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Representaciones Grficas Representacin Grfica: es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas, presentes o planeadas. Ventajas: Es una representacin sistematizada, realizada con smbolos y pautas de diseo preestablecidas. Aporta coherencia en la representacin de alguna situacin. Es una representacin sintetizada, lo cual facilita su interpretacin. Son representaciones grficas: Organigramas. Cursogramas. Diagramas de interdependencia sectorial. Cronogramas. Pert. Gantt. Tipos de grficos Segn su contenido Grficos puros: representacin simblica casi en exclusividad. Grficos literales: expresiones literales y numricas interrelacionadas por lneas de secuencia. Mixtos: combinatoria de los anteriores. Segn la situacin o hecho que representen Organigramas: son representaciones reestructuras jerrquicas de organizacin o Grficos de estructuras o Grficos de funciones o Grficos de puestos o Grficos piramidales Grficos de secuencia: representan circuitos administrativos, o procedimientos o Cursogramas o Diagramas de interdependencia sectorial o Grficos de recorridos o Grficos de trabajo en equipo o Cronogramas de Pert o Cronogramas de Gantt o Cartas de procesos Grfico de valores: representan hechos cuantitativos. o Coordenadas cartesianas ortogonales o Grfico de barras o Pictogramas Organigramas Representan la estructura organizativa, exponiendo: La departamentalizacin adoptada. La estructura jerrquica. Grficos de estructura Consisten en la representacin graficada de la organizacin jerrquica formal de una empresa. Alternativas de organizacin: Organizacin por funciones
Natalia A. Fabrello Febrero 2008
una
sea,
Grficos de funciones Permiten exponer la estructura jerrquica de un rea y el espectro de funciones a desarrollar. Grficos de puestos Sustentado en un organigrama de estructura, expone la cantidad y distribucin de puestos de trabajo existentes. Se exponen: Cantidad de cada tipo de puesto de trabajo. Distribucin departamental de puestos. Nivel de jerarqua dentro de cada puesto. Grfico piramidal Se sustenta en el principio que postula que la estructura de una empresa adopta a forma de una pirmide en la cual el nivel superior representa la conduccin y el inferior el aspecto operativo. Grficos de secuencia Son esquemas informativos comunes, que posibilitan comunicaciones giles y precisas entre los componentes de una actividad. Representan una estricta sistematizacin de las herramientas y especficamente de una de ellas: los circuitos o procedimientos administrativos. Se puede definir a un procedimiento administrativo como la secuencia sistemtica de acciones que se realizan para alcanzar cada una de las distintas finalidades de la organizacin. Estos grficos exponen una situacin dinmica. Cursogramas Son la representacin grfica de los procedimientos o rutinas Representan una secuencia de operaciones en un circuito dado. administrativas.
Permiten, a travs de su anlisis, detectar ms fcilmente las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia de controles necesarios, la duplicacin de trabajo y, si fuera el caso, fallas de relevamiento. Convenciones preestablecidas: las normas IRAM, cuyos propsitos son: Determinar las definiciones terminolgicas que faciliten alcanzar las previsiones necesarias en el mbito de su aplicacin. Establecer las exigencias mnimas a que debe someterse la aplicacin de la tcnica que contemple. Observar el mximo de objetividad en la redaccin de su contenido. Norma 34.501 Procedimientos Administrativos: smbolos para la representacin grfica. Norma 34.502 Procedimientos Administrativos: tcnicas para la representacin grfica. Norma 34.503 Procedimientos Administrativos: lineamientos generales para el diseo de formularios para la representacin grfica. Smbolos (ver fotocopia)
Diagramas de interdependencia sectorial Constituyen una sintetizacin de los tradicionales cursogramas. Interesantes para exposiciones resumidas de procedimientos, especialmente cuando las mismas son dirigidas hacia los niveles superiores de la empresa. Nivel operativo: cursograma. Nivel superior: diagrama de interdependencia sectorial.
En esencia, constituye un diagrama multicolumnar, en el cual cada columna representa un rea, seccin, departamento, planta, etc. segn se requiera estructurar el proceso a diagramar. Grficos de recorridos Herramienta bsica y primordial para el desarrollo del anlisis de disposicin de oficinas. Optimiza el flujo de las comunicaciones entre reas o dentro de cada rea. Indican los distintos puestos de trabajo o las distintas oficinas que intervienen en un procedimiento, exponiendo los recorridos necesarios. Grficos de trabajo en equipo Complementacin de estudios de tiempos administrativos. Existe trabajo en equipo cuando dos o ms personas y/o mquinas trabajen simultneamente efectuando la misma tarea o complementndose para el logro de un objetivo comn. Este grfico permite ver el tiempo real de produccin de cada uno de los elementos que integran el equipo y procura, mediante una redistribucin de tareas o por el agregado o supresin de uno o ms de los empleados o elementos existentes, obtener una economa monetaria o de tiempo total insumido. Cronogramas Son aquellos en los cuales la secuencialidad de una actividad o proceso se expone en funcin de la variable tiempo, o sea, especificando claramente el momento calendario en que debe ejecutarse. Son herramientas para la planificacin y el seguimiento de procesos o actividades que cuentan con gran cantidad de pasos a desarrollar y que adems requieren una estricta secuencialidad. Los ms importantes son: El diagrama de Gantt El Pert Diagrama de Gantt: representa la cronogramacin de las etapas componentes de un proyecto. Se sustenta en una estructura de barras horizontales, en las cuales la longitud es directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecucin. Se requiere determinar: Las tareas a desarrollar. La interrelacin o dependencia entre tareas. El tiempo planeado para su ejecucin.
Cartas de proceso Exponen una conjuncin de secuencias de tareas y cronogramacin de las mismas. Exponen: reas intervinientes en un circuito. Secuencia de informacin de cada rea. Tiempo de intervencin de cada rea. Se requiere contar con: Recorrido o circuito del proceso a analizar. Tabla de valores promedio, en la cual se expone qu tiempo insume en cada sector afectado, con universo dado de documentacin. Grficos de valores Cartesianas ortogonales Representan, mediante rectas, los distintos valores y tendencias de una actividad. Grfico de barras Representa, por medio de bastones verticales, los valores y tendencias de una variable graficada. Pictogramas Consisten en una grfica de valores comparativos: los valores que asumen las variables se representan con un dibujo o pictograma, en el cual el valor lo da, no la altura, sino el tamao relativo de cada dibujo.
Limitaciones Existe un costo en su redaccin y confeccin. Exigen una permanente actualizacin. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal.
Clasificacin Manual de organizacin: describe la organizacin formal, mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Manual de polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. Manual de procedimientos y normas : describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin. Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades y oficios. Manual del empleado: contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa. Refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. Manual de propsitos mltiples : reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifiquen su confeccin y mantenimiento.
Partes componentes Cuerpo principal: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc.
Caractersticas de los programas de salida: o Programas de consulta: estn preparados para mostrar por pantalla los datos que se requieran. Existen dos tipos de consulta posibles: Datos individuales (facturas por cliente, por nmero, por vencimiento, etc.) o Resumen de datos de un conjunto acotado por perodo. o Programas de impresin: bajan informacin individual en papel. o Programas listadotes: para satisfacer necesidades legales y de control de conjunto es necesario producir listados que agrupen datos del archivo en el orden y por lote parametrizado que se requiera. Los archivos en computacin pueden definirse como todo conjunto de datos. La expresin tiene dos sentidos: o Archivo fsico, o sea, soporte donde se sustentan los datos, o o Archivo lgico, intangible, que a su vez tiene cuatro niveles: El archivo en s, conjunto de datos referido a un universo de individuos. El registro lgico, o sea, de unidad, que sumado a otros iguales conforman el archivo. o Cada registro lgico tiene campos que definen un atributo o caracterstica del registro. Los campos tienen, a su vez, posiciones que son las que determinan su extensin. Los datos a conservar se agrupan en dos tipos de archivos: o Archivos de datos fijos, en los que se consolidan aquellos datos que son iguales para todas las transacciones y que se ingresan por nica vez. Y o Archivos de transacciones, que tienen datos de los movimientos especficos y se relacionan con los de datos fijos mediante un cdigo que es el de encadenamiento. Cuando se tienen que producir las salidas, se combinan ambos archivos segn la naturaleza de la operacin que se est procesando.
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El sistema requiere programas que deben ser redactados por programadores y responder a un anlisis de diseo de archivos, pantallas, listados y herramientas de base de datos que deben efectuar analistas de sistema. Esa es la incumbencia especfica de profesionales que provienen de carreras de ingeniera de sistemas.
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De acuerdo con el tipo de producto que se comercializa en una organizacin la dependencia funcional del rea de compras puede variar. Si es una empresa industrial depender del rea de produccin; si es comercial, del rea de comercializacin; si es de servicios, del rea de administracin. Decisiones estratgicas en las compras Tareas y funciones: Planificacin estratgica de las fuentes de suministros locales e internacionales. Anlisis y toma de decisiones sobre temas tales como fabricar o comprar, certificacin de proveedores, fijacin de estndares, planificacin de la capacidad y el control de los proveedores, presupuestar y emitir pedidos. Contrataciones de las fuentes de suministro, solicitar y analizar ofertas, negociar y establecer relaciones con los proveedores. Administrar los inventarios, coordinar transporte y recepcin de bienes, control y manejo de los inventarios, anlisis de devoluciones y ventas de materiales obsoletos o de rezago. El sistema y las distintas formas de compras en cada organizacin dependern fundamentalmente, de si sta es industrial, de servicios y/o comercial. Las compras pueden ser realizadas a travs de una sola rea con el propsito de unificar las polticas e
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Sistema de compras normales en una organizacin Los lmites del proceso estn prefijados desde la deteccin de la necesidad de la compra hasta la registracin de los bienes y/o servicios adquiridos. Mdulos: Deteccin de la necesidad de comprar Requerimiento de los bienes o servicios al sector compras. Bsqueda y seleccin de los proveedores. Recepcin y seleccin de las cotizaciones de los proveedores. Adjudicacin de la compra. Seguimiento de los pedidos. Recepcin e inspeccin de los bienes. Almacenamiento de los bienes. Registracin de las compras. La necesidad de comprar: la herramienta por excelencia que utilizamos en la etapa de planificacin es el presupuesto. El presupuesto de produccin consta de tres elementos: Presupuesto de materia prima y materiales. Presupuesto de mano de obra. Presupuesto de gastos de fbrica. El punto ptimo de pedido o reorden es aquel volumen que no nos permite la reposicin de los elementos considerados crticos antes de que se agoten sus existencias y al menor costo administrativo. El punto de reorden es aquella fecha en la que debemos colocar un nuevo pedido, con el fin de asegurarnos que no se produzcan interrupciones en el proceso productivo. Procedimiento del primer mdulo: Entradas Presupuesto produccin de Archivos Inventarios Estndares de consumo Procesos Programacin de la produccin Salidas Plan de compra en unidades
El aprovisionamiento: Almacenes emitir la solicitud de compra (SC), que se enviar a Compras para la reposicin de materias primas y los insumos que llegaron al punto de repedido. Procedimiento del segundo mdulo: Entradas Plan de compra Archivos Inventarios Solicitudes Procesos Verificacin existencias de Salidas Solicitud de compra (SC)
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Evaluamos las cotizaciones: los elementos que intervienen en la negociacin de Compras con el proveedor son: La calidad. El precio. Garanta y servicio. Tiempo de entrega. Condiciones financieras. Compras autorizar la cotizacin que cumpla con los requisitos y especificaciones de calidad solicitados. Procedimiento del cuarto mdulo: Entradas Cotizaciones Archivos Proveedores Pedidos de cotizaciones Cotizaciones Procesos Anlisis y seleccin de las cotizaciones recibidas Salidas Cotizaciones autorizadas
Adjudicamos las compras: Compras emitir la orden de compra (OC) o documento equivalente mediante el cual tanto el proveedor como el comprador se comprometen a respetar las condiciones pactadas en la adquisicin de los bienes y/o servicios contratados. Funciones de la orden de compra: Convenio formal entre el vendedor y el comprador. Informacin a los sectores que correspondan dentro de la organizacin. Este documento obliga a las partes intervinientes. Emitida la orden de compra es enviada al proveedor, que deber aceptar la misma en forma fehaciente. Procedimiento del quinto mdulo: Entradas Cotizaciones autorizadas Archivos Proveedores Cotizaciones rdenes de compra Procesos Emisin de las rdenes de compra Informacin a Salidas rdenes de compra (OC)
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Recepcionamos e inspeccionamos los bienes: en la recepcin de materiales interviene el rea de recepciones. El sector podr organizar y planificar la descarga, el manipuleo, el control de calidad y el traslado de los distintos materiales y/o servicios a los almacenes, departamentos o personas que han solicitado los mismos. Procedimiento: Recepcin del embarque y confeccin del parte de recepcin (PR). Inspeccin de los materiales recibidos. Informar a los departamentos interesados de la recepcin del pedido. Registracin de la recepcin y posterior entrega de los bienes aceptados al sector almacenes o a las partes interesadas. Archivo de las rdenes de compra cumplimentadas. Procedimiento del sptimo mdulo: Entradas Remito proveedor del Archivos rdenes de compra Informes de inspeccin de calidad Procesos Recepcin y control Entrega de los bienes inspeccionad os a los sectores involucrados en la empresa Salidas Partes de recepcin (PR) Remito conformado Informes de inspeccin de calidad
Almacenamos los bienes: Almacenes es la seccin que custodia fsicamente todas las existencias de bienes y que no han sido afectados a un sector u orden de fabricacin. Proceder a acomodar los bienes en las estanteras o lugares previstos y luego registrar el ingreso de los materiales al inventario de la empresa, actualizando el fichero de stock. Procedimiento del octavo mdulo:
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Registramos las compras: la contabilizacin de los bienes y/o servicios decepcionados tiene como objetivo principal el reconocimiento del activo o del gasto de los bienes adquiridos o servicios que nos han sido prestados y a su vez el surgimiento del pasivo con los proveedores para el caso en que las compras se hayan efectuado a plazo o en cuenta corriente. Procedimiento del noveno mdulo: Entradas Remito del proveedor Factura del proveedor Archivos Contabilidad Inventarios Procesos Contabilizacin de los remitos o facturas de proveedores Actualizacin de costos de las existencias Salidas Minuta contable Subdiario de compras
Las compras sin papeles Algunas de las organizaciones que se encuentran actualmente informatizadas utilizan las transacciones electrnicas para realizar la gestin de abastecimiento. El objetivo fundamental es que todo el flujo de informacin y manejo de los ndices de gestin se realice con medios electrnicos. En el caso del rea de compras, la comunicacin se realiza entre empresas compradoras y otras que cumplen el rol de proveedoras de las necesidades de las primeras. El intercambio de los documentos respaldatorios de la compra se realiza por cable, es decir, remitimos los pedidos, facturas, cotizaciones, etc., de computadora a computadora. Para lograr un intercambio efectivo es necesario que los sistemas de gestin y de comunicaciones sean totalmente estandarizados. El control en las compras Principales normas de control interno aplicables al sistema de compras: Separacin de funciones: compras deber estar separada funcionalmente del rea que custodia los bienes y del que los registra (Almacenes, Recepcin, Cuentas a Pagar y Contabilidad). Determinacin del nivel de compra: implica fijar para cada artculo los puntos de pedido una vez alcanzado el stock mnimo. Es importante instaurar un sistema de inventarios permanentes a efectos de que se tenga informacin actualizada de las existencias fsicas exigiendo responsabilidades en el manejo y la custodia de las mercaderas. Otro control es la convalidacin de la existencia fsica en estantes con la que figura en la ficha de stock a travs de los inventarios rotativos. Pedido de cotizaciones: con el objeto de mejorar el precio de compra y evitar la discrecionalidad del responsable del sector es conveniente solicitar cotizacin a ms de un proveedor.
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rea Financiera: Crditos o Formacin de la carpeta de crditos del cliente que rena antecedentes remitidos por administracin de ventas con informacin recabada en forma directa. o Recepcin permanente de informacin financiera de publicaciones y/o empresas especializadas para incorporarlas en las carpetas de crdito (presentaciones judiciales, cierre de cuentas bancarias, etc.). o Recopilacin interna de informacin de cumplimiento del cliente (cheques rechazados, atrasos sistemticos, devoluciones forzadas, etc.). o Estudio econmico-patrimonial propuesta de lmite de crdito. o Seguimiento y renovacin peridicos de los antecedentes y monto del crdito. o Aprobacin excepcional de pedidos por su monto o situacin del cliente. o Interdiccin de cuentas por razones crediticias.
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rea Contadura (o Control) Facturacin o Recepcin de informacin sobre clientes (altas-bajas-modificaciones). o Recepcin de informacin sobre productos (incorporacionesdiscontinuaciones). o Recepcin de informacin sobre precios (listas de precios, bonificaciones, fechas de vigencia). o Recepcin de informacin sobre crditos (montos, interdicciones, etc.). o Recepcin de informacin sobre vendedores (zonas, clientes, etc.). o Recepcin de notas de pedido por va electrnica o transferencia de formularios con informacin de las operaciones realizadas. o Actualizacin de la base de datos necesaria para producir la facturacin (cliente-producto-precios-vendedores-zonas). o Adecuacin de las normas, los documentos y los programas de emisin de facturas a las modalidades operativas y disposiciones legales. o Recepcin de informacin respecto de entregas de mercadera/recepcin de devoluciones. o Emisin de facturas y notas de crdito. o Distribucin de facturas emitidas. o Recepcin de informacin para emisin de notas de dbito. o Emisin de notas de dbito. o Control de los instrumentos emitidos en relacin con las normas de facturacin y los parmetros de emisin. o Emisin de informacin estadstica de ventas, comisiones, pedidos pendientes y cumplidos en sus diversas alternativas (en unidades, valores, porcentajes, precio promedio por artculo, por zona, por vendedor) y con diferente periodicidad (diaria, semanal, mensual, plurimensual). o Control y archivo de los conformes de entrega de mercadera, de recepcin de facturas/nota de dbito y crdito, y de antecedentes de facturacin.
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rea produccin Planeamiento y control de la produccin o Recibe del rea comercial los pronsticos y programas de venta. o Recibe del rea comercial informacin de pedidos de productos especiales para su fabricacin puntual. o Recibe del rea comercial informacin de la ejecucin del programa de venta y del nivel de stock de productos terminados. o Informa al rea comercial el programa de produccin y la ejecucin del mismo. o Informa al rea comercial las fechas tentativas de entrega de los productos especiales. Normas de control interno aplicables a la operacin de venta La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro de los clientes visitados y de los resultados de cada visita. Las zonas de venta y/o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentadas por escrito y contar con la conformidad de los interesados. La nmina de productos a comercializar debe estar especficamente aprobada, y las cantidades y condiciones de entrega deben ser actualizadas por lo menos mensualmente. Los precios de los productos deben estar establecidos en listas aprobadas con fecha de vigencia explcita. Las escalas de bonificaciones y descuentos deben estar especficamente aprobadas en relacin con su fundamento (por cantidad, por poca de pago, por oferta especial) o con ciertos niveles que pueden ser manejados discrecionalmente a criterio del vendedor supervisor o gerencia. El nivel de comisiones y el de escalas de premios por ventas deben encontrarse pactados por escrito. Las condiciones generales deben estar explicitadas, y, si existen situaciones puntuales con retribuciones especiales, tales convenios se agregarn a las pautas generales. Todas las operaciones de venta deben ser sometidas a control de las condiciones de comercializacin. Dentro de los programas de auditora operativa deben incluirse intervenciones especficas destinadas a: o Verificar que existan normas escritas actualizadas que creen el marco del control interno en las operaciones comerciales. o Verificar, en cuanto a las muestras, que se respeten todas las normas, controles y autorizaciones que correspondan.
Normas de control interno referidas a las operaciones financiadas Todo cliente que pretenda que se le entregue mercadera sin pago previo de la misma deber tener abierta una carpeta de crdito. Todo cliente que pretenda operar con financiacin deber solicitar una calificacin de crdito que operar como lmite de las deudas que puede mantener con la compaa.
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Normas de control interno aplicables a la facturacin Los sistemas de facturacin deben prever puntos de control que impidan continuar el proceso o emitan mensajes de error cuando algn parmetro no ha sido respetado. Son puntos de control mnimos: o La existencia de datos actualizados del cliente (identificacin jurdica y comprobantes de situacin impositiva). o El lmite de crdito. o La existencia de pautas de interdiccin. o Las condiciones comerciales (precio, bonificaciones, entrega, pago). o Los productos de lnea y/o especificaciones de productos especiales. o Las claves de autorizacin especfica para permitir incorporar operaciones que no se encuadran en reglas generales. En los sistemas de prefacturacin no se admitir que salga ninguna mercadera de la compaa sin su correspondiente factura. En los sistemas de posfacturacin debe instaurarse un control posterior que verifique numricamente en forma correlativa que todos los remitos (que debern ser estrictamente prenumerados) se hayan facturado. La facturacin debe extenderse a todos los productos y servicios que presta la empresa: productos terminados, rezagos, materiales y semiterminados, bienes de uso, herramientas, alquileres, servicios de transporte, de asesoramiento, de gastos compartidos y cualquier otro rubro que sea susceptible de producir ingresos a la empresa. La emisin de la factura debe integrarse con la cuenta corriente del cliente. Las facturas tienen datos y procesos cuyo detalle es el siguiente: o Datos del cliente. o Datos de los productos. o Datos de la operacin. o Precios y bonificaciones. o Clculos de rengln. o Clculos verticales. o Clculos de pie. Las facturas y notas de dbito son documentos que obligan a la organizacin y se constituyen, adems de en elementos de trascendencia econmica, en instrumentos de validez jurdica (comercial e impositiva). Deben tener una firma autorizante. El sistema debe prever una vinculacin automtica que disminuya (cuando se emita una factura) o aumente (cuando se confeccione una nota de crdito) el stock de los artculos facturados en la exacta cantidad que se consider para emitir el comprobante.
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Normas de control interno aplicables a los movimientos y stocks de productos terminados La base de control sobre los productos terminados se cimenta en una divisin estructural de funciones que asegure permanentemente una doble intervencin en los movimientos de entrada y salida de los mismos. Los sectores que intervienen en este proceso son: o Depsito de productos terminados. o Expedicin. o Portera. o Auditora operativa. Todo movimiento de ingreso o egreso de mercadera, por cualquier motivo que sea, debe quedar documentado en constancias que deben contar con las firmas autorizantes que correspondan. Debe instaurarse un sistema de registro que, usualmente, se denomina inventario permanente, y que en todo momento debe estar en condiciones de informar sobre las existencias. Debe existir un programa de inventarios rotativos de muestras que permita convalidar la existencia fsica en estante con la que figura en registros. Los productos terminados deben encontrarse valorizados a su precio de costo de produccin y/o adquisicin. La valuacin a nivel de tem permite costear las ventas y los consumos, y establecer los montos de inventario por lnea de producto. Sistema integrado de movimientos que exige que, frente a cada salida de un producto terminado, se de entrada a un activo que lo equilibra.
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Normas de control interno aplicables al sistema de cobranzas El control interno en el sistema de cobranzas, entendiendo por tal a aquel que persigue orgnicamente el reclamo de los crditos que tiene la empresa a su favor hasta conseguir hacerlos efectivos, se sustenta en una divisin estructural de funciones. Cuatro son las actividades que deben estar adecuadamente separadas: la operacin de ventas, el registro y/o anlisis de las cuentas corrientes, la gestin de reclamo de cobranzas, y la manipulacin y custodia de los fondos. La funcin de registro y anlisis de cuentas corrientes debe independizarse y depender de un rea de control o contadura. Todo ingreso de valores de cualquier tipo debe ser recepcionado por una persona responsable que emitir recibo oficial de la empresa. Los recibos que se emitan para dar ingresos de los valores deben estar numerados, y como constancia interna, debe quedar una copia en poder de la empresa. Los talonarios de recibos prenumerados que se encuentran en blanco sern mantenidos bajo custodia de persona responsable que los entregar a los usuarios autorizados bajo firma de recepcin de stos. Los recibos anulados debern permanecer con todas sus copias y adheridos al talonario. Los talonarios utilizados se devolvern al responsable de custodia de talonarios en blanco, quien verificar, mediante las copias adheridas en el talonario, la utilizacin de ste. En el recibo que se emite al producirse la cobranza debern detallarse con precisin los valores recibidos. En todos los casos debern imputarse los cobros recibidos a los comprobantes que se cancelan. Los cobradores no deben estar facultados para efectuar descuentos, y si lo estn, el monto de las bonificaciones por pronto pago debe responder a un criterio objetivo que estar autorizado por escrito. El total de los valores recibidos debe ser igual que el total de conceptos cobrados. Las cobranzas de facturas, o aun de otros conceptos, pueden ser cancelados por diferentes instrumentos de pago: dinero en efectivo en moneda nacional o extranjera, cheques propios del cliente o de terceros endosados de plazas locales o no, con fecha corriente o adelantada, o promesas de pago como pagars o letras de cambio. El cobrador deber tener instrucciones precisas en relacin con: o Instrumentos que aceptar o rechazar. o Detalles que deben figurar en el recibo. o Condiciones de plazo en que pueden recibirse los valores. o Condiciones de aceptacin de cobranzas en condiciones de excepcin. Cuando se produjera algn rechazo de los valores entregados pro el cliente, el valor rechazado quedar en custodia, en tesorera, pero administrativamente se generar una nota de dbito que reingresar la deuda en la cuenta del cliente. La existencia de pautas y responsables precisos en materia de autorizar desfasajes hace posible que con el ingreso de la cobranza se generen automticamente notas de dbito por intereses punitorios, en caso de existir exceso en los plazos de financiacin.
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Normas de control interno aplicables a los sistemas de contabilidad general relacionados con el movimiento comercial La partida doble se constituye en la columna vertebral del control interno. Todo activo que sale de la empresa debe ser sustituido por otro que lo equilibre. La integracin de movimientos basados en el esquema de partida doble se produce a nivel de cuentas globales o totalizadoras. Cada una de las cuentas de este tipo debe tener un subsistema de cuentas analticas que respalden la cuenta global.
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de y
Procesos
Manual Computado
Archivos
Salidas
Interrelacin de entradas con archivos Recupero de datos para producir salidas Combinacin E/A/S Denominacin de los archivos que intervienen Definicin de tipo de archivo Diseo de archivos Registro Campo tem Datos que debe contener Ordenamiento Totales de control
Oportunidad Responsable de producir Claves para acceder Rutina de emisin Ruteo posterior Mximo desfasaje de tiempo
Mdulo de planeamiento comercial Tiene como eje una base de datos donde figuran todos los clientes de la empresa y en la que se alojan tres tipos de informaciones: Las referidas a los datos bsicos de los clientes en s, de sus socios componentes y de representantes legales y comerciales. Los datos de las operaciones de venta realizadas por familia de productos, en unidades y valores. Los datos de visitas o contactos efectuados con los resultados obtenidos.
Funcionamiento del mdulo El mdulo se alimenta con diversos tipos de informacin: Visita de vendedores y resultado de la misma. Datos de facturacin en unidades y valores. Datos de marketing obtenidos de medios masivos (publicidad, guas, etc.) o selectivos (investigacin de mercado, contactos personales, etc.). Datos de interdiccin comercial y/o financiera. Son salidas rutinarias: El programa de visitas para vendedores. La estadstica de efectividad ventas/visitas. La estadstica de clientes potenciales, activos, interdictos y discontinuados.
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Son salidas de excepcin: Las consultas individuales de clientes para control de evolucin. Cualquier tipo de listado que puede generarse a partir de una combinacin cliente/vendedor. Objetivos del mdulo Tener identificado a todo posible comprador. Generar planes de recorrido para los vendedores programando contactos. Seguir la evolucin del cliente. Seguir la actividad del vendedor. Tener control de clientes para evitar incorporar aqullos no deseables o discontinuados. Tener una radiografa del cliente en relacin con sus comportamientos de compra y de pago (producto y oportunidad en que compra, forma y costumbres de pago).
Elementos Entradas Formularios ABM de clientes Parte de visitas Archivos Archivos propios o Archivos de datos de clientes (un registro por cada cliente potencial) o Archivo de visitas (un registro por cada visita) Archivos externos o Archivo de facturacin o Archivo de facturas a cobrar o Archivo de pedidos Salidas Pantallas Consulta de datos del cliente Consulta de visitas a un cliente Consulta de visitas de un vendedor Consulta de venta en pesos y en unidades por producto, y totales por cliente Listados Las mismas consultas que se obtienen por pantalla Programacin de visitas futuras de vendedores Listado de ABM de clientes Listado de clientes, total o parcial Listado de visitas efectuadas por cada uno y todos los vendedores y facturacin por visita Mdulos de clientes nuevos Se incorporan los datos de los nuevos clientes de la empresa y se instrumenta el otorgamiento de crditos a los mismos. Entradas Formularios Solicitud de crdito Antecedentes jurdicos del cliente Referencias comerciales
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Mdulo de aprobacin de stock de nota de pedido Comienza cuando el sector de depsitos recibe el informe enviado por crditos con las notas de pedido aprobadas. Entradas Formularios Informe de crditos con los datos de las notas de pedido aprobadas Proceso Se consulta el archivo de inventario con el fin de determinar si hay stock para satisfacer el pedido del cliente o La existencia de stock determina que se apruebe la nota de pedido o En caso contrario, el pedido puede quedar pendiente o anularse. En ambos casos se actualiza el campo de estado del archivo de notas de pedido, con los cdigos correspondientes. Archivos Notas de pedido Inventarios Salidas Notas de pedido aprobadas que se envan al sector expedicin para que concrete la entrega de mercadera.
Mdulo de facturacin y registro Comienza con la confeccin de la factura y control de su emisin. Jurdicamente, la facturacin es el instrumento que perfecciona el contrato de compraventa. Por norma de control interno, el rea de facturacin est separada del rea comercial y depende de la gerencia de control. Entradas Formularios Si se adopta el sistema de prefacturacin, el formulario de entrada ser la nota de pedido
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Sistemas alternativos Los permanentes avances que se suceden en el campo de la informtica y las comunicaciones (Internet) presentan constantemente desarrollos especficos de sistemas de gestin que involucran tecnologas alternativas en el movimiento de fondos. La seguridad de las transacciones, el cumplimiento de los acuerdos y el desenvolvimiento de las actividades requieren un mecanismo de claves de seguridad, que se asignan y manejan a travs de entidades autorizadas (organismos certificadores).
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El planeamiento de la gestin financiera El planeamiento de gestin se concreta en casi todas las empresas a travs del presupuesto: un plan integral que resume toda la actividad que la organizacin desarrollar durante un perodo dado (generalmente anual). Instrumentos que se emplean: Estados proyectados de origen y aplicacin de fondos : es un estado que permite estudiar el flujo neto de fondos entre dos momentos sucesivos que corresponden a dos estados patrimoniales que cubren un perodo no histrico, sino referido al futuro. El resultado muestra en forma global para el perodo: o la generacin de fondos de la propia empresa o la utilizacin total de fondos o el neto resultante (dficit o supervit), y su financiamiento o empleo Estados proyectados de ingresos y desembolsos, o cash flow proyectado : provee a la gestin financiera informacin sobre el momento y volumen de los movimientos de fondos esperados durante el perodo de estudio. El cash flow proyectado puede abarcar cualquier perodo de tiempo.
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