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Ejemplo de Procedimiento

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EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE MATRICULA

1.OBJETIVO: Realizar la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, registrar informes por periodos
y anuales, entregar certificados

2.ALCANCE: Se aplica desde el inicio hasta finalizar el año escolar

EL OBJETIVO TE INDICA PARA QUÉ SE ESTÁ HACIENDO ESTE PROCEDIMIENTO EL ALCANCE ACLARA DESDE DONDE HASTA DONDE SE VA A APLICAR ESTE PROCEDIMIENTO

3. DEFINICIONES a. Paz y salvo: documento que certifica que el estudiante se encuentra al día en los compromisos académicos y económicos con el establecimiento de procedencia. b. Hoja de vida: documento que muestra los aspectos académicos y de convivencia positivos y negativos más destacados del estudiante. c. Calificaciones en membrete: documento que contiene en su encabezado la legalidad de la institución, informa el resultado académico por periodo o definitivo del estudiante. Al pie cita las normas vigentes con las firmas del Rector y Secretaria. d. Admisión: es el proceso mediante el cual un joven aspirante desea ingresar a la institución educativa e. Matricula: es un contrato bilateral entre la institución educativa, el estudiante y el padre de familia o acudiente. f. Planillas: listado de estudiantes en orden alfabético por apellidos que se encuentran matriculados en un grado específico.

LAS DEFINICIONES HACEN CLARIDAD A ALGUNOS TÉRMINOS
4. DESARROLLO ACTIVIDAD 1 Se elabora un proceso de inscripción Inscripción DESCRIPCIÓN La secretaría entrega documentos al interesado quien los fotocopia. Los estudiantes antiguos reciben circular informativa con los requisitos de la matrícula y la reserva de cupo Se revisa que la información del formato de inscripción este completamente diligenciada. En caso que no esté completa se devuelve la inscripción al padre de familia. Se deja registro en el formato de recepción de documentos para inscripción y matricula y firmado por el acudiente Se cita a entrevista al acudiente con los aspirantes de quienes cumplan con los requisitos Se realiza la entrevista Se seleccionan los estudiantes de acuerdo al número de cupos disponibles en la institución y al orden de entrega de solicitudes Se cita a los acudientes y estudiantes admitidos a inducción RESPONSABLE Secretaría REGISTRO Formato inscripción Instructivo de inscripción Circular de Matrícula Reserva de cupo Formato inscripción Recepción de documentos para inscripción y matricula

2

Secretaría

3

4 5

Se recibe la documentación del aspirante para inscripción Entrevista Análisis de entrevista y Selección de estudiantes Inducción a acudientes y a estudiantes

Secretaría

Recepción de documentos para inscripción y matricula Formato de entrevista Listado de admitidos

Equipo de coordinadores Equipo de coordinadores Equipo de coordinadores y aula de apoyo

6

Listado de asistencia

admitidos

7

Recibir documentación para la matrícula de estudiantes nuevos Entrega del autorización de matrícula a estudiantes antiguos Renovar y firmar matricula

8

9

10

Realizar listado de estudiantes

Se revisa la documentación del admitido y en caso de que este completa podrá firmar la matrícula. En caso de que no esté completa se le devolverá la papelería y solo se podrá matricular cuando presente la documentación completa teniendo en cuenta las fechas establecidas. Los estudiantes antiguos reciben ficho de matrícula posterior a la comisión de evaluación y promoción final donde figura si es promovido o no y las áreas que tiene pendientes Hacer efectiva la matrícula. El acudiente y el estudiante admitido o antiguo deben firmar la hoja de matrícula. A su vez, ellos reciben un documento donde consta su matricula. Se digita listado de estudiantes por grado y grupo.

Secretaría

Recepción de documentos para inscripción y matricula

Directores de grupo

Autorización de matrícula

Secretaría

Hoja de matrícula Constancia de Matrícula Planillas por grupo

Secretaría

EL DESARROLLO CONSTA DE: ACTIVIDAD: ES EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR DESCRIPCION: DESCRIBE EN FORMA BREVE DE QUE SE TRATA LA ACTIVIDAD A REALIZAR RESPONSABLE: SE ESCRIBE EL CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR LA ACTIVIDAD DESCRITA REGISTRO: SON LOS DOCUMENTOS D QUE SE GENERAN COMO EVIDENCIA DE QUE SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD MENCIONADA PARA DISEÑAR ESTAS ACTIVIDADES, TENER EN CUENTA EL CICLO PHVA PLANEAR

P A

H V

HACER

AJUSTAR
5. Anexos

VERIFICAR

ESTE ES EL LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO
Formato inscripción Instructivo de inscripción Autorización de matrícula Formato de entrevista Listado de asistencia Listado de admitidos Reserva de cupo Hoja de matrícula

Constancia de Matrícula Planillas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: _______________________________________________________ 1. OBJETIVO: _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 2. ALCANCE: _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 3. DEFINCIONES: _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ DESARROLLO: ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

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