Peran Corporate Secretary sebagai Penjaga Gawang Good Corporate Governance Mas Achmad Daniri * dan Dadi Krismatono

** Salah satu elemen dalam struktur dan proses Good Corporate Governance (GCG) adalah pemastian bahwa penggunaan wewenang (exercise of power) dan hubungan dengan pemangku kepentingan (stakeholders) berjalan dengan baik untuk kepentingan perusahaan. Dalam menjaga proses tersebut dibutuhkan suatu unit yang berfungsi sebagai fasilitator pengambilan keputusan secara proper dan saluran komunikasi yang terpercaya. Disinilah posisi strategis sekretaris perusahaan (corporate secretary), yaitu menjalankan fungsi memastikan kepatuhan dan administrasi pengambilan keputusan didalam perusahaan, dan melakukan fungsi komunikasi dalam rangka membangun goodwill keluar perusahaan. Dari sisi governance structure, fungsi Corporate Secretary merupakan kepanjangan fungsi Direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi. Pedoman Umum GCG 2006 yang diterbitkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance memetakan lima fungsi direksi, yaitu: (1) kepengurusan; (2) manajemen risiko; (3) pengendalian internal; (4) komunikasi; dan (5) tanggung jawab sosial. Masuk dalam fungsi komunikasi tersebut, terdapat peran Corporate Secretary, yaitu untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders. Corporate Secretary bertanggung jawab kepada Direksi dan laporan pelaksanaan tugasnya juga disampaikan kepada Dewan Komisaris. Kalau kita kaji lebih dalam, maka paling tidak ada 4 hal yang menjadi tugas utama Corporate Secretary. Office of the Board Corporate secretary memiliki tugas dalam penatalaksanaan office of the board yang mencakup pemastian ketersediaan informasi dalam pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris dan Direksi. Pengambilan keputusan yang baik juga didukung oleh usaha Corporate Secretary memastikan kehadiran peserta rapat agar quorum dapat tercapai sehingga keputusan yang dihasilkan legitimate dan kredibel. Bagi perusahaan yang cukup besar dan kompleks, sebaiknya Dewan Komisaris dan Direksi memiliki sekretariatnya masing-masing untuk mengadministrasikan pelaksanaan dan pendokumentasian keputusan rapat. Pendokumentasian ini penting sebagai salah satu bukti pendukung, apabila suatu ketika perusahaan menghadapi kondisi sulit akibat suatu kebijakan perusahaan ataupun untuk keperluan Direksi/Dewan Komisaris menghadapi tindakan hukum. Compliance Kepatuhan perusahaan terhadap peraturan merupakan pondasi penting GCG. Untuk itu, Corporate Secretary harus selalu memutakhirkan informasi tentang peraturan atau regulasi yang

harus dipatuhi oleh perusahaan berikut pengadministrasiannya. Corporate Secretary juga bertanggung jawab menyampaikan informasi tindakan perusahaan (corporate action) kepada regulator yang berkepentingan. Dalam rangka menjalankan fungsi kepatuhan, Corporate Secretary perlu menjalankan fungsi government relations yang bertujuan untuk menciptakan dan memelihara goodwill perusahaan dimata regulator. Tentu fungsi government relations ini harus berada dalam koridor kepatutan dan etika bisnis. Investor Relations Investor merupakan stakeholders strategis yang keputusannya sangat dipengaruhi oleh kualitas dan ketepatan waktu (timeliness) dari informasi yang diterimanya. Corporate Secretary dapat membantu memastikan informasi material tersampaikan kepada investor pada waktu yang tepat. Informasi pada waktu yang tidak tepat dapat menguntungkan sebagian pihak secara tidak wajar dan melawan hukum karena memungkinkan terjadinya self dealing, insider trading, penyesatan informasi dengan sengaja, atau perbuatan tidak etis lainnya. Salah satu bentuk praktik investor relations adalah penyelenggaraan RUPS dan penyiapan Laporan Tahunan. Pelaksanaan RUPS dan Laporan Tahunan secara legal merupakan tanggung jawab Direksi, namun Corporate Secretary sebagai kepanjangan fungsi Direksi, bertugas menyiapkan operasional pelaksanaan RUPS agar dapat berlangsung dengan baik dan menghasilkan keputusan yang diperlukan oleh perusahaan. Kualitas informasi merupakan tanggung jawab perusahaan terhadap stakeholders, dan dalam hal ini Corporate Secretary perlu membangun komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal, khususnya para analis karena ulasan analis yang didasarkan pengungkapan informasi yang layak merupakan salah satu akses investor terhadap informasi, yang juga berpengaruh pada pengambilan keputusan investasi. Corporate Communications Membangun corporate citizenship dan stakeholders engagement merupakan prasyarat bagi kelangsungan hidup perusahaan. Disini, Corporate Secretary membantu pelaksanaan program perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya sebagai bagian dari elemen negara dan masyarakat, serta pemberdayaan stakeholders. Dengan strategi komunikasi perusahaan yang baik, interaksi antara perusahaan dengan stakeholders akan berjalan baik dan pada gilirannya akan memberi kontribusi bagi kinerja bisnis. Perlu diperhatikan bahwa Corporate Secretary tidak harus terjun terlalu teknis dalam aktivitas komunikasi perusahaan. Mengingat fungsinya sebagai playmaker, maka Corporate Secretary menjaga konsistensi pesan dan citra yang ingin disampaikan kepada masyarakat seraya menjaga agar informasi yang disampaikan tidak melanggar hukum. * Mas Achmad Daniri, Ketua Komite Nasional Kebijakan Governance. ** Dadi Krismatono, Mantan Manager Program Komite Nasional kebijakan Governance. oo Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG) (www.governance-indonesia.com) didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Koordinator Bidang Perekonomian dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman dan pelaksanaan good governance di Indonesia, sekaligus memberikan masukan kepada pemerintah tentang isu-isu governance, baik di sektor publik maupun korporasi. Visi KNKG adalah untuk membawa Indonesia menjadi negara dengan pelaksanaan good governance yang baik, dan dengan misi untuk memelopori dan meningkatkan

efektifitas aplikasi good governance di Indonesia dalam rangka membangun budaya di mana prinsip-prinsip good governance diinternalisasikan guna mewujudkan iklim bisnis yang sehat. Untuk mencapai hal ini, KNKG melakukan kajian dan memberikan rekomendasi untuk memperkaya hukum dan peraturan yang ada dengan prinsip-prinsip good governance serta memformulasikan dan mensosialisasikan panduan governance. Divisi Corporate Secretary memiliki falsafah senantiasa memberikan yang terbaik untuk korporasi (we do the best for the company), menjadikan media sebagai mitra (partner of mass media), peduli terhadap segenap stakeholders (we take care of our stakeholders), memberdayakan informasi (empowerment of information), serta berupaya memenuhi semua aspek legal korporasi (we protect our corporate).

Divisi ini bertugas dan bertanggung jawab untuk memastikan seluruh organ Bank Muamalat memahami mematuhi segala perundang-undangan dan peraturan yang relevan dengan kegiatan usaha Bank Muamalat dan pasar modal. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, divisi ini berfungsi sebagai :

1. Hubungan Masyarakat

Sebagai salah satu alat komunikasi perusahaan, Divisi Corporate Secretary bertugas memberikan informasi yang akurat kepada stakeholder yang berkaitan dengan hubungan investor (investor relations), hubungan media (media relations), publikasi perusahaan (corporate publication), hubungan internal (internal relations), pengatur protokoler perusahaan serta penunjang pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG) dan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility atau CSR).

Divisi Corporate Secretary memiliki spirit communication, reputation, dan secure (corsec) bagaimana membangun komunikasi yang intensif secara internal dan menciptakan pencitraan korporasi yang positif di mata stakeholders. Dalam berhubungan dengan masyarakat, Divisi ini menggunakan berbagai saluran komunikasi yang sesuai dengan fokus rational market guna memberdayakan gerai bisnis di daerah tier one city Jakarta.

Tujuannya adalah menciptakan komunikasi yang efektif untuk membangun citra perusahaan. Selama tahun 2010, Divisi Corporate Secretary telah mengutilisasi media luar ruangseperti billboard dan radio, media internet website dan jejaring sosial, dan media promosi lainnya yang sesuai dengan target audience. Pengelola hubungan media ini adalah media relations officer yang bertanggung jawab pada pemberitaan yang membangun citra perusahaan.

2. Hubungan Investor

Dalam hubungan investor berfungsi membina hubungan baik stakeholder yang berhubungan dengan otoritas keuangan, antara lain Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan (BAPEPAM-LK), Bank Indonesia dan Bursa Efek Indonesia, serta para pemegang saham. Dalam menjalankan fungsinya, hubungan investor juga bertanggung jawab terhadap administrasi saham dan pembayaran dividen.

3. Advokat Perusahaan

Salah satu fungsi Divisi Corporate Secretary adalah menangani aspek legal yang berkaitan dengan bisnis perusahaan yang bertanggung jawab terhadap implementasi aspek hukum dan regulasi berkenaan aksi korporasi dan bisnis, khususnya dalam hal berkontrak terkait legalitas, antara lain :

a. menangani administrasi dan transaksi khusus b. menyelesaikan masalah fraud dan melakukan litigation, c. melaksanakan evaluasi kebijakan dan prosedur (policy and procedure) terkat aspek legal. d. memperhatikan masalah legal dan non perbankan yang menyangkut reputasi serta rasa aman bagi segenap stakeholders, khususnya bagi nasabah

Untuk menjawab tantangan dan menunjang bisnis, bagian legal telah difasilitasi oleh legal officers yang melakukan supervisi hukum ke segenap unit bisnis dan unit kerja. Selain itu untuk meningkatkan kemampuan para legal officer tersebut telah dilakukan peningkatan kompetensi yang berkaitan dengan kontraktual pembiayaan dan pendanaan, berperkara di pengadilan, customer due diligence, serta kemampuan dalam memberikan opini legal.

The Corporate Secretary Division has the motto that says we do the best for the company, take media as partner (partner of mass media), care about the entire stakeholders (we take care of our stakeholders), empowering information, and compliant with all corporate legal aspect. (we protect our company)

The Corporate Secretary is in charge of and responsible to ensure that the entire organ of Bank Muamalat, complies with all the Laws and regulations relevant to Bank Muamalat business and stock exchange. In implementing their duties and responsibilities, the division functions as:

1.Public Relation

As one of the communication tools for the Company, the Corporate Secretary Division is in charge of giving accurate information to stakeholders relating to investor relations, media relations, corporate publication, internal relations, corporate protocol manager as well as to support Good Corporate Governance (GCG) and Corporate Social Responsibility (CSR) implementation.

The Corporate Secretary Division has the spirit of communication, reputation and secure (corsec) on how to build intensive internal communication and create a positive corporate image to stakeholders. In relation with the community, the Division uses various communication channels suitable with rational market focus to empower business outlet in tier one city Jakarta.

The goal is to create an effective communication to build the corporate image. During 2010, the Corporate Secretary Division had utilized outdoor mediasuch as billboard and radiointernet mediawebsite and social networkand other promotional media that suits with the target audience. The manager of media relation is media relations officer who is responsible for the news which build the corporate image.

2. Investor Relation

In investor relation the division is in charge to maintain a good relation with stakeholders relating to financial authority such as the Capital Market and Financial Institutions Supervisor Agency (BAPEPAM-LK), Bank Indonesia and Indonesia Stock Exchange. In implementing their duty, Investor Relation is also responsible on stock administration and dividend payment.

3. Corporate Advocate

One of the Corporate Secretary Division functions is to handle legal aspect relevant to the Company's business, responsible for the implementation of legal and regulation aspect relating to corporate action and Company's business, especially in terms of legal contract, such as:

a. handle administration and special transaction b. to settle fraud issues and conduct litigation c. conduct evaluation on policy and procedure related to legal aspect d. focusing on legal and non-banking issues concerning reputation and security for the entire stakeholders, especially for customers.

To answer the challenge and to support the business, the legal department is facilitated with legal officers who conduct legal supervision to all business units and working units. To enhance the legal officer's competency, moreover, a competency enhancement has been conducted relating to financing and funding contract, litigants in court , customer due diligence, as well as the competency in giving legal opinion.