DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DE PUESTOS Descripcin de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar

de otro, dentro de la misma empresa. Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos ms relevantes de ste. Se debe tener en cuenta que en una descripcin de cargo el formato que se utilizar debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para as lograr la comparabilidad de los datos. Anlisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de la informacin sobre los PUESTO de una organizacin. Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los PUESTOS y los tipos de personas ( en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos. Este anlisis es la base para la evaluacin y la clasificacin que se harn de los PUESTOS para efectos de comparacin. Cabe destacar que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada PUESTO y no el de las personas que lo desempean. Por lo general esta funcin se refiere a cuatro reas de requisitos las cuales se aplican a cualquier nivel de PUESTO: Requisitos intelectuales (instruccin bsica, experiencia anterior, adaptacin del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.) Requisitos fsicos (esfuerzo fsico, capacidad visual, destreza o habilidad, complexin fsica necesaria) Responsabilidades implcitas (supervisin de personal, material, herramientas o equipos, dinero, ttulos o documentos, contactos internos o externos, informacin confidencial) Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos) La tabla presentada a continuacin resume parte de la terminologa del anlisis de PUESTO. Anexo n 1 Quin es y qu responsabilidades tiene un analista de puesto?. No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de ste es reunir los datos los cuales adems de ser fidedignos deben ser exactos (con ello se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que tienen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la informacin debe ser objetiva y verificable. Cabe sealar que un anlisis de puesto es la principal tarea del departamento de recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperacin de empleados y supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de informacin. Mtodos de anlisis Existen diferentes mtodos de obtener informacin sobre el PUESTO, los ms comunes son: Observacin directa: Las caractersticas ms significativas de este mtodo consisten en que una o ms personas obtengan la informacin acerca de los trabajadores, observando o registrando las tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una participacin interactiva con los trabajadores, como por ejemplo existen

empresas hoy en da las cuales graban el trabajo de sus empleados para luego analizarlo, sin embargo este mtodo no se utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo mental. Cuestionario: La descripcin y especificacin de PUESTO se realiza solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda las preguntas en forma individual, relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus caractersticas. La informacin recopilada a travs del cuestionario se utilizar para obtener datos en el rea de los deberes, tareas, propsito del PUESTO, distribucin fsica, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educacin, experiencia, exigencias fsicas y mentales), el equipo y material que se utilizar, adems de temas de inters especial en materia de salud y seguridad.

El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas concretas e informacin til. Entrevista: Consiste en la interaccin entre el analista de cargo y el empleado, esta interaccin permite la eliminacin de dudas y desconfianza principalmente frente a empleados conflictivos. o Existen tres tipos de entrevistas: o Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado. o Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el mismo trabajo. o Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un conocimiento a fondo del PUESTO. Mtodos mixtos: Es la combinacin de dos o ms mtodos de anlisis, la eleccin de estas combinaciones se har segn las necesidades de cada empresa como por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripcin, especificacin del cargo y personal disponible para esta tarea. Etapas en el anlisis de PUESTO 1- Etapa de planeacin: Como su nombre lo dice en esta etapa sucede la planificacin del anlisis de PUESTOS, pero esta planificacin a su vez sucede apoyada de distintos pasos los cuales se nombran a continuacin: a) En una primera etapa se determina que PUESTOS van a describirse. b) Se elabora el organigrama para ver as en que posicin va cada uno de los puestos. c) Se elabora el cronograma de trabajo el cual es utilizado para iniciar el programa de anlisis, este puede ser en escalas superior a inferior o viceversa. Asimismo en forma vertical u horizontal. d) Se realiza la eleccin de uno o ms mtodos de anlisis y as el o los mtodos escogidos sern con respecto a las necesidades del PUESTO. (Se escogen por lo general varios mtodos de anlisis dicha eleccin recaer en mtodos de anlisis que vierta las mayores ventajas o menores desventajas.) e) Se realiza una seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis (Existen dos criterios, el criterio de variedad, este criterio indica caractersticas especificas del puesto en anlisis las cuales van a variar de acuerdo al nivel jerrquico en que dicho puesto se encuentre y el criterio de generalidad que como su nombre lo indica este criterio debe ser general, o sea debe estar presente en la totalidad de los PUESTOS o al menos en el 75% de ellos para as elegir a los personajes idneos para el puesto.)

f) Determinacin del lmite de los PUESTO o amplitud de variacin, esta amplitud de variacin comprende a la distancia comprendida entre el lmite inferior (mnimo) y el lmite superior (mximo) que un factor puede abarcar con relacin a un conjunto de PUESTO. 2- Etapa de preparacin: En esta etapa se dispone de los elementos y personas que se requieren. a) Se escogen los analistas de PUESTO que conformarn el equipo de trabajo. b) Se prepara el material de trabajo. c) Se dispone del ambiente. d) Se realiza una recoleccin de datos. 3- Etapa de ejecucin: Fase en la que se toman los datos relativos a los PUESTOS que se analizarn para luego redactar un anlisis. a) Se realiza una recoleccin de datos a travs de los ya mencionados mtodos de anlisis. b) Seleccin de datos obtenidos. c) Se redacta en forma provisoria el anlisis, elaborado por el analista de cargos. d) Se presenta este informe a la persona correspondiente, para rectificarlo o ratificarlo. e) Se vuelve a redactar el anlisis pero en forma definitiva. f) Se realiza la presentacin oficial del informe final. Anlisis general de una descripcin de PUESTO Titulo del puesto: Este considera una importancia psicolgica al empleado, adems debe de indicar los deberes del trabajo e indicar en que nivel dentro de la empresa este se va a desempear, adems se debe obviar los ttulos de puesto idnticos con calificadores y por ltimo ttulos en los cuales se restrinja un cargo a un determinado sexo. Identificacin del puesto: Por lo general aborda temas como la ubicacin del departamento fecha en la cual se revis por ultima vez su descripcin, en alunas ocasiones contiene un nmero de nmina o cdigo, nmero de empleados que llevan ese trabajo y nmero de empleados del departamento en el cual se encuentra el puesto. Deberes del puesto: Estos aparecen en orden de importancia, a veces se puede medir el peso o valor de un deber con el porcentaje de tiempo que se dedica, se debe indicar las herramientas y equipo de apoyo que utilizar el empleado y por ltimo se debe realzar las responsabilidades, deberes y metas que se busca lograr. Especificacin del puesto: Esta seccin hace referencia a los hbitos, conocimientos y capacidades personales que debe poseer la persona para cumplir los deberes y responsabilidades que se encuentran en sta seccin. Se puede decir adems que existen dos reas: Habilidad que se requiere para el trabajo y exigencias fsicas que va realizar el empleado. (Anexo 2). Importancia y deficiencias de las descripciones de PUESTO en el rea de administracin de personal Se puede decir que los objetivos del anlisis y la descripcin de PUESTOS son muchos y ellos constituyen esencialmente las bases y pilares para recursos humanos ya que ayuda en el rea de reclutamiento de personal, determina especficamente el perfil del aspirante a un PUESTO, apoya con el material necesario en el rea de capacitacin de personal, facilita la determinacin de salarios (ya que ellos van acorde segn el nivel del

cargo), debe de motivar al personal, debe prestar apoyo a los jefes o supervisores ( o sea ser una especie de gua) y por ltimo entregar informacin con respecto a temas como la seguridad, higiene industrial, etc. De acuerdo con el modelo en estudio el PUESTO debe disearse bajo cuatro aspectos: Variedad (reside en el conjunto de acciones del trabajo o en el uso de los equipos y procedimientos que el cargo exige al ocupante. Los PUESTOS que tienen mayor variedad exigen un mayor desafo, ya que los empleados deben utilizar todas sus habilidades y capacidades para realizar en forma exitosa su trabajo), Autonoma ( se refiere a la mayor libertad que el ocupante tiene para coordinar o programar su trabajo, escoger el equipo que utilizar y decidir cmo lo va a utilizar.),Identificacin con la tarea (se refiere a la posibilidad de que el empleado haga un trabajo en forma global para poder identificar con claridad los resultados de su esfuerzo.), Retroalimentacin (se refiere a la informacin que recibe el empleado cuando est trabajando, la cual le indica cmo est realizando su tarea asignada.) En el rea de recursos humanos se consideran de vital importancia las descripciones de PUESTO pero a pesar de ello existen varios problemas empezando por los informes mal escritos lo cual conlleva a un error en las indicaciones hacia el empleado, estos informes no se actualizan constantemente, las tareas o deberes de los empleados no estn determinados especficamente y por ltimo pueden limitar el alcance de las actividades de este. Diseo del puesto Surge despus del anlisis del puesto se ocupa de estructurar los puestos para as mejorar la eficiencia de la organizacin y aumentar la satisfaccin de sus empleados en el trabajo, adems debe facilitar el logro de los objetivos de la organizacin y el desempeo del trabajo para la persona a la cual se le establece el puesto.

Base para el diseo del puesto: Objetivos organizacionales para el puesto, incluyendo tareas, deberes y responsabilidades. Aspectos de ing. industrial que giran alrededor de procesos eficientes de produccin y mejoras a los mtodos de trabajo. Aspectos de ing. humana que incluyen capacidades y limitaciones humanas. (Busca adaptar la mquina a la persona y no viceversa.)

EL PUESTO

Aspectos de calidad de vida en el trabajo que crean un ambiente laboral a travs de mejoras fsicas, psicolgicas y sociales.

PASOS EN EL ANLISIS DE PUESTOS Los seis pasos para realizar un anlisis de puestos son: Paso I: Determinar el uso de la informacin resultante del anlisis de puestos. Se empieza por identificar el uso que se le dar a la informacin, ya que eso determinar el tipo de datos que se renan y la tcnica que se utilice para hacerlo. Paso II: Reunir informacin sobre los antecedentes. A continuacin, es necesario revisar la informacin disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los organigramas, diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas muestran la forma en que la posicin en cuestin se relaciona con otros puestos y cul es su lugar en la organizacin. El organigrama debe identificar el ttulo de cada poblacin y, por medio de lneas que las conectan, debe mostrar quien debe reportar a quin y con quin se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique. Una tabla de proceso ofrece una comprensin ms detallada del flujo de trabajo que la que se puede tener con un organigrama. En su forma ms simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado. Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguiente paso es seleccionar varias posiciones representativas que sern analizadas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado tiempo el anlisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de ensamblaje. Paso IV: Reunir informacin del anlisis del puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Paso V: Revisar la informacin con los participantes. El anlisis de puestos ofrece informacin sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta informacin debe ser verificada con el trabajador que lo desempea y el superior inmediato del mismo. El verificar la informacin ayudar a determinar si sta es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisin" puede ayudar a obtener la aceptacin del ocupante del puesto con relacin a los datos del anlisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripcin de las actividades que realiza. Paso VI: Desarrollar una descripcin y especificacin del puesto. En la mayora de los casos, una descripcin y especificacin de un puesto son dos resultados concretos del anlisis de la posicin; es comn que se desarrollen posteriormente. La descripcin del puesto es una declaracin por escrito que describe las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, as como las caractersticas importantes del mismo tales como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificacin del puesto resume las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podra ser un documento separado o en el mismo documento que la descripcin del puesto.

ANEXO No. 1: PROCESO DE ANLISIS DEL PUESTO

DESCRIPCION DEL PUESTO FUENTES DE DATOS
Anlisis del Puesto Empleado Supervisor Tareas Deberes u obligaciones Responsabilidades

DATOS DEL PUESTO

Tareas Normas de desempeo Responsabilidades Conocimiento requerido Habilidades requeridas Experiencia necesaria Contexto del puesto Deberes Equipo utilizado

FUNCIONES DE RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento Seleccin Capacitacin y desarrollo Evaluacin del desempeo Administracin de compensaciones

MTODOS PARA RECABAR DATOS

Entrevistas Cuestionarios Observaciones Registros Diccionario de puestos (DOT)

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

Requerimientos de habilidades Exigencias fsicas Requerimientos de conocimiento Habilidades necesarias

ANEXO 2 Ejemplo de una descripcin y anlisis de PUESTO por horas:

Descripcin y anlisis de PUESTO Nombre: Pintor de mantenimiento Seccin: Industrial Descripcin general: Pintar con pistola o brocha superficies metlicas y de madera

que pertenecen a la empresa. Descripcin del PUESTO Preparar las superficies que van a pintarse, raspndolas y lijndolas, quitando los residuos de pintura. Pasar varias capas de masilla sinttica con rapidez. Preparar las pinturas que van a utilizarse, mezclndolas con otras pinturas, diluyentes, secantes y pigmentos en cantidades convenientes hasta alcanzar el color y la textura ideales. Introducir la pintura en un compresor, conectar el equipo al compresor y regular el flujo mediante vlvulas. Proteger con bandas de papel o cinta las superficies que no deben pintarse. Dirigir la pistola hacia las partes que van a pintarse y realizar movimientos acompasados en sentidos vertical, horizontal y circular; lijar las capas de pintura despus de que se sequen, antes de aplicar otra capa, hasta alcanzar el acabado perfecto. Retocar con brocha las partes inaccesibles. Pintar manualmente las paredes y las fachadas de los edificios y las placas, utilizando pinceles, brochas y escobillas. Conservar el equipo utilizado, quitando los residuos y limpiando el can de la pistola con lquidos diluyentes y gasa. Ejecutar otras tareas relacionadas con las ya descritas, a juicios de su superior.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO A) Requisitos intelectuales -Educacin: primaria; operaciones con nmeros enteros, conocimiento de materiales utilizados en los procesos de pintura. -Experiencia de un ao; periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarizacin total con su campo de actividad. -Aptitudes: inteligencia (grupo medio inferior), introversin equilibrada, iniciativa, espritu critico y creativo, resistencia a la fatiga fsica y, en especial, a la visual, percepcin discriminativa y diferencial (aguda), gran destreza manual, rapidez de reaccin ante los estmulos, agudeza visual. B) Requisitos fsicos -Esfuerzo fsico: movimiento constante de brazos y piernas, coordinacin de movimientos de los brazos: verticales, horizontales y circulares, firmeza en el pulso, articulacin de la rodilla y el cuello en una secuencia de movimientos, agacharse, levantarse, subir y bajar escaleras; el trabajo se ejecuta de pie. C) Responsabilidades implcitas -Patrimonio: las prdidas parciales o totales pueden comprobarse por lo que dice el obrero respecto del material empleado y la mano de obra desperdiciada; es poco probable que se causen daos al equipo (prdidas pequeas) D) Condiciones de trabajo -Ambiente: condiciones ligeramente desagradables, resultantes de la presencia de polvo de lija, emanaciones de la pintura considerados perjudiciales para la salud del ocupante-, olores, ruido, fro y calor (condiciones externas de trabajo) -Seguridad: condiciones consideradas a veces peligrosas, posibles cadas en trabajos en andamios; esguinces, excoriaciones y pequeos cortes de poca gravedad.

BIBLIOGRAFIA: Bohlander, Snell y Sherman. Administracin de Recursos Humanos. Dcimo Segunda Edicin. Capitulo 3. Pag: 85. Gary Dessler. Administracin de Personal. Sexta edicin. Capitulo 3. Anlisis de puestos, Pg.: 77. Administracin de Salarios e Incentivos. Teora y Prctica. Miguel Amaya Galeano. Capitulo 7. Pagina 155.