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Manual de Funciones y Procedimientos Estaciones Pemex en Mexico[1]

Manual de Funciones y Procedimientos Estaciones Pemex en Mexico[1]

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2.

4 Manual de funciones
Organización de una Estación de Servicio tipo
La estructura básica de organización de una Estación de Servicio, dependerá en gran medida del tipo de franquiciatario y los servicios complementarios que ofrezcan a los clientes, en general la estructura es simple y definida en cuanto a autoridad y responsabilidad. Una manera de representarla es la siguiente:

La estructura de organización es plana, al existir una proporción mínima de puestos intermedios con relación a los empleados de línea para atender a los clientes, que tienen funciones bien definidas y aplican procedimientos altamente estandarizados para la recepción de pedido, despacho y pago del producto.

Gerente de Estación de Servicio Objetivo:
Dirigir las actividades de la Estación de Servicio de acuerdo con las políticas generales de la Franquicia, para asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la Franquicia Pemex:

Funciones:
1. Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios. Supervisar el control de los inventarios de productos marca Pemex y demás productos supeditándolos al comportamiento de ventas, para mantener existencias suficientes y ofrecer el servicio al cliente en el momento que se requiera.

2.

las pólizas. Atender las visitas comerciales de supervisión técnica. toda la documentación comprobatoria antes de ser enviada al Contador. 13. reportes de venta diaria. Auxiliar administrativo Objetivo: Realizar el control administrativo. 9. Efectuar el pago de los productos marca Pemex y otros servicios a Pemex. Realizar el pago de la nómina y demás obligaciones laborales y fiscales. maquinaria y equipos de la Estación de Servicio. 8. Verificar que se realiza la transferencia de recursos para el pago de facturas a Pemex Refinación. Contratar empresas para el mantenimiento y abastecimientos de productos diferentes a la marca Pemex a la Estación de Servicio. 4. 10. 4. depósitos bancarios y en general. 11. turnárselos al Gerente para su revisión. contable y de personal para la Estación de Servicio y preparar la información y documentación para cumplir con el proceso contable y fiscal. 11. 17.3. de conformidad con el programa de pagos establecido. 6. 5. 5. 6. verificando con el Contador Externo su cálculo y determinando los pagos correspondientes. . Realizar depósitos y verificar estado de cuenta bancaria. 2. 7. Elaborar las facturas de venta que requieran los clientes. 7. cheques. Elaborar los contratos de trabajo de los trabajadores y reportarlo al Contador Externo para la elaboración de aviso de alta ante el IMSS. Asistir al Gerente al recibir las cuentas de los despachadores. Proponer el plan de vacaciones del personal. Funciones: 1. 14. 12. Revisar que se cumpla con el procedimiento de Recolección de Valores. Administrar y evaluar el desempeño del personal.. adjuntándola a las pólizas contables correspondientes. Efectuar el corte de cuentas en forma individual con cada Oficial Gasolinero / Jefe de Turno. autorización y firma correspondiente. Supervisar y coordinar los trabajos para atender observaciones y situaciones de riesgo que se identifiquen en las visitas comerciales de supervisión técnica.Refinación y a los proveedores. Elaborar los cheques para pago a otros proveedores. aplicando el procedimiento establecido por Pemex Refinación para la recepción y descarga de producto. Validar los cortes de turno de los despachadores. se haga la descarga en tanques predeterminados sin causar molestias a los clientes y demora al operador del autotanque. 15. 9. Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes. 10. Asegurarse que al recibir el combustible. 8. Validar los registros de ventas de los cortes de turno. ordenar y clasificar la documentación comprobatoria derivada de las operaciones de compra y venta realizadas por la Estación de Servicio. 3. Supervisar que se realice completa la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. Controlar el estado de operación de las instalaciones. Recabar. Supervisar la atención a los clientes. verificando que los reportes coincidan contra el efectivo recontado y elaborar el depósito correspondiente. Controlar las tarjetas o listas de asistencia del personal y elaborar la nómina. INFONAVIT y SAR. Difundir el Programa de Contingencias entre todo el personal y realizar simulacros. 16. Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a clientes. reembolsos de caja chica.

Ofrecerles la verificación de niveles de aceites y fluidos. así como verificar físicamente al recibir su turno.. Controlar y actualizar la información y estados de cuenta de los clientes a los que se les otorga crédito. Participar en la selección del personal.12. Atender y notificar al Gerente. . dándole un servicio con valor agregado. 9. Verificar el correcto funcionamiento de los equipos para el suministro de aire y agua. líquidos de frenos. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o factura. 10. Realizar y verificar la transmisión de archivos de los controles volumétricos conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero/Jefe de turno. Recibir las entregas programadas de abasto de combustibles de acuerdo al procedimiento de recepción y descarga de producto. anticongelantes. 15. Efectuar un chequeo a la(s) planta(s) de luz de emergencia. 2. de aquellos con los que se tienen convenios. y otros productos o servicios que ofrece la Estación de Servicio. 14. 5. 11. en caso de existir queja o inconformidad de los clientes. 3. estatales o federales. aditivos. atendiendo su funcionamiento. haciendo un recuento físico de existencias. así como de los proveedores. Mantener al corriente los pagos de derechos y servicios tales como luz. 4. para brindar un óptimo servicio a los clientes. etc. venta y cobranza. 2. haciendo el corte de cifras contenido en el contador de litros. el punto de venta que tiene asignado. Recibir y verificar conjuntamente con el Oficial Gasolinero. Efectuar la verificación de inventarios al inicio de su turno. 13. Funciones: 1. los exhibidores de lubricantes. permisos o licencias locales y todos los impuestos requeridos. 12. así como la atención y calidad en el servicio que se ofrece a los clientes. tomar lectura de los contadores de litros de los dispensarios al entregar su turno. Mantener bajo su responsabilidad un punto de venta y un exhibidor de lubricantes. Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos en los programas respectivos. aditivos. Oficial gasolinero / jefe de turno Objetivo: Asegurar el adecuado funcionamiento de todos los equipos existentes en la Estación de Servicio. 16. Funciones 1. agua. 13. 8. 6. líquido de frenos para el automóvil. Despachador Objetivo Atender al cliente con amabilidad y respeto. teléfono. Verificar el funcionamiento de los equipos y alarmas al inicio del turno. aditivos. Supervisar el trabajo de los despachadores. Supervisar que el despachador ofrezca al cliente. Distribuir a los despachadores para atender el punto de venta y apoyar el despacho en "horas pico". anticongelantes y demás productos. Elaborar el recuento de las existencias y liquidación de aceites y demás productos. 7. tanto en el almacén como en los exhibidores. 3. Atender los requerimientos de las autoridades locales. Efectuar el cierre de cuentas individuales de los despachadores. Asistir al Gerente en el control de inventarios de los combustibles y productos de acuerdo a los niveles e inventarios determinados.

5 Perfil de puestos Hallar y contratar al personal indicado (hombre o mujer) es un desafío permanente para los empresarios gasolineros. 8. verificando contra el formato de corte y depósito en la caja de seguridad prevista. Ofrecer invariablemente al cliente. así como pisos. Vigilar permanentemente el suministro de agua. líquido de frenos. Efectuar funciones de mensajería. aditivos. la limpieza de todos los muebles de baño instalados en los sanitarios de hombres y mujeres. 10. vales y notas de ventas-crédito producto de la venta. 3. especialmente para los que se han comprometido a prestar constantemente un servicio excepcional. 4. Depositar el dinero. Solicitar al Auxiliar General o a quien corresponda. así como presión de los neumáticos y limpieza de cristales. 7.4. 2. el comprobante de venta-ticket del consumo y/o 6. Ofrecer invariablemente al cliente. con una actitud positiva frente al trabajo y dotados de las habilidades necesarias . interesados en su puesto y con la Estación de Servicio. 7. papel sanitario y jabón en los servicios sanitarios. canceles y despachadores de papel sanitario o jabón. Auxiliar general (empleado de limpieza) Objetivo: Mantener perfectamente limpias las áreas asignadas. 11. que le surta los lubricantes y demás productos complementarios que haya vendido. los servicios de medición de niveles de líquidos. Realizar la limpieza asignada en la Estación de Servicio. se busca contar con personal comprometido con su trabajo. Cubrir las ausencias de los despachadores efectuando las funciones propias de ese puesto. 6. Mantener limpias las zonas de despacho que se le asignen. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control de la bodega de productos como aceites. Colaborar con los despachadores en los servicios de limpieza de cristales. Reportar al Jefe de Turno. la venta realizada. muros. reportando cualquier falla o desperfecto que impida el uso continuo y en buenas condiciones. Mantener en perfecto estado de uso y de limpieza su área de trabajo y el equipo del cual es responsable. anticongelantes. de dichos servicios. 8. 2. 5. reportando en cada corte de turno. de acuerdo al procedimiento autorizado. en horarios de mayor afluencia de vehículos. Auxiliar a los despachadores en la atención a los clientes. Funciones: 1. cualquier desperfecto que sufra el equipo que opera durante su jornada de trabajo. cotejando contra el corte de cifras arrojado por el contador del dispensario y del exhibidor de lubricantes. la liquidación de la cuenta del turno y hacer el recuento físico del dinero que se encuentra depositado en los compartimentos correspondientes. Ejecutar de acuerdo a un programa el aseo. 9. para que la imagen de la Estación de Servicio se apegue a los valores/objetivos básicos de la Franquicia Pemex y con ello ofrecer un mejor servicio a los clientes. verificación de presión de aire a neumáticos y revisión de niveles que se ofrecen a los clientes. factura. Apoyar al Auxiliar Administrativo en el control del inventario y abasto de los congeladores de hielo y máquinas expendedoras de productos que se ofrecen a los clientes. 9. mantenimiento o cualquier otra que eventualmente sea necesaria para el correcto funcionamiento de la Estación de Servicio. Efectuar en presencia del Auxiliar Administrativo. 5.

se sugiere tomar en cuenta lo siguiente: Identificación del Puesto: Resumen del Puesto: Responsabilidades y Obligaciones: Autoridad del Titular: Estándares de Desempeño: La identificación del puesto contiene diversos tipos de información como: título del puesto. Se debe definir los límites de funciones y facultades de la persona que ocupará el puesto. Describe sus principales funciones y actividades. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. medir y evaluar resultados. fecha de aprobación. que de manera enunciativa más no limitativa. En la descripción de un puesto. Los atributos recomendados para quienes atiendan las diversas posiciones en la Estación de Servicio. aprobado por. Presentación formal: De acuerdo con el puesto y con las costumbres y características climatológicas de la región. fecha de elaboración. temperatura ambiente etc.para cumplir con su labor y hacerlo bien. Atributos que se recomiendan para cada puesto. Se deberá relacionar cada una por separado. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de Auxiliar Administrativo Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. De mando: Dirigir y Controlar con energía al personal a su cargo para atender a los clientes y al debido cumplimiento de las funciones encomendadas a cada uno de los integrantes de la Estación de Servicio. Indicar el alcance de responsabilidad y autoridad. Informa a. control y orden. Es la descripción de lo que se desea alcanzar en ese puesto. elaborado por. Manejo del equipo: Máquinas y equipo de oficina y de despacho y suministros. se sugiere tomar en cuenta. . Capacidad: Para comunicar y enseñar a su personal. ser breve y que se pueda revisar. se dividen en requerimientos mínimos y requisitos indispensables. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. Características recomendadas para el que ocupe el puesto de Gerente Requerimientos mínimos Edad: Sexo: 25 años en adelante Masculino/Femenino Estudios: Bachillerato o Vocacional o Carrera Técnica Contable. ser específico.) Especificaciones del Puesto: Que sea claro. ubicación del puesto. Habilidades: Administración. Se describen las condiciones en que se deberá desempeñar Condiciones Laborales: las actividades del puesto (ruido. condiciones peligrosas. Atributos recomendados para cada puesto.

gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Relaciones interpersonales: Trato amable y cortés. cortés y respeto. Conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento de los equipos que utiliza o supervisa. Entender y tener gusto por la mecánica general y automotriz. Fácil acceso para transmitir sus conocimientos. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de oficial gasolinero Requerimientos mínimos Edad: 18 años en adelante Sexo: Masculino/Femenino Estudios: Secundaria Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable y avalada. Conocimientos básicos de contabilidad y administración. Disposición. Habilidades: Facilidad para realizar mentalmente operaciones aritméticas básicas con gran precisión. Estudios: Primaria. Disposición. Trato amable. Excelente presentación. Mando en el manejo -con control y energía.del personal a su cargo. Excelente presentación. Requerimientos mínimos . Sexo: Masculino/Femenino. Ser ordenado. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de auxiliar general (empleado de limpieza). Capacidad y habilidad para aprender y entender el trabajo de los otros. Control y energía en el manejo de personal a su cargo. cortés y respetuoso. Conocimientos elementales de computación. Dominar el uso de máquinas de oficina.Habilidades: Facilidad para las operaciones aritméticas básicas y conocimientos de contabilidad y de administración. contables y de sistemas. Entender y estar actualizado en cuestiones fiscales. gusto y deseo de atención a todo tipo de público. Facilidad por la mecánica general y automotriz. Atributos recomendados para el que ocupe el puesto de despachador Requerimientos mínimos Edad: 18 Años en adelante. Tener conocimientos elementales de electricidad y otros aspectos generales del mantenimiento. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobada y avalada. Trato amable. Excelente presentación.

.Edad: 18 años en adelante. Estudios: Primaria. Requisitos indispensables Honestidad: Comprobable. Sexo: Masculino/Femenino. Excelente presentación. cortés y respetuoso. Habilidades: Trato amable.

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