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CUENTAS INCOBRABLES

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CUENTAS INCOBRABLES: La concesión de Crédito entraña costos y beneficios.

El principal beneficio es que aumenta considerablemente las ventas y las utilidades que se perderían en caso de no otorgar el crédito. Muchos prospectos no compraría su no hubiera crédito o acudirían a un competidor que se los ofreciera. Uno de los costos es administrar y cobrar la deuda. Otros es el retraso en la recepción del pago. El vendedor debe financiar sus actividades con otros medios mientras espera ese pago. Quizá, el costo más importante sea las cuentas incobrables o cuentas malas, es decir, las que alguno clientes no pueden o no están dispuestos a pagar, gastos por cuentas incobrables es el nombre con el que los contadores a veces designan el costo de otorgar crédito que proviene de las cuentas malas. La falta de pago de las dudas es variable. A menudo depende de los riesgos crediticios que los administradores están dispuestos a aceptar. Por ejemplo muchos comercios pequeños aceptan un nivel más alto de riesgo que las grandes tiendas como Sears. Los primeros conocen personalmente a sus clientes. La falta de pago también depende de la industria. Por ejemplo, el problema de las cuentas incobrables resulta especialmente difícil en el campo del cuidado de la salud. Las cuentas malas del Byfront Medical Center de St. Petersbug. Florida representó el 21% de sus ingresos brutos.

DECISIÓN DE CUÁNDO Y CÓMO OTORGAR CRÉDITO La competencia y la práctica de una industria influyen en la manera en la que las compañías ofrecen crédito; la decisión final se basa en consideraciones de costo-beneficio. En otras palabras, las empresas ofrecen crédito sólo cuando las ganancias adicionales sobre este tipo de ventas exceden los costos. Supongamos que el 5% de las ventas a Crédito son cuentas malas, que los costos administrativos de un departamento de Crédito son de $5000 al año y que se obtienen ventas por $20.000 (con utilidades de $8000 antes de los costos del crédito¨). Suponga, además, que ninguna de estas ventas se habría logrado si no se hubiera otorgado el rédito. Vale la pena conceder crédito porque las utilidades de %8000 superan los costos del crédito de $6000 (5% x $20,000) + %6000).

Corona 80. Méndez 2. La cobranza durante 20x1 ascendió a &60. Porras Total de cuentas por cobrar $ Monto adeudado $1. Estudiemos un ejemplo. Durante el 20x1 no hubo cuentas malas. Los saldos finales son: Clientes 1.000 incluyen las cuentas de 80 clientes que todavía no pagan las compras de 20x1. El 31 de diciembre.MEDICIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES Las cuentas incobrables requieren procedimientos contables especiales y.400 $ 125 $ $ 11 $40. debido a eso. 20x1 las cuentas por cobrar de $40. A estos procedimientos se les denomina método de cancelación directa y método de estimación: METODO DE CANCELACIÓN DIRECTA: Una compañía que rara vez tiene cuentas malas podría aplicar el método de cancelación directa. este método la compañía espera hasta que decide que nunca le cobrará al cliente entonces el contador cancela la cuenta por .000.000 (200 clientes son compras promedio de $500 cada uno) durante 20x1. merecen que les prestemos atención especial aquí. Escobar 42. El cual supone que todas las ventas se cobrarán íntegramente mientas no se pruebe lo contrario. Hay dos formas básicas de registrar las cuentas incobrables.000 600 700 ¿Cómo deberá la compañía contabilizar estas cuentas? ¿Debemos suponer que cobrará todas? ¿Debemos suponer que no cobrará algunas? En el segundo caso ¿Cómo decidimos cuales podrán cobrarse y cuáles no? Por supuesto nunca habríamos realizado una venta al crédito si hubiéramos estado convencidos de que no nos pagarán. pero resulta que el 40% de las ventas de ese año todavía no se pagan al final del año y que algunas nucna se pagarán. Si las cuentas incobrables son pequeñas y muy poco frecuentes. Supongamos que compuport realiza ventas a crédito por $100. Montero 79.

siempre reporta las cuentas por cobrar a todo su monto. No establece una situación para cuentas incobrables. como aquí se muestra (se usas cifras reales. METODO DE ESTIMACIÓN Los contadores de empresas con grandes ventas a Crédito aplican el método de estimación para medir las deudas incobrables. contra cuenta de las cuentas por cobrar. Esta cuenta de estimación muestra la cantidad de valores por cobrar que la empresa piensa que no va a cobrar. los gerentes calculan el gasto total de dudas incobrables con base en la experiencia de la compañía. Este método resulta defectuoso por dos razones: 1. de Oracle corpotration). El método de cancelación directa es aceptable sólo cuando es muy bajo el monto de las cuentas por cobrar incobrables. Más que tratar de adivinar qué cuentas serán incobrables. S. Los dos métodos de contabilizar las cuentas por cobrar incobrables son totalmente diferentes y una compañía adoptará uno u otro. los activos están sobrevaluados. en millones. El negocio registra el gasto de cuentas incobrables por la cantidad estimada establece la estimación de cuentas incobrables (o estimación de cuentas dudosas). No confunda el método de cancelación directa con el de estimación.A. con este método no se espera a ver a qué clientes no les cobrará la empresa. gap y Gigante.cobrar del cliente.000 Para registrar la cancelación de una cuentas incobrble. la compañía le hizo la venta a jones 20x06 y debió haber registrado el gasto de cuentas incobrables durante 20x6 para medir adecuadamente el ingreso neto. que caí no maneja cuentas por cobrar. En este sentido. El gasto de cuentas incobrables de cada período puede no coincidir con el ingreso del periodo. la compañía sobrevalua el ingreso neto en 20x6 y lo subvalúa en 20x7. Funciona bien para detallistas coo Wal-MArt. Si se resta la cantidad de estimación de incobrables de la de cuentas por cobrar se obtiene el monto neto que la compañía espera cobrar. S registra el gasto en 20x7. 3. el método de estimación se considera una estrategia indirecta. sino que registra las pérdidas de cobranza con base en estimaciones. como sigue (con datos supuestos): Gastos de cuentas incobrables …………………………………… 2. En consecuencia. en el balance. En este ejemplo.000 A: cuentas por cobrar Jones ……………………………………………………2.. 2. Por ello. que es más de lo que el negocio espera cobrar. cargándola al gasto de cuentas incobrables y abonando a la cuenta por cobrar del cliente. .

los Bs. las cuentas específicas de clientes que no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre de 19X1. Por tanto. (Por supuesto.000 de las ventas realizadas durante 19X1 serán incobrables.000 ya se han cobrado) El gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1.000 = Bs. 2.000 [Aumenta ventas] Provisión 19X1 para -2. A continuación mostramos los efectos del método de la estimación sobre la ecuación del balance general: Método de las A = P + PA provisiones Ventas de 19X1 +100.000 [Aumenta cuentas por cobrar] = +100. Método de la estimación La mayoría de los contadores se oponen al método de la cancelación específica porque viola el principio de igualación. 100. Un método alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables que se pueden igualar de mejor manera al ingreso relativo. que consiste de dos elementos básicos: (1) una estimación de la cantidad de ventas que en última instancia serán incobrables y (2) una contracuenta que registra esta estimación y que se deduce de las cuentas por cobrar.000 [Aumenta reserva para cuentas incobrables] = -2.000 de las cuentas por cobrar porque los otros Bs.000 [Disminuye cuentas por cobrar] = (Sin efecto) .1. 40. antes que se identifiquen las cuentas incobrables específicas.000 [Aumenta gasto por deudas malas] Cancelación 19X2 en +2. Suponga que Compuport sabe por experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a cobrar.000 deben estar entre los Bs. 2. usando el método de la estimación. Por lo general. Sin embargo. se puede estimar que 2% × Bs. 60.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables] -2. Esta mide la cantidad de cuentas por cobrar que se estima serán incobrables de clientes que aún no se han identificado. la contracuenta se conoce como estimación para cuentas incobrables.

Es decir. la cantidad de Bs. Jones 1. al 31 de diciembre de 19X1. el período en que los ingresos por ventas de Bs. Otros formatos para presentar el método de la estimación en los balances generales de compañías reales incluyen: .000 de las ventas de 19X1 que se estima nunca será cobrada debe registrarse en 19X1.400 Cuentas por cobrar. 100.000 Estimaciones para 19X1 Gasto por deudas incobrables 2. El método de la estimación da como resultado la siguiente presentación del balance general de Compuport.000 Cancelaciones En 19X2 Estimación para cuentas incobrables 2. Monterro 600 El argumento principal a favor del método de la estimación es su superioridad en la medición de las utilidades mediante la contabilidad por acumulaciones en cualquier año dado.000 Estimación para cuentas incobrables 2.Los registros en el diario correspondiente son: Ventas En 19X1 Cuentas por cobrar 100.000 Cuentas por cobrar. 2.000 se reconocieron.000 Ventas 100.

niveles de las tasas de interés y demás) y en términos de la composición de la cartera de clientes. 100.000 en el rubro de cuentas por cobrar. Por ejemplo. si un patrón local cerrara o redujera drásticamente el número de empleados. 0. Aplicación del método de la estimación usando el porcentaje de ventas Una cuenta deductiva del activo se crea bajo el método de la estimación debido a la incapacidad de cancelar la cuenta de un cliente específico al tiempo en que se reconoce el gasto por deuda incobrable. En nuestro ejemplo. se reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2% del total de las ventas a crédito. Con base en su experiencia. o Bs. Compuport podría aumentar las deudas incobrables esperadas.1990 COMPUTADORAS APPLE (en miles): Cuentas por cobrar. 40.426 Black & Decker (en miles): Cuentas comerciales por cobrar.397 Los métodos de la estimación se basan en la experiencia histórica y suponen que el año actual es similar a los años anteriores en términos de circunstancias económicas (crecimiento contra recesión. al final de 19X1. Bs. menos la estimación para cuentas dudosas de Bs. el minorista tiene la cantidad de Bs. 761. . es decir. 2. 49.909 54. menos las estimaciones de Bs. El método del porcentaje de ventas basado en las relaciones históricas entre las ventas a crédito y las cuentas incobrables es un método utilizado para estimar la cantidad que se registra en esta contracuenta.000.02 x Bs.000. 808.868 Bs. Las estimaciones se revisan cuando cambian las condiciones.

En 19X2.000 .000 Estimación para cuentas incobrables Bs. 38.000 por Jones y Monterro en 19X2 tiene el siguiente efecto: Debemos convencernos de que la cancelación final no tiene ningún efecto sobre los activos totales: Antes de la Cancelación Después de la cancelación Cuentas por cobrar Bs. 2. El registro de la cancelación de Bs. La suma de los saldos de todas las cuentas de clientes en un mayor subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar en el mayor general. 38. 40.000 ---------------- Valor en libros (valor neto realizable) Bs. 2. 38. después de agotar todos los medios prácticos para el cobro el minorista considera que las cuentas de Jones y Monterro son incobrables.Visualice la relación que existe entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y sus detalles de apoyo al 31 de diciembre de 19X1.000 Bs.000 Bs.

550 19X4 110. Esta adición a la estimación es igual al gasto por deudas incobrables. como se muestra continuación.000 2.600 19x6 112.000 2.Aplicando el método de la estimación usando el porcentaje de cuentas por cobrar Al igual que con el método del porcentaje de ventas.000 Bs. 612.400 Promedio (dividir entre 6) Bs. Consideremos la experiencia histórica en la siguiente tabla: CUENTAS POR COBRAR AL FINAL DEL AÑO DEUDAS CONSIDERADAS COMO INCOBRABLES Y CANCELADAS 19x1 Bs. el método del porcentaje de cuentas por cobrar utiliza la experiencia histórica.200 Total de los seis años Bs.400 Porcentaje promedio no cobrado = 3.000 Bs.33% . 102.000 Bs. 100. 3.000 2.500 19x2 80.000 =3. 3.400 / 102.450 19X3 90.000 4. pero la estimación de cuentas incobrables se basa en las relaciones históricas que existen entre las cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin de año. 20. y no las ventas.100 19X5 120. Las cantidades sumadas a la estimación por deudas incobrables se calculan para lograr el saldo deseado en la cuenta de estimación.000 5.

833 – Bs. 700 en la cuenta de estimación al final del 19X7. 115. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el saldo que debería mostrarse en la cuenta de estimación al final del año: 3.400. 3. El registro en el diario es: Gasto por deudas incobrables 3. Suponga que los libros muestran un saldo de Bs.333%. 3. 3. como se muestra. 115.133 Estimación para cuentas incobrables 3. 2. Elabore una partida de ajuste para llevar la estimación a la cantidad apropiada.Al final de 19X7. 102.333% x Bs. El método del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al método del porcentaje de ventas: (1) el porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las ventas y (2) la cantidad en bolívares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimación. para obtener 3. 700. la partida de ajuste para 19X7 es de Bs. Así.133 Para llevar la estimación para cuentas incobrables al nivel justificado por la experiencia con deudas Incobrables durante los últimos seis años.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. La adición a la estimación por deudas incobrables para 19X7 se calcula de la siguiente manera: 1. 3. suponga que el saldo en cuentas por cobrar es de Bs. no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese año.400 entre Bs. . Determine el promedio de perdidas como un porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar. Divida Bs 3.000.000. 3. o Bs.833.000 en cuentas por cobrar al final de 19X6 es igual a Bs. Los auditores internos prefieren el método del porcentaje de cuentas por cobrar finales por ser un método razonable para aplicar el método de acumulaciones para la contabilización de las deudas incobrables. El promedio de pérdidas por deudas incobrables es de Bs.

72. y colocar la cuenta en una agencia de cobranzas después de 120 días.000 1.000 10.A. el cobro se torna cada vez menos probable. un segundo recordatorio después de sesenta días. que considera la composición de las cuentas por cobrar al final del año. 15. después de noventa días. de la manera siguiente: Nombre Total 1-30 Días 31-60 Días 61-90 Días Mas de 90 días Omny Suc.000 Avila Spa 10.000 8.000 10.000 Celulares X 4.000 3. Por ejemplo. con respecto a su antigüedad.000 Bs. 25.000 Otras cuentas 39.000 Total Bs.000 2. 115.000 San C. 3. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo treinta días después al comprador.000 Bs.000 Bs. hacer una llamada telefónica.000 2. 20.000 12. el saldo de Bs. 22.Aplicando el método de la estimación usando la antigüedad de las cuentas por cobrar Un refinamiento del método del porcentaje de cuentas por cobrar es el método de la antigüedad de las cuentas por cobrar.000 Bs.000 Bs. Las compañías que analizan la antigüedad de sus cuentas por cobrar para efectos de la administración del crédito naturalmente incorporan esta evidencia en los cálculos para determinar la estimación para cuentas incobrables.000 Porcentajes incobrables históricos de deudas 0. 115.1% 1% 5% 90% . Conforme pasa el tiempo después de realizar una venta.000 27. Bs.000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7 podría analizarse. 20.

772 contra Bs.Estimación para deudas Bs. o Bs. 700. 3. 600 se canceló en febrero de 19X2 pero que luego se cobró en octubre de 19X2.833. 72 + Bs. 700 en la cuenta de estimación. la contabilización subsiguiente para las cancelaciones es la misma una reducción en las cuentas por cobrar y una reducción en la estimación para las cuentas por cobrar. 3. pero luego su cobro ocurre a una fecha posterior.072: Gasto por deudas incobrables Bs.772 – Bs. el registro en el diario para registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 2.772 = incobrables que se debe proporcionar Bs. una compañía será más capaz de llevar un registro del verdadero historial de pago de un cliente. Cuando ocurre tal recuperación de deudas incobrables. Recuperación de deudas incobrables Algunas cuentas se cancelan como incobrables. 3.072 Estimación para cuentas incobrables Bs. Dado el mismo saldo de Bs. y el cobro debe manejarse como una entrada normal a cuenta. Los siguientes registros en el diario producen un registro completo de las transacciones en la cuenta individual de cuentas por cobrar de Monterro. 3. Regrese al ejemplo de Compuport y suponga que la cuenta de Monterro por Bs. el registro en el diario es ligeramente diferente.700 Esta tabla de antigüedad produce un saldo blanco diferente para la cuenta de estimación que el que se obtuvo mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. De esta manera. 750 + Bs. Febrero de 19X2 Estimación para cuentas incobrables 600 Cuentas por cobrar 600 . 3. De manera similar. 250 + Bs. 3. el porcentaje de cuentas por cobrar o el método de la antigüedad para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimación para cuentas incobrables. la cancelación debe revertirse.072 Para llevar la estimación para cuentas Incobrables al nivel justificado por la Experiencia previa usando el método de la antigüedad. Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas. 3.

en 19X2 Compuport pensó que Monterro seria un cliente que no pagaría. . los registros en el diario crearon un gasto por deudas incobrables con base en el nivel esperado de cuentas incobrables. y ahora los registros reflejan el pago que hizo Monterro. Efectivo 600 Cuentas por cobrar 600 Para registrar el cobro de esta cuenta Es de hacer notar que estos registros hechos en 19X2 no tienen ningún efecto sobre el gasto por deudas incobrables de 19X1. Un cliente específico. Octubre de 19X2 Cuentas por cobrar 600 Estimación para cuentas incobrables 600 Para revertir la cancelación hecha en febrero de 19X2 de la cuenta de Monterro. Brevemente. Al final de 19X1. En última instancia este no fue el caso.Para cancelar la cuenta incobrable de Monterro.

todo ello antes de que opere la prescripción de la deuda o que la misma sea calificada de incobrable.ASPECTO LEGAL: El código civil considera cuentas incobrables a aquellas deudas que no se han podido cobrar en el término de dos años. . de cualquier naturaleza. Las entidades bancarias y financieras podrán constituir la misma reserva hasta el límite del tres por ciento (3%) de los prestamos concedidos desembolsados. o de uno que guardará prisión por varios años. En caso de que se recupere total o parcialmente una cuenta incobrable que hubiere sido deducida de la renta bruta. es preferible pasar ya el saldo a su cargo por cuentas incobrables. podrán optar por deducir la provisión para la formación de una reserva de valuación. Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados. Dicha reserva no podrá exceder del tres por ciento (3%) de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar. el exceso deberá incluirse como renta bruta del periodo de imposición en que se produzca el mismo. de acuerdo con los procedimientos establecidos judicialmente. A veces no es menester esperar los dos años que arca la ley para considerar como incobrable una cuenta. para imputar las cuentas incobrables que se registren en el periodo impositivo correspondiente. siempre que se originen en operaciones del giro habitual del negocio y que se justifique tal calificación. o en su caso. al cierre de cada uno de los periodos anuales de imposición y siempre que dichos saldos se originen del giro habitual del negocio. antes indicado. su importe deba incluirse como ingreso gravable en el periodo de imposición en que ocurra la recuperación. Este extremo se prueba mediante la presentación de los requerimientos fehacientes de cobro hechos. a esto se le denomina tiempo de prescripción o coeducación de las deudas. siempre y cuando se hayan seguido los procedimientos establecidos jurídicamente los cuales dice así: articulo 38 inciso Q del impuesto sobre la renta: q) Las deudas incobrables. Los contribuyentes que no apliquen el sistema de deducción directa de las cuentas incobrables. si se trata de un deudor quebrado o fallido.

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