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Tutorial Aguapey

Coordinacin Proyecto BERA Lic. Graciela Perrone

por Lic. Laura Gonzlez del Valle Nicols Garca Barral

Biblioteca Nacional de Maestros Buenos Aires, 2003

TABLA DE CONTENIDO
Instalacin...........................................................................................................................................2 Instalando Aguapey monousuario..........................................................................................2 Instalando Aguapey multiusuario ................................................ ..........................................2 Desinstalando ........................................................................................................................3 Claves .................................................................................................................................................4 Configuracin de algunos parmetros ................................................................................................5 Catalogacin .......................................................................................................................................6 Bsquedas..............................................................................................................................6 Cmo ejecutar una bsqueda ...................................................................................7 Bsqueda asistida .....................................................................................................7 Operadores booleanos..................................................................................8 Truncamiento de trminos.............................................................................9 Bsqueda experta......................................................................................................9 Operadores booleanos..................................................................................9 Prefijos de campos y subcampos................................................................10 Truncamiento de trminos...........................................................................10 Cmo visualizar las bsquedas...............................................................................10 Formatos..................................................................................................................12 Impresin.................................................................................................................13 Listados RTF............................................................................................................14 Editar........................................................................................................................15 Bsquedas anteriores..............................................................................................16 Edicin..................................................................................................................................16 Barra de herramientas.................. ..........................................................................17 Soportes...................................................................................................................18 Analticas.................................................................................................................18 Tablas......................................................................................................................20 Teclas de funcin, botn de operador.....................................................................21 Utilitarios...............................................................................................................................23 Mantenimiento de bases e ndices..........................................................................24 Regenerar archivo invertido........................................................................24 Reorganizar la base ...................................................................................25 Vaciar la base .............................................................................................25 Desbloquear la base ..................................................................................25 Backups ..................................................................................................................25 Listados....................................................................................................................27 Conversiones y migraciones....................................................................................27 Cambios globales....................................................................................................29 Circulacin.........................................................................................................................................30 Usuarios................................................................................................................................30 Prstamos.............................................................................................................................31 Renovaciones.......................................................................................................................33 Devoluciones........................................................................................................................34 Estadsticas..........................................................................................................................34 Morosos................................................................................................................................35 OPAC................................................................................................................................................35 Catalogacin por copia......................................................................................................................36 Desde la base del CD-Rom..................................................................................................36 Desde Internet......................................................................................................................38 Actualizaciones del programa...........................................................................................................41

INSTALACIN Aguapey puede instalarse en entorno monousuario o multiusuario. Se recomienda no modificar los nombres que, por defecto, se le asignarn a las carpetas y a los archivos. Volver Instalando Aguapey monousuario 1. Inserte el CD-Rom en la lectora y siga los pasos que se indican para su instalacin. 2. Lea las instrucciones y haga clic sobre Siguiente o Aceptar. 3. Registre el nombre de la entidad en la forma ms completa por la que se la conozca y el cdigo de instalacin que le fuera proporcionado en la capacitacin que quedar registrado en el acta compromiso que ha firmado el responsable de la biblioteca. Consrvelo porque se le requerir en el caso de que necesitase reinstalar el programa. Este cdigo es nico e intransferible. 4. Al abrir el programa por primera vez deber registrar el operador y la contrasea para ese nombre. Recuerde que la persona que instala el software quedar registrada con los permisos para acceder a todos los mdulos de trabajo (ver Claves) Ante cualquier duda consulte con un informtico. Volver Instalando Aguapey multiusuario Cuando dos programas se comunican por una red, el cliente es el que inicia la comunicacin, mientras que el programa que espera ser contactado es el servidor. Si quisiera configurar Aguapey en red siga estas instrucciones: En el servidor: 1. Verifique la existencia del cableado y funcionamiento de la red. 2. Instale Aguapey (ver Aguapey monousuario) 3. Defina en esa mquina la unidad de disco a la que se le van a asignar las bases de datos (por ejemplo G:). 4. Comparta la carpeta donde estn las bases de datos. En los clientes: 1. Instalar Aguapey (ver Aguapey monousuario)
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2. Buscar la unidad de red. 3. Buscar la carpeta en la que estn las bases de datos. 4. Conectar a la unidad de red seleccionando esta opcin haciendo clic con el botn derecho del mouse. 5. En Aguapey ir a Ayuda Configuracin, cambiar la unidad de disco (por defecto ser C:) por la unidad de red que se ha asignado. Ante cualquier duda consulte con un informtico. Volver Desinstalando 1. Para desinstalar el programa ejecute: Inicio, Configuracin, Panel del control, Agregar o quitar programas, seleccionar Aguapey y apretar el botn Quitar o agregar , luego aparecer un mensaje confirmando la desinstalacin. 2. Es importante eliminar tambin el archivo de claves. Abriendo el Explorador de Windows y dentro de la carpeta Windows seleccione el archivo aguapey1.ini, seleccionndolo con un clic y apretando la tecla suprimir o con el botn derecho del mouse y haciendo clic sobre la opcin Eliminar quedar eliminado de su computadora. 3. Por ltimo, para eliminar cualquier otro componente del programa y desde el Explorador de Windows, seleccione la carpeta Aguapey y elimnela siguiendo las instrucciones dadas para eliminar el archivo de claves. Volver

CLAVES Cmo incluir un nuevo operador El administrador, es decir, la persona que instal el software, ser la primera persona habilitada para generar nuevos operadores. Haciendo clic en Nuevo operador le pedir al operador que desee registrar que introduzca un nombre de operador y una clave. Recuerde que la clave de cada operador es secreta y no debe proporcionrsela a ninguna otra persona.

El administrador es la persona autorizada a conceder permisos a los dems operadores. Generar los permisos que crea convenientes para cada uno de ellos. Los permisos habilitan al operador en el uso de los distintos mdulos y ciertas funciones que, por ser delicadas, se incluyen separadamente. Si, por ejemplo, se habilita una mquina para la consulta de los usuarios, es decir alumnos y docentes que concurren a la biblioteca, se podr ingresar un nombre y una clave conocida por todos, por ejemplo Alumno Alumno. Al habilitar los permisos se tildar slo la opcin del OPAC. Con esto evitaremos que los usuarios ingresen a mdulos desde donde se podra alterar la informacin registrada.

Cambiando de operador RECUERDE: la creacin o modificacin de registros incluir automticamente el nombre del operador que gener o edit ese registro, por lo tanto es muy importante que al iniciar una sesin de trabajo estando el programa abierto, cambie de operador y se registre bajo su nombre. Volver

CONFIGURACIN DE ALGUNOS PARMETROS Antes de comenzar a operar con el software, especifique los parmetros del cuadro de Configuracin accediendo desde el men Ayuda.

Las cuatro primeras celdas incluyen el path de cada una de las bases de datos incluidas en este software. Si quisiese trabajar en entorno multiusuario (ver Instalando Aguapey multiusuario) es necesario cambiar el path para indicar la nueva ruta en la unidad que corresponda. Si la cantidad de das de prstamo ser siempre la misma para cualquier tipo de material, se consignar el nmero de das en la celda correspondiente, por ejemplo 7. Si esta cantidad de das se aplicar a la mayora de los materiales pero no a todos es conveniente tildar la opcin Modificable por el operador para que ste pueda cambiar el dato que se incluir por defecto, es decir el que se consign en la celda de Das de prstamo. La opcin Das de suspensin por cada da de retraso especifica la cantidad de das que el operador determinar por cada da de retraso en la devolucin. En la configuracin tambin se podr determinar si se habilita la opcin para imprimir boletas de prstamos, boletas de devolucin y adems cada boleta podr llevar un encabezado, por ejemplo el nombre de la institucin, direccin, etc.

Es muy importante que antes de comenzar a cargar registros seleccione qu tipo de sistema de clasificacin utiliza en la biblioteca. Por defecto aparecer tildada la opcin CDD (Clasificacin Decimal de Dewey), si por el contrario, usa CDU (Clasificacin Decimal Universal) marque la opcin correspondiente. Si no usa ninguno de los sistemas mencionados, deje la opcin tildada por defecto. Si seleccion CDD, en la etiqueta 082 de la visualizacin en formato MARC aparecer la informacin correspondiente a esa clasificacin, si seleccion CDU aparecer en la etiqueta 080. Volver CATALOGACIN BSQUEDAS Al seleccionar el mdulo de Catalogacin, se abrir en la solapa correspondiente a Bsquedas. Esto le permitir ejecutar una bsqueda para verificar si el material a ingresar ya fue registrado con anterioridad. Por defecto, siempre se ver el ltimo registro cargado en la base de datos.

Volver Cmo ejecutar una bsqueda Existen dos tipos de bsqueda: la bsqueda asistida y la bsqueda experta. Volver Bsqueda asistida

La bsqueda asistida le permitir combinar hasta 4 (cuatro) puntos de acceso. Cada punto de acceso puede seleccionarse a partir de la tabla que aparece a la izquierda del recuadro. Por defecto, la primera celda contiene el punto de acceso Nombres, la segunda Ttulo, la tercera Trmino controlado y la cuarta Inventario. No obstante, como se dijo anteriormente, esos puntos de acceso pueden ser intercambiados por otros. La tabla es la misma para las cuatro celdas e incluye: Nombre Entidad Ttulo Trmino controlado Trmino propuesto Congreso Coleccin Idioma Nivel Soporte Tema Inventario

Signatura Editorial Cualquier campo:

palabras sueltas de cualquiera de los campos precedentes

Aclaracin: no escriba sobre dichas tablas, la expresin de bsqueda se registra en las celdas vacas. Los puntos de acceso mencionados tienen tablas asociadas. Estas tablas permiten ahorrar tiempo de tipeado. Con slo escribir las primeras letras que se incluirn en un subcampo y apretando luego la tecla F3 se activa la tabla que mostrar el ndice a partir de la letra o letras tipeadas. Haciendo doble clic sobre el trmino a incluir o seleccionndolo con un clic y luego apretando la tecla Pegar, se registrar en la celda correspondiente. Volver Operadores booleanos Los operadores AND, OR y NOT permiten combinar dos o ms puntos de acceso. Una bsqueda AND permite recuperar todos los registros que contienen ambos puntos de acceso. Es decir, si se quisiera recuperar la obra de Borges escrita conjuntamente con Bioy Casares, ste es el operador que deber usar. Una bsqueda OR permite recuperar todos los registros que contienen cualquiera de los puntos de acceso. Es decir, si se quisiera recuperar toda la obra de Borges y toda la obra de Bioy Casares, independientemente de que la hayan escrito conjuntamente o no, ste es el operador que deber usar. Una bsqueda NOT permite recuperar todos los registros que contienen el primer punto de acceso pero no el segundo. Es decir, si se quisiera recuperar toda la obra de Borges excluyendo la que haya escrito conjuntamente con Bioy Casares, ste es el operador que deber usar.

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Truncamiento de trminos

Si la opcin est tildada se recuperarn todos los trminos que inicien con la raz tipeada en las celdas. Es decir, si se registra en la celda vaca la palabra EDUCA, se recuperarn todos los trminos que comiencen con dicha palabra, por ejemplo: EDUCAR, EDUCACION, EDUCATIVO; EDUCACIONAL, etc. Si la bsqueda debe ser exacta, se quitar la marca en Truncar trminos. Volver Bsqueda experta

Para ejecutar una bsqueda experta es necesario conocer los smbolos que representan a los operadores booleanos y el prefijo del campo o subcampo sobre el que se realizar la bsqueda. Este tipo de bsqueda resulta conveniente cuando se intenta realizar una bsqueda que incluya ms de cuatro puntos de acceso.

Operadores booleanos Reemplace los operadores por los siguientes smbolos:

* + ^

(asterisco) (signo de adicin) (acento circunflejo)

Prefijos de campos y subcampos 0: A: T: 5: 6: 2: K: L: 3: 8: X: I: S: E: P: nombre entidad ttulo trmino controlado trmino propuesto congreso coleccin idioma nivel soporte tema inventario signatura editorial cualquier campo

En la celda correspondiente a la bsqueda experta se escribir la expresin. Por ejemplo, si se desean recuperar 6 nmeros de inventarios en una sola bsqueda la expresin resultante sera la siguiente:

Truncamiento de trminos Si se quisiesen truncar trminos agregar a la raz el signo $. Ej. T:Educa$ Volver Cmo visualizar las bsquedas La bsqueda se ejecutar al apretar el botn Buscar.

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En el cuadro de visualizacin aparecer el primero de los registros que cumplieron con la expresin buscada.

El botn Toda la base de la barra superior de este cuadro indica (si es de color gris) que se ha ejecutado una bsqueda y se podr recorrer el resultado, registro por registro, mediante las flechas simples. Con las flechas dobles se podr ir al ltimo registro o al primero de esa bsqueda. A la derecha del botn Toda la base aparece un recuadro de fondo blanco en el que figura el MFN del registro que se est visualizando, es decir, el lugar que ocupa dentro de la base de datos. El recuadro celeste indica el total de registros que arroj como resultado la bsqueda y cul de ellos, dentro de la bsqueda se est visualizando.

Si el botn Toda la base estuviese de color verde, indica que no se ha ejecutado ninguna bsqueda y se aplicar lo mencionado anteriormente sobre toda la base. Volver

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Formatos

Debajo del cuadro de visualizacin las flechas ascendente y descendente permiten agrandar o achicar el tamao de la letra. El botn Formato permite visualizar los registros en formato MARC o en formato ISBD. Por defecto, siempre se visualizar en formato Etiquetado.

Formato MARC

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Formato ISBD

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Impresin

Al hacer clic sobre el botn Imprimir aparecer un cuadro que le permite seleccionar la impresora e imprimir el registro actual, el resultado de la bsqueda o toda la base. Se imprimir en el formato seleccionado.

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Listados RTF

Estos listados permiten guardar e imprimir el resultado de una bsqueda o de la totalidad de la base de datos en distintos formatos de impresin. Los listados se guardan como archivos RTF y se abren desde Word o desde cualquier otro procesador de textos que lea esos archivos.

El listado Inventario est ordenado por nmero de inventario e incluye, adems de ese campo, el ttulo y la mencin de responsabilidad. Ej.

121923 - Pedagoga, identidad y poder / Peter McLaren ; con prlogo de Adriana Hernndez y Silvia Serra 122724 - Crtica pos-estructuralista y educacin / compilado por Alfredo J. Veiga-Neto, y Francesc Calvo Ortega

El listado Bibliografa est ordenado por ttulo y adems de este campo incluye mencin de responsabilidad, edicin, lugar, editor y fecha. Ej. El hombre y sus problemas / John Dewey, traducido por Prieto, Eduardo. 2 ed. Buenos Aires : Paids, 1961 Enciclopedia de educacin. 1 / Carlos Vaz Ferreira. Montevideo : Direccin de Enseanza Primaria y Normal, 1954 El listado Reporte est ordenado por autor y adems de este campo incluye ttulo, mencin de responsabilidad, edicin, lugar, editorial y fecha, y signatura topogrfica. Ej.

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Bunge, Carlos Octavio. La educacin / Carlos Octavio Bunge. 6 ed. Buenos Aires : Vaccaro, 1920 SA 40-12 44 Carlgren, Frans. Una educacin hacia la libertad. La pedagoga de Rudolf Steiner / Frans Carlgren. Madrid : Rudolf Steiner, 1989 37.01 CARL

El listado Topogrfico est ordenado por signatura topogrfica y adems de este campo incluye autor, ttulo, mencin de responsabilidad, edicin, lugar, editorial y fecha. Ej. 37.01 CAR - Carlgren, Frans. Una educacin hacia la libertad. La pedagoga de Rudolf Steiner / Frans Carlgren. Madrid : Rudolf Steiner, 1989 37.01 PET - . Education and the postmodern condition / editado por Michael Peters ; con prlogo de Jean- Franois Lyotard. 1 ed. Westport : Bergin & Garvey, 1995 El listado Etiquetas incluye nicamente las signaturas topogrficas. Este listado puede editarse para darle el formato correspondiente a las etiquetas que usa la biblioteca para confeccionar los tejuelos. Ej. 37.01 CARL 37.01 PETE 37.01 VEL 37.013 ALL 37.013 AVA Volver Editar Para editar los registros recuperados en una bsqueda se hace clic sobre el botn Editar y se accede as a la solapa de edicin. Esta solapa se abre en el registro que se est visualizando en la solapa de bsquedas.

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Volver Bsquedas anteriores Para volver a ejecutar una bsqueda que ya se ha realizado, se deber seleccionar a partir de la tabla que se despliega haciendo clic sobre la flecha. Una vez seleccionada hacer clic sobre Buscar. Cuando el programa se cierra, esas bsquedas se pierden.

Volver EDICION

La solapa de edicin permite editar registros ya ingresados a la base de datos o generar nuevos registros. Para editar registros ya ingresados deber haberse recuperado ese registro a travs de una expresin de bsqueda en la solapa correspondiente o deber conocer el MFN.

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Volver Barra de herramientas En la barra superior de esta solapa y de izquierda a derecha, los conos indican las operaciones que podrn ejecutarse a partir de esta solapa.
Permite visualizar el registro en formato Etiquetado o en formato MARC. El registro se visualizar hasta el momento en que fue grabado.

Genera un nuevo registro. Graba el registro que se est editando. Borra el registro que se est editando. Al borrar el registro el programa le pedir confirmacin y luego aparecer una marca de Borrado. El registro borrado puede ser recuperado slo si se conoce el nmero de MFN. Duplica el registro que se est editando. Esta funcin es til para registrar, por ejemplo, distintas ediciones de una misma obra en la que varan slo algunos campos. El programa le indicar que el registro ha sido duplicado y podr editar, es decir, hacer modificaciones sobre el nuevo registro que se ha generado. Anula los cambios hechos a partir de la ltima vez en que se grab el registro.

El color gris de este botn indica que a partir del MFN que se est editando, se podr recorrer toda la base de datos. Las flechas simples permiten recorrer, a partir del registro editado y de uno en uno, los registros anteriores y posteriores. La flecha doble hacia la izquierda nos posicionar en el primer registro de la base de datos y la flecha hacia la derecha en el ltimo. En el recuadro de fondo blanco aparece el nmero de MFN que le corresponde a cada registro en la base.

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El color celeste indica que ese botn ha sido presionado para poder recorrer la bsqueda. Las flechas simples permiten recorrer, a partir del registro editado y de uno en uno, todos los registros de esa bsqueda. La flecha doble hacia la izquierda nos posicionar en el primer registro de la bsqueda y la flecha hacia la derecha en el ltimo. En el recuadro de fondo blanco aparece el nmero de MFN que le corresponde a cada registro en la base. Debajo de ese recuadro se muestra el resultado de la bsqueda. En el ejemplo, la bsqueda arroj un total de 8 registros y el primero de ellos corresponde al MFN 2. Volver Soportes A la derecha de la solapa de edicin aparecen los conos correspondientes a los distintos soportes contemplados. Al hacer clic sobre cada uno de ellos se accede a la hoja correspondiente al soporte seleccionado. Cada hoja incluye los campos y subcampos especficos para cada soporte. Antes de seleccionar el soporte se debe crear el registro. Si cambiase el soporte sin haber creado un nuevo registro, el registro que se est editando se grabar en otra hoja. Libros, documentos y material impreso (excepto publicaciones peridicas) Recursos electrnicos Material cartogrfico Material visual Partituras y grabaciones sonoras musicales y no musicales Publicaciones peridicas Volver Analticas La hoja de analticas es comn para todos los soportes. Al crear un registro analtico se deber estar editando la monografa a partir de la cual se crearn analticas. Al hacer clic sobre el cono de analticas aparecer un cuadro con opciones:

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La primera opcin marcada por defecto es la opcin para generar una analtica a partir del registro editado.

La segunda opcin permite crear una analtica de un registro que se ha ingresado como monografa. Es decir, si se ha querido crear una analtica pero no se hizo clic sobre el cono de analticas, se habr creado un registro monogrfico sin conexin con otro registro. Para proceder a crear una analtica mediante esta opcin es necesario conocer el MFN del registro madre. La tercera opcin permite seleccionar las analticas que deseen editarse. En primer lugar se seleccionar una analtica a partir de la tabla que incluye los MFN y luego se presionar Proceder.

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Volver Tablas La solapa de edicin presenta dos tipos de tablas. Tablas fijas: a la derecha de la celda, la flecha descendente indica que existe una tabla asociada a ese campo o subcampo y que a partir de ella se deber seleccionar la opcin correspondiente. Si se escribe sobre la celda, se grabar esa informacin pero no se incluir en la tabla, es decir no se podr recuperar como punto de acceso.

Tablas variables: en algunos campos y subcampos es posible activar este tipo de tablas. Estas tablas permiten ahorrar tiempo de tipeado y llevar un control de autoridades. Con slo escribir la primera letra que se incluir en un subcampo y apretando luego la tecla F3 se activa la tabla que mostrar el diccionario a partir de la letra o letras tipeadas. Haciendo doble clic sobre el trmino a incluir o seleccionndolo con un clic y luego apretando la tecla Pegar, se registrar en la celda correspondiente.

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Teclas de funcin, botn de operador...

Tab

Permite pasar al siguiente elemento en la hoja de trabajo, campos, ayudas, indicador de repetibilidad... Despliega una ayuda en pantalla con indicaciones para el registro de campos y subcampos. Cumple la misma funcin que el botn Pasa al campo siguiente Despliega una tabla variable Indica el prefijo para el campo o subcampo Indica nmero de campo, indicadores, subcampo y longitud Borra toda la informacin de un subcampo Genera una nueva ocurrencia si el campo es repetible. Cumple con la misma funcin que el botn

F1

F2 F3 F4 F5 F6 F7

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Al hacer clic sobre este cono se abre un cuadro que registra el nombre del operador y la fecha en que ha sido generado el registro. Se incluirn tambin todos aquellos operadores que hayan editado el registro. El nombre del operador corresponder al nombre de la persona que se ha registrado en esa sesin, es decir, el programa lo incorpora automticamente (ver Claves). Por este motivo es muy importante que quien inicia una sesin de trabajo se registre con su nombre de operador en Claves Cambiar operador. Volver Repetibilidad de campos y subcampos o F7 La repetibilidad de campo se ejecuta al hacer clic en el botn + o al apretar la tecla F7. El botn + desactivado indica que ese campo no es repetible. La repetibilidad de un subcampo se ejecuta al hacer clic sobre la tabla de subcampos. Si el subcampo no fuese repetible aparecer una leyenda indicndolo.

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Cmo eliminar un subcampo

Un subcampo se puede eliminar haciendo clic sobre la etiqueta de un determinado subcampo. Volver UTILITARIOS La solapa de utilitarios le permitir realizar las siguientes operaciones:

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Mantenimiento de bases e ndices Regenerar archivo invertido

Este procedimiento puede aplicarse a la base de datos bibliogrfica, a la base de datos de prstamos o a la base de datos de usuarios. Una de las funciones bsicas de una base de datos es buscar y acceder a la informacin que contiene a travs de mltiples caminos. El archivo invertido es un diccionario de trminos de bsqueda, ordenados alfabticamente, extrados de distintos campos y subcampos. El archivo invertido se actualiza automticamente, es decir a medida que se graban los registros se van incorporando los trminos de bsqueda al diccionario. En algunas ocasiones es necesario regenerar el archivo invertido. cuando el archivo invertido se ha alterado como consecuencia de un desperfecto. cuando se quieren hacer desaparecer del diccionario los trminos que ya no apuntan a ningn documento cuando se han generado cambios en la FST

Cmo nos damos cuenta de que el archivo invertido tiene problemas y hay que regenerarlo? cuando en las ventanas de autoridades un trmino aparece repetido muchas veces, o no aparece ningn trmino, o varios trminos que deberan aparecer no aparecen. Volver

Reorganizar la base

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Este procedimiento tambin opera sobre la base de datos bibliogrfica, la base de datos de prstamos o la base de datos de usuarios y permite compactar el tamao de la base de datos. Cuando los registros de una base sufren muchas modificaciones, el tamao de la base crece injustificadamente. Esta operacin puede realizarse a grandes intervalos, por ejemplo: anualmente.

Volver Vaciar la base Borra todos los registros de la base de datos indicada. Antes de comenzar a trabajar sobre sus bases de datos, recuerde vaciarlas debido a que Aguapey incluye registros de muestra. Volver Desbloquear la base Cuando Aguapey funciona en red produce bloqueos en la base y sus registros (para evitar accesos concurrentes indeseados). Si algn usuario sale abruptamente del programa (debido a un corte de luz, un error del sistema, etc.) la base queda bloqueada y se debe usar esta opcin para desbloquearla.

Volver Backups

Permite generar copias de resguardo. Si se tilda esta opcin, el programa realizar automticamente un backup diario de las bases de datos. Cada backup diario se realiza la primera vez que se cierra una sesin durante el da y se guarda en la carpeta BACKUPS en archivos cuyo nombre corresponde al cdigo ISO de la fecha en que se realiz, es decir AAAAMMDD. Es conveniente eliminar peridicamente backups innecesarios debido a que, al generarse uno diario, ocuparn mucha memoria del disco.

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Si la opcin no estuviese tildada, el operador generar backups cuando lo crea oportuno sobre la base de datos seleccionada. Para restaurar un backup se deber hacer clic sobre esa opcin y luego deber buscar el archivo en la carpeta correspondiente.

La extensin de estos archivos es mst. Marc corresponde a la base de datos bibliogrfica. Un mensaje le pedir confirmacin para ejecutar el backup y el programa se cerrar para concluir la restauracin.

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Volver Listados Ver Solapa de Bsquedas del mdulo de Catalogacin

Volver Conversiones y migraciones

El programa Aguapey permite intercambiar informacin a travs de las opciones de Exportacin e Importacin. Este intercambio podr realizarse sobre bases Isis (con extensin mst) o archivos ISO (con extensin iso) en formato Marc (Aguapey trabaja con formato Marc), Cepal, Bibes y prximamente Bibun. En futuras versiones se prev contemplar la inclusin de otros formatos de uso extendido. Las exportaciones e importaciones permiten extraer o incorporar datos hacia o desde una base de datos completa, un rango de registros o el resultado de la ltima bsqueda ejecutada. Si va a importar su base de datos desde Isis a Aguapey recuerde que Aguapey incluye registros de muestra que deber eliminar mediante la opcin Vaciar la base antes de comenzar a trabajar con sus bases de datos.

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Una vez que se han indicado los parmetros necesarios, el programa solicitar el dispositivo y/o directorio donde almacenar el archivo de salida o desde donde se importarn los datos. Un mensaje de confirmacin aparecer en pantalla. Si exporta:

Si importa:

Un contador indicar a partir del ltimo MFN los nuevos registros que se van generando. Al finalizar, el programa le indicar que la operacin ha sido completada.

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Si se tratase de una exportacin el contador indicar la cantidad de registros que se han exportado. Volver Cambios globales Permite hacer cambios sobre toda la base o sobre los registros de la ltima bsqueda ejecutada, si esta opcin est tildada. En Campo deber consignar el nmero del campo sobre el que se desea realizar el cambio. En Ocurrencia se indicar la posicin de la ocurrencia que se desea cambiar. Si se aplica sobre todas las ocurrencias de un subcampo, omita el registro de informacin. En Subcampo se consigna la letra o el nmero del subcampo sobre el que se realizar el cambio. No incluya el delimitador de subcampo ^.

Las primeras tres opciones se usan para campos o subcampos repetibles.

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La primera opcin permite agregar una nueva ocurrencia, es decir, nueva informacin para un campo o subcampo determinado. Por ejemplo, si se desea agregar el descriptor EDUCACION EN VALORES a todos los registros de una determinada bsqueda se deber en primer trmino generar la bsqueda, limitar los cambios a esa bsqueda tildando la opcin (se ejecuta el cambio sobre la ltima bsqueda), seleccionar la opcin Agregar..., luego tipear el nuevo descriptor a incorporar y luego ejecutar el cambio global. La segunda opcin permite reemplazar una ocurrencia. Por ejemplo si se desea reemplazar el descriptor EDUCACION MORAL por EDUCACION EN VALORES se deber generar una bsqueda por el primero, limitar los cambios a esa bsqueda tildando la opcin, seleccionar la opcin Reemplazar..., y tipear el texto anterior y el nuevo texto por el que se va a reemplazar, luego ejecutar el cambio global. La tercer opcin permite borrar una ocurrencia. Por ejemplo, si se desea borrar el descriptor TEMAS TRANSVERSALES, se deber generar una bsqueda por este descriptor, limitar los cambios a esa bsqueda tildando la opcin seleccionar la opcin Borrar..., y tipear el texto que se desea borrar, luego ejecutar el cambio global.

Las ltimas tres opciones se ejecutan del mismo modo que las tres anteriores y permiten trabajar con texto sobre campos y subcampos repetibles o no repetibles. Volver CIRCULACION Usuarios El mdulo de Circulacin le permite, entre otras operaciones, generar una base de datos de usuarios para el prstamo de material. Haciendo clic sobre la opcin Usuarios se acceden a los registros de esta base de datos permitiendo incorporar nuevos usuarios o efectuar modificaciones sobre la informacin de registros existentes. La celda de la izquierda permite ejecutar una bsqueda por apellido del usuario o por su nmero de documento. Debajo, se ir desplegando la tabla de usuarios. Haciendo doble clic sobre el usuario correspondiente y luego sobre el botn Buscar, aparecer el registro correspondiente con los datos de ese usuario. Es muy importante no omitir la informacin correspondiente al DNI debido a que el programa efecta el prstamo relacionando el DNI con el nmero de inventario del material ofrecido en prstamo. No registre puntos entre los nmeros ni palabras que indiquen el tipo de documento.

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Los iconos de la barra de herramientas cumplen con las mismas funciones que se han explicado para la solapa de Edicin del mdulo de Catalogacin. Esto es: crear un nuevo registro, grabar el registro, borrar el registro actual, duplicar el registro o deshacer los cambios introducidos a partir de la ltima vez que se grab el registro.

El cartel Habilitado (en color azul) o Suspendido (en color rojo) indica la condicin del usuario para el prstamo del material. Haciendo doble clic sobre esa leyenda podr suspender o habilitar al usuario indicando, en el caso de la inhabilitacin el programa le pedir que introduzca la fecha (da/mes/ao) en que expirar la suspensin y el motivo. El icono que aparece abajo a la derecha permite acceder al historial de ese usuario para conocer el registro de prstamos. Volver Prstamos Haciendo clic sobre Prestar aparece una celda donde deber registrarse el apellido del usuario o su nmero de documento. Se desplegar la tabla de usuarios y haciendo doble clic sobre el usuario correspondiente aparecern los
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datos del usuario y un cuadro con los tem que tiene ese usuario en prstamo. En el cuadro inferior se visualizar otra celda donde deber registrarse el nmero de inventario del documento a prestar. Se desplegar la tabla de nmeros de inventario y haciendo doble clic sobre el nmero de inventario aparecer el registro correspondiente. Al intentar efectuar el prstamo se pueden generar las siguientes situaciones:

Si apareciera una leyenda indicando que no est permitido prestar ese tem no se podr efectuar el prstamo de ese material debido a que el catalogador ya lo ha definido previamente en la edicin de ese registro. Si el tem estuviera prestado, una leyenda indicar a quin se le ha prestado y hasta cuando. Si el tem no estuviera prestado y estuviera disponible para el prstamo se consignar la cantidad de das por la que se prestar y el prstamo quedar registrado al hacer clic sobre el botn Efectuar el prstamo por (ver Configuracin)

Si se quisiera prestar otro tem al mismo usuario se ejecutar una nueva bsqueda haciendo clic sobre el icono del libro, en cambio si se quisiese registrar un prstamo a otro usuario se har clic sobre el icono de la figura del usuario. Todos
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los documentos prestados quedarn registrados en el historial del usuario al que puede accederse a partir del icono H. El bibliotecario, adems, puede imprimir su historial. Volver Renovaciones Haciendo clic en renovar e ingresando el nmero de inventario se puede renovar el prstamo de un documento. Tambin es posible generar la renovacin habiendo buscado al usuario y haciendo clic sobre el documento a renovar, habiendo cancelado previamente la opcin Devolver. El programa le preguntar por cuntos das desea renovar el prstamo.

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Volver Devoluciones Haciendo clic sobre el botn Devolver se puede registrar la devolucin a partir del ingreso del nmero de inventario del documento. Tambin es posible generar la devolucin habiendo buscado al usuario y haciendo un clic sobre el documento a devolver. Un mensaje de confirmacin de la operacin aparecer en pantalla.

Volver Estadsticas Haciendo clic sobre el botn Estadsticas podr conocer la cantidad de prstamos que se realizaron por mes y el tipo de usuario sobre el que se registraron esos prstamos. El operador tiene la posibilidad de imprimir estas estadsticas. Volver
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Morosos El listado de morosos permite llevar un control sobre los documentos no devueltos. Se ordena por nmero de inventario e incluye adems los datos de signatura topogrfica, ttulo, nombre del usuario, nmero de documento del usuario, fecha en que expir el prstamo y fecha en que se efectu el prstamo. El bibliotecario tiene la opcin de imprimir este listado y de actualizarlo mediante el botn "Regenerar ndice" Volver

OPAC El OPAC (catlogo de acceso pblico en lnea) es el mdulo de bsqueda para los usuarios de la biblioteca. Las bsquedas pueden hacerse sobre la totalidad de los soportes existentes o especficamente por cada uno de ellos. El ltimo icono incluye soportes no incluidos en los iconos precedentes (excepto el primero). La bsqueda se ejecutar a partir de los trminos ingresados por el usuario. Es importante aclarar que se pueden hacer bsquedas combinadas que incluyan todas las palabras de la expresin de bsqueda (ver bsquedas AND). Los trminos se escribirn separados por un espacio, sin ningn operador lgico interpuesto. El resultado de la expresin de bsqueda puede recorrerse mediante la barra superior del cuadro de visualizacin.

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Volver CATALOGACIN POR COPIA (CXC) Desde la base del CD-Rom El CxC es la herramienta que le permitir realizar la Catalogacin por Copia. El CD-Rom de Aguapey incluye una base de datos elaborada por la BNM con ms de 30.000 registros de libros de Educacin. Si quisiese copiar registros de esta base externa a su propia base de datos deber tener cerrado el programa Aguapey y luego ejecutar Inicio Programas Aguapey CxC. Por defecto, el programa buscar esta base de datos en la unidad D: , es decir, el CDRom deber estar en la lectora.

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La expresin de bsqueda se registrar sobre la celda de la izquierda. Las bsquedas pueden ser combinadas, es decir, pueden contener ms de un trmino separados por espacios (ver Bsquedas AND). Si dentro del resultado de la bsqueda se encuentra el documento que deseamos copiar se proceder a hacer clic en el botn Copiar este registro. El programa le pedir que confirme la incorporacin del registro seleccionado y, si acepta, una leyenda le indicar la base a la que ha sido copiado y el MFN que ocupar en ella.

Como ya se mencion, el programa buscar la base de datos en la unidad D:. Optativamente, para evitar insertar el CD-Rom cada vez que se necesite copiar un registro, se puede copiar esta base al disco C:. Al abrir el CxC y antes de proceder a ejecutar una bsqueda se modificar la configuracin haciendo clic sobre Configuracin en el ngulo superior izquierdo. En la base de origen donde deca D deber decir C. Si al instalar el programa Aguapey hubiese cambiado el nombre de la carpeta que incluir a su base de datos, recuerde indicar en Destino la ruta correcta.

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Volver Desde el sitio web de la BNM Accediendo al sitio web de la BNM www.bnm.me.gov.ar es posible consultar los catlogos. Al ejecutar una bsqueda se mostrar el resultado. En el margen inferior derecho de cada registro la palabra MARC le indicar que tiene la posibilidad de visualizarlo en ese formato.

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Al hacer clic sobre Marc se abrir otra ventana con el registro en formato Marc. Al final del registro aparece la indicacin que permite copiar el registro.

Existen dos modalidades para incorporar registros, abrindolos desde su ubicacin actual o guardndolos en el disco.

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Al hacer clic en la opcin Guardar este archivo a disco se abrir un cuadro para la descarga del archivo. Es conveniente que cree una carpeta donde guardar los archivos ISO que baja de la BNM y luego de incorporarlos a su base de datos, vaciarla. Recuerde que si en su biblioteca no dispone de una conexin a Internet, puede bajar los registros a un disquete y luego importarlos a su base de datos (ver Conversiones y migraciones). Al hacer clic en la opcin Abrir este archivo desde su ubicacin actual se abrir un cuadro de catalogacin por copia donde deber consignarse el path de la base de datos de destino donde se copiarn los registros. Este procedimiento es ms directo que el anterior.

Al hacer clic en Pasar a base un mensaje de confirmacin aparecer en pantalla. Volver

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ACTUALIZACIONES Antes de proceder a instalar una actualizacin, verifique la versin que actualmente tiene en uso y que est indicada dentro del programa Aguapey en Ayuda Acerca de. En la pgina www.bnm.me.gov.ar/aguapey se irn subiendo las actualizaciones peridicamente con cambios y mejoras que harn ms operativo este programa. La actualizacin baja comprimida, es decir, necesitar el Winzip para poder descomprimir el archivo y luego ejecutarlo haciendo doble clic sobre l. El proceso de instalacin de la actualizacin es el mismo que el que ejecut al instalar el programa (ver Instalacin) y se har sobre las mismas carpetas que fueron creadas en ese momento. La informacin que pudiera tener registrada en su base de datos no sufrir alteraciones. El programa deber estar cerrado mientras de baja la actualizacin. Al finalizar la instalacin verifique nuevamente la versin, como se indic anteriormente, para confirmar que la actualizacin se realiz correctamente. Es importante aclarar que las actualizaciones pueden copiarse a un disquete. Esto permitir que aquellas bibliotecas que no tienen conexin a Internet puedan manejarse con las versiones ms recientes. Volver

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