Controlar los Inventarios segn Indicadores de Rotacin y mtodos de manejo

ELKIN MARTINEZ CH
LA IMPORTANCIA EN EL CONTROL DE INVENTARIOS RESIDE EN EL OBJETIVO PRIMORDIAL DE TODA EMPRESA: OBTENER UTILIDADES.

http://www.emagister.com/curso-como-controlar-inventario/importancia-control-inventarios El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios. Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.

PROBLEMAS FRECUENTES EN EL CONTROL DE INVENTARIOS. FALTA DE REGISTROS

El microempresario, tambin conocido como "hombre orquesta", difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de personal, manejo del efectivo... El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones operativas o tcticas que en labores de orden estratgico. En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen los siguientes comentarios: Los registros son complicados y "slo los contadores los entienden". Se necesita un programa de cmputo "carsimo" y complicado de entender. "Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da" "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que nos hemos abocado a la tarea de ir disminuyendo los inconvenientes. El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la consecuente disminucin de gastos operativos. Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con informacin real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en MLTIPLES ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte del proveedor. En otras palabras, es como si nos vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el da que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos los casos, pero s en la mayora.

PASOS PARA ESTABLECER EL CONTROL DE INVENTARIOS

El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B" que componen aproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante, aproximadamente. 1. Anterior a cualquier clasificacin, es recomendable llevar a cabo un inventario fsico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario. 2. Posteriormente, resultar de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos de nuestro almacn, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sera recomendable surtirlo a cocina proporcionndole el costal completo, sino previamente debera ser porcionado y embolsado en paquetes. Digamos que cada carga de la olla express puede recibir y hacer dos kilos de frijol, de modo que cada unidad sera igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla por saco o simplemente por kilo.

3. Se llevara entonces a cabo la clasificacin ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de una coctelera, que tendra la siguiente composicin [1]:

Los productos que ms valor tienen asignado en su inventario son prcticamente mariscos y bebidas, los cuales son tambin su producto principal. La clasificacin ABC sera entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los que mayor utiidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar ms. No slo para el ramo restaurantero, sino tambin para cualquier empresa comercial se aplican estos principios. Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productos que identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, pero tambin mayor cuidado y atencin en cuanto a la calidad que presentan. Los productos C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante hoja de clculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus utilidades y s puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado tarde en realizar dicha labor.

4. Despus de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos por origen, es decir, los compramos en el mercado?, el proveedor nos los trae?, nos los mandan por paquetera?. La clasificacin entonces quedara como sigue:

5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen podremos llevar a cabo una lista de control cuyo ejemplo mostramos a continuacin:

6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -tambin en hoja de clculo- los consumos diarios de nuestras unidades de productos, como "Entradas" y "Salidas", en el da en que sucedan.

Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos diarios y semanales, as como para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar. Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material. Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea ms rpido. El objetivo es que el empresario siempre cuente con informacin valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.

EXCESO DE INVENTARIO
Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminucin de la calidad

en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen. En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminucin paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercanca la empresa debe contratar crditos con proveedores y la recuperacin del efectivo va sirviendo para pagar dichos crditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al da". Esta situacin es ms acentuada cuando la empresa maneja crditos para sus clientes, ya que entra en juego tambin la recuperacin de cartera que en nuestro pas siempre es problemtica.

INSUFICIENCIA DE INVENTARIO