1 Admn y Finanzas

1 Admn y Finanzas

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1. IMPORTANCIA DE LA CARTA COMERCIAL. .................................................................................. 3
2. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL. ................................................................................................ 3
2.1. ENCABEZAMIENTO. ............................................................................................................................... 4
2.2. COMUNICACIN O CUERPO DE LA CARTA. ................................................................................... 6
3. CARTAS DE DOS O MS PGINAS. ..................................................................................................... 8
4. PRESENTACIN DE LA CARTA COMERCIAL. NORMAS. ............................................................ 9
4.1. ESTILOS DE PRESENTACIN DE LAS CARTAS COMERCIALES. .............................................. 9
5. EL PAPEL Y EL SOBRE. ........................................................................................................................ 12
5.1. El papel. ...................................................................................................................................................... 12
5.2. El sobre. ...................................................................................................................................................... 12
6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES. ................................................................................................. 14
6.1. CARTAS DE OFERTA............................................................................................................................. 14
6.1.1. CARACTERSTICAS .............................................................................................................................. 14
6.1.2. . ESTRUCTURA Y CONTENIDO .......................................................................................................... 14
6.2. CARTAS DE INFORMACIN. .............................................................................................................. 14
6.2.1. CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIN. ................................................................................... 14
6.2.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIN. ........................................... 17
6.3. CARTAS DE PEDIDO. ............................................................................................................................. 17
6.4. ESCRITOS COMERCIALES RELACIONADOS CON EL PEDIDO. ............................................... 18
6.5. CARTAS DE RECLAMACIN. ............................................................................................................. 23
6.5.1. CARACTERSTICAS .............................................................................................................................. 23
6.5.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO. ........................................................................................................... 23
6.5.3. TIPOS DE CARTAS DE RECLAMACIN: ......................................................................................... 23
6.6. CARTAS CIRCULARES. ........................................................................................................................ 25
7. COMUNICADOS DE RGIMEN INTERIOR. ..................................................................................... 27

1 Admn y Finanzas

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1. IMPORTANCIA DE LA CARTA COMERCIAL.

Las cartas comerciales son uno de los principales vehculos de comunicacin entre dos
empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Con ellas se
ofrecen servicios, se realizan pedidos, se facilitan informes, se formulan reclamaciones, se
presentan candidaturas de trabajo, etc.

A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales son formales y objetivas y
presentan una estructura interna rgida, aunque no impide que sean originales y creativas.
Las cartas comerciales deben ir siempre mecanografiadas y deben tener presentes los
siguientes principios bsicos:

Claridad. El mensaje de la carta ha de ser comprensible. Se debe utilizar un
vocabulario fluido y formal, evitando el uso excesivo de formulismos que hagan
pesada la lectura de la carta y que recuerdan a la correspondencia que se emita en
tiempos pasados.
Precisin. Los puntos a tratar en la carta tienen que quedar perfectamente
expuestos de tal forma que el receptor pueda averiguar sin dudas cules son las
pretensiones de quien escribe.
Concisin. Una exposicin adecuada no significa que debe ser extensa. Tenemos
que tener en cuenta que en el mundo de los negocios el tiempo es un valor en alza, y
que se da mayor importancia a la exactitud y a la precisin que a la extensin. Se
han de evitar los rodeos y las frases innecesarias.
Cortesa. En nuestras comunicaciones debemos tener presente a quin nos
dirigimos, por lo que debemos utilizar un lenguaje correcto y respetuoso, evitando en
todo momento un tono de excesiva familiaridad.
Correccin. Una carta comercial debe tener una presentacin adecuada y carecer
de errores gramaticales, ortogrficos y mecanogrficos.

La elaboracin de una carta comercial es una tarea compleja, por ello es recomendable que
con anterioridad a la redaccin de la carta, hagamos un esquema o borrador para
organizar las ideas fundamentales que queremos transmitir.
2. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL.
En general, en una carta comercial se pueden distinguir 3 partes:

ENCABEZAMIENTO.

CUERPO O COMUNICACIN.

PIE O CIERRE.





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2.1. ENCABEZAMIENTO.
Est integrado por una serie de elementos que se sitan al comienzo de la carta, antes de la
informacin que queremos transmitir y que son:
2..t. Membrete. Es la inscripcin que contiene los datos de la persona o de la
empresa que escribe la carta. Normalmente se coloca sobre la parte superior
izquierda de la carta, aunque tambin puede ocupar toda la cabecera. Como
norma general deben aparecer los siguientes datos:
Nombre completo de la empresa o la persona que enva la carta,
generalmente se escribe con un tipo de letra destacado (Negrita
mayscula, efectos word art o similares).
Direccin completa (calle, n, localidad y cdigo postal) de la empresa o
de la persona que enva la carta.
Hoy en da en los membretes se incluyen otros datos como el n de telfono,
fax, correo electrnico o la direccin de la pgina web. Tambin aparece el
logotipo o anagrama, es decir, el dibujo que la empresa utiliza como emblema
comercial.


2..e. Fecha. En toda carta debe constar la fecha de emisin de la misma, ya
que es un dato que se puede utilizar para ordenar y archivar cronolgicamente
las cartas o como referencia a la hora de contestarlas. La fecha en funcin del
estilo que hayamos elegido para la elaboracin de nuestra carta, ir situada
entre el membrete y la direccin del destinatario o tras los datos
correspondientes a este ltimo.

o El formato de la fecha puede ser:
Abreviado: Escrita slo con nmeros: 15-07-2009 se usa poco.
Completo: Con nmeros y palabras, que es lo ms recomendable:
15 de julio de 2009.

o Los nombres de los meses del ao se escriben siempre en minscula y
la cifra correspondiente al ao nunca lleva punto.
o Si en el membrete no figura la localidad de la empresa o si la carta se
emite desde una localidad diferente a la que aparece en l, la localidad
se incluir junto a la fecha:
Albacete, 15 de julio de 2009



1 Admn y Finanzas

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2..c. Direccin interior o destinatario. Es el espacio reservado para
incluir los datos referentes a la persona a quien va dirigida la carta y que son los
siguientes:
Nombre de la persona o empresa. Si es una persona fsica se anteponen a
sus datos personales las abreviaturas Sr./a., D./a. Si es una empresa se
escribe directamente el nombre de la misma. Suele hacerse todo en
maysculas.
Calle.
Cdigo Postal y localidad.


2..o. Referencias. Permiten identificar la carta o el asunto al que sta se
refiere. Cada empresa tiene su propio sistema de referencias: unas veces se
emplea un nmero de orden, otras veces la referencia es un conjunto de
nmeros y letras o una palabra.
En las cartas puede haber 2 tipos de referencias:.
La referencia del emisor de la carta se indica mediante la
abreviatura n/ref. (nuestra referencia) Ejemplo: n/ref.: RRHH/32.
La referencia del receptor de la carta se indica mediante la
abreviatura s/ref. (su referencia) Ejemplo: s/ref.: ARP/2007.


2..c. Asunto: Breve informacin sobre el motivo de nuestra carta. Salvo
excepciones no debe ocupar ms de una lnea.

Asunto: Confirmacin pedido.

2... Lnea de saludo. Se escribe desde el margen izquierdo, dejando una
separacin mnima de 2 lneas desde la direccin del destinatario. Su objetivo
es iniciar el contenido de la carta con una frase de cortesa.
Existen diferentes frmulas de saludos, y se deber elegir una u otra en funcin del
grado de familiaridad que se tenga con la persona a la que va dirigida la carta. Las
ms utilizadas son:








Despus del saludo se deben poner siempre 2 puntos.


PERSONAS FSICAS:
Seor: Seora:
Estimado seor o seora:
Estimado amigo o amiga:
Distinguido seor o seora:
Apreciado cliente o
clienta:

PERSONAS JURDICAS:
Seores:
Estimados seores:
Distinguidos seores:
Apreciados clientes:


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2.2. COMUNICACIN O CUERPO DE LA CARTA.
Esta parte contiene la informacin que queremos transmitir. Consta de los siguientes
elementos:

2.2.t. Texto de la carta. Es la parte ms importante de la carta. En ella se
incluyen los asuntos o temas que se han de tratar, as como los argumentos o
razones que correspondan.
El texto de la carta se compone a su vez de 3 partes:
Introduccin. Breve prrafo en el que se expone el motivo de la carta. Si la
carta es la contestacin a otra, o se refiere a algn documento anterior, se
har referencia a ella mediante frmulas como.
Contestamos a su carta de fecha 15-01-2007...
En contestacin a su escrito del ...
Con referencia a ...

Ncleo. Uno o varios prrafos en los que se desarrolla, de una forma clara y
concisa, la idea principal del mensaje.
Conclusin. Pequeo prrafo final en el que se resume el contenido de la
carta.
EJEMPLO DE CUERPO:

En contestacin a su carta, le remitimos un catlogo con la informacin
sobre nuestros diversos artculos, as como las condiciones generales de
venta.

Si adems, usted es usuario de internet, podr encontrar
actualizaciones de nuestros productos ms innovadores y variados
acudiendo a nuestra web www.fabricadossa.com. Tambin podemos
remitirle dicha informacin a su domicilio peridicamente si usted as lo
desea.

El texto de la carta debe ser claro y ordenado para facilitar su comprensin.

2.2.e. Despedida. Se trata de una o dos lneas en las que saludamos a
nuestro interlocutor y, a veces, le invitamos a actuar en un determinado sentido.

Aprovechando la ocasin, le saluda atentamente.
Reciba nuestros saludos.
Atentamente, le saluda.
Reciba un cordial saludo.
Cordialmente.
Atentamente.




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2.3. PIE O CIERRE.
Es la parte final de la carta. Suele constar de los siguientes elementos:
Antefirma. Est compuesta por el nombre o razn social de la empresa que
enva la carta. Se escribe con mayscula. Slo se utiliza en los casos en que la
carta provenga de una empresa y no de una persona individualmente.
Firma. Espacio reservado para la rbrica de la persona que enva la carta.
Aclaracin de la firma. Debajo de la firma se debe escribir el nombre
completo de la persona firmante de la carta. En ocasiones, el nombre va
precedido de la abreviatura Fdo., que significa firmado. Debajo escribiremos
en cargo que ocupa en la empresa: Director, Jefe de Ventas, Director comercial

Es posible que una carta vaya firmada en nombre de otra persona. En este caso,
entre la antefirma y la firma se incluyen las abreviaturas P.O. (por orden) o P.A.
(por autorizacin) que indican que la persona que firma la carta lo hace por orden o
autorizacin de otra.

Tanto la antefirma, como la firma y la aclaracin de sta deben situarse ligeramente
desplazadas hacia la derecha de la hoja, salvo en las cartas con estilo de bloque pleno, en
las que, se sitan en el margen izquierdo como veremos ms adelante.

Anexo.
Algunas veces, junto a la carta se incluye algn documento. Cuando esto sucede, se aade
un apartado, denominado anexo, en el que se especifica el documento que se adjunta.
El anexo se sita en el margen izquierdo, dejando al menos una lnea en blanco desde la
aclaracin de la firma.

ANEXO: Catlogo de nuestros productos.


Posdata o Nota.
Estos apartados, que son muy breves, tienen como objeto aadir alguna aclaracin sobre
algn punto de la carta.
Se colocan en el margen izquierdo precedido de la abreviatura P.D. o de la palabra
Nota. A veces el anexo y la posdata se escriben en un tamao de letra ms pequeo que el
del resto de la carta.
P.D.: El precio unitario del artculo b-53 es de 120 .
SUMINISTROS S.A.

Fdo. Vernica Pinto Tuy
Jefa de Ventas

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3. CARTAS DE DOS O MS PGINAS.

La extensin de las cartas comerciales es variable, pues depende de la informacin que
contengan. Habitualmente las cartas comerciales no superan una sola pgina, ya que
siempre se procura escribir la carta de la forma ms concisa posible. Sin embargo, en
ocasiones se hace necesaria la utilizacin de ms de una pgina para transmitir la
informacin de manera ms completa.

Cuando tengamos que redactar una carta comercial de dos o ms pginas, deberemos
tener en cuenta las siguientes normas:
Prestar atencin a la disposicin del texto, (debe tener suficientes espacios en blanco). En la
medida de lo posible los datos ms importantes se deben situar en la parte central del
cuerpo de la carta, para se aprecien a simple vista.
Se debe continuar la segunda pgina en otra hoja, es decir, no se puede utilizar nunca el
reverso del papel.
Es conveniente utilizar smbolos que indiquen que la carta contina en otra hoja.
Normalmente se coloca en el extremo inferior derecho del papel el smbolo /, y se
repetir en el extremo superior izquierdo de la hoja siguiente.

1 hoja 2 hoja









Solo la primera pgina llevar membrete, en el resto no se debe incluir.
En caso de que no se utilice este tipo de smbolo, las distintas hojas de la carta
deben ir numeradas, comenzando desde la primera pgina.







/
/

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4. PRESENTACIN DE LA CARTA COMERCIAL. NORMAS.

La presentacin es tan importante como su contenido. De hecho, una carta es un fiel reflejo
de la persona que la escribe y de la empresa a la que representa, por ello seguiremos las
siguientes normas:

LOS MRGENES.
Son los espacios en blanco que rodean al texto de la carta. Son cuatro: Izquierdo, derecho,
superior e inferior.Los mrgenes influyen decisivamente en la presentacin de la carta.
Antes de comenzar a escribirla, debemos calcular su medida.
se deben respetar unas medidas aproximadas:
Para los mrgenes izquierdo y superior: 3 cm.
Para los mrgenes derecho e inferior: 2 cm.

DISTRIBUCIN DEL TEXTO.
La norma general es que los datos guarden una proporcin esttica y que la carta disponga
de suficientes espacios en blanco, imprescindibles a la hora de hacer ms fcil y fluida la
lectura de la carta. Las lneas y los prrafos pueden estar separados por ms o menos
espacio, pero siempre procurando que el texto quede claro y despejado.

4.1. ESTILOS DE PRESENTACIN DE LAS CARTAS COMERCIALES.
Dependiendo de la forma de distribuir los textos dentro de la hoja de la carta comercial,
podemos distinguir los siguientes estilos:

4.1.1. Estilo bloque pleno o Estilo moderno. Es el que ms se utiliza en la
correspondencia de las empresas. Como su nombre indica, se caracteriza por
tener toda la informacin en un solo bloque. Se comienza a escribir a partir del
margen izquierdo y no se deja ningn espacio en blanco o sangra al inicio de
cada prrafo.

4.1.2. Estilo bloque o moderno modificado. En este estilo, los datos del
destinatario, el saludo inicial y el cuerpo de la carta, se escriben partiendo del
margen izquierdo; y el nombre de la empresa (membrete), la fecha, referencias,
despedida, antefirma y firma, se escriben partiendo del centro de la carta.

4.1.3. Estilo de semibloque o profesional. Este estilo es el ms clsico y
elegante de todos. Se utilizan sangras al comienzo de cada prrafo, y stas
suelen tener una medida de 2 a 3 cm., pero siempre la misma.
En cuanto a los datos correspondientes a la despedida, la antefirma y firma,
stos aparecen como en el estilo moderno modificado, partiendo del centro de
la carta.

EJEMPLOS DE CARTAS DE LOS 3 ESTILOS:


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ESTILO BLOQUE PLENO




















ESTILO BLOQUE MODERNO MODIFICADO





















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ESTILO BLOQUE SEMIBLOQUE O PROFESIONAL


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5. EL PAPEL Y EL SOBRE.
5.1. El papel.
Hoy en da es muy variado y cada empresa debe elegir el papel que mejor se adecue a sus
necesidades la nica exigencia de calidad es que no sea ni demasiado grueso ni demasiado
fino.
En cuanto al color, normalmente se utiliza el blanco, aunque algunas empresas utilizan
algn color o marca de agua. Lo ms importante a la hora de elegir el color es que no
dificulte la lectura de la carta, por lo que son recomendables los colores claros. (crema y
gris).
En cuanto al tamao, vara tambin en funcin de la empresa, pero los tamaos ms
habituales son:
Holandesa comercial: (22 x28 cm).
Cuartilla (22 x 15 cm).
DIN A4: (21 x 29,7 cm). El ms utilizado
Folio: (22 x35 cm).

5.2. El sobre.
Es la cubierta en la que se introduce la carta. En el sobre deben aparecer claramente los
datos del destinatario, el nombre de la empresa o de la persona a la que se dirige la carta, y
los datos del remitente. En el caso de que la carta se enve por el Servicio de Correos y
Telgrafos, el sobre deber ir debidamente franqueado, es decir, con el sello
correspondiente al tipo de envo (urgente, certificado, etc) y al lugar de destino.
Como norma general, los sobres utilizados son del mismo color que el utilizado por la
empresas para las cartas y su papel debe ser lo suficientemente fuerte para que la carta no
se deteriore ni se trasluzca.

Los tipos de sobres ms utilizados son:
Normal o ministro. Tienen forma cuadrada.
Americano. Tienen forma rectangular.

Algunos de estos sobres disponen de una
ventanilla de papel transparente que permite ver la
direccin que figura en la carta. En este caso las
empresas utilizaran un tipo de papel que tiene
marcado el espacio reservado para la direccin
del destinatario. As, al doblar la carta para
introducirla en el sobre, la direccin se corresponde
perfectamente con la ventanilla del sobre.









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Los datos que deben aparecer en el sobre son:
Datos del destinatario: Van en el anverso o parte delantera en el centro
derecha del sobre. Son:
Nombre de la empresa o persona; Lnea de atencin (si la hubiese); Direccin;
Cdigo postal y Localidad.
Datos del remitente: Van normalmente ya impresos en el anverso de la carta,
aunque pueden situarse en el reverso del sobre. Son:
Nombre de la persona o empresa que enva la carta o logotipo; Direccin; Cdigo
postal y Localidad.











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6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES.
Desde el punto de vista de la empresa podemos distinguir cuatro grandes tipos de cartas
comerciales: cartas de oferta, cartas de informacin, cartas de pedido y cartas de reclamacin.

6.1. CARTAS DE OFERTA.
Las empresas utilizan este tipo de cartas con el fin de ofrecer a los posibles clientes
determinados productos y servicios.
6.1.1. CARACTERSTICAS
En la redaccin de este tipo de cartas debemos resaltar los aspectos positivos de nuestros
productos o servicios y las ventajas que ofrecemos respecto a nuestros competidores: mayor
eficacia, mejor servicio, mejores condiciones econmicas, experiencia, etc.
El tono debe ser corts, claro y atractivo. Debemos explicar con precisin, detalle y concisin
las caractersticas de nuestros gneros (sin exageraciones).
6.1.2. . ESTRUCTURA Y CONTENIDO
Presentacin: En el primer prrafo, se debe explicar el motivo de la
carta y presentar a nuestro interlocutor la propuesta que ofrecemos.
I nformacin: A continuacin, demos indicar las caractersticas del
producto o servicio, las ventajas que ofrece, el precio, la duracin de
la oferta y la forma de adquisicin.
J ustificacin: Por ltimo, debemos sealar de forma sutil, los
beneficios que puede recibir nuestro interlocutor al adquirir nuestros
productos.
6.2. CARTAS DE INFORMACIN.
Se dividen en 2 grupos.: De solicitud de Informacin y De respuesta a la solicitud de
informacin.
6.2.1. CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIN.
Tienen como objeto recabar o aclarar datos sobre una empresa o sobre los productos que
ofrece.
La redaccin debe ser respetuosa, y siempre se ha de mostrar agradecimiento. Nunca debemos
mostrar en la carta un tono exigente. La carta debe ser clara para lo cual expondremos con
detalle cual es el objeto de nuestra demanda de informacin y el motivo.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO.
Peticin: En el primer prrafo, se debe explicar el motivo que nos mueve para dirigirnos
a la empresa y qu es lo que necesitamos saber.
Descripcin de la informacin: A continuacin, demos indicar detalladamente y sin
rodeos el tipo de informacin. Es muy conveniente utilizar expresiones que denoten
cortesa como: Le agradecera, Si es posible, Le ruego, pero sin que tengan que
ser sumisas.
Agradecimiento: Por ltimo, debemos mostrar nuestra gratitud por anticipado y la
esperanza de que nuestra demanda sea atendida.

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CARTA DE OFERTA


INFOTRNIC
C/ Clavel, 14
08032 Barcelona


12 de enero de 2007


Informtica Rivas
C/ Pez, 11
23001 Oviedo


n/ref.: ML/ec
Asunto: Nuevo programa antivirus.

Estimado amigo:

Tenemos el gusto de poneros en contacto con usted para informarle de que el
prximo 1 de febrero lanzaremos al mercado un nuevo programa antivirus que, sin
duda alguna, cubrir las necesidades de seguridad de los usuarios de Internet.

Conscientes de que en el mercado haba un espacio vaco en materia de seguridad
informtica, hemos desarrollado un nuevo antivirus que proporciona una completa
proteccin y que acta desde el primer momento en el que el usuario se conecta a la
red. Antivirus Doc es una solucin de alto rendimiento que detecta tanto los virus
conocidos como los desconocidos antes de que pueden filtrarse en el sistema
informtico.

Antivirus Doc es un programa de fcil instalacin y de configuracin integrada en un
nico producto que sale al mercado a un precio de 35 . Nuestra tecnologa cuenta
con las ms prestigiosas certificaciones de calidad y con el reconocimiento de miles
de usuarios que han realizado pruebas con nuestro nuevo programa.

Por otra parte, queremos formularle de que todos los pedidos superiores a 3.000
euros sern beneficiados con un descuento del 35% sobre el precio finan.

En espera de recibir pronto sus impresiones sobre nuestro nuevo producto, le saluda
cordialmente,




Margarita Larreta
Directora Comercial

1 Admn y Finanzas

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CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIN



INFORMTICA RIVAS
C/ Pez, 11
23001 Oviedo



25 de enero de 2006



Infotrnic
C/Clavel, 14
08032 Barcelona


n/ref.: FR/fr
s/ref.: ML/ec


Estimada seora Larreta:

De acuerdo con su carta del pasado 12 de enero, en la que me comunicaba el
lanzamiento del Antivirus Doc, necesito que me ample la informacin, en aras
de realizar un pedido en firme de productos.

Me gustara recibir un catlogo con las especificaciones tcnicas del programa
que ha desarrollado su empresa, para tener conocimiento ms profundo de las
caractersticas del antivirus y poder as ofrecrselo a mis clientes con la mayor de
las garantas.

Agradeciendo de antemano el inters, reciba un atento saludo.






Felipe Rivas
Director

1 Admn y Finanzas

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6.2.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIN.
Tienen como objeto responder a una peticin de informacin previa. La respuesta debe ser
inmediata no podemos demorarnos en su contestacin. El tono ha de ser cordial y se debe
mostrar agradecimiento por el inters que nos ha prestado.
La redaccin ha de ser clara y debemos incluir todos los datos que nos solicitan y aquellos
otros que nosotros consideramos de inters. Es conveniente adjuntar muestras, catlogos, etc.

a) ESTRUCTURA Y CONTENIDO.
I ntroduccin: En las primeras lneas de nuestra carta deben hacer referencia a la
solicitud de nuestro interlocutor al mismo tiempo que agradecimiento con frases
como: Tengo el gusto de responder a su carta de.... en la que expona...., Gracias
por su carta de.....y por el inters que muestra sobre nuestra empresa, etc.
I nformacin: A continuacin, demos dar respuesta a la peticin de forma clara,
ampliando los datos que puedan ser de inters y fomentando los aspectos que
mejoren nuestra relacin comercial.
Disposicin: Por ltimo, debemos mostrar nuestra disposicin a aclarar o ampliar la
informacin que precise. Se usarn frmulas como: Si precisa alguna aclaracin...,
Estamos a su disposicin para todo lo que necesite, o No dude en ponerse en
contacto con nosotros en caso de.... etc.

6.3. CARTAS DE PEDIDO.
Las empresas utilizan este tipo de cartas con el fin de solicitar la adquisicin de algn
producto o la prestacin de un servicio.

6.3.1. CARACTERSTICAS
Debido a que adquirimos un compromiso en firme con el proveedor, las cartas deben ser:
Sencillas y precisas. Cada elemento del pedido debe quedar
perfectamente detallado.
Ordenadas. Para que la informacin no de lugar a dudas.
El tono debe ser corts, claro y atractivo. Debemos explicar con precisin, detalle y concisin
las caractersticas de nuestros gneros (sin exageraciones).
6.3.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO.
- Motivo: En el primer prrafo, se debe explicar brevemente nuestra solicitud
y, en caso de nuestro pedido sea respuesta a una oferta, hacer referencia a la
misma.
- Descripcin del pedido: A continuacin, demos describir detalladamente el
pedido, siendo los datos y el orden a exponer los siguientes:
Mercanca y cantidad que se solicita. Si tienen catlogos usaremos la
referencia que aparece en ellos y si hay distintos tamaos se especificar el
que deseamos.
Precio.
Plazo de entrega.
Formas y condiciones de pago.
Transporte. Especificando cmo se desea el transporte y quin correr con
los gastos que ocasiona.

1 Admn y Finanzas

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6.4. ESCRITOS COMERCIALES RELACIONADOS CON EL PEDIDO.

Los pedidos originan una gran cantidad de correspondencia comercial. Los escritos ms
frecuentes son anuncios de envo, acuses de recibo y cartas de modificacin o anulacin de
pedidos.
- ANUNCI OS DE ENV O: Es una carta en la que la empresa vendedora
informa a la empresa compradora del envo de su pedido. En el primer
prrafo, se debe hacer referencia al pedido recibido y despus comunicar que
se procede al envo de la mercanca.

- ACUSE DE RECIBO: Carta mediante la cual el comprador muestra su
conformidad con el envo recibido. Antes de firmar cualquier acuse, debemos
examinar detenidamente los gneros recibidos, con el Albarn y la Factura
correspondiente.

- MODI FI CACI N O ANULACI N DE PEDI DOS. Cuando el comprador
se ve obligado a modificar o a anular un pedido, debe remitir una carta a la
empresa vendedora exponiendo el motivo de tal decisin. Una modificacin o
anulacin de pedido no tiene que ser aceptada obligatoriamente; por ello,
debemos redactar la carta de la forma ms amable, correcta y convincente
que sea posible, utilizando expresiones como: Le ruego que disculpe...,
Lamentamos comunicarle..., etc.

- CARTA DE COBRO. Carta que enva la empresa vendedora para solicitar el
pago de un pedido. Junto a la carta, se adjunta la factura y otros documentos
relativos al cobro como puede ser una letra de cambio, un recibo, etc. Por ello
se har constar en la carta en el apartado: ANEXO.

- CARTA DE PAGO. Carta que enva la empresa compradora a la empresa
vendedora para acreditar el pago de un pedido. Junto a la carta, se remite el
taln por el importe de la compra o un documento bancario que justifica el
abono de los productos adquiridos. Por ello, tambin se har constar en la
carta en el apartado: ANEXO.



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CARTA DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIN
INFOTRNIC
C/ Clavel, 14
08032 Barcelona



1 de febrero de 2007



Informtica Rivas
C/ Pez, 11
23001 Oviedo

n/ref.: ML/ec
s/ref.: FR/fr

Asunto: Catlogo de productos.

Estimado seor Rivas:

Gracias por su atenta carta del pasado 25 de enero y por el inters que demuestra
por nuestro nuevo antivirus, que estoy segura ser muy bien aceptado por sus
clientes.

Tal y como me solicitaba en su carta, le envo los catlogos con las especificaciones
tcnicas del Antivirus Doc y una copia de las certificaciones que garantizan todas
sus prestaciones.

Adems, le adjunto dos catlogos ms con los nuevos productos que nuestra
empresa lanzar al mercado en el presente ao.

Si necesita cualquier aclaracin, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Atentamente,




Margarita Larreta
Directora Comercial




Anexo: Catlogos.

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G
G
r
r

f
f
i
i
c
c
a
a
s
s
M
M

r
r
i
i
d
d
a
a

Puente Viejo, 12
09010 Burgos

Papelmat
Carretera de Loeches, s/n
28145 Alcal de Henares
(Madrid)


12 de junio de 2007

n/ref.: Pedido/134
s/ref.:


Seor:

Hace unos das recibimos su nuevo catlogo de productos y estamos
interesados en la compra de alguno de ellos, por lo que le rogamos tome nota del
siguiente pedido:

- 35 resmas de papel cuch blanco de 90 gramos ............ 35 / resma.
- 23 resmas de cartulina blanca de 150 gramos ............... 47 /resma.
- 28 resmas de papel offset de 85 gramos ........................ 28 /resma.
- 1.000 sobres americanos con ventanilla blancos............. 0,50 /unidad.

Es importante que la mercanca nos sea entregada antes del 1 de julio, por lo
que si hay algn problema, le ruego se ponga en contacto con nosotros.

Como es la primera operacin comercial que realizamos con su empresa, le
hacemos saber que puede pedir informes nuestros en la sucursal nmero 12 del
Banco Hesprides de Burgos.

A la espera de su respuesta, reciba un atento saludo.





Pedro Martos Gmez
Director

CARTA DE PEDIDO

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Papel mat
Carretera de Loeches, s/n
28145 Alcal de Henares (Madrid)



15 de junio de 2007



Grficas Mrida
C/ Puente Viejo, 12
09010 Burgos


n/ref.: FR/ec
s/ref.: Pedido134


Asunto: Confirmacin de pedido.


Estimado seor Martos:

Gracias por su pedido del 12 de junio y por el inters que demuestra por nuestros
artculos.

Le comunico que la orden de pedido ya ha sido emitida y puedo garantizarle que la
fecha de entrega de la mercanca ser el 17 de junio.



Muy atentamente,






Francisco Ramos
Jefe de Ventas.





CARTA DE ANUNCIO DE ENVO DE UN PEDIDO

1 Admn y Finanzas

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Papelmat
Carretera de Loeches, s/n
28145 Alcal de Henares (Madrid)



5 de julio de 2007



Grficas Mrida
C/ Puente Viejo, 12
09010 Burgos


n/ref.: FR/ec
s/ref.: Pedido134


Asunto: Envo de letra de cambio.


Estimado seor Martos:

De acuerdo con la conversacin telefnica que mantuvimos el pasado da 1 de
julio, le envo la letra de cambio n 34.561 a 45 das vista por 3.073 (tres mil
setenta y tres euros), importe de la factura n 154 correspondiente a su orden de
pedido n 134.



A la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo.






Francisco Ramos
Jefe de Ventas.






Anexo: L/ n 34.561

CARTA DE COBRO

1 Admn y Finanzas

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6.5. CARTAS DE RECLAMACIN.
Tienen por objeto exponer una queja sobre algn hecho por el que nos hemos sentido
perjudicados y solicitar una solucin.

6.5.1. CARACTERSTICAS
En la redaccin de este tipo de cartas debemos tener en cuenta lo siguiente:
Una carta de reclamacin debe ser inmediata. No debemos dejar que transcurra
mucho tiempo desde el momento en el que se ha detectado un error y el envo de la
carta. Nuestros posibles derechos pueden verse perjudicados si dejamos pasar el
tiempo.
Debe ser clara y detallada. Debemos argumentar con exactitud el motivo de nuestra
queja, aportando el mayor nmero de detalles.
El tono de la carta debe ser educado, a la vez que firme. Evitaremos en todo
momento, adoptar un tono agresivo que podra herir a nuestro interlocutor y afectar a
futuras relaciones comerciales.
De la carta de reclamacin se debe guardar siempre una copia.
Cuando sea nuestra empresa la que reciba una carta de reclamacin, deberemos contestarla
por escrito, tanto si aceptamos la queja como si nuestra respuesta es negativa. Si aceptamos la
reclamacin, debemos reconocer nuestro error e intentar dar soluciones de forma rpida. Si no
aceptamos la reclamacin, debemos exponer claramente las razones en apoyar nuestra
negativa.

6.5.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO.
Motivo la queja: En el primer prrafo, se debe explicar el motivo de
nuestra reclamacin.
Razonamiento de la queja: A continuacin, demos precisar con todo
detalle las causas de nuestro malestar y aportando todos los datos y
pruebas que respalden nuestra queja.
Solucin.: Por ltimo, siempre que sea posible debemos proponer
alguna solucin. La mayora de las empresas prefieren llegar a
acuerdos amistosos antes que tener que solucionar el problema por la
va legal.

6.5.3. TIPOS DE CARTAS DE RECLAMACIN:
Reclamaciones de o sobre artculos. Los motivos ms frecuentes son:
diferencias de calidad, envo de productos no solicitados, mal estado de los gneros
Reclamaciones de o sobre la cantidad. Se envan cuando se detecta un error
en las cantidades recibidas. Es conveniente que escribamos la cantidad exacta tanto en
cifras como en letras.
Reclamaciones de o sobre precios. Ocurre cuando la empresa no est de
acuerdo con la factura recibida. Los motivos ms frecuentes son: Aumento de los
precios sin previo aviso, incorrecta aplicacin del IVA, un descuento no aplicado
P. ejemplo: 350 (trescientos cincuenta euros).


1 Admn y Finanzas

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Puente Viejo, 12
09010 Burgos

Papelmat
Carretera de Loeches, s/n
28145 Alcal de Henares
(Madrid)


19 de junio de 2007

n/ref.: Pedido/134
Asunto: Reclamacin de pedido


Seor:

Acabamos de recibir la mercanca correspondiente a nuestro pedido de 12 de
junio y, tras comprobarla, hemos detectado que no coincide en nada con nuestra
orden, por lo que se ha debido producir algn error:

Nuestro pedido contena los siguiente productos:
- 35 resmas de papel cuch blanco de 90 gramos ............ 35 / resma.
- 23 resmas de cartulina blanca de 150 gramos ............... 47 /resma.
- 28 resmas de papel offset de 85 gramos ........................ 28 /resma.
- 1.000 sobres americanos con ventanilla blancos............. 0,50 /unidad.

Y en lugar de stos, hemos recibido:
- 12 resmas de papel verjurado de color gris.
- 500 sobres americanos sin ventanilla.


Como ya le informamos en nuestra anterior comunicacin, el pedido nos
corre mucha prisa y como an estamos dentro del plazo, le rogamos subsane cuanto
antes este lamentable error y nos enve a la mayor brevedad la mercanca que le
solicitamos.

Atentamente.




Pedro Martos Gmez
Director
CARTA DE RECLAMACIN

1 Admn y Finanzas

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6.6. CARTAS CIRCULARES.
Tienen como finalidad informar a otras empresas o a particulares de algn hecho ocurrido en
nuestra organizacin como cambio de domicilio, presentacin de nuevos productos, etc.

De la circular se obtienen tantas copias como cartas se quieran enviar, por lo tanto el
contenido es el mismo para todos; nicamente varan los datos de cada destinatario.

Una circular debe parecerse lo ms posible a una carta individual, tanto en la presentacin
como en el contenido. Con los ordenadores podramos hacer una plantilla que nos permitir
personalizar posteriormente la carta.

La firma en este tipo de cartas procuraremos que se realice individualmente para que parezca
un original aunque se puede utilizar algn procedimiento de reproduccin que haga que las
firmas parezcan originales. (Impresora de color).

Podemos distinguir los siguientes tipos:
6.6.1. CIRCULARES EXTERNAS.
Se difunden fuera del mbito de la empresa. Mediante estas cartas se informa a otras empresas
o particulares de algn hecho que debe ser conocido por todos aquellos que mantienen
relaciones comerciales con la empresa remitente.
Los motivos ms habituales son: Apertura de sucursales, cambio de denominacin
social o cambio de domicilio, nombramientos, ceses, presentacin de nuevos
productos
Es conveniente que se resalten las ventajas que el nuevo hecho produce sobre el destinatario.

6.6.2. CIRCULARES INTERNAS.

Comunican hechos de inters general a todas las personas que trabajan en una empresa o a un
grupo de ellas. Se utilizan en empresas especialmente grandes, o con un gran nmero de
empleados pues permiten difundir la informacin de forma rpida.
El contenido de una circular interna puede ser muy variado:
Circulares administrativas. Aquellas en las que se dictan normas o se hacen
indicaciones referentes a utilizacin de impresos, formas de registro
Circulares tcnicas. Se refieren a forma de realizacin de presupuestos, programas,
etc.
Circulares informativas. Transmiten informaciones de carcter general, como
horarios, normas de comportamiento, etc.

Las circulares internas vienen siendo sustituidas por correos electrnicos email, que circulan por la
intranet de la empresa.




1 Admn y Finanzas

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CARTA CIRCULAR

1 Admn y Finanzas

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7. COMUNICADOS DE RGIMEN INTERIOR.
Tienen como finalidad requerir o transmitir informacin entre las distintas secciones de una
empresa. Mediante estos comunicados, se solicitan o envan datos, proyectos, notificaciones,
etc Tambin se denominan Memorandos.
El comunicado de rgimen interior se diferencia de la circular interior en que el comunicado
tiene normalmente un nico destinatario y se realiza de forma individual, mientras que la carta
circular se enva a muchos destinatarios.
La estructura del comunicado de rgimen interior es la siguiente:
Encabezamiento.
Membrete de la empresa. En el caso de un comunicado de rgimen interior,
no es necesario escribir la direccin de la empresa, ya que este dato es
conocido por todos los miembros de la organizacin.
Nombre o cargo de la persona que emite el comunicado precedido de la
preposicin De. Esta lnea se escribe en maysculas.
Nombre o cargo de la persona a la que va dirigido el comunicado precedido
de la preposicin A. Esta lnea se escribe tambin en maysculas.
Asunto: Breve informacin sobre el motivo del comunicado.

Cuerpo. Exposicin precisa y breve del asunto que ha dado origen al
comunicado. Los mrgenes sern: 5 cm. en el izquierdo y 2 cm. en el derecho.
Cierre: Llevar los siguientes aspectos: La fecha de emisin del comunicado Y
debajo la firma de la persona que enva el comunicado.





















Carretera Vieja, 33
41006 Sevilla
Telf. 666 77 88 99
LCTEOS
HISPALENSES
Nota Interior

DE: DIRECTORA COMERCIAL
A: AGENTES DE VENTAS
Asunto: Formacin

El prximo da 26 de marzo se dar inicio
al curso de formacin de Estrategias de
Venta, al que deben asistir todos los
agentes de venta.

Fecha: 15 febrero 2007




1 Admn y Finanzas

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ACTIVIDADES SOBRE LA CARTA COMERCIAL: TIPOS.

1. Explica las diferencias entre cartas de solicitud de informacin y cartas de pedido.




2. Por qu la respuesta a una carta de solicitud de informacin debe ser inmediata?




3. Redacta 1 carta de oferta con la siguiente informacin: estilo bloque pleno.
Membrete: Moda Women
C/ Coln, 33 N.I.F. A-2222222
29015 Mlaga Tel. y Fax: 933-55-66
Mvil: 666222244
Direccin interior: Royal Boutique
Plaza Mayor, 1
290033 Mlaga
Fecha: La de hoy
Asunto: Oferta
Comunicacin: Informarle de que acaban de lanzar una nueva coleccin para el
verano, compuesta de 16 diseos exclusivos. En el caso de que realicen un pedido
superior a 1.500 , ofrecen un descuento del 10%, y si el pedido es superior a
3.700 el descuento ser del 30%.

4. Explica las diferencias que hay entre una carta de solicitud de informacin y una
carta de oferta. Quin escribir cada una de ellas, el proveedor o el cliente?







5. En las siguientes oraciones, detecta los errores y corrgelos:
Les ruego me enve cuanto antes la factura n 376.
No han sido recibido los cinco ordenadores.
Si tuviera que redactar una carta, tendr en cuenta al destinatario.
Vinieron mucho cliente a la presentacin de los nuevo productos.
De acuerdo a los nuevos proyectos la empresa contratar dos administrativos.

6. Se debe guardar una copia de una carta de reclamacin? Por qu?






1 Admn y Finanzas

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7. Las empresas Ofimatic, S.L. y Tecnoprom, S.A. han mantenido durante los
ltimos meses una intensa relacin mercantil. Redacta toda la correspondencia
comercial a que d lugar cada uno de los supuestos que se plantean. Utiliza
para cada una un estilo: moderno, moderno modificado y profesional en ese
orden. Recuerda que la alineacin de los prrafos siempre debe ser
justificada.

OFIMATIC, S.L.
C/ De la Cruz, 76
21015 Huelva Tel. y Fax: 623-22-33-33
N.I.F. B-98765454
Empresa dedicada a la venta de material para oficinas: productos
informticos, productos de papelera, pequeo mobiliario, etc.

TECNOPROM, S.A.
C/ Isaac Peral, 23
30021 Murcia
Empresa dedicada a la fabricacin de elementos perifricos para
ordenadores: impresoras, escneres, monitores, etc.


CARTA 1: Fecha: 12-01-2007
Tecnptrom informa a sus clientes de la liquidacin de 500 pantallas planas de ordenador
modelo LS67 a un precio de 670 euros. Las pantallas son de ltima generacin y la oferta
estar en vigor hasta el 15 de febrero. Firma: Luis Prez, director de ventas.


CARTA 2: Fecha: 18-01-2007
Pilar Arroyo, directora de compras de Ofimatic, est interesada en la oferta y se pone en
contacto con Luis Prez, director de ventas de Tecnoprom, para recabar informacin sobre la
oferta que le ha llegado.
Necesita saber, no slo las caractersticas tcnicas del producto, sino la forma de pago, por
quin corrern los gastos de transporte y embalaje y si hay algn descuento por pronto pago y
por realizar un pedido superior a 25 pantallas.

CARTA 3: Fecha: 23-01-2007
Luis Prez agradece el inters de Ofimatic y le enva los catlogos correspondientes a las
pantallas, en los que se recogen todos los datos concernientes al producto.
En cuanto a los descuentos, lamenta no poder aplicarlos a este artculo, ya que el precio est
muy ajustado.
Ahora bien, tanto los embalajes como el transporte corrern a cargo de Tecnoprom, y en
cuanto a la forma de pago puede ser a 60 90 das.

CARTA 4: Fecha: 06-02-2007
Pilar Arroyo, realiza el siguiente pedido:
o Mercanca: pantalla plana de ordenador modelo LS67.
o Cantidad: 34.
o Precio unidad: 670 .
o Fecha de entrega: 16-02-2007.

1 Admn y Finanzas

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o Domicilio de entrega: Calle Real, 54 21033 Huelva.
o Forma de pago: 90 das.
o Transporte y embalaje: a cuenta de Tecnoprom.

CARTA 5: Fecha: 10-02-2007
Luis Prez, conforme con el pedido, enva acuse de recibo.

CARTA 6: Fecha: 17-02-2007
Pilar Arroyo, despus de comprobar la mercanca recibida, se pone en contacto con Luis
Prez para informarle de que el pedido ha llegado en la fecha indicada, pero que tres pantallas
estn rayadas.
Propone quedarse con ellas a un precio de 400 o que le sean cambiadas por otras tres en
perfectas condiciones. En este caso, los cargos de transporte tambin iran por cuenta de
Tecnoprom.


CARTA 7: Fecha: 20-02-2007
Luis Prez pide disculpas por lo ocurrido y opta por cambiar inmediatamente la mercanca
defectuosa.


CARTA 8: Fecha: 24-02-2007
Pilar Arroyo informa de que la mercanca ha sido entregada correctamente.


CARTA 9: Fecha: 03-03-2007. Factura: tendr el nmero 123-A y fecha 1-03-07.
Tecnoprom enva la factura correspondiente a Ofimatic y una letra
de cambio para que sea aceptada. Debes calcular el importe de la
factura antes de hacer la carta. La factura la haces en una hoja
aparte, con el asistente para facturas.


CARTA 10: Fecha: 16-03-2007
El departamento de contabilidad de Ofimatic da su conformidad a la factura y acepta la letra,
que enva firmada a Tecnoprom. Luis Gmez es el Jefe del Departamento de contabilidad.


CARTA 11: Fecha: 13-04-2007
La direccin de Recursos Humanos de Ofimatic remite una circular a los empleados de
ventas, informndoles de que los agentes comerciales que hayan llegado al 65% de sus
objetivos de ventas en el mes de mayo sern recompensados con una pantalla plana de
ordenador LS67. Martina Surez es la directora de Recursos Humanos.

8. Escribe correctamente las oraciones que sean incoherentes:

Lamentamos informarle que su carta es impecable.
Nos es grato comunicarle que no abonaremos su factura n 321.
Queremos expresarle nuestras excusas por haberle enviado el pedido en la fecha indicada.
Estamos satisfechos con las anomalas que hemos detectado en nuestro pedido.