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Cmo Investigar fraudes en su empresa?

Todos los das son publicados artculos en los peridicos y en Internet de fraudes corporativos y, encuesta tras encuesta, se informa que el fraude pasa en cualquier compaa. Las estadsticas de la Asociacin de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE, por sus siglas en ingls, 2008,Report to the Nation), estiman que las organizaciones pierden cada ao hasta 7% del monto de los ingresos brutos, debido a fraudes. De ah, el hecho de admitir que el fraude es un fenmeno que, tarde o temprano, suceder en nuestra propia empresa, entonces la pregunta es: qu vamos a hacer cuando este diablo toque a nuestra puerta? CMO INVESTIGAR FRAUDES EN SU EMPRESA? La instrumentacin de un protocolo que la direccin pueda seguir para enfrentar el fraude es una prctica deseable para todas las compaas, especialmente en aqullas que fomentan la conciencia del control interno, ya que estas prcticas ayudan a mitigar el riesgo de fraude. De entrada, la formalizacin de un protocolo brinda un primer beneficio: mandar un mensaje al personal, socios, accionistas, clientes y proveedores de que en la compaa no se toleran acciones fraudulentas o ilcitas. Los fraudes provocan daos materiales que se valan en cientos de miles y, en algunos casos, hasta en millones de Bolvares, sin mencionar los efectos secundarias como: el deterioro en la imagen de la compaa, la baja moral del personal, la prdida de clientes y contratos, etc. Por ende, la direccin tiene que tomar acciones bien planeadas y controladas para maximizar la probabilidad de recuperacin de los montos quebrantados y la aplicacin de sanciones a los culpables. Proceso de investigacin del fraude Sin dudarlo, la empresa debe arrancar una investigacin a fondo ante las sospechas legtimas de que ha sido defraudada. Para llevarla a cabo, deben seguirse tres fases bsicas: Entender los hechos. Desarrollar un plan de investigacin. Ejecutar la investigacin. Entender los hechos La organizacin debe contar con evidencia slida que lleve a suponer que en efecto se ha cometido un fraude. El protocolo incluir una evaluacin inicial de las posibles causas por las que se cometi un fraude, la confiabilidad de la denuncia o la fuente informacin y, de ser posible, la identificacin de quin pudo estar en contubernio para la comisin del delito. Una vez llevada a cabo la evaluacin inicial, la administracin de la compaa debe analizar los posibles resultados y consecuencias de la investigacin. En ocasiones, el tipo de quebranto realizado no amerita una investigacin a fondo. Sin embargo, si el responsable del fraude es un miembro de la gerencia o un empleado clave, por ejemplo, por su antigedad y nivel jerrquico, una investigacin y persecucin del ilcito hasta sus ltimas consecuencias, puede

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sentar un precedente entre el resto de los empleados. No existe una regla probada que seale, con base en una cifra o nivel de prdida, cundo investigar o no un posible quebranto. Sin embargo, lo que s se ha observado es que la falta de accin, aunque el monto defraudado sea mnimo, con el paso del tiempo aumenta el riesgo de sufrir un desfalco de mayor impacto financiero. Una prctica poco recomendable es recibir la denuncia y actuar sin estrategia. Una costumbre comn es despedir al personal de las reas sobre las que recae una sospecha. Dicha solucin parece sencilla; aunque, seguir esa estrategia hace ms difcil revelar la verdadera dimensin del problema interno. Es decir, que la primera accin sea el despido del responsable es una salida simple y de corto plazo; por el contrario, la investigacin es una solucin de fondo y con miras a mejorar el desarrollo de la empresa hacia el futuro. Es importante discutir cules son los posibles resultados de la investigacin y qu acciones se deben tomar. Por ejemplo, si un empleado fuera responsable de un quebranto, debe contactarse a un abogado laboral para minimizar los problemas asociados con el despido y evitar as las contra-demandas posteriores. Desarrollar un plan de investigacin Establecimiento del objetivo. Una estrategia bien estructurada de respuesta a una instancia de fraude, se inicia con el establecimiento del objetivo de la investigacin; es decir, es necesario hacerse preguntas como: Deseamos conocer el modus operandi del posible fraude para remediar la falla de control? Quines estn involucrados? Existe un quebranto econmico? Tiene una relacin costo-beneficio tratar de recuperar el monto quebrantado? Se desea llegar a instancias legales?, entre otras. La complejidad del proceso de investigacin est determinada por estas preguntas, aunque cada interrogante establece ciertas diferencias en trminos de la profundidad, sobre todo en la forma en que se reportan los resultados. Si no se entiende el objetivo de la investigacin desde el inicio, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos. En muchas ocasiones, la primera reaccin ante una situacin de fraude es de incredulidad, ya que la gerencia de la organizacin, en general, conoce personalmente al perpetrador, as suele pensarse que el fraude es un caso aislado. Sin embargo, en nuestra experiencia, la sospecha de un fraude representa slo la punta del iceberg. Quin debe investigar? Las circunstancias del caso determinarn la decisin de la empresa: organizar un equipo de investigacin interno o externo. En el primer caso, la administracin de la compaa tiene que estar consciente de que asignar una investigacin de fraude a cualquier departamento o individuo dentro de la organizacin le distraer recursos propios y al personal de los objetivos, para los que fue originalmente contratado, a menos de que la compaa cuente con un departamento propio de investigaciones. Adems, introduce un elemento de incertidumbre entre los empleados, lo cual da lugar a rumores, inseguridad, etc. En el caso de introducir un equipo externo, por el contrario, ste siempre se puede presentar como un recurso que enfocar 100% de su atencin en la investigacin. Asimismo, el asesor externo brinda atributos de independencia en la averiguacin y especializacin en investigaciones. Ahora bien, si opta por un equipo interno, la empresa debe definir claramente quin lo liderar, as como las actividades que desarrollar y a quin le reportar. Esto es importante, ya que si la pesquisa involucra, por ejemplo, seguir los pasos de un directivo, cabe pensar qu tan efectivo resultar que lo haga el personal a su alrededor. Es adecuado que alguien investigue a su jefe o a un colega? Aunado a lo anterior, debe considerarse incluir en el equipo a los empleados de reas diferentes a la que est sujeta a investigacin, para evitar la ceguera del taller (sntoma que se padece cuando no se percatan de los problemas que hay dentro de la empresa) y la falta de objetividad, si los miembros del equipo tienen una relacin laboral, de algn tiempo, con el posible defraudador, o algn sentimiento de estima o animadversin hacia esa persona. Por ltimo, deben considerar el uso de las herramientas adecuadas, en especial cuando se trata de anlisis complejos de datos y evidencias digitales. Para el uso de estas herramientas, la persona a cargo de la investigacin debe asegurarse de que la persona que lo apoye con el uso de estas herramientas sea: i) completamente ajena de las persona investigada, ii) capacitado en el uso de tales herramientas, y iii) consciente del trato que debe darse a los documentos digitales que la compaa pueda usar en alguna instancia legal. La intervencin de un tercero independiente en una investigacin, especialista en la materia, brinda ventajas como: objetividad, independencia y aplicacin de tcnicas especializadas de investigacin, entre otros beneficios. La tendencia mundial creciente seala que las compaas que sospechan ser vctimas de un fraude siguen la prctica de contratacin de especialistas externospara evaluar la gravedad de la situacin, as como para iniciar la investigacin correspondiente. Ejecutar la investigacin Las tcnicas de investigacin utilizadas comnmente, se presentan a continuacin.
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Anlisis financiero. En la aplicacin de un anlisis financiero, la investigacin trata de obtener tendencias y sesgos dentro de los registros de la compaa, con el fin de conseguir indicadores de anormalidades en los datos. A manera de ejemplo, podemos mencionar una compaa en la que se detecta un faltante de efectivo en las cuentas bancarias y se sospecha de cheques apcrifos. En este caso, la investigacin incluir un anlisis de los datos de cheques, entradas y salidas de la cuenta, todos los movimientos de los ltimos aos y la localizacin de cheque por cheque. Adems, se aplican herramientas de anlisis que permitan detectar tendencias de determinados montos, como qu erogaciones se supone que cubren y quin los firma. El cruce adecuado de esta informacin revelar cosas que, en ocasiones, a simple vista no son perceptibles. En la aplicacin de este tipo de anlisis se revisa una gran cantidad de informacin, lo cual implica que no es posible seguir una sola lnea de anlisis, porque siempre habr algo que corra en sentido paralelo o contrario, y que no sale a la luz, sino hasta que se cruzan los datos pertinentes. Muchas veces no se encuentran contradicciones, todo parece estar en orden, pero con una buena metodologa de investigacin forense se descartan las distintas posibilidades de una forma ms certera. Aun as, cabe sealar que si bien la indagacin debe ser rigurosa, tambin ser flexible para ajustarse en funcin de los hallazgos que se obtengan durante la investigacin. Ahora bien, en otras circunstancias se empieza con un objetivo basado en una sospecha, pero si se encuentran otras instancias es necesario seguir la nueva lnea de investigacin. Por ejemplo, se puede sospechar que los faltantes en efectivo se deben a cheques apcrifos y la sospecha recae en el departamento de Tesorera. Sin embargo, puede suceder que, en realidad, los cheques fueron firmados por alguien externo a dicho departamento con nivel de autorizacin, quien falsific los comprobantes que soportan estos cheques. Anlisis forense. Consiste en rescatar la informacin y evidencia, ya sea digital o electrnica. En algunos casos se aplican herramientas tecnolgicas que permitan recuperar informacin en discos duros, incluso en aqullos donde se intent borrar informacin o en los que pudo haberse utilizado programas para destruir toda evidencia de los datos ah guardados, alguna vez. Esta tcnica es una de las ms efectivas para encontrar al personal que est actuando en contra de los intereses de la compaa. En muchos casos, las evidencias de colusin del defraudador bajo sospecha con otros empleados de la compaa, proveedores u otros terceros, se encuentran en la recuperacin y anlisis de evidencia digital. Cabe mencionar que en Mxico los tribunales aceptan evidencia digital. Se utilizan herramientas de hardware y software que permiten hacer copias idnticas e incorruptibles para su anlisis. Los dispositivos a los que se les puede realizar este anlisis, no se limitan a las computadoras personales, sino que tambin incluyen la red interna de la compaa, los archivos en la red de voz (telefnica), los PDA (Personal Digital Assistant, como: Blackberry,Palm Pilot, Pocket PC, Treo, etc.), los discos duros externos, los pen drives o USB, etc. Los anlisis que se llevan a cabo incluyen bsquedas dentro de cada uno de los dispositivos que permiten identificar archivos donde se puede encontrar evidencia que ratifique las sospechas. Entrevistas. Otra tcnica de investigacin es por medio de entrevistas, las cuales tienen varios objetivos, como: recabar la informacin financiera al inicio de la investigacin, obtener datos de los procesos de la compaa y conocer cmo funcionan las cuentas y el trabajo entre el personal. Durante las entrevistas se podr indagar con qu personas interactan los entrevistados y si pudieran estar involucrados. Ahora bien, existen entrevistas en las que se busca obtener evidencias, ya sea porque el individuo a quien se est entrevistando posee informacin sobre el caso (puede haber sido quien denunci el fraude, por ejemplo), o porque el individuo entrevistado es el defraudador y se cuenta con evidencia fsica que lo implique. El objetivo de estas entrevistas es obtener la cooperacin del defraudador, para que admita su implicacin, pero, sobre todo indique si existe colusin con otros empleados o si existen otros problemas. Cmo manejar la informacin obtenida? La informacin obtenida es evidencia. El fraude ha sido investigado y documentado y la gerencia ya conoce los hechos. Lo que sigue es establecer las acciones de solucin, que puede incluir la mejora de los procesos y controles de la compaa, sobre todo las acciones a tomar contra el defraudador, como la negociacin para la recuperacin del quebranto, despido y/o acciones legales. En este ltimo caso, se recomienda emplear a los especialistas, pues han existido muchos casos de defraudadores que han contra demandado a sus empresas por despidos injustificados, aun con pruebas sustentadas de que cometieron un delito. De esta manera, as como es importante recurrir a los expertos para realizar la investigacin, tambin es importante acercarse a los
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especialistas en materia legal para disear una estrategia de acciones penales o civiles, pero mitigando el riesgo de contra demandas. Por ltimo, ser necesario documentar los resultados de la investigacin y tomar decisiones del proceso a seguir: Qu tipo de accin legal va a seguirse? Se entablar una demanda civil, laboral, penal o mercantil? Cabe decir que las compaas pueden decidir no responder con una accin legal en consecuencia de un fraude. A lo mejor, la prdida por el fraude es menor al gasto del proceso legal o al monto a recuperarse. Sin embargo, debe considerar el mensaje que se enva al resto de los empleados. El costo de un fraude no slo se limita a la prdida monetaria, sino tambin tiene costos en la moral del resto de los empleados. Conclusin La investigacin de un fraude tiene efectos preventivos y correctivos. Un buen plan de solucin ayudar a que se evite la repeticin del mismo suceso en la empresa. Si se descubre un fraude y ste se investiga y castiga, el slo hecho de que no quede impune refuerza controles, ya que el resto de los empleados se percatar de que la gerencia mantiene un alto sentido de la tica y,por lo tanto, actuar en consecuencia. Como resultado, los empleados considerarn el costo personal de cometer un fraude. Las compaas deben contar con un protocolo de accin, para mitigar el riesgo de fraude y para saber cmo actuar en caso de ser vctima de uno. Una prctica poco recomendable es recibir una denuncia o sospechar que algo anda mal, para luego actuar sin estrategia. CUNDO HAY QUE SOSPECHAR? Un programa integral de administracin del riesgo de fraude y la instrumentacin de eficientes mecanismos de control interno son los primeros pasos para disminuir los riesgos de un desfalco. Sin embargo, el factor humano es corruptible por naturaleza y los mecanismos de prevencin no siempre funcionan: los fraudes an pueden ocurrir. Segn estudios de KPMG basados en diversos fraudes cometidos en todo el mundo, algunas seales para detectar a empleados susceptibles a cometer un fraude son: Estilo de vida que no corresponde a los ingresos. Posesin de un patrimonio que no concuerde con el salario. Presencia en el trabajo en horarios poco habituales. Presiones y preocupaciones financieras personales (bodas, enfermedades de familiares, muerte de parientes, etctera). Sentimientos de revancha contra la compaa (percepcin de ser explotado). Presiones inusuales e injustificadas al personal por parte de los jefes. No tomar vacaciones. Niveles injustificados de estrs por la consecucin de objetivos de la empresa, por ejemplo la obtencin de bonos, entre otros.
un artculo de la Lcda. Shelley Marie Hayes

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