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Aspectos Generales Registro Único Tributario 2012

Aspectos Generales Registro Único Tributario 2012

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UNIRSIDAD POPULAR DEL CESAR CONTADURIA PÚBLICA TRIBUTARIA 1) Aspectos Generales Registro Único Tributario – RUT

:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. ¿Qué es el RUT? ¿Qué es el NIT? ¿Para qué sirve el RUT? ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT? ¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT? ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT? ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT? ¿Cómo me inscribo? ¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de inscripción en el RUT? ¿Qué es y cómo se efectúa la formalización de la inscripción? ¿Para formalizar debo presentarme personalmente? ¿En qué evento debo actualizar el RUT? ¿Cómo realizo la actualización del RUT? ¿Qué sanciones pueden presentarse con respecto al Registro Único Tributario -RUT-?

1. ¿Qué es el RUT? El Registro Único Tributario -RUT- constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. 2. ¿Qué es el NIT? El Número de Identificación Tributaria - NIT constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artículo 4º del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. 3. ¿Para qué sirve el RUT? Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. 4. ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT? Según el Artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT:        Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado, Los agentes retenedores, Los importadores y exportadores, Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, Los profesionales en compra y venta de divisas, y las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero; los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las comercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.

También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artículo. 5. ¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT? Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos. 6. ¿En qué momento debo inscribirme en el RUT? Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse:    En forma previa al inicio de la actividad económica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN. A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente. 7. ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT? Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -RUTtendrá vigencia indefinida y en, consecuencia, no se exigirá su renovación (Art. 6 Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004). 8. ¿Cómo me inscribo? La inscripción en el Registro Único Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la Administración, Cámaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto, y la formalización de la inscripción. (Art. 1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud de inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, se realiza a través de los servicios informáticos electrónicos, de manera virtual o presencial. La opción presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de la solicitud de inscripción a través de los servicios informáticos electrónicos en forma asistida, en las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales, cámaras de comercio o Puntos de Contacto habilitados para el efecto (Art. 2 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). Si se encuentra obligado a inscribirse en Cámara de Comercio, la solicitud de Inscripción en el Registro Único Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento del formulario con la leyenda “EN TRAMITE PARA CAMARA” a través de:    Puntos de Contacto, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados para tal efecto. A través del portal de la DIAN www.dian.gov.co Directamente en las Cámaras de Comercio a nivel Nacional.

Para estos casos la formalización de la inscripción se realizará directamente en las Cámaras de Comercio, donde se entregará el original del formulario de inscripción al cliente debidamente formalizado con leyenda “CERTIFICADO”. La inscripción en el Registro Único Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que no requieran de matricula mercantil, (tanto personas naturales como jurídicas) realizarán la formalización de la inscripción a través de los Puntos de Contacto, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previo cumplimiento de los requisitos.

9. ¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de inscripción en el RUT? El formulario de inscripción del Registro Único Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007):      El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado. Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado. Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros. Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas, o del documento de creación en el caso de entidades públicas. Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante.

10. ¿Qué es y cómo se efectúa la formalización de la inscripción? Se entiende por formalización el proceso de autenticación del obligado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades autorizadas con la expedición del respectivo documento con leyenda “CERTIFICADO”. La formalización se efectúa una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados. El funcionario competente de la DIAN, de la Cámara de Comercio y de las demás entidades facultadas, revisará y validará la información, confrontando los datos que figuran en el documento de identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la información incorporada en el Registro Único Tributario - RUT. Una vez verificada la información, el funcionario competente procederá a formalizar la inscripción en el registro, para lo cual imprime el formulario con leyenda “CERTIFICADO” que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el funcionario facultado. Una copia del documento será entregada al interesado y otra reposará en la DIAN. Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con Número de Identificación Tributaria - NIT, y requieren de ello, la formalización podrá realizarse en Cámara de Comercio presentando el formulario diligenciado o el número del mismo. Para el efecto, el funcionario competente de Cámara de Comercio procede a enviar la información requerida a la DIAN para la asignación del Número de Identificación Tributaria - NIT, que deben solicitar a más tardar dentro los dos (2) días calendario siguientes a la asignación de la matrícula mercantil. 11. ¿Para formalizar debo presentarme personalmente? Existen las siguientes alternativas:    Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurídica. A través de tercero autorizado debidamente acreditado. A través de terceros previa autenticación de la firma del interesado o quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario.

Tratándose de la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representación legal. Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de inscripción, previo diligenciamiento, en el Consulado del país de residencia y a través de éste se hará entrega del certificado. En su defecto, enviarán la solicitud de inscripción a través del correo electrónico al buzón “rut_extranjeros@dian.gov.co” habilitado para tal efecto y por medio de éste se enviará el documento formalizado. 12. ¿En qué evento debo actualizar el RUT? Cuando la información inicialmente registrada en el RUT haya sufrido algún tipo de modificación ya sea de identificación, ubicación o clasificación. La actualización del Registro Único Tributario - RUT también procede en los siguientes eventos, en los cuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

Por cambio de régimen común a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro Único Tributario - RUT, pretenda obtener el cambio de régimen de común a simplificado de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario. Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el Registro Único Tributario - RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarán previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 del E.T. Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelar la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, en los eventos señalados en el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004. Las demás que señale la ley. En todo caso, la solicitud deberá ser presentada acreditando los requisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

Actualización de oficio. La actualización de oficio en el Registro Único Tributario - RUT, (Artículo 8 de la Resolución 01887 del 22 de febrero de 2007), procederá entre otros, en los siguientes casos:  Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o a información reportada por autoridad competente. Cuando en alguna de las áreas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un proceso, se establezca que la información contenida en el Registro Único Tributario - RUT está desactualizada.

Para efectos de la actualización de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artículo, el funcionario que tenga conocimiento dejará constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendo informar y remitir la documentación respectiva, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su conocimiento, a las áreas de Fiscalización para lo de su competencia y a la de Gestión y Asistencia al Cliente de la Administración competente, para que proceda a la actualización del Registro, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del informe. Efectuada la actualización de oficio, de manera inmediata se comunicará al interesado a través de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. También se informará al área que puso en conocimiento el hecho y al área de fiscalización. De la misma manera se procederá cuando se reciba información de terceros, evento en el cual la actualización tendrá lugar una vez el área competente realice las comprobaciones y verificaciones a que haya lugar. Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal. 13. ¿Cómo realizo la actualización del RUT? El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro Único Tributario - RUT deberá realizarse a través de los servicios informáticos electrónicos o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los Puntos de Contacto habilitados de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, consulados y otras entidades públicas o privadas facultadas para el efecto. 14. ¿Qué sanciones pueden presentarse con respecto al Registro Único Tributario -RUT-? Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que adicionó el artículo 658-3 al Estatuto Tributario:  Sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo, se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina. Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de tres (3) días. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario RUT. Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.

Sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT.

La información que contiene esta ayuda es solamente orientadora; si tiene inquietudes que impliquen la interpretación y aplicación en forma general de las normas relativas al RUT, formule su consulta a la Oficina Jurídica de la DIAN, dian@dian.gov.co

2) FACTURAR: Están obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Están excluidos quienes pertenezcan al régimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras, los distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio público de transporte de pasajeros, el servicio de baños públicos, la relación laboral, las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos cuando no superen los topes para pertenecer al régimen común y en las enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante. Están obligados a facturar los tipógrafos y litógrafos aun cuando pertenezcan al régimen simplificado. Son documentos equivalentes, el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matrícula, las pólizas de seguros, los extractos, la factura electrónica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotería, la nomina donde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidación de transacciones en bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro de peajes. También existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en el expendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonario o por computador deben solicitar autorización de la numeración ante la DIAN. Obligados a facturar: La obligación de facturar, es uno de los deberes formales de todo contribuyente y/o comerciante. Prácticamente todos los comerciantes y empresas están obligadas a facturar, sin importar si es o no responsable del algún impuesto. Al respecto, dice el artículo 615 del estatuto tributario: Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta. Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento equivalente a la factura. Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral. En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto Tributario. Por su parte, el artículo 01 del decreto 1165 de 1996, contempla: Obligación de facturar. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 511 del Estatuto Tributario, también están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de las operaciones que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la UAE. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios, debe expedir factura, a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están obligados a expedir factura.

¿Qué es una factura? Otra tema básico pero de recurrente consulta. Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye título valor para su emisor o poseedor en caso de endoso. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Sobre la factura dice el artículo 773 del código de comercio colombiano: Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (…) Vemos que el código de comercio nuestro define la factura como un título valor, título valor que legitima el valor derecho literal y autónomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor [factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mérito ejecutivo. Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de título valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio considera para ello. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor desde el punto de vista tributario, requisitos que están contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario. Consulte los requisitos que debe tener una factura. Consulte el capítulo de facturación de la cartilla de IVA y FACTURACION de la Editorial Legis S.A. 2012: SÉPTIMA PARTE, Facturación.

Prof. HENRY FCO, ZULETA

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