El diseo del Dashboard: cmo incluir los KPI (indicadores clave de desempeo) y sus mtricas.

Introduccin El objetivo de este artculo es explicar cmo se debe reunir y definir los KPI (indicadores claves de desempeo) y las mtricas para construir un Dashboard (Tablero de Control) de actividades de ejecucin y operaciones. Si bien las tcnicas aqu discutidas son aplicables para seleccionar cualquier tipo de KPI para cualquier tipo de industria, el objetivo del artculo estar en los pasos a seguir para que dicha seleccin tenga como resultado un formato eficaz de Qu es Dashboard. un Dashboard?

El nombre Dashboard se refiere al tablero de un automvil, el cual ofrece al conductor informacin permanente sobre el estado del vehculo. El mundo de los negocios toma la palabra con un sentido similar pero en lugar de aplicarlo a los automviles lo refiere a la empresa.

As Dashboard es una pgina desarrollada en base a tecnologa web mediante la cual se despliega en tiempo real informacin de la empresa extrada de varias fuentes o bases de datos. Su caracterstica de tiempo real otorga a los usuarios un conocimiento completo sobre la marcha de la empresa y permite hacer anlisis instantneos e inteligencia de negocios. Mtricas y KPI: Las Mtricas y los KPIs son la base para construir un Dashboard de gran despliegue visual, ya que son las herramientas ms eficaces para alertar a los usuarios en cuanto a donde se encuentran parados en relacin a los objetivos. Por ello es importante contar con una clara definicin de estos elementos que constituyen la base del diseo del Dashboard.

Mtrica: Cuando utilizamos el trmino mtrica nos referimos a una medida numrica directa, que representa un conjunto de datos de negocios en la relacin a una o ms dimensiones. Un ejemplo sera: "las ventas brutas por semana." En este caso, la medida sera de pesos (ventas brutas) y la dimensin sera el tiempo (semana) Para una medida dada, es posible que tambin se quiera ver los valores a travs de diferentes jerarquas dentro de una dimensin. Por ejemplo, al ver las ventas brutas por da, semana o mes se mostrar la medida de pesos (ventas brutas) por diferentes jerarquas (da, semana y mes) dentro de la dimensin temporal. Hacer la apertura ms detallada de una medida dentro de un determinado nivel jerrquico de una dimensin es perseguir un objetivo de gran detalle para la mtrica estudiada.

Mirando una medida a travs de ms de una dimensin, como las ventas brutas por el territorio y el tiempo se denomina anlisis multidimensional. La mayora de los Dashboards slo hace anlisis multidimensionales en una forma limitada dependiendo de las herramientas BI (Business Intelligence) que utilice para ello. Esto es importante

de tener en cuenta, porque si en su proceso de definicin de la informacin que quiere ingresar al Dashboard descubre una necesidad multidimensional importante ser necesario entonces que estudie la posibilidad de complementar sus tableros con algn tipo de herramienta de anlisis multidimensional.

Indicadores clave de rendimiento (KPI): Un KPI es simplemente un indicador que est vinculado a un objetivo. En la mayora de los casos, un KPI el estado de un indicador, es decir si est por encima o por debajo de una meta pre determinada. Los KPI's generalmente se muestran como una tasa o porcentaje y estn diseados para permitir que un usuario de negocios pueda saber instantneamente si estn dentro o fuera de su plan sin que tenga que buscar informacin adicional. Por ejemplo, podemos decidir que, a fin de lograr nuestro objetivo de ventas trimestrales tenemos que vender 10000 dlares de dispositivos por semana. La mtrica sera venta de dispositivos por semana, la meta sera de $ 10000. Si se utiliza un porcentaje de visualizacin para representar este KPI y se hubiera vendido 8000 dispositivos el da mircoles, el usuario podra ver al instante que estaran en el 80% de su objetivo. Tarjetas de puntajes, Dashboards e Informes: La diferencia entre una tarjeta de puntaje, el Dashboard y el informe puede ser muy sutil. Cada una de estas herramientas puede combinar elementos de las otras, pero a un nivel elevado todas apuntan a distintos objetivos y niveles separados del proceso de toma de decisiones de la empresa. Tarjetas de puntaje: A partir de la ms alta, la mayora de los espectros de los niveles estratgicos de la toma de decisiones de la empresa utiliza tarjetas de puntaje. Se utilizan principalmente para ayudar a alinear la ejecucin operacional con la estrategia empresarial. El objetivo de una tarjeta de puntaje es mantener el negocio focalizado en un plan estratgico comn mediante el control de la ejecucin del mundo real y organizar los resultados de dicha ejecucin para una estrategia especfica. Las tarjetas de puntaje son ideales para representar objetivos que se forman con mtricas de distinta magnitud y que por ello no se pueden sumar y obtener una medida comn. Un ejemplo de una tarjeta de puntaje KPI sera un indicador llamado "Crecimiento de Ventas rentable", que combina varias mtricas tales como: la captacin de nuevos clientes (cantidad de clientes), el volumen de ventas (dlares), y la rentabilidad bruta (porcentaje) en una puntuacin final. Como estas mtricas no se pueden sumar se les asigna un puntaje segn su cumplimiento del objetivo y este puntaje se suma para otorgar una medida cuantitativa al KPI "Crecimiento de Ventas rentable".

Paneles: El propsito de un tablero es proporcionar al usuario informacin de la empresa en un formato que es a la vez intuitivo y perspicaz. Los paneles enfatizan datos operativos sobre todo en forma de cifras y KPI. Los paneles permiten descomponer una meta estratgica general en determinadas metas operacionales. Las metas operacionales aportan valor para el cumplimiento de la meta estratgica general.

Informes: Probablemente la herramienta BI ms vista en los negocios de hoy es el tradicional informe. Los informes pueden ser muy simples y estticos en su naturaleza, como una lista de ventas por un determinado perodo de tiempo, o un informe mas avanzado con agrupacin, resmenes, dinmica de exploracin de datos o vinculacin. Los informes son los ms utilizados cuando el usuario necesita ver datos en bruto en un formato fcil

de leer. Cuando se combina con tableros y tarjetas de puntaje, los informes ofrecen un medio ideal para permitir a los usuarios analizar los datos concretos destacando su mtrica y los indicadores clave de rendimiento. Recoleccin de KPI y Requisitos de Mtricas para un Dashboard: Proyectos BI tradicionales suelen usar un enfoque de abajo hacia arriba en la determinacin de necesidades, donde la atencin se centra en el dominio de los datos y las relaciones que existen dentro de esos datos. Al relacionar las Mtricas y los KPI para un proyecto de Dashboard es preferible tomar un enfoque de arriba hacia abajo. Un enfoque de arriba hacia abajo comienza con las decisiones empresariales que deben ser puestas en primer lugar y luego se desciende hacia los datos necesarios para apoyar esas decisiones. Con el fin de adoptar un enfoque de arriba hacia abajo usted DEBE involucrar al usuario actual quien utilizara estos paneles, ya que son los nicos que pueden determinar la relevancia de los datos especficos de las empresas con respecto a sus procesos de toma de decisiones.