P. 1
ARCHIVO bs. 53,ºº (sin imprimir)

ARCHIVO bs. 53,ºº (sin imprimir)

|Views: 13|Likes:
Publicado porRaquel Amoedo

More info:

Published by: Raquel Amoedo on Mar 14, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/06/2014

pdf

text

original

ARCHIVO

Las empresas modernas han ampliado sus dimensiones, intensificado su ritmo de trabajo, sus operaciones son más complejas; a consecuencia un aumento en el valor dado a la información, ya que las posibilidades de éxito se basan en una cuidadosa programación y en un preciso conocimiento de datos que no pueden ser confiados a la memoria de ningún individuo sino a la memoria colectiva de la empresa: el archivo.

Importancia del Archivo La principal importancia del archivo es conservar la documentación debidamente clasificada y ordenada en forma tal, que puede obtenerse información rápida y precisa.

En una empresa debe archivarse todo documento que tenga valor para ella, tomando en cuenta no sólo las relaciones comerciales, sino también las obligaciones que le impone la ley.

Tipos de Archivos Existen dos tipos de archivos, son los siguientes:   Archivos departamentales. Archivo Central.

ARCHIVOS DEPARTAMENTALES Son los archivos que pueden conseguirse en cada uno de los departamentos de una empresa generalmente difieren entre sí, ya que el tipo de información que proporcionan varía de acuerdo con la actividad del departamento al cual sirven.

ARCHIVO CENTRAL En algunas empresas se considera ventajoso tener archivos centrales.

Con el uso de estos archivos puede esperarse la obtención de información más rápida, eficiente ya que se puede: a. Disponer de personal debidamente entrenado. b. Introducir criterio único de clasificación. c. Delimitar responsabilidades. d. Economizar en el espacio, equipo y material.

En el archivo central habitualmente se conserva material de naturaleza general, así como copias de reportes e informes de índole departamental que sea de interés para los demás departamentos y cuyos originales se conservan en el archivo del departamento que lo ocasionó.

Debido a la índole confidencial de algunos documentos, tales como: expedientes del personal y nóminas de pago, éstos no se envían al archivo central.

EQUIPOS PARA ARCHIVAR Los sistemas principales de ordenación y conservación del material de archivo son:      Archivadores verticales. Archivadores laterales. Estanterías abiertas y cerradas. Equipo especial. Equipo auxiliar.

ARCHIVADORES VERTICALES Estos muebles se fabrican generalmente en metal y madera prefiriéndose los de metal, porque ofrecen mayor protección a la documentación, los de madera

Existen archivadores de distintos tipos y tamaños. Estos archivadores pueden ser abiertos o cerrados. tres. los hay de dos. lo que permite su identificación son los rótulos verticales. Los porta-carpetas están provistos de unos dispositivos de suspensión . ARCHIVADORES VERTICALES ARCHIVADORES LATERALES Los archivadores laterales son muebles donde los documentos se archivan en carpetas colocadas en posición vertical de canto. Para mayor garantía y seguridad es conveniente que el equipo que se seleccione sea a prueba de fuego.pueden ser atacados por la polilla y otros insectos. Los cerrados tienen puertas corredizas o de batientes ajustadas con bisagras y los anaqueles pueden ser fijos o deslizables. Las carpetas pueden estar colocadas directamente o suspendidas en portacarpetas. la altura varía según el número de gavetas. cuatro y ocasionalmente cinco.

hasta muebles metálicos o de madera con puertas corredizas o de batientes. ARCHIVADORES LATERALES Estos muebles presentan diferencias según los fabricantes. ESTANTERÍAS ABIERTAS O CERRADAS Las estanterías para archivo pueden ser desde simples armazones metálicos para colocar archivos inactivos. EQUIPOS ESPECIAL . según convenga al material usado en la documentación que deba conservarse. ocupando poco espacio en profundidad. y que reduce el sitio destinado para archivar.que se deslizan sobre unos rieles metálicos colocados en la parte superior de los anaqueles del archivador. Los entrepaños pueden ser fijos o deslizables. tiene una gran capacidad. según las necesidades del caso. varían las formas de las carpetas y los dispositivos que aseguran la suspensión. Este tipo de archivador se está difundiendo cada vez más.

Los equipos especiales de muebles para archivo. pero su costo es muy elevado. comprende los diseñados para casos específicos. tales como: Los archivadores giratorios son especiales para conservar correspondencia y material relacionado con los procesos administrativos de la empresa. ARCHIVADORES GIRATORIOS Los archivadores eléctricos permiten la rápida localización de los documentos. ARCHIVADORES ELÉCTRICOS .

Los archivadores para mapas. . clichés. matrice. dibujos y planos son usados por oficinas de contratistas. EQUIPO AUXILIAR Son las bandejas de escritorio que se utilizan para colocar en ellas la correspondencia. estarcidos y diseños. entre otros. Una puede destinarse a la correspondencia recibida en consideración o estudio. otra para la correspondencia despachada y lista para ser enviada al correo y la última para los papeles destinados al archivo. arquitectos. éstas pueden ser de metal o de madera. entre otros. ARCHIVADORES PARA MAPAS. DIBUJOS Y PLANOS Los archivadores para departamentos de reproducción y duplicación son especiales para conservar copias. compañías de seguros.

los cuales pueden ser de un medio. 4. Las pestañas son de diferentes anchos. llamados cortes. Bibliorato 5. 3. 7.MATERIALES PARA ALMACENAR Los materiales para archivar. Las guías. Colgantes. Tarjetas. Carpetas. 2. Rótulos. LAS GUÍAS Son piezas fabricadas generalmente de cartón o fibra prensada cuyo objetivo es el de establecer divisiones dentro de los muebles para archivar. un tercio o un quinto del ancho de la guía y pueden estar en varios lugares llamados posiciones. el cual señala la clasificación establecida. Membretes. 6. se mencionan a continuación: 1. y se leen de izquierda a derecha. GUÍAS . Traen una superficie saliente denominada pestaña destinada a mostrar el índice. Estas posiciones se determinan según el lugar en que estén.

que tienen como objetivo proteger la documentación archivada. por apoyo o por perforación. Pueden colocarse las guías de frente o de lado dependiendo del mueble donde se ubiquen. movibles o cambiables que pueden desplazarse sobre el borde de la guía y bifocales que facilitan grandemente la lectura puesto que en ellas las indicaciones ganan en tamaño y con ello en visibilidad.Uso de las guías: 1. CARPETAS Son cartulinas dobladas en dos. 2. Uso de las carpetas: CARPETAS En cuanto a su presentación encontramos carpetas de fibra. que son ideal para el archivo porque el material de fabricación de la misma es de gran resistencia. Las pestañas a su vez pueden ser fijas cuando no pueden cambiarse a voluntad. En cuanto a la visibilidad las guías pueden traer la pestaña recta o inclinada. puede ser en forma libre. También existen en el mercado otras . protege la documentación por mucho tiempo.

ROTULO S GANCHOS SUJETADORES DE METAL . como por ejemplo para presentar informes. COLGANTES Son dos hojas de cartulina que traen en la parte superior un aditamento a manera de ganchos que permite apoyarlos en una armadura de metal. que se introduce en el archivador. COLGANTES RÓTULOS Son tirillas de papel que se adhieren a las pestañas de las carpetas donde se escribe el nombre del expediente. que se usan casi siempre para casos especiales. se fabrican en varios colores.especiales elaboradas de un material fino. engomados en la parte posterior y con pequeñas perforaciones que permiten separarlos fácilmente.

luego el apellido materno. por último el nombre de pila. y existen de brazo corto y de brazo largo para usarse de acuerdo con la cantidad de documentos a sujetar. Instituciones Gubernamentales. Clasificación por Nombres de Personas Consiste en disponer. de acuerdo a ciertas normas. seguido del segundo nombre o de sus iniciales. se deben cumplir las normas siguientes: 1. Ejemplo: NOMBRE NOMBRES . Los más utilizados son los que miden 7cm. BARRA CORREDERAS BRAZO GANCHO SUJETADOR REGLAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE ARCHIVO Para clasificar las unidades de archivo. se realiza por:    Nombres de personas. Invierta el nombre del individuo. los apellidos y nombres de las personas cuyos nombres serán objeto del proceso de archivar.Sirven para asegurar firmemente los documentos a las carpetas. Para realizar clasificación por nombres de personas. colocando primero el apellido paterno. Empresas.

Des. 7. La unidad de archivo es cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona o empresa y que se toma en cuenta para clasificar y archivar. 3° UNID. Ramírez 2° UNID. 4° UNID. 3. después de hecha la transposición. del. Raúl García Gil. 6. O´. 4. Ejemplo: NOMBRE Luis García Mc Donald CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID 3° UNID ORDEN ALFABETICO García Mc Donald. José Joaquín 5. Juan Antonio Escalante José Joaquín Ramírez Campos Escalant e. Clasificar y ordenar como parte del apellido los prefijos Van. D´. entre otros. La. Luis J. Juan Antonio Campos. Du. Determinar cada una de la unidades de archivo de que consta el nombre. las terceras cuando las primeras y las segundas son idénticas y así sucesivamente.CLASIFICADOS Alberto Ravelo Raúl Arias Meza Luis J. Alberto Arias Meza. Establecer el orden alfabético entre varios nombres comparando las primeras unidades letra por letra.) colocadas después de la palabra donde se efectuó dicha transposición. Rosa . Las segundas unidades se toman en cuenta cuando las primeras son idénticas. Mac. Ejemplo: CLASIFICACIÓN NOMBRE 1°. Mc. Toda transposición debe indicarse por medio de una coma (. García Gil Ravelo. Luis Du Fresne Gil. UNID. 2.

se considera como primera unidad de archivo el apellido de soltera seguida de la primera preposición (de) entre paréntesis luego el apellido de casada. títulos o grados académicos. títulos religiosos.Rosa Du Fresne Gil Du Fresne Gil. Luis 8. Ejemplo: NOMBRE Rosario Díaz de Rivas Díaz (de) CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID 3° UNID ORDEN ALFABETICO Rivas. Clasificación por Empresas Consiste en disponer de acuerdo a ciertas normas los nombres de las empresas cuya documentación será objeto del proceso de archivar. entre otros. Rosario 10. y sólo se tomarán en cuenta para determinar el orden alfabético en el caso de que existan nombres idénticos. Rosa García Mc Donald. Rosario Díaz (de) Rivas. Luis Rivera CLASIFICACIÓN 1° UNID 2° UNID ORDEN ALFABETICO Rivera. Ejemplo: NOMBRE Tte. Las partes de los nombres encerrados entre paréntesis no forman unidad de archivo. Tomar en cuenta la ubicación geográfica para identificar y establecer el orden alfabético cuando el nombre de dos o más personas sea idéntico. . Colocar los términos que indican parentesco. Para clasificar el nombre de una mujer casada. encerrados entre paréntesis en el mismo orden en que aparezcan. Luis (Teniente) 9. Luis (Teniente) Rivera.

Ernesto (&) Compañía L. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID Lav-0-Mat Otis Elevator Company Lav-0-Mat Otis Elevator Company 2. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID 4° UNID Ernesto Gómez R. R. L. a A. Investigue y determine cuál es el nombre completo de una empresa cuando aparezca en forma de siglas. Venezuel C. Dejar en el mismo orden en que se escribe la denominación de empresas sólo aquellas que no contengan el nombre de un individuo. el mismo se traspone y el resto de la denominación de la empresa se coloca al final. & Gómez Cía. . se deben cumplir las normas siguientes: 1.M: Ruiz y Hermanos Ruiz.Para realizar clasificación por empresas. M. antes de hacer la clasificación correspondiente. Cuando la denominación de una empresa aparece el nombre de una persona. (y) Hermanos 3. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID 2° UNID CLASIFICACIÓN 3° UNID 4° UNID 5° UNID PREVEN CA CALEV Pretensad Venezolan os Luz os Eléctrica (de) C. A.

NOMBRE 1° UNID 2° UNID CLASIFICACIÓN 3° UNID 4° UNID 5° UNID . encerrando entre paréntesis los artículos. Para realizar la clasificación por instituciones gubernamentales. separados por una coma (. EE. do Brasil El Salvador. M. como primera unidad de archivo. Clasificar el nombre de la nación en su propio idioma. La secuencia natural los nombres de las oficinas gubernamentales nacionales o extranjeras. República (de) Brasil. (y) 3.UU. el resto de la especificación como segunda unidad. R. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID Ernesto Gómez R. preposiciones y conjunciones. UU (do) 2.Clasificación de Instituciones Gubernamentales Consiste en disponer de acuerdo a ciertas normas los nombres de instituciones gubernamentales cuya documentación será objeto del proceso de archivar. L.M: Ruiz y Hermanos Ruiz.) y la preposición (de) entre paréntesis al final. Cuando se clasifiquen nombres de instituciones gubernamentales extranjeras. & Gómez Cía. Ernesto (&) L. Ejemplo: NOMBRE 1° UNID CLASIFICACIÓN 2° UNID 3° UNID República de El Salvador EE. se deben cumplir las normas siguientes: 1. debe considerarse el nombre de la nación para la clasificación primaria y el de la institución para la clasificación secundaria.

los más usados son los siguientes: a. República (de) Ministerio (de) Educaci ón Pública MÉTODOS DE ARCHIVAR Existen varios métodos de archivar. pueden aparecer: letras. pero también la ubicación geográfica del corresponsal. en un archivo por el método alfabético. puede tener como base el alfabeto solamente o combinado con números. Para establecer el orden alfabético es necesario conocer las letras del alfabeto. . nombres. El método por asunto o temático que según sus variantes. El método alfabético cuya base es el alfabeto. números o combinaciones. las letras de menor uso se agrupan aparte. c. Uso de los Métodos de Archivar Para hacer uso de cualquier método de archivo hay que tener en cuenta.Ministerio de Educación Pública de la República de Colombia Colombi a. b. lo siguiente:    Las reglas para clasificar y ordenar alfabéticamente constituye la base principal de cualquier método de archivo que se adopte. El método geográfico es aquel que tiene como base el alfabeto. El índice da la pauta de la clasificación establecida de acuerdo con el método escogido. En algunas ocasiones.

debe establecerse relación entre el nombre por el cual puede ser solicitada y el nombre bajo el cual está archivada. 2. Esta hoja se archiva en la carpeta del individuo o empresa de quien se hace la referencia. El destinatario. 2. El firmante. Referencia en Tarjetas HOJAS DE REFERENCIAS Es recomendable usar la hoja de referencia cuando ésta se refiere a un documento en especial y no a todo lo archivado en el expediente. 5. A este proceso se le denomina establecer referencias cruzadas. una vez archivado. Existen cinco puntos de referencia para realizar la clasificación: 1. El asunto. El membrete. por lo tanto. Existen dos formas de establecerlas mediante: 1. Ejemplo: . 4. La ubicación geográfica.  Al hacer la clasificación debe escogerse el nombre o asunto que tiene más posibilidades de ser usado para pedir el documento. Se usa papel de color llamativo y del tamaño empleado para la correspondencia. REFERENCIAS CRUZADAS Aunque la documentación no debe ser archivada sino en un sólo sitio. 3. sin embargo puede ser solicitada por diferentes nombres. Utilidad de Referencias Cruzadas Establecer referencia cruzada es ordenar un nombre en forma diferente a como debe escribirse al seguir las reglas de clasificación. Hojas de referencia. Los puntos de referencia para a clasificación de correspondencia consiste en determinar bajo que nombre o asunto va a archivarse el documento.

REFERENCIAS CRUZADAS Nombre o asunto: Aponte. Como titulo se anotará el nombre bajo el cual puede ser pedida la documentación. . en el cuerpo de la tarjeta la palabra “VEASE” e inmediatamente debajo el nombre del expediente donde está archivada realmente la correspondencia. Referente a: VEASE: Nombre o asunto: Referencia Hecho por: Fecha: REFERENCIA EN TARJETAS Se recomienda utilizar la referencia en tarjetas cuando es permanente y numerosa. Carolina.

Casos en los cuales se establecen referencias cruzadas mediante tarjetas: 1. Ejemplo: INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA. Cuando la empresa cambia de nombre. Cuando una empresa es conocida generalmente por siglas. Cuando la empresa es conocida también por el nombre publicitario. PANADERIA SAN DIEGO ANTES CASA (DEL) PAN (LA) 2. Ejemplo Razón Social: LUIS CASTRO & CIA. nuevo nombre: PANADERIA SAN DIEGO. Ejemplo: antiguo nombre: LA CASA DEL PAN. nombre publicitario: LA FABRICA FABRICA (LA) 3. INCE VEASE INSTITUTO NACIONAL (DE) COOPERACIÓN EDUCATIVA . INCE.

Ejemplo: CLODECA C. edita o distribuye un producto muy conocido. nombre del administrador: JOSÉ AQUINO.4.A.A. JOSÉ (Administrador) VEASE . BANCO PROVINCIAL VEASE CLODECA C. Nombre del producto EL UNIVERSAL. Ejemplo: nombre del individuo o empresa de quien se pide o da referencia: CLODECA C. Ejemplo: nombre de la empresa: EDITORIAL AMBOS MUNDOS.A. Cuando una empresa tiene determinada persona actuando como administrador de bienes bajo la tutela. AQUINO. 5. nombre de la empresa o da referencia BANCO PROVINCIAL. Cuando una empresa pide o da referencia. Cuando una empresa fabrica. UNIVERSAL (EL) VEASE EDITORIAL AMBOS MUNDOS 6. la correspondencia puede ser solicitada por el nombre del administrador o tutor.

EUMARY SISTEMA DE ARCHIVO AUTOMATIZADO Con la introducción de computadoras y de procesadores de texto en muchas oficinas. Transcribir datos del documento: asunto. Uso de los Sistemas de Archivo Automatizados La información de uso inmediato se almacena en la memoria central de la computadora. Cuando se usa el apellido de soltera como primera unidad de archivo. MONTERO. 3. Otra posibilidad es la de archivarla en copias de seguridad. 7. Asignar código a los documentos. es posible almacenar la información que se desea archivar en la misma computadora. EUMARY GIL VEASE GIL (DE) MONTERO. por medio de disquetes.A. .CLODECA C. Ejemplo: nombre EUMARY GIL DE MONTERO. al clasificar los nombres de mujeres casadas. entre otros al sistema automatizado. Clasificar documentos. 2. fecha y remitente. cd. En los sistemas de archivos automatizados se respalda la información en la forma siguiente: 1.

Luego de almacenar los documentos en el sistema automatizado.4. esa información es utilizada para buscar el código (asunto. Guardar documentos en el sistema automatizado. . entre otros) de la documentación y verificar la ubicación física del documento en el archivador. fecha y remitente.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->