PARTE I CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE OPERACIONES Objetivo y alcances del Manual El objetivo del presente Manual Operativo es establecer

los procedimientos relativos a las operaciones entre el Sistema Asociativo Municipal (SAM) conformado por las nueve Asociaciones Departamentales Municipales y ACOBOL representado por la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia, FAM-Bolivia, para la ejecucin del Plan Trienal en el marco del Acuerdo Marco suscrito por el SAM y los Donantes y las Agencias de Cooperacin Tcnica El presente Manual establece procedimientos generales sobre lo siguiente: 1. Planeacin y seguimiento de actividades 2. Programacin de Gastos y Presupuesto 3. Adquisicin de bienes y contratacin de servicios 4. Contratacin de personal 5. Capacitacin 6. Pasajes y viticos 7. Tesorera 8. Contabilidad 9. Auditoria 10. Inter.-relacin con Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica Todos los recursos provenientes de los actuales y futuros Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica destinados a la implementacin de actividades del Plan Trienal, debern ser administrados de acuerdo al presente Manual de Operaciones, excepto aquellos recursos provenientes de la Agencia Internacional para el Desarrollo de los Estados Unidos (USAID), cuyos recursos debern ser administrados de forma separada en base a procedimientos propios de dicha agencia as mismo de aquellos que provengan de otras agencias que por motivos internos no se ajusten a esta norma. PROCEDIMIENTOS GENERALES Categoras de Gasto Los gastos a ser financiados estn limitados a los conceptos contenidos en las siguientes categoras: 1. Bienes 2. Personal y Consultoras 2.1. Servicio de Consultora y personal que comprender: Honorarios

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Pasajes Viticos 2.2. Capacitacin, que comprender:

Pasajes y viticos Alquiler de instalaciones y equipos Material de capacitacin Otros gastos de capacitacin

3. Gastos operativos varios PARTE II PLANIFICIN DE ACTIVIDADES La planificacin de las actividades estar a cargo de las instancias que componen el SAM a fin de lograr los objetivos del Plan Trienal. Para ello, elaborarn su Programa de Operacin Anual, correspondientes a las acciones especficas de una gestin. Este instrumento de gestin es parte del Plan Trienal, documento que debe contar con la conformidad del Comit de Agencias de Cooperacin (CAC) antes de su ejecucin. 1. Plan Trienal El Plan Trienal a sido elaborado en funcin de una metodologa participativa, donde asistieron miembros de los Directorios de las Asociaciones Departamentales Municipales y autoridades municipales a nivel nacional, identificando y definiendo la visin, misin, los objetivos estratgicos as como los roles y lneas de accin con los cuales debe el Sistema Asociativo Municipal trabajar. Definicin de Roles Los roles del SAM son: De Representacin: Fortaleciendo y defendiendo la autonoma municipal con mayor peso poltico. De manera progresiva, asumir el rol de voz representativa del municipalismo. De Fortalecimiento Institucional: Dotando de herramientas y destrezas gerenciales a los Municipalidades, de manera que realicen un manejo transparente y moderno de los recursos humanos y financieros asignados De Consolidacin : Fortaleciendo institucionalmente a la FAM y al SAM De Promocin Econmica: buscando permanente generar condiciones de inversin, as como la generacin de oportunidades favorables para que el sector privado cumpla su rol dinamizador de la economa en el mbito municipal.

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 Propiciar mayor participacin del Sector Privado en la bsqueda de soluciones conjuntas en beneficio de todos y cada uno de los Municipios De Articulacin y Armonizacin del Desarrollo: Se debe generar procesos de concertacin entre los sectores pblicos y privados, articulando de manera equitativa con los gobiernos municipales De Gestin de fuentes de financiamiento: Identificar y atraer recursos financieros que fortalezcan la capacidad de respuesta de los gobiernos municipales a los procesos de desarrollo. As como tambin, permitan al sector privado cumplir con su papel de generacin riqueza, empleo y ahorro. De Gestin Ambiental: Promover el uso y manejo sostenible de los recursos naturales, fortaleciendo la capacidad de gestin de los Municipios en este mbito. De Desarrollo Humano: Fortalecer la capacidad de gestin municipal de la salud y la educacin. De Inclusin Social: Promoviendo la participacin equitativa en genero y el respeto a
interculturalidad.

Misin institucional La misin de la FAM es su razn de ser y se establece en concordancia con el instrumento jurdico de su creacin. Representar los intereses de los gobiernos municipales bolivianos a travs del sistema asociativo fortaleciendo el ejercicio pleno de la autonoma municipal. Visin La FAM declara su visin institucional como sigue: En los prximos 10 aos somos una institucin lder, representativa del municipalismo boliviano y latinoamericano. Valores Centrales Como elementos fundamentales que apoyan la Misin y Visin Institucional, y respondiendo a las interrogantes de Como deseamos conducir nuestra organizacin?, Como deseamos tratar a nuestros interesados claves?, Que valoramos? se adoptan los siguientes Valores Centrales; Creatividad e innovacin: El proceso de descentralizacin municipal implementado en el pas, necesita creatividad e innovacin para aprovechar las oportunidades y mitigar las debilidades existentes.

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tica en el accionar institucional; Se debe contar con una institucin con valores ticos y morales de equidad y justicia, evitando el agravio comparativo y la conflictividad como eje principal del accionar poltico. Representatividad: Al ser un proceso asociativo voluntario, la legitimidad otorga y sustenta la representatividad en el accionar. Generacin de valor: Las acciones deben estar encaminadas a propiciar el valor pblico requerido, respondiendo a intereses comunes del sistema asociativo y sus asociados. Autosostenibilidad: Las propuestas que se desarrollen en la FAM y SAM deben garantizar la generacin de capacidades locales que permitan la sostenibilidad en el tiempo. Trabajo en equipo: Debe ser la base de la cultura organizacional que se desarrolle. Complementariedad: Las propuestas deben ser complementarias a las acciones y atribuciones municipales en coordinacin con el Estado.

Objetivos Estratgicos: Los objetivos estratgicos son los siguientes: Representatividad: Representar y defender los intereses institucionales, polticos, legales, econmicos de los gobiernos municipales, ante el Estado y otras instituciones. Fortalecimiento de la capacidad de gestin municipal y del sistema asociativo: Organizar y atender la demanda de capacitacin, informacin, asistencia tcnica, prestacin de servicios de las municipalidades y del sistema asociativo. Desarrollando un sistema de fortalecimiento municipal eficiente y eficaz que propicie municipios modernos y capaces de aprovechar sus potencialidades, respondiendo a los desafos del nuevo milenio) Consolidacin y sostenibilidad del sistema asociativo: Consolidar y fortalecer institucionalmente a la FAM como instancia asociativa y organizativa de los municipios de Bolivia. Garantizando su independencia de la poltica partidaria y su dependencia financiera de la cooperacin. Objetivos Especficos: . Contar con Recursos Humanos tcnicamente calificados Desarrollar mecanismos y acciones que posibiliten la autosostenibilidad financiera Creatividad e Innovacin Comunicacin y relacionamiento

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Fortalecimiento Municipal Promocin econmica Medio Ambiente

4.1. LA GENERACIN DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL La generacin de una nueva cultura organizacional abre el camino de la reinterpretacin de muchos conceptos y procesos tradicionales que la FAM trabajaba antes del plan trienal , el establecer una nueva cultura organizacional en la FAM, nos anima a reinterpretar su naturaleza, es decir nos plantea de una manera diferente lo que la FAM siente de su entorno como proceso de representacin municipal, esto nos da la verdadera naturaleza de la organizacin y la necesidad de estructurar la FAM para fortalecer la representatividad del sistema asociativo municipal . El progreso de la FAM solo se podr conseguirse a travs de la combinacin de esfuerzos y cooperacin de todos y cada uno de las asociaciones afiliadas. Cada una de las asociaciones tendr que tener la idea constantemente de que iniciamos un nuevo proceso y que quienes juegan un rol fundamental para alcanzar los objetivos estratgicos son las asociaciones, es desde la base que se debe construir el sistema asociativo municipal, ya que un relacionamiento vertical por denso e importante que sea para sus participantes, no puede mantener la confianza y la cooperacin. Por esto es necesario la generacin de una cultura organizacional de servicio al municipalismo de lealtad a su organizacin matriz y ha sus fines, de armona y cooperacin y sobre de todo de gran capacidad de adaptacin y asimilacin dada las actuales coyunturas por las que atravesamos los bolivianos. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN DEL PLAN TRIENAL La estrategia del plan trienal cuenta con tres elementos esenciales A) Las metas que hay que lograr: La meta principal es la consolidacin del sistema asociativo municipal teniendo a las asociaciones y a la FAM como organismos de mxima representacin a nivel departamental y nacional respectivamente. Fortalecer el accionar de todos y cada uno de los municipios del pas dotndoles de las herramientas gerenciales necesarias que les permitan el aprovechamiento de sus potencialidades. B) Las polticas ms importantes. Fortalecimiento de las asociaciones de municipios a nivel departamental Coordinacin y articulacin de las polticas publicas hacia una descentralizacin y autonoma plena en el mbito municipal La generacin de una cultura organizacional con participacin activa de los afiliados.

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 De comunicacin permanente Manejo moderno, eficiente y eficaz en lo administrativo Bsqueda de la auto sostenibilidad financiera.

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2. Programa de Operaciones Anual a) El Programa de Operaciones Anual (POA) del Plan Trienal es el instrumento administrativo que establece las metas, las actividades, los responsables y los plazos de ejecucin de las actividades, as como los recursos necesarios para su realizacin, que cada entidad prev ejecutar en un ao, para hacer efectivo el cumplimiento del Plan Trienal. b) La formulacin del POA debe responder a las caractersticas establecidas en el Reglamento Especfico de las Entidades referido a la Programacin de Operaciones c) La formulacin del POA a cargo de cada entidad, constituir parte del Programa de Operaciones Anual general y establecer:

Los objetivos generales y especficos del POA en el contexto del Plan Trienal, Las metas de desempeo a ser alcanzadas, Las actividades y los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos, El Cronograma de ejecucin, El programa de contratacin de bienes El programa de contratacin de personal y consultores.

3. Procedimiento de formulacin del POA a) El POA debe ser preparado de acuerdo a los formatos definidos por al FAM. Para el proceso de verificacin, este instrumento deber ser presentado por cada entidad antes del 30 de marzo de cada ao u otra fecha que determine la FAM. b) Cada entidad ejecutora debe presentar su POA a la FAM, en el formato que sta establezca para el efecto y como requisito para acceder a los fondos de financiamiento del Plan Trienal. Todos estos aspectos debern estar contenidos en los convenios bilaterales a ser acordados entre la FAM y las otras instancias ejecutoras. c) La FAM analizar la consistencia y la compatibilidad del POA de cada entidad con el Plan Trienal. Si no tuviera observaciones, o stas hubieran sido resueltas, otorgar su conformidad y solicitar la no-objecin del CAC, cuando lo requiera el mismo. La FAM consolidar los POAs de las entidades en un POA general para estructurar el POA del Plan Trienal y requerir la no objecin correspondiente del CAC hasta 20 de abril de cada ao. Fecha en la que se pondr a consideracin del CAC el documento, a partir de esta fecha el CAC tendr hasta diez das para emitir la no objecin correspondiente. d) Cuando el POA general haya recibido la no-objecin del CAC, las entidades estarn habilitadas para acceder a los recursos financieros y tcnicos.

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e) La FAM comunicar a cada entidad sobre su aprobacin o sobre las modificaciones y ajustes que sean necesarios de incorporar a su POA para iniciar nuevamente el trmite para su habilitacin. f) El POA debe incluir una Programacin de Gastos compuesta por: una Programacin de Adquisiciones, una Programacin de Contratacin de Personal y Consultores y un cronograma de ejecucin detallado. g) Una vez que el POA haya sido aprobado, la entidad habr cumplido con una de las condiciones de efectividad para acceder a la Asistencia Tcnica y Financiera del Plan Trienal durante la gestin anual y podr, previa no objecin del POA consolidado, iniciar la ejecucin de las operaciones que haya previsto realizar dentro del Plan Trienal. 4. Responsabilidad por la formulacin, ejecucin y seguimiento a) El responsable de la formulacin del Programa de Operaciones Anual en cada entidad, es el mximo responsable de la entidad (MRE). b) El MRE velar por el cumplimiento de su POA, en los trminos y condiciones que hubiera sido aprobado. Para el efecto, deber realizar el seguimiento continuo de las actividades para garantizar el logro de los objetivos de gestin e informar peridicamente a la FAM. c) La FAM est encargada de consolidar los POAs de las Entidades para estructurar el POA general y solicitar la no objecin del CAC. 5. Evaluacin parcial de resultados a) Las entidades presentarn Informes de Avance Trimestrales a la FAM en los formatos que sta establezca para el efecto, dentro de los quince das siguientes a la terminacin del trimestre, como condicin para dar curso a solicitudes posteriores de la entidad. b) La evaluacin de resultados deber ser informada a la FAM mediante un Informe de Avance del POA que contemplar aspectos cuantitativos y cualitativos, basndose en la informacin emergente de la verificacin de la ejecucin, de los indicadores de desempeo y de resultados, y otros indicadores que permitan medir el grado de cumplimiento de las operaciones y el logro de los objetivos. c) Los resultados de la ejecucin del POA de cada entidad deben ser evaluados conjuntamente con la FAM en forma trimestral.

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d) La FAM se encargar tambin de hacer una evaluacin integral del Plan Trienal a partir de sus POAs generales e informar al CAC sobre el progreso de los mismos. e) Las entidades mantendrn reuniones peridicas con la FAM para efectos de seguimiento y evaluacin del Plan Trienal. 6. Medidas correctivas a) El seguimiento del POA podr indicar la necesidad de medidas correctivas, que podran generar ajustes al Plan Trienal o a los POAs. b) Las medidas correctivas podrn ser propuestas por las entidades u originarse en observaciones de la FAM, en funcin de las prioridades del Plan Trienal. c) La FAM revisar y aprobar, cuando corresponda, las medidas correctivas y efectuar las modificaciones al POA consolidado y solicitar la no-objecin del CAC.

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PARTE III PROGRAMA DE GASTOS Y PRESUPUESTO Los procedimientos de administracin financiera se basarn en funcin de las Categoras de Gasto determinadas en el presupuesto. Estos procedimientos son los siguientes: 1. Ejecucin por la FAM. 2. Transferencia de recursos de la FAM a las entidades 3. Ejecucin por las entidades La FAM consolidar los presupuestos de las diferentes entidades, aun cuando no ejecute directamente los recursos, con el fin de estructurar el Presupuesto del Plan Trienal y posibilitar su seguimiento y evaluacin. 1 Ejecucin por la FAM: Bienes, Personal y Servicio de Consultoras Segn este procedimiento, la FAM es la encargada de formular y ejecutar el Presupuesto de recursos externos en base al Programa de Gastos de las entidades que accedan a los recursos del Plan Trienal, previa firma de un Acuerdo de Ejecucin, observando para ello el presente procedimiento. 1.1 Formulacin del Programa de Gastos a) El Programa de Gastos es la estimacin de recursos financieros que una Entidad prev ejecutar en periodos determinados para el cumplimiento del convenio que firme con la FAM en el marco de su POA. b) La Entidad debe presentar el Programa de Gastos, en los formatos que defina la FAM, conteniendo la siguiente informacin:

Objeto del Gasto, Categoras del Gasto, incluyendo separadamente el Programa de Adquisiciones y Contrataciones, Fuente de los recursos (Financiamiento Externo y Aporte Local)

c) El Programa de Gastos se efectuar mostrando perodos al menos trimestrales, para permitir un adecuado seguimiento a la ejecucin del POA. d) La FAM podr rechazar el Programa de Gastos de una Entidad s:

Se encontraran inconsistencias entre el Programa de Gastos y el Acuerdo o el POA; La Entidad no hubiera incorporado en su presupuesto el monto de los recursos de contraparte o no haya sido aprobado el presupuesto de la entidad;

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La Entidad no certifica la existencia de los recursos de contraparte, cuando corresponda.

e) El Programa de Gastos debe contar con una justificacin adecuada de sus tems, explicando los supuestos principales para su estimacin. 1.2 Formulacin del Presupuesto Por las entidades Basndose en el Programa de Gastos, las entidades debern establecer el monto que debe aportar al Plan Trienal cuando corresponda- como contraparte. Esta contraparte deber contemplar los recursos necesarios para viabilizar los desembolsos de los recursos provenientes del Plan Trienal previstos en el Programa de Gastos, y deber ser incluida en el presupuesto anual de las entidades para que la FAM pueda efectuar las transferencias de acuerdo a la modalidad que se establezca para el efecto. Por la FAM a) La FAM formular el Presupuesto Consolidado Anual del Plan Trienal incluyendo lo siguiente:

Fondos del Proyecto provenientes de Donantes y de aporte local. Aporte de las entidades como contraparte (si corresponde). Ingresos o transferencias destinados al Plan Trienal, provenientes de otras fuentes. Programa de Gastos consolidado de las entidades. Programa de Gastos de la FAM.

b) La FAM presentar al CAC el Presupuesto Consolidado Anual del Plan Trienal de los recursos externos y aporte local que le corresponde a la FAM y las entidades. c) La FAM podr ajustar el presupuesto contenido en el POA respectivo hasta en un 10% del total del presupuesto acumulado de la gestin sin la aprobacin del CAC. Por encima de este porcentaje, la FAM deber poner a consideracin del CAC los cambios propuestos. 1.3 Ejecucin presupuestaria a) La FAM consolidar la ejecucin presupuestaria de los recursos provenientes del aporte externo, de los recursos de contraparte del SAM y sobre los recursos provenientes de otras fuentes tomara conocimiento para su registro respectivo, respetando as la autonoma de gestin de cada una de las entidades.

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b) La ejecucin ser efectivizada por la FAM y las entidades, previa verificacin de que los mismos correspondan a un concepto debidamente autorizado y que hubiera cumplido lo establecido en el captulo de Tesorera. c) La FAM preparar informacin financiera sobre la ejecucin presupuestaria para los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica. d) Las entidades debern registrar en sus respectivas ejecuciones presupuestarias, los montos de los recursos de contraparte. 2. Transferencia de recursos de la FAM a Entidades: Bienes, Personal y Servicio de Consultora a) Mediante este procedimiento la FAM deber transferir recursos a las entidades, las mismas que se responsabilizan frente a la FAM por la ejecucin de los gastos consignados en las Categoras Bienes, Personal y Servicio de Consultora. La transferencia de estos recursos se llevar a cabo en base a un sistema de transferencias a ser desarrollado por la FAM y puesto a consideracin del CAC. El sistema estar basado en el cumplimiento de resultados e indicadores de rendimiento previamente establecidos por la FAM. b) Adems de la elegibilidad general para el acceso a los recursos del Plan Trienal, las entidades deben calificar, a juicio de la FAM, como una entidad capaz de administrar directamente los recursos a ser transferidos. c) Los criterios de elegibilidad, requisitos y el procedimiento para la ejecucin de recursos a travs de este procedimiento, se detallarn en el sistema de transferencias anteriormente sealado.

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PARTE IV ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS A. ASPECTOS GENERALES Los bienes y servicios (personal y consultoras) que sean necesarios para ejecutar las actividades y resultados previstos en el POA de la entidad, se contratarn de acuerdo los procedimientos que se describen en los Anexos BB y AA. Estos procedimientos son de uso y aplicacin obligatoria para la FAM y las entidades, bajo la responsabilidad de sus respectivos MRE. 1. Programas de adquisiciones y de contratacin de consultores a) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones son los instrumentos administrativos que permiten prever la compra de bienes y la contratacin de servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Plan Trienal. Su formulacin permite programar las acciones necesarias a realizar, en periodos determinados, para alcanzar los resultados establecidos en el POA. b) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones forman parte del POA, por lo que las entidades debern presentarlos a la FAM junto con ste. c) La FAM ser la encargada de consolidar el Programa de Adquisiciones y Contrataciones de las entidades y aquellas que la FAM ejecute. Las contrataciones se ejecutarn en concordancia con dicha planificacin. La FAM publicar anualmente la planificacin de adquisiciones y contrataciones. d) El Programa de Adquisiciones y de Contrataciones ser revisados y consolidado por la FAM con carcter previo a la solicitud de no-objecin al CAC. Las adquisiciones y contrataciones se realizarn en concordancia con dicha programacin. e) La FAM informar al CAC cuando se produzcan demoras o cambios en la ejecucin del Programa de Adquisiciones o el de Contrataciones y que pudieran afectar significativamente la programacin. 2. Responsabilidad por la compra y la contratacin a) La conduccin del proceso de adquisicin de bienes y servicios (personal y consultoras), as como su contratacin y resultados ser de responsabilidad de los MRE como representantes de las entidades y la FAM quienes debern observar lo siguiente:

Autorizar el Programa de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad para dar inicio a todos los procesos de compra de bienes o contratacin de servicios.

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Controlar el cumplimiento del proceso de contratacin, estableciendo las responsabilidades correspondientes, adjudicar y firmar contratos. Suscribir los contratos de adquisiciones y/o de servicios una vez la FAM haya aprobado la Programacin de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad. El MRE de las entidades no podrn delegar sus responsabilidades contractuales del Plan Trienal y los POAs correspondientes, sin embargo si podr delegar la facultad para conducir el proceso de adquisiciones o de contratacin de servicios a un funcionario de la entidad, especificando dicha delegacin en forma escrita a la FAM, con carcter previo al inicio de los procesos de adquisicin que correspondan. La decisin de adjudicacin del MRE o de su delegado, estar basada en recomendaciones de una Comisin Evaluadora, que ser corresponsable de la decisin cuando el MRE o su delegado ratifique la recomendacin. En caso de que los contratos para la adquisicin de bienes o servicios contemplen el pago de un anticipo, superior al 10%, ste se respaldar con garantas de anticipo; en casos excepcionales se podr acordar un avance del 20%. En todo caso, se requerir de una boleta de garanta. La Entidad ser responsable por los anticipos entregados.

b)

c)

e)

4 . Comisin Evaluadora a) La Comisin Evaluadora es la instancia de cada entidad, establecida con el propsito de asesorar al MRE en materia de contratacin y calificacin de propuestas, poniendo a su consideracin una opinin tcnica especializada. b) La Comisin Evaluadora tendr a su cargo la apertura de propuestas, su anlisis, evaluacin, calificacin y elaboracin de un Informe de Recomendacin de Adjudicacin al MRE, para que ste tome una decisin de adjudicacin. Cuando la complejidad de la evaluacin de las propuestas lo amerite, la comisin podr solicitar la contratacin de asesoramiento tcnico especializado para la calificacin; el informe del asesor, deber necesariamente ser aprobado por la Comisin. c) El proceso de contratacin se realizar bajo las modalidades de Licitacin Pblica Nacional (LPN) o Licitacin Pblica Internacional (LPI) para la adquisicin de bienes, o cuando se contraten firmas consultoras la Comisin Evaluadora se conformar con al menos los siguientes miembros: Presidente. Secretario. Un mnimo de dos vocales, debiendo uno de ellos ser especialista en el rea. Un representante de la FAM, cuando esta Unidad lo considere indispensable, participar en sta Comisin en calidad de observador con derecho a voz, ms no a voto. Este

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representante participar en todos los actos de la Comisin desde la recepcin de las propuestas hasta la calificacin y elaboracin del informe de recomendacin. El representante de la FAM podr ser un funcionario de la misma o un consultor contratado por la FAM. d) La Comisin Evaluadora podr sesionar nicamente con la totalidad de sus miembros. En caso de ausencia de uno de sus miembros, la Comisin deber postergar sus sesiones o el MRE podr reemplazarlo. e) En el caso de adquisicin de bienes, las recomendaciones de la Comisin Evaluadora sern por consenso, seleccionando al menor costo evaluado. Si el mismo no fuera posible, se comunicarn las opiniones divergentes. f) En el caso de servicios de consultores, cada miembro del comit de evaluacin otorgara puntajes a las propuestas tcnicas recibidas, de acuerdo a lo indicado en el pedido de propuestas, obtenindose un promedio tcnico de calificacin, sumndole el puntaje financiero. Se selecciona a la propuesta que haya obtenido el puntaje ms alto calificado. g) Los miembros de la Comisin Evaluadora son solidariamente responsables por la recomendacin que hagan para la adjudicacin, salvo los miembros que hagan constar por escrito su desacuerdo fundamentado con dicha recomendacin. h) Cuando el proceso de contratacin se realice bajo las modalidades de Comparacin de Precios, la evaluacin de las propuestas se efectuar por al menos dos miembros de la Entidad. quienes debern elevar el correspondiente informe de evaluacin a del MRE. B. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Los procedimientos generales de adquisicin de bienes se describen en el Anexo A. C. PROPIEDAD DE LOS BIENES Los bienes adquiridos tanto por las Entidades como por la FAM permanecern en custodia de estas mientras el Plan Trienal se encuentre en plena implementacin. Una vez concluya el apoyo de los donantes y agencias de cooperacin tcnica prestado, se efectuar un traspaso formal de los bienes adquiridos con recursos de los donantes hacia las Entidades y la FAM. D. CONTRATACIN DE SERVICIOS CONSULTORAS DE CONSULTORES INDIVIDUALES Y FIRMAS

El objetivo principal de los procedimientos para contar con estos servicios para las actividades del Plan Trienal, es la contratacin de consultores de alta competencia

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profesional, sobre la base de procesos de seleccin transparentes que contribuyan a que las entidades cumplan con los resultados previstos y con los objetivos del Plan Trienal. En este marco, los procedimientos generales se describen en el Anexo B y las diferentes modalidades. Los anexos citados describen los procedimientos uniformes de seleccin, contratacin y supervisin de los consultores cuyos servicios se contratan con el financiamiento del Plan Trienal. En trminos generales se debern aplicar las siguientes modalidades de contratacin, tanto para consultores individuales como firmas consultoras: Contrataciones menores a los tres meses: invitaciones al menos a cinco candidatos/firmas y elaboracin de terna con al menos tres propuestas. Contrataciones mayores a los tres meses: convocatoria pblica y elaboracin de terna con al menos tres propuestas.

Estas contrataciones debern ser por producto debiendo especificarse claramente el mismo. E. CONTRATACIN DE PERSONAL PERMANENTE Los procedimientos generales para la contratacin de personal permanente son los descritos en el Anexo C El personal permanente que cumple funciones en la FAM y las Entidades antes de la aprobacin del presente Manual de Operaciones, y que haya sido contratado de acuerdo a los procedimientos detallados en el citado Anexo, ser recontratado automticamente.

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PARTE V PASAJES Y VIATICOS Los gastos por pasajes y viticos al interior y exterior de la Repblica previstos en el POA, por el SAM, deben estar directamente vinculados con la participacin de los consultores y personal para actividades relacionadas con los objetivos del Plan Trienal. Los gastos por estos conceptos, se regirn por. 1 Marco En un plazo mximo de 90 das, de acuerdo a lo especificado en el Acuerdo Marco, prrafo Condiciones de Financiamiento, la FAM elaborar un reglamento de viajes al interior y exterior del pas, el cual contar con la conformidad del CAC y ser aprobado mediante Resolucin de Directorio de la FAM. 2 Programacin de viajes La programacin de los viajes establecida por cada Entidad y la FAM para los propsitos del Pan Trienal, debe estar comprendida en sus POAs y en la Programacin de Gastos. 3 Procedimiento de autorizacin de viajes Entidad a) b) La Entidad programar trimestralmente los viajes y deber remitir dicha programacin para su correspondiente aprobacin de la FAM. Cada viaje deber ser autorizado por el MRE o por el funcionario a quin delegue explcitamente el MRE a travs del formulario de "Autorizacin de Viaje" debidamente llenado y firmado, documento que deber ser remitido oficialmente a la FAM. En caso que algn viaje no se encuentre considerado en la programacin trimestral presentada por la entidad, y ste tenga carcter de urgencia, el consultor podr viajar con sus propios recursos. A su retorno y previa presentacin del informe aprobado se proceder al reembolso respectivo. La solicitud de "Autorizacin de Viaje", deber ser tramitada con una anticipacin mnima de cinco das hbiles. d) Los viajes al exterior, adems de cumplir con los requisitos antes mencionados, debern ser autorizados por el MRE de la FAM, mediante Resolucin de Directorio expresa.

c)

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FAM a) b) Cada viaje deber ser autorizado por el MRE de la FAM o por el funcionario a quin se delegue explcitamente, para estos casos, a travs del Formulario de Autorizacin de Viaje del Proyecto debidamente llenado y firmado Para los viajes al exterior que efecte el MRE de la FAM, se requiere una Resolucin de Directorio.

Para invitados especialistas que no tienen relacin contractual con el Plan Trienal En el caso que se requiera que personas nacionales o extranjeras, que no cuentan con un contrato de prestacin de servicios firmado con la FAM efecten viajes para fines y objetivos relacionados con la ejecucin del Plan Trienal, se seguir el siguiente procedimiento: a) b) La FAM deber recibir una comunicacin oficial del MRE o por el funcionario a quin delegue explcitamente el MRE, solicitando viticos y/o adquisicin de pasajes, debidamente justificado. La FAM elaborar una Carta Acuerdo en la cual se describirn los antecedentes del viaje, las actividades a ser realizadas por las personas invitadas, los gastos que sern cubiertos por el Plan Trienal y la documentacin requerida para el descargo correspondiente. Dicho documento ser suscrito por el MRE de la FAM y la persona invitada. Los viajes al exterior del personal invitado, ser autorizado por el MRE de la FAM, mediante Resolucin de Directorio.

c)

4 a) b) c) d) e)

Compra de Pasajes areos y Pago de Viticos El trmite de viaje contemplar dos aspectos: (i) la compra de pasajes y (ii) el pago de viticos de conformidad a la modalidad y escala establecida en el reglamento. Recibida la solicitud oficial de "Autorizacin de Viaje" debidamente llenada y firmada, la Entidad/FAM obtendr a travs de una Agencia de Viajes autorizada, los pasajes correspondientes. La Entidad/FAM pagar viticos al consultor hasta el 80% del monto total, importe considerado como anticipo de viticos. El pago del saldo de viticos (20%) proceder cuando se hayan cumplido los requisitos descritos en el Numeral 8 Descargo de este Manual. Cuando no se cuente oportunamente con la documentacin requerida para el pago de viticos y el viaje sea de urgencia, los gastos emergentes de dicho viaje podrn ser efectuados directamente por el consultor viajero con sus propios fondos quien, a su retorno, solicitar a la Entidad/FAM el reembolso de viticos y el costo de los pasajes segn corresponda, acompaando el formulario de "Autorizacin de Viaje" y los documentos de descargo descritos en el presente captulo.

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f) g) 5

En caso de no concretarse el viaje, el consultor deber devolver a la Entidad/FAM en el plazo de diez das hbiles el vitico y los pasajes recibidos. Cuando no se cumpla con el cronograma de viajes, el consultor deber devolver a la Entidad/FAM en el plazo de diez das hbiles, los viticos no utilizados. Conceptos comprendidos en los viticos a) b) El vitico comprende los gastos en que incurre el consultor por concepto de alojamiento, alimentacin y miscelneos La Entidad/FAM pagar un vitico completo por noche pernoctada fuera de su lugar habitual de trabajo para cubrir los gastos de alojamiento, alimentacin y miscelneos. El vitico se aplicar a los fines de semana y/o feriados cuando sea necesario y debidamente justificado. La Entidad/FAM reembolsar al consultor el valor de la tasa de aeropuerto u otro gasto similar segn el medio de transporte, cuando se trate de viajes al exterior, para lo cual deber presentar los originales de la documentacin correspondiente. Cuando el retorno del consultor sea despus del medio da, corresponder el pago del 50% de un vitico. Cuando el consultor se ausente del lugar habitual de trabajo y no implique ningn pernocte, la Entidad/FAM pagar el 50% de un vitico. Cuando el viaje supere un perodo de quince (15) das consecutivos en el mismo lugar, a partir del da diecisis (16) se pagar el 50% del vitico por noche pernoctada. El vitico tiene el objeto de sufragar los costos reales en que haya incurrido el consultor, y no los que sean o hayan sido pagados o reembolsados por otra persona u organismo. Cuando el organismo anfitrin cubra los gastos de alojamiento, alimentacin u otros, ya sea en el interior o exterior del pas, se aplicar el siguiente criterio: Si el organismo anfitrin proporciona el alojamiento, se pagar el 50% del vitico aplicable. Si el organismo anfitrin proporciona el alojamiento y alimentacin se pagar el 20% del vitico aplicable

c)

d) e) e) f) g)

Viajes a Exterior Todo viaje al exterior ser autorizado por la FAM previa justificacin de la necesidad del mismo.

Escala de viticos Antes de la aprobacin del reglamento y la escala de viticos a los que se hace mencin en el punto 1. Marco anterior, los gastos sern elegibles de acuerdo a la

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escala de viticos del sector pblico establecida en Decreto Supremo No. 27450, excepto las escalas aplicables a los Ministros y Viceministros. Una vez aprobado el mencionado reglamento mediante Resolucin de Directorio de la FAM previa no objecin del CAC, el mismo deber entrar en vigencia inmediatamente. 8 Descargo Efectuado el viaje y en un plazo mximo de diez das hbiles despus de su retorno, el consultor a travs del MRE debe presentar los siguientes documentos de descargo: a) b) c) d) e) f) Informe de Viaje sobre los resultados del viaje debidamente aprobado por el MRE o el funcionario a quin delegue explcitamente el MRE para estos casos. Pase a bordo original utilizado o taln del boleto en los casos de transporte terrestre. Original del pasaje areo. En caso de extravo, se deber obtener una certificacin de embarque de la lnea area o del medio de transporte utilizado. Los costos adicionales de pasajes areos o de viticos resultantes de cambios oficiales en la ruta y viticos previstos originalmente, podrn ser reembolsados previa justificacin y presentacin de los recibos correspondientes. En caso que el consultor no presente los descargos necesarios, se proceder a la recuperacin del monto desembolsado por concepto de pasajes y viticos en que se hayan incurrido. Cuando el Informe de Viaje no est aprobado por el MRE, se solicitar al consultor la devolucin del costo del pasaje y la devolucin del vitico respectivo, y no se reconocer ningn gasto que se hubiera efectuado por este concepto.

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PARTE VI TESORERIA Establece los principales procedimientos para la captacin de recursos, el manejo de cuentas y la realizacin de los pagos, tanto de los recursos externos como de los correspondientes a contrapartes (cuando corresponda). 1 Fondos del Plan Trienal Los fondos del Pan Trienal estn constituidos por el aporte de las siguientes fuentes: Recursos Externos Recursos provenientes de los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, Recursos de Contraparte Recursos provenientes de los aportes de las Entidades para poder ejecutar los recursos del Plan Trienal cuando corresponda . Recursos de contraparte de la FAM 2 Cuentas del Plan Trienal El Plan Trienal contar con las siguientes cuentas para el manejo de los recursos externos y de contraparte: (i) CC-FAM. Cuenta Corriente en dlares americanos, aperturada en un banco comercial a nombre de la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia, FAM- Bolivia, para el manejo de los recursos externos. Se constituir con recursos provenientes de los Donantes y se emplear para financiar los gastos del Plan Trienal en moneda local (ii) CC-FAM. Cuenta Corriente en dlares americanos aperturada en un banco comercial autorizado a nombre de la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia, FAM- Bolivia para el manejo de los recursos de aporte local. Se constituir con recursos de los aportes locales, que se especifiquen en los Convenios que la FAM suscriba con las entidades. Se emplear para efectuar los pagos de contraparte del Plan Trienal. (iii) CC-LAS ASOCIACIONES DEPARTAMETALES MUNICIPALES Y ACOBOL. Cuenta Corriente en dlares americanos aperturada en un banco comercial autorizado a nombre de la entidad (x) para el manejo de los recursos transferidos por la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia,

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Se constituir con la transferencia de recursos de la Cuenta CC-FAM de la FAM que le corresponda para efectuar los gastos en dlares americanos para el financiamiento de su POA. (iv) Otras cuentas que pueda determinar la FAM en funcin de las necesidades de ejecucin del Plan Trienal.

En el caso de la conversin $us/Bs. se tomar como referencia el tipo de cambio establecido por el BCB. 3 a) b) c) Desembolsos de los recursos de los Donantes La FAM es la nica institucin facultada para solicitar al CAC los desembolsos de los recursos externos del Plan Trienal. Para ello, cuenta con las Firmas Autorizadas registradas ante el CAC. Las solicitudes que realice la FAM para el retiro de los fondos debern seguir los procedimientos establecidos en la banca comercial. La FAM no podr gestionar desembolsos del Plan Trienal para financiar gastos solicitados por las entidades, si no se hubieran suscrito los respectivos Acuerdos entre la FAM y cada Entidad

La FAM preparar un reglamento interno para delimitar las funciones de tesorera para la emisin de cheques, relacin con bancos y otros inherentes a este tipo de operaciones.

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PARTE VII CONTABILIDAD 1 Registro a cargo del SAM

La contabilidad de los recursos externos provenientes de los Donantes administrada a travs de la Cuenta CC-FAM, ser llevada por la FAM de conformidad con lo siguiente: a) Mantendr los sistemas de administracin financieros, los archivos y cuentas incluidos extractos bancarios y, preparar los estados financieros en un formato aceptable para los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica que reflejar las operaciones, recursos y gastos relacionados con el Plan Trienal. b) Mantendr los archivos de cada ao auditado, en concordancia con los principiosinternacionales de auditora. c) Presentar a los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, tan pronto sea disponible, pero en ningn caso ms tarde de cuatro (4) meses despus de concluida cada gestin, las copias certificadas de los estados financieros, y una opinin de dichos estados, registros y cuentas y reportes de dicha auditora por auditores competentes, en el alcance y detalle que los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica hubieren razonablemente solicitado. d) Presentar a los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica toda otra informacin relativa a los registros y cuentas, auditorias y opinin de los auditores y estados financieros que se le soliciten. e) conservar hasta por lo menos un (1) ao, despus de que los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica hayan recibido el informe de auditora correspondiente a una gestin en que se haya realizado el ltimo retiro de la Cuenta CC-FAM, todos los registros (contratos, rdenes, facturas, comprobantes, recibos y otros documentos) evidenciando gastos. f) permitir que los representantes de los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica examinen tales registros y asegurar que tales registros y cuentas sean incluidos en las auditoras anuales y, que el informe de auditora contenga un dictamen separado de los auditores, ya sea del Reporte de Administracin del Plan Trienal, o declaraciones de gasto, presentados durante la gestin que corresponda, junto con los procedimientos y los controles internos involucrados en su preparacin, como justificacin de retiros. g) Sin limitacin en lo previsto, la FAM llevar a cabo un plan de accin de fortalecimiento institucional en el rea administrativa y financiera, acordado con los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica.

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Para preparar los informes trimestrales de administracin del Plan Trienal, los mismos requerirn: 1. Establecer las fuentes reales y usos de fondos para el Plan Trienal y sus POAs, tanto acumulativamente como para el periodo cubierto por aquel informe, y proyecte las fuentes y usos de fondos para el Plan Trienal para los tres meses siguientes al periodo cubierto por dicho informe; de acuerdo al plan de gastos establecido 2. Presentar separadamente los gastos financiados fuera del importe del apoyo financiero durante el periodo cubierto por dicho informe y la propuesta de gastos a ser financiados fuera de los recursos del apoyo financiero durante el periodo del tres meses siguientes al periodo cubierto por dicho informe; 3. Describir el progreso fsico de la implementacin del Plan Trienal, tanto acumulativamente y para el periodo cubierto por dicho informe; 4. Explicar las variaciones entre las metas reales y previstas; 5. Establecer la fase de adquisicin bajo el Plan Trienal y los gastos bajo los contratos financiados con los recursos de la asistencia financiera, como al final del periodo cubierto por dicho informe. Sobre el plan de accin referido la FAM preparar, o har que se preparen, de acuerdo con los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, y proporcionar a no ms tardar despus de cuarenta y cinco (45) das despus del fin de cada trimestre un Reporte de Administracin de Plan Trienal para dicho periodo. 2 Conciliaciones Siguiendo procedimientos de contabilidad, se elaborar lo siguiente: a) b) 3 Conciliacin trimestral con registros de los Donantes y Agencias de Asistencia Tcnica, a cargo de la FAM. Conciliacin trimestral con registros de FAM y cada una de las Entidades. Registros a cargo de la Entidad Cada Entidad: a) b) Mantendr los registros de gastos distinguiendo las fuentes externas de los recursos de contraparte. Llevar la contabilidad presupuestaria, realizando el anlisis rutinario de la misma.
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PARTE VIII AUDITORIA EXTERNA La auditora del Plan Trienal es el proceso de control posterior externo que tiene el propsito de verificar los resultados alcanzados por el Plan Trienal, la FAM y Entidades bajo los trminos y las condiciones establecidas en el Memorndum de Entendimiento, los Convenio Bilaterales y el presente Manual de Operacin. 1 Responsabilidad de la FAM La FAM ser responsable de contratar una firma de auditora independiente a consideracin de los Donantes. para: a) Realizar la auditora concurrente del manejo de los recursos utilizados del apoyo ejecutados tanto por la FAM como por las Entidades, la misma que ser efectuada de acuerdo con trminos de referencia aprobados por los Donantes. Presentar a los Donantes en forma peridica, los informes de la auditora concurrente. Trminos de Referencia La FAM elaborar los Trminos de Referencia a consideracin los Donantes cuyos aspectos principales son: a) Objetivos Emitir una opinin si los estados financieros del Plan Trienal (los cuales deben incluir las respectivas notas y la informacin financiera complementaria), presentan razonablemente en todos los aspectos materiales la posicin financiera del Plan Trienal, los fondos recibidos y los desembolsos efectuados durante el periodo auditado. Emitir una opinin sobre si la informacin financiera complementaria del Plan Trienal est razonablemente presentada en todos los aspectos significativos. Emitir una opinin con respecto al cumplimiento de las entidades ejecutoras de los trminos del Memorndum de Entendimiento, los Convenio Bilaterales y el presente Manual de Operacin y las leyes y regulaciones aplicables. Emitir una opinin sobre: (a) si los gastos incluidos en las solicitudes de desembolso son elegibles, y por tanto si la informacin presentada es razonablemente confiable; (b) si los procedimientos de contabilidad y control interno utilizados en la preparacin de los solicitudes de desembolso son adecuados; y (c) si los recursos de las donaciones han sido utilizados nicamente para los fines del Plan Trienal.

b) 2

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 Emitir opinin acerca de s el estado de las cuentas bancarias utilizadas para manejar los recursos provistos por Donantes y las Agencias de Asistencia Tcnica, presentan razonablemente la disponibilidad de recursos al cierre del periodo auditado, as como las transacciones realizadas durante tal periodo, de acuerdo con las estipulaciones sobre el uso de los recursos establecidos en el Acuerdo Marco de Entendimiento, los Convenio Bilaterales y el presente Manual de Operacin. b) Informes de Auditoria

Otros requerimientos referentes a los informes finales de la auditora concurrente, que deben contener las opiniones y conclusiones especficas, sern establecidos en acuerdo con Donantes.

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PARTE IX COORDINACIN, ARMONIZACIN Y ACOMPAAMIENTO 1. Comit de Agencias de Cooperacin.La coordinacin, compatibilizacin y armonizacin de procedimientos para desembolsos y otros actos administrativos entre Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica se establecer a partir de un Comit de Agencias de Cooperacin (CAC). El CAC estar conformado por los representantes de los todos los donantes bilaterales actuales y futuros que asisten tcnica y financieramente al SAM. El CAC participar en todas las reuniones convocadas por el SAM para tomar conocimiento de los informes de avances del Plan Trienal y tomar decisiones acerca de los ajustes al mismo y considerar los planteamientos del SAM sobre esta materia, incluidos el anlisis de indicadores (cuantitativos y cualitativos) crticos a ser utilizados para evaluar los logros alcanzados por el Plan Trienal. EL CAC participar en las revisiones semestrales conjuntas y evaluacin anual preparadas por el SAM. El CAC recibir los POAs del Plan Trienal elaborados y enviados por el SAM para su consideracin. A lo largo de la ejecucin del Plan Trienal, el CAC a travs de su representante mantendr una relacin estrecha de coordinacin con el SAM, la misma que se expresar en un flujo permanente de informacin y consultas. En caso de requerir formalmente comentarios a determinados procesos o decisiones por parte del CAC y estos no fueran enviados en un plazo de 10 das, el SAM asumir que los Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica no tienen observacin a respecto. 2. Representacin del CAC.Durante la ejecucin del Plan Trienal, semestralmente y con carcter rotatorio, el CAC designar a un representante de la Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica ante el SAM. 3. Interrelacin entre el SAM y el CAC.La interrelacin se llevar a cabo a travs de las reuniones de trabajo trimestrales, revisiones semestrales y evaluaciones anuales.

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Las reuniones de trabajo son ordinarias y extraordinarias y sern convocadas por la FAM en representacin del SAM. Las reuniones ordinarias se realizarn de forma trimestral, las reuniones extraordinarias sern convocatoria del SAM. La convocatoria a reuniones ordinarias, sealar el lugar, da y hora de la reunin y la agenda de la misma. La agenda ser determinada por el SAM e incorporar las solicitudes de Donantes y Agencias de Cooperacin Tcnica. La agenda podr ser modificada al inicio de la reunin a consideracin de los miembros presentes. Las convocatorias debern ser realizadas al menos con una semana de anticipacin, e incluirn adicionalmente a la agenda respectiva, la documentacin necesaria para la reunin. El SAM preparar toda la documentacin para las reuniones (informes, informes y ayuda memoria de las revisiones, administracin, finanzas, informes financieros, de avance, informes de auditoria, POAs, presupuestos y otros). La FAM como representante del SAM, proveer semestralmente al CAC informes de avance tcnicos y financieros. Al finalizarse el perodo del Plan Trienal, la FAM presentar los informes tcnicos y financieros finales a ms tardar el 31 de julio del 2007. Los informes deben seguir el formato del Marco Lgico, los POAs y presupuestos acordados. Los resultados de las reuniones sern registrados en Actas. Las Actas Aprobadas sern redactadas por el SAM y un borrador ser enviado al CAC para sus comentarios y aprobacin, dentro de la siguiente semana.

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ANEXO A. CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORES INDIVIDUALES Y FIRMAS CONSULTORAS 1 a) i) ii) iii) Procedimiento general de seleccin y contratacin de consultores

El proceso de Seleccin de Consultores Basado en la Calidad y el Costo consta de las siguientes etapas: Preparacin de Trminos de Referencia (TDR) Preparacin de la estimacin de costos y el presupuesto Publicar aviso para recoger expresiones de inters destinados a contratos mayores a los tres meses (contratos menores a los tres meses no debern ser necesariamente publicados, pero s se debern invitar al menos cinco consultores/firmas para la elaboracin de una lista corta de al menos tres propuestas) Preparacin de la lista corta de consultores (no ms de seis ni menos de tres) Preparacin y emisin del Pedido de Propuestas (PP) Recepcin de propuestas Apertura pblica de los sobres de las propuestas tcnicas Evaluacin de las propuestas tcnicas Apertura pblica de sobres de las propuestas tcnicas Evaluacin combinada tcnico - econmica Negociacin del contrato Adjudicacin y firma del contrato Se enva copia del contrato firmado a la FAM (en el caso de las Entidades). Las entidades sern responsables de preparar los documentos para la seleccin y contratacin de las consultoras. El alcance de los servicios descritos en los TDR estar directamente sujeto al presupuesto disponible. Se requerir que los consultores/firmas comenten los TDR en sus propuestas. En los TDR, se definirn claramente las responsabilidades respectivas de las entidades y las firmas/consultores. Los TDR, como mnimo, contendrn lo siguiente: Antecedentes Objetivos de la contratacin. Alcance y estimacin de los meses/hombre del trabajo Resultados o productos esperados (informes, etc.) Tiempo de la contratacin Condiciones especiales de contratacin Insumos proporcionados por el contratante.

iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) b)

c)

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d) e)

f) g)

la entidad proceder con el proceso de seleccin de los servicios de consultora, aplicando las normas y procedimientos sealados en el presente manual. No se financiarn gastos de consultora si los consultores no hubieran sido seleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los procedimientos sealados. Los contratos emergentes de la seleccin sern suscritos por el MRE de la entidad y el Consultor/firma. La contratacin de consultores y firmas consultoras se regir exclusivamente por las leyes civiles, por lo que no se reconocer ninguna relacin de dependencia laboral entre el contratante y el consultor. En caso que surjan controversias sobre los servicios que la entidad contratante y el consultor o firma consultora y que no puedan resolverse de mutuo y voluntario acuerdo para su solucin, las partes acudirn a un conciliador o rbitro, conforme a lo dispuesto por la Ley N 1770 (Ley de Arbitraje y Conciliacin) de 10 de marzo de 1997.

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ANEXO B PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS GENERALES (Aplicable para todos los miembros del sistema) MODALIDAD DE ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS GENERALES: El Sistema Asociativo Municipal para la adquisicin de Bienes y Contratacin de Servicios generales se compromete a establecer y mantener un sistema de adquisiciones que contempla: Plan de Adquisiciones que deber ser parte integral del POA, debiendo adoptar las siguientes polticas y procedimientos para los procesos de adquisicin de bienes y contratacin de servicios: a) Adquisicin Directa: Se podr adquirir bienes y contratar servicios de manera directa cuando el monto sea desde $us.1 hasta $us. 200. Siendo el procedimiento el siguiente: A solicitud de una de las Unidades de trabajo al responsable del rea de Administracin, ste podr adquirir bienes y contratar servicios registrando en inventarios correspondientes. b) Adquisicin con cotizaciones: Para adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 201 hasta $us 500, se deber tener tres cotizaciones por escrito. La seleccin deber realizarse sobre la base de los factores de precio, entrega oportuna asegurada, capacidad probada de entrega de un producto de calidad y otros criterios que se ajusten a la adquisicin especifica. Siendo el procedimiento el siguiente: Identificacin de la necesidad del bien o servicio, solicitar la certificacin presupuestaria, autorizacin del inicio del proceso por parte de la autoridad administrativa. El proceso; solicitud de (3) cotizaciones, cuadro comparativo y aprobacin por parte de la mxima autoridad ejecutiva. c) Adquisicin con tres cotizaciones y proceso de calificacin y adjudicacin: Para adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 501 hasta $us 3200, se deber tener tres cotizaciones por escrito. La seleccin deber realizarse sobre la base de los factores de precio, entrega oportuna asegurada, capacidad

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probada de entrega de un producto de calidad y otros criterios que se ajusten a la adquisicin especifica. Siendo el procedimiento el siguiente: Identificacin de la necesidad del bien o servicio, solicitar la certificacin presupuestaria, autorizacin del inicio del proceso por parte de la autoridad administrativa. El proceso; solicitud de (3) cotizaciones, cuadro comparativo, conformacin de la comisin calificadora compuesta por la mxima autoridad ejecutiva, la autoridad administrativa y el solicitante del bien o servicio y calificacin para la aprobacin por parte de la mxima autoridad ejecutiva. d) Invitacin Directa Para adquirir un bien o servicio unitario mayor igual equivalente a $us 3201 hasta $us 6.500, ver Anexo D e) Licitacin Pblica Para adquirir un bien o servicio unitario mayor a $us 6501 adelante. Ver Anexo E. El procedimiento para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios bajo las modalidades de invitacin directa y licitacin pblica estarn sujetas adems a los siguientes procedimientos: 1. Especificaciones Tcnicas.- Debern describir en detalle los requerimientos de los bienes a ser adquiridos por la Entidad. 2. Presupuesto.- Se preparara una estimacin de los costos en base al mercado relacionados con la adquisicin 3. Pedido de Cotizaciones.Se deber obtener cotizaciones de al menos tres proponentes. La carta de pedido de cotizaciones deber contener la siguiente informacin: (Ver Anexo B.1) a) b) c) d) e) f) g) h) El destinatario, plazo, y lugar para enviar las propuestas; La moneda de la cotizacin y del pago; Las condiciones de pago; Descripcin y especificaciones tcnicas de los bienes y sus garantas; Cantidades de los bienes; Plazo y lugar de entrega de los bienes; y Especificar si los precios deben ser FOB, CIF, si incluyen impuestos o no, etc. Solicitar a la empresa su participacin

4. Recepcin de las Ofertas.- Las ofertas debern recibirse en la fecha y hora lmites y en el lugar especificado para su entrega en el Pedido de Cotizacin.

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5. Anlisis y Evaluacin de las Ofertas.- Ser responsabilidad de la Comisin Calificadora de la Entidad el asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos del Pedido de Cotizacin. En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se elaborara un cuadro comparativo y se seleccionar la oferta de menor precio. La Comisin Calificadora elaborar un Informe de Seleccin, con las conclusiones y recomendaciones del proceso de seleccin, el mismo que deber incluir un cuadro comparativo, y someterlo a consideracin del MRE. 6.- Adjudicacin.- Sobre la base del Informe de la Comisin Calificadora, la MRE tomar la decisin respectiva y en su caso, autorizar la notificacin de adjudicacin al ofertante ganador. En base al acuerdo entre la FAM y la entidad, la segunda deber informar a la FAM de forma peridica sobre los avances en cuanto a la ejecucin del POA, debindose incluir en esta informacin, aquella relacionada con los procesos de compra anteriormente descritos. 7. Firma del Contrato.- El contrato o la Orden de Compra a suscribirse entre la Entidad y el Proveedor sern los presentados a la FAM para la firma del MRE. Una vez suscrito el contrato, de la manera mencionada en el prrafo anterior debern enviarse dos copias del mismo a la FAM.

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ANEXO D MODELO PARA INVITACION A PRESENTAR COTIZACION U OFERTA PARA LA ADQUISICION DE BIENES FECHA DIRECCION Estimado [indicar el nombre del consultor]: 1. 2. [Indicar el nombre del Contratante] le invita a presentar cotizaciones para proveer el (o los) bien(es) indicados en el anexo adjunto. ACLARACION A LA PRESENTE INVITACION. Las empresas u contratistas invitados podrn solicitar aclaracin a la presente invitacin, enviando fax al numero ___________ PLAZO PARA LA PRESENTACION DE OFERTAS. Las cotizaciones/ofertas debern ser recibidas por el Comprador en la siguiente direccin, no mas tarde del (fecha):

3.

O FAX: _______________ El comprador podr, a su discrecin, prorrogar el plazo de presentacin de las ofertas mediante una notificacin por escrito a todos los invitados. 4. PERIODO DE VALIDEZ DE LAS COTIZACIONES/OFERTAS: Las cotizaciones/ofertas sern validas por un periodo de ______ das a partir de la fecha de suministro de la cotizacin/oferta. Toda oferta con un periodo de validez menor al requerido ser rechazada por el Comprador por no ajustarse a las condiciones de esta invitacin. En circunstancias excepcionales, el Comprador podr solicitar el consentimiento de las empresas/contratistas para prolongar el periodo de validez de sus cotizaciones/ofertas. COMPARACION DE PRECIOS Y SELECCIN DE EMPRESA/CONTRATISTA: El Comprador examinara las cotizaciones/ofertas para asegurar que se ajustan sustancialmente a las especificaciones tcnicas y requerimientos de este pedido. La comparacin se har entre los precios EXW para bienes ofrecidos en el pas, y esos precios incluirn todos los costos y los derechos e impuestos pagados o pagaderos.

5.

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6.

PAGOS: El precio ofrecido ser fijo. La empresa/contratista presentara al Comprador la solicitud de pago por escrito, adjuntando facturas que describan, cuando proceda, los bienes entregados y los servicios realizados y documentos de embarque, cuando aplique. El Comprador efectuara los pagos con prontitud, sin exceder en ningn caso un plazo de ______ das. Les agradeceremos que nos comuniquen: a) que han recibido la carta de invitacin, y

7.

otros.

b) si presentaran o no una propuesta en forma individual o en asociacin con

Atentamente,

(Insertar la firma, nombre y cargo del representante del Comprador)

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ANEXO E PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE LICITACIN PBLICA NACIONAL (LPN) COMPRAS DE Bs. 10.000 PARA ADELANTE 1. BAJO LA MODALIDAD

Documentos de Licitacin.- Se utilizaran documentos aceptables por el CAC. La primera revisin previa tendr el objetivo de ponerse de acuerdo en los documentos modelo a utilizar. Los mismos sern elaborados por la entidad y debern incluir la estimacin de los costos relacionados a la adquisicin propuesta. Una vez aprobados internamente, y verificada su consistencia con el Plan de Adquisiciones y la programacin de gastos, la Entidad enviar los documentos de licitacin a la FAM en caso de que sea la Entidad y no la FAM la que desee efectuar un proceso de Licitacin Pblica Nacional (LPN).

2.

Revisin FAM (cuando corresponda).- La FAM considerar la documentacin recibida, verificar su adecuacin al procedimiento establecido y, de ser procedente, dar su conformidad. Para el primer proceso bajo esta modalidad, la FAM tramitar ante el CAC la no objecin a los documentos de licitacin. Una vez obtenida la no objecin del CCD, la FAM notificar dicha no objecin a la entidad y autorizar la continuacin del proceso de adquisicin de los bienes requeridos. La primera LPN tendr el objeto de acordar el modelo para uso del proyecto. A partir del segundo proceso, la FAM notificara la conformidad directamente a la entidad. De existir observaciones la FAM devolver a la entidad la documentacin con sus observaciones para su correccin.

3.

Publicidad.- Recibida la comunicacin sealada en el punto anterior, la entidad proceder a publicar los anuncios especficos de adquisiciones en un peridico de circulacin nacional. Una copia del anuncio deber ser enviado a las empresas que hubiesen contestado al Anuncio General de Adquisiciones.

4.

Distribucin o venta de los documentos de licitacin.La Entidad pondr los documentos de licitacin a disposicin de los licitantes interesados, a partir del da de la primera publicacin hasta dos semanas antes de la fecha prevista para la recepcin de ofertas.

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5.

Preparacin de las Propuestas.- Se otorgaran 20 das hbiles (4 semanas) para la preparacin de ofertas, de acuerdo a los documentos de licitacin. Los licitantes podrn requerir aclaraciones acerca de la informacin proporcionada en los documentos de licitacin. La Entidad deber proveer estas aclaraciones por escrito, enviando copia de las mismas a todas las firmas que hayan adquirido dichos documentos y a la FAM.

6.

Recepcin de las Ofertas.Se permitir a los licitantes enviar ofertas por correo o entregarlas personalmente, hasta la fecha y hora lmites y en el lugar especificado para la entrega de ofertas en los documentos de licitacin. La Entidad deber registrar cada una de las ofertas recibidas, en un Libro de Registro de Recepcin de Ofertas, indicando la fecha y hora de su recepcin. Toda oferta que llegue despus del plazo otorgado, ser rechazada, y el hecho constar en el referido Libro de Registro. A la hora lmite de presentacin de ofertas, los miembros de la Comisin Calificadora cerrarn dicho libro, rubricando su constancia.

7.

Apertura de las Ofertas.- La apertura de las ofertas se realizar en acto pblico y deber coincidir con la hora lmite fijada para su entrega o efectuarse inmediatamente despus. La Comisin Calificadora ser la encargada de realizar la apertura de las ofertas. Al momento de la apertura, la Comisin Calificadora leer los nombres de los licitantes y el precio total de cada oferta, sustituciones, modificaciones o retiro de ofertas y de cualquier alternativa si se las hubiese permitido o solicitado, y verificar la presencia de la documentacin solicitada. Lo anterior se registrar en el Acta de Apertura, as como las omisiones y circunstancias o eventos relevantes observados durante la apertura de ofertas. La Comisin no podr tomar ninguna decisin ni efectuar ningn comentario con relacin al contenido de las ofertas recibidas durante el Acto de Apertura. La Entidad enviar una copia del Acta de Apertura a todos los licitantes y a la FAM en un plazo no mayor a 24 horas de finalizada la apertura. La FAM enviara copia de esta al CCD.

8.

Anlisis y Evaluacin de las Ofertas.- Ser responsabilidad de la Comisin Calificadora el asegurarse que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos en los documentos de licitacin. El examen preliminar de las ofertas se realizar despus de la apertura de las mismas, en sesin separada.

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En las ofertas que cumplan con el punto anterior, se proceder con una evaluacin detallada. La Comisin Calificadora no deber pedir a ningn licitante que modifique su oferta ni permitirle que lo haga despus de vencido el plazo de recepcin. La Comisin Calificadora podr solicitar por escrito a los licitantes aquellas aclaraciones necesarias para poder evaluar sus ofertas, pero no deber pedir ni permitir que modifiquen su contenido sustancia ni sus precios despus de la apertura de las ofertas. La Comisin Calificadora elaborar un Informe con las conclusiones y recomendaciones del proceso de evaluacin, y lo someter a consideracin del MRE. En el caso de que la Comisin Calificadora recomiende el rechazo a todas las ofertas, el informe tambin debe enviarse al MER y debe considerarse el procedimiento que se detalla a continuacin. a) Si la Comisin Calificadora llegara a la conclusin que ninguna de las ofertas presentadas cumple sustancialmente con las especificaciones tcnicas, entonces podr recomendar al MRE la declaracin de licitacin desierta. En consulta con la FAM y con la no-objecin del CCD, se podr cancelar el proceso y llamar a una nueva convocatoria. Se debe incorporan variaciones sustanciales a los documentos de licitacin originales, se tendr por primera convocatoria a este nuevo llamamiento. Cuando el rechazo se deba a que la oferta ms baja es superior al monto presupuestado por la entidad; como alternativa a una nueva licitacin, y slo despus de haber realizado la consulta con la FAM y la no objecin del CCD, se podr negociar con el licitante cuya oferta es la ms baja evaluada para tratar de obtener un contrato satisfactorio mediante una reduccin del alcance del contrato, la resignacin del riesgo y la responsabilidad o ambas cosas. No deber darse a conocer informacin alguna respecto al anlisis, aclaracin y evaluacin de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicacin, despus de la apertura en pblico de las ofertas, a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, hasta que se haya notificado la adjudicacin del contrato al licitante ganador. 9. Adjudicacin.- Sobre la base del Informe de la Comisin Calificadora, el MRE informar a la FAM sobre la recomendacin de adjudicacin de la entidad. Para el primer proceso bajo esta modalidad, la FAM tramitar ante el CCD la solicitud de no objecin al Informe de Evaluacin. Una vez obtenida la no objecin, la FAM notificar dicha no objecin a la entidad y autorizar la notificacin de adjudicacin al licitante ganador.

b)

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A partir del tercer proceso, la conformidad ser notificada directamente a la Entidad por la FAM, y autorizar la notificacin de adjudicacin al licitante ganador. De existir observaciones la FAM devolver la documentacin a la entidad para su reevaluacin. 10. Presentacin de la Boleta de Garanta.- El licitante adjudicado presentar las respectivas boletas de garanta por una cantidad suficiente. La garanta de seriedad deber mantenerse vigente por un perodo de cuatro semanas adicionales al perodo de validez de las ofertas. Firma del Contrato.- El contrato a suscribirse entre la Entidad y el Proveedor ser el que fue presentado a la FAM junto con los documentos de licitacin. Una vez suscrito el contrato, dos copias del mismo debern ser enviados a la FAM, para que sta remita una copia a la AIF.

11.

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