o sospecha de homicidio, suicidio o sospecha de suicidio, cuando se requiera distinguir entre homicidio y suicidio, muerte accidental o sospecha de la misma, entre otras muertas en las cuales no exista claridad sobre su causa. De otra parte, se tiene que para el cumplimiento de los objetivos de las autopsias mdico legales, se debe conservar la cadena de custodia (el conjunto de procedimientos que permiten el seguimiento y control de los elementos materia de prueba y la informacin, con el fin de garantizar la integridad, identidad, preservacin, seguridad y aptitud de los mismos a lo largo del proceso investigativo), que inicia con la autoridad que practica la diligencia de levantamiento de cadver, lugar de los hechos en el cual se recaudan todas las evidencias o pruebas fsicas relacionadas con el cadver, as como la informacin de las circunstancias conocidas anteriores y posteriores a la muerte. Por lo anterior, siempre que exista una fatalidad dentro o en desarrollo de actividades para la Empresa, el jefe jerrquico inmediato para personal directo de ECOPETROL o el Administrador para el caso de trabajador de contratista, debe asegurar con las autoridades competentes, la diligencia 11/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

de levantamiento del cadver y la realizacin de la autopsia mdico-legal para tener certeza de la causa de la muerte y asegurar que se cumpla lo dispuesto en la mencionada normatividad. 4.3.5 Derrame de Hidrocarburos Decreto 321 de 1999 Derrames de hidrocarburos: derrames de Hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres, el Reporte de derrames se constituye en una herramienta estratgica del Plan Nacional de Contingencia, en la cual el Comit Tcnico Nacional del Plan Nacional tiene la informacin sobre la ocurrencia del derrame y pone en alerta a los estamentos participantes en el Plan Nacional, para una posible cooperacin entre la atencin y manejo del derrame. De acuerdo con lo establecido en el Plan Nacional de Contingencia y en el artculo 41 del Decreto 2820 de 2010 La industria operadora del producto derramado es la encargada de realizar el reporte inicial dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia de la emergencia las autoridades competentes: Corporacin Autnoma Regional correspondiente, Ministerio de Medio Ambiente, Capitana del Puerto si el derrame se presenta en aguas marinas o fluviales de su competencia, a la Coordinacin del Comit Tcnico del Plan Nacional de Contingencias y a los Comits Locales y Regionales de Prevencin y Atencin de Emergencias. Para todos los efectos de atencin y reportes de derrames se deber seguir los parmetros establecidos en la directriz ECP-DHS-G-015 DIRECTRIZ RESPONSABILIDAD DE ATENCIN Y RESPUESTA EN CASO DE DERRAME DE HIDROCARBUROS, DERIVADOS O SUSTANCIAS NOCIVAS en general en todas las directrices posteriores que las modifiquen, complementen o reemplacen.

4.4

CAPACITACION Y COMPETENCIAS:

Las competencias y conocimientos que se deben desarrollar para los integrantes que conformen el equipo de investigacin son: CAPACITACIN Y COMPETENCIAS Cursos formales en el modulo de capacitacin: Metodologa de Investigacin para solucin de Facilitador de la metodologa (Debe haber problemas (metodologa de investigacin de participado al menos en una investigacin VH, H o fallas de control e incidentes) o , M) Procedimiento de Gestin de fallas de control e Tcnico del rea del evento incidentes y manejo de la herramienta GRI Funcionario directo o contratista con licencia de salud ocupacional (En caso de accidente grave o fatalidades, con licencia de salud ocupacional) Representante del Comit Paritario Representante del Contratista 4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL Las Gerencias, Direcciones y Superintendencias, deben establecer programas de seguimiento y control al cumplimiento de este procedimiento y de las acciones emitidas en las investigaciones de incidentes por medio de auditoras programadas, Inspecciones Gerenciales y otras actividades de verificacin. La Direccin HSE y Gestin Social o quien haga sus veces, debe realizar auditoras de segunda parte. PARTICIPANTES Lder de la investigacin

12/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Los hallazgos de las visitas de campo, inspecciones gerenciales deben ser reportados dentro del sistema GRI como una falla de control para su gestin y seguimiento. Cada negocio debe establecer un plan de auditora anual para hacer seguimiento a la herramienta GRI travs del formato de Auditorias de Gestin de Incidentes y Fallas de Control ECP-DHS-F-183. 4.6 GESTION DE FALLAS DE CONTROL 4.6.1 NOTIFICACION Cuando se presente una falla de control, el funcionario de la Empresa, contratista, socio o visitante que la detecte debe informar y reportar de acuerdo con lo establecido en las condiciones generales de este documento. Los lderes o encargados de las reas deben tomar acciones inmediatas, identificar las acciones correctivas, y gestionar los recursos ante el Jefe Inmediato. 4.6.2 VALORACION Toda falla de control debe ser clasificada de acuerdo con su nivel de riesgo, aplicando el documento Uso de la Matriz de Valoracin de Riesgos RAM (ECP-DRI-I-007), o quien la modifique, complemente o reemplace. Toda falla de control identificada debe ser valorada con la RAM, teniendo en cuenta las consecuencias potenciales y la valoracin debe ser realizada por el responsable de la dependencia donde se identifique la falla de control. 4.6.3 INTERVENCION Cuando se presente una falla de control, el funcionario de la Empresa, o contratista que la detecte deber intervenir inmediatamente para lograr: Que, mediante la interaccin pro-activa la persona que comete el acto subestndar modifique inmediatamente su comportamiento, o Que la condicin subestndar sea corregida adecuadamente, lo antes posible. El responsable del rea realiza el anlisis de causalidad; identifica al menos una causa inmediata y una causa bsica. Para las fallas de control que no se puedan ejecutar inmediatamente las acciones correctivas y/o preventivas se establecer un plan accin que debe contener actividades que se puedan medir a travs del tiempo. Cuando se presenten fallas de control identificadas a travs de observacin de comportamientos deben ser registradas en la herramienta GRI; el hallazgo identificado y las acciones para el cierre de estn deben ser ejecutadas de manera inmediata. 4.7 GESTION DE INCIDENTES 4.7.1 NOTIFICACION Cuando se presente un Incidente, el funcionario de la Empresa, contratista, socio o visitante que lo detecte debe informar y reportar de acuerdo con lo establecido en las condiciones generales de este documento.

13/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

En caso de atencin de primeros auxilios por supuesta inhalacin de gases, inmediatamente el responsable del rea debe realizar mediciones de gases, para confirmar esta exposicin y deber notificarlo al servicio respectivo de primeros auxilios, para documentar los valores medidos. Los incidentes valorados con riesgo Muy Alto (VH) y Alto (H) deben ser notificados por alguno de los medios disponibles segn lo establecido en la Tabla 1, durante las cuatro (4) horas siguientes al evento y en caso de eventos de tipo ambiental el tiempo ser de treinta (30) minutos. El registro escrito deber asegurarse dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del evento, por cualquiera de los medios descritos en la tabla N 1 o en el formato ECP-DHS-F-022, para eventos ocupacionales y en el formato ECP-DHS-F-023 para eventos ambientales. Para los incidentes valorados con riesgo Medio (M) y Bajo (L), la notificacin deber hacerse dentro de las doce (12) horas siguientes al evento. En el caso de incidentes ambientales (derrames de hidrocarburos y derivados), deben aplicarse los procedimientos establecidos en el Decreto 321 de 1999 y el formato establecido para tal fin (Formato ECP-DHS-F-023), segn directriz ECP-DHS-G-015). Todos los incidentes, que cumplan con al menos uno (1) de los siguientes criterios, deben ser reportados a la UGR: Con valoracin RAM igual o mayor a Medio. Incidentes cuyas prdidas econmicas superen los KUS$ 10 (nivel de consecuencia 2 o importante) en la valoracin RAM en el aspecto econmico, ya sea por concepto de prdidas para la empresa y/o por afectacin a terceros. Incidentes cuya afectacin al medio ambiente sea igual o mayor a nivel de consecuencia 2 (menor) en la valoracin RAM Incidentes en donde se haya afectado recursos de terceros o se haya causado un perjuicio o dao a stos. El reporte de estos eventos debe realizarse dentro de los tiempos mximos mencionados en la Tabla 1. Valorac in RAM del Inciden te Muy Alto (VH) o Fatalida des TABLA 1 - NOTIFICACIN DE INCIDENTES (Ver Notas) Funcionario Funcionario y Tiempo mximo Informe Responsable entidad a quien se para notificar de la hace la (despus de notificacin notificacin ocurrir el incidente) Gerente, Gerente General, Gerente de Negocio o Director debidamente enterado por su conducto regular. Presidente, Vicepresidentes Ejecutivos, Vicepresidente del negocio, Director, DHS y UGR A Gerente HSE de Socios donde ECOPETROL es el socio operador. Para incidentes ocupacionales a Oficina de trabajo de la localidad a travs del lder de talento humano Reporte

Verbalmente al Va Radio, Email: Jefe Inmediato, Telfono, incidentesugr@ecop tan pronto como Fax o etrol.com.co sea posible, y en correo Mandatorio: forma escrita electrnico. Diligenciar y enviar durante las cuatro A DHS: Fax la impresin de (4) horas (1) notificacin de la siguientes al 2344405 Herramienta evento. En caso A UGR: Fax informtica Gestin de incidentes (1) de Riesgos HSE ambientales, el 2345628 (Mdulo GRI) o tiempo es de Formato de treinta (30) Notificacin minutos Inmediata de Incidentes (ECPDHS-F-022) 14/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Valorac in RAM del Inciden te Alto (H) Funcionario Responsable de la notificacin Funcionario y entidad a quien se hace la notificacin Elaborado 11/03/2011 Tiempo mximo para notificar (despus de ocurrir el incidente) Informe Versin: 05 Reporte

Jefe Departamento, Superintendent e o Jefe de Unidad debidamente enterado por su conducto regular.

Medio (M)

Coordinador, Lder, Profesional de Mantenimiento (VIT), Jefe de Pozo o Gestor de proyecto, debidamente enterado por su conducto regular.

Presidente Vicepresidente, Director, Gerente, Gerente General, Gerente de Negocio, Jefe de Unidad, DHS y UGR A Gerente HSE de Socios donde ECOPETROL es el socio operador. Para incidentes ocupacionales a Oficina de trabajo de la localidad a travs del lder de talento humano Jefe Departamento, Superintendente o Lder de Operaciones, DHS y UGR

Verbalmente al Va Radio, Email: Jefe Inmediato, Telfono, incidentesugr@ecop tan pronto como Fax o etrol.com.co sea posible, y en correo Mandatorio: forma escrita electrnico. Diligenciar y enviar durante las cuatro 2344405 la impresin de (4) horas A UGR: Fax notificacin de la siguientes al (1) Herramienta evento. En caso 2345628 informtica Gestin de incidentes de Riesgos HSE ambientales, el (Mdulo GRI) o tiempo es de Formato de treinta (30) Notificacin minutos Inmediata de Incidentes (ECPDHS-F-022) Verbalmente al Jefe Inmediato, tan pronto como sea posible, y en forma escrita durante las doce (12) horas siguientes al evento Va Radio, Telfono, Fax o correo electrnico. Mandatorio: Diligenciar y enviar la impresin de notificacin de la Herramienta informtica Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI) o Formato de Notificacin Inmediata de Incidentes (ECPDHS-F-022) Mandatorio: Diligenciar y enviar la impresin de notificacin de la Herramienta informtica Gestin de Riesgos HSE (Mdulo GRI) o Formato de Notificacin Inmediata de Incidentes (ECPDHS-F-022) 15/26

Bajo (L)

Supervisor / Jefe de Pozo o Gestor de Proyecto, debidamente enterado por su conducto regular.

Coordinador o Profesional de Mantenimiento (VIT) o Lder de Operaciones y DHS

Verbalmente al Jefe Inmediato, tan pronto como sea posible, y en forma escrita durante las doce (12) horas siguientes al evento

Va Radio, Telfono, Fax o correo electrnico.

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

NOTA 1: En las reas y/o dependencias en donde no exista alguno de los cargos referenciados en la tabla anterior, la notificacin de los incidentes se har a travs del conducto regular del rea al nivel jerrquico superior que exista all NOTA 2: Se debe cumplir con los requisitos establecidos en la legislacin vigente 4.7.2 VALORACION Todo Incidente debe ser clasificado en cuanto a su nivel de riesgo, aplicando el documento Uso de la Matriz de Valoracin de Riesgos RAM (ECP-DHS-I-002), o quien lo modifique, complemente o reemplace. Todo incidente que suceda, bien sea accidente (con prdida real) o casi-accidente (con prdida potencial, no real) debe ser valorado con la RAM. La valoracin debe ser liderada por el responsable de la dependencia, el profesional de mantenimiento (para VIT) el gestor del proyecto en caso que el incidente (accidente casi accidente) ocurra fuera de las reas de ECOPETROL S.A. 4.7.3 INVESTIGACION NOMBRAMIENTO DEL EQUIPO DE INVESTIGACIN: En la TABLA 2 Equipos de Investigacin de Incidentes, se especifican los criterios para la conformacin del equipo de investigacin y otros aspectos generales, los cuales se deben tener en cuenta en la aplicacin de este procedimiento, as:

16/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

TABLA 2 EQUIPOS DE INVESTIGACIN DE ACCIDENTES (Ver Notas)


Valoracin CONSECUENCIA S segn la matriz RAM del Incidente Nivel 5 (Una o mas fatalidades, perdida catastrfica > US$10M, Contaminacin Irreparable, Veto como proveedor y/o afectacin de imagen a nivel internacional) Funcionario que hace el nombramien to del equipo Vicepresidente Ejecutivo de la dependencia donde ocurre el incidente Funcionarios que, como mnimo, conforman el equipo Funcionar io a quien se le entrega el informe Aprobado Vicepreside nte Ejecutivo o director donde ocurre el incidente, Director DHS y Jefe de Unidad UGR VIJ (revisa y aprueba) Instancia a la que se presenta el informe Comit Directivo de la Empresa, CPNSO y CPRSO Herramientas deseables a utilizar ACR ( RCA), entre ellas: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas TASC, Tormenta de Ideas, Diagrama de Afinidad, Diagrama de Relaciones, Diagrama espina de Pescado, Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa), Por qu, por qu, por qu, Anlisis rbol de Falla. etc. ACR ( RCA), entre ellas: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas TASC, Tormenta de Ideas, Diagrama de Afinidad, Diagrama de Relaciones, Diagrama espina de Pescado, Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa), Por qu, por qu, por qu, Anlisis rbol de Falla. etc.

-Vicepresidente, Gerente o Director diferente de la Vicepresidencia o Direccin afectada (Lder) -Representante por los trabajadores en el CPRSO, (para eventos ocupacionales) -Delegado del Vicepresidente o Director del rea afectada - Delegado del Director DHS (Profesional Directo o Contratado) -En caso de ser trabajador de contratista, un representante de ste, que debe ser el Representante Legal o Gerente -En caso de que ECOPETROL sea el socio operador, se debe invitar a un integrante del socio y es opcin de ste participar. -Para la etapa de cierre de la investigacin un delegado de VIJ Nivel 4 Vicepresidente - Superintendente o Jefe de (Incapacidad , Gerente o Departamento o Jefe de Unidad permanente Director diferente de la Gerencia o (parcial o total), Direccin afectada perdida econmica (Lder) Grave - Representante por los US$1M a US$10M, trabajadores en el CPRSO (para Contaminacin accidentes ocupacionales) Mayor, Prdida de - Representante del rea participacin en el afectada (Superintendente, mercado Jefe de Departamento o Jefe de y/o afectacin de Unidad) imagen a nivel -Profesional de DHS (Directo o nacional) Contratado) -En caso de haberse afectado un trabajador de contratista, un representante de ste, que debe ser el Representante Legal o Gerente -En caso de que ECOPETROL sea el socio operador, se debe invitar a un integrante del socio y es opcin de ste participar. Para la etapa de cierre de la investigacin un delegado de VIJ.

Vicepreside nte, Director DHS y Jefe de Unidad UGR VIJ (revisa y aprueba)

Comit Directivo de la Empresa, Comit de revisin de resultados de Responsabilid ad Integral

17/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031
Valoracin CONSECUENCIA S segn la matriz RAM del Incidente Nivel 3 Incapacidad temporal (>=1 da), prdida econmica Severo US$100k a US$1M, Contaminacin Localizada, Prdida de clientes y/o desabastecimiento y/o afectacin de imagen a nivel Regional

Elaborado 11/03/2011
Funcionar io a quien se le entrega el informe Aprobado Superinten dente o Jefe de Departame nto Coordinado r DHS y UGR

Versin: 05

Funcionario que hace el nombramien to del equipo Superintenden te o Jefe de Departamento , Jefe Regional o Jefe de Unidad

Funcionarios que, como mnimo, conforman el equipo - Coordinador o Lder de rea diferente a la dependencia afectada (Lder) - Representante por los trabajadores en el CPRSO o Comits Locales (para accidentes ocupacionales) - Representante del rea afectada - Profesional de DHS Directo o Contratado (opcional) - En caso de haberse afectado un trabajador de contratista, un representante de ste, que debe ser Lder de Obra o delegado con el mismo nivel jerrquico

Instancia a la que se presenta el informe Comit de Gestin de la Gerencia o Superintende ncia afectada

Herramientas deseables a utilizar ACR ( RCA), entre ellas: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas TASC, Tormenta de Ideas, Diagrama de Afinidad, Diagrama de Relaciones, Diagrama espina de Pescado, Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa), Por qu, por qu, por qu, Anlisis rbol de Falla. etc. ACR ( RCA), entre ellas: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas TASC, Tormenta de Ideas, Diagrama de Afinidad, Diagrama de Relaciones, Diagrama espina de Pescado, Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa), Por qu, por qu, por qu, Anlisis rbol de Falla. etc.

Nivel 2, 1 y 0 Lesin menor (sin incapacidad), Lesin leve (primeros auxilios) Ninguna lesin/ Prdidas econmicas < US$100k/ Afectacin ambiental menor, leve ninguna/ Afectacin a clientes con Quejas y/o Reclamos, incumplimiento especificaciones ningn impacto/ y/o afectacin de imagen a nivel Local, Interna o ninguna

Coordinador o supervisor de equipo ncleo o profesional, Lder, Jefe de Pozo o Gestor del Proyecto Gerente de firma contratista para accidentes ocupacionales de contratistas

Para accidentes ocupacionales de personal directo de Ecopetrol: - Supervisor o Profesional (Lder) - Representante por los trabajadores en el CPRSO o Comits Locales (para accidentes ocupacionales con trabajo restringido o atencin mdica) -Operador Para accidentes ocupacionales de personal contratista: -Conforma equipo de acuerdo con la resolucin 1401 de 2007 Invita a un representante de la dependencia a la que pertenece el contrato con ECOPETROL. Para los accidentes ambientales y de bienes: - Supervisor o Profesional (Lder) -Operador -Un representante del contratista, si aplica

Superinten dente, Coordinado r y Lder de Relacin de Negocio DHS

Comit de Gestin o reuniones del rea

18/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

NOTA 1: En el equipo investigador deber participar un profesional con licencia en Salud Ocupacional, directo o contratado, en caso de que suceda una fatalidad o que el accidente tenga como consecuencia la amputacin de cualquier segmento corporal, fractura de huesos largos (fmur, tibia, peron, hmero, radio y cbito), trauma craneoenceflico, quemaduras de segundo o tercer grado, lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras, lesiones severas de columna vertebral con compromiso de mdula espinal, lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual, o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. (Art. 3 Resolucin 1401 de 2007) NOTA 2: Se debe cumplir con todos los dems requisitos establecidos en la legislacin vigente (Ver Numeral 4.3 - Requisitos Legales). NOTA 3: Cuando en un accidente estn involucradas dos dependencias, en la investigacin deben participar funcionarios de ambas dependencias, y el nombramiento del equipo investigador lo har el nivel jerrquico correspondiente de la dependencia donde ocurri el incidente, de acuerdo con lo establecido en la tabla 2, por ser la gestin integral de los riesgos de su competencia. Para los casos de accidentes ocurridos por trabajadores directos o de contratistas de las reas trasversales de ECOPETROL, los accidentes sern investigados por estas, independientemente de que el accidente se presente en una instalacin diferente a la propia. NOTA 4: Para los incidentes con fatalidades o con valoracin RAM igual a VH, H o M, el informe de investigacin deber ser entregado formalmente con memorando remisorio al funcionario que nombr el equipo investigador NOTA 5: El informe de investigacin debe ser aprobado por quien nombra el equipo investigador antes de ser presentado a la instancia establecida en la tabla 2. NOTA 6: Para los incidentes con nivel de consecuencias 0, 1, 2 y 3, el Vicepresidente, Gerente o Director deber definir con base en el potencial de prdidas que tuvo el incidente, si le debe subir la categora para efectos de la investigacin; propiciando que se investiguen los incidentes con alto potencial de prdidas y bajas consecuencias reales, con el fin de trabajar en la prevencin de materializacin de estos incidentes. Otras consideraciones:

Para accidentes con fatalidades o con consecuencias de Nivel 5 (Una o ms fatalidades, perdida catastrfica > US$10M, Contaminacin irreparable, Veto como proveedor y/o afectacin de imagen a nivel internacional)), es deseable contar un invitado Externo (CCS, otras petroleras, experto en el tipo de incidente, entre otros). Para accidentes de contratistas o socios ocurridos en desarrollo de actividades para ECOPETROL, pero fuera de las instalaciones de la Empresa, la investigacin debe ser liderada por la firma Contratista o Socio dando cumplimiento a la normativa nacional y en el equipo investigador debe estar como mnimo un integrante de ECOPETROL como invitado. Esta investigacin debe ser entregada a los niveles de la Tabla 2, de acuerdo con la valoracin del incidente. Se considera instalaciones de la Empresa: instalaciones de refineras, pozos, lneas de flujo, campos de produccin, bateras de recoleccin, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, tuberas de oleoductos, poliductos y gasoductos, oficinas administrativas de negocios operativos, casinos, reas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de va, terminales fluviales y martimos, monoboya, plataformas costa afuera y reas comunes. Todos los incidentes se reportan y se registran en la herramienta informtica, para su anlisis, toma de acciones inmediatas e implementacin de las acciones correctivas pertinentes.
19/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

En la Tabla 2 se mencionan los integrantes que obligatoriamente deben conformar el equipo investigador; el responsable de su nombramiento es autnomo en designar a los dems integrantes que considere necesarios, y de definir si se requiere la participacin de un facilitador. Para los incidentes con fatalidades o con consecuencias de Nivel 4 y 5 (Una o ms fatalidades, perdida catastrfica > US$10M, Contaminacin irreparable, Veto como proveedor y/o afectacin de imagen a nivel internacional) el nombramiento del equipo investigador debe hacerse mediante memorando. En el nombramiento formal del equipo se debe indicar quin es el Lder del mismo. El plazo mximo para el nombramiento del equipo investigador es de veinticuatro (24) horas, contadas a partir del momento de la notificacin. El plazo mximo para la entrega del informe de la investigacin es de diez (10) das calendario, contados a partir del momento en que se hace el nombramiento del equipo; en caso de requerirse mayor tiempo, el Lder del equipo informar al funcionario que hizo el nombramiento sobre las razones para la solicitud de ampliacin del plazo y acordarn la nueva fecha de entrega del informe. En el caso de accidentes con lesiones personales el plazo mximo para la entrega del informe no podr ser mayor a quince (15) das contados a partir del momento de su ocurrencia. Para el reporte de los incidentes ocupacionales se deben usar los formatos: ECP-DHS-F-021 o impresin completa del incidente en GRI (Investigacin de Incidentes), en caso de que sea un incidente ocupacional de contratistas se debe diligenciar el formato establecido por la ARP respectiva y debe ser radicado en ECOPETROL mximo a los 2 (dos) das hbiles. En caso de que sea un incidente ambiental se debe diligenciar el formato ECP-DHS-F-023 (Reporte inicial de derrames de hidrocarburos) y de acuerdo con el decreto 321 enviar dentro de las 24 horas a la autoridad ambiental e instancias mencionadas en este decreto y el formato ECP-DHS-F-024 (Reporte Final de Derrames de Hidrocarburos), dentro de los 20 das despus de finalizada la atencin de la emergencia.
4.7.4 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN: Recopilacin de la informacin (evidencias): El Equipo Investigador deber determinar las evidencias que debern ser recopiladas, sin dejar de lado aquellos detalles que en principio pudiesen aparecer como insignificantes, utilizando la metodologa de clasificacin de las mismas conocida como Las Cuatro (4) Ps, as: Evidencias de posicin, es decir, la ubicacin de personas, equipos, materiales, instalaciones, herramientas, partes, variables de proceso (presin, temperatura, flujo, pH, concentracin, nivel, etc.), variables de operacin (vlvulas, actuadores, interruptores, etc.), medio ambiente, condiciones climticas, etc. Para ello utilizar ayudas tales como dibujos, bosquejos, croquis, mapas, planos, diagramas, fotografas, videos, etc. Evidencias de personas, es decir, declaraciones formales de testigos, tanto presenciales como no presenciales, y otras personas que puedan aportar informacin til. Emplear mtodos adecuados para lograr que las personas sientan confianza y realmente digan lo que saben. Evidencias de partes, es decir, revisin detallada de aquellos elementos fsicos (piezas, equipos, herramientas, objetos, etc.) y organizacionales que pudieron haber sido determinantes para la ocurrencia del evento. Considerar anlisis de fallas, ensayos de laboratorio y pruebas por especialistas. Evidencias de papel, es decir, documentacin en cualquier medio que brinde aclaracin o soporte. Incluir: normas, directrices, manuales, procedimientos, instructivos, programas, planes, prcticas, registros (diseo, construccin, operacin, mantenimiento, induccin, capacitacin, entrenamiento, 20/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

mensajes, etc.), datos, dibujos, mapas, planos, organigramas, listas de chequeo, valoraciones de riesgos, permisos de trabajo, certificados de apoyo, anlisis de riesgos, etc. Anlisis de informacin e identificacin del evento. Paralelamente a la recopilacin de las evidencias se hace el anlisis de dicha informacin, sopesando y entrecruzando hechos y datos. La etapa de recopilacin termina cuando el Equipo Investigador logra tener plena claridad del escenario vivido, diferenciar causas de efectos y responder en forma clara las preguntas: Qu ocurri? y Por qu ocurri?, y si es necesario, estableciendo la hiptesis ms aceptable. Para este anlisis se pueden utilizar las herramientas: Lnea de Tiempo-Eventos Planteamiento del problema Lluvia de ideas Recoleccin de los Datos Diagrama de Relacin Modelo de Cambio Diagrama Pareto Existe / No existe (Diferenciacin) Anlisis de precisin (Pin Point) Anlisis de causa raz El equipo debe utilizar la metodologa de investigacin seleccionando las herramientas que mejor apliquen, segn el tipo y caractersticas del incidente, entre las cuales podemos mencionar las siguientes: Tcnica de Anlisis Sistemtico de Causas TASC, Tormenta de Ideas, Diagrama de Afinidad, Diagrama de Relaciones, Diagrama espina de Pescado, Diagrama Causa y Efecto (Ishikawa), Por qu, por qu, por qu, Anlisis rbol de Falla Una vez el Equipo ha podido completar el anlisis y, por tanto, la recopilacin de evidencias, establece directamente, con la ayuda de la TASC, las diferentes Causas Inmediatas (actos subestndar y condiciones subestndar), centrando su atencin en las que a su juicio realmente resultaron claves para que el evento se materializara. Para cada Causa Inmediata se establecen las diferentes Causas Bsicas asociadas (factores personales y factores del trabajo), utilizando reiterativamente la pregunta Por Qu?, y centrando su atencin en las que a su juicio son las ms importantes. Un factor personal puede generar tanto actos subestndar como condiciones subestndar y un factor de trabajo puede generar tanto actos subestndar como condiciones subestndar. Toda Causa Inmediata deber verse reflejada en por lo menos alguna Causa Bsica y viceversa. Toda la informacin de TASC debe ser cargada en GRI. El equipo investigador debe revisar las bases de datos de los incidentes y lecciones aprendidas para identificar incidentes similares. Valoracin final del incidente: 21/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

El equipo investigador, har la valoracin final del incidente con base en las evidencias recopiladas. Igualmente, es necesario que el equipo investigador realice una valoracin de las consecuencias potenciales que pudo tener el incidente, aplicando la misma metodologa consignada en el documento Uso de la Matriz de Valoracin de Riesgos RAM (ECP-DHS-I-002), dentro de un planteamiento de escenario ligeramente diferente al real e hipotticamente creble, sin ser exagerado. Desarrollo de la solucin En el desarrollo de la solucin el equipo investigador debe definir los factores especficos que deben ser satisfechos con las recomendaciones planteadas. Esto a su vez, les permitir comparar las diferentes opciones de solucin de manera objetiva puesto que siempre deben definir las necesidades y los deseos del resultado esperado. Seleccin de criterios: Definir Metas Requeridas (Deberes) y Metas Deseadas (Deseos): 1. Definir las Metas Requeridas preguntando: a. "Qu debe lograr la solucin?" b. "Qu debe evitar la solucin?" c. Qu debe mantener la solucin? 2. Definir las Metas Deseadas preguntando: d. "Qu desea alcanzar con la aplicacin de la solucin ideal practica?" e. "Qu desea evitar con la aplicacin de la solucin ideal?" f. "Qu desea que la solucin ideal mantenga?" Formulacin de acciones: Para la definicin de las acciones tendientes a minimizar la recurrencia del incidente se debern tener en cuenta las consecuencias potenciales que el evento pudo tener. Se deben considerar solamente aquellas acciones que una vez implementadas permitan controlar adecuada y suficientemente todas las causas inmediatas y bsicas del incidente, asegurando que tengan con stas una relacin lgica. El equipo investigador debe definir: Las Acciones Inmediatas que se deben ejecutar para controlar las Causas Inmediatas Las Acciones Correctivas que se deben implementar para controlar las Causas Bsicas. El equipo investigador, deber, realizar un anlisis histrico de la causalidad de los incidentes similares para establecer las Acciones Preventivas que se deben desarrollar para controlar las Causas Organizacionales de los incidentes, tanto en el rea donde ocurri el accidente, como a nivel de toda la Empresa. Las acciones deben ser prcticas y redactadas en forma muy clara y precisa. El equipo investigador una vez identificadas las acciones debe dar respuesta positiva a la siguiente pregunta Con la implementacin de estas acciones se garantiza que no ocurra nuevamente el incidente (recurrencia)?. De lo contrario la investigacin debe continuar hasta encontrar las acciones que eliminen la causa raz.

22/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

4.7.5 ELABORACIN DEL INFORME: El Equipo investigador para los accidentes con niveles (Nivel 3, 4 y 5) debe diligenciar el Formato de investigacin de accidentes (ECP-DHS-F-189) con los resultados de la investigacin, adjuntando los documentos de soporte que considere necesarios. Para los accidentes (Nivel 0, 1y 2) el informe debe presentarse en el ECP-DHS-F-021 (Formato investigacin de accidentes) o en caso de que sea un incidente ocupacional de contratistas se debe diligenciar el formato establecido por la ARP respectiva y la plantilla de leccin aprendida. El informe debe incluir la cuantificacin detallada del costeo de incidentes segn gua ECP-DHS-G-012 estimacin de costos de incidentes HSE, con la informacin que se disponga al momento de su publicacin, para as dimensionar el impacto econmico que tiene para ECOPETROL S.A. la ocurrencia de este evento. Adems, incluir la identificacin de las acciones aplicables en otras reas de la Empresa. Se debe diligenciar en la Herramienta de Gestin HSE (GRI) el informe de investigacin o diligenciando el formato ECP-DHS-F-189. En caso de que el accidente haya ocasionado el fallecimiento de un trabajador de una empresa contratista, se debe utilizar en forma obligatoria el formato suministrado por la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre afiliado, conforme lo establece el artculo 4 del Decreto 1530 de 1996 y la Resolucin 0156 de 2005, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. El informe de la investigacin de accidente de trabajo debe ser remitido a la Vicepresidencia de Talento Humano cuando el accidente sea de un funcionario de Ecopetrol y a la carpeta del contrato, cuando el accidente de trabajo sea de un contratista. (Adjuntar todos los anexos utilizados en la investigacin). El equipo investigador y el funcionario que aprueba el informe determina los responsables de las acciones y los responsables determinarn el plan de implementacin. La Direccin de HSE y Gestin Social entregar la presentacin del informe de investigacin y las lecciones aprendidas a las dependencias interesadas del grupo empresarial para su respectiva divulgacin y gestin de las acciones a que haya lugar para prevenir en toda la empresa la ocurrencia de accidentes similares. 4.7.6 APROBACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME: El funcionario que hizo el nombramiento del Equipo Investigador debe revisar junto con el lder de la investigacin y dar aprobacin del informe emitido por el mismo, haciendo nfasis en la validacin de las acciones propuestas para corregir las causas del incidente, y presentar el informe de conformidad con lo establecido en la Tabla 2. 4.8 REGISTRO DE LA INVESTIGACIN (GRI) Y DIVULGACIN DE LA LECCIN APRENDIDA: El Lder del Equipo Investigador deber asegurar que el lder del rea donde ocurri el accidente, registre en la Herramienta de Gestin HSE (GRI) los resultados de la investigacin, incluyendo las lecciones aprendidas cargadas en intranet, una vez el informe sea aprobado. El funcionario que participe en las investigaciones de los accidentes con consecuencias nivel 4 y 5 de contratistas que ocurran fuera de las instalaciones, deber asegurar que se registre en la Herramienta de Gestin HSE (GRI) los resultados de la investigacin, incluyendo las lecciones aprendidas que se debern cargar en intranet, una vez el informe sea aprobado. 23/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

El Jefe de Departamento responsable del rea, o cargo equivalente dentro de la estructura de la Empresa donde ocurri el incidente dentro o fuera de las instalaciones, que tengan consecuencias con niveles 4 y 5 garantizar su divulgacin mediante talleres de discusin que permitan asegurar el aprendizaje del incidente. El flujograma para asegurar la divulgacin de incidentes HSE con consecuencias 4 y 5 es: ACTIVIDAD
Informe aprobado de investigacin

RESPONSABLE
Lder de investigacin Director HSE y G. Social Vicepresidente donde ocurri el accidente Director HSE y G. Social

ENTREGABLE
Presentacin en Power Point Presentacin en PDF para divulgacin Informe con evidencias y soportes. La nica versin que se puede divulgar es en PDF y previo visto bueno de DHS Versin para divulgacin masiva Versin en plantilla de Leccin por Aprender Informacin en Intranet Leccin para aprender en HSE (http://iris/contenido/contenido.aspx?catID=535&co nID=60739) Plenaria y discusin de la leccin por aprender con el fin de asegurar que la informacin se divulgue de la misma forma Listado de dependencias y cargos de ECOPETROL Listado de contratistas con trabajos similares en todo ECOPETROL Listados de divulgacin en cada negocio, cargados como evidencia en GRI, dentro del plan de intervencin

Autorizacin para envo masivo a dependencias y divulgacin Construccin y edicin de leccin por aprender

Direccin HSE y G. Social con apoyo de lder de investigacin y Comunicaciones de Secretara General Responsable del rea donde ocurri el accidente

Divulgacin de leccin por aprender a profesionales de la organizacin definidos como multiplicadores. Definicin de la poblacin objetivo a nivel de todo Ecopetrol para recibir la divulgacin Divulgacin de la leccin por aprender

Profesionales HSE de la DHS. Centro de Servicios Compartidos Profesionales definidos como multiplicadores, dependiendo del accidente

4.9 EJECUCIN DE LAS ACCIONES Y SEGUIMIENTO: La dependencia afectada as como las dems dependencias involucradas en la ejecucin de las acciones deber cumplir con los planes de implementacin y asegurar su ejecucin. Los Vicepresidentes deben analizar las acciones transversales y asegurar los planes de implementacin en sus dependencias. El responsable de cada dependencia efectuar el correspondiente control y seguimiento a la ejecucin de las acciones, en las reuniones sistemticas de su competencia. Se deben analizar como mnimo los siguientes indicadores:

24/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

% Ejecucin de recomendaciones resultantes de las investigaciones = Recomendaciones ejecutadas/Recomendaciones programadas para la fecha de corte x 100% % Ejecucin y cierre de investigaciones de fallas de control e incidentes = investigaciones de fallas de control e incidentes cerradas/total de fallas de control e incidentes reportadas x 100% % cobertura de divulgacin de lecciones aprendidas = Poblacin cubierta/Poblacin objetivo x 100% % de reportes de investigacin de incidentes terminados dentro de los plazos establecidos por el procedimiento = reportes de investigacin de incidentes terminados dentro de los plazos/ reportes de investigacin de incidentes programados para terminar para la fecha de corte x 100% 4.10 VERIFICACIN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS:

Cada dependencia responsable deber realizar el anlisis estadstico del proceso de gestin de incidentes, para la toma de decisiones y planteamiento de objetivos. La dependencia afectada debe analizar las recomendaciones establecidas por el equipo investigador y establecer acciones que respondan a atender la causa raz; en los casos donde se deba reemplazar algunas de las recomendaciones, la dependencia responsable debe justificar ante el responsable del nombramiento del equipo investigador. La verificacin de la efectividad de su implementacin la debe hacer la dependencia donde ocurri el incidente. Cada Gerencia enviar trimestralmente a la Vicepresidencia y a la Unidad HSE de DHS un informe con el avance en la implementacin de las acciones de los incidentes valorados con riesgo Muy Alto (VH) y Alto (H) y nivel de Consecuencias 4 y 5. Se debern analizar como mnimo las siguientes acciones: Frecuencia de accidentalidad ocupacional, operacional y ambiental Anlisis de recurrencia Informe de verificacin de la efectividad de implementacin de las acciones 4.11 CONTROL DE LA GESTION DE INCIDENTES Y FALLAS DE CONTROL:

El proceso de gestin de incidentes y fallas de control estar real y completamente asegurado una vez se implementen las mejores prcticas asociadas a la leccin por aprender de los eventos, se hayan ejecutado las acciones establecidas en las investigaciones y se incorporen al Sistema de Gestin HSE de la organizacin.

5.

CONTINGENCIAS

Los formatos establecidos en este procedimiento se deben usar como contingencia en caso de que la herramienta para tal fin no est disponible por fallas tcnicas. Una vez que el responsable de la dependencia verifique y confirme que los datos del evento son correctos.

25/26

GESTION DE FALLAS DE CONTROL E INCIDENTES HSE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE Y GESTIN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-P-031 RELACIN DE VERSIONES Versin 01 02 03 04 05 Fecha 01/02/2005 21/12/2006 01/10/2007 04/12/2008 11/13/2011 Cambios Emisin del documento Actualizacin del documento Segunda Actualizacin Inclusin del rol de los socios y obligaciones y cambio de cdigo por reestructuracin (Antes el ECP-DRI-P-006) Actualizacin deroga ECP-DHS-P-001. Entra en vigencia a partir del 30 de mayo de 2011 Elaborado 11/03/2011 Versin: 05

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable: Elabor: Clara Ins Arbelez Naranjo con apoyo de los profesionales HSE de todas las reas de Ecopetrol Telfono: 44546 Buzn: Claral.Arbelaez@ecopetrol.com.co Dependencia: Direccin de HSE y Gestin Social

26/26