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Analisis Ocupacional Prototipo

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69002 - 4

GESTION DE CAPITAL HUMANO EN LAS ORGANIZACIONES OSA LTDA DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA

DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA

NOMBRES: Juan Pablo Cepeda Bolívar Gerente General Lina María Hernández Sánchez Gerente de Gestión Humana Catherine Pinto Naranjo Analista de Gestión Humana Yudy Andrea Morales Delgadillo Tecnólogo en Bienestar Social Diana Milena Chacón Díaz Tecnólogo en Nomina

Bogotá D.C. 9 DE DICIEMBRE DEL 2008

INTRODUCCION

Si se considera que la administración es el arte de lograr que las cosas se hagan por medio de las personas, y que una excelente administración se basa en una buena información, se justifica que en todas las empresas se deba conducir un programa de análisis de cargos con una planeación adecuada y un compromiso de la gerencia que involucre a cada uno de los funcionarios que desempeña un cargo. Adicionalmente al apoyo de gerentes y supervisores a un programa de esta naturaleza, se debe contar también con una comunicación efectiva y asertiva hacia los empleados, pues gran parte del éxito en la recolección de la información depende de la colaboración brindada por cada uno de los cargos para que dicha información resulte distorsionada ni por exceso ni por defecto.

OBJETIVO

Al ser la herramienta más significativa para una efectiva administración del RH, de ella se pueden desprender múltiples beneficios como: información confiable de la estructura general de la organización, la totalidad de los puestos de trabajo, y los empleados en cuanto al proceso productivo como administrativo; lo cual implica la descripción de dichas funciones, tareas(que según el contexto nos dan a entender que son términos con determinadas diferencias), y responsabilidades que le son asignadas. Contando con esta información nosotros como gestores podremos dar valor agregado a cada uno de los funcionarios de la organización y así contar con un personal satisfecho económicamente y productivo.

FORMULARIO PARA EL ANALISIS OCUPACIONAL

1. NOMBRES Y APELLIDOS Virginia Garcia Avila 3. NOMBRE DEL CARGO Tecnólogo en Nomina 5. ENTIDAD OSA LTDA 6. DIVISION: Gestión Humana 8. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente de Gestión Humana 10. CIUDAD Bogotá DESCRIBA DE FORMA CLARO Y PRECISA, LAS FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE EJECUTA EN EL CURSO NORMAL DE SU TRABAJO, INDICANDO LA PERIOCIDAD DE LA EJECUCIÓN. DIARIA (d), SEMANL (S), QUINCENAL (Q), MENSUAL (M) MARCANDO LA COLUMNA CORRESPONDIENTE CIN UNA Xu 12. LABORES PRINCIPALES

2. SUELDO 4. CODIGO 4.4

7.SELECCION Nomina 9. FECHA ANALISIS: 03-09-08 11. DIRECCION Av. Caracas 13-88 FRECUENCIA

D

S

Q

M

Mantener permanentemente actualizada la base de datos en cuanto a la nomina de los empleados para el pago de sueldos. Liquidar mensualmente la nomina de mediante el pago de sueldos respectivos para cada uno de los cargos. Liquidar aportes de seguridad social de acuerdo con las normas legales vigentes y los procedimientos establecidos por la organización. Realizar los respectivos descuentos de ley a cada uno de los empleados teniendo en cuenta la carga salarial de cada uno. Colaborar al tesorero con la respectiva contabilización de la nomina.

X X X

X X

13. LABORES SECUNDARIAS D • Hacer el respectivo descuento de préstamos, sindicatos u otros factores que se estipulen en acuerdo con los empleados. Reportar al Gerente de Recursos Humanos los problemas que puedan surgir respecto al buen desempeño de su labor para darles pronta solución y no interferir en el buen desarrollo del proceso administrativo. Procesar la nomina de acuerdo con las normas legales y los procedimientos establecidos por la organización. X S Q M X

X

14. LABORES OCASIONALES D • Reportar el valor generado de nomina a las instancias pertinentes, de acuerdo con las normas legales y los procedimientos establecidos. Liquidar pagos a terceros derivados del proceso de nómina de acuerdo con las normas legales vigentes y los procedimientos establecidos por la organización. S Q M X

X

Las preguntas de esta sección tratan de resumir los requisitos necesarios, para que una persona normal pueda cumplir a cabalidad las funciones y responsabilidades de un cargo. Antes de contestar lea cuidadosamente todas las respuestas que se proponen luego elija la que mejor identifique el trabajo que usted realice. 15. EDUCACION: indique la educación formal (estudios, clásicos, técnicos o universitarios que necesita una persona para desempeñar el puesto, señalando el nivel de estudios y los años requeridos) AÑOS 15.1 15.2 15.3 15.4 NIVEL DE ESTUDIOS Primaria Bachillerato clásico Bachillerato comercial Bachillerato técnico – especialidad

2

15.5 15.6 15.7 15.8 15.9

Estudios específicos sin nivel universitario SENA y otros ¿cuales? Tecnólogo en Gestión del talento humano Carrera universitaria de nivel medio ¿cual? Carrera universitaria ¿Cuál? Especialización profesional

16. EXPERIENCIA: Se necesita tener experiencia como requisito para entrar a ejerce el cargo si__X_ no___ de acuerdo con la educación señalada y el conocimiento que usted tiene del oficio. ¿Cuál es la experiencia mínima necesaria para que una persona pueda desempeñarse a cabalidad en ese cargo? Señale con una X la casilla correspondiente hasta un mes Mas de un mes y hasta seis meses Mas de seis meses y hasta doce meses x Mas de doce meses y hasta dieciocho meses Mas de dieciocho meses y hasta veinticuatro meses Mas de veinticuatro meses y hasta treinta y seis meses Mas de treinta y seis meses y hasta cuarenta y ocho meses ¿en que tipo de labores es deseable tener experiencia?

17. ASIESTRAMIENTO: ¿Se necesita adiestramiento previo para ejercer el cargo? Si _X_ no__ ¿en el sitio de trabajo? Si_X_ no__ señale el tiempo de entrenamiento que usted considere necesario hasta un mes Mas de un mes y hasta tres meses Mas de tres mese y hasta seis meses Mas de seis meses y hasta doce meses 18. COMPLEJIDAD DEL TRABAJO: De las descripciones que se presentan a continuación, señale con una X aquella que mejor defina el tipo de labores de su trabajo y el grado de revisión que reciben: CLASES DE LABORES 18.1 las labores que realiza son repetitivas GRADO DE REVISION mucha Mediana Poca Ninguna

18.2 las labores que realiza son variadas y sencillas 18.3 las funciones que realiza son variadas y de alguna dificultad 18.4 el trabajo es muy variado y difícil 18.5 el trabajo es extremadamente complejo

X

18.6 ¿Cuál es la parte mas difícil de su trabajo? Cuando las novedades no concuerdan con las cifras de la nomina. 19. HABILIDAD MENTAL E INICIATIVA De los tipos de ejecución que se determina a continuación, señale aquel que mejor defina la forma de desarrollar su trabajo, marcando con una X la columna correspondiente. DESARROLLO DEL TRABAJO Sigue instrucciones definidas y exactas Toma pequeñas decisiones Toma decisiones de alguna importancia para resolver problemas pequeños Analiza y resuelve problemas complejos Planea el trabajo en líneas generales y en detalles, toma decisiones de mucha importancia Presenta el trabajo realizado para revisión y comprobación FRECUENCIA CON CON MUCHA FRECUENCIA FRECUENCIA

RARA VEZ

X

¿Qué decisiones debe tomar usted? Debo exigir los soportes físicos de las novedades para su registro en la nomina. 20. HABILIDAD MANUAL: ¿Qué grado de habilidad manual se requiere para que la calidad y cantidad del trabajo sea la mejor? Indíquelo, señalando además la coordinación que debe existir con los sentidos por ejemplo la vista o el oído, o con otros órganos del cuerpo.

GRADO DE HABILIDAD MANUAL Se requiere poca habilidad manual Se requiere mediana habilidad manual Se requiere mucha habilidad manual

COORDINACIÓN CON LOS SENTIDOS POCA MEDIANA MUCHA x

¿Para cuales labores necesita habilidad manual? En realidad no son muchas pero cuando realizo las actualizaciones de la base de dato y cuando se registran las novedades en la nomina se exige un poco la agilidad manual.

21. RESPONSABILIDAD POR MANEJO DE MAQUINARIA, EQUIPOS Y/O VALORES:

¿Tiene usted responsabilidad directa por los elementos que le corresponde manejar en el desarrollo de su trabajo? SI X NO ___ Indique el tipo de elementos bajo su cuidado, su valor aproximado y la clase de daño o perdida que pueda ocasionar en ellos. VALOR APROX DAÑO PROBABLE TOTAL PARCIAL

ELEMENTOS A CARGO Maquinaria Equipo Equipo de oficina Dinero o valores Materias primas Materiales Productos terminados Propiedades Otros

BREVE ENUNCIADO

Computador

1.500.000

insumos de oficina 500.000

RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN: ¿Debe usted supervisar a varias personas en desarrollo de las labores de su cargo? SI ___ NO X Identifique el tipo de supervisión que le corresponde ejercer y el numero de personas supervisadas señalando con una X la casilla correspondiente.

CLASE DE SUPERVISIONN EJERCIDA NUMERO DE PERSONAS 21.I Supervisión Técnica 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 20 Asigna instruye y comprueba el trabajo de: Personas que realizan labores sencillas Personas que realizan labores especializadas Personas que supervisan a otros empleados 21,2 Supervisión Técnica y administrativa Asigna instruye coordina y comprueba el trabajo; Además responde por actuación del personal y puede llamarle la atención verbalmente o por escrito a: Personas que realizan labores sencillas Personas que realizan labores especializados Personas que supervisan a otros empleados 21.3 Revisión completa Planea, Asigna, instruye, coordina y comprueba el trabajo; responde por la actuación y disciplina y tiene autoridad para sancionar las faltas Personas que realizan labores sencillas Personas que realizan labores especializados Personas que supervisan a otros empleados 21.4 Indique el nombre de los oficios que desempeñan las personas que usted supervisa:

22. RESPONSABILIDAD POR CONTACTOS:

Si dentro de las funciones debe usted atender público o relacionarse con personal de la organización o de entidades externas, indique la frecuencia y la importancia de los contactos que por razón de su trabajo debe realizar, marcando con una X la descripción que mejor identifique esta labor. 22.1 Contactos poco frecuentes, con publico o con compañeros de dependencia, la información que maneja es de rutina y de poca importancia.

22.2

Contactos regulares con él público, con los compañeros y con el personal de otras dependencias para suministrar u obtener información, la información que maneja tiene alguna importancia. Contactos frecuentes con él publico, con los compañeros y con el personal de otras dependencias y con entidades extremas Contactos frecuentes con él publico con el personal de la organización y con entidades externas. Los temas tratados son mucha importancia y se requiere de habilidad y conocimiento de las políticas y actividades de la entidad para la presentación y obtención de la información.

22.3 22.4

24. RESPONSABILIDAD POR ERRORES: Determinar el grado de atención y cuidado que debe tener al realizar su trabajo con el fin de evitar errores, además, considere la magnitud del daño que puede ocasionar, si el error es cometido, en cuanto a perdidas o deterioro de los elementos bajo su cuidado, adopción de decisiones equivocadas, perdida de tiempo, trastornos en producción etc. GRADO DE ATENCION Y CUIDADO MAGNITUD DEL DAÑO PARA REALIZAR EL TRABAJO Pequeño Mediano Grande 24.1 Se requiere poca atención y cuidado 24.2 Se requiere atención y cuidados normales 24.3 Se requiere mucha atención y mucho cuidado 24.4 Se requiere atención y cuidados permanentes X 25. RESPONSABILIDAD POR DATOS CONFIDENCIALES: ¿tiene usted acceso a información confidencial por razón de su trabajo? Si No Determine el grado de importancia de esta información y los perjuicios que su revelación puede ocasionar a la entidad. 25.1 La información confidencial es de alguna importancia y su revelación causaría daños leves

25.2 La información confidencial es importante y su revelación causaría daños graves 25.3 La información confidencial es muy importante y su revelación causaría daños muy graves 25.4 La información es extremadamente confidencial y su revelación causaría perjuicios gravísimos 25.5 ¿Cuál es la información confidencial que usted conoce o maneja en razón de su trabajo? Confidencialidad en la información personal de los empleados. 26. ESFUERZO MENTAL: Si en el ejercicio de su cargo debe usted concentrar su atención, hasta el punto de producir cansancio mental como consecuencia de la aplicación de la inteligencia, criterios y los conocimientos en la utilización de cálculos matemáticos, resolución de problemas, investigaciones, análisis de informes o datos etc. Determine la intensidad del esfuerzo que usted realiza y el intervalo de tiempo durante el cual lo ejerce. GRADO DE ATENCION MENTAL 26.1 Las labores del cargo exigen pequeña concentración mental 26.2 Las labores del cargo exigen mediana concentración mental 26.3 Las labores del cargo exigen alta concentración mental 26.4 ¿Cuáles son las labores que exigen mayor concentración mental? Registro de las novedades en la nomina. 27. ESFUERZO VISUAL: Si para la ejecución de las labores de su cargo debe usted aplicar la vista o aplicar la agudeza visual hasta el punto de producirle cansancio visual, determine la intensidad del esfuerzo que debe realizar y el intervalo de tiempo durante el cual lo ejerce. TIEMPO DE ESFUERZO APLICACIÓN DEL TIEMPO DE ESFUERZO APLICACIÓN DEL

Esporádico Intermitente

Constante

X

GRADO DE ATENCION VISUAL 27.1 Las labores del cargo exigen pequeña concentración visual 27.2 Las labores del cargo exigen mediana concentración visual 27.3 Las labores del cargo exigen alta concentración visual

Esporádico Intermitente

Constante

X

27.4 ¿Cuáles son las labores que exigen mayor concentración visual?

Revisión de los datos registrados en la nomina. 28. ESFUERZO FISICO: Determine el grado de esfuerzo físico que debe realizar en la ejecución de las labores de su cargo en las siguientes descripciones: 28.1 Se requiere un esfuerzo físico ligero, se manejan objetos de poco peso, adoptan posiciones incomodas esporádicamente 28.2 Se requiere un esfuerzo físico mediano, se manejan objetos de peso mediano, se adoptan posiciones incomodas intermitentemente 28.3 Se requiere un esfuerzo físico moderadamente grande se manejan objetos muy pesados, adoptan posiciones incomodas frecuentemente 28.4 Se requiere un esfuerzo físico extremadamente grande se manejan objetos muy pesados (mas de 20 kilos) se adoptan posiciones muy fatigosas e incomodas 28.5 ¿Cuáles son las actividades que le exigen mayor esfuerzo físico? Ninguna 29. CONDICIONES AMBIENTALES: Determine las condiciones ambientales en las cuales regularmente debe ejecutar su trabajo. Señalando los factores que las hacen desagradables y el intervalo de la jornada de trabajo a que esta sometido a ellos. CONDICIONES AMBIENTALES Normal Regular Mal Extremo EI CEI CEI CEI C

FACTORES Calor Frío Humedad Ruido Polvo Ventilación Olores Congestión Suciedad Otros - ¿Cuáles? E: ESPORADICO

X X

I: INTERMITENTE

C: CONSTANTE

30. RIESGO DEL CARGO: ¿Esta usted expuesto a sufrir accidentes en la ejecución de las labores a su cargo? Si No . Determine la gravedad de los posibles accidentes de trabajo y la probabilidad de que estos tengan que ocurrir.

GRAVEDAD DEL ACCIDENTE 30.1 Lesiones de poca importancia 30.2 Enfermedades profesionales 30.3 Incapacidad parcial 30.4 total 30.5 Muerte

Probabilidad Poca Mediana X

Grande

30.6 ¿Cuál es la condición de mayor riesgo a que esta sometido usted? Riesgo ergonómico, Psicosocial

OBSERVACIONES:

Diana Milena Chacón Díaz FIRMA DEL TITULAR DEL CARGO

Lina María Hernández Sánchez FIRMA DEL JEFE INMEDIATO

OSA LTDA ELABORADO POR

SELECCIÓN Y CLASIFICACION DE CARGOS QUE SE VAN A ANALIZAR: Se hace necesario que tanto los funcionarios de la empresa como los analistas se pongan de acuerdo en como clasificar los cargos por áreas funcionales. La razón para una correcta selección y clasificación de cargos estriba en que, para diferentes áreas, los requisitos o factores presentes en un área pueden ser los mismos que los de otra área pero su peso (presencia) porcentual puede ser distinto. FACTORES Educación Habilidad mental Esfuerzo físico Experiencia Responsabilidades Condiciones ambientales Riesgos Total AREA DE ADMON. 35% 25% 5% 10% 20% 2% 3% 100% AREA DE PRODUCCION 15% 10% 20% 10% 25% 12% 8% 100%

DETERMINACION DEL TIPO DE TRABAJO QUE HAY QUE VALORAR: NIVEL CONSIDERADO INFERIOR MEDIO SUPERIOR OPERATIVOS 1. Subordinados 2. Medios Intermedios 3. Directivos TIPOS DE TRABAJO TECNICOS ADMINISTRATIVOS 4. Subordinados 7. Subordinados 5. Supervisores 8. Supervisores 6. Directivos 9. Directivos VENDEDORES 10. Subordinados 11. Supervisores 12. Directivos

DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA

Juan Pablo Cepeda Bolívar Gerente General Lina María Hernández Sánchez Gerente de Gestión Humana Catherine Pinto Naranjo Analista de Gestión Humana Yudy Andrea Morales Delgadillo Tecnólogo en Bienestar Social Diana Milena Chacón Díaz Tecnólogo en Nomina

DESCRIPCION DE CARGOS I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO 06 09 2008 Tecnólogo en Nomina DEPARTAMENTO: DIVISIÓN: SECCIÓN: Gestión Humana Gestión Humana ELABORADO NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE: POR: Gerente Recursos Humanos II. NATURALEZA DEL CARGO DÍA MES AÑO CODIGO: 6.1 Nomina

Llevar el control de la nomina de los empleados de OSA LTDA teniendo en cuenta los factores legales y las diferentes novedades para el pago de l sueldo a todas y cada una de los empleados de la empresa. III. FUNCIONES DEL CARGO • • • • • • • Mantener permanentemente actualizada la base de datos en cuanto a la nomina de los empleados para el pago de sueldos. Liquidar mensualmente la nomina de mediante el pago de sueldos respectivos para cada uno de los cargos. Liquidar aportes de seguridad social de acuerdo con las normas legales vigentes y los procedimientos establecidos por la organización. Realizar los respectivos descuentos de ley a cada uno de los empleados teniendo en cuenta la carga salarial de cada uno. Colaborar al tesorero con la respectiva contabilización de la nomina. Hacer el respectivo descuento de préstamos, sindicatos u otros factores que se estipulen en acuerdo con los empleados. Reportar al Gerente de Recursos Humanos los problemas que puedan surgir respecto al buen desempeño de su labor para darles pronta solución y no interferir en el buen desarrollo del proceso administrativo. Procesar la nomina de acuerdo con las normas legales y los procedimientos establecidos por la organización. Reportar el valor generado de nomina a las instancias pertinentes, de acuerdo con las normas legales y los procedimientos establecidos. Liquidar pagos a terceros derivados del proceso de nómina de acuerdo con las normas legales vigentes y los procedimientos establecidos por la organización.

• • •

IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES EDUCACIÓN EXPERIENCIA ADIESTRAMIENTO CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES COMPLEJIDAD HABILIDAD MENTAL HABILIDAD MANUAL POR SUPERVISION RESPONSABILIDADES POR ERRORES MENTAL ESFUERZO VISUAL FISICO COND. CONDICIONES DE AMBIENTALES TRABAJO RIESGOS

ESPECIFICACIONES Tecnólogo en Gestión del Talento Humano Hasta dos años Hasta un mes Las labores que realiza son complejas e importantes Habilidad para solucionar problemas. Se requiere de mediana Habilidad manual Baja: No supervisa cargos inferiores Se requiere importante atención y cuidado Las labores demandan mucha atención mental Las labores demandan mucha atención visual Se requiere para el cargo un esfuerzo físico ligero Esta expuesto a condiciones ambientales regulares Esta expuesto a lesiones de poca importancia

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