MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 1 de 8

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS I. II. III.

Pg. 2 de 8

Campo de aplicacin: Aplica para la elaboracin de todos los documentos internos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Secretara de Comunicaciones y Transportes. Procedencia: Procedimiento Institucional de Control de Documentos. Estructura: Todos los procesos y procedimientos del SGC de la SCT, debern de tener la siguiente estructura: 1. Cartula.- La cartula deber contener al centro el nombre del documento, de acuerdo a como se identificar en el Manual de Calidad de la SCT o en la Lista Maestra de Documentos Internos del SGC, escrito en letra Arial, tamao 20, en negrillas y, en la parte inferior, debern estar dos recuadros en donde se identifique quin revis y autoriz el documento. Carta de Proceso.- Es la forma ejecutiva de presentacin del proceso o procedimiento y contiene todos los datos generales del mismo, sus entradas y salidas, metas e indicadores de desempeo, la cual deber ser requisitada de acuerdo al Anexo 1. Plan de Calidad.- Es el documento que permite identificar fcilmente los puntos de control a lo largo de un proceso para garantizar la calidad del producto, quin lo controla, qu recursos utiliza y dnde los utiliza, cuya informacin deber ser plasmada en el Anexo 2. Objetivo.- El objetivo deber de indicar claramente lo que persigue el proceso o procedimiento y mediante qu accin se genera el producto. Alcance.- Se deber describir el rea de aplicacin del proceso o procedimiento, identificando a quin y dnde procede. Responsabilidades.- En este apartado se deber de describir de manera general la responsabilidad de cada uno de los actores que intervienen en el proceso o procedimiento y su redaccin deber de iniciar con un verbo en infinitivo (eje. revisar, elaborar, turnar, reportar, registrar, etc.). Definiciones.- nicamente se debern de considerar los conceptos importantes relativos al proceso o procedimiento o que se requieran de ser precisados para mayor claridad; las definiciones de los conceptos de calidad pueden ser consultadas en el documento Fundamentos y Vocabulario (ISO 9000: 2000). Infraestructura y Medio Ambiente.- Deber de indicarse la infraestructura necesaria para la operacin de los procesos, as como especificar el ambiente de trabajo, ambos para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Mtodo de trabajo.- Consta de dos apartados, uno que describe las diferentes actividades del proceso o procedimiento y, el otro, se refiere al diagrama de flujo. 9.1 Descripcin de actividades.- Las actividades deben redactarse de forma sencilla, clara, lgica, coherente y de manera secuencial, refiriendo cada una de ellas al responsable de realizarla; asimismo, deber de indicarse el documento

2.

3.

4. 5. 6.

7.

8.

9.

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 3 de 8

de trabajo utilizado, ya sea un procedimiento, instructivo de trabajo, formato, registro, etc. La descripcin de actividades deber plasmarse en la siguiente matriz: Paso Responsable Actividad Documento de trabajo

9.2

Diagrama de Flujo.- Representa de forma grfica las diferentes actividades realizadas en el proceso, para lo cual se deber de utilizar la siguiente simbologa, determinada por la American National Standard Institute.

SMBOLO

Simbologa ANSI para Diagramas de Flujo NOMBRE DESCRIPCIN Inicio o trmino Seala dnde inicia o termina el procedimiento

Actividad

Representa la ejecucin de una o ms tareas de un procedimiento Representa la ejecucin de otro procedimiento, proceso o instruccin de trabajo

Serie de Actividades

Decisin

Indica las opciones que se pueden seguir en caso de tomar caminos alternativos. Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o enva Mediante el smbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o ms tareas separadas fsicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexin los nmeros arbigos: indicando la tarea con la que se debe continuar

Documento

Conector

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 4 de 8

El diagrama de flujo deber elaborarse en forma vertical y se dividir por columnas de acuerdo al nmero de responsables que intervienen en el proceso o procedimiento, conforme a la siguiente matriz. Diagrama de flujo Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4

10.

Anexos: Son los documentos que se adjuntan al proceso o procedimiento para detallar con mayor precisin alguna tarea o actividad de los mismos, los cuales se debern de referenciar dentro del proceso o procedimiento, en la siguiente tabla: Anexo N Descripcin

11.

Formatos: Son documentos diseados para recabar o asentar informacin referente al proceso o procedimiento, los cuales debern codificarse de acuerdo al Procedimiento Institucional de Control de Documentos y estar relacionados en la siguiente matriz: Descripcin Cdigo

Nm. 12.

Registros: Una vez asentada la informacin en los formatos del proceso o procedimiento, stos se convierten en registros y debern ser codificados de acuerdo al Procedimiento Institucional de Control de Documentos, los cuales debern estar relacionados en la matriz siguiente: Descripcin Cdigo Responsable del Resguardo Tiempo de Retencin

Nm.

13.

Referencias: Se relacionan todos los documentos que interactan con el proceso o procedimiento que corresponda, en la siguiente tabla: Cdigo

Nm.

Documentos Internos Nombre del Documento Documentos Externos Nombre del Documento 14.

Nm.

Control de Cambios: En este apartado se relacionan de manera cronolgica las modificaciones o cambios que haya sufrido el proceso o procedimiento, asegurndose de asentar el nmero de revisiones efectuadas al documento; dichos cambios o modificaciones debern asentarse en la siguiente tabla:

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 5 de 8

Fecha de Modificacin

No. de Revisin

Motivo de Cambio

Los cambios efectuados debern de identificarse en el cuerpo del documento de acuerdo a como lo establece el Procedimiento Institucional de Control de Documentos. IV. Generalidades: 1. El dueo o administrador de un proceso o procedimiento se reunir con su equipo de trabajo involucrado en el desarrollo del mismo, para plantear los objetivos de la realizacin de un nuevo documento o modificacin de uno ya existente. Elabora un plan de trabajo para desarrollar cada una de las actividades a realizar, delega responsabilidades y define los plazos de entrega de los productos. 2. Los documentos debern de tener las estructura marcada en este Instructivo de Trabajo y sern elaborados en hoja tamao carta con letra Arial, tamao 10, resaltando en negritas cada uno de los numerales sealados en el punto 3 de este Instructivo de Trabajo. 3. Todos los documentos internos debern estar identificados en cada una de sus hojas con el siguiente encabezado: CDIGO: REVISIN:
FECHA:

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS NOMBRE DEL PROCESO O PROCEDIMIENTO

Pg.

de

CONTENIDO DE LOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO Todos los documentos adicionales a un proceso o procedimiento, como seran instrucciones de trabajo, Guas de Llenado, Documento de Apoyo o Especificacin de Metodologas; debern tener la cartula especificada en el punto I y el control de cambios respectivo; Asimismo debern contar con los siguientes captulos: Campo de aplicacin: Determina el objetivo y las actividades o personal que se ven relacionadas con el procedimiento. Procedencia: Referenciar el procedimiento del que deriva el instructivo. Mtodo de Trabajo o Estructura: Se utilizar conforme a las necesidades del proceso o procedimiento, en sus siguientes modalidades. Gua de Llenado: Se utilizarn dos columnas, una referente al campo y la otra sobre los datos que debern anotarse.

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 6 de 8

Documentos de Apoyo: Se dividirn en cuatro columnas, correspondientes al No. de actividad, Responsable, Actividad y Documento de Trabajo. Metodologa: Podr disearse de acuerdo a las necesidades propias del proceso o procedimiento. Anexos.- Se incluir el apartado de anexos para aquellos casos que aplique. V. Referencias:

SCT-XXXXXX Procedimiento Institucional de Control de Documentos VI. ANEXOS Anexo N 1 2 Anexo 1: Carta de Proceso
Nombre del Proceso: Dueo del Proceso: Propsito: Clientes Internos: Clientes Externos: Proveedores: Producto(s) o servicio(s) que genera: Requerimientos o expectativas de los clientes del proceso respecto al producto o servicio: Actividad Inicial del proceso: Actividad Final del Proceso: Productos: Entradas: Normatividad aplicable al proceso: Variables de control: Puntos de inspeccin: Caractersticas del Producto: Caractersticas de las Entradas:

Descripcin Formato de la Carta de Proceso Formato del Plan de Calidad

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pg. 7 de 8

Metas de desempeo: Nombre del (de los) indicador (es): Indicadores de desempeo Unidad de Medida: Frmula: Responsables de obtener informacin: Registros de calidad: Periodicidad

ANEXO 2.- FORMATO DE PLAN DE CALIDAD

Procedimientos e Instructivos de Trabajo de Calidad relacionados Registros de Calidad relacionados Diagrama de Flujo Descripcin de la Actividad Criterio de Aceptacin Responsable Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Tecnolgicos Mtodo de Revisin

Documento Intranet / SGC-SCT

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CDIGO: SCT-IT-03-01 REVISIN: 2

FECHA: Noviembre 2004

INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VII. Control de Cambios: No. de Revisin 1 2 Motivo de Cambio Primera versin Correccin de codificacin

Pg. 8 de 8

Fecha de Modificacin 30/marzo/2004 30/Noviembre/2004

Detalle del Cambio Documento Nuevo Codificacin

Documento Intranet / SGC-SCT