VRSTE PISAMA(AKATA) Prema sadraju pisma se mogu podijeliti na: -privatna(lina,osobna) -slubena -drutvena -poslovna(trina) POD POJMOM PRIVATNOG

PISMA SE PODRAZUMJEVA-razmjena misli i saopenjaizmeu fizikih lica,a povodom nekih privatnih stvari. DRUTVENA PISMA-nastaju pri vrenju prepiskeodreenih lica sa drutvenim,politikim,humanitarnim i dr.organizacijama ili ak meu njima samima. SLUBENO PISMO-je svaki pisani sastav kojim se pokree,mjenja ili prekida odreena slubena radnja nekog organa vlasti-slube. POSLOVNO PISMO(AKT)-predstavlja dopis pomou kojeg poslovni subjekt ostvaruje odreenu poslovnu aktivnost.Poslovna pisma se razlikuju po:tehnici pisanja(runo,mainski,putem racunara isl.),po spoljnjem izgledu(pismo,dopisnica,telefax,e-mail isl.),po obliku(evropska,americka i kombinovana forma); Poslovno pismo sadri odreene djelove koji se grupiu na slijedei nain:glavni(bitni);sporedni(nebitni). GLAVNI ELEMENTI-to su oni elementi bez kojih poslovno pismo nebi bilo punovano...a to su:zaglavlje,pozivna oznakabroj,mjesto i datum,naziv i adresa primaoca,predmet,sadraj,potpis. ZAGLAVLJE POSLOVNOG PISMA-sadri adresu adresanta-poiljaoca sa slijedeim podacima:naziv drutva,predmet poslovanja,mjesto i uluca,broj racuna,broj telefona,te zatitni znak drutva.Unaprijed odtampano zaglavlje se naziva memeorandum. Mjesto i datum oznaava mjesti i datum pisanja poslovnog pisma.Ovi elementi su posebno vani.Pozivna oznaka ne predstavlja obavezan elemenat poslovnog pisma,ali je to preporuljivo jer slue za idntifikaciju lica koje je pisalo odreeno poslovno pismo. NPR: Va znak:HH/HH-R (ili) HH/MI Na znak:MM/MM-R (ili) MM/AK

Ili Va znak: HH/HH-R (ili) HH/MI

Na znak:HH/MM-R (ili) HH/MI Adresa primaoca-adresata treba da sadri:naziv adresata,ulicu i broj potanski broj i mjesto i ako se radi o stranom licu naziv drave. Predmet-ovim djelom poslovnog pisma se oznaava o emu se pie-ta je njegov sadraj.To se sainjava jednom rijeju.

JU UNIVERZITET U TUZLI EKONOMSKI FAKULTET Tuzla, 27. 03. 2009.

Prijedlog za izmjene i dopune Nastavnog plana i programa za Viu Poslovnu kolu,-p o d n o s i JU UNIVERZITET U TUZLI Senatu Univerziteta ...................................................................................................................................itd. Sadraj poslovnog pisma-je najvaniji element poslovnog pisma,kojim se saopava poruka odreenom poslovnom partneru.Obino se odvaja dva proreda od predmeta.Sadraj se obino dijeli na 4 dijela i to: -uvod -glavni dio(bit ili jezgro) -zakljuak ili zavretak -pozdrav Uvodom se istie razlog upuivanja poslovnog pisma . Glavnim dijelom poslovnog pisma se poslovni partner (adresat)upoznaje sa porukom adresanta inicijativom,ciljem,molbom,zahtjevom isl.Pie se to jasnijim stilom,to je mogue jednostavnije. Zakljuak se direktno vezuje za glivni dio poslovnog pisma.Tu se pie-aljekonana poruka poslovnom partneru. Poslovno pismo se zavrava adekvatnim pozdravom to je znak panje ili resprkta prema poslovnom partneru(npr.s potovanjem,primite na pozdrav isl). Potpis-poslovni akt e biti punovaan tek onda kada ga podpie ovlateni poslovni subjekt.Obino sadri funkciju podpisnika,puno ime i prezime uz navodjenje titule/zvanja.....vlastoruan podpis i peat.

SPOREDNI ELEMENTI POSLOVNOG PISMA-ne utjeu na valjanost i vrijednost poslovnog pisma,a to su:prilozi,nain slanja,oslovljavanje,raspored kopija,dodatak pisma. Kao prilozi se alju:cjenovnici,prospekti,katalozi,certifikati,uzorci isl. Nain oslovljavanja-zavisi od toga o kojem se adresatu radi. Rijedak je sluaj da se poslovno pismo pie u jednom primjerku.Pored originala postoji i odreeni broj kopija. KREIRANJE I STIL POSLOVNOG PISMA Sainjavanje kvalitetnog poslovnog pisma je uslov za uspjeno pisanje i prenoenje poruke adresanta s jedne i dobivanje pozitivnog odgovora s druge strane-adresata.Stil poslovnog pisma treba da bude jasan,sadraj saet i taan pristup utiv isl.Podaci u poslovnom pismu trebaju biti tani-zasnovani na odreenim injenicama. OBLIK POSLOVNOG PISMA Oblikovanje i sastavljane poslovnih pisama je predmet izuavanja posebne discipline koje se naziva poslovna korespondencija.Poslovna korespondencija se dakle bavi poslovnom komuniacijom izmeu poslovnih partnera.Prva literatura o poslovnoj kor.se javila u dananjoj Njemakoj godine 1555.a u republici Hrvatskoj godine 1862. Kod struktuiranja poslovnog pisma vano je voditi racina o slijedecim elementima: -raspored pojedinih dijelova poslovnog pisma -rijenik koji se koristi u pisanju -stil pisanja -omot u kom se poslovni dopis dostavlja Kada se govori o rasporedu poslovnog pisma treba istai da se u dosadanjoj praksi koristila 3 oblika poslovnog pisma: -evropski(klasini,engleski oblik) -americki oblik -kombinovani oblik EVROPSKI OBLIKPoslovni dopisi se najee piu na papiru formata A4.Raspored pojedinih dijelova poslovnog pisma se pozicionira na povrini stranice formata A4 koji se vertikalno podijeli na 3 cjeline: *linija malog razmaka *linija velikog razmaka *linija potpisa; Evropski oblik poslovnog pisma je nastao u 16-tom stoljeu u Evropi a naziva se jo engleski ili klasini oblik.Njegove karakteristike su slijedee: -svi elementi pisma koji se piu na lijevoj strani se piu od linije malog razmaka; -poetak sadraja kao i poetak svih dijelova sadraja pisma te adresa primaoca(adresata) piu se od linije velikog razamaka; -mjesto,datum i podpis piu se od linije podpisa; -sadraj pisma se piebez proreda;

AMERICKI OBLIK POSLOVNOG PISMA Nastao je 20-tom stoljeu u SAD-u.Njegove osnovne karakteristike su slijedece: -svi dijelovi poslovnog pisma izuzev mjesta,datuma i pospisa se piu od linije malog razmaka; -mjesti,datum i podpis se piu od linije podpisa; -poetak sadraja kao i poetak svih dijelova sadraja se piu od linije malog razmakas tim to se izmedju dijelova sadraja ostavlja po jedan prored; KOMBINOVANI OBLIK POSLOVNOG PISMA Nastao je kao kombinacija americkog i evropskog oblika.Njegove osnovne karakteristike su slijedee: -svi dijelovi poslovnog pisma koji se piu na lijevoj strani se piu od linije malog razmaka; -poetak sadraja kao i poetak avih dijelova sadraja piu se od linije velikog razmaka i nastavljaju se na liniju malog razmaka; -izmedju dijelova sadraja se ostavlja po jedan prored; -mjesti,datum i podpis se piu kod linije podpisa; POSLOVNI MORAL-OPI PRISTUP Poslovni subjekt koji eli uspjeno poslovati mora da prihvati pravila igre,prema kojima poslovni moral ima veoma vanu funkciju.Manifestuje se na razliite naine:

Odnosom prema konkurentskim subjektima;

Primjenom metoda rivalstvana tritu; Odnosom prema kupcima-korisnicima usluga; Odnosom prema ugovornim obavezama-njihovim (ne)potovanjem; Obezbjeenjem kvaliteta svojih proizvoda-usluga; Svojim odnosom prema ambijentu u kojem se posluje; Korektnim odnosom prema svojim zaposlenicima; Dranje do svojih preuzetih obaveza-obeanja,rijei,potenja i poslovnog ugleda;

POSLOVNO ADMINISTRIRANJE U ROBNOM PROMETU Ono predstavlja sve one poslove koji se ne odnose direktno na proizvodnju.Poslovni subjekti imaju slijedee osnovne sektoreorganizacione jedinice-cjeline-odsjeke: 1.opi 2.privredno-rainski 3.proizvodni 4.komercijalni; OPI SEKTOR-obavlje ope poslove za kompletan poslovni subjekt. PRIVREDNO-RACUNSKI SEKTOR-se bavi preteno finansiskim pitanjimaposlovnog subjekta,to je razlog da se naziva finansiskim sektorom. PROIZVODNI SEKTOR-ima zadatak vrenje proizvodnje,obezbjeenje i uskladitenje sirovina,gotovih proizvoda-izdavanje sirovina-prodaja gotovih proizvoda(roba i usluga). KOMERCIJALNI SEKTOR- zaduenje za poslove razmjene roba,plaanja po osnovu zakljuenih poslova a i drugih poslovnih transakcija. Svi poslovni subjekti svoje poslovne aktivnosti usmjeravajutako da bi izvrili plasman svojih proizvoda i usluga,a samim tim u konanici ostvralili profit. POSLOVNO ADMINISTRIRANJE KOD PLASMANA ROBA Modaliteti pristupa prodaji roba ili usluga su raznovrsni,pa lica pri obavljanju takvih poslova koja sprovode takve aktivnosti biraju naine koji su optimalni.Iz niza mogunosti se izdvajaju slijedee: --neposredni poslovni kontakt --izlaganje na sajmovima --marketinki pristup(propaganda i reklama) --organizovanje sopstvene prodajne mree --uee na berzama --poslovno dopisivanje...itd. PONUDA- to je u sutini poslovni akt prodavca,kojim on nudi odreene usluge i proizvode potencijalnim kupcima.Radi se o osnovnom poslovnom pismu. Ponuda predstavlja kreativan rad pojednica ili tima.Kako bi se ostvarila povratna informacija,tj.da bi ponuda od pasivne uloge dobila aktivnu(odgovor na nju) treba da sadri slijedee aspekte: -komercijalno-tehniki(opis proizvoda ili usluga)-pravni(uslov prodaje)-psiholoki(uvjeriti ponuenog da zauzme pozitivan stav prema ponudi). KREIRANJE PONUDE Ponuda sadri dva posebno vana elementa: 1) kreiranje, 2)izbor potencijalnih kupaca.Sa stanovita kreiranja ponuda sadri slijedee podelemente: panju ponuenog; njegovu zainteresovanost; stvaranje odreenog (pozitivnog) utiska ponuenog; podsticanje ponuenog na akciju-kupovinu; Ponude mogu biti: podpune i djelimine; Podpunim ponudama koje su preovladavajue smatraju se one koje proizvod ili uslugu opisuju tako da kupac treba da poaljhe samo povratnu informaciju(narudbu ili ugovor); Djelimine ponude su one koje imaju za svrhu pokuaj dobivanja podataka o potrebama kupaca. Krajnji cilj ovakvog nuenja je SUI GENERIS istraivanje trita. OPA (GENERALNA PONUDA) Ovim oblikom ponude poslovni subjekat upoznaje potencijalnog kupca,odnosno korisnika usluge sa svojom djelatnou nudei pri tome svoj cjelokupni asortiman proizvoda ili usluga uz navoenje njihovih karakteristika i uslova prodaje.Ima za cilj uspostavljene saradnje sa novim poslovnim partnerima. POSEBNA PONUDA

Putem posebne ponude nudi se tano odreeni proizvod ili grupa proizvoda ili usluga.Posebne ponude su karakteristine za proizvode koji se proizvode serijski i koja se u relativno kratkom roku moe isporuiti kupcu. SPECIJALNA PONUDA Ovom ponudom se nudi tono odreeni proizvod sloeni investicioni proizvod stalno sredstavo to ukljuuje ekonomske uslove i njegov tehniki opis. Budui da se ovdje radi o krupnojoj investiciji u sklopu ponude se daje i elaborat koji sadri sve elemente koji su relevantni za zakljuivanje posla. PONUDA KAO ODGOVORA NA UPIT Ovakva ponuda proistie iz inicijative kupca a po svom sadraju moe biti opa,posebna i specijalna.Izradjuje se za svakog poslovnog partnera pojedinano. PROTUPONUDA(KONTRAPONUDA) Protivponuda je poslovni akt kojeg sastavlja kupac zasnivajui ga na ponudi dobavljaa(proizvoaa). On putem kontraponude vri vri izmjene bitnih elemenata dobijene ponude.U praksi protivponuda predstavlja odgovor na specijalne ponude. UPIT ZA DOSTAVLJANJE PONUDE Upite sacinjavaju,kreiraju i alju kupci.Upit je akcija poslovnog partnera(kupca) u kojoj se trae informacije o proizvodima ili uslugama. OSTALA POSLOVNA PISMA Svrha propagandnih akata se sastoji u slijedeem: -pravovremeno iskoritavanje odreenog dogadjaja ili nastale okolnosti; -izraavanje dobronamjernosti ili nuenje usluge; -demonstracija prijateljskog odnosa prema korespondentu; U zavisnosti od odreene navedene svrhe,te njihovog karaktera i sadraja propagandni akti se mogu podijeliti na: 1.ESTITKE 2.PODSJETNIKE 3.ZAHVALNICE 4.POSLOVNE POZIVE E S T I T K Eestitika je dio poslovnog bontona,progodan poslovni akt,kojom se izraavanju najbolje elje za uspjeno poslovanje odreenom poslovnom subjektu. Povod za pisanje estitki mogu biti razliiti: nacionalni i vjerski praznici; znaajni dogadjaji za poslovnog partnera; vaniji dogaaji vezani za ivot i rad poslovnog partnera; Po svom znaenju estitka moe imati viestruki znaaj: komercijalni,marketinki,psiholoki,lini itd. PO DS JETN I C I Oni se svrstavaju u ope ponude.Ovakvi poslovni akti imaju individualni karakter a sainjavaju se u atraktivnom obliku. ZA H VA LN I CE Svrstavaju se u prigodne poslovne akte i spadaju u grupu opih ponuda.Upuuju se kako novim tako i ranijim poslovnim partnerima,u zemlji i inostranstvu.

PO SLO V NI PO Z I VI Imaju za svrhu ugovaranje poslovnih kontakata,prvenstveno prilikom odravanja odreenih privrednih manifestacija(sajmovi,ilobe,revije,prezentacije i sl).

POSLOVNA KORESPONDENCIJA SA BANKOM Ova korespondencija obuhvata sve segmenta poslovanjaizmeu banke i ostalih poslovnih subjekata,ali oni najee ukljuuju slijedee: -otvaranje i poslovanje po iro-racunu; -kreditno poslovanje; -ekovno i mjeniko poslovanje; -poslovanje po dokumentarnom akreditivu; -bankovne garancije itd.

ARHIVSKO POSLOVANJE I POSLOVNI PROTOKOL Nije mogue tano utvrditi kada se ovijek odluio da uva odreena materijalna dobra. Arhivistika nauka i praksa koriste odreene metode koje treba da odgovore na dva osnovna zahtjeva: a) obezbjeenje uvanja ukupne arhivske grae na najpodpuniji,najjednostavniji i najefikasniji nain; b) b)stvranje uslova za najbri,najjednostavniji i najefikasiniji pristup injenicama i informacijama situiranim n sauvanoj arhivskoj grai.

Lica koja su nosioci poslovnog protokola moraju imati odreena znanja ali i lina svojstva. U lina svojstva se ubrajaju: odgovornost,povjerljivost,pravednost,spremnost na saradnju,samoinicijativnost,smisao za organizaciju,potenje,pozitivan odnos prema radu,urednost,postupnost,sistematinost,aurnost isl. ARHIVSKA TEORIJA ARHIVSKA TEORIJA IZUAVA pitanja,principe i metode rada u arhivama,a posebno: 1)arhivsku terminologiju; 2)odnos arhiva prema srodnim ustanovama; 3)nastanak.sastav i unutranja organizacija arhivske slube; 4)principe i metode koji se odnose na sredjivanje,sistematizaciju i klasifikaciju arhivske grae; 5)koritenje arhivske grae isl.

SUMARAN OSVRT NA RAZVOJ ARHIVISTIKE U BiH 1909.godine je zabiljeeno da se tada desio prvi pokuaj osnivanja arhivistike u BiH,a po zahtjevu Zemaljske vlade BiH,koji je upuen Zajednikom ministarstvu u Beu.Zahtjev je odbijen. 1914.godine upuen je novi zahtjev-bio je takodje neuspjean. 1945.godine Nacionalni komitet oslobodjenja Jugoslavije donosi odgovarajui propis-odluku. Organizovanost zatite arhivske grae utemeljen/sankcionisan Uredbom Vlade Narodne Republike Bosne i Hercegovine, od 12. 12. 1947.a kasnije su doneseni i odgovarajui zakonski propisi kojima je pravna osnova za arhivistiku komplementirana. 1992.godine arhivistika u BiH dobiva poseban znaaj.

A RHI V SK A TERM I NO LO G I JA Imaoci registaturske grae jesu sva pravna a i fizika lica pri ijem radu nastaje i uva se poslovna dokumentacija. Zapis je svaki pisani materijal bez obzira na oblik ili podlogu iji je stvaralac,primalac ili uvar pravno ili fiziko lice u toku obavljanja svoje dijelatnosti. Dokument bilo koji pisani materijal bez obzira na njegovog nosioca ili na njegov zanaj. Knjiga pod njom se podrazumjeva klasino evidenciono sredstvo kojeg sainjava skup povezanih i ukorienih listova.Pod ovaj pojam spadaju:djelovodni protokol,registar preuzetih arhivskih fondova i zbirki,upisnik predmeta,index registar,arhivska knjiga,popis tembilja,peata,igova isl. Kartoteka je evidenciono sredstvo koje je sacinjeno iz odreenog brojaodvojenih elemenata. Arhivska knjiga je evidencija,popis cijele registarske grae,koja je nastala u radu njenog imaoca odnosno one koja se bez obzira na osnov kod njega nalazi.Drugi naziv joj je inventarni pregled. Arhivski depo posebna prostorija namjenjena za uvanje arhivske grae.Tu se podrazumjeva da arhivski depo bude snabdjeven sa arhivskom opremom. Fond cjelina zapisa nezavisno od njihovog oblika ili nosioca koja je organski stvorena od strane jednog pojedinca,porodice ili pravnog lica. Zbirka vjetaki zdrueni dokumenti. Provenijencija odnos izmeu arhivskih spisa i pravnih/fizikih lica ijim su djelovanjem nastali. Sreivanje grae skup intelektualnih i fizikih radnji i postupaka kojima se vri ralanjivanje i raspored dokumenata-u sklopu jedne arhivske jedinice,shodno vaeim arhivskim naelima.

U vezi sa sreivanjem je i pojam vrednovanja-sistem postupaka koji za svrhu imaju utvrivanje vrijednosti svakoga spisa,kao: a)arhivske grae; b) registaturskog materijala; Posebni spisi su osnovni akti,opi normativni akti,zapisnici te ostala odreena dokumentacija kadrovske slube. Racunovodstveni spisi-pod njima se podrazumjevaju knjigovodstveni spisi,poslovne knjige,operativna,ststistika i planska evidencija.To su evidencije koje se odnose na inventar,osnovna i obrtna sredstva,bilansi,konta,dokazi o uplatama i isplatama,blagajniki izvjetaji,razni dnevnici itd. ARHIVSKA GRAA Pojam arhivska graa je izuzetno znaajan.Arhivski dokument je element arhivske grae.Dokumenti da bi imali tretman arhivskog moraju da nastanu u procesu odreene svjesne i organizovane aktivnosti,koja je usmjerena na izvrenje nekog administrativnog cilja.

Na osnovu toga se razlikuju prema: 1.O B L I K U-mapa,klasifikator,sveanj idr. 2.E T A P A M A U K O J I M A S U N A S T A L I-koncept,apostila,biljeka,minut,grosa,duplikat,faksimil itd. 3.D I P L O M A T S K O M S T A N O V I T U-povelja,pismo,zapisnik itd. 4.S A D R A J U-katastar,registar,zemljina knjiga,blegajniki dnevnik,bilans,buet isl. 5.R E G I S T R A T U R S K O M G L E D I T U-akt,koncept,prilog,original itd. 6.T E H N I K O M A S P E K T U-zvuni,audiovizuelni,fotografski,fotokopirani isl. Imajui u vidu cjelovito odreenje arhivske grae,slijedi da nju ine: dokumenti o javnopravnim,privatno pravnim,sudskim,upravnim i ostalim pravnim poslovima,dokumenti koji se ne koriste u tekuim poslovima a koji zasluuju trajno uvanje zbog svoje naune historije,dokazne,kulturne,umjetnike,estetskea i drugih drutvenih vrijednosti. VRSTE GRAE Postoje slijedee osnovne vrste arhivske grae: 1.isprave 2.spisi 3.knjige 4.graa na modernim nosaima informacija;

ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA Posmatrano u ovom kontekstu rijeeni predmeti se pripremaju i odlau na odreeno mjesto radi uvanja.To ini slubenik pisarnice u 2 faze: a)privremeno pohranjivanje rijeenih predmeta i akata u arhivu b)podpuno(definitivno)arhiviranje rijeenih predmeta i akata; POSLOVNI PROTOKOL Poslovni protokol obuhvata prijem i komuniciranje sa posjetiocima/poslovnim partnerima bez obzira da li se radi o usmenoj ili pismenoj formi. Poslovni protokol podrazumjeva i vrenje odreenih poslova koji se odnose na evidenciju-receno sa njom pocinje a i zavrsava svaki poslovni kontakt.

METODE KOMUNICIRANJA Istiu se slijedee metode komuniciranja: 1.usmena(verbalna) 2.pisana 3.neverbalna

POSLOVNA ADMINISTRACIJA I PROTOKOL

1. Naelo jedinstvenosti/jedoobraznosti Rjeavanje po jednom aktu ili predmetu nerijetko ne proizvodi pravne posljedice samo na jednom uem podruju (opini) za pretpostaviti je da e njegovo dejstvo biti ire, makar u smislu potrebe da se vri njegova revizija, odluivanje po izjavljenom pregovoru ili albi da se po njemu vodi upravni spor ili slino. Pravni propisi jedne drave tee ka tome da se izvri usklaenost akata koji se donose, odnosno kojima se odluuje o pojedinim pravnim pitanjima. Ustvari, dravni pravni poredak podrazumijeva da propisi koji se donose kao i provedbeni akti koji iza njih slijede budu meusobno usklaeni po principu hijerarhije tj. od viih ka niim. Sve to prati odgovarajuu povezanost dravnih organa na svim nivoima, odnosno onih na nivou drave i niih administrativno-teritorijalnih jedinica. Npr. u BiH to bi trebalo izgledati: drava, entiteti, u Federaciji BiH kantoni, i u oba entiteta optine. Teko da se moe zamisliti efikasno funkcionisanje jedne drave bez ovih pretpostavki. Da bi se navedeno ostvarilo neophodno je maksimalno respektovanje naela jedinstvenosti koje zahtijeva da svaka radnja koja se preduzme u sklopu kancelarijskog poslovanja bude vrena na jedinstven, odnosno jednoobrazan nain. 2. Naelo preglednosti Kao to iz samog naziva proistie znaenje naelo preglednosti se ogleda u tome to kancelarijsko poslovanje treba voditi na pregledan nain. To dalje znai da evidenciju treba vriti bez obzira da li se u radu osnovnim ili pomonim knjigama na propisanim obrascima, aurno, vrijedno, itljivo i samo u onom obimu koji je neophodan, dakle bez suvinih podataka. U sklopu ovog naela jeste i obaveza da

se pohranjivanje predmeta i akata vri na sistematian nain tj. da ih treba svrstati prema oblasti-materiji u koju spadaju obavezno, odvajajui rijeene od nerijeenih predmeta i klasifikujui ih po godinama, a ponekad i po mjesecima. Slaganje predmeta i akata se vri u adekvatnom prostoru, u kasama, ormarima itd. na nain koji e omoguiti njihovo brzo pronalaenje radi koritenja u razne svrhe. 3. Naelo tanosti Kancelarijsko poslovanje poiva na naelu tanosti. Bez njega ono ne bi imalo smisla i ne bi ispunjavalo svoju zamiljenu i praktinu svrhu. Prema naelu tanosti svi podaci sadrani u evidencijama koje se stvaraju u kancelarijskom poslovanju smatraju se tanim, a to se postie tako to se svaki podatak u knjige evidencije upisuje tano onako kako je to propisano i to poevi od prvog do posljednjeg predvienog podatka. S druge strane podaci uneseni u evidenciju moraju biti adekvatne stvarnom stanju, a to znai odgovarati onim podacima koji su sadrani u aktu iz kojeg se uzimaju (koriste)

4. Naelo budnosti Nain uvanja kompletne dokumentacije koja se odnosi na kancelarijsko poslovanje jeste od posebne vanosti. Shodno tome zahtjeva egzistiranje i primjenu posebnog specifinog naela naela budnosti. uvanje dokumentacije mora biti neprekidno i ostvaruje se na vie naina. U toku radnog vremena svi akti i predmeti, naroito peati i igovi trebaju biti pred neposrednom kontrolom drutvenog slubenika tako da ne mogu doi u posjed neovlatenih lica. Izvan radnog vremena naelo budnosti se ostvaruje tako to se navedeno uva u zakljuanim ormarima, kasama, stolovima i sl. i u zakljuanoj prostoriji. Klju od prostorije, odnosno pisarnice pohranjuje se na mjestu koje odredi rukovodilac organa vlasti, a moe se koristiti i sistem takozvanih duplih kljueva. U skladu sa najnovijim tehnikim dostignuima mjesta u kojima se uva dokumentacija i drugo, obezbjeuje se koritenjem adekvatnih alarmnih ureaja. Nain primjene naela budnosti utvruje rukovodilac organa vlasti u kojem se vri kancelarijsko poslovanje, odnosno nalazi pisarnica.. ukoliko to ne uini ili postupi na neadekvatan nain snosi posljedice u skladu sa odgovarajuim propisima koje su nerijetko i krivine prirode. 5. Naelo jednostavnosti Kao i kod ostalih vrsta poslova i kod kancelarijskog poslovanja treba teiti izvrenju svake radne operacije uz minimalno angaovanje slubenika, najmanji broj njegovih tjelesnih pokreta i to manje angaovanje sredstava rada i repromaterijala, a da pri tome posao bude okonan uspjeno. Uticaj na takav efekat ima preduzimanje radnih operacija u skladu sa propisima i pravilima uz potovanje odreenog redoslijeda, a bez vrenja dodatnih ili suvinih radnji. 6. Naelo ekspeditivnosti U kontekstu kancelarijskog poslovanja ekspeditivnost jednostavno znai da se svi postupci trebaju blagovremeno zapoeti i okonati. Optimalna primjena ovog naela bi bila onda kada bi se svi postupci po primljenim aktima okonali istoga dana kada su slubenom licu i dostavljeni. Ako i do toga doe nerijetko i iz opravdanih razloga takvim poslovima, aktima i predmetima treba dati prioritet u odnosu na kasnije pristigle i zaprimljene. 7. Naelo ekonominosti Prema ovom naelu kancelarijsko poslovanje se treba odvijati tako da vrijeme i trokovi budu svedeni na najmanju mjeru kako za nadleni organ tj. privredno drutvo, tako i za ostala lica koja u njemu uestvuju. Faktor vremena u datom kontekstu podrazumijeva vrenje radnji i postupaka blagovremeno u skladu sa propisima i pravilima slube i na propisan nain. Manji trokovi ostvareni primjenom naela ekonominosti imaju za posljedicu manje potrebe za zahvatanjem budetskih sredstava tj. koritenja finansijskih sredstava privrednog subjekta. Iz ovoga proizlazi da naelo ekonominosti u sebi sadri tj. SUBSUMIRA dva dodatna naela: naelo brzine i naelo tednje. Naelo brzine je u osnovi i na odreeni nain sadrano u naelu ekspeditivnosti pa se naelo ekonominosti moe svesti na naelo tednje. Naelo ekonominosti ne smije ii na tetu pravilnog utvrivanja injeninog stanja 8. Poslovni pozivi Poslovni pozivi imaju za svrhu ugovaranje poslovnih kontakata i to prilikom odravanja privrednih manifestacija kao to su sajmovi, izlobe, revije itd. Prema svom karakteru i sadraju pripadaju individualnim ponudama. Njima se uvruju veze sa stalnim poslovnim partnerima ili se novi partneri upoznaju sa proizvodnim potencijalom. Kroz poslovne razgovore sa predstavnicima postojeih poslovnih partnera razmjenjuju se raznovrsne i korisne informacije. One se mogu odnositi na njihova dostignua i planove, mogunosti plasmana roba ili usluga, zahtjeve trita ili kupaca itd. Poslovni pozivi mogu imati komercijani znaaj jer mogu dovesti do ugovaranja komercijalnih porudbina.treba imati u vidu i njihov lini znaaj tj upoznavanje i uspostavljanje poslovne saradnje. 9. Opta ponuda Optom ponudom poslovni subjekt upoznaje potencijalnog kupca sa svojom djelatnou ili nastalim promjenama u njoj. Pri tome nudi svoj cjelokupni asortiman proizvoda ili usluga uz navoenje njihovih karakteristika, uslova prodaje. Opta ponuda ima za svrhu uspostavljanje saradnje sa novim poslovnim partnerima ili proirenje sa dotadanjih na nove. Sastavni dio ovakve ponude jesu katalozi,

cjenovnici, prospekti, oglasi i slino koji sadre opis proizvoda. Povodi za upuivanje ovakvih ponuda na inicijativu ponuaa mogu biti praznici, sezona godinjih odmora, upoznavanje sa novim proizvodima, promjena cijena itd. 10. Posebna ponuda Posebnom ponudom se vri nuenje tano odreenog proizvoda ili grupe proizvoda. Upuuje se starim ili novim poslovnim partnerima i sadri njihov potpuni opis kvalitet, nain pakovanja, vrstu ambalae, koliinu, rok isporuke, uslove prodaje, od cijene do roka i naina plaanja. Takav pristup doprinosi direktnom plasmanu a u prilogu takve ponude obino se dostavljaju cjenovnici, modeli, uzorci i drugo. U pravilu se prilae i narudbenica koja se samo popunjava i time omoguava jednostavno zakljuenje poslovnog aranmana. Posebne ponude su uobiajene za robu koja se izrauje serijski i u kratkom roku moe isporuiti kupcu. 11. Specijalna ponuda Specijalnom ponudom se nudi tano odreen proizvod i to sloeni investicioni proizvod, stalno sredstvo to ukljuuje ekonomske uslove i njegov tehniki opis. Realizacija tog proizvoda zavisi od zainteresovanosti kupca. Poto se radi o krupnoj investiciji u sklopu ponude se daje i elaborat koji sadri sve elemente koji su relevantni za zakljuenje posla. Ovakve ponude su kod graevinskih kompanija, metalne industrije i drugo. Specijalne ponude su pratea pojava javnih ponuda, licitacija. Zahtjevaju specijalan pristup jer je neophodno njima nuditi pored kvaliteta proizvoda i posebne garancije. Prisutne su i kod nuenja roba serijske proizvodnje. 12. Ponuda odgovor na upit Ovakva ponuda proistie iz inicijative kupca. Moe biti opta, posebna i specijalna. Dobavlja treba da na osnovu upita odredi koju e vrstu ponude napraviti. Ali, u svakom sluaju treba da sadri detaljan odgovor na upit i da ima oblik koji e maksimalno odgovarat kupcu. Izrauje se individualno za svakog partnera posebno pri emu je neophodno imati u vidu trenutak i blizinu dostavljanja odgovora. Poslovni partner je poslao iste upite i drugim dobavljaima pa brzina u odgovoru moe predstavljati barometar interesa za ponueni posao. Ovakve ponude se sainjavaju u obliku dopisa, predrauna. Predraun je pogodan kad je kupac upoznat sa kvalitetom proizvoda ali ga interesuje ukupna vrijednost jednog posla. 13. Kontra ponuda Kontra ponuda je poslovni akt kojeg sastavlja kupac zasnivajui ga na ponudi ponuaa. On putem kontra ponude vri pokuaj izmjene bitnih elemenata dobijene ponude (cijena, rok isporuke, rok plaanja). Ako dobavlja prihvati takve izmjene kontra ponuda je osnov za sklapanje posla izmeu poslovnih partnera. U praksi kontra ponuda predstavlja odgovor na specijalne ponude. 14. estitka estitka je dio poslovnog bontona, prigodan poslovni akt kojim se izraavaju najbolje elje odreenom poslovnom subjektu ili takve elje pojedinom lanu uprave ili drugom licu u odreenom poslovnom subjektu. Povodi za pisanje estitki mogu biti: - nacionalni i vjerski praznici (nova godina, prvi maj, boii, bajram, uskrs itd - znaajni dogaaji za poslovnog partnera (godinjice rada, nova dostignua, poslovni uspjesi, osvojene nagrade, priznanja) - vaniji dogaaji vezani za ivot i rad nekog lica estitka moe imati viestruki znaaj, komercijalni, marketinki, lini, psiholoki itd. Sa komercijalnog aspekta putem estitke poslovni partner se moe podsjetiti sa predmetom poslovanja, novom organizacijom rada itd. Njome se vri iskazivanje panje i zahvalnosti na dotadanjoj saradnji. Marketinki znaaj sastoji se u tome to se raznim porukama sadranim u estitkama odnosno utisnutim na njima vri i reklamiranje (propaganda ) proizvoda i usluga. Psiholoki znaaj estitke moe se sastojati u tome to ona djeluje na poslovnog partnera u smislu nastavljanja poslovne saradnje ili obnavljanja prekinute poslovne saradnje. estitka moe imati i psiholoki uticaj na lice odnosno poslovnog partnera na kojeg je upuena i to kao inicijativa za uspostavljanje saradnje. Putem estitke se moe stvoriti povoljnija klima za poslovnu saradnju u blioj budunosti. Posmatrano sa linog aspekta estitka upuena odreenom licu koje je zaposleno kod poslovnog partnera iskazuje se respekt prema njegovom linom doprinosu u dotadanjem poslovanju. Na taj nain line veze mogu doprinijeti trasiranju puteva za budue poslovne kontakte ili proirenje postojeih. 15. Podsjetnici Podsjetnici se obino upuuju bivim (neaktivnim) partnerima. U njima se opisuju proizvodi i obino im se prilae katalog ili cjenovnik. Spadaju u opte ponude. Dopisima u vidu podsjetnika adresant pokuava dijagnosticirati razloge trenutnog stanja u poslovnoj saradnji. Ukoliko je ustanovio da je do prekida saradnje dolo njegovom krivicom onda e se na adekvatan nain u podsjetniku izvinuti za to. Takoe, ukoliko to ocjeni za shodno predloit e neposredne kontakte u kojima bi se rijeili dotadanji nesporazumi. Razlozi koji su doveli do toga da je raniji poslovni partner postao neaktivan mogu biti razliiti kao na primjer: Podsjetnici imaju individualan karakter i sainjavaju se za svakog poslovnog partnera pojedinano. Smatra se da podsjetnici imaju veliki psiholoki znaaj zato to se mogu prihvatati kao akti uvaavanja, posebnog tretmana i panje od strane poiljaoca. Ne zahtjevaju posebno velike trokove a objektivno mogu imati pozitivne rezultate. 16. Zahvalnice Zahvalnice se takoe svrstavaju u prigodne poslovne akte i pripadaju grupi optih ponuda. Upuuju se kako novim tako i starim poslovnim partnerima u zemlji i inostranstvu, ali posebno se koriste u slijedeim sluajevima : F ugovaranju veeg posla (narudbe) F uspjeno okonanje veeg posla F uspjena dugogodinja saradnja F godinjice ili jubileji rada itd. Sainjavaju se i koriste kao

individualni poslovni akti i u osnovi imaju isti psiholoki znaaj kao podsjetnici jer prvenstveno indirektno omoguavaju sklapanje novih poslova. Predstavljaju sredstvo "tihe" propagande. Za zahvalnicu e od adresata saznati njegovi poslovni partneri pa e se tako i zainteresovati za poslvne aktivnosti adresanta. S obzirom na injenicu da zahvalnice imaju znaaj opte ponude njima se na specifian nain nude odreeni proizvodi i usluge ali istovremeno zahvalnica je u prednosti na optu ponudu zato to ima individualan oblik i sadraj. Zbog ovih njenih karakteristika treba je iroko primjenjivati kako u unutranjem tako i u spoljnotrgovinskom prometu. 17. Poslovno pismo (akt) Poslovno pismo predstavlja dopis pomocu kojeg poslovni subjekat ostvaruje odredjenu poslovnu aktivnost. Kod poslovnog akta neophodno je i bitno navesti subjekte administriranja, kratko i jasno oznaiti predmet akta i takoe kratko i jasno iznijeti sutinu (sadraj, bit) toga akta i slino. Na isti nivo treba staviti i lijep izgled pisma pri emu se misli na njegovo oblikovanje. Lijepo oblikovano pismo, odnosno, njegov takav izgled uz uredno pisanje i stavljanje na kvalitetnu podlogu moe i te kako privui poslovnog partnera i doprinijeti postizanju poslovnog dogovora, u suprotnom, poslovni dogovor moe dou u pitanje.

Poslovna pisma se razlikuju po: a) tehnici pisanja (runo, mainski, pomou kompijutera itd.) b) spoljnjem izgledu (pismo, dopisnica, email, telefax i sl.) c) po obliku formi (evropska, amerika i kombinovana forma). Bez obzira na njegove druge elemente i ekonomske efekte poslovno pismo uopteno sadri odreene dijelove koji se grupiu na glavne ili bitne i sporedne. Glavni elementi bez kojih poslovno pismo ne bi bilo punovano, odnosno od kojeg se ne bi moglo oekivati eljeni efekat jesu: zaglavlje, pozivna oznaka (broj), mjesto i datum, naziv i adresa primaoca, sadraj i potpis. Kao sporedni elementi pisma se obicno uzimaju: prilozi, nacin slanja, oslovljavanje, raspored kopija, dodatak pisma itd. 18. Slubeno pismo (akt) Slubeni akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, mijenja, prekida ili zavrava odreena slubena radnja nekog organa (slube). Pojavljuje se u slijedeim oblicima: 1. Primljeni ili ulazni akt je onaj kojeg organ vlasti zaprimi od nekog drugog organa vlasti, pravnog lica ili stranke. Pojavljuje se u formi raznih zahtjeva organa vlasti, pravnih i fizikih lica, dokaza, podnesaka i sl. Sopstveni (izvorni) akti su oni putem kojih neki organ vlasti, po svojoj inicijativi i po prvi put, pokree odreenu slubenu radnju, koja se nalazi u njegovoj nadlenosti. 2. Povjerljivi i strogo povjerljivi akti su: akti koji u sebi sadre podatke koji predstavljaju odreenu tajnu i ne smiju biti dostupni neovlatenim licima. 3. Redovni i hitni akti redovni akti su oni akti koji podlijeu uobiajenom postupku. Hitni akti su oni akti koji se moraju u odreenom kratkom roku obraditi. 4. Obini, upravni i akti poslovanja Obini akti su oni koji ne sadre tajne podatke i koji su dostupni svim zaposlenima u organu vlasti/slubi. Upravni su oni kojima se po slubenoj dunosti odnosno po zahtjevu stranke rjeava odreena upravna stvar u posebnom postupku, odnosno odluuje o pravima i obavezama. Akti poslovanja su akti koji ne proizlaze iz upravnog postupka. Njima se ne rjeava upravna stvar. To su akti kod kojih je organ vlasti jedna od ravnopravnih stranaka u odreenom pravnom odnosu pri emu postupa po principu autonomije volja stranaka. Kod ovih akata organ vlasti nema naredbodavnu ulogu ve se sa drugim strankama dogovara o meusobnim pravima i obavezama. Npr. opinska sluba uprave sklapa ugovor sa nekim privrednim subjektom o odravanju zelenih povrina i sl.

OBLICI POSLOVNOG PISMA Kada se govori o rasporedu pojedinih dijelova poslovnog pisma treba istai da su se do sada u poslovnoj praksi iskristalizirala 3 oblika poslovnog dopisa : - evropski ( klasini ili engleski) oblik - ameriki oblik - Kombinovani oblik 19. Evropski oblik poslovnog pisma Poslovni dopisi se najee piu na papiru A4 formata (210mmX297mm), koji se vertikalno dijeli na tri dijela: linija malog razmaka, linija velikog razmaka i linija potpisa. Linija malog razmaka udaljena je 2,5 cm od lijevog ruba papira. Slobodni prostor koji ostane izmeu linije malog razmaka i lijevog ruba papira naziva se poasni prostor i on sluzi za nesmetano arhiviranje u mape ili registratore. Linija velikog razmaka udaljena je 5 cm od lijevog ruba papira, a linija potpisa od lijevog ruba papira udaljena je 11,5 cm. Granica pisanja teksta postavljena je na udaljenosti od 19,5 cm od lijevog ruba papira. Prostor irine 1,5 cm je prostor koji se nalazi izmeu linije pisanja teksta i desnog ruba papira.

Evropski oblik poslovnog pisma nastao je u 16. vijeku u Evropi, naziva se jo i engleski ili klasini oblik. Osnovne karakteristike evropskog oblika poslovnog pisma su: 1.) svi elementi pisma koji se piu na lijevoj strani piu se od linije malog razmaka. 2.) poetak sadraja, kao i poetak svih dijelova sadraja pisma, te adresa adresata (primaoca) piu se od linije velikog razmaka. 3.) mjesto i datum te potpis se piu od linije potpisa. 4.) sadraj pisma se pie bez proreda. 20. Ameriki oblik poslovnog pisma Ameriki oblik poslovnog pisma nastao je u 20 vijeku u SAD. Osnovne karakteristike ovog pisma su : - svi dijelovi pisma ( osim mjesta, datuma, te potpisa ) se piu od linije malog razmaka, - mjesto, datum, te potpis se piu od linije potpisa - poetak sadraja kao i poetak svih dijelova sadraja se piu od linije malog razmaka s tim sto se izmeu dijelova sadraja ostavlja po jedan prored. 21. Kombinovani oblik poslovnog pisma Kombinovani oblik poslovnog pisma je nastao kao kombinacija evropskog i amerikog, oblika. Osnovne karakteristike ovog pisma su : svi dijelovi pisma koji se piu na lijevoj strani piu se od linije malog razmaka, - poetak sadraja kao i svi dijelovi sadraja piu se od linije velikog razmaka i nastavljaju se na liniju malog razmaka, - izmeu dijelova sadraja ostavlja se po jedan prored - mjesto i datum, te potpis piu se od linije potpisa. - mjesto i datum, te potpis piu se od linije potpisa. OSNOVNI POJMOVI KACELARIJSKOG POSLOVANJA Prilog svaki pisani sastav, dokument, tabela, grafikon, crte i sl. kao i fiziki predmet koji se prilae uz akt dopunjavanja objanjenja ili dokazivanja sadrine nekog drugog akta. Prilozi imaju funkciju pojaavanja zahtjeva za ostvarivanje nekog prava, za dokazivanje odreenih injenica i okolnosti ili s druge strane osporavanja nekog zahtjeva kojim se trai ostvarivanje nekih prava. Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i sl. gdje je radi uvanja po zavretku postupka sloeno vie predmeta ili dosjea. Poto se radi o uvanju rijeenih predmeta to upuuje na njihovo trajnije uvanje. Arhivska graa je cjelokupni izvorni i reprodukovani (pisani, tampani, fotografisani, filmovani ili na neki drugi nain zabiljeeni materijal koji je od znaaja za historiju, kulturu i druge drutvene potrebe, a koji je bez obzira na mjesto i vrijeme nastao kod jednog organa vlasti. Ovakva graa se zasniva od odreenih subjekata i uva u posebnim za tu svrhu osnovanim ustanovama. Registraturski materijal su spisi, akti i predmeti, fotografski i drugi snimci i na drugi nain sastavljeni zapisi i dokumenti kao i knjige i kartoteke o evidenciji takvih spisa, zapisa i dokumenata koji su primljeni i nastali u radu jednog organa vlasti. Oni se uvaju za ono vrijeme u kojem su znaajni za tekui rad organa ili do trenutka kada se iz registraturskog materijala izlui, odvoji arhivska graa koja e se trajno uvati. Pisarnica je organizaciona jedinica, nekada i radno mjesto u sastavu organa vlasti gdje se obavljaju poslovi koji obuhvataju primanja, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote (akata). U njoj se vri i razvoenje i zdruivanje akata i predmeta, rokovnik predmeta (odreivanje termina za rasprave), otpremanje pote i stavljanje predmeta i akata u arhivu kao i njihovo uvanje. U praksi pisarnica se smjeta u posebnu prostoriju ili vie njih. Arhiva je sastavni dio pisarnice i njome se oznaava mjesto gdje se uvaju zavreni predmeti i akti, evidencije o njima i ostali dokumentacijski materijal, sve do njihovog propisnog unitenja ili predaje nadlenom organu. Predmet u kancelarijskom poslovanju znai skup onih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak pod uslovom da predstavlja posebnu i samostalnu cjelinu npr. zahtjev za otvaranje radnje. Dosije je skup vie predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fiziko lice pod uslovom da se kao jedna cjelina uvaju na istom mjestu. Slijedi da se dosjei mogu pojaviti u dva oblika: dosije po materiji, i dosije po pravnoj ili fizikoj osnovi.

ARHIVSKA TERMINOLOGIJA Imaoci registraturske grae jesu sva pravna i fizika lica, pri ijem radu nastaje i uva se poslovna dokumentacija ( praksa upuuje na to da je svaki imalac navedene grae i stvaralac, dok svaki stvaralac nije nuno i imalac za arhivu interesantne dokumentacije). Zapis je svaki pisani materijal, bez obzira na oblik i podlogu, iji je stvaralac, primalac ili uvar pravno ili fiziko lice u toku obavljanja svoje djelatnosti. Dokument predstavlja bilo koji pisani materijal, bez obzira na njegovog nosioca ili njegov znaaj. Knjiga - pod knjigom se podrazumjeva klasino evidenciono sredstvo, kojeg sainjava skup povezanih ( sa numerisanim stranama) ukorienih listova. Pod ovaj pojam podpadaju : djelovodni protokol, registar preuzetih arhivskih fondova i zbirki, upisnik predmeta, index registar, arhivska knjiga, popis tembilja, peata, igova itd.

Kartoteka predstavlja evidencionalno sredstvo, koje je sainjeno iz odreenog broja odvojenih elemenata (fascikli, kartica, listia, mikrofilmova). Zajedno predstavljaju jednu cjelinu, s tim to su pripadajui elementi sreeni po odreenom klasifikacionom sistemu. Arhivska knjiga jeste, ustvari, evidencija odnosno popis cijele registraturske grae, koja je nastala u radu njenog imaoca, odnosno one koja se , bez obzira na osnov, kod njega nalazi. Vodi se na sistematian , uredan nain, u skladu sa odgovarajuim propisima drugaije se naziva i INVENTARNI PREGLED. Arhivski depo je posebna prostorija namijenjena za uvanje registraturske, odnosno arhivske grae. Podrazumjeva se da arhivski depo bude snadbjeven sa arhivskom opremom registraturskim jedinicama uvanja, ( fascikla, registratora, kutija , i arhivskih knjiga). Radi se o stalaama, i kasama, kontejnerima vodootpornim metalnim sanducima, termometrima itd, a sve u svrhu odravanja uslova za smjetaj i uvanje arhivske i registraturske grae i njihovu kontrolu. Imalac registraturske grae je duan imati listu kategorija registraturske grae koja, nakon ekspertize sadraja svakog dokumenta sadri rokove uvanja. Rokovi se utvruju u skladu sa operativnim, dokumentarnim, nauim i drutvenim znaenjem, to je osnov za odabiranje arhivske grae i izluivanje bezvrijednog registraturskog materijala. Fond je cjelina zapisa, nezavisno od njihovog oblika ili nosioca, koja je organski stvorena, odnosno primljena / koritena od strane jednog pojedinca , porodice ili pravnog lica (u obavljanju njegove djelatnosti). Zbirka - pod zbirkom se podrazumjevaju vjetaki zdrueni dokumenti. Oni su na taj nain sakupljeni po osnovu odreenih zajednikih osobina (sadraj ili njihov nosilac) bez obzira na njihovu provenijenciju.

Provenijencija jeste odnos izmeu arhivskih spisa i pravnih/fizikih lica, ijim su djelovanjem nastali /prikupljeni / uvani / koriteni u obavljanju njihovih djelatnosti odnosno zanimanja. Sreivanje grae je skup intelektualnih i fizikih radnji i postupaka, kojim se vri ralanjivanje i raspored dokumenata u sklopu jedne arhivske jedinice, shodno vaeim arhivskim naelima. U vezi sa sreivanjem je i pojam vrednovanja sistem postupaka koji za svrhu imaju utvrivanje vrijednosti svakog spisa kao: arhivske grae (trajna vrijednost) ili registraturskog materijala (vremenski omeena vrijednost trajanja). Posebni spisi su osnovni akti ( rjeenja , odluke o statusnim pitanjima)., opti normativni akti (pravila, statuti, pravilnici, poslovnici, ) zapisnici ( sa sjednica upravnih i drugih relevantnih organa) te odreena dokumentacija kadrovske slube ( matine knjige zaposlenika, personalni dosijei. Pod raunovodstvenim spisima se podrazumjevaju knjigovodstveni spisi, poslovne knjige, operativna, statistika, i planska evidencija. Nadalje to su evidencije koje se odnose na osnovna (stalna) i obrtna sredstva, inventar, zatim bilansi, konta, dokazi o uplatama i isplatama, blagajniki izvjetaji, razni dnevnici itd. OSNOVNE RADNJE U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU 1. PRIJEM POTE je prva radnja u kancelarijskom poslovanju pri emu je neophodno poznavati odreena pitanja/pojmove. Pod pojmom pota se podrazumijevaju sve vrste dokumenata koji dolaze u organ vlasti (dopisi, zahtjevi, molbe, albe, paketi, telegrami, itd.) Mjesto prijema pote je ono odreeno od rukovodioca organa vlasti/slube, pri emu je uputno da se odredi jedno, a ne vie mjesta za tu radnju. Vrijeme primanja pote moe biti utvreno dvojako: a) u toku radnog vremena, i b) poslije radnog vremena i u dane kada organ/sluba ne rade. Nain primanja pote moe biti: a) neposredno od stranke [kada slubenik treba provjeriti urednost, uplatu, takse (ako je utvrena) i nadlenost organa/slube]; b) putem kurira (potanske slube ili potanskog pretinca). Potvrda o prijemu podneska se izdaje u sluajevima kada stranka vri linu/neposrednu predaju pote slubeniku u pisarnici. Ona je dokaz da je podnesak predat, a izdaje se po zahtjevu stranke, ili po slubenoj dunosti. Taksiranje odreenih akata je obaveza stranke, stranka vri uplatu takse prije izdavanja traenog akta.

2. OTVARANJE, PREGLEDANJE I SIGNIRANJE POTE navedene radnje se vre istovremeno sukcesivno, jedna iza druge. Kod otvaranja pote treba imati u vidu ovlatenje za tu radnju (prema Uputstvu o vrenju kancelarijskog poslovanja , tu radnju, primarno, vri neposredno rukovodilac organa/slube), ili lice koje je on ovlastio posebnim rjeenjem. Vrijeme otvaranja pote je bitno pitanje i u pravilu potu treba otvoriti, pregledati i signirati istoga dana kada je zaprimljena.

Nain otvaranja pote spada u jedno od vanijih pitanja, pri emu se ne smije dozvoliti povreda potanskih peata, igova i drugih oznaka, niti akti koji se nalaze u koverti. S toga treba imati u vidu da se oteene poiljke (preporuene, paketi i dr. za koje postoji sumnja da su neovlateno otvarani) otvaraju u prisustvu dva slubenika. Pregledanje pote slijedi iza njenog otvaranja, u slopu ega se utvruje: a) na koju se materiju pota odnosi b) da li poiljka sadri priloge i koliko c) ima li u koverti priloga koji su adresirani na drugu slubu ili pravno lice. d) sadri li poiljka novac ili neku drugu vrijednost. Signiranje pote nakon pregleda pote vri se njeno signiranje, radnja koju vri rukovodilac organa/slube, ili lice koje je on za to ovlastio posebnim rjeenjem. Signiranje se vri tako to se, na slobodnom prostoru, u gornjem desnom uglu podneska upisuju podaci: a) broj organizacione jedinice nadlene za rjeavanje akta; b) datum otvaranja pote, i c) potpis lica koje je signiralo potu. 3. ZAVOENJE AKATA je radnja koja slijedi iza signiranja pote, a izvodi je slubenik pisarnice. Naime, svaki akt se zavodi (upisuje) u odgovarajuu osnovnu knjigu evidencije. Vrijeme zavoenja akta u knjigu evidencije je u pravilu, onaj isti dan kada je slubenik pisarnice primio signiranu potu, a u izuzetnim sluajevima zavoenje akata se moe odloiti, ali najkasnije za prvi naredni dan, s tim to se u evidenciju mora upisati datum kada je pota trebala biti zavedena. Treba imati u vidu redosljed/prioritet u zavoenju akata: a) prvo se zavode telegrami i hitni akti b) zatim se zavode telegrami i hitni akti c) zatim slijedi zavoenje ostalih akata. Sam postupak zavoenja akata sadri vie posebnih radnji. a) odreivanje klasifikacione oznake osnovne grupe u koju akt spada; b) odreivanje podgrupe (ukoliko su podgrupe ustanovljene u organu/slubi); c) razvrstavanje akata (u dvije grupe upravni predmeti i drugi/ostali predmeti) d) upisivanje akata (podnesaka) u osnovne knjige evidencije. 4. ZDRUIVANJE AKATA Je kompletiranje spisa u smislu jedne cjeline, sa obzirom na injenicu da se radi o jednom predmetu. Postoji redovno i dopunsko zdruivanje akata. Redovno zdruivanje se vri nakon upisa podataka na naslovnoj i prvoj unutranjoj strani omota za spis. Do dopunskog zdruivanja dolazi naknadno, u dva koraka: Prvo slubenik pisarnice na novodoli akt upisuje datum prijema i dostavlja ga nadlenom slubeniku (ako ne zna kod kojeg slubenika je predmet u radu, onda podatke potrai u osnovnoj knjizi evidencije). Kada slubenik primi dopunski akt obavezan ga je uloiti u omot spisa i na prvoj unutraanjoj strani omota upisati naziv zaprimljenog akta. 5. DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD Se vri na pet naina (zavisno od vrste predmeta) putem posebnih dostavnih knjiga koje slue kao evidencija o kretanju predmeta unutar organa/slube. 1. Dostavljanje putem interne dostavne knjige se vri putem rukovodioca organizacione jedinice ili radnog mjesta i podrazumijeva dvije osnovne radnje: a) upis propisanih podataka u internu dostavnu knjigu; b) dostavljanje predmeta u rad ovlatenom slubeniku. 2. Dostavljanje putem knjige za linu potu koristi se za potu koja glasi na lino ime odreenog slubenika. 3. Dostavljanje slubenih glasila i asopisa vri se uz odgovarajui, za to namijenjeni karton. Rukovodilac organa/slube donosi odluku koji slubenici imaju pravo na slubene asopise, strunu literaturu i slino. 4. Dostavljanje rauna vri se putem knjige primljenih rauna, koja je namijenjena samo za raune, druge finansijske akte i tu vrstu dokumentacije, a koji se odnose na finansijsko i materijalno poslovanje odreenog organa/slube. 5. Knjiga za otpremu rauna namijenjena je za evidenciju onih rauna (i dr. finansijskih akata), koji su ,,izlaznog karaktera, potiu od organa/slube, a upueni su drugom oranu/slubi, instituciji, pravnom ili fizikom licu. 6. RAD SLUBENIKA NA RJEAVANJU AKATA Ova faza u kancelarijskom poslovanju moe podrazumijevati: a) nain prikupljanja podataka relevantnih za rjeavanje predmeta/akata Sluzbenik ovlasten za rjesavanje konkretnog predmeta obavezan je da prikupi adekvatne dokaze podatke koji su nuzni za rjesavanje predmeta. Potrebni podaci ili dokazi se prikupljaju neposrednim kontaktom ili pismenim putem sa sluzbenikom koji njime raspolaze ili od organizacione jedinice. b) davanje obavijesti stranci o razlozima zbog kojih se njen zahtjev moe rijeiti u zakonom definisanom roku obavjestavanje stranke o razlozima zbog kojih predmet nije moguce rijesiti u zakonom utvrdjenom roku se vrsi putem pismenog obavjestenja, koji takodjer sadrzi upustvo o (pravnom lijeku) sa rokovima (15, 30 ili 60 dana). c) formu i sadraj slubenog akta; d) nain vraanja rijeenih predmeta pisarnici. Vracanje zavrsenih predmeta pisarnici vrsi sluzbenik koji je rjesavao predmet. Predmet moze biti: a) u cjelini rijesen; b) ne rijesen predmet. U prvom slucaju sluzbenik koji je rjesavao predmet na kopiji akta (koji ostaje u arhivi) upisuje uputu o nacinu otpreme I uputu vezanu za arhiviranje. U drugom slucaju predmet se vraca pisarnici sa sljedecim uputama: - ako sluzbenik nije ovlasten za rjesavanje predmeta, ali to ovlastenje ima drugi sluzbenik organa/sluzbe, uputa ce sadrzavati broj organizacione jedinice/broj radnog mjesta kojem predmet treba ustupiti na rjesavanje. - ukoliko se predmet vraca radi trazenja

nekih dopunskih dopunskih dokaza/podataka, uputa se unosi na prvu naslovnu stranu omota spisa, sto znaci da ga treba spremiti u rokovnik predmeta. 7. ROKOVNIK PREDMETA Predmet vraen u pisarnicu sa oznakom ,,R neodlono se stavlja u rokovnik predmeta, koji je ustvari fascikla ili pretinac u ormaru, namijenjen za predmete po kojima se nastavlja rad. Rokovnik mora imati 32 fascikle/pregrade oznaene datumima u mjesecu, s tim ona koja je oznaena sa brojem 32 slui za odlaganje predmeta iji rok za dostavljanje dokaza istie u sledeem mjesecu. Vraene predmete u rokovnik smjeta slubenik pisarnice gdje se uva do oznaenog dana kada se vri njihovo izuzimanje. Izuzimanje se vri: a) ukoliko traeni dokaz stigne prije isteka roka odreenog za uvanje dokumenta. b) ako do dana, predvienog za uvanje predmeta, traeni dokument nije stigao slubenik pisarnice e izuzeti predmet i dostaviti ga nadlenom slubeniku koji je traio dopunu (uz objanjenje da dokument nije stigao). 8. RAZVOENJE AKATA I PREDMETA Ova faza u kancelarijskom poslovanju je osnovna radnja, koja znaci da se vrsi evidentiranje podataka o tome kako je predmet rijesen, i vrsi pripremu za njegovu otpremu i arhiviranje. Kada je predmet u cjelini rijesen, prije razvodenja akta obavezno se provjerava da li se u omotu spisa nalaze svi dokumenti, evidentirani na njegovoj prvoj unutrasnjoj strani, te da li akt sadrzi sve potrebne elemente. Ako se tom prilikom utvrde manjkavosti, sluzbenik pisarnice na to upozorava sluzbenika koji je rjesavao predmet i od njega zahtijeva otklanjanje uocenih nedostataka. Razvodenje podrazumijeva dvije radnje: a) dostavljanje akata stranci i b) upisivanje u odgovarajucoj osnovnoj knjizi evidencije podataka o nacinu kako je predmet rijesen. Kada je predmet vracen pisarnici sa uputom da se dostavi u rad drugoj organizacionoj jedinici ili drugom radnom mjestu istog organa/sluzbe, razvodenje ima odredjene specificnosti. Na otisku primljenog stembilja treba promijeniti broj organizacione jedinice i upisati broj one kojoj se sada predmet dostavlja u rad. 9. OTPREMANJE POSTE - nakon razvodenja predmeta slijedi njihovo otpremanje. Radi se o otpremanju rijesenih predmeta strankama. Bitni elementi otpremanja poste su: a) vrijeme otpreme posta se otprema istoga dana kada je okoncano razvodenje akata/predmeta ili najkasnije prvog sljedeceg radnog dana. b) priprema poste za otpremu podrazumijeva: 1) obezbjedenje potpisa ovlastenog sluzbenog lica na aktu, 2) osiguranje da potpisani sluzbeni akt bude ovjerena posta 3) upisivanje predvidjenih podataka u odgovarajucu otpremnu knjigu 4) pakovanje poste, i 5) popunjavanje koverte c) otprema poste kurirskim putem se odnosi na postu koja nije hitna a primaocu se urucuje putem knjige za otpremu poste putem kurira. d) otpremanje putem postanske sluzbe se koristi za dostavu poste obicnim i preporucenim putem.

Evo nekoliko pitanja iz sve cetiri grupe: Arhiviranje predmeta i akata,Subjekti u sirem smislu, Nacelo budnosti,Nacelo tacnosti,Prijemni stembilj, Dostavljanje predmeta i akata u rad, Poslovno pismo,Kreiranje i stil poslovnog pisma, Americki oblik pisma,Ponuda,Cestitke,Arhivska gradja, Vrste gradje,Nacini organizovanja pisarnice. Pisma:Kontra ponuda, Izvinjenje kupcu zbog kasnjenja u odgovoru,....