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La Correspondencia

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*LA

CORRESPONDENCIA

* CONCEPTO: .

* HISTORIA: .

* .

plástico. • FOLLETO: Impreso de un número de hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario. cartulina u otros materiales. • TARJETA: Pieza rectangular que lleva algo escrito impreso o que simboliza alguna cuestión. • E-MAIL: Servicio de red para permitir a los usuarios para enviar o recibir mensajes de comunicación electrónico.TIPOS: • CARTA: Medio escrito de comunicación. • LA ESQUELA: Papel en el que se comunica la noticia de la muerte de una persona. pueden estar hechas de cartón. .

siempre que tenga alguna relación con el cargo que el corresponsal desempeña.* CLASIFICACION • COMERCIAL O MERCANTIL: En el desarrollo de los negocios o empresas privadas. • OFICIAL: Manejo de las empresas públicas o del estado. • PARTICULAR: Son los asuntos personales. .

de sucursales o de agencias. bien sea que se trate de una única entidad.CLASIFICACION • CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización. Ejemplo: -La carta comercial -Mensaje telegráfico -El fax -La Circular • CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la que se cruza entre las dependencias de la organización. Ejemplo: -Memorando -La Circular -La Comunicación Interna .

.FUNCIONES DE LA OFICINA Se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución como producto de sus actividades empresariales. En empresas pequeñas una persona puede tener el control absoluto de la correspondencia. pero en entidades medianas y grandes lo ideal es que estas organizaciones tengan una oficina de correspondencia. pues así se tiene control total de la información.

ORGANIZACIÓN Y MÉTODO • Analizar el procedimiento administrativo de la entidad es conocer muy bien la actividad de la empresa y con base en el organigrama. verificar dependencia por dependencia la información que produce y recibe. . tiempo de trámite y su tratamiento archivístico. • Organizar la información de tal manera que se hagan las interrelaciones del caso con cada tipo de documento para conocer su flujo. • Analizar la información a través de la constitución de un grupo interdisciplinario con representación de funcionarios de las áreas legales o legales.

. personal o a través de los aparatos aéreos y los servicios de correo especializado.RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS RECIBO: La documentación es recibida en forma directa .

fax. correspondencia confidencial de carácter institucional. memorandos. haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse. Esta numeración debe iniciarse anualmente.RADICACIÓN: Consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Solo se radican cartas. telegramas. Se debe colocarla fecha en la cual se recibe el documento .

esto facilita su consulta a través de varios conceptos: fecha. destinatario. para lo cual debe diseñarse un formato que permita tener la información sobre la correspondencia Que se recibe y radica. remitente. el registro deberá llevarse manualmente. . etc. Cuando no es así . número de radicación.REGISTRO: Cuando la entidad trabajo y despacho de correspondencia en forma automatizada el programa permite almacenar y mantener actualizada la información.

DISTRIBUCION O REPARTO: Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos según el caso. donde se organiza la correspondencia que se recibe. .

.SALIDA DE DOCUMENTOS: Según la distribución interna o externa . Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia lleve sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada y así detectar la correspondencia pendiente de respuesta. este se efectúa relacionando los números de radicación y las ciudades de destino de la documentación que el mensajero a cada dependencia. se hace necesario llevar un control de lo que sale de la oficina de correspondencia.

c. se utilizaban personas muy atletas y de buena memoria… CONCEPTO: Palabra que se deriva de “correo” que se refiere al que corre. comunicación escrita con dos o más personas.MAPA CONCEPTUAL CORRESPONDENCIA HISTORIA: Nació en los tiempos más antiguos.Telegramas – Folletos – E-mail CLASIFICACION: Comercial o Mercantil Oficial Particular - - ORGANIZACIÓN Y METODOS FUNCIONES EN LA OFICINA RECEPCION DE DOCUMENTOS . TIPOS: -Cartas – Esquelas – Tarjetas . año 490 a. la correspondencia era oral.

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