Guia Aplicativa

INDICE
Presentacin I. INFORMACION GENERAL Que es la transferencia de Gestin Municipal? Cules son los Objetivos de la Transferencia de Gestin Municipal? Que mbitos comprende el proceso de Transferencia? Que normas regulan el proceso de transferencia de la gestin municipal? Quienes son los responsables de efectuar el proceso de Transferencia? Cul es el Plazo para realizar el proceso de Transferencia? II. EL PROCESO DE TRANSFERENCIA Cmo generar condiciones para una optima Transferencia?
Conformacin de la Comisin de Transferencia Modelo de Resolucin de conformacin de Comisin de Transferencia Modelo de Acta de conformacin de Comisin de Transferencia Elaboracin del Plan de Trabajo de la Comisin de Transferencia Es recomendable que se elabore un Plan de Trabajo? Cul es el Contenido de un Plan de Transferencia? Funciones de la Comisin Funciones de la Subcomisin Funciones de la Comisin de Transferencia Acopio ordenado y transparente de documentacin y bienes a transferir Como se realiza el Acopio ordenado y transp. Documentacin y bienes? Formatos: - Anexos del Acta de Transferencias - El Acta de Transferencia - Modelo de Acta de Transferencia Final La Transferencia de los Resultados de Gestin Como se realiza el proceso de Transferencia de los Resultados de Gestin?
Pg. 03 Pg. 05
Pg. 08
Pg. 09
Pg. 13
Pg. 14
Pg. 29
III. LA RENDICION DE CUENTAS Por que es necesario efectuar la Rendicin de Cuentas? Que clases de Rendicin de Cuentas existen? Plazos de la Rendicin de Cuentas Base Legal de la Rendicin de Cuentas Formas de presentacin del Informe de Rendicin de Cuentas Que informacin se debe presentar en la Rendicin de Cuentas?
Pg. 30
PRESENTACIN
Las recientes elecciones municipales y regionales de octubre 2010 han culminado satisfactoriamente, con pequeos incidentes; pero que no desdibujan el proceso de eleccin democrtica iniciada en la dcada de los ochenta. En este contexto, las nuevas autoridades tienen la responsabilidad de profundizar el proceso de descentralizacin siendo eficientes constructores de sus territorios en armona y concertacin con sus ciudadanos. La proclamacin de las nuevas autoridades trae consigo la responsabilidad, que en coordinacin y concertacin con las autoridades salientes, se inicie un proceso de transferencia ORDENADO Y TRANSPARENTE de la Gestin Municipal; es por ello que La Red de Municipalidades Urbanas y Rurales del Per REMURPE considera permanente contribuir a dicho objetivo, publicando la siguiente Gua Aplicativa. La presente Gua Aplicativa POR UNA TRANSFERENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIN MUNICIPAL ORDENADA Y TRANSPARENTE, aporta un concepto que intenta complementar otras iniciativas igual de importantes para que las gestiones municipales logren una continuidad de sus logros y un reencauzamiento de sus dificultades. La presente Gua Aplicativa POR UNA TRANSFERENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIN MUNICIPAL ORDENADA Y TRANSPARENTE, consta de 2 partes; la primera, referida a su concepto y objetivos, ambitos y plazos estipulados para su cumplimiento, y la segunda, desarrolla el proceso de rendicin de cuentas, su base legal y la forma de presentacin del mismo. Es importante sealar que en cada una de estas dos partes se ha buscado su aplicacin prctica proporcionando para ello modelos de resoluciones, as como modelos de actas de recojo de informacin y de transferencia. Finalmente, la experiencia municipal, nos indica que an es una tarea complicada efectuar la transferencia administrativa, de la gestin municipal, por lo que estamos seguros que esta guia aplicativa sera de gran utildad.
Wilbert Rozas Beltran Presidente de REMURPE
Red de Municipalidades Urbanas y Rurales del Per 10 Aos Promoviendo Gestin Participativa, Concertada y Descentralizada
I. INFORMACIN GENERAL
Que es la Transferencia de Gestin Municipal?
Es el conjunto de acciones que efecta el alcalde o la alcaldesa saliente para transferir el cargo al alcalde o la alcaldesa o la alcalde(sa) entrante y transmitir a la nueva autoridad, los resultados de gestin y la situacin operativa y financiera en el que se encuentra la Municipalidad. La transferencia de gestin debe mostrar con ORDEN y TRANSPARENCIA, los resultados obtenidos en su gestin y administracin, informacin que facilitar la continuidad de la gestin municipal, desde las polticas pblicas locales emitidas, las actividades y proyectos aprobados, evitando rupturas y desconocimiento de lo avanzado. Eso permitir que la gestin entrante maneje la situacin municipal con ms acierto y pueda evaluar resultados en un corto plazo. El procedimiento de transferencia es un procedimiento administrativo de inters pblico, de cumplimiento obligatorio y formal, porque concluye con la firma de las actas respectivas. Comprende la participacin de las autoridades, funcionarios(as) y sociedad civil, desempeando roles en la comisines de transferencia, veedura y control.
PROCESO
GESTIN MUNICIPAL AUTORIDAD SALIENTE AUTORIDAD ELECTA
Cules son los Objetivos de la Transferencia de Gestin Municipal?

Dar continuidad a la Gestin Municipal, para que transcienda los periodos de gobierno municipal y permita obtener resultados a mediano y largo plazo. Demostrar con Orden y Transparencia los resultados obtenidos en el mbito administrativo y de gestin, en el periodo de gobierno Dotar de informacin vasta y suficiente a las nuevas autoridades municipales, para que realicen un optimo desempeo en la gestin municipal Propiciar la participacin de la sociedad civil en el proceso de transferencia, que garantice continuidad de las polticas locales.
GUIA APLICATIVA: POR UNA TRANSFERENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIN MUNICIPAL ORDENADA Y TRANSPARENTE
Que mbitos Comprende el Proceso de Transferencia?

En los momentos actuales, en los que estamos inmersos en un Presupuesto por Resultado, el proceso de transferencia debe realizarse en dos mbitos de la Gestin Municipal; uno, el ambito de la Gestin en el que se ejecutan las polticas pblicas, se planifica el desarrollo institucional, el desarrollo local y se ejecutan planes y programas; el segundo, el mbito Administrativo, donde se desarrolla la operatividad y los actos administrativos que brindan soporte a las decisiones del gobierno local.
1. El mbito de la Gestin.- Muestra los resultados de Gobierno y Facilitacin de procesos e iniciativas ciudadanas, referidas a las polticas pblicas locales, al Plan de Desarrollo Local Concertado, los Planes de Lucha contra la Pobreza, el Plan de Igualdad de Oportunidades, el Plan de Desarrollo Econmico Local, el Plan de Desarrollo Territorial y los Programas Sociales para la inclusin de Sectores Vulnerables. En este mbito se muestra tambin los resultados de los procesos de Presupuesto Participativo y de la Participacin y Vigilancia Ciudadana.
2. El mbito Administrativo.- Muestra los resultados de la accin administrativa realizada por la municipalidad, referidas a medir los resultados de la planificacin estratgica y operativa, de los instrumentos de gestin institucional, de la ejecucin de los Sistemas Administrativos (presupuestario, financiero, de recursos humanos, tributario y de inversin pblica, etc.).
Que Normas Regulan el Proceso de Transferencia de la Gestin Municipal?

Ley N 26997 Ley, que Establece la Conformacin de Comisiones de Transferencia de la Administracin Municipal, del 24 de noviembre del ao 1998. Ley N 28430 que modifica la Ley N 26997, publicada el 24 de diciembre del ao 2004. Directiva N 01-2006-EF/93.01 Lineamientos para facilitar la Transferencia de Informacin Contable de la Administracin Municipal a las Nuevas Autoridades Electas. Normas de Control Interno aprobadas por Resolucin de Contralora N 320-2006 del 30 de octubre del ao 2006 y publicadas el 3 de noviembre del mismo ao. Instructivo N 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin Municipal, aprobado por Resolucin N 075-98- EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin. Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participacin y Control Ciudadanos. (artculos 3, y del 31 al 36) publicada el 02 de mayo del ao 2004. Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27806 Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica el 02 de agosto del ao 2002.
Quienes son los Responsables de Efectuar el Proceso de Transferencia? Los Alcaldes o las Alcaldesas
Todos los Alcaldes(as) provinciales y distritales del pas, sin excepcin, que cesan en sus cargos realizarn, bajo responsabilidad, el proceso de transferencia de la gestin municipal a las nuevas autoridades electas, como lo dispone el artculo de la Ley N 26997 modificado por el articulo primero de la Ley N 28430. La Comisin de Transferencia, estar conformada de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Ley N 26997 y su modificatoria, adicionalmente se recomienda contar con representantes de las diferentes reas de actividad de la municipalidad, aprobadas en su estructura orgnica, con el fin de facilitar el proceso de transferencia.
El Gerente o Gerenta Municipal o funcionario(a) administrativo de mayor rango de la Municipalidad

El Gerente o Gerenta Municipal o funcionario(a) administrativo de mayor rango de la Municipalidad, tiene la responsabilidad de la entregar la informacin de las diferentes reas a su cargo, entre ellas a la oficina de contabilidad o dependencia que haga sus veces (Directiva N 001-2006-Ef/93.01). Asimismo pondr a disposicin de la comisin de transferencia lo siguiente:
El Plan de Accin y el cronograma con las fechas de entrega de informacin por reas (Plan de Trabajo del proceso de Transferencia). El acervo documentario, que comprender documentos administrativos y contables. El Acta de Transferencia, suscrita por las autoridades correspondientes Alcalde(a), Gerente(a) Municipal, Director(a) de Contabilidad o quienes hagan sus veces y los dems miembros conformantes de las comisiones de transferencia).
Los Funcionarios y/o funcionarias, Servidores o Servidoras Municipales

De acuerdo a Ley, todos los funcionarios y/o funcionarias, asi como servidores o servidoras Municipales estn obligados a brindar el apoyo y la informacin que requiera la comisin para el cumplimiento de su misin. Los actos u omisiones de los y las autoridades, funcionarios(a) y servidores(as) municipales para ocultar informacin, impedir o entorpecer la labor de la Comisin de Transferencia sern puestos en conocimiento de la Contralora y del Ministerio Pblico que actuaran de acuerdo al Artculo 377 del Cdigo Penal, que dispone: El funcionario pblico que, ilegalmente omite, rehsa o retarda algn acto a su cargo, ser reprimido con pena privativa de libertad no mayor de 2 aos y con treinta a sesenta das multa.
El Rol de los Regidores y representantes de la sociedad civil

Los regidores(as) y los representantes de la sociedad civil podran cumplir el rol de veedores(as) del proceso de transferencia, acto que dara un aval importante a las tareas que se deben cumplir. Para esto deben estar de acuerdo tanto los y las autoridades salientes, como la autoridad elegida, siendo plasmadas dichas tareas en la resolucin de conformacin de la comisin de transferencia o en el acta de conformacin de la comisin de transferencia (la primera suscrita por el alcalde en funcin y la segunda por el alcalde o alcaldesa electos.
Delimitacin de Responsabilidades de Funcionarios(as) y Servidores(as)

El alcalde o la alcaldesa en el plazo ms inmediato, debern disponer a cada uno de los funcionarios y/o funcionarios(as) en ejercicio, la compilacin, ordenamiento y archivamiento de los documentos tcnicos a ser entregado de acuerdo a las materias de competencia que desempea cada funcionario.
Los Alcaldes o Alcaldesas reelectos tambin deben de realizar el proceso de transferencia?

El Alcalde o alcaldesa reelecto estn obligados a informar al Concejo Municipal en su sesin de instalacin o dentro de los 10 (diez) das siguientes, sobre la situacin de la municipalidad y el acervo documentario y otros aspectos sealados en el Artculo 2 de la Ley N 26997
Cul es el Plazo para Realizar el Proceso de Transferencia?

El presente proceso de transferencia de la gestin, tiene un plazo ms amplio que el de los anteriores procesos. En el ao 2010, el proceso de transferencia se realizar desde el da siguiente en que se proclame al nuevo alcalde o se proclame la reeleccin del alcalde en ejercicio y se extiende hasta un da antes de la juramentacin de las nuevas autoridades municipales. Este plazo comprende la convocatoria, instalacin de la Comisin, verificacin de la documentacin que se transfiere, el levantamiento de Actas por reas y el Acta Final de Transferencia. En el caso de reeleccin, el plazo antes sealado deber servir para ordenar el acervo documentario y los bienes y para la preparacin del Informe que se presentar al nuevo concejo municipal
II. EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

Cmo Generar Condiciones para una ptima Transferencia?
Generar condiciones para una ptima transferencia de gestin, significar efectuar algunos pasos previos al trabajo que desarrollar la comisin de transferencia. Estos pasos previos podr iniciarse algunos meses antes o en el momento mismo en que se produce las elecciones municipales. Para ello, es recomendable que se constituya un equipo de trabajo, para que asuma la tarea de recoger y acopiar informacin clave y necesaria que permita revisar, analizar, clasificar y archivar y de ser el caso sistematizar la informacin con la que se cuenta. Para este trabajo previo, la presente gua ha incluido algunos formatos que se pueden utilizar para la revisin de los documentos que comprenden la transferencia en el mbito administrativo y de gestin. Asimismo se ha anexado los formatos que la Contralora General ha diseado para efectuar el Informe de rendicin de cuentas al final del periodo de gestin, lo que constituir no slo un insumo para el proceso de transferencia, sino para la adopcin de las medidas correctivas en lo que resta de la gestin, para concluir de la mejor forma este proceso, dando muestras de capacidad y compromiso con la gestin pblica.
La transferencia de la administracin comprende en forma general, lo siguiente:

Inventario Fsico de Bienes Informe de estado de servicios administrativos y consecionados Estado de expedientes pendientes de resolucin Todos los dems informes que permitan conocer el real estado de la entidad
Libros de Planillas y rgimen de contratacin
Libros de Contabilidad y dems operaciones contables
Registro de Contribuyentes
Inventario de Cuentas Bancarias (indicando saldo)
Actas del Concejo, oficios y dems acervo
Relacin de Ordenanzas, y dems normas municipales
Esta disposicin debe ser complementada, con la Directiva N 01-2006-Ef/93. 01 Lineamientos Para Facilitar La Transferencia de Informacin Contable de la Administracin Municipal a Las Nuevas Autoridades Electas y el Instructivo N 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin Municipal, aprobado por Resolucin de la Contadura de la Nacin N 075-98- EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin
Conformacin De La Comisin De Transferencia

Esta comisin se conformar con personal designado por el Alcalde o Alcaldesa saliente y el Alcalde o Alcaldesa electos. Asimismo considerar la participacin de los representantes del rgano de control institucional, los regidores y los representantes de la sociedad civil en calidad de veedores. Dentro de los primeros 5 das hbiles siguientes a la proclamacin de las autoridades electas, el alcalde o alcaldesa en ejercicio convoca al alcaldeo alcaldesa electos para la conformacin e instalacin e instala la comisin de transferencia, que estar integrada por las siguientes personas (Artculo nico de la Ley 28430, que modifica artculo 3 de Ley 26997): Por acuerdo de ambos alcaldes (alcalde en ejercicio y alcalde o alcaldesa electos), el nmero de miembros de la Comisin podr ser ampliado, especialmente para conformar Subcomisiones Alcalde en ejercicio quien la preside Alcalde o alcaldesa electo o su representante Dos representantes del alcalde o alcaldesa en ejercicio, uno de ellos el de ms alto rango administrativo Dos representantes del alcalde o alcaldesa electos
Para la conformacin oficial de la comisin de transferencia, el alcalde o alcaldesa en ejercicio deber de emitir una resolucin de alcalda, sealando a cada uno de los miembros que la conforman. Este es un modelo que podr utilizarse con tales fines:
10
Modelo de Resolucin Conformacin de Comisin de Transferencia Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per Resolucin de Alcalda N ................................- 2010 Lugar y Fecha El seor(a) Alcalde(sa) de la Municipalidad Provincial de ...................................... Visto: El Informe N presentado por la Gerencia Municipal, solicitando conformacin de la comisin de Transferencia de la Gestin Municipal del periodo 2007 al 2010 en los trminos y plazos establecidos por Ley. CONSIDERANDO: Que, de acuerdo a lo dispuesto por el articulo 1 de la Ley N 26997 (modificado por el articulo nico de la Ley N| 28430), todos los Alcaldes provinciales y distritales del pas sin excepcin, que cesan en sus cargos realizarn, bajo responsabilidad, el proceso de transferencia de la gestin municipal a las nuevas autoridades electas. Que, asimismo el articulo 3 de Ley 26997 (modificado por el articulo nico de la Ley N 28430), dispone que dentro de los primeros 5 das hbiles siguientes a la proclamacin de las autoridades electas, el alcalde en ejericio convoca al alcalde electo y conforma e instala la comisin de Transferencia, que estar integrada por; Alcalde en ejercicio quien la preside, alcalde electo o su representante, dos representantes del alcalde en ejercicio (uno de ellos el de ms rango administrativo) y dos representantes del alcalde electo. Por acuerdo de ambos alcaldes (alcalde en ejercicio y alcalde electo), el nmero de mienbros de la Comisin podr ser ampliado, especialmente para conformar Subcomisiones. Que, como consecuencia de las Elecciones Regionales y Municipales del 3 de Octubre del ao 2010, se ha proclamado como alcalde electo al seor(a)..........................................................................., con fecha ....................., por lo que corresponde a esta alcaldia en cumpliendo de las normas antes mencionadas, designar a los mienbros de la Comisin de Transferencia de Gestin Municipal del periodo 2007 al 2010. Que, con fecha , el alcalde electo remite a la Municipalidad de ............................, el Oficio N .................., en el que comunica el nombre de las personas que conformarn la Comisin de Transferencia, en su representacin. Por las consideraciones expuestas y en uso de las facultades conferidas en el articulo 20 de la Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades. SE RESUELVE: Articulo primero.- Conformar la Comisin de Transferencia, la misma que estar integrada por las siguientes personas: Seor(a) ........................................................................., Alcalde en ejercicio, quien la presidir. Seor(a) ........................................................................., Alcalde electo (o su representante). Seor(a) ........................................................................., Gerente Municipal (o de Administracin o cualquier otro gerente de mayor rango de la municipalidad) Seor(a) ........................................................................., Funcionario designado por el Alcalde en ejercicio Seor(a) ........................................................................., Nominados por el alcalde electo Seor(a) ........................................................................., Nominados por el alcalde electo Esta Comisin podr ampliarse por acuerdo conjunto entre el alcalde en ejercicio y el alcalde electo. Artculo segundo.- Requerir la intervencin del rgano de Control Institucional, como veedor del proceso de transferencia. Artculo tercero.- Disponer que las reas administrativas de la Municipalidad, faciliten la informacin y documentacin requerida por la Comisin de Transferencia. Artculo cuarto.- Extindase un ejemplar de la presente resolucin a cada uno de los mienbros de la comisin de Transferencia. REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
11
Como efectuar la transferencia, si el alcalde o alcaldesa salientes no conforma la Comisin de Transferencia?

De acuerdo a Ley, el alcalde o alcaldesa en ejercicio estn obligados a convocar a la autoridad electa para conformar la comisin. De no realizarse la instalacin en los plazos previstos, el alcalde o alcaldesa electos designarn a todos los integrantes de la Comisin y la instalarn dentro de los 5 das hbiles siguientes. Adems la autoridad electa pondr en conocimiento del Fiscal de la jurisdiccin respectiva, el incumplimiento del mandato legal por parte del alcalde en ejercicio. En vista de este mandato, an cuando el alcalde o alcaldesa en ejercicio no conforme y convoque a la comisin, el proceso debe llevarse a cabo. Para que este proceso se realice, corresponde al alcalde o alcaldesa electos, cumplido el plazo de los cinco das hbiles de habrsele proclamado, conformar la comisin de transferencia, recomendndose que para efectuarlo, se levante un acta de conformacin en presencia del Jefe del rgano de Control Institucional, del Juez de Paz o miembros de la sociedad civil. Este es un Modelo que podr utilizarse para tales fines.
12
Modelo de Acta Conformacin de Comisin de Transferencia

ACTA DE CONFORMACIN DE COMISIN DE TRANSFERENCIA (Artculo 3.2 de la Ley N 26997 modificado por el artculo nico de la Ley N 28430)
La presente Acta de conformacin de la Comisin de Transferencia de la Gestin Municipal del periodo 2007 al 2010, se levanta ante la negativa del alcalde en ejercicio de conformarla y en cumplimiento a lo establecido en el inciso 3.2 de la Ley N 26997, que dispone que de no realizarse la instalacin en el plazo previsto en el numeral 3.1 de esta misma norma, el alcalde electo designar a todos los integrantes de la comisin y la instalar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes. Asimismo en sujecin al inciso 3.3 de la Ley N 26997, en calidad de autoridad electa se pondra en conocimiento Fiscal correspondiente el incumplimiento del mandato legal por parte del alcalde en ejercicio, para que se haga efectiva la respectiva accin penal por el delito establecido en el artculo 377 del Cdigo Penal. Dejando expresamente sealado el incumplimiento legal de parte del alcalde en ejercicio se procede a levantar el acta siguiente:
ACTA
En la ciudad de ........................., siendo las ......... horas del da ............, en precensia del Sr.(a) ................................, Jefe del rgano de Control Institucional, se procede a conformar la Comisin de Transferencia: Seor(a) ........................................................................., Alcalde electo, (quien lo presidir). Seor(a) ........................................................................., Gerente Municipal (o de Administracin o cualquier otro gerente de mayor rango de la municipalidad) Seor(a) ........................................................................., Funcionario municipal Seor(a) ........................................................................., Nominados por el alcalde electo Seor(a) ........................................................................., Nominados por el alcalde electo En seal de conformidad, las personas mencionadas suscriben la presente acta en 06 ejemplares, una de las cuales ser remitida al alcalde en ejercicio, para su cumplimiento.
Alcalde(sa) electo
Gerente(a) Municipal
Funcionario(a) Municipal
Mienbro Nominado
Mienbro Nominado
La comisin culmina su funcin un da antes de la instalacin pblica del nuevo concejo municipal, con la entrega de cargos del alcalde o alcaldesa y regidores o regidoras salientes. Todo se registra en el acta de transferencia que es suscrita por los miembros
13
Elaboracin del Plan de Trabajo de la Comisin de Transferencia

Es recomendable que se elabore un Plan de Trabajo para efectuar la Transferencia?
Si, es recomendable que se elabore un Plan de Trabajo de Transferencia, porque es necesario ordenar las actividades y plazos que se cumplirn. Pero adems porque la Directiva N 001- 2006- Ef/93.01, dispone que el Gerente o Gerenta Municipal o el funcionario o funcionaria de mayor rango en la entidad municipal deber proponer un Plan de Accin del proceso. Este Plan permitir: 1. Contar con documentacin ordenada en su debida oportunidad. 2. Visita de miembros de Comisin debidamente programadas 3. No se interrumpa atencin al pblico en la entidad municipal 4. Se verifique informacin bsica e imprescindible 5. Posibilidad de levantar actas por reas, aparte del acta general. 6. Manejo adecuado de los plazos hasta su culminacin
Cul debera ser el contenido de un Plan de Transferencia?

Un plan de pransferencia, deber de ser muy clara en establecer los aspectos importantes que se tendrn en cuenta en la ejecucin de la verificacin y el levantamiento de las actas respectivas. Estos aspectos son los referidos a las funciones de la comisin y subcomisiones, los responsables, plazos, entrega de actas por reas, entre otros, de la siguiente manera:
Objetivos de la pransferencia Funciones de la Comisin Responsables y funciones de Subcomisiones Plazos de transferencia: del trabajo de la Comisin y Subcomisiones Determinacin de reas que sern verificadas Fechas de visitas por reas Fecha lmite de entrega de resultados de verificacin u observaciones de las Subcomisiones Levantamiento de Actas por reas Entrega de Actas por reas a la Comisin de Transferencia
Funciones de la Comisin Funciones de las Subcomisiones

Las Subcomisiones tendrn como funcin revisar la documentacin tcnica que administran cada una de las unidades orgnicas de la municipalidad, as como los bienes existente en el local municipal y en todos los locales de propiedad o que utilice la municipalidad para brindar los servicios pblicos y administrativos. Para la verificacin del estado de los bienes municipales, se recomienda la conformacin de una Subcomisin que se encargue de esa funcin en todas las reas de la municipalidad y en los locales que utiliza la municipalidad.
14
Funciones de la Comisin de Transferencia

La Comisin tiene la funcin de conducir el proceso de transferencia, lo que significar efectuar funciones de orientacin, absolucin de consultas y observaciones y concertar soluciones a los problemas que pudieran presentarse. Adems es el encargado de recibir y compilar las Actas por reas que se suscriban entre los miembros de las Subcomisiones. Y por ltimo deber de suscribir el Acta Final, manifestando su conformidad a la verificacin del Acervo documentario y de los bienes municipales que se transfieren.
Acopio ordenado y transparente de documentacin y bienes a transferir

Cmo se realiza el Acopio ordenado y transparente de documentacin y bienes a transferir?
Realizar el acopio ordenado y transparente del acervo documentario y bienes a transferir, permitir efectuar un proceso de transferencia tcnico, gil y confiable, y la informacin acopiada constituir un insumo para el proceso de Rendicin de Cuentas, as como para la adopcin de las medidas correctivas en lo que resta de la gestin, as como para digitalizar o fedatear con oportunidad informacin relevante para futuras acciones de control que pueden darse an diez aos despus de haber concluida la presente gestin. La tarea de acopio ordenado y transparente de la documentacin tcnica y de bienes que sern transferidos a la prxima gestin municipal, podr realizarse mediante el llenado de formatos en el que se comprende toda la informacin necesaria de revisin de cada una de las reas que administran y custodian informacin tcnica relevante. Es necesario entender que los documentos que se verifica son los documentos tcnicos, referidos a dar a conocer el estado de financiero, presupuestario y de administracin de los recursos municipales y no los de mero trmite, como los informes o memorandos, porque la informacin que estos documentos contienen son o seran irrelevantes. Estos mismos formatos podrn utilizarse luego, como anexos a las Actas por reas que se levanten al finalizar el proceso de transferencia. Los Formatos contienen la siguiente informacin: Indica el nombre de los documentos tcnicos o los bienes que se verifica para su transferencia, con su respectiva descripcin. Por ejemplo en el caso del inventario, podr sealar inventario fsico valorizado del activo fijo del ao xxxx, en cuanto al balance podr sealar balance financiero correspondiente al periodo xxxx, en cuanto al inmueble podr indicar Inmueble municipal de la calle xxxx de tres pisos. En este espacio se describe brevemente la naturaleza del documento o bien, que permita su identificacin inmediata
Concepto
15
Indica el tipo de documento tcnico o bien que se verifica. Unidad de Medida En tipos de documentos pueden ser encontrarse Inventario Expedientes de contratacin, balance, informe, etc., en bienes pueden encontrarse Inmueble maquinaria, Etc. La Unidad de Medida nos permitir conocer el tipo o clase de documentos verificados. Indica las veces que se repite el mismo documento en el proceso de verificacin y posterior transferencia. Permite conocer la cantidad de los documentos tcnicos o bienes que se verifica. Si los documentos tcnicos se han formulado por aos, semestres, trimestres o meses, se colocar la sumatoria de todos los cuatro aos de gestin. Indica el estado en el que se encuentra el documento tcnico o el bien que se verifica. Este estado se clasifica en: Estado Situacional Para bienes: a)Bueno b)Regular c)Deteriorado El llenado de clasificacin b y c de bienes hacen necesario el llenado de la lnea de Observaciones Para documentos: a)Completo b)Incompleto La clasificacin b de documentos, amerita el llenado de la lnea de Observaciones
Cantidad
Sustento Documentario
Indica el documento que aprueba o con el que se remite a entidades rectoras o de control los documentos tcnicos. Asimismo indica los ttulos o documentos con el que ha adquirido, transferido o registrado los bienes Indica la determinacin de su entrega. Todos los documentos deberan de entregarse, sin embargo puede existir la posibilidad de considerarse como no transferidos por estar incompletos o en total estado de deterioro, por lo que es recomendable que se sealen las causas que impiden su transferencia En este espacio se consigna todos los argumentos del estado situacional y los que justifican que no proceda la transferencia correcta de los bienes o documentos tcnicos Ac se consigna a las personas que entregan la informacin y quienes las estn recibiendo.
Entrega (si) (No)
Observaciones
Responsables
16
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- A LOGISTICA: MARGESI DE BIENES-INVENTARIO

CONCEPTO
Inventario Fsico Valorizado de Activo Fijo Terrenos de la municipalidad Inventario Conciliados con Contabilidad Edificios construidos o adquiridos Inmuebles de Propiedad de la municipalidad entregados en cesin en uso Inmuebles recibidos en cesin de uso Maquinaria y Equipo (Depreciable y No Depreciable) Equipo de Transporte (Depreciable y No Depreciable) Vehiculos entregados en cesin de uso Vehiculos recibidos en cesin de uso Activo Fijo y Maquinaria Pesada de Propiedad Municipal entregados en cesin de uso Activo Fijo y Maquinaria Pesada recibido en cesin de uso Muebles y enseres (Depreciable y No Depreciable) Muebles entregados en cesin de uso Muebles recibidos en cesin de uso Bienes culturales (Clasificados) - Biblioteca Licencias Software Bienes Agropecuarios Plantaciones Ganado Psicultura
UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA
SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
17
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- B LOGISTICA: PROCESOS DE SELECCIN

CONCEPTO
Bases aprobadas de Procesos de seleccin Licitaciones Pblicas
Concursos Pblicos Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Procesos de Menor Cuanta
Expedientes Contratacin de procesos seleccin
Licitaciones Pblicas Concursos Pblicos Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Procesos de Menor Cuanta Procesos Exonerados de V.L. Procesos Exonerados de obras Procesos Exonerados de bienes Procesos Exonerados de servicios Procesos publicados (SEACE) Licitaciones Pblicas Concursos Pblicos Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Procesos de Menor Cuanta Procesos Exonerados de V.L. Procesos Exonerados de obras
Libros de Actas de procesos Especiales
Licitaciones Pblicas Concursos Pblicos Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Procesos de Menor Cuanta Procesos Exonerados de V.L. Procesos Exonerados de obras
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
18
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- C LOGISTICA-DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO
Plan Anual de Adquisiciones aprobado - PAC Archivo de PECOSAS por aos Kardex por aos Guas de Remisin
Documento que sustenta propiedad de unidades mviles
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
Documento que sustenta propiedad de maquinaria pesada Documento que sustenta propiedad de inmuebles Documento que sustenta propiedad de muebles Documento que sustenta propiedad de equipos Inventario de existencias de almacn central Inventario de existencias de almacn de vaso de leche Archivo de Copia de rdenes de compra Archivo de Copia de rdenes de servicio NEA (Nota de Entrada de Almacn) Informe del servicio de seguridad interna
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
19
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- D LOGISTICA: PROCESOS DE SELECCIN

CONCEPTO
Informe Situacional del rea (Avances y pendientes) Informe Situacional de los libros de contabilidad, principales y auxiliares (procesados u obtenidos a travs del mdulo SIAF . GL, o procesados en forma tradicional, segn corresponda, con indicacin de l a legalizacin y del ltimo folio) Libros principales y auxiliares Carpetas que contienen los Estados Financieros y Presupuestos
Notas, Informacin complementaria y documentacin sustentatoria con sus respectivos
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
ESTADO SITUACIONAL
SUSTENTO DOCUMENTARIO
ENTREGA
(SI)
(NO)
Anlisis de saldos delas cuentas del Balance siguientes: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar (a los Contribuyentes, Personal, AFP, ESSALUD, ONP, Proveedores y Otros) Anticipos Concedidis y Encargos Otorgados a la fecha del proceso de transferencia debidamente sustentados 1 Construcciones en Curso, indicando el estado de las obras para su futuro registro definitivo Anlisis Depreciacin, Agotamiento y Amortizacin Acumulada por cada tem Bienes en transito si lo hubiere Deudas a Largo Plazo, indicando el monto de la deuda principal, intereses y otros cargos (2) Encargos Recibidos de otras entidades y de las cuentas relacionadas con su ejecucin Informacin de la comprobacin de saldos de las cuentas de balance (3) Informes de Auditoria Interna y Externa por los exmenes practicados a la informacin financiera y presupuestaria hasta la fecha de transferencia Carpetas con la informacin financiera y presupuestaria de periodicidad anual (4) Carpetas con la informacin financiera y presupuestaria de periodicidad trimestral Carpetas con la informacin financiera y presupuestaria de periodicidad semestral En caso de contar con empresas municipales financieras y/o no financieras, as como organismos desconcentrados debera consignarse los datos bsico de estas (5) Informe sobre Contingencias cuantificables o no Informe sobre litigios judiciales en proceso, en ejecucin de sentencia de cosa jusgada, con el visto bueno del Asesor Jurdico o funcionario que haga sus veces
Informacin sobre Reporte de Cuentas de Gestin de Operaciones Reciprocas entre Municipalidades u otras entidades del Sector Pblico
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
20
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 02- TESORERIA

CONCEPTO
Cuentas Corrientes y saldos Conciliaciones bancarias Formularios prenumerados Comprobantes de pago, visados que debern permanecer adeacuadamente archivados, en orden cronolgico, con la documentacin sustentatoria original (facturas, boletas, contratos, valorizaciones, resoluciones, etc.)
Recursos Recaudados y Bancos
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
Fondo Caja Chica Cuentas por Cobrar y por Pagar Prestamos, anticipos a trabajadores Cartas fianza y garantas proveedores y contratistas Viticos otorgados Estado de Cheques y chequeras Extractos bancarios de los recursos transferidos (1) Detalle de cheques en trnsito, cheques en cartera, entre otros, indicando los trmites y procesos efectuados al respecto Estado de los Recibos de Ingreso Cumplimiento de Convenios
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
21
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 03- PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

CONCEPTO
PIA 2007 PIM 2007 PIA 2008 PIM 2008 PIA 2009 PIM 2009 PIA 2010 PIM 2010 Evaluacin semestral y anual 2007 Evaluacin semestral y anual 2008 Evaluacin semestral y anual 2009 Evaluacin semestral y anual 2010 Informe y documentacin sustentatoria del Presupuesto Institucional de Apertura - PIA, aprobado para el ejercicio 2011 Modificaciones que se hubieran efectuado, indispensables para la formulacin y presentacin de los Estados Presupuestarios (1) Hoja de Conciliacin del Marco Legal del Presupuesto al Primer Semestre del ejercicio 2010 con la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica Las carpetas y oficios de presentacin, de la informacin presupuestaria, remitidos a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico de acuerdo a la normatividad vigente
Las carpetas y oficios de presentacin, de la informacin presupuestaria, remitidos a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica de acuerdo a la normatividad vigente
Documentos de Gestin (ROF, CAP, MOF, TUPA, MAPRO)
Perfiles de pre inversin Estudios de pre factibilidad Estudios de factibilidad Informes de viabilidad
Resoluciones que aprueban calendarios de conpromisos
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
22
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 04- DESARROLLO URBANO-OBRAS O INFRAESTRUCTURA

CONCEPTO
OBRAS POR ADMINISTRACIN DIRECTA Expedientes Tcnicos de Obras del periodo de gestin Informe del Presupuesto de obras (Programa de Inversiones) por ao Cuaderno de obras Informes de ingenieros Residentes Actas de recepcin de obra Liquidacin tcnica y financiera Resoluciones de aprobacin de Expedientes Tcnicos Expedientes en gestin de otras entidades Informe de Entrega de obra Resoluciones de aprobacin de Liquidacin de obras Informe de mantenimiento de infraestructura efectuados OBRA POR CONTRATA Expediente Tcnico Copias de procesos de seleccin realizados Copias Contratos de ejecucin de obras Copias de Garantias suscritas Informes de Residente de obra Informes de inspector o supervisor de la obra Presupuestos adicionales aprobados Liquidacin de obra y memoria descriptiva de cada obra Acta de Recepcin de Obra
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
23
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 05- SECRETARIA GENERAL

CONCEPTO
Ordenanzas emitidas por los cuatro aos
Decretos emitidos Acuerdos de concejo emitidos Copias de los Instrumentos de gestin - ROF Copias de los Instrumentos de gestin - CAP Copias de los Instrumentos de gestin - PAP Copias de los Instrumentos de gestin - MOF Copias de los Instrumentos de gestin - TUPA Plan estrategico institucional Juicios de la entidad Procesos administrativos Disciplinarios Convenios suscritos Libro de actas del concejo Acuerdos del Presupuesto participativo - Actas Acuerdos con el CCLD - Actas Resolucin de Alcaldia emitidas Copias de las resoluciones gerenciales emitidas Reporte de entrega de informacin pblica Ley de Transparencia Reglamento Interno de Concejo Otros
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
24
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 06- PROGRAMAS SOCIALES

CONCEPTO
Informe sobre los avances en la DEMUNA Informe sobre los avances en OMAPED Informe sobre los avances en el Programa de Adulto Mayor OMAPED
Estado de la Casa Mujer Estado de la Casa de la Cultura o de la Juventud Informe Solicitud de Insumos e Informe de Conformidad Archivos de Informacin trimestral - INEI Padrones de beneficiarios Libro de Actas Comit Administracin Documentos de Procesos de seleccin ROF - Comit de administracin Copias de recepcin del Almacen VL. Reconocimiento de comits Resoluciones aprobando contratos de insumos de VL. Otros
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
25
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 07- PROGRAMAS SOCIALES

CONCEPTO
Presentacin de la Registro (Data) de contribuyentes Estado de cuentas por cobrar Estado de cuentas en cobranza coactiva
Cuadros actualizados de las cuentas corrientes por cada tipo de tributo Informe del Historico de la recaudacin anual Estudios de los grados de morosidad Copia de ordenanza que aprueban arbitrios de cada ao de gestin Copia de documento de ratificacin de parte de municipalidad provincial Informe de procesos de fiscalizacin Informe de Beneficios otorgados Embargos ejecutados Licencias de funcionamiento otorgados Otros
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
26
ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 08- AREA DE PERSONAL O RECURSOS HUMANOS

CONCEPTO
Presentacin de la Planilla nica de Pagos
Relacin de Personal nombrado Relacin de Personal por Servicios Personales o permanentes Relacin de obreros permanentes Relacin de contratados CAS Presentacin del PAP Relacin de destituidos Relacin de suspendidos Relacin de reincorporados por sentencia judicial Relacin de nombrados por la norma de excepcin de la Ley de Presupuesto 2009 - 2010 Copia del CAP Cuadro de Ubicacin de personal con la ltima rotacin Declaraciones juradas de autoridades, funcionarios y servidores que manejan fondos Resoluciones que autorizacin periodo pre y postnatal Resoluciones de lactancia Resolucin que otorgan licencias por motivos particulares Resolucin que otorgan licencias para capacitacin no oficializadas Resoluciones de cese Resoluciones de otorgamiento de diversos beneficios Resolucin que otorgan CTS Relacin de Declaracin Jurada de bienes y Rentas de Autoridades, Funcionarios y Servidores Pblicos Informe de la CPPAD Informe de la CEPAD Informe de deudas por concepto de remuneraciones Informe por deudas por beneficios sociales
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD
OBSERVACIONES:
1...................................... 2..........................................
27
El Acta de Transferencia
Es recomendable que como aparte del Acta Final, se levanten actas por unidades orgnicas o reas funcionales en el que se consigne el detalle de todos los documentos tcnicos verificados en estas reas. Por ello existirn Actas por unidades orgnicas o reas funcionales y un Acta Final de Transferencia. El Acta Final, es un resumen de los resultados de las actas parciales levantadas por unidades orgnicas o reas funcionales dependiendo de la dimensin de la respectiva municipalidad. Se recomienda que en las municipalidades provinciales, de todas maneras se levanten y suscriban actas por unidades orgnicas o reas funcionales, en vista de la dimensin de su organizacin y del volumen del acervo documentario y de los bienes que administra. La Comisin de Transferencia LEVANTA EL ACTA respectiva en el que se enumera los documentos verificados. El Acta es suscrita por ambos alcaldes(as) y toda la Comisin en presencia del Jefe del OCI. Copia del Acta se remite a la Direccin Nacional de Contabilidad, dentro de los 15 das hbiles siguientes a su suscripcin. En caso de incumplimiento de la transferencia, copia del acta debe ser remitido a la Contralora General, con las observaciones. Corresponde al alcalde o alcaldesa electos disponer que el Acta de Transferencia se haga de conocimiento pblico. Este es un modelo que podr utilizarse para tales fines.
28
Modelo de Acta Final de Transferencia

Acta Final de Transferencia (Artculo 4 de la Ley N 26997 modificado por el artculo nico de la Ley N 28430)
En la ciudad de ...................., siendo las .............. horas del da ........., en presencia del Sr.(a).................................., Jefe del rgano de Control Institucional, se procede a levantar el Acta Final de la transferencia de Gestin Municipal del periodo 2007 al 2012 de la Municipalidad Distrital o Provincial ......................................................, en cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 4 de la Ley N 26997. En ese sentido, la Comisin de Transferencia ha verificado la existencia fsica de los bienes, recursos y documentos sealados en el Artculo 2 de la Ley N 26997, cuyo detalle se encuentran consignadas en las Actas que por reas se han suscrito en las Subcomisiones.
V B DOCUMENTOS TCNICOS VERIFICADOS El inventario fsico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal El inventario de cuentas bancarias, si las hubiera, indicando el saldo de cada una de ellas Los libros de contabilidad y dems documentacin sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas El libro de planillas y la relacin detallada del personal y su regimen de contratacin El registro de los contribuyentes Las actas de las reuniones del Consejo Municipal y dems acervo documentario de la municipalidad La relacin, debidamente documentada de las ordenanzas, edictos, acuerdos y dems normas municipales expedidas Informe sobre el estado de los servicios pblicos administrados por la municipalidad y otorgados en concesin, si los hubiere Informe sobre el estado de los expedientes pendientes de resolucin Todos los demas informes que permitan conocer la situacin real de la municipalidad
Alcalde en ejercicio Gerente Municipal Mienbro Nominado
Alcalde Electo Funcionario Municipal Mienbro Nominado Jefe del OCI - Veedor
En caso de Reeleccin, los Alcaldes o Alcaldesas reelectos, estn obligados a informar al Concejo Municipal en su sesin de instalacin o dentro de los 10 das siguientes sobre la situacin de la municipalidad e informar en base al artculo 2 de la Ley N 26997
29
Cmo se realiza el proceso de Transferencia de los Resultados de Gestin?

La gestin municipal es una sola, sin embargo con fines de ejecutar de la mejor manera los procesos de transferencia de gestin y rendicin de cuentas y con nimos de hacerlos ms sencillos y prcticos, se ha divido en dos mbitos. El mbito Administrativo, que muestra los resultados de la accin administrativa realizada por la municipalidad en la ejecucin de los Sistemas Administrativos (presupuestario, financiero, de Recursos Humanos, tributario y de inversin pblica, etc.) y la ejecucin de los programas econmicos y sociales. Y en el mbito de la Gestin. En el mbito de la Gestin, propiamente dicha (al que nos referiremos en este apartado), se muestra los resultados de gobierno y facilitacin de procesos e iniciativas ciudadanas, referidas a las polticas pblicas locales, al Plan de Desarrollo Local Concertado, los Planes de Lucha contra la Pobreza, el Plan de Igualdad de Oportunidades, el Plan de Desarrollo Econmico Local, el Plan de Desarrollo Territorial y los Programas Sociales para la inclusin de Sectores Vulnerables, etc. y los resultados de los procesos de Presupuesto Participativo y de la Participacin y Vigilancia Ciudadana. Ello implica transferir documentos e informacin sobre los procesos de gestin participativa; sobre sus logros y procesos en curso; partiendo del Plan de Desarrollo Concertado. La informacin y la experiencia de los procesos participativos que se transfieren, permiten continuar avanzando en el rumbo trazado por los planes de desarrollo. Una forma de transferir ordenadamente y de forma eficaz los procesos participativos, es elaborando una memoria de gestin, porque en sta se podr detallar los logros, avances y dificultades, obteniendo de esta manera ms que un simple documento aprobado. Sobre el Plan de Desarrollo Local Concertado- PDC, se deber de especificar los siguientes datos relevantes: Ordenanza de aprobacin Periodo de desarrollo de acuerdo a la visin aprobada Estrategias utilizadas Programas y proyectos ejecutados Avance en los indicadores de meta Obstculos y dificultades Nivel de participacin ciudadana en su ejecucin Desempeo del Comit de Gestin del Plan En cuanto al Plan de Igualdad de Oportunidades se deber de especificar los siguientes datos relevantes: Ordenanza de aprobacin Periodo de desarroll Poblacin beneficiaria Estrategias utilizadas Programas y proyectos ejecutados Avance en los indicadores de meta Obstculos y dificultades Nivel de participacin ciudadana en su ejecucin Desempeo del Comit de Gestin del Plan
30
Referido al Plan de Desarrollo Econmico Local, se deber de especificar los siguientes datos relevantes: Ordenanza de aprobacin Periodo de desarrollo Poblacin beneficiaria Estrategias utilizadas Programas y proyectos ejecutados Avance en los indicadores de meta Obstculos y dificultades Nivel de participacin ciudadana en su ejecucin Desempeo del Comit de Gestin del Plan En cuanto al Plan de Desarrollo Territorial se deber de especificar los siguientes datos relevantes: Ordenanza de aprobacin Periodo de desarrollo Estudios realizados Espacios territoriales de intervencin Estrategias utilizadas Modelo de Gestin del Territorio Avances y logros Obstculos y dificultades Nivel de participacin ciudadana en su ejecucin Y por ltimo sobre el Presupuesto Participativo y de la Participacin y Vigilancia Ciudadana, se deber de especificar los siguientes datos relevantes: Ordenanzas o documentos que aprob los procesos Enumerar los procesos de Presupuesto Participativo realizados Enumerar otros procesos realizados (eleccin del CCLD, Comit de Vigilancia, etc.) Norma local sobre cuotas de participacin de mujeres y jvenes en organizaciones sociales y funcionales. Nivel de participacin ciudadana en los procesos Desempeo de los Comits formados en los procesos concertados. Obstculos y dificultades
III. LA RENDICION DE CUENTAS

Por qu es necesario efectuar la Rendicin de Cuentas?
Es necesario efectuar la Rendicin de Cuentas, porque permite dar a conocer a la ciudadana y a los rganos de Control, los resultados obtenidos en el uso de los recursos pblicos que administra la municipalidad. Y porque a la fecha se han emitido abundante normativa que permite cumplir con esta tarea de forma ordenada.
31
Todas las gestiones municipales deben elaborar un Informe de Rendicin de Cuentas por el periodo 2007 2010, a presentarse a ms tardar el 31 de enero del 2011. Al respecto la Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, en su Artculo 22 inciso u) fija como atribucin de la Contralora General de la Repblica, la de establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta oportuna ante el rgano Rector, por los fondos o bienes del Estado a su cargo, as como de los resultados de su gestin, por ello este organismo ha emitido algunos dispositivos que ordenan la obligatoriedad de realizar la Rendicin de Cuentas. Uno de estos dispositivos, es la Directiva que dispone que todas las municipalidades rinden cuenta de la gestin municipal y de los organismos pblicos descentralizados, proyectos y empresas dependientes del Gobierno Local. Dispone que los Titulares tienen el deber de rendir cuentas ante las autoridades competentes y ante la ciudadana por el uso de los fondos y bienes del Estado a su cargo y por el logro de los objetivos establecidos, de conformidad con lo establecido en el artculo 22 literal u) de la Ley, concordante con lo previsto en el numeral 3.7 Rendicin de Cuentas de las Normas de Control Interno; la rendicin de cuentas puede contener inclusive, la informacin con carcter secreto, a la cual tiene acceso la Contralora General de la Repblica en virtud de lo estipulado en el artculo 22 literal a) de la Ley; en la forma y oportunidad indicados en la presente Directiva. Asimismo la Rendicin se ampara en las Normas de Control Interno, que ordena que los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados. La Rendicin de Cuentas tambin es una obligacin de acuerdo a la Gua Tcnica de Probidad Administrativa Transferencia de Gestin, en la que se dispone que al trmino de un mandato, designacin, o cese en el cargo, la autoridad o titular, directivo, funcionario o servidor pblico, debe dar muestra de su transparencia y vocacin para rendir cuenta de su administracin, y permitir la continuidad del servicio o actividad, a travs de un adecuado proceso de transferencia de gestin. La Rendicin de Cuentas, tiene como objeto establecer los procedimientos para que todo Titular de una entidad sujeta al Sistema Nacional de Control, rinda cuentas de manera homognea y oportuna, a fin de asegurar la transparencia que gua la gestin pblica, con relacin a la utilizacin de los bienes y recursos pblicos. El proceso de Rendicin de Cuentas que debe efectuar la gestin saliente, debera aprovechar la informacin acopiada por el Equipo Municipal que ejecuta el proceso de transferencia de gestin municipal. Con la informacin acopiada y sistematizada el Equipo Municipal podr llenar los formatos que se utilizan para el Informe de Rendicin de Cuentas.
Cuantos tipos de Rendicin de Cuentas existen?

Existen dos clases de Rendicin de Cuentas: Al finalizar el ao fiscal Al terminar la gestin
Plazos de la Rendicin de Cuentas

Los Informes de Rendicin de Cuentas sern remitidos a la Contralora General de la Repblica en las siguientes
32
oportunidades: Informe Anual (IRCA) : Hasta el 31 de mayo del ao siguiente al de la gestin reportada. Informe Final (IRCF) : En un plazo no mayor a treinta (30) das calendario de la fecha de cese en el cargo
BASE LEGAL
Los Informes Anual y Final estn constituidos por la informacin solicitada en los formatos sealados en los Anexos N 1 y 2 de la Directiva N 04-2007-CG/GDES "Rendicin de Cuentas de los Titulares aprobada por la Resolucin de Contralora General N 332-2007-CG Del 12 de Octubre de 2007.
Forma de presentacin del IRC

El Informe de Rendicin de Cuentas Anual o Final se registra en el aplicativo informtico denominado Rendicin que estar disponible en el portal web de la Contralora General de la Repblica - CGR, el cual generar la versin impresa de la informacin a remitirse en cumplimiento de lo establecido en la presente Directiva N 001-2006EF/93.01 debiendo ser suscrita y rubricada por el Titular en todas sus pginas. En el caso del Informe Final una copia impresa debe remitirse a la CGR y simultneamente otra para el Titular entrante. El modelo de oficio dirigido a la CGR para remitir el respectivo IRC se muestra en el Anexo N 1, de la Directiva mencionada, a dicho documento se podr acompaar la copia del cargo de recepcin del informe por parte del o la Titular entrante.
Que informacin se debe presentar en la Rendicin de Cuentas?

El Informe de Rendicin de Cuentas Anual o Final est constituido por los siguientes Formatos: F1: Informacin General. F2: Situacin de los Documentos de Gestin F3: Alineamiento de Mandato y Objetivos Estratgicos F4: Alineamiento de Objetivos y Programas / Proyectos F5: Alineamiento de Actividades (Distintas a las Actividades de Proyectos) F6: Matriz de Evaluacin de Programas y/o Proyectos F7: Resultado de Actividades F8: Movimiento de Personal F10: Informacin Financiera F10A: Informacin Financiera (Ratios no aplicables) F10B: Informacin Financiera (Ratios sugeridos) Informacin Complementaria: F9A: Tecnologas de Informacin F9B: Infraestructura F9C. Procesos F9D: Cultura y Clima Organizacional F9E: Gestin de las Personas En el portal web de la contralora www.contraloria.gob.pe, haciendo clic en el icono Rendicin de Cuentas de Titulares se encontrarn dichos formatos y un modelo o gua de cmo realizar el llenado de cada una de ellas.
33
Los informes debern remitirse adjuntos al modelo de oficio que se muestra:
Oficio N Ciudad Sr.
- 2010
(Controlor General de la Repblica o Nomrbe del Responsable de la ORC) (Direccin que corresponda. -Sede Central u Oficinas Regionales de Control) Presente.Asunto: Informe (Anual / Final) de Rendicin de Cuentas Ref.: RC. N-2007-CG, Directiva N - 2007-GDES, Representante de Cuentas de los Titulares Tengo el agrado de dirigirme a usted, a efecto de remitirle adjunto al presente, el Informe (Anual/Final) correspondiente a la gestin realizada en el periodo de (mes/ao) ejerciendo el cargo de (CARGO) en la (ENTIDAD) segn consta en la resolucin (NMERO Y FECHA DE RESOLUCIN DE NOMBRAMIENTO Y DE TRMINO DE GESTIN). (en caso de ser Informe Final y haber presentado informes anuales, o de ser estar ms de un ao en el cargo se debe incluir) Es de sealar que se remitieron a la CGR los informes anuales segn la Directiva N 008-2001 -CG/OATJ, tal como se detalla a continuacin. Informe Anual 200X - 200Y enviado el (fecha) con Oficio N ............... N Expediente Informe Anual 200A - 200B enviado el (fecha) con Oficio N ............... N Expediente Agradeciendo la atencin prestada al presente, quedo de ustedes Atentamente,
Sello y Firma DNI
34
A continuacin le presentamos una ruta para ingresar al mismo: Ingresar a la pgina web www.contraloria.gob.pe; luego bajar con el cursor hasta ubicar el icono de Rendicin de Cuentas de los Titulares
Hacer el clic como se muestra, en el icono de Rendicin de Cuentas de los Titulares
35
Se abrir una nueva pgina y en ella aparecern todos los elementos necesarios para que puedan cumplir con el registro de su rendicin de cuentas. Se encontrarn los formatos a llenar, as como ejemplos y manuales de cmo realizar la tarea.

Guia Aplicativa

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Guia Aplicativa

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INDICE

Wilbert Rozas Beltran Presidente de REMURPE

GESTIN MUNICIPAL AUTORIDAD SALIENTE AUTORIDAD ELECTA

Cules son los Objetivos de la Transferencia de Gestin Municipal?

Que mbitos Comprende el Proceso de Transferencia?

Que Normas Regulan el Proceso de Transferencia de la Gestin Municipal?

El Gerente o Gerenta Municipal o funcionario(a) administrativo de mayor rango de la Municipalidad

Los Funcionarios y/o funcionarias, Servidores o Servidoras Municipales

El Rol de los Regidores y representantes de la sociedad civil

Delimitacin de Responsabilidades de Funcionarios(as) y Servidores(as)

Los Alcaldes o Alcaldesas reelectos tambin deben de realizar el proceso de transferencia?

Cul es el Plazo para Realizar el Proceso de Transferencia?

II. EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

La transferencia de la administracin comprende en forma general, lo siguiente:

Libros de Planillas y rgimen de contratacin

Libros de Contabilidad y dems operaciones contables

Inventario de Cuentas Bancarias (indicando saldo)

Actas del Concejo, oficios y dems acervo

Relacin de Ordenanzas, y dems normas municipales

Conformacin De La Comisin De Transferencia

Como efectuar la transferencia, si el alcalde o alcaldesa salientes no conforma la Comisin de Transferencia?

Modelo de Acta Conformacin de Comisin de Transferencia

Elaboracin del Plan de Trabajo de la Comisin de Transferencia

Cul debera ser el contenido de un Plan de Transferencia?

Funciones de la Comisin Funciones de las Subcomisiones

Funciones de la Comisin de Transferencia

Acopio ordenado y transparente de documentacin y bienes a transferir

Entrega (si) (No)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- A LOGISTICA: MARGESI DE BIENES-INVENTARIO

UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- B LOGISTICA: PROCESOS DE SELECCIN

UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- C LOGISTICA-DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 01- D LOGISTICA: PROCESOS DE SELECCIN

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 02- TESORERIA

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 03- PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

Documentos de Gestin (ROF, CAP, MOF, TUPA, MAPRO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 04- DESARROLLO URBANO-OBRAS O INFRAESTRUCTURA

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 05- SECRETARIA GENERAL

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 06- PROGRAMAS SOCIALES

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 07- PROGRAMAS SOCIALES

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

ANEXOS DE ACTA DE TRANSFERENCIA FORMATO N 08- AREA DE PERSONAL O RECURSOS HUMANOS

SUSTENTO ESTADO ENTREGA SITUACIONAL DOCUMENTARIO (SI) (NO)

Modelo de Acta Final de Transferencia

Alcalde en ejercicio Gerente Municipal Mienbro Nominado

Cmo se realiza el proceso de Transferencia de los Resultados de Gestin?

III. LA RENDICION DE CUENTAS

Cuantos tipos de Rendicin de Cuentas existen?

Plazos de la Rendicin de Cuentas

Forma de presentacin del IRC

Que informacin se debe presentar en la Rendicin de Cuentas?

Los informes debern remitirse adjuntos al modelo de oficio que se muestra:

Oficio N Ciudad Sr.

Sello y Firma DNI