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Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Coordenacin e Planeamiento


Departamento de Coordenacin e Acompanhamento de Projetos de Desenvolvimento Econmico e Tecnolgico

ACOMPAAMIENTO DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS: El RELATO


DE UNA EXPERIENCIA

Porto Alegre Diciembre, 2006

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ACOMPANHAMENTO DE SERVIOS DE CONSULTORIAS: O RELATO DE UMA EXPERINCIA1

Snia Maria Moreira de Mello


Directora

Alba Conceicin Marquez dos Santos


Directora Substituta

Antonio Provenzano Streb


Gerente Financiero

Fabian Scholze Domingues


Asesor Tcnico Superior

Rafael Franke
Asesor Tcnico

Magda Maciel Bueno


Secretaria

Elaborado por Snia Maria Moreira de Mello con crticas y contribuciones de Alba Conceicin Marquez dos Santos, Fabian Scholze Domingues y Daniela Canepa.

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Introduccin: Este artculo tiene por objetivo la difusin de una experiencia indita en la gestin pblica Gacha, que comprendi el acompaamiento de las ejecuciones de contratos de consultoras firmadas en el mbito de la Secretara de Coordenacin y Planeamiento del Estado, entre 2004 y 2006, realizados por el Departamento de Acompaamiento de Proyectos de Desarrollo Econmico y Tecnolgico DCAPDET, en las reas de: a) tecnologa de informtica, incluyendo la arquitectura de sistemas, la elaboracin y adaptacin de software y acompaamiento de implantacin de los mismos en las reas de administracin y gestin superior del Gobierno del Estado; b) desarrollo regional y logstica de transporte en Rio Grande do Sul; c) estructura administrativo-organizacional del Gobierno y de los procesos de gestin y de trabajo en la Policia Civil. La sistemtica concebida por el DCAPDET para el acompaamiento de los servicios ejecutados por las consultoras, aqu descrita, fue desarrollada para alcanzar dos objetivos: (a) defensa de los intereses pblicos expresados en el contrato firmado entre las partes, con base en los principios legales y en los trminos de referencia que orient todos los procedimentos de seleccin y contratacin2; y (b) la preservacin de la autora del trabajo por el contratante, a travs de la coordinacin del proceso de ejecucin tercerizado y de la apropriacin de la metodologa y d elos resultados por los cuadros del Estado. Los estudios contratados envolvieron dos programas del Gobierno: el Programa de Apoyo al Planeamiento y Formulacin de Polticas Estratgicas para la Economa de Rio Grande do Sul (Mdulo I) y el de Modernizacin y Mejora de la Gestin Pblica de Rio Grande do Sul (Mdulos l y ll). El primero tiene como objetivo la realizacin de estudios estratgicos orientados al desarrollo regional y a la logstica de transportes de Rio Grande do Sul. Su contratacin fue motivada por la
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Para obtener ms informaciones a las Diretrices seleccin y contratacin de Consultores Por los Prestatarios del Banco Mundial.

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conviccin de que, incluso obligado por enormes restricciones fiscales, todava compete al Estado un papel fundamental en la proteccin de los derechos sociales y en la promocin del desarrollo econmico, solo que, en ese caso, el segundo punto fue realizado con la generacin de conocimiento referencial para las decisiones pblicas y privadas de planeamiento de largo plazo. El segundo Programa, desarrollado en dos mdulos, envolvi la bsqueda de la modernizacin y de la mejora de la gestin pblica, con el aumento de la eficiencia y de la eficacia de la actuacin del sector pblico del Estado. El Mdulo I fue orientado al rea de tecnologa de la informacin del Estado y producir importantes indicaciones para la mejora de la actuacin de la PROCERGS y para el sistema de compras del Estado, adems de haber producido un nuevo sistema para acompaamiento de proyectos prioritarios del Estado. En cuanto al Mdulo II, diagnostica y hace recomendaciones respecto de la reestructuracin organizacional del Poder Ejecutivo y sugerio la modernizacin de los procesos de trabajo en la Policia Civil. Asimismo, este artculo, donde se registra una experiencia de xito, procura, tambin, dejar el cimiento de una innovacin en la gestin de la Secretara de Coordinacin y Planeamiento Estadual, en la cual la prioridad o marca del Gobierno qued impresa, mediante la adopcin de una sistemtica de coordinacin y acompaamiento de proyectos, a los moldes del gerenciamiento privado, en proyectos con ejecucin tercerizada bajo coordinacin del Estado. Intentando de posibilitar un registro contextualizado de la experiencia, el artculo inicia con la descripcin del contexto en el cual esa experiencia est insertada. Contina con un breve relato dr los antecedentes drl acompaamiento y con el relato de la sistemtica de coordinacin y acompaamiento concebida y adoptada por el DCAPDET. En la conclusin, hace una evaluacin de la expereiencia destacando los principales resultados.

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1. CONTEXTO EN EL CUAL ESA EXPERIENCIA EST INSERTADA Antecediendo el objeto del articulo, abriremos un breve parntesis para algunas reflexiones sobre el contexto en que esa experiencia se inserta y sobre los motivos que determinaron la elaboracin de los estudios de la modernizacin del Estado y de los desequilibrios regionales en el RS, mediante la contratacin de consultoras internacionales. Inicialmente, cabe mencionar que ambos temas han sido recurrentes en todos los planes de los gobiernos en Rio Grande do Sul, desde mediados de la dcada del 90, pero, nunca tuvieron un tratamiento, de accin, del alcance y de la competencia del recibido en la actual gestin. Basta una breve mirada en direccin al pasado para identificar que la descontinuidad o la insuficiencia de las acciones emprendidas resultaron en la preservacin y / o recrudecimiento de los problemas relacionados con la modernizacin del Estado y los desequilibrios regionales. Y, eso no solo debe ser acreditado en la cuenta de los gobernantes, sino de un conjunto de factores que contribuyeron al agravamiento de esta situacin a lo largo de los aos. La faceta ms desoladora de ste hecho es verificar que la modernizacin del Estado y de los desequilbrios regionales fueron pautas privilegiadas en todos los perodos electorales, solo que no sobrevivieron al desenlace de las elecciones, por no establecerse, hasta esta gestin, el verdadero compromiso con la identificacin de las causas y con el encaminamiento de acciones que conduzcan a la superacin de estos cuellos de botella. A su vez, los servidores del Estado, que actuan en esta rea, constituian un segmento sin voz en ese debate. Pero teniendo opinin, conocimiento tcnico, experiencia y muchas veces proyectos, sucumbieron delante de las numerosas dificuldades para introducir propuestas concretas en los planes de gobiernos, y, despus, para prosperar en la constitucin y mantenimiento de equipos de proyectos, capaces de dar cuenta de las varias dimensiones que esas problemticas presentan. Eso no era consecuencia solo de barreras polticas, sino, tambin, de las de orden material, dado que los cuadros del
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Estado estan dispersos, no han tenido renovacin, tienen perfil desconocido (falta banco de talentos) y con difcil movilidad. Ampliando la reflexin, no podemos olvidar de adicionar el hecho de que el Estado an tiene, en la indefinicin de su tamao y papel, una agenda abierta con la sociedad3, y debido a esto vienen obteniendo bajos puntajes en lo que se refiere al gerenciamiento de sus recursos y la prestacin de los servicios que se esperan de l. Esa pauta remite a una reforma administrativa que no fue enfrentada por la actual gestin, y debera pasar, obligatoriamente, por la delimitacin del tamao y papel del Estado, con miras a iniciar acciones destinadas a la recuperacin de la capacidad financiera y a la superacin de la crisis fiscal. Adems de indicar la necesidad de la adopcin de una administracin pblica gerencial, sintonizada con los avances tecnolgicos, ms giles, orientada para descentralizada, orientada al control de resultados, satisfacer las demandas del ciudadanousuario o del ciudadano-

cliente. La experiencia, aqu descrita, asociada a otras, constituyen los primeros pasos dados en direccin a una gestin pblica pautada por la adopcin de acciones que posibiliten la recuperacin de la gobernanza y el aumento de la gobernabilidad del Estado. El no enfrentamiento completo de esa pauta dej abierto un espacio para la elaboracin de un estudio, que tratase de las estructuras de la administracin directa y de la indirecta, y sugiriese nuevas formas de reorganizacin de las actividades del Estado. As como, tambin, para la realizacin de un otro estudio que apunte a las acciones orientadas a la promocin del desarrollo econmico del RS. Pero, el aprovechamiento de ese espacio implicaba superar otro cuello de botella, relacionado a la insuficiencia de perfil y de movilidad de los equipos propios para ejecucin de stos proyectos. Ese hecho, asociado a la urgencia de enfrentar el desafo de realizar esa tarea, llev ala actual gestin de la Secretara de Coordinacin y Planeamiento a optar por la contratacin de consultora externa. As, el Gobierno del Estado de Rio Grande do Sul, con recursos del Banco Mundial, procedi a la contratacin de un conjunto de estudios estratgicos, envolviendo el planeamiento y la formulacin de polticas estratgicas para el desarrollo de la
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Ler Luiz Carlos Bresser Pereira A Reforma do Estado dos Anos 90: Lgica e Mecanismos de Controle

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economa de Rio Grande do Sul y la modernizacin y mejora de la gestin pblica del Poder Ejecutivo Estadual. Es importante resaltar que esa decisin no signific a delegacin de las responsabilidades del Estado en relacin al delineamiento delo alcance del estudio a terceros, pero sin el reclutamiento de los mejores cuadros disponibles en los cuadros del Estado, con conocimiento o especializacin en las reas afectas a los estudios, para elaborar los trminos de referencia que orientaron a las propustas de las consultoras que se habilitaron a la licitacin y para juzgar los trabajos concurrentes. Esa evaluacin de la calidad de los servicios fue realizada con base en los siguientes criterios: (a) experiencia de la empresa para ejecucin del servicio; (b) calidad de la metodologa propuesta; (c) calificacin del personalclave propuesto; (d) transferencia de tecnologa; y, (e) grado de participacin del personal local entre el personal-clave en la ejecucin del servicio. El documento principal para el juzgamiento del contenido mnimo de las propuestas fue el Trmino de Referencia elaborado por los tcnicos de la Secretara de Coordinacin y Planeamiento, en el cual fueron descritos los objetivos, metas y el alcance de los servicio a ser contratados. En el intervalo, entre la definicin del vencedor de la licitacin y la firma de los contratos, el equipo del DCAPDET plane la actividad de coordinacin y monitoreo de la ejecucin de los contratos que ser relatada en el captulo 3, de ste artculo. Algunos antecedentes de las acciones de acompaamiento sern descritas enseguida, cn el objetivo de dar al lector condiciones de entender el proceso en el cual el acompaamiento se inserta.

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2. ANTECEDENTES DEL ACOMPAAMIENTO DE LOS CONTRATOS: Aunque el marco inicial de la experiencia difundida, en este artculo, haya sido la emisin de la orden de inicio de los servicios emitida por el cliente (Gobierno del Estado), por constituir la accin sializadora del comienzo de los trabajos tanto para los equipos de gobierno como de las consultoras, muchas otras acciones importantes antecedieron ese procedimiento y merecen un breve relato en este contexto. Una serie de procedimientos licitatorios antecedi la contratacin de consultores para la elaboracin de los servicios demandados por el Gobierno, entre ellas cabe especial atencin para las acciones y parmetros necesarios para la contratacin de servicios de terceros con financiamientos Internacionales, dado que stes, adems de obedecer a los preceptos de la Legislacin o cualquiera de otros instrumentos normativos que constituyan el ordenamento jurdico brasileo, tienen que obedecer a la directrices para la seleccin y la contratacin de consultores por los prestatarios del agente financiador, en el caso el Banco Mundial. En el caso especfico de ste artculo, la seleccin se basada en el criterio de calidad y costo (SBQC), que constituyen un proceso competitivo entre empresas constantes de lista corta, basado en el criterio de seleccin de calidad de la propuesta y no costo de los servicios. Ese proceso de seleccin comprende las siguientes etapas: (a) Elaboracin de los trrminos de referencia (TDR); (b) Preparacin del estimado de costos y presupuesto; (c) Publicidad; (d) Elaboracin de la lista corta de consultores; (e) Elaboracin y envo de la solicitud de propuestas (SDP); (f) Carta de solicitud de propuestas (CSP); (g) Informaciones a los consultores; (h) Minuta de contrato; (i) Recibimiento de las propuestas; (j) Evaluacin de las propuestas tcnicas - exmen de la calidad; (k) Evaluacin de la propusta financiera; (l) Negociacin final de la calidad y costo; y
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(m) Negociacin y adjudicacin del objeto del contrato a la empresa seleccionada. De las etapas descritas, arriba, ninguna cont con la participa cin directa del equipo involucrado en el acompaamiento, excepto del, coordinador tcnico de los equipos de evaluacin, que permaneci en todas las fases del trabajo. Dos etapas, citadas, merecen espacial destaque, en este artculo, por constituir parmetros para el acompaamiento de la ejecucin del servicio contratado, que fueron: (a) Elaboracin del trmino de referencia; y la (b) Negociacin final de la calidad y costo, porque definieron los trminos de los contratos. Esas dos etapas sern detalladas en el prximo captulo.

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3. COORDINACIN Y ACOMPAAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORA

El Departamento de Coordinacin y Acompaamiento de Proyectos de Desarrollo Econmico y Tecnolgico DCAPDET- fue el Departamento escojido para dialogar, en nombre del Estado (contratante), con las consultoras (contratados), actuando tanto como facilitador del desarrollo de los trabajos, como controlador del cumplimiento de las clusulas contractuales. Y, tambin, como responsable por la diseminacin de los resultados. As, a partir de marzo de 2004, las competencias4 originales del DCAPDET fueron enfocadas en el acompaamiento de contratos en el mbito de las acciones orientadas al desarrollo econmico y tecnolgico del Estado, referentes a tres contratos que trataran de los siguientes temas: Desarrollo Regional y Logstica de Transportes Rumbos 2015 Diagnstico de la Gestin de la Tecnologa de la Informacin en el RS Estudio para la Modernizacin de la Gestin del Estado. Esa profundizacin del foco de actuacin implic una reestructuracin del Departamento, que, con una estructura ms enxuta, pas a relacionarse, simultneamente con equipos de tres proyectos con propositos, planes de trabajos, dinmica y formaciones distintas. Es importante registrar que el planeamiento de ste trabajo se bas en la vasta bibliografa de gestin y gerenciamiento de proyectos existentes. Y, que esta constituye la sustentacin terica, tanto para la elaboracin del diseo operacional, como para la definicin de la estructura organizacional y de la matriz de responsabilidad de la actividad de acompaamiento. 3. 1 Diseo Operacional de la Actividad En el plano operacional, el planeamiento de las actividades result en una metodologa de acompaamiento capaz de crear mecanismos para asegurar el cumplimiento de las clusulas contractuales y la diseminacin de los resultados de los trabajos entre el pblico-objetivo de cada uno de los proyectos.
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Al rgano compete coordinar la elaboracin, monitorear y evaluar los programas gubernamentales del rea econmica y tecnolgica, prestando asistencia tcnica para la identificacin de proyectos prioritarios en el rea. Tambin es responsable por sistematizar, junto con el DADE, el

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As, la supervisin de la evolucin fsica de los trabajos fue concebida con base en conceptos de gerenciamento de proyectos, utilizando un artificio de adaptacin fundamental, que fue el de tratar la ejecucin del contrato (realizada por la Consultora) y el acompaamiento (realizado por el equipo SCP) como proyectos gerencialmente independientes, articulados y simultneos, pero con coordinacin general centralizada en la SCP. En lneas generales, las acciones necesarias para desarrollar un buen acompaamiento d el desarrollo d e l os traba j os esta ban , primeramente, atadas a la identificacin en el ciclo de vida de cada uno de los

contratos, de los eventos marcos y a la definicin de la lnea de base para el acompaamiento. Siendo as, la primera tarea realizada en cada uno de los contratos fue una lectura minuciosa de los mismos y el destaque de las clusulas y apndices referenciales para la realizacin de las siguientes acciones: (a) chequeo preliminar de la fidelidad de los productos en el mbito definido del trminos de referencia; (b) verificacin del cumplimiento de los plazos de entrega; (c) manteniiento de los costos dentro de los valores contratados, y (d) chequeo de la calidad de los productos realizados. Esos destaques de las clusulas que tratan de plazos de ejecucin, valores a ser pagados, procedimientos y exigencias mnimas en la conduccin del contrato, como por ejemplo el involucramiento del equipo-clave en la elaboracin de los trabajos, o plazos para la evaluacin y reformulacin de cada informe, constituyen una accin esencial para la definicin de las lneas bsicas del proceso de acompaamiento y para el esbozo del flujo de trabajo. En realidad, los plazos de ejecucin y los valores son parmetros mciles de identificar en el contrato con miras al acompaamiento, pero, existen referenciales relacionados al control de calidad y a la fidelidad del contenido de los informes a demanda del cliente (Gobierno) que exigen una identificacin ms compleja de los instrumentos para acompaamiento y evaluacin. En medio de las acciones
monitoreo de los proyectos prioritarios en el rea econmica y tecnolgica, acompaando la implementacin de los proyectos prioritarios del Gobierno.

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ms complejas, est la definicin de la lnea de base para el acompaamiento que constituye los referenciales como ms lneas relevantes base5 para las acciones de coordinacin, acompaamiento y evaluacin de los productos contratados. As, se identific de para el acompaamiento de los tres contratos, los trminos de referencia y las disposiciones generales de las Condiciones Generales de cada contrato, as como las clusulas de las Condiciones Especiales, adicionadas por los Apndices. Conforme se ha descrito arriba, la actividad de acompaamiento de los servicios de consultoras presupone el monitoreo, la evaluacin y el control del desempeo de las empresas en la elaboracin de los productos (informes, artculos, diagnsticos y otros) y en el cumplimiento de las actividades (reuniones, entrevistas, seminarios, entrenamiento, levantamiento de datos, etc.), especificadas en los cronogramas de las diferentes etapas del plan de trabajo, en las condiciones especiales y en los apndices del contrato. Pero, como la ejecucin se da de modo tercerizado, para supervisar fue necesario definir un conjunto de informaciones basicas para la realizacin del acompaamiento, referentes al mbito, al plan de trabajo, a los recursos y a la matriz de responsabilidad definida por las empresas, que fuesen capaces de permitir la preservacin de las especificaciones tcnicas, de los detalles y amplitud de los contenidos definidos por el cliente, como de la licitacin, as como identificar un conjunto de eventos que demarcan las etapas de ejecucin del trabajo constante del contrato. De ste modo, fue muy importante acertar en la seleccin de aquello que en la literatura de gerenciamiento de proyectos se denomina lnea de base original de un proyecto y en la definicin de los marcos6 del proyecto, que en ese caso, considerando los preceptos legales y morales que regulan el trato de los servicios pblicos, tendra que ser el Trmino de Referencia original de la contratacin agregado de las clusulas contractuales.

lnea de Base la lnea de base es el plano original, que se usa como parmetro para monitorear el avance del proyecto. La lnea de base contiene informaciones referentes al mbito, actividades, recursos y atribuciones de los proyectos. 6 Marco: Punto de referencia que marca un punto importante en un proyecto y, tambin que sirve para demarcar las etapas del proyecto pues son eventos significativos para el avance del mesmo.

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As Las lneas de base escojidas para realizar el acompaamiento fueron los trminos de referencia y los contratos que poseen, conforme podrn ser verificados enseguida, por definicin, los atributos ms adecuados a esa condicin. El trmino de referencia es el documento elaborado por especialistas en el rea de trabajo a ser contratado, con la intencin de de orientar la preparacin de las propuestas tcnicas y financieras de las empresas participantes del proceso de licitacin para contratacin de servicios de consultora. En este documento est descrito el alcance de los servicios a ser contratados, siempre compatibles con los recursos financieros disponibles. Los trminos de referencias definiran claramente los objetivos, metas y alcance de los servicios, proporcionando informaciones disponibles, inclusive bibliogrficos y datos bsicos relevantes, teniendo en mira facilitar la elaboracin de las propuestas por los consultores. Tambin facilitaran la relacin detallada de los servicios, levantamientos necesarios al emprendimento de la tarea, as como los resultados esperados (p.ej. informes, datos, mapas, laudos). Deben establecer, claramente, las responsabilidades del solicitante y de los consultores. Contrato de remuneracin por precio Global fue la modalidad de contrato firmado por la SCP y las empresas de consultora en la experiencia objeto de sta gua. Segn las Diretrices del Banco Mundial para la realizacin de stos contratos, esa modalidad es utilizada para tareas donde el tenor y la duracin de los servicios, as como lo que se espera de los consultores, estn claramente definidos. Son adoptados comunmente para planeamiento simple, estudios de viabilidad, estudios ambientales, proyectos detallados de estructuras comunes o estandarizados, elaboracin de sistemas de procesamiento de datos, etc. Adems de las condiciones generales y especiales del contrato, los siguientes apndices constituirn un importante complemento para el acompaamiento de la
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ejecucin de stos: (a) Descripcin de los servicios, (b) Informes y Productos, (c) Personal clave y Subcontratados; y, (d)Servicios, instalaciones e insumos facilitados por el cliente. Antecediendo al acompaamiento, fue realizada la capacitacin del equipo de la SCP para el uso de una herramienta muy utilizada en el gerenciamiento de proyectos el MS Project por las empresas en general y por los tercerizados. Como nuestra tarea tiene por caracterstica una repeticin, en momentos diferentes del tiempo, de secuencias identicas de pocas actividades con la misma distribucin de tareas y poca diferenciacin de plazo, conforme podr ser comprobado en el no fluxo de ejecucin de la actividad presentado enseguida, el equipo de la Secretara fue capacitado para dominar ese instrumental complejo de gerenciamento de proyectos, con el objetivo de mejoramiento y nivelamiento del lenguaje entre los equipos, para propiciar un dilogo calificado entre las partes. En cuanto a la evaluacin de los productos, tarea compartida con tcnicos de otros departamentos de la SCP y de otros rganos del Estado, cabe a la DCAPDET definir una lista de requisitos mnimos para la evaluacin, basada en las exigencias del contrato y de las directrices del Banco Mundial, lo cual servira de orientacin para el asesoramiento gerencial a los coordinadores tcnicos y dems miembros de los equipos de evaluacin del Gobierno del Estado. Como, en la prctica, los pareceres de cada evaluador seguian criterios individuales basados en el conocimiento y capacitacin para la tarea, cabe a los asesores gerenciales del DCAPDET, que fueron asociados al acompaamiento de cada contrato, sealar el incumplimiento de algunas de las exigencias para los evaluadores y coordinadores tcnicos, siempre que sea necesario. Constituyen requisitos de sta natureza: (a) desempeo de la empresa en la ejecucin de la actividad; (b) cambio de alcance de los productos; (c) contenido adicionado a los productos (informes); (d) participacin del equipo-clave en la elaboracin del producto. Otra fase compleja de la concepcin del acompaamiento fue el desarrollo de una herramienta facilitadora del relacionamiento entre los equipos y de la administracin de la informacin circulante entre todos los tcnicos involucrados en el proceso, independiente de su condicin de miembro de los equipos de evaluadores del Gobierno, o de consultor. Para eso fueron utilizados dos instrumentos que
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responderan por la comunicacin del trabajo: (a) un sitio para la administracin de las informaciones que circularan entre la coordinacin, los evaluadores y los consultores. (b) un e-mail exclusivo para cada uno de los proyectos al cual tengan acceso todos los miembros de la coordinacin y los funcionarios del DCAPDET. Ese e-mail permitira una coordinacin gil y facilitada de las agendas, pendientes, y de los encaminamientos dado a los asuntos tratados en diversos mbitos de los proyectos, as como la intervencin de ms personas en la solucin de pendientes y/ o decisin de las cuestiones relevantes para la ejecucin de los proyectos. El sitio fue concebido con miras al registro y resguardo de los documentos referenciales, agendas de reuniones, evaluaciones individuales y de coordinacin, informes en evaluacin y consolidados y otras informaciones relevantes para los involucrados, obviamente con niveles de acceso diferenciados. Con certeza, el Sitio de Gerenciamento de Projetos constituye el principal patrimonio aportado por el DCAPDET a los activos de la SCP. Cabe destacar que el sitio es una herramienta de apoyo gerencial que cumple dos objetivos bsicos, a partir de los cuales fueron establecidas sus funcionalidades: (a) permitir el resguardo seguro de documentos relativos a proyectos de inters del Estado; (b) permitir el gil intercambio de informaciones y documentos entre el equipo del proyecto que, muchas veces, est compuesta por grupos heterogneos (consultores, servidores de diversas secretaras y agentes de la sociedad civil). Para mayores detalles al respecto de ste sitio, recomendamos consultar el Manual del Sistema de Gerenciamiento de Proyectos de la Secretara de Coordinacin y Planeamiento del Estado de Rio Grande do Sul, anexado a esse roteiro. Operacionalmente, el acompaamiento segua dos flujos bsicos a partir de la previsin de entrega de un producto, o conclusin de una etapa del contrato. El primero, concebido con base en las clausulas contractuales, cumpla la secuencia de actividades descritas en el fluxograma de trabajo, abajo presentado, que se restableca a partir de cada nueva entrega de producto por las empresas contratadas, cumpliendo un ciclo completo por producto.

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FLUJOGRAMA DE TRABAJO

El segundo flujo, relacionado a los pagos, estaba vinculado a la aprobacin de productos, tal como informes, diseos, planillas, documentos y programas de computador. Conforme puede ser comprobado a travs de la observacin del flujograma de la actividad de pagos, abajo presentado, los contratos de precio global son de administracin simple, una vez que los pagos son abonables mediante la entrega de tems claramente especificados. Todava, algunos

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procedimentos presupuestarios generales del Estado tornan la liberacin y control de los pagos ms complejos de lo que un simple pago contra-entrega, en la medida en que imponen la anticipacin de la solicitud de recurso y del empeo previo de los valores debidos a la aprobacin de los informes. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DE PAGOS

Solicitud de Recurso Presupuestario

Empeo Previo Aprobacin del Informe

Recibimiento de la Factura

Empeo
3.2 Estructura organizacional y sntesis de la matriz de responsabilidades. En el plano organizacional, para dar cuenta del planeamiento operacional trazado para la ejecucin de la nueva competencia, el Departamento pas a estructurar cuatro reas de actuacin, conforme lo descrito enseguida: (a) Coordinacin ejecutiva y asesoramiento gerencial .- coordinar la actuacin y el relacionamiento entre los equipos del Gobierno y de las consultoras. Intermediar el contacto y la insercin de los consultores junto a los
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responsables por reas de Gobierno que fueron objeto de anlisis o fuente de informaciones para los trabajos realizados. Introducir el dilogo entre los consultores y los representantes de importantes segmentos del sector privado estadual. Facilitar los insumos (informaciones restringida al Gobierno, datos no disponibles al pblico en general, documentacin referencial etc.) a los consultores, as como dar soporte gerencial a los coordinadores tcnicos y a los dems miembros de los grupos de evaluadores, con miras a facilitar el anlisis y evaluacin de los productos. (b) Evaluacin de los Productos- acompaar el proceso de evaluacin de los productos, como miembro de los grupos de evaluacin o proveedor de ayudas, actuando en el sentido de la preservacin de los intereses del Gobierno en la evaluacin de la calidad y adecuacin de los productos contratados al alcande definido en el trmino de as como en el monitoreo del cumplimiento tcnicos, y sugerir ajustes y modificaciones. (c) Comunicacin, Registros y Resguardo de Documentacin- monitorear y promover una comunicacin interna transparente y accesible a todos los involucrados en las actividades de ejecucin y de evaluacin de los productos, preservando niveles de acceso irrestricto a los tomadores de decisin (miembros del equipo de coordinacin general de los proyectos). Organizar los eventos de los proyectos (reuniones, entrenamientos, Workshops, seminarios, viajes, etc.), elaborando agendas, definiendo listas de participantes en conjunto con los dems invitaciones, viabilizando locales y coordinadores, y emitiendo ejecutando equipamientos de los dems referencia, requisitos

otras actividades asociadas; adems del recibimiento, distribucin, registro y resguardo de informes, de la documentacin y de las dems informaciones referentes a la ejecucin de los tres proyectos. (d) Gerencia Financiera - responsabilidad por todos los procedimientos financieros, ordenamiento de los gastos de los programas, acompaamiento de los trmites administrativos de los pagos, elaboracin de informes y la presentacin de cuentas al rgano de financiamiento y a la CAGE.
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Complementariamente a la estructuracin de stas cuatro reas de actuacin, fue establecida una matriz de responsabilidad a los ejecutores que de definia cada la una distribucin de las competencias atribudas

de las actividades de acompaamiento que el DCAPDET debera realizar. As, a la coordinacin ejecutiva cabra tener una visin conjunto de la ejecucin del trabajo realizado por la consultora, promover reuniones de coordinacin, acompaar los trabajos de los grupos de evaluacin tcnica, coordinar los flujos de informaciones y comunicacin entre los equipos de los contratos, orientar procedimentos obligatorios con miras al cumplimiento de las exigencias contractuales para los grupos de evaluacin tcnica, representar al cliente (Gobierno del Estado) en las acciones afectas a la ejecucin del contrato junto a los contratados, y coordinar el equipo de acompaamiento como directora del Departamento. La coordinacin de la organizacin de los eventos realizados en el mbito de los contratos, actividad que muchas veces fue compartida entre los coordinadores tcnicos y la Directora general de la SCP. A los asesores gerenciales fueron delegadas las tareas de: representar la coordinacin ejecutiva junto a los contratados en cuanto del impedimento de esta; acompaar los trabajos del coordinador tcnico y de los grupos de evaluacin; asesorar y coordinador tcnico en la coordinacin y elaboracin de las opiniones de los grupos de evaluacin; coordinar el registro y el resguardo de informes de evaluacin; elaborar las actas de reuniones y otros documentos; registrar los cambios de alcance, plazos y costos y justificarlos; verificar el efectivo cumplimiento de las revisiones y de las acciones de replaneamiento establecidas al nivel de la coordinacin de la SCP; elaborar los informes finales de etapa o conclusivos de los trabajos para la presentacin de cuentas al banco financiador. Teniendo en cuenta que los asesores gerenciales actuaron como miembro de los grupos de evaluacin, tambin, les cupo la tarea de elaborar opiniones de evaluacin individual. La gerencia financiera tiene por atribucin el encaminamiento de todos los procedimientos financieros (SROs, Solicitud de Autorizacin de Empeo, Solicitud de Pago) referentes al pago del trabajo de la Consultora y el ordenamiento de los gastos de los Programas. Tambin les cabe ayudar a
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elaboracin del informe de la situacin financiera, de la presentacin de cuentas junto al banco y a la CAGE y encaminar para archivamiento en los procesos, los comprobantes de entrega de productos y las notas fiscales referentes. La Secretara General tiene por competencia el apoyo administrativo a los equipos de los proyectos, la comunicacin, los registros y el resguardo de documentos. En el mbito distribucin de del apoyo administrativo realiz el control y la correspondencias, el protocolo y la distribucin de la documentacin

recibida, las agendas y convocatorias de reuniones y dems eventos, la organizacin de las reuniones y eventos, la comunicacin referente a los tres proyectos. Y, tambin, la administracin general del sitio de gerenciamento de proyectos del Departamento. La responsabilidad de registro y resguardo fsico de la documentacin, por constituir una tarea que sigue la orientacin de un decreto especfico para archivamiento de documentacin pblica y pasible de auditoria de la CAGE y del Tribunal de Cuentas del Estado, fue repartida entre los asesores gerenciales y la Secretara General, habiendo quedado el registro bajo la responsabilidad de un tcnico con formacin en Derecho. CONCLUSIONES: Concluyendo el relato de esta experiencia de coordinacin y acompaamiento de proyectos con ejecucin tercerizada en la Administracin Pblica Estadual, cabe registrar que el xito de sta fue reconocida por tcnicos del Banco Mundial, de los equipos de las consultoras contratadas, de las entidades regionales y sectoriales que estuvieron involucradas en la ejecucin de ste trabajo y de los equipos de auditores del Tribunal de Cuentas del Estado. Lo ms importante a registrar, en ese caso, fue el cambio ocorrido en la forma de relacionamento de los tcnicos del sector pblico con consultores contratados, de sta ya que, la construccin y aporte de conocimiento especfico y especializado fue orientada por coordinadores y evaluadores de la SCP. Durante la ejecucin de los tres proyectos ocurrieron impases importantes entre el Gobierno y las consultoras, solo que
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esta vez los tcnicos del sector pblico tuvieron respaldo para hacer la defensa de los intereses del Gobierno, con base en conocimiento e informaciones generadas a travs de la adopcin de una concepcin privada de acompaamiento de proyectos. Muchas veces, el Secretario y la coordinacin tcnica recibieron ayudas que los colocaban en condiciones privilegiadas en la negociacin de los conflictos existentes en varios momentos de la ejecucin de los contratos, as como en la decisin de aadidos de los mismos. En todos los momentos, la SCP ejerci la coordinacin provista por el conocimiento integral de la ejecucin de los proyectos y de la performance de las contratadas. El respeto establecido entre los equipos del Gobierno del Estado y de las Consultoras se estabeleci en trminos de reconocimiento de la equidad del valor tcnico de ambas partes. Un sitio de gerenciamento de proyectos, concebido por los tcnicos del sector pblico, muchas veces marc la coordinacin de los contratados. Otro ejemplo del reconocimiento de la importancia de este trabajo ocurri cuando las opiniones de evaluacin del asesor gerencial del Departamento motivaron una carta del Tribunal de Cuentas, segn la cual fue cuestionada la necesidad de contratacin de consultora para la realizacin de actividad, visto que un tcnico del DCAPDET demonstraba excelente nivel de conocimiento y por eso podra realizar la tarea tercerizada. Obviamente, ese tcnico, aunque muy calificado, no podra contar con la facilidad de reclutar a los equipos necesarios para la ejecucin de ste trabajo, pero, con su conocimiento, ciertamente, acreditaba la coordinacin y la orientacin impuesta por el Gobierno como de la ejecucin de los proyectos. Por otro lado, consolidamos la condicin de referencia para acompaamiento de servicios tercerizados, a partir del momento en que el IPERGS pas a adoptar la sistemtica de acompaamiento, concebida por el DCAPDET, para el acompaamiento de servicios de consultora por ella contratada. Considerando la complejidade y amplitud del Proyecto Rumos 2015, la actuacin del Departamento en la coordinacin ejecutiva y como secretara ejecutiva del mismo, constituye otro ejemplo que comprueba el ajuste y la pertinencia del trabajo
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desarrollado en el mbito del DCAPDET. El Departamento tiene fundamental importancia en la facilitacin del acceso a las informaciones y a las documentaciones referenciales y en la intermediacin del contacto de los consultores con segmentos productivos esenciales para la elaboracin del diagnstico del desarrollo de las regiones del Estado. Tambin desempe importante papel en la evaluacin de la performance de la empresa y en el control del involucramiento del equipo-clave de la contratada en la ejecucin del contrato. Otra contribucin del Departamento para el xito del trabajo fue la organizacin de los seminarios y de las reuniones regionales, adems de la participacin en la revisin final de los textos publicados por la SCP. En lo que se refiere a la difusin de los resultados del trabajo el xito no fue el mismo, dado que la implementacin de las propuestas no ocorrieron en los tiempos y con la fidelidad esperada. Muchos factores pueden ser apuntados como justificacin para eso, desde la transicin de la gestin gubernamental hasta el choque cultural que esas provocaron en ciertas instituciones. Sin embargo, lo cierto, es que las recomendaciones de los tres proyectos imponen la adopcin de una gestin gerencial de la cosa pblica, lo que en un primer momento, impacta y genera resistencias. Concluyendo, a pesar de estas dificuldades, esa fue una experiencia que signific para el equipo del Departamento un up grade diversificado de conocimiento de tcnicas gerenciales aplicadas al sector pblico y de conocimientos especficos en TI, en estructuras y en desarrollo regional que fueron objetos del acompaamiento aqu descrito.

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