Gua Prctica

Cmo organizar un seminario exitoso

Ventas & Marketing para Socios de Negocios Microsoft www.microsoft.com/partner/campaigncenter

Realizar una reunin e invitar a clientes para hablar acerca de soluciones de tecnologa de negocios es un modo efectivo de demostrar su capacidad ante una gran cantidad de clientes, o posibles clientes, al mismo tiempo. Los concurrentes, a su vez, pueden conocer posibles soluciones para su empresa. La organizacin de un evento se puede realizar para desarrollar registros de clientes potenciales o para volver a conectarse con sus clientes existentes y, adems, puede ser fcil y econmico. Para la mayora de los proveedores de tecnologa, los eventos y los seminarios son la parte central del desarrollo de su nuevo negocio.

1. RENA LOS RECURSOS

Para organizar un evento, necesitar:

Cronograma. Medios para registrarse (Web, telfono, e-mail). Orador de gran impacto. Presentaciones listas para el cliente. Invitaciones para el evento en formatos de e-mail, HTML y folletos. Carteles y anuncios. Referencias de clientes. Historias exitosas. Tarjetas de negocios. Contenido de capacidades de la empresa. Refrigerios y/o comida Formularios de evaluacin posteriores al evento. Un equipo de ventas que est listo para trabajar con los registros de posibles clientes.

Consejo Con o sin cargo?

Al decidir si cobrar o no por asistir a su evento, tenga en cuenta lo siguiente:

El nmero de inscripciones a los eventos con cargo es menor que al de los gratuitos, pero estos ltimos tienen un mayor ndice de inasistencia o cancelacin. Los aranceles pueden proveer a su evento de mayor calidad. La calidad puede verse en el orador, el contenido, el aprendizaje, los materiales o los aspectos de entretenimiento de su evento. El invitado que concurre a un evento pago tiende a poseer mayor poder de decisin. Los invitados tendrn mayores expectativas sobre qu se llevarn del evento, si ste es con cargo. Considere organizar una sesin de capacitacin o proveer informacin de investigaciones en su evento, si tiene pensado cobrar.

2. UN XITO PASO A PASO

Puede emplear materiales para eventos que estn relacionados a las campaas de Microsoft. Utilcelos en su totalidad o a modo de base para sus propios materiales. A continuacin, le describimos los pasos a seguir para la organizacin de un evento: 12-8 semanas previas al evento Defina su pblico objetivo. Segn la opinin de los asistentes, el principal motivo de queja (adems del exceso de calor o fro en la habitacin) es que el seminario no est enfocado a sus necesidades. Puede evitar esto definiendo y expresando con claridad para quin es el evento. Mantenga un equilibrio entre la presentacin de negocios y la jerga tcnica. Si su evento est destinado a autoridades comerciales, asegrese de que el lenguaje que utiliza en su presentacin aborde cuestiones de productividad, ROI (retorno de inversin), costo total de propiedad, etc. y no abuse de la jerga tecnolgica. Una opcin para llegar a ambas audiencias es dividir el da en dos sesiones distintas que se lleven a cabo en forma consecutiva o simultnea y que compartan una misma introduccin.
1.

2. Escoja al orador que atraiga ms audiencia Localice al orador con mejor reputacin en el campo que se halle a su alcance. El renombre y el reconocimiento pueden ser muy eficaces. Aun si la sesin es presentada slo en forma parcial por ese orador, puede ser suficiente para atraer gente a su evento. Destaque su biografa en las invitaciones.

Desarrolle un tpico (y/o series) Un tpico puede hacer que su evento sea ms memorable. Adems, puede hacer ms fcil iniciar un debate de seguimiento o continuar una serie de eventos. Los tpicos tambin pueden unir todo el evento a travs de regalos u otros materiales como tambin pueden tornarlo ms interesante.
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Escoja y asegure el lugar y la fecha Qu tan conveniente es para su pblico objetivo el lugar de reunin? (Proximidad, estacionamiento, acceso, transporte.) Pida sugerencias al personal experimentado del lugar de celebracin. Las instalaciones de Microsoft pueden ser una opcin para su evento. Pngase en contacto con el representante de socios en su oficina de Microsoft local para que le reserve una sala de conferencias destinada para seminarios de socios Microsoft y/o para que le contrate un orador. Microsoft Gold y Certified Partners tienen prioridad. Muchos hoteles realizan descuentos en sus salas de reuniones si se ocupa una determinada cantidad de habitaciones durante una noche o si se gasta una determinada suma de dinero en el servicio de comidas. Pruebe demostrar que busca mantener una relacin a largo plazo, a modo de palanca, para obtener descuentos.
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Cada vez ms gente prefiere los eventos va Web debido a que implican una menor cantidad de tiempo. Microsoft LiveMeeting le permite colaborar en lnea, en tiempo real, con grupos de dos o ms de 2.000, con slo un telfono y una computadora con conexin a Internet. www.microsoft.com/livemeeting (Prubelo en forma gratuita por 14 das.) Invite socios de Co-Marketing Piense en socios complementarios para comercializar en forma conjunta. Puede tratarse de compaas con las que ya trabaja o que, simplemente, apunten al mismo mercado objetivo. Asegrese de que su mensaje co-comercializado tenga sentido para el cliente y que no est escrito slo para satisfacer a las dos partes que realizan la oferta. Su esfuerzo combinado le puede brindar a su cliente una solucin ms integral. Utilice el Channel Builder o el Partner Directory para localizar un socio. www.microsoft.com/partner/go/channelbuilder
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Cree el proceso de registro Dado que el registro es la primera impresin, debe ser pensado con detenimiento. Es conveniente que el registro se pueda realizar va Web o en persona. Testee el proceso de confirmacin para cerciorarse de que los invitados sepan cmo utilizar su sistema. Realice un diagrama de la circulacin del trfico de invitados y la ubicacin de los guardarropas, y asigne gente que trabaje en el registro y la administracin de informacin durante las primeras horas del seminario. Piense con cuidado en el contenido de los paquetes de registro. En el sitio, prepare registros de inscripcin, etiquetas de identificacin, asistencia, etc.
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Invitacin & Promocin Alrededor de 8 semanas previas al evento, comience con sus invitaciones. Emplee una serie de comunicaciones que conduzcan a su evento a travs de distintos medios (e-mails, postales, llamadas telefnicas) para crear expectativa. Distribuya informacin en reuniones locales o asambleas nacionales, a travs de avisos en peridicos, revistas o boletines de prensa de la organizacin. AlgunasConsejo organizaciones pueden donar espacio de publicidad y listados gratis en el "Programa de Anticpese a lo Actividades". inesperado:
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2-4 semanas previas al evento:

8.

Prepare sus materiales & su presentacin

Tpicas preguntas para formularse: Si el orador no llega o est retrasado, cules son los planes de contingencia? Si se presenta demasiada gente, qu haremos con la comida, los

Halle presentaciones listas para el cliente, invitaciones, evaluaciones del evento y otros recursos adicionales en: www.microsoft.com/partner/campaigncenter
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Realice planes de hospitalidad materiales de registro, etc.? Qu trato especial recibirn sus mejores clientes en el evento? Habr premios Si hace demasiado fro o calor en o regalos? Tenga en cuenta la posibilidad de realizar una combinacin de regalos la sala, a quin puede recurrir para para todos los concurrentes con incentivos especiales para los clientes ms ajustar la temperatura? leales, participacin especial o inscripcin a ms actividades con su compaa. Se prob el equipo audiovisual Defina un call-to-action claro Qu deseara que hicieran los invitados durante o despus del evento?
10. antes del evento? De haber desperfecto, a quin recurrir? un

Inscribirse para una prueba? Programar una evaluacin de seguimiento? Repita la accin muchas veces en el evento. Haga que el call-to-action se convierta en algo importante para el invitado y que le sea fcil participar en l. Por ejemplo, tenga materiales y gente preparada en mltiples locaciones y lugares de reunin para realizar actividades de seguimiento. 1semana previa al evento Confirme sus planes Pngase en contacto con su orador, empleados, gerente de instalaciones y visite el lugar donde se celebrar el evento, de ser necesario. Asegrese de que la entrega de materiales y obsequios se realice en forma puntual. Revise las diapositivas (asegrese de que sean apropiadas para el pblico objetivo) y ensaye la presentacin con el orador, si es posible.
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Enve recordatorio: Usted puede incrementar la asistencia un 25% o ms, enviando un recordatorio a los invitados 1 2 das antes del evento.
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Cree placas de identificacin y distribuya las listas de invitados a su personal de ventas: De modo que puedan preparase para el evento y repasar el perfil de sus clientes.
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El da del evento: Salude a sus invitados; facilite folletos; monitoree la temperatura, la comida y los refrigerios, y trate de mantenerse accesible para solucionar cualquier inconveniente que se presente.
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Seguimiento: Enve un agradecimiento a quienes concurrieron al evento junto con una oportunidad adicional de seguimiento. Cierre de concursos y premios. Rena y comunique la calificacin a oradores. Mida resultados.
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3. EL RESULTADO
El resultado final ser una presentacin informativa con actividades claras de seguimiento para el cliente objetivo.

F R MU L A DEL XITO:

Cliente objetivo: Lista objetivo: Personal involucrado: Total de invitaciones enviadas: ndice de respuesta: Presentacin: Oferta al cliente: Costo total: Leads en total: Seguimiento: Ingreso estimado:

Pequea empresa (Responsable TI), Propietario de empresa 40% clientes potenciales, 60% nuevos 3 Administrativo, ventas, orador 300 4% PowerPoint: Microsoft Small Business Server, Un Bien Estratgico Evaluacin TI de 2 horas y gratuita con Summary Report de 3 pginas $800 por instalacin y comida 17 23 concurrentes contactados en llamadas de seguimiento $54.000 en los primeros 3 meses

4. MIDA SU XITO
ndice de Concurrentes. Para los eventos gratuitos, en general, se puede pronosticar un ndice de inasistencia de alrededor del 10 al 25% para los seminarios en persona y del 20 al 50% para los WebCasts. Los eventos gratuitos tienen un ndice menor de inasistencia. Retorno de Inversin (ROI) Manifiesta el xito que tuvo su inversin en el seminario para generar ventas. Calcula el costo per lead de cubrir el gasto de marketing para las posibles ventas o la adquisicin de clientes. Un indicador o ROI es un ndice de ROI: ndice de ROI = Ingreso por contacto Costo promocional por contacto. Cuanto ms alto el ndice, ms efectivo el medio. Los ndices de ROI altos, normalmente, estn en el

centenar.

5. MS RECURSOS
Capacitacin sobre Marketing Lleve a cabo campaas eficaces con Microsoft Consejos bsicos de marketing para socios de negocios Microsoft, con factores a tener en cuenta para sus campaas y recursos de Microsoft que lo ayudarn a hacer que su marketing sea ms efectivo. Halle este curso en Microsoft Partner Learning Center: http://members.microsoft.com/certpartner/training/ Capacitacin de Solution Selling Solution Selling es un mtodo de ventas comprobado que se acomoda segn el ritmo verborrgico de los negocios de hoy en da. El resultado es un proceso lgico y prctico para el xito de las ventas. 1. Demanda de objetivo: Genere conocimiento e identifique clientes potenciales precalificados. 2. Potencial: Valide oportunidad potencial e identifique posible patrocinador. 3. Calificar: Califique clientes potenciales y verifique oportunidad con una carta al patrocinador. 4. Desarrollar: Desarrolle requerimientos de clientes, establezca relacin con patrocinador y acuerde plan de evaluacin. 5. Solucin: Presente solucin que supere las necesidades del cliente y acuerde solucin preliminar. 6. Prueba: Demuestre capacidad para superar los requerimientos del cliente y obtenga aprobacin verbal. 7. Cierre: Lleve a cabo negociaciones y finalice contrato con documento firmado. Solution Selling Online se halla disponible, en forma exclusiva, para Microsoft Certified y Gold Certified Partners en http://members.microsoft.com/certpartner/training/sso/ Centro de Campaas para Socios de Negocios Microsoft Aproveche Microsoft Go-to-Market Campaign Resources para hallar materiales que lo ayuden a llevar a cabo una campaa de marketing ms eficiente y efectiva. Maximice su impacto y reduzca el costo de iniciar de cero su propia campaa con presentaciones listas para el cliente, demos, material adicional y mucho ms; todo relacionado con el rea que mejor concuerde con las ofertas para sus clientes. www.microsoft.com/partner/campaigncenter/ Biblioteca de Guas Prcticas: Puede hallar guas adicionales como stas en el Centro de Campaas para saber: Cmo crear un plan de campaa efectivo Cmo seleccionar un proveedor de listas de correo favoritas Cmo crear ofertas efectivas para clientes Cmo organizar un seminario para clientes exitoso Y ms