Administracin de Recursos Informticos

Temario: Funciones de las Tecnologas de Informacin (TI) en los negocios Recursos de SI Administracin de TI a. Componentes b. Proceso de planeacin c. Organizacin de TI 5Fallas en la administracin de TI 6Conclusiones La tecnologa es una causa real y es la impulsora a la hora de formar una estrategia de negocio. Las empresas modernas saben que una gerencia hbil y el uso de inversiones en TI les proporcionan una ventaja competitiva. Las organizaciones pueden usar los SI de forma estratgica o conformarse con usarlas en el apoyo eficiente de operaciones cotidianas. 34-

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Incorporacin de Sistemas de Informacin (SI) en las organizaciones

Objetivos para graduados en Ciencias Econmicas Identificacin del vnculo entre plan estratgico de negocios, objetivos organizacionales y plan estratgico de SI, interpretando los conceptos y mtodos relacionados con su desarrollo Identificacin de la relacin entre plan estratgico, proyectos y operaciones diarias. Es decir, asegurar que el potencial competitivo alcanzable a travs de las TI/SI sea tenido explcitamente en cuenta durante todo el proceso de planificacin estratgica. Incorporacin de SI en las organizaciones La incorporacin de las Tecnologas y Sistemas de Informacin han pasado por 4 etapas: La introduccin de la informtica en la organizacin Aparece masivamente en empresas a partir de los aos 60. Los equipos eran mquinas de grandes dimensiones que necesitaban una infraestructura excepcional. Esto condujo al aislamiento del Dpto. de procesamiento de datos del resto de la organizacin. El objetivo de los directivos era la reduccin de costos de procesos de informacin (recordar que las primeras aplicaciones fueron y siguen siendo Contabilidad, Sueldos y Facturacin); la incorporacin permita hacer lo mismo pero en forma ms eficiente y con mayor precisin. Con ese nico objetivo no existan planes de procesamiento de datos ni eran necesarios. As las cosas, se producen tres situaciones (que en muchos casos sirven para interpretar la situacin actual de muchas empresas en SIBC): 1. En el organigrama funcional de la empresa, el Dpto. de sistemas se sita en una posicin dependiente de los servicios administrativos. 2. Barrera de comunicacin entre las diferentes jefaturas y la jefatura de SI. 3. La conexin entre los objetivos y los planes de Si es inexistente. La expansin anrquica de las aplicaciones Una vez resueltos los problemas de mecanizacin de los procesos de transacciones bsicos, el Dpto. de procesamiento de datos se ve en la necesidad de hacer frente a peticiones de usuarios que se refieren a problemas cada vez ms complejos y superpuestos con el funcionamiento del negocio. La incomprensin de los problemas planteados hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde un punto de vista global de la Ca. El Dpto. encargado de SI sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Los criterios seguidos para las asignaciones no son (generalmente) coherentes con los objetivos estratgicos de la CIA. Las razones ms frecuentes para la asignacin de recursos: 1. Facilidad de implementacin 2. Novedad y atractivo tecnolgico 3. Poder del usuario(s) solicitante 4. Coste del desarrollo a realizar La fase de coordinacin SI-objetivos de la empresa Llegados aqu, las grandes inversiones necesarias para mantener una instalacin funcionando y tecnolgicamente NO obsoleta, junto con la queja de los usuarios, que no ven sus necesidades cubiertas totalmente, hacen que los mximos responsables de la Ca. decidan afrontar el problema de los SI desde el punto de vista global. La solucin que se propone es tomar decisiones de asignacin de recursos al nivel que corresponde. Dado que los recursos afectan a todos los departamentos de la Ca., el nivel de decisin adecuado es el ms alto posible.

Se establecen, entonces, planes sistemticos de definicin de necesidades de informacin coherentes con los objetivos estratgicos de las unidades funcionales de la CIA. Se est intentando Derriba la Pared entre los objetivos estratgicos de la Ca. y la planificacin de los SI. Ahora, el papel del responsable de los SI ha cambiado completamente. Antes: el responsable de SI asignaba los recursos entre las distintas solicitudes de los usuarios segn su propio parecer. Ahora: se ha convertido en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta del plan de sistemas. Esta propuesta una vez aprobada por el ms alto estamento fija los presupuestos de SI, las aplicaciones a desarrollar en el perodo presupuestario y las polticas de asignacin de los recursos que puedan seguir a cargo del responsable de SI (mantenimiento de SI).

La de interdependencia estrategias de la Ca. - TI/SI La direccin general se plantea el sacar mayor partido de las nuevas tecnologas de la informacin. En muchos sectores aparecen ejemplos de cas que con un uso adecuado y novedoso de dichas TI consiguen ventajas competitivas sostenibles. Es difcil obtener ventajas competitivas sostenibles si los planes de TI/SI se desarrollan de manera pasiva, solamente en funcin de la estrategia de la empresa y para apoyar a la misma; es necesario algo ms: integrar las posibilidades de los SI y de las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. En muchas organizaciones los SI se encuentran en la fase de expansin y anarqua, y todava no se ha establecido ninguna metodologa de planificacin de las mismas. En estos casos es ms fcil llegar al mtodo activo por va evolutiva utilizando una metodologa pasiva que ayude a la creacin de una cultura precisa. Para la planificacin estratgica existen 2 enfoques: 1. El apoyo sistemtico de las TI a los procesos de la empresa para mejorarlos de manera continua, hacindolos ms eficientes. Supone que las mejoras incrementales son suficientes. 2. El rediseo radical de los procesos de negocios, supone que no es posible alcanzar las cotas de productividad de los lderes a nivel mundial si no se replantea desde cero la manera de hacer de la empresa.
El objetivo principal de las metodologas de planificacin de ti/si es asegurar que el potencial competitivo alcanzable a travs de las ti/si sea tenido EXPLICITAMENTE en cuenta durante TODO el proceso de planificacin estratgica, de modo que la estrategia de negocio resultante contenga ingredientes de ti/si que puedan contribuir a la consecucin de ventajas competitivas sostenibles. Empezar a pensar en ti/si desde el primer momento en la formulacin de la estrategia. Funciones de las TI en los negocios Las TI desempean 3 funciones vitales, apoyando: los procesos y operaciones de negocio la toma de decisiones la ventaja competitiva estratgica (requiere la aplicacin innovadora de las TI) En el mundo real se combinan en sistemas de informacin nter funcional que ofrecen informacin y apoyo para la toma de decisiones y que tambin desempean actividades operacionales de procesamiento de la informacin. Funcin del negocio electrnico en las empresas Los negocios en la actualidad dependen de Internet, intranets y extranet para implementar y administrar aplicaciones innovadoras de negocios electrnicos. Negocio electrnico (e-business) ~= Comercio electrnico (e-commerce) Negocio electrnico: uso de las tecnologas de Internet para trabajar y fortalecer los procesos de negocio, el comercio electrnico y la colaboracin empresarial dentro de una empresa y con sus relaciones externas (clientes, proveedores, etc.) Recursos de SI

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Recursos de Redes

Recursos de los sistemas de informacin Tiene 5 principales: Recursos humanos (personas) ingrediente esencial para la operacin exitosa. Usuarios finales y especialistas en SI (desarrollan y operan) Recursos Hardware incluye todos los dispositivos y materiales fsicos utilizados en el procesamiento de la informacin Recursos Software todos los grupos de instrucciones para el procesamiento de la informacin (programas) y los procedimientos o instrucciones para su operacin por parte de las personas que los utilizaran. Recursos de datos: es ms que la materia prima. Son recursos de datos que deben ser administrados de manera eficaz para beneficiar a todos los usuarios de una organizacin. Incluye las bases de datos y las bases de conocimientos (hechos, reglas y ejemplos de prcticas exitosas). Recursos de redes, tecnologas y redes de telecomunicaciones son esenciales para las operaciones exitosas de toda organizacin. Administracin de TI A medida que avanza el siglo 21 muchas empresas buscan transformarse en negocios globales por medio de importantes inversiones en comercio electrnico, negocios electrnicos globales y otras iniciativas de TI. Hoy veremos como organizar y administrar la funcin de SI y tambin la importancia de un enfoque de valor de negocio y para el cliente de esa administracin. Como futuros profesionales en ciencias econmicas, la administracin de TI/SI ser una de las mayores responsabilidades. Como hemos visto la TI es un componente esencial para el xito en los negocios de las empresas actuales. Pero tambin es un recurso vital de negocio que debe administrarse de manera adecuada. Esa administracin de TI ha desempeado una funcin CRUCIAL para garantizar el xito o contribuir al fracaso de las iniciativas estratgicas de negocio de una empresa. Por lo tanto esa administracin de TI/SI se transformas en un RETO para nuestros profesionales (en cs ecs) Administracin de TI - Componentes de la estrategia de negocio/TI : formular propuestas del uso de TI, para apoyar prioridades estratgicas de negocio de la empresa. de desarrollo de aplicaciones y TI: incluye investigacin de usos estratgicos de las nuevas TI de la organizacin e infraestructura de TI, responsabilidad sobre HW, SW, BD, redes y otros recursos de TI que sea necesario adquirir, operar, supervisar y mantener. Administracin de TI Proceso de planeacin desarrollo de estrategias, en apoyo a la visin de negocio de la empresa administracin de recursos, desarrollo de planes estratgicos para administrar o subcontratar recursos de TI/SI arquitectura de la TI, diseo conceptual que incluye: plataforma tecnolgica (HW, SW, COMUNIC) recursos de datos, (BD operativas y especializadas) arquitectura de aplicaciones, (desarrollo orientado a procesos de negocios organizacin de la TI, distribucin de todos los componentes. Administracin de TI Organizacin de TI La computacin corporativa sufre un cambio radical; como si regresramos a la centralizacin. Histricamente dcada del 70- un administrador de procesamiento de datos poda rastrear TODOS los

activos tecnolgicos desde un solo lugar. En los 80 y 90 distintas reas de la organizacin adquieren sus PC y SW y se unieron a travs de redes que invadieron las organizaciones. MAINFRAME centralizacin HW y SW MINI y MICRO COMP descentralizacin HW y SW Hoy en da centralizacin para obtener mayor control sobre la administracin De recursos de TI y satisfacer las necesidades estratgicas de negocio. Administracin de cada factor participante en los sistemas de informacin (5 recursos) Fallas en administracin de TI La administracin de TI no es tarea fcil. Eficiencia y eficacia. Ejemplos negativos. No eficaz uso de TI para computarizar procesos tradicionales en vez de desarrollar procesos innovadores. No eficiente periodos frecuentes fuera de servicio, pobres tiempos de respuesta (recordemos caractersticas de la informacin: Las caractersticas a tener en cuenta en el diseo de todo SI afectar a su relacin costo-beneficio y cuyo conocimiento permitir la determinacin del valor de un SI: Disponibilidad de la informacin cuando es necesaria y por los medios adecuados. Suministro de la informacin de manera Selectiva, no sustituir calidad por cantidad. El tiempo de respuesta del sistema. Exactitud. Confiabilidad. Seguridad. Para evitarlo no hay una receta nica, pero la experiencia indica que en las organizaciones donde los directivos se involucran y participan los usuarios finales se pueden evitar casos como los vistos. Para una buena participacin la alta direccin debera responder preguntas como las siguientes: Cuanto invertir en TI? En que proceso de negocio invertir ese presupuesto? Que capacidades de TI implementar? Que tan buenos deben ser los servicios de TI? (recordar: rea informtica de la organizacin debe ser un rea de servicio mas puesta a disposicin de las reas encargadas de la consecucin de la misin / funcin / objetivo organizacional) Que riesgos de seguridad y privacidad aceptaremos? Quien es responsable si fracasa? Conclusiones Una administracin exitosa de TI/SI presenta desafos importantes para los profesionales de Ciencias Econmicas Reconocer componentes de la administracin de TI/SI Conocer la implementacin de esa administracin en una empresa Reconocer componentes de la administracin de la TI y su implementacin en una empresa Como reducir fallas en la administracin de la TI Reconocer retos culturales, polticos y geoeconmicos Una administracin exitosa de TI/SI presenta desafos importantes para los profesionales de cs ecs. La metodologa se basa en la integracin de 3 elementos a nivel de la UEN (unidad estratgica de negocios) 1. Misin de la UEN indica los productos, mercados, segmentos de clientes y competencias exclusivas de la misma. 2. El anlisis de los factores externos del negocio 3. El anlisis de los factores internos (cadena de valor) Para conseguir una integracin real entre ti/si y estrategia de negocio es necesario que el propio proceso de formulacin de la estrategia de negocio incorpore ingredientes de ti/si de la misma forma que lo hace con otras funciones (comercial, produccin, control, etc.) El desarrollo de la direccin estratgica precisa que todos los sistemas administrativos estn integrados con la estructura organizativa, que esta integracin tenga lugar a nivel operativo y estratgico y que la infraestructura directiva sea congruente con la cultura organizativa. El objetivo final de la utilizacin de una metodologa es facilitar tal integracin y que la cultura organizativa de cada empresa se desarrolle coherentemente con ella.