Auditoria del procesoVDA Parte 3 Auditoria del Proceso Proceso de creacién del producto / Producto en serie Proceso de creacién del servicio / Prestacién del servicio 1 edicion 1998 Traduccién al espafiol del original aleman: VDA 6 Teil 3 ProzeBaudit Ante cualquier duda de interpretacién entre ambas versiones prevalecerd la original alemana TRADUCCION EFECTUADA POR SERNAUTO con la ayuda de SEAT ‘Asociacién Espafola de Fabricantes de Equipos y Componentes para Automocion Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA)Exencién de responsabilidad. Los rhanudles VDA son recomendaciones que cualquier persona puede util- zat, Quien las utilce deberd culder.de su-aplicacion correcta en el cas0 con- creto. te at © Los manuales VDA tienen en cuenta el estado de {a técnica-en-el momento de su edici6n. Por la aplicaciénr de las recomendacionés VDA" nadig ¢ ‘queda ‘exen- to de la responsabilidad por sus propios actos. Cada cual actiia por Sti cuien- ta y riesgo. Se excluye cualquier responsabilidad de VDA y de aquellas per- sonas que participan en las recomendaciones VDA. Se ruega a cualquier persona que, en aplicacién de las ‘ecomendaciones VDA, descubriera inexactitudes o la posibilidad de una interpretacion incorrec- ta, comunicarlo de inmediato a YDA..con.el fin de subsanar los posibles fallos. eat Seca Las referencias a normas indicadas en Gacalbaan ‘con el numerg, DIN corres- pondiente y la fecha de su edicién se hace con la autorizaciéfi de ‘DIN Deutscher institut Fir Normurg e.v. Elemento determinante para la aplicacion de la norma es la Ultima version (edicién), con la fecha mas reciente que se obtiene en AENOR. - Derechos de autor La obra, incluidas todas sus partes, esta protegida por los derechos de autor. Cualquier utilizacién fuera de los estrechos limites de la ley de la propiedad intelectual y sin la autorizacién de VDA no esta permitida y es un acto punible. Esto es aplicable en especial en el caso de reproducciones, traducciones, microfilmaciones y en la memorizacién y el proceso en los sistemas electréni- cos.ISSN 0943-9412 Copyright 1997 por VDA ‘Verband der automobilindustrie e. V. (VDA) D-60825 Frankfurt am Main, WestendstraBe 61Prélogo Las crecientes exigencias del mercado de compradores colocan a la gestion de la calidad de la empresa ante funciones nuevas y cada vez mas complejas. En muchos sectores de la economia, un sistema de gestion de la caliad “total” es un componente de la estrategia de la empresa y crea las condiciones orga- nizativas para el cumplimiento de los altos requisitos de la calidad de los pro- ductos y los procesos. Mediante las auditorias del sistema se comprueba en periodos previamente establecidos la eficacia de los sistemas de gestion de {a calidad. Los plazos cada vez mas cortos entre la concepcién de un nuevo producto/un nuevo servicio hasta su produccién/prestacién requieren una paralelizacion cada vez mas intensiva de los ciclos de trabajo de las distintas areas de la empresa. De esta manera cada vez se exige mas a los procesos. ‘También, el autocontrol y la reduccién de los gastos de las pruebas y los ensa- yos de las altas exigencias de la calidad solamente se pueden realizar median- te procesos capaces y controlados. Como es evidente, estas condiciones rigen para el proceso de creacién del producto/Produccién en serie y para el proceso de creacién del servicio/Prestaci6n del mismo. Los procesos de la empresa se deberan someter a un control continuo para asegurar su fiabilidad o bien, poder implantar de inmediato los mecanismos reguladores y correctores apropiados a su debido tiempo. Un elemento sustancial para el control del proceso es la auditoria del proceso. Es parte integrante de la estrategia de VDA “Norma de la calidad de !a indus- tria alemana del automévil (VDA 6)” como se deduce del cuadro siguiente: Estructura de la nueva estrategia para los ESTANDARES DE CALIDAD - VDA6 ESTANDAR DE CALIDAD DE LA INDUSTRIA ALEMANA DEL AUTOMOVIL (VDA 6) ane VDA6 ‘Auditoria VDA 6 | Auditoria del sistema GC Parte 1_| _del sistema Gc_||_Parto 2 Servicios I Auditoria de | [~VDA6 “Auditoria la calidad Parte 3 dol proceso r Piincipios VOA6 ‘Auditoria VDA6 | Auditoria del producto genorales Parte 5 del producto Parte 6 ServiciosAgradecemos a todas las empresas participantes y de forma especial a sus colaboradores que han contribuido @ conseguir este manual VDA 6, parte 3. Han participado: AE Goetze GmbH. Burscheid Becker Automotive System GmbH, Karlsbad BERU Aktiengeselischaft, Ludwigsburg BMV AG, Manchen'y Regensburg Robert Bosch GmbH, Stuttgart Brose Fahrzeugteile GmbH & Co., Coburg Daimler-Benz AG, Stuttgart y-Sindelfingen Ed, Scharwachter GmbH, Remscheid — GLYCO-METALL-WERKE; Glyco B.V. & Co. KG, Wiesbaden INA Werk Schaeffler KG, Herzogenaurach Johson-Controls GmbH, Burscheid Deutz AG, Kéin Lemtérder Metallwaren, Lemférde MAN AG, Minchen Steyr-Daimlet-Puch Fahrzeugtechnik AG, Graz (Austria) Thyssen Umformtechnik GmbH, Bielefeld Volkswagen AG, Wolfsburg WABCO Fatirzeugbremsen GmbH, Hannover ZF Friedrichshafen AG, Friedrichshaten.und-Schwabisch Gmind Frankfurt/Main, enero 1997 VERBAND DER AUTOMOVILINDUSTRIE E.V. (VDA) 6Pagina 5 9 Indice Prélogo 1 Objetivo y propésito del manual 2 Relacién entre las auditorias del sistema, proceso y producto 10 3 Definiciones de la auditoria del proceso 3.4 Funcién 3.1.1 Prevencién 3.1.2 Correccién 3.1.3 Proceso de mejora continua (PCM) (KVP) 3.1.4 Valoracién de la GC 32 Motivos 3.2.1 Auditorias del proceso, programadas 3.2.2 Auditorfas del proceso, adicionales a las programadas 3.3 Aplicacién 3.4 -. Condiciones para la puesta en practica 3.4.1 Condiciones generales en la empresa 3.4.2 Experiencia profesional de los auditores (experiencia con procesos) 3.4.3 Responsabilidad 3. Empresa / Unidad organizativa/Unidad funcional que realiza la auditoria 3. Auditor 3. Empresa / Unidad organizativa/Unidad funcional auditada 4 Desarrollo de ta auditoria 5 Preparacién de la auditoria 5.1 Generalidades 5.2 _Limitacién, estructuracién, documentacién del proceso 5.3 Catdlogo de preguntas especifico de la auditoria del proceso/plan detallado de la auditorfa 6 Realizacién de la auditoria 6.1 Conversacién a titulo de introduccién 62 Desarrollo de la auditoria 7 Valoracién 7.1 Valoracién individual de las preguntas y de los elementos del proceso 7.2 Valoracién total del resultado de la auditoria 7:3 CallificacionIndice 8 9 O41 9.2 10 nN nA 1.2 1.3 12 12.4 12.2 12.3 13 13.1 14 14.4 14.2 14.3 14.4 Conversacién final Medidas correctoras y control de la eficacia Medidas correctoras Control de la eficacia Informe de la auditoria y documentacion Catdlogo de preguntas de la auditoria del proceso Aplicacién Estructura Preguntas/Requisitos/Aclaraciones Catélogo de preguntas de la auditoria del proceso Aplicacion Estructura Preguntas/Requisitos/Aclaraciones Matriz de comparaci6n Matriz de comparacién VDA 6.3 / VDA 6.1 Formularios de la auditoria del proceso Planificacién de la auditoria Informe de la auditoria Plan de medidas Otros formularios VDA Pagina 30 1411 Objetivo y propésito del manual El presente manual informa de la importancia y de los 4mbitos de aplicacién de la auditoria del proceso e ilustra sobre las relaciones entre las auditorias del sistema, proceso y producto. De esta manera se habré de lograr un entendi- miento comtn y un procedimiento concertado al utilizar este instrumento de la gestion en la industria del automévil y sus subcontratistas. En el marco de la auditoria de! proceso se tienen en cuenta en una medida razonable los aspectos de la proteccién medioambiental que, en sustancia, se orientan a los requerimientos de los clientes. Con ello no se pretende auditar el cumplimiento de los requisitos legales especificos de cada pais ya que el proveedor presenta casi siempre la prueba documental; por separado, corres- pondiente. Este manual es una gufa para la puesta en practica de la auditoria del proce- so, interna y externa. Las especificaciones del proceso y los detalles especia- les son s6lo a titulo de ejemplo ya que el auditor habra de desarrollarios, segun las circunstancias lo requieran, con la colaboracién de los expertos del proce- s0. Con este manual se deberd facilitar una comparabilidad de gran alcance de las distintas empresas en relaci6n con el procedimiento en la auditorfa del proce- so sobre la base del presente catalogo de preguntas y con el objetivo de redu- cir los costes de la auditoria, Es posible el reconocimiento de! resultado de una auditoria por un tercero, sin embargo, depende del resultado de un analisis detallado del informe de la auditoria y, en caso necesario, de los documentos y depende también de la opinién y del poder discrecional de dicha tercera persona. Finalmente, este manual habra de servir comb documentacién para la ense- flanza_y el adiestramiento asi como instrucciones de trabajo para los audito- res del proceso y para aquellas empresas que todavia no tienen experiencia en la auditoria del proceso.2 Relacién entre las auditorias del sistema, proceso y producto La auditoria del sistema, proceso y producto son clases de auditorias, a cuyo efecto esta enumeracién no pretende ser absoluta con respecto a otras clases de auditorias. Comparacién de las clases de auditorfas: Auditoria del Sistema GC Dictamen de la existen-| sistema cia total y eficacia de los requisitos basicos Auditoria del Proceso de creacioén Dictamen de la proceso del producto/Produccién | capacidad de calidad en serie de productos/grupos Proceso de creacion de productos del servicio/Prestacién | especiales y sus det servicio procesos Auditorfa del Productos 0 servicios Dictamen de las producto caracteristicas de la calidad Las clases de auditorias que se pueden aplicar de forma auténoma e inde- pendiente presentan aspectos comunes. Una matriz de comparacién de las preguntas del proceso y del sistema se expone en el capitulo 13. Otras aclaraciones sobre las clases de auditorias, las explicaciones, defini- ciones de conceptos y los fundamentos para la calificaci6n de los auditores, la bibliograffa etc. se tratan en el manual VDA libro 6, parte A. Con base en dicha documentacién también se pueden auditar procesos mer- cantiles o de negocios.3 Definiciones de la auditoria del proceso 3.1 Funcion Las auditorfas del proceso sirven para el dictamen de la capacidad de la cali- dad. Deberdn conducir a procesos capaces y controlados, robustos frente a las. magnitudes perturbadoras. Esto se consigue por: 3.1.1 Prevencién La prevencién implica el reconocimiento, la presentacién y la implantacién de medidas para evitar la aparicién de defectos, por primera vez. 3.1.2 Correccién La correcién implica el anélisis de las deficiencias conocidas y la implantacién de medidas para eliminar y evitar una nueva aparicion del defecto 0 fallo. 3.1.3 Proceso de mejora continua (PCM) (KVP) A los efectos del PCM, las mejoras de detalle sirven para la optimizacién de todo el sistema. Las: medidas de la auditoria del proceso, llevadas a la précti- ca, mejoran el proceso y lo convierten en mas capaz y robusto. 3.1.4 Valoracién de la GC Las auditorfas del proceso sirven a la direccién de la empresa para sacar con- clusiones sobre la eficacia de determinadas partes de las dreas del sistema Gc. 13.2 Motivos Las auditorias del proceso se pueden realizar programadas (orientadas al sis- tema o al proyecto) o bien, adicionalmente a las programadas (orientadas al caso). 3.2.1 Auditorias del proceso, programadas Orientacién al sistema Las auditorias del proceso se realizan seguin un plan de auditorias como parte integrante del sistema GC de una empresa. Los proveedores de Ia serie y los proveedores potenciales, cuyo sistema GC ya estd certificado, se auditan de forma especifica atendiendo a los requisitos, es decir, solamente se auditan aquellos procesos concernientes de forma directa al volumen de suministro (minimizaci6n de los gastos), bien, que ya estan previstos. Orientacién al proyecto Las auditorias del proceso se realizan con la debida antelacién y en etapas definidas del proyecto durante los procesos de desarrollo y planificacién con el fin de descubrir las deficiencias e implantar las medidas apropiadas. 3.2.2 Auditorias del proceso, adicionalmente a las programadas Orientacién al suceso/problema En los procesos problematicos se recurre a las auditorfas del proceso en cada una de las fases del proyecto para la eliminacién de los defectos o bien, para comprobar que se han tenido suficientemente en cuenta las caracteristicas cri- ticas del proceso. Son utiles para delimitar las causas del defecto y para la implantacién de las medidas correctoras. 12Motivos para las auditorias del proceso, no Programadas, pueden ser, a titulo de ejemplo: - Baja calidad del producto - Reclamaciones de los clientes - Modificaciones en el ciclo de fabricacién - Inseguridades del proceso - Necesidades imperativas de reduccién de los costes + Peticién de las Areas internas. 3.3 Aplicacién Las auditorias del proceso se pueden realizar, internas y externas, en todo el Ambito de la calidad en las areas de Marketing Desarrollo Compras/Adquisicion (Producto/Servicio) Producci6n/Prestaci6n del servicio Comercial/Distribucién/Puesta en marcha Servicio posventa/Servicio de asistencia técnica Reciclado A titulo de ejemplo, lo ilustra la siguiente relacion: Clase Unidad organizativao —_| Proceso concreto unidad funcional Concerniente Fabricacion mecénica Torear al producto: Taller de pintura Secar Montaje Pegar los cristales Concerniente Planificacién de las Primeras Muestras al servicio: pruebas Personal Contratacién de personal Logistica Disponibilidad de las piezas Proteccién de la Seguridad en la fabrica empresa 133.4 —_ Condiciones para la puesta en practica 3.4.1 Condiciones generales en la empresa La puesta en practica de una auditorfa del proceso requiere una adecuacion concreta a las peculiaridades de la empresa y del proceso. Para ello son necesarias la planificacién y la realizacién dirigidas de las condi- ciones basicas asi como su continua optimizacién. Dichas condiciones generales son, a titulo de ejemplo: Requisitos de las normas DIN.EN ISO 9000ss Estructura organizativa/estructura empresarial Datos de la empresa/de las areas de la empresa (Gama de productos y de servicios, referencias, étc.) Catélogo de preguntas Plan de auditoria * Manual de gestién de la calidad, instrucciones de procedimiento, instrucciones de trabajo e instrucciones para las pruebas (en fun- cién de internas/externas) * Requistos de las disposiciones VDA (a titulo de ejemplo VDA 6.1NDA 6.2) Requisitos de las leyes y los contratos Requerimientos de los clientes Caracteristicas importantes del producto Pardmetros importantes del proceso Historia de la calidad. 3.4.2 Experiencia profesional de los auditores (experiencia con procesos) Una experiencia practica de dos afios como minimo en la gestion del proceso de la industria del automovil (fabricante y subcontratista) es una condicién sus- tancial para un auditor del proceso. ‘Ademés, el auditor de! proceso deberd haber realizado 3 auditorias del pro- ceso, como minimo, en caso necesario, con ayuda de un especialista técni- co (técnico del proceso, especialista del procedimiento) del drea del proceso tipico. 143.4.3 3.4.3.1 3.4.3.2 3.4.3.3 Responsabilidad Empresa / Unidad organizativa/Unidad funcional que realiza la auditoria * Seleccién de los auditores idéneos a la luz de la experiencia pro- fesional y la calificacién * Orden de una auditorfa Auditor * Puesta en practica de una auditoria del proceso segtin el plan de auditoria o bien, orientada al caso concreto: = Acuerdo con el area organizativa/area funcional a auditar (defi- nicién del proceso, interfases) ~ Preparacién de la auditoria (examen de la documentacién, ela- boracién del catdlogo de preguntas, incorporacién de especia- listas 0 de memorias de informacién) - Realizacién de la auditoria - Valoracién - Conversacién final e informe - Medidas correctoras - _ Verificacion de la eficacia de las medidas correctoras - Obligacién de confidencialidad. + Mantenimiento de su calificacion - Conocimiento de las normas y reglamentaciones actuales - Conocimientos profesionales de los auditores - Conocimientos del proceso. Empresa / Unidad organizativa/Unidad funcional auditada Disponibilidad de todas las informaciones necesarias Incorporacién de los responsables del proceso Disponibilidad de! personal técnico competente Definicion de las medidas correctoras Implantacién de las medidas correctoras Verificacién de la eficacia de las medidas correctoras. 164 Desarrollo de la auditoria El desarrollo de una auditoria del proceso se basa siempre en la misma siste- matica. - Preparacién - Realizacion - Conclusién con informe - Medidas y su seguimiento hasta la demostracién de su eficacia. El organigrama siguiente (figura 1) ilustra este procedimiento. v Clase de auditoria ’ Auditoria Auditorfa programada no. programada/ orientada al > 4. ©as0 concreto v Preparacién y documentacién —_véase capitulo 5 Elaborar/modificar v el plan de auditoria Realizacin véase capitulo 6 A si v Valoracién véase capitulo 7 Conversacién final véase capitulo 8 No necesarias y Fin «otras Informe de la auditoria auditorias y documentacién véase capitulo 10 a y No Defectos s si Y Plan de medidas v Implantar el plan de medidas véase capitulo 9 Prueba de eficacia/ Seguimiento si No v Demostrada la eficacia Figura 1: Organigrama de la auditoria 165 Preparacién de la auditoria 5.1 Generalidades Una preparacién a fondo tiene una especial importancia puesto que es la base del éxito de cualquier auditorfa; para ello se debera comunicar al area audita- da el motivo y la fecha de la auditoria. Independientemente de la clase de auditoria del proceso, tanto si = esta programada como si no esta programada, adicional - es interna o externa, - se trata de un producto o un servicio, el procedimiento para la preparacién es el mismo segun la figura 2. Thicio Preparacién do la auditoria del proceso {_Proparestin 36 ie Storia sol poe I Dalimitacion del proceso Auditor ee *F Estructuradién del proceso Ordenar y “Auditor tener en cusnta * las Ordenar y Dssripsion del proceso disposicionos tener on cuenta ‘Auditor y os T reglamentacionos documentos vigentes. Defiririos pardmetros 0 inluoncla ‘Auditor CL Auditor Flaborar al catalogo de Auditor! Auditor proguntas Auditado Autor Detarminar los pariicipantes 7Auditado Elaborar oI plan detallado de Ja auditoria ‘Auditor c Dofinir os circuitos adminisiratives ‘Auditor + Fin. de la preparacién do la auditoria del proceso Figura 2: Organigrama de preparacién de la auditorfa 175.2 _Limitacién, estructuracién, documentacién del proceso El primer paso de la preparacién de la auditoria es la limitacién del proceso. El auditor 0 el equipo de auditores deberdn definir qué proceso se debe tener en cuenta. Para ello se definiran las interfases con el exterior (figuras 3 y 4). El auditor tiene la competencia de delimitar el proceso a auditar, sin embargo, se deberia concertar con las unidades organizativas y los responsables del proceso y, en caso necesario, realizar previamente una visita. El siguiente paso consiste en la estructuracién del proceso (subdivisién del proceso en pasos individuales del proceso) y la consideracién de las interfa- ses (figuras 3 y 4). Mas tarde y a partir de este momento se deberé ocupar el auditor o el equipo de auditores de la documentacién del proceso. Una estructuracién razonable y practica del proceso, una suficiente descrip- cién del proceso asf como la definicion de los pardmetros de influencia sdlo es posible con la correspondiente documentacién, es decir, el auditor describe desde su punto de vista el proceso a auditar y define los pardmetros de influen- cia. Los parametros de influencia resultan, en un primer paso, de las “6 M” (mano de obra, método, medio ambiente, material, maquina, management) asi como de la extensidn de la planificacion. Con ayuda de los procedimientos sistematicos, metédicos (a titulo de ejemplo diagrama de causa-efecto) se detallan las influencias principales en tanto que sea posible, practico y razonable. De esta manera el auditor puede, durante la auditoria, analizar el proceso in situ con ayuda de un catdlogo de preguntas y de forma concienzuda. En las auditorias del proceso, externas, 1a documentacién necesaria no esta disponible, en la mayorla de los casos, en el volumen y la cantidad suficientes, por razones de la competencia. Por consiguiente, la preparacion de la audito- fa se deberd llevar a cabo con la documentacién disponible. 18El auditor/et equipo de auditores deberan planificar in situ en el desarrollo de la auditoria el estudio de otros documentos. La descripcién del proceso resulta de la documentacién del proceso, disponi- ble, como - Instrucciones de trabajo e instrucciones para las pruebas - _ Instrucciones del proceso - Planes de trabajo y de control. 19Figura 3: Limitacién, estructuracién, interfases del proceso Ex FFabricacion secundaria (pore). inyectar y premontaje) Proceso principal Personal 18tinea is }-[ars}H ars} i )— Gee Consider de os punts Sovtoronae Proceso a auditar Material de partida/Piezas de compra Valor medio etapas del proces’ Asistencia al cliente/Satisfaccién del cliente Etapa del proceso Proveedor * Entrada de productos Salida de productosFigura 4: Limitacién, estructuracién, interfases del proceso Ex < & “ roceso paralelo (por ej. establecer el peri de requisitos) Consideracion de las Interfases Consideracion de tas Proceso principal Personal intertases iN} (Wa roses ninco CC) Ps Has }H{ ars ene) Consideracién de los puntos: ‘do interferencia Proceso paralaro Proceso paralelo (pore). averiguacién de las necesidades) = = Proceso a audiar Material de partida/Piezas de compra Valor medio etapas del proceso Asistencia al cliente/Satistaccién del cliente Etapa del proceso a1Otras fuentes de informacién pueden ser: Normas, especificaciones, objetivos, (por ej. PPM), instrucciones de procedi- mientos, AMEF, catdlogo de defectos, manual de puesta en marcha, fichas de control de la calidad, resultados de auditorias, plan de accién de la ultima audi- torla, externo: Resultados del control de entrada de productos y comporta- miento de los proveedores, layouts, comparacién de datos VDA (interno/exter- no), consultas al personal, planes del proyecto, consultas y encuestas a los clientes, aseveraciones sobre la calidad del servicio, calidad del servicio pos- venta. Estos trabajos previos son la base esencial para la elaboracién del catalogo de preguntas. Ademas, los auditores y el auditado se deberdn informar sobre la “documen- taciOn vigente” que define las condiciones marginales para una auditoria del proceso, a titulo de ejemplo: - Disposiciones sobre la organizacion - Responsabilidades. Dichas condiciones marginales estan definidas, a titulo de ejemplo, en: - los manuales de gestién de la calidad - las instrucciones de los procedimientos - los manuales VDA - las normas - los requerimientos de los clientes 5.3 Catalégo de preguntas especificas de la auditoria del Proceso/pian detallado de la auditoria Con los resultados de estos trabajos previos, el auditor (el equipo de audito- res) compone el catdlogo de preguntas especificas del proceso. Dicho catélogo se deberd entregar a los auditados con la antelacién suficien- te y, en caso necesario, se les explicara. 22En el marco de la elaboracién del plan detallado de la auditoria por el auditor (el equipo de auditores) se determinaran en primer lugar los participantes (auditores y auditados) mediante mutuo acuerdo: + Numero y nombre de los auditores (en caso de mas de un auditor, nombrar al jefe de la auditoria; en general 2 auditores externos/1 auditor interno). * Auditados por unidad organizativa/unidad funcional, por ejemplo: - Responsables del proceso - Especialistas - Representantes de los interlases + En-caso necesario incorporar/integrar a los especialistas (en audi- torfas externas de acuerdo con el auditado). * Participantes en la conversacién final. Segiin acuerdo entre los auditores y los auditados se da a conocer el plan defi- nitivo y detallado de la auditorfa. Se recornienda, confeccionar un resumen con la unidad organizativa/uncional, la fecha/el lugar, los participantes y haciendo referencia al catalogo de preguntas. Para ello se tendré en cuenta, entre otros: - los paros en la produccién (pausas al mediodfa) - el cambio de turnos Existe la posibilidad de modificaciones in situ. La preparacién de la auditoria del proceso se concluye con el acuerdo de los “circuitos administrativos” como, a titulo de ejemplo: - Salas de reuniones - Proyector o similar - Disponibilidad de la documentacién in situ y otros. En caso necesario puede servir de ayuda una lista de chequeo, aparte. 236 Realizacién de la auditoria 6.1 Conversacién a titulo de introduccion Antes del inicio de !a auditorfa se deberd celebrar una reunién a titulo de intro- duccién. La duracion y el contenido de dicha reunién se determinara segun convenga. Los criterios serdn, entre otros: Auditoria externa - Auditoria interna - Auditoria orientada a un caso concreto - Auditoria programada. En el marco de esta reunién introductoria se deberian presentar en primer lugar los participantes en la auditoria, en las auditorias externas también las unidades empresariales/organizativas. Se deberd tratar de nuevo del objeto y el motivo de la auditoria con el fin de que todos los participantes dispongan del mismo nivel de informacién y se identifiquen mejor con la auditoria. Para garantizar un desarrollo sin problemas de la auditorfa se deberian acla- rar el desarrollo de la auditoria (limitacién del proceso, catélogo de preguntas, esquema de valoracién, etc.) y las condiciones generales (responsabilidades, realizaci6n in situ, dispensa del personal durante las encuestas, etc). Para terminar, todos los participantes deberian tener la posibilidad de aclarar las cuestiones pendientes. 6.2 Desarrollo de Ia auditoria La auditoria se realiza a la luz del catélogo de preguntas previamente elabo- rado. Para ello se pueden trabajar las preguntas seguin su numeracién o de forma castica. EI modo de planteamiento del problema, por ejemplo, preguntas abiertas (por qué, cuando, quién, cémo, etc.) y las demas técnicas de entrevista son la base de la formacién de los auditores y no se seguirdn tratando aqui. 24Para el analisis detallado de los procedimientos se ha demostrado su eficacia ir al fondo del asunto con a pregunta repetida varias veces “Por qué ..." Durante la auditorfa pueden plantearse otras preguntas que se deberan incluir en el catélogo de preguntas. Se deberd incorporar al personal in situ mediante las consultas y encuestas. Se recomienda registrar durante la auditoria tanto las averiguaciones positivas como las negativas. Para evitar conflicts en la conversacién final, el objetivo deberd ser aclarar in situ todas fas dudas y procurar un consenso. En el caso de aparicién de defectos graves se deberan implantar de inmedia- to las medidas pertinentes junto con los responsables del proceso.7 Valoré in La valoraci6n cuantitativa en las auditoria del proceso, programadas, hace posible comparar los resultados de la auditoria junto con el andlisis del infor- me de la auditoria y detectar los cambios con respecto a las auditorfas ante- riores a los efectos del proceso de mejora continua (PCM) (KVP). Debido a los distintos limites de valoracién y objetivos de cada una de las empresas puede ser necesario realizar una adaptacion de la clasificacién por- centual en el grado de cumplimiento total y de los informes de dictamen. Para ello también se puede utilizar una valoracién cualitativa. También se puede ponderar cada uno de los elementos del proceso. Se deberd convenir un méto- do de valoracién distinto (como por ejemplo, la valoracién cualitativa) entre el proveedor y el cliente y justificarlo en el informe de la auditoria. 7A Valoracion int proceso jual de las preguntas y de los elementos del Cada pregunta se valora en lo que se refiere a los requisitos y su cumplimiento consecuente en el proceso de creacién del producto (proceso de creacién del servicio) y la produccién en serie (servicio). La valoracién puede aportar 0, 4, 6, 8, 10 puntos a cada pregunta, con lo cual el cumplimiento demostrado de los requisitos es la medida de la puntuacién. Para las valoraciones inferiores a 10 puntos se deberdn definir fas medidas de mejora con su plazo. Némero de puntos | _ Valoracién del cumplimiento de cada uno de los requisitos 10 Cumplimiento total de los requisitos 8 Requisitos cumplidos en su mayoria; desviaciones de poca importancia * 6 Requisitos cumplidos en parte; desviaciones de mayor importancia 4 Requisitos insuficientemente cumplidos, desviaciones| graves 0 Requisitos no cumplidos *) Como en su mayoria se entiende que se han demostrado de forma efec- tiva ms de aprox. 3/4 de todos los requisitos y que no existe ningun ries- go especial.El grado de cumplimiento Es de un elemento de! proceso se calcula de: Suma de todos los puntos conseguidos de las preguntas Ee [%] =—_______________________—__"_ x 100 % ‘Suma de todos los puntos posibles de las preguntas 7. Valoracién total del resultado de la auditoria Los elementos siguientes se valoran individualmente, cada vez: Productos Servicios - Desarrollo del producto Eve = Planificacién Eve - Desarrollo del proceso Eve - Material de partida/ Piezas de compra Ee - Prestacién exterior E = Valor medio de todas - Valor medio de todas las etapas del proceso. Ere las etapas del proceso Ero - Asistencia al cliente/ - Asistencia al cliente/ Satisfaccin del cliente Ex Satisfacci6n del cliente Ex Observacién: Al auditar los servicios se utilizard, en las descripciones siguientes, servicio en lugar de producto y proceso del servi- cio en lugar de produccién. Debido a las distintas etapas del proceso para los grupos de elementos corres- pondientes en el elemento Produccién se deberd realizar un resumen de las etapas del proceso (valor medio EPG) para el grupo de productos correspon- diente, antes de que se calcule el grado de cumplimiento total EP. Esto también es necesario para garantizar una ponderacion uniforme de todos los elementos. Para ello se.pueden calcular distintos grados de cumplimiento para cada uno de los grupos de productos en virtud de las etapas del proceso seleccionadas dentro de! elemento Produccién. El valor medio de todas las etapas dél proceso EPG de cada grupo de pro- ductos se calcula de: Ei + Est... Es Numero de etapas del proceso valoradas Ero [%] = [%] 27El grado de cumplimiento total EP para la auditoria del proceso se calcula como sigue: Eor + Ere+ Ez-+ Era+ Ex E> (%]J= ) En Evaluacion de los subelementos en relacion (Valor medio de la etapa del proceso 1-n) Grad de © 90 100 Subelementos eke i i PersonalCalficacion En Medios de producciérvinstalaciones_| En TTransporte/Manipulacion de las piezasl Almacenamiento En ‘Anélisis do fallos, correcciones, PMC | Em Formulario B 125VDA 6, Parte 3 - Auditoria del proceso: Resumen de los resultados Servicios Cliente: Proveedor: Informe n®: Fecha: A Proceso de creacién del producto Grado de 60 70 80 90 100: Elementos de valoracién eae { Planificacion Eve B Servicio Elementos de valoracién Grado de. 60 70 80 90 100 Etapas del proceso cumplimisnio Lt ‘Servicios ajenos Ez ‘Asistencia al cenie/Salislaccion del clente | Ex Etapa del proceso 1 = Etapa del proceso 2 E Etapa del proceso 3 & Etapa del proceso 4 Ee Etapa del proceso 5 E Etapa del proceso 6 Ee Etapa del proceso 7 = Etapa dei proceso 6 & Etapa del proceso 9 & Etapa del proceso 10 Eve Grado de cumplimiento (Valor medio E: - E) Ere Evaluacién de los subelementos en relacién con el sistema GC (Valor medio de la etapa del proceso 1-n) Grado de 60 70 80 90 100 eabalene umgliiento % L l 1 l Personal/Calificacion Eu Prestacién del servicio Ew Comunicacién, Identificacién, Informacién, flujo de datos Ev Analisis de fallos, correcciones, PMC | Eu Formulario C 127VDA 6, Parte 3 - Auditoria del proceso: Resumen de las preguntas valoradas Procaso de creacién del producto/Produccién en serie Cliente: Proveedor Informe Fecha: ‘A Proceso de creacion del producto “Grado de cumplimiento (%) £8) Desarrollo dol producto (Disefio) | tea 1 Planificacion CIO TT 1 2Realizacién CTT TTI fe (— ») Desarrotio del proceso anaes 3 Planificacién CITT 4Realizacién CIT TTT e Co B Produccién en serie te2s45se700 5 Proveedores/Materia prima dl e Co 6 Produccién (Valoracién de cada etapa del proceso) 6.1 Personal 6.2 Madios de produccién/ 6.3 Transporte/Manipulacién 6.4 Analisis de falls, Calificacién Instalaciones. {las piezas ‘correociones, PMC. Etapa del proceso 1: Crrr crrrrrr creer cCrrrrmeco Etapa del proceso 2: Crt Cerri cer ceorrirdsco tape del proceso 3: Cort cere och §~ ere) tape dal proceso 4: Corrrt4 CeCe corr. Etapa del proceso . SE ooo ee eee al procees e: . oes a apn cpa 7, . Ps ooo Se Epa dice . Etapa det 10: a Gempoog cee core Evalucion de tos subelementos en relacién con el sistema GC elemento BG (Valor medio de las etapas del proceso 1-n) yas es yas a 7 dass esses Em%) Co) Ei(%) Co ex) Co i co 7 Asistencia al cliente/Satisfaccion del cliente (Servicio) Crrri «C4 Grado de cumplimiento Ere segin grupos de productos elemento BS (%) (Valor medio E: - E>) ‘Grupo de productos [etapa dal proceso. Ea(%) co co co co co co Ex +En+ E:+ Bo +E Grado de cumplimiento total Er (%) segin grupos de produccién: Er (96) = ET (my TN de elemontos valorados Observacién : La pregunta no esté valorada = Anotacién nb Formulario D 129VDA 6, Parte 3 - Auditoria del proceso: Resumen de las preguntas valoradas Proceso de creacién del producto/Produccién en serie Crane Provesdor toe Fecha 7 Proceso de creacien del products Geib dominios Bi 2) ecrroto dol produce Onehe Grade dvcinncinieno 1 Planificacién 2Realizacién [A TAWAYIAWIAY Eve by Dosarroto dol proceso, tees 3 Planificacién 4 Realizacion & Cz B Produccién on serie 2 ba eassras 5 Proveedores/Materia prima & CE) 6 Produccién (Valoracién de cada etapa del proceso) 61 Personal 6:2 Medias de producciéa’ 6.3 Transporte/Manipulacién 6.4 Anéiisis de falls, Caltteacion instalaciones elas plezas ‘comreccones, PMC ee gy eG 7 ve bas Spa gg Etapa del proceso 1: 2A GE CRGGE EE Geos cE Etapa dot proveso 2: ieee) CREE ERE Ceo oo eco Etapa dl process: 22 Eh CEERI GERM Geese oo Etapa del proceso 4: SRS enn GEE Go. ce Etapa del proceso 5: [es es eee eee apace roo coe cars Corea ees ceoeo coooeec ee coo coo. Evalucion de los subelementos en relacién con ol sistema GC elemento BG (Valor medio de las etapas del proceso 1-n) catrérinh © Ei%) ET Ble) co a Ce et) can 7 Asistencia al cliente/Satisfaccién del cliente (Servicio) Gon «Co Grado de cumplimiento E~ segtin grupos de productos elemento 86 (%) (Valor medio E: - E.) [ Srpar as romans Tt = z Ete sl proceso t Tz Tare u(t) m= om oH mo oo Me Ent Ens Er Brot Be Grado de cumplimiento total E> (4) segin grupos de produccion: E> (4) = % NF de elementos valorados Observacién : La pregunta no estd valorada = Anotacién nv = 78% @ Formulario D 131VDA 6.3 Formulario D “Aclaraciones” 14 21 22 23 A_Proceso de ereaci6n de la producci6n: Valoraci6n en el caso de nuevo desarrollo de productos y procesos (si existe una fabricacidn en serie comparable, hay la posibilidad de una combinacién con el bloque B Produccién en serie, de no ser asi, se valora por separado). La estructura del catdlogo de preguntas corres- ponde al curso cronolégico de un proyecto. Se valora el estado de realizaci6n actual del proyecto en la fecha de la auditoria. En el caso de varios productos se puede hacer una valoracién. El desarrolio del proceso tambien se podra valorar si el desarrollo del producto ya ha terminado o no se ha realizado (a titulo de ejemplo, en el caso de un segundo proveedor). Valoracién una vez terminado el desarrollo del producto/proceso (en combinacién con el bloque A Proceso de creacién del producto, si existe una situacién de produccién comparable - como complemento a la valoracién). Deberan estar implantadas todas las medidas de desarrollo del producto/proceso si se debe valorar exclusivamente la produccién en serie. B6__Produccin: (Bloques de puntos importantes, a titulo de ejemplo, Personal/ Calificacion - evaluacién vertical). Los bloques de puntos importantes forman las interfases del sistema de gestién de la calidad y se eva- luan adicionalmente (1.1, 1.2, 1.3, ..., 4.4, 4.5, 4.6). B6_Produccién: (Etapas del proceso, a titulo de ejemplo, prensar/estampar, soldar, mecanizar: etc - valoracién horizontal). Definicién, valoracién y eva- luacién de cada una de las etapas del proceso (operaciones de tra- bajo). (Es, Ex, Es, ..., En). B6_Produccién: (Evaluacién en relacién con el sistema GC). Por la evaluacion vertical de varias etapas del proceso se detectan, si se diera el caso, las deficiencias en {a implantacién del sistema GC.Resultan grados de cumplimiento medios en relacién con el sistema (Eur, Eve, Eus, Eu). 132{Grupos de productos/Etapas del proceso). Los grados de cumpl miento de cada uno de los grupos de productos, calculados a partir de las correspondientes etapas del proceso (a titulo de ejemplo: el grupo de productos A con las etapas del proceso prensar/estampar; el grupo de productos B con las etapas del proceso prensar/estampar y soldar; el grupo de productos C con las etapas del proceso pren- Sat/estampar, mecanizado y montaje). a in in: Grado de cumplimiento total seguin los grupos de produccién (grupos de productos, etapas del proceso) calculado a partir de los grados de cumplimiento de cada uno de los elementos: a titulo de ejemplo Esr+Ere, Ex+Era+Ex, 0 Eos hasta Ex. El resultado total se documenta en la hoja 1. 133VDA 6, Parte 3 - Auditoria del proceso: Resumen de las preguntas valoradas Servicios Gienta: Proveedor Informe n*: Fecha: ‘A Proceso de creacién del servicio Las aeconeen a) Desarrollo del Producto (Disefio) ks = “ 1 Realizacién corr &« Co B Servicios tases 2 Servicios sjenos CIT IT) & 6 Proceso del servicio (Valoracién de cada etapa dol proceso) 6.1 Personal’ 62 Prestacion del 6.3 Comunicadién,Idenifacién 6.4 Andsis do falls, Caleacion ‘envio ‘informacion, fjo do datos corecionas, PMC are) 1 ee se vps tse paras Etapa dol proceso 1: Corr Corr colo eo Etapa del proceso 2: Chr = ocorrrm cere comm! Etapa de! proceso 3: Co ee cee commecs Etapa del proceso 4: Cri ee Ccorrri coe Etapa del proceso 5: CrrtT Corer CorrrT Corso Etapa del proceso 6: c C eco Etapa del proceso 7: Crrty = errr crrrr, coos Etapa del proceso @: Ctr = eer corre comme oo Etapa del proceso 9: Cerri Corrrd coop eco ein ca pees Cee oe ee oe ‘Evaicién de los subclomentos en rlacin con o sistema GG elemento 8G (lor made deiaseapas del proceso tn) ease ree E(t) E(t) E(%) Ban) co 4 Asistencia al cliente/Satistaccién del cliente (Servicio) cee eco ‘Grado de cumplimionto Eva segin grupos de productos elemento B6 (%) (Valor medio & -E) ope Se OTTEST T Sal proceso t Era(%) co co ao co co co Exe Ere + Ere t Ee Grado de cumplimiento total E> a 0 produccién: E> (%) === Ens Ens Ex fo de cumplimiento total Er (%) segun grupos de pi (6) a ‘Observacién : La pregunta no esta valorada = Anotacién nb Formulario © 135VDA 6, Parte 3 - Auditoria del proceso Aclaracion Informe n®: Hoja de Comentario al elemento/a la pregunta: Formulario F 13714.3 Plan de medidas + Formulario - VDA 6 Parte 3 - Auditoria del proceso Plan de medidas Proceso/Unidad organizativa/ Unidad funcional auditada:informe n®: Realizado por: Fecha: Hoja de Referencia a la auditoria del proceso: Ret.al Grado Ne catélogo de corral. de Deficiencias Medidas Responsable| Plazo| cumpli- preguntas miento en % — Formulario G 139FORMULARIOS INFORME DE LAS PRUEBAS DE PRIMERAS MUESTRAS ~ nueva version Cubierta, n° pedido 2661 Juego de 5 ejemplares, facil de separar del bloque (en paquetes de 50 juegos) Resultado de las pruebas, n° pedido 2662 Juego de 5 ejemplares, facil de separar del bloque (en paquetes de 50 juegos) Hoja resumen de la demostracién de la capacidad en los procesos n? pedido 2663, en bloques de 50 hojas — Pedido minimo: 1 bloque INFORME DE LAS PRUEBAS DE PRIMERAS MUESTRAS - version anterior Informe de las pruebas de Primeras Muestras/ Resultado del informe, n° pedido 6331 Juego de 7 ejemplares, facil de separar del bloque (en paquetes de 50 juegos) Informe de las pruebas de Primeras Muestras/ Resultado de las pruebas, n® pedido 5332 en bloques de 100 hojas Sistema AMFE Formato DIN A3, en bloques de 50 hojas Formato DIN A4, en bloques de 50 hojas Los dos bloques se corresponden y se entregan solamente como juego. Adquirir en: DRUCKERE! HENRICH GMBH Schwanheimer StraBe 110, D-60528 Frankfurt Teléfono (069) 9677-158, Fax (069) 9677-159 AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (productos materiales ) Catalogo de preguntas (solo preguntas) DIN AS, bloque de 10 juegos de 12 hojas Documento de evaluacién Evaluacién total del sistema de gestion de la calidad Resumen de los resultados Calificacién total Resumen de las preguntas evaluadas Medidas individuales Resumen de las medidas correctoras DIN A4, bloques de 10 juegos de 5 hojas Los dos bloques se corresponden y se entregan solamente como juego Adquirir en: SERNAUTO C/ Castellé 120, 28006 MADRID (ESPANA) Tfno.: 91-562 10 41 - Fax.: 91-561 84 37 141Gestion de la calidad en la Industria del Automé Libro 4 “Gestion de los Documentos y Prueba documental. Guia para la documentaci6n y el archivo de los requisitos de la calidad y los registros de la calidad” 2* edicién 1998 Libro 2 Aseguramiento de la Calidad de los Suministros. Acuerdo de aseguramiento de la calidad, Seleccién de los Proveedores. Liberacién del proceso de produccién y del producto. Cumplimiento de la Calidad en Serie 3* edicion 1998 Libro 3/parte 1 Aseguramiento de la Fiabilidad en Fabricantes de Automéviles y sus Suministradores. Libro 3/parte 2 Métodos y Medios Auxiliares para asegurar la Fiabilidad 2° edicién 2000 Libro 4/parte 1 Aseguramiento de la Calidad antes de la Produccion en Serie Colaboracion en Ingenieria simultanea. Desarrollos. Metodos, 3* edicion 1996 Libro 4/parte 2 Aseguramiento de la Calidad antes de la Produccién en Serie Sistema AMFE 19 edicién 1996 Libro 4/parte 3 Aseguramiento de la Calidad antes de le Produccién en Serie Pianificacion del Proyecto 1° edicion 1998 Libro 6 Las Bases para las Auditorias de la Calidad. Auditoria y Certificacion 2 edicién 1999 Libro 6/Parte 1 Auditoria del Sistema GC. Basado en DIN EN ISO 9001 y DIN EN ISO 9004-1 4° edicion 1998 Libro 6/Parte 2 Auditoria del Sistema GC. Prestacion de Servicios. Basados en DIN EN ISO 9001, 9002, 9004-1 y DIN EN ISO 9004-2 1® edicion 1997 Libro 6/Parte 3 Auditoria del Proceso. Basado en DIN EN ISO 9001, 9002, 9004-1 y DIN EN ISO 9004-2 1? edicién 1998 Libro 6/Parte 4 Auditoria del Sistema GC. Basado en DIN EN ISO 9001 y DIN EN ISO 9004-1 1 edicion 1999 Libro 6/Parte 5 Auditoria del Producto. 1° edicion 1998 Libro 7 Desarrollo de las Informaciones de Datos de Calidad Principios para el Intercambio de Datos de la Calidad 1994 Libro 8 Guia de aplicacién para el aseguramiento de la calidad en los fabricantes de remolques, carrocerias y contenedores 2° edicion 1998 142Libro 9 Emisiones y Consumo 1995 Libro HTS Sistema GC. Variaciones de la VDA 6 parte 1, 4° edicién respecto a lSO/ TS 16949; 1999 Libro 18 De la Gestion de la Calidad a ta Excelencia Empresarial en la Industria del Automévil en Alemania 4® edicién 2000 Editado (en espafiol) SERNAUTO C/ Castello, 120 - 28006 MADRID Tfno.: 91 562 10 41 - Fax: 91 561 84 37 143