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Tcnicas y Procedimientos de Auditora
Texto de Consulta
Sistema de Control Gubernamental General
Centro Nacional de Capacitacin
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1 PARTE: INTRODUCCION..............................................................................................4 El Sistema de Control Gubernamental y la Auditora Gubernamental ..................4 1.1 Unidad:
1.1.1 - Qu es la Auditora Gubernamental ?......................................................................4 1.1.2 -- Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?........................4 1.2 Unidad: La evidencia de Auditora...........................................................................................5 1.2.1 -- Qu establecen las Normas de Auditora Gubernamental, respecto a la ejecucin del trabajo? .....................................................................................................5 1.2.2 -- Qu es la evidencia de auditora?............................................................................5 1.2.3 -- Cundo la evidencia de auditora es competente?..................................................5 1.2.4 -- Cundo la evidencia de auditora es suficiente? .....................................................7 1.2.5 -- Cmo se obtiene la evidencia de auditora? ............................................................8 Pruebas de cumplimiento .......................................................................................................9 Pruebas sustantivas ...............................................................................................................9 Validacin de la evidencia generada por medios informticos............................................10 Consideracin de la importancia relativa y el riesgo de auditora .......................................12 2 PARTE: TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.....................................16 Conceptos y Definiciones........................................................................................ 16 2.1 Unidad:
2.1.1 -- Qu son las tcnicas de auditora? ........................................................................16 2.1.2 -- Qu son los procedimientos de auditora?.............................................................16 2.1.3 -- Cul es la relacin entre tcnicas y procedimientos de auditora? .......................16 2.1.4 -- Qu tipos de tcnicas se aplican en el trabajo de auditora? ................................16 3 PARTE: APLICACIN DE TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA .......22 Aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora .................................... 22 3.1 Unidad:
3.1.1 -- En que consiste la entrevista como una tcnica de auditora? .............................22 3.1.2 -- En qu consiste la confirmacin como una tcnica de auditora? ........................28 3.1.3 -- En qu consiste la observacin como una tcnica de auditora? .........................31 3.1.4 En qu consiste la revisin analtica?.......................................................................33 4 PARTE: PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORA ..............................................43 4.1 Unidad: Naturaleza, Alcance y Oportunidad de los procedimientos de auditora .................. 43 4.1.1 -- En que consiste la naturaleza de los procedimientos de auditora? .....................43
Contralora General de la Repblica
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4.1.2 -- En qu consiste el alcance de los procedimientos de auditora?..........................43 4.1.3 -- En qu consiste la oportunidad de los procedimientos de auditora? ...................43 4.2 Unidad: El programa de trabajo de auditora............................................................................. 44 4.2.1 -- Qu es el programa de trabajo de auditora? ........................................................44
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PARTE:
INTRODUCCION
1.1 Unidad: El Sistema de Control Gubernamental y la Auditora Gubernamental 1.1.1 Qu es la Auditora Gubernamental ?
El Sistema de Control Externo Posterior, como componente del Sistema de Control Gubernamental, se ejecuta por medio de la auditora externa de las operaciones ya ejecutadas. Las Normas de Auditora Gubernamental definen a la auditoria como la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y criterios establecidos. La Auditora Gubernamental se practica a todas las entidades pblicas comprendidas en los artculos 3 y 4 de la Ley 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, promulgada el 20 de julio de 1990 y es ejecutada por:

La Contralora General de la Repblica Unidades de auditora interna de las entidades pblicas Profesionales o firmas de auditora o consultora especializada (cuando realizan auditora a entidades del sector pblico)
Cuando cualquiera de estas entidades ejecutan tareas de auditora en el sector pblico, se los denomina auditores gubernamentales y deben aplicar las Normas de Auditora Gubernamental. 1.1.2 Cul es la caracterstica principal de la Auditora Gubernamental?
La Ley N 1178, en sus artculos 15, para el caso de la Auditora Interna al ejercer el Control Interno Posterior, y 16 para el caso de la Auditora Externa al ejercer el Control Externo Posterior, contempla el carcter de independencia e imparcialidad que debe adoptar la Auditora Gubernamental debido a que las personas e instituciones que lo ejecutan deben estar libres de compromisos y de ideas preconcebidas para tener una actitud mental independiente, evaluando hechos y circunstancias tal como se presentan, comparados con criterios preestablecidos. La independencia permite al auditor actuar con absoluta libertad en la emisin de su juicio profesional, por lo que debe estar libre de cualquier condicionante interno o externo que pueda comprometer su percepcin u opinin.
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1.2 Unidad:
La evidencia de Auditora
1.2.1 Qu establecen las Normas de Auditora Gubernamental, respecto a la ejecucin del trabajo? La Norma de Auditora Gubernamental N 218 Ejecucin menciona que: Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditora a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompaada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita. Para esto se debe aplicar la Norma de Auditora especfica para cada caso. Las Normas Especficas de Auditora Gubernamental nmeros 224, 234, 244, 254, 264 y 274, hacen referencia a la evidencia, como la cuarta Norma que se debe cumplir en cualquier trabajo de auditora. El auditor gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones respecto a la entidad auditada. 1.2.2 Qu es la evidencia de auditora?
La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho especfico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella. En la auditora la evidencia es toda la documentacin elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditora que respalda sus conclusiones y opiniones. La evidencia puede ser de muchas formas, desde testimonios verbales del auditado, comunicaciones por escrito con personas externas y observaciones que hace el auditor. Es importante conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para satisfacer el propsito de la auditora. El determinar los tipos y cantidades de evidencia necesaria y evaluar si la informacin cuantificable corresponde a los criterios establecidos es una parte importante de toda auditora. El auditor gubernamental fundamentar su opinin profesional con base en el resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora, revisar y decidir si la evidencia y la informacin obtenida, posee las caractersticas de competencia y suficiencia. 1.2.3 Cundo la evidencia de auditora es competente?
El concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carcter cualitativo de la misma. La evidencia es competente si es vlida y relevante, por lo que el auditor gubernamental deber evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de estas cualidades. El auditor gubernamental, para cumplir con esta caracterstica, debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes.
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El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las informaciones utilizadas estn exclusivamente relacionada con los hechos examinados y las conclusiones tienen una relacin lgica y concreta con respecto a la informacin examinada. Por ejemplo, supongamos que al auditor le preocupa que un cliente no est facturando todas las ventas (objetivo de integridad). Si el auditor escogi una muestra de copias de facturas de ventas y rastre los respectivos documentos de despacho, las evidencias obtenidas no seran relevantes para el objetivo de integridad. Un procedimiento relevante sera rastrear una muestra de documentos de despacho con las copias de las facturas de venta, para determinar si se ha facturado cada una. La relevancia puede considerarse slo en trminos de objetivos de auditora especficos. Las evidencias son relevantes para un objetivo de auditora pero no para otro diferente. En el ejemplo anterior cuando el auditor rastre la copias de las facturas de ventas con los respectivos documentos de despacho, las evidencias fueron relevantes para el objetivo de existencia. La mayora de las evidencias son relevantes para ms de uno, pero no para todos, los objetivos de auditora. La evidencia vlida significa que las pruebas en que se sustente la misma sean confiables, la confiabilidad de la evidencia se refiere slo a los procedimientos de auditora escogidos. No puede mejorarse la confiabilidad de la evidencia escogiendo una muestra ms grande o una poblacin diferente, slo puede mejorarse escogiendo procedimientos de auditora que contengan mayor calidad. Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se encuentran: La fuente (interna o externa): Las evidencias obtenidas de una fuente externa a la entidad, son ms confiables que las obtenidas dentro. Por ejemplo, las evidencias externas como pueden ser las comunicaciones de los bancos, abogados, proveedores, por lo general, se consideran ms confiables que las respuestas obtenidas en consultas con la entidad. De igual forma, los documentos que se originan fuera de la entidad se consideran ms confiables que los originados dentro de la misma, como por ejemplo las plizas de seguro. Su naturaleza (visual, oral o documentaria): Las evidencias obtenidas directamente por el auditor a travs del examen fsico, la observacin, el clculo y la inspeccin son ms confiables que la informacin obtenida en forma indirecta. Eficacia de la estructura de control interno: Cuando la estructura de control interno de la entidad es eficaz, las evidencias obtenidas de la misma son ms confiables que cuando la estructura es dbil Aun cuando la confiabilidad de la evidencia de auditora est en funcin de las circunstancias en las que se obtiene, hay ciertas suposiciones que puede ser importante tener en cuenta:
1.
La evidencia obtenida de fuentes independientes y externas a la organizacin de la entidad auditada es ms fidedigna que la obtenida dentro de la propia entidad.
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2.
Cuando la evidencia se obtiene de la propia entidad es ms fidedigna en el caso de que exista un sistema eficaz de control interno que all donde los controles son dbiles o inexistentes. La evidencia obtenida a travs del examen fsico, mediante inspeccin u observacin, es preferible a la obtenida indirectamente. La evidencia documental es preferible a la evidencia oral. Los documentos originales proporcionan una evidencia ms adecuada que las copias. La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspeccin es ms vlida que la conseguida en condiciones comprometidas (por ejemplo, all donde la persona puede ser intimidada). La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un conocimiento completo sobre el rea es ms adecuada que la de alguien con sesgos o con conocimientos parciales.
3.
4. 5.
6.
7.
El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditora obtenida de diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante. En estas circunstancias, puede tener una seguridad mucho mayor que la que atribuye a las partidas individuales por si solas. Por el contrario, cuando la evidencia de auditora derivada de una fuente no es concordante con la obtenida a partir de otra fuente, puede ser preciso aplicar procedimientos adicionales a fin de resolver la discrepancia. El auditor deber ser cuidadoso al obtener la evidencia y ser objetivo en su evaluacin. Al seleccionar los procedimientos encaminados a obtener la evidencia, debe reconocer la posibilidad de que la informacin financiera est incorrecta en sus aspectos importantes. Deber existir una relacin racional entre el costo de la obtencin de la evidencia con la utilidad de la informacin recabada. No obstante, la dificultad y costos involucrados en la comprobacin de una partida en particular no constituye, por si misma, una base vlida para omitir un procedimiento. 1.2.4 Cundo la evidencia de auditora es suficiente?
El trmino suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida. Es decir, contar con un nmero suficiente de elementos de prueba que permitan mantener las constataciones y recomendaciones de los auditores. La evidencia ser suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor gubernamental adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, estn satisfactoriamente comprobados. Generalmente, un auditor no necesita examinar toda la informacin disponible para alcanzar una conclusin razonable sobre un saldo, una transaccin, un sistema o procedimiento de control. Una evidencia suficiente debe permitir a terceras personas Tcnicas y Procedimientos de Auditora 7
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llegar a las mismas conclusiones a las que ha llegado el auditor. El equipo auditor seleccionar la cantidad de evidencia necesaria en funcin de procedimientos de muestreo y atendiendo a su buen criterio y juicio profesional. El juicio del auditor, con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia, se ve afectado por factores tales como: a) El grado de riesgo de que existan errores o irregularidades. Este riesgo se ve influido por:

La naturaleza del hecho o transaccin. La eficacia del control interno. La naturaleza de la actividad. La situacin financiera patrimonial de la entidad. Situaciones especiales que pueden influir en la gestin.
b) c) d) e) f)
La importancia relativa del hecho o partida analizada en relacin con el conjunto de la informacin. La experiencia adquirida en auditoras anteriores. Los resultados obtenidos a travs de los procedimientos de auditora utilizados, incluyendo fraudes, errores o ineficacias que hayan podido ser descubiertos. La calidad de la informacin disponible. La confianza que merecen la direccin de la entidad y sus empleados.
La evidencia de auditora queda documentada en los papeles de trabajo, los mismos que son organizados en un archivo completo y detallado del trabajo efectuado y de las conclusiones alcanzadas en el que se incluyen todos los papeles de trabajo. 1.2.5 Cmo se obtiene la evidencia de auditora?
Una vez efectuada la evaluacin del control interno, el auditor podr disear en forma congruente con dicha evaluacin pruebas sustantivas y de cumplimiento bien balanceadas que le permitan emitir una opinin sobre el objeto de la auditora. En algunos casos, el auditor puede llegar a la conclusin de no confiar en ninguno de los controles internos relacionados con el objeto de la auditora, y por lo tanto, eliminar la necesidad de probar el cumplimiento de controles. En estos casos, el efecto de estas transacciones en los estados financieros de la entidad, ser probado por el auditor a travs de un mayor alcance de sus pruebas sustantivas. Por otra parte, la revisin del control interno de un ciclo, indicar aquellos campos en los que el auditor puede confiar en los controles internos de la entidad para reducir el alcance de sus pruebas sustantivas.
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Pruebas de cumplimiento Una prueba de cumplimiento es la comprobacin de que uno o ms procedimientos de control interno estaban en operacin durante el periodo auditado. Incluye la verificacin de: a) Que los procedimientos y sistemas de control estn funcionando con eficacia, y b) Que han estado funcionando durante todo el perodo objeto de la auditora. Usualmente no es necesario probar todos los controles identificados en la evaluacin del control interno, que contribuyen al logro total o parcial de los objetivos de control del ciclo u operacin, objeto de la auditora. La seleccin y extensin en que se prueban las tcnicas de control depender de factores tales como: La importancia del ciclo con relacin a los saldos de las cuentas mostradas en los estados financieros La importancia de un objetivo de control en un ciclo de transacciones La importancia de un control en particular para el logro de un objetivo de control de ciclos, y La amplitud con que se prueba la tcnica en otros campos de la auditora.
La naturaleza y la oportunidad de las pruebas de cumplimiento estn relacionadas entre s. Existen tcnicas de control interno que producen evidencia documentada, la cual puede examinarse en cualquier momento; sin embargo, otros controles (ej. Supervisin estrecha del personal) no dejan rastro de evidencia documental. En este caso, el cumplimiento puede probarse mediante observacin visual directa durante el periodo que se est examinando. El examen de transacciones para determinar si fueron procesadas correctamente no es el mejor tipo de prueba de que los controles estn operando. Tal prueba puede respaldar una conclusin de que los controles estn operando. Tal prueba puede respaldar una conclusin de que los controles no estn funcionando mal, pero el procesamiento exacto no es necesariamente una indicacin de que los controles estaban operando. Debido a lo anterior, es mejor verificar la operacin de las tcnicas de control mismas, en vez de verificar los resultados de procesamiento. Como regla general, las pruebas de cumplimiento debern completarse antes de comenzar las pruebas sustantivas. Lo anterior permite ajustar eficientemente el alcance de la prueba sustantiva, si la prueba de cumplimiento demuestra que determinados controles no estn, de hecho, operando o lo estn haciendo deficientemente. Pruebas sustantivas Las pruebas sustantivas tienen como objeto obtener evidencias relacionadas con la existencia, integridad, propiedad, valuacin, y presentacin de la informacin auditada.
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La caracterstica principal de la prueba sustantiva es que la misma est diseada para llegar a una conclusin con respecto a un saldo de una cuenta, sin importar los controles internos sobre los flujos de transacciones que se reflejan en el saldo. Las pruebas sustantivas incluyen tcnicas tales como: confirmaciones, observacin fsica, clculo, inspeccin, investigacin, etc. Es importante sealar que una prueba sustantiva no es necesariamente una verificacin detallada o del 100%. Debido a los anterior, la naturaleza y extensin de las pruebas sustantivas dependern de la probable naturaleza y volumen de errores que pudieran ocurrir en los procesos contables de la entidad, que no fueran descubiertos por las tcnicas de control interno empleadas en la misma. Es obvio que a menor cantidad de errores de importancia que pudieran ocurrir, mayor ser la limitacin del alcance de las pruebas sustantivas. Por tanto, en aquellos casos en que la debilidad de los controles internos puedan permitir errores en los estados financieros pero, debidos a diferentes razones el nmero de tales errores probables y su importancia relativa en conjunto sean pequeos, podran an ser apropiado limitar el alcance de las pruebas sustantivas debido al riesgo global limitado de presentacin incorrecta de los estados financieros. As por ejemplo, en la auditora financiera se aplicarn pruebas sustantivas con la finalidad de validar los siguientes extremos: Que los activos y pasivos existen en una fecha dada. Que los activos son bienes o derechos de la entidad y los pasivos son obligaciones, a una fecha dada. Que las transacciones o hechos registrados tuvieron lugar. Que no hay activos, pasivos o transacciones que no estn debidamente registrados. Que los activos y pasivos estn registrados por su valor adecuado. Que las transacciones se registran por su justo importe. Que los ingresos y gastos han sido imputados correctamente al perodo Que las transacciones se clasifican de acuerdo con principios y normas contables generalmente aceptadas Validacin de la evidencia generada por medios informticos Cuando se emplee evidencia informtica, o datos procedentes de sistemas informticos del auditado, los auditores debern evaluar la fiabilidad de esta evidencia, y no darla nunca por supuesta a priori. Existen dos enfoques a la hora de evaluar la fiabilidad de los datos procedentes de sistemas informticos: la revisin de sistemas y las revisiones limitadas. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 10
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Una revisin de sistemas evala y comprueba todos los controles en un sistema informtico, abarcando todo el rango de sus aplicaciones, funciones y productos. Estas revisiones: (1) (2) (3) examinan los controles generales y de aplicacin de una instalacin informtica, verifican el cumplimiento de tales controles, y efectan pruebas sobre los datos generados o tratados por el sistema.
Mientras este enfoque proporciona un mejor entendimiento del diseo y operaciones de un sistema, tambin tiende a ser una actividad que consume una considerable cantidad de tiempo. La revisin limitada est dirigida hacia unos datos en particular. De esta forma normalmente se requiere un conocimiento menos extensivo de los controles generales y de aplicacin. Los controles pertinentes se examinan en la medida necesaria para juzgar el nivel de pruebas de datos a efectuar para determinar la fiabilidad de stos. Entre las tcnicas para seleccionar estos datos se encuentran los cuestionarios, observaciones directas y clculos. El diseo de los procedimientos y la capacidad del auditor en su aplicacin son la clave para que estos datos posean evidencia suficiente y competente. El equipo auditor puede utilizar datos recogidos por el auditado para construir su evidencia; pero para ello tendr que realizar pruebas directas sobre esos datos, que sern tanto ms reducidas si antes se han verificado los controles internos que actan sobre esta informacin y han resultado eficaces. Cuando las pruebas efectuadas sobre los datos descubran errores en ellos, o cuando sea imposible obtener evidencia suficiente y adecuada sobre su validez, ser necesario recurrir a una de estas opciones: a) Buscar evidencia en otras fuentes. b) Redefinir los objetivos de la auditora, para eliminar la necesidad de emplear tales datos. c) Utilizar tales datos, pero indicando claramente en el informe sus limitaciones, abstenindose en todo caso de extraer conclusiones o recomendaciones no suficientemente garantizadas. Costo de la obtencin de la evidencia Al tomar decisiones sobre las evidencias para una auditoria determinada, se considera tanto la confiabilidad como el costo de su obtencin. Es raro el caso en que slo se disponga de un tipo de evidencias para verificar la informacin. Debe considerarse la confiabilidad y costo de todas las alternativas antes de escoger el mejor tipo o tipos. La Tcnicas y Procedimientos de Auditora 11
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meta del auditor es conseguir cantidad suficiente de evidencias oportunas y confiables que sea pertinente para la informacin que se est verificando y hacerlo al menor costo total posible. Debe existir una relacin apropiada entre los recursos invertidos para obtener evidencia y la utilidad final de los resultados que se esperan obtener. Los dos tipos mas caros de evidencia son el examen fsico y la confirmacin. El examen fsico es costoso porque por lo regular requiere de la presencia de un grupo de auditores cuando el cliente est contabilizando el activo y a menudo esto ocurre en la fecha del balance. Por ejemplo, el examen fsico del inventario ocasiona que varios auditores viajen a lugares geogrficos muy distantes. La confirmacin es costosa porque el auditor sigue procedimientos cuidadosos en la preparacin de la confirmacin, su envo por correo y su recepcin, y en el seguimiento de la falta de respuestas. La comprobacin y los procedimientos analticos no son muy costosos. Si el personal de la entidad auditada localiza los documentos para el auditor y los organiza para que los pueda revisar, la comprobacin por lo general tiene un costo muy bajo. Los procedimientos analticos requieren que el auditor decida cules procedimientos analticos va utilizar, hacer clculos y evaluar los resultados. A menudo, hacer esto requiere bastante tiempo, sin embargo, el auditor puede utilizar programas de cmputo para realizar muchas de estas pruebas. La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de gran relevancia en el contexto de los datos que se examinan obliga al auditor a expresar las salvedades que correspondan o, en su caso, a denegar su opinin. Consideracin de la importancia relativa y el riesgo de auditora Los criterios de importancia relativa y el riesgo de auditora determinan el juicio del auditor sobre la suficiencia y adecuacin de la evidencia a obtener. La importancia relativa representa la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo la omisin) en la informacin que, ya sea individualmente o en su conjunto, hace probable que el juicio de una persona razonable se hubiera visto influenciado o su decisin afectada como consecuencia de ese error u omisin. Como ya se indic el auditor considera la importancia relativa al disear lo procedimientos de auditora para cada cuenta u operacin objeto de la auditora. De esta manera, los procedimientos de auditora se disean especficamente para detectar errores que, en combinacin con los que puedan existir en otras reas, sean importantes en relacin al objeto de la auditora, tomados en conjunto. La consideracin del riesgo de auditora representa la posibilidad de que el auditor no detecte un error significativo que pudiera existir por falta de evidencia o por evidencia deficiente o incompleta de un determinado dato. El riesgo de auditora est integrado por el efecto combinado de los tres diferentes riesgos, a saber: el inherente, de control y el de deteccin,
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Importancia relativa y riesgo de auditora son criterios interdependientes, por lo que deben seguirse y evaluarse de forma conjunta y acumulativa. En resumen la evidencia constituye el sustento para respaldar la opinin del auditor, y se deber velar que la misma cumpla los requisitos de competencia y suficiencia. Para recabar esta evidencia, el auditor aplicar diferentes tcnicas y procedimientos, los mismos que se desarrollan en el siguiente tema.
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AUTOVALUACION PARTE 1 1. Qu establecen las NAG respecto a la ejecucin del trabajo?
2.
Qu es la evidencia de auditora?
3.
Qu factores afectan la confiabilidad de la evidencia de auditora?
4.
Qu factores afectan la suficiencia de la evidencia?
5.
Cmo se obtiene la evidencia de auditora?
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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 5 5 6-7 8 8-9
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PARTE:
TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
2.1 Unidad: 2.1.1
Conceptos y Definiciones
Qu son las tcnicas de auditora?
Las tcnicas de auditora se refieren a los mtodos usados por el auditor para recolectar evidencia. Los ejemplos incluyen, entre otras, la revisin de la documentacin, entrevistas, cuestionarios, anlisis de datos y la observacin fsica. 2.1.2 Qu son los procedimientos de auditora?
Los procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial; desarrolladas para comprender la actividad o el rea objeto del examen; para recopilar la evidencia de auditora para respaldar una observacin o hallazgo; para confirmar o discutir un hallazgo, observacin o recomendacin con la administracin. 2.1.3 Cul es la relacin entre tcnicas y procedimientos de auditora?
Considerando que los procedimientos de auditora constituyen el conjunto de tcnicas de investigacin que el auditor aplica a la informacin sujeta a revisin, mediante las cuales obtiene evidencia para sustentar su opinin profesional; las tcnicas constituyen un detalle del procedimiento. El auditor gubernamental utiliza para realizar su trabajo un conjunto de herramientas, que se denominan tcnicas de auditora. Dado que procedimiento significa mtodo de ejecutar alguna cosa, la aplicacin de las distintas tcnicas de auditora para aplicarlas al estudio particular de una cuenta u operacin se denomina procedimiento de auditora. Respecto de los procedimientos, es conveniente determinar los procedimientos de auditora, en el sentido de decidir qu tcnica o tcnicas de auditora deberan formar parte, con carcter general, de un procedimiento de auditora. Ello es as por que el auditor, generalmente, no puede obtener la evidencia necesaria y suficiente mediante la aplicacin de un solo procedimiento de auditora, sino que -por el contrario- debe examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicacin simultnea o sucesiva de varios procedimientos de auditora. Por ltimo, cuando se aplican o ejecutan los procedimientos de auditora, se dice que se est realizando una prueba de auditora. Por ello, resumiendo las definiciones expuestas, podemos sealar que los procedimientos de auditora son un conjunto de tcnicas y que la puesta en prctica de dichos procedimientos constituyen o se materializan en pruebas de auditora. 2.1.4 Qu tipos de tcnicas se aplican en el trabajo de auditora?
El examen de cualquier operacin, actividad, rea, programa, proyecto o transaccin, se realiza mediante la aplicacin de tcnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la ms adecuada, de acuerdo con las caractersticas y condiciones del trabajo que realiza. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 16
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En el trabajo de Auditora, se pueden utilizar las tcnicas de general aceptacin, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la accin que se va a efectuar, es as que tenemos las siguientes: Verbales o testimoniales Documentales Fsicas Analticas Informticas
Las tcnicas verbales o testimoniales Consisten en obtener informacin oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, durante una auditora, el auditor habr de aplicar frecuentemente estas tcnicas. La evidencia obtenida mediante la aplicacin de estas tcnicas pocas veces es de confiar por si sola. El principal valor para el auditor descansa en corroborar otra materia de evidencia y revelar asuntos que ameriten mayor investigacin y documentacin. Las tcnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretacin de algn procedimiento propio de la entidad, posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo. La evidencia que se obtenga a travs de esta tcnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados. Las tcnicas verbales pueden ser: Entrevista: Consiste en la averiguacin mediante la aplicacin de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relacin con las operaciones de esta. Encuestas y cuestionarios: Es la aplicacin de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.
Documentales Consisten en obtener informacin escrita para soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser: Comprobacin: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operacin o transaccin, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican. Confirmacin: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o informacin obtenidos de 17
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manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificacin.
Fsicas
Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control. Esta tcnica permite tener una visin de la organizacin desde el ngulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones fsicas, los movimientos diarios, la relacin con el entorno, etc. Entre estas tcnicas tenemos las siguientes: Inspeccin: Consiste en el reconocimiento mediante el examen fsico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras tcnicas como son: indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin. Observacin: Consiste en la contemplacin a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso. Comparacin o confrontacin: Es cuando se fija la atencin en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas. Revisin selectiva: Radica en el examen de ciertas caractersticas importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones, que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditora. Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operacin, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecucin.
Analticas Son aquellas desarrolladas por el propio auditor a travs de clculos, estimaciones, comparaciones, estudios de ndices y tendencias, investigacin de variaciones y operaciones no habituales. Esta tcnica se aplica de las formas siguientes: Anlisis: Consiste en la separacin de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico. Permite identificar y clasificar para su posterior anlisis, todos los aspectos de mayor significacin y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada, entre estas podemos identificar, por ejemplo, al anlisis de relaciones, anlisis de tendencias, etc. 18
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Conciliacin: Consiste en confrontar informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relacin con una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen. Clculo: Consiste en la verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones, contenidas en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos. Tabulacin: Se realiza mediante la agrupacin de los resultados importantes, obtenidos en las reas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones.
Informticas
Mas comnmente conocidas como Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador (TAAC), se refiere a las tcnicas de auditoria que contemplan herramientas informticas con el objetivo de realizar ms eficazmente, eficientemente y en menor tiempo pruebas de auditoria. En resumen, los procedimientos de auditoria son la agrupacin de tcnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operacin; prcticamente resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del auditor deciden las tcnicas que integran el procedimiento en cada caso particular. En la siguiente parte de este texto desarrollaremos algunas tcnicas de aplicacin frecuente en el trabajo de auditora.
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AUTOEVALUACION PARTE 2 1. Qu es una tcnica de auditora?
2.
Qu son los procedimientos de auditora?
3.
En que consisten las tcnicas de auditora documentales?
4.
Cules son las tcnicas de auditora fsicas?
5.
Cite tres tipos de tcnicas analticas.
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RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 16 16 17 - 18 18 18 - 19
5. La respuesta la encontrar en la pgina
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3 PARTE: AUDITORIA 3.1 Unidad: 3.1.1
APLICACIN DE TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
Aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora
En que consiste la entrevista como una tcnica de auditora?
La Entrevista es una conversacin entre dos o ms personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador) y otra la que responde (entrevistado). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestin determinada, teniendo un propsito profesional. Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interaccin verbal dentro de un proceso de accin recproca. Como tcnica de recoleccin va desde la interrogacin estandarizada hasta la conversacin libre, en ambos casos se recurre a una gua que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversacin. EL ENTREVISTADO deber ser siempre una persona que tenga responsabilidad y conozca el rea objeto de la auditora. El entrevistado es la persona que tiene conocimiento o alguna experiencia importante que transmitir. EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista. Algunas caractersticas de la entrevista son: Generalmente slo dos personas hablan. Generalmente hay muchas preguntas y respuestas en torno a un solo tema. La entrevista tiene un propsito definido que puede ser: Obtener informacin, darla, guiar, dar o recibir indicaciones o recomendaciones, etc.
Propsitos de la Entrevista: Existen cuatro propsitos bsicos y principales que cumple la Entrevista en la auditora: Obtener informacin de los responsables de las operaciones u procesos objeto de la auditora Facilitar la recoleccin de informacin Establecer un acercamiento con el personal de la entidad, con el que se interactuar durante el proceso de la auditora (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.) Permite aclarar preguntas, orientar la investigacin y resolver las dificultades que puede encontrar la persona entrevistada. Es una herramienta y una Tcnicas y Procedimientos de Auditora 22
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tcnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condicin, situacin y personas. Ventajas de la entrevista: La Entrevista es una tcnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos La informacin que el entrevistador obtiene a travs de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuestas escritas A travs de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los nfasis, etc., que aportan una importante informacin sobre el tema y las personas entrevistadas. Desventajas: Limitaciones en la expresin oral por parte del entrevistador y entrevistado. Se hace muy difcil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o cientfico. Es muy comn encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real. Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas. La habilidad del entrevistador estar en saber identificar y manejar estas desventajas, de manera que no afecten el objetivo de la entrevista Preparacin de la entrevista Las entrevistas son una de las fuentes primarias de informacin para los equipos de auditora; por lo que se deben preparar con anticipacin. Antes de embarcarse en una entrevista, el auditor debe revisar la informacin disponible sobre la entidad auditada y especficamente sobre la actividad u proceso, objeto de la auditora. En la preparacin de la entrevista se debe tener en cuenta lo siguiente: Revisin de la informacin disponible, acerca del rea, actividad o proceso objeto de la auditora. Seleccin cuidadosa de los entrevistados. 23
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Elaboracin y coordinacin del calendario con suficiente anticipacin, para asegurar la participacin de los entrevistados. Determinacin del tiempo estimado de duracin de la entrevista. Determinacin del tipo de entrevista a realizar Preparacin de preguntas especficas y lneas de investigacin.
La preparacin de la entrevista no se debe considerar como un sacrificio del tiempo asignado a la auditora, mas al contrario, la forma en que se organice la misma, tendr efectos sobre el volumen y la calidad de la informacin obtenida. Tipos de Entrevista Considerando la complejidad del tema a tratar se pueden identificar diferentes tipos de entrevistas, entre los tipos mas conocidos tenemos: Entrevista estructurada: Llamada tambin formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rgidamente estandarizada, se plantean idnticas preguntas y en el mismo orden a varios entrevistados, por ejemplo de una misma rea de trabajo o que realizan actividades similares, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o ms alternativas que se les ofrecen. Para orientar mejor la entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el entrevistador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interaccin personal. Entre las ventajas que tiene este tipo de entrevista, se mencionan: La informacin es ms fcil de procesar, simplificando el anlisis comparativo. El entrevistador no necesita estar entrenado arduamente en la tcnica. Hay uniformidad en la informacin obtenida. Entre las desventajas se tienen: Es difcil obtener informacin confidencial. Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista. Entrevista no estructurada: Es ms flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulacin se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el entrevistador; sobre la base del problema, los objetivos y las Tcnicas y Procedimientos de Auditora 24
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variables; elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulacin para adaptarlas a las diversas situaciones y caractersticas particulares de los sujetos de estudio. Entre las ventajas de este tipo de entrevista se tienen: Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas. Permite profundizar en temas de inters. Orienta posibles hiptesis y variables cuando se exploran reas nuevas. Entre sus desventajas se mencionan: Se requiere de mayor tiempo. Es ms costoso por la inversin de tiempo de los entrevistadores. Se dificulta la tabulacin de los datos. Se requiere mucha habilidad tcnica para obtener la informacin y mayor conocimiento del tema. Preguntas de la entrevista Durante la preparacin de la Entrevista se deben elaborar las preguntas claves que guiarn la misma. Estas preguntas se debe centrar en el tema objeto de la auditora y de la entrevista misma, para esto es necesario conocer los diferentes tipos de preguntas que se pueden utilizar en una entrevista. Tipos de preguntas El entrevistador puede hacer cinco clases de preguntas: preliminares o introductorias, informativas, de anlisis o de evaluacin, y de admisin o confirmacin. En una entrevista, donde el objeto es obtener informacin, solo tres de las cinco clases de preguntas deben ser normalmente utilizadas: Introductorias, informativas y preguntas personales. Si el entrevistador tiene razonable fundamento o causa para creer que el entrevistado no est siendo honesto, preguntas de anlisis o de evaluacin pueden ser utilizadas. Finalmente, si el entrevistador decide con razonable fundamento o causa que el entrevistado esta respondiendo con vacilacin, puede utilizar preguntas de confirmacin o admisin. Preguntas Preliminares o Introductorias: Son usadas por el entrevistador con dos propsitos principales: informarle al entrevistado acerca del objetivo y del proceso de la entrevista y obtener de este verbalmente un acuerdo de cooperacin durante la entrevista. Son de carcter general y pueden tocar Tcnicas y Procedimientos de Auditora 25
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aspectos personales y profesionales, como por ejemplo, acerca de su profesin o especialidad, antigedad en la entidad y en el puesto, etc. Luego de haber establecido el clima propicio se pasar a utilizar las preguntas diseadas y posibilitar as un mayor dilogo. Preguntas Informativas: Una vez que el formato apropiado de la entrevista est establecido, el entrevistador entonces trata de obtener la informacin verdadera sobre el tema de inters para la auditora. Hay esencialmente tres tipos de preguntas que pueden ser hechas: cerradas, abiertas y deliberadas (con el propsito de obtener una respuesta esperada).
Preguntas Cerradas
Esta forma de pregunta es la que se puede contestar con un si o un no. Generalmente, una pregunta limitada debera evitarse porque no invita a discusin y falla al no indicar qu est pensando el entrevistado. Cuando se usa, la pregunta cerrada debera estar seguida por: por qu?, cmo? o dnde?, para que a la persona que responda se le exija explicar sus puntos de vista. En una entrevista, estas preguntas son hechas de forma cerrada con el propsito de reconfirmar los hechos, obtener informacin no obtenida previamente, obtener nueva evidencia, y mantener una buena relacin con el entrevistado.
Preguntas abiertas
Esta forma de pregunta exige elaboracin: ej: Cmo se realiza esta actividad?. Estas preguntas pueden tomar dos formas: pregunta directa o pregunta indirecta. Preguntas de Evaluacin o de Anlisis: Cada tipo de pregunta es usada en una secuencia lgica, para maximizar el desarrollo de la informacin. Si el entrevistador tiene razn para creer que el entrevistado no est siendo honesto, entonces puede hacer preguntas de evaluacin o de anlisis. Asimismo, la entrevista deber llevar a un final lgico. Por medio de la observacin de las reacciones del entrevistado a estas preguntas, el entrevistador puede evaluar la credibilidad del entrevistado con algn grado de precisin. Estas evaluaciones podran ser la base que el entrevistador decida acerca de realizar preguntas de admisin para obtener evidencia acerca de un hecho irregular. Preguntas de Admisin o de Declaracin: Las preguntas de admisin o de declaracin estn reservadas especficamente cuando se tiene evidencia razonable acerca la existencia de hechos irregulares o deficiencias manifiestas en la actividad u proceso objeto de la auditora. Estas preguntas no deben violar los derechos y libertades de la persona que est siendo entrevistada.
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Caractersticas de las buenas preguntas La gran herramienta a que podemos echar mano para comunicarnos y obtener informacin es la pregunta. Pero no se trata aqu de formular cualquier pregunta ni hacerlo de cualquier modo, ni en cualquier momento de la conversacin. La pregunta se inserta dentro de una verdadera secuencia comunicacional, una cadena o secuencia de comunicacin entre dos o ms personas, con un objetivo determinado. Las buenas preguntas usualmente tienen las siguientes caractersticas: a) Reto Las preguntas deben hacer que el entrevistado piense, describa, relacione y concluya sobre las operaciones objeto de la entrevista. Las preguntas no deben ser tan fciles como para que las respuestas sean obvias para el entrevistado. b) Brevedad Las preguntas deberan incluir solamente las palabras necesarias para expresar el problema, pero que sean lo suficientemente completas para eliminar cualquier posibilidad de malentendidos. c) Claridad Las preguntas deben decirse con lenguaje simple, preciso. Deben disearse para obtener informacin sobre el objeto de la auditora. d) Relevancia Las preguntas deben hacerse con un propsito definido en mente. Se deben evitar las preguntas tramposas o trucos. e) nfasis en los puntos principales Las preguntas deben construirse alrededor del punto central del objetivo de la entrevista, haciendo nfasis en aquellos puntos que el auditor considera son claves para el desarrollo de la auditora. Normas para la Entrevista Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas: 1. Al iniciar la entrevista Presntese de forma amistosa D una visin general de los temas que se cubrirn en la entrevista. Inicie con preguntas amplias y generales.
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2. Durante la entrevista Mantenga una relacin amable y relajada. Aborde gradualmente al entrevistado, creando una corriente de amistad, identificacin y cordialidad. Ayude al entrevistado para que se sienta seguro y locuaz. Djelo concluir su relato, aydelo luego a completarlo concretando hechos y responsables. Sondee las respuestas para obtener ms informacin. Procure formular las preguntas con frases fcilmente comprensibles, evite formulaciones embarazosas con carcter personal o privado. Acte con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos. Parafrasee con frecuencia para asegurar comprensin. Evite hacer preguntas que slo requieran un s o un no como respuesta, excepto para clarificar un punto. Lleve la conversacin de forma fluida. 3. Al finalizar la entrevista Ofrezca la oportunidad para comentarios que necesiten elaboracin o no preguntados durante la entrevista. Agradezca al entrevistado por su tiempo e informacin. Informe al entrevistado cmo se usarn los datos. Tome en cuenta las inquietudes del entrevistado. Algunas veces podra continuar haciendo otra entrevista, logre el consentimiento para esta posibilidad. En resumen, la entrevista es una de las tcnicas mas utilizadas durante una auditora, su fin principal es obtener informacin, esto se cumple mediante el empleo de un conjunto de herramientas y tcnicas, que suponen de los profesionales el manejo de conocimientos generales acerca de la comunicacin humana, del lenguaje, el uso de la pregunta como medio principal para la obtencin de informacin, y estar atentos a expresiones no verbales. 3.1.2 En qu consiste la confirmacin como una tcnica de auditora?
Las confirmaciones consisten en obtener corroboracin, normalmente por escrito, de una informacin contenida en los registros contables, as como la carta con las manifestaciones de la Direccin de la entidad. Por ejemplo, el auditor, normalmente, deber solicitar confirmacin de saldos o transacciones a travs de la comunicacin directa con terceros de las cuentas relacionadas con clientes, proveedores, entidades financieras, etc.. La confirmacin directa al auditor de los adeudos se considera el procedimiento ms efectivo para comprobar la autenticidad de las cuentas por cobrar y por pagar. En este sentido sealaremos algunas caractersticas y requisitos de las confirmaciones.
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Tipos de confirmacin Positiva: Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn. Se utiliza este tipo de confirmacin preferentemente para el activo. Negativa: Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn disconformes. Generalmente se utiliza para confirmar el activo. La confirmacin positiva representa una evidencia ms confiable que la confirmacin negativa. La eleccin entre las formas positiva y negativa de confirmacin depende de las circunstancias, incluyendo la evaluacin de los riesgos inherente y de control, ya que con la forma negativa no se pueden recibir otras respuestas por causas diferentes al acuerdo con el saldo registrado. Se puede usar una combinacin de las formas positiva y negativa. Por ejemplo, cuando el saldo total de cuentas por cobrar consiste en un pequeo nmero de saldos grandes y un gran nmero de saldos pequeos, el auditor puede determinar que resulta apropiado confirmar la totalidad o una muestra de los saldos grandes con solicitudes de confirmacin positiva, y una muestra de los saldos pequeos con solicitudes de confirmacin negativa. Indirecta, ciega o en blanco: En esta no se envan datos y se solicita informacin de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditora. Generalmente se utiliza para confirmar pasivos a instituciones de crdito. Investigacin: Se utiliza para la obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia entidad. Debe entenderse que la aplicacin de esta prueba no consiste nicamente en enviar las solicitudes de confirmacin, sino en obtener mediante l, evidencia suficiente y competente. Para que la aplicacin de esta tcnica sea efectiva, es recomendable tener presente los aspectos siguientes: a) Caractersticas de las solicitudes de confirmacin Las solicitudes de confirmacin de saldos deben reunir las siguientes caractersticas: Ser claras y precisas en su redaccin Indicar que la contestacin deber remitirse directamente al auditor Solicitar que todas las dudas u observaciones sobre los saldos, se den a conocer oportunamente en la contestacin Precisar la fecha a la que se solicita la confirmacin Firmadas por un funcionario de la entidad 29
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Se agruparn en una sola solicitud todos los saldos que hayan de la misma persona, indicando su origen.
b) control de solicitudes Las solicitudes de confirmacin enviadas y las contestaciones recibidas deben controlarse en los papeles de trabajo del auditor, especificando el alcance del procedimiento y los resultados obtenidos, observando los siguientes puntos: Antes de enviarlas, el auditor deber confrontar los datos que se mencionan en la confirmacin con los registros de la entidad Las direcciones de las confirmaciones debern verificarse selectivamente en el directorio telefnico o en el de la entidad Debern depositarse directamente en el correo por el auditor, en el caso de que sean remitidas por la propia entidad, deber exigirse constancia de recepcin por parte del destinatario de la confirmacin Las confirmaciones devueltas por el correo, debern devolverse a la entidad para que se elabore una nueva confirmacin, verificando que se resuelvan las observaciones que indica el correo en el sobre y enviarlas nuevamente.
c) Tramitacin de respuesta Las respuestas recibidas de los deudores a solicitudes de confirmacin, constituyen propiamente el resultado de la prueba. La metodologa que se siga debe contemplar principalmente los siguientes aspectos: Las respuestas recibidas deben confrontarse contra las solicitudes enviadas, de tal manera que se puedan clasificar y cuantificar como: conformes, disconformes, devueltas por correo y no contestadas. Es usual que el personal de la entidad participe en los trabajos de conciliacin o aclaracin de discrepancias u objeciones; en estos casos y previo control de las confirmaciones devueltas con diferencias, el auditor debe verificar el trabajo realizado por el personal de la entidad. Las respuestas no firmadas, deben considerarse sin validez. Debe realizarse una segunda confirmacin en los casos de solicitudes no contestadas y/o devueltas por el correo. En su caso, puede considerarse la conveniencia de hacer la solicitud en forma personal, por parte del auditor. Los saldos sobre los cuales no se haya obtenido respuesta, deben verificarse mediante procedimientos alternativos, tales como verificacin de cobros posteriores, examen de la documentacin comprobatoria del adeudo (facturas, documentos de embarque u otras equivalentes). 30
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El trabajo de confirmacin debe resumirse cuantitativamente, de manera que se tengan elementos de juicio para evaluar objetivamente el resultado de este procedimiento.
Cuentas no confirmadas por requerimiento de la entidad En los casos en que la entidad solicite al auditor que no confirme ciertas cuentas, previamente seleccionadas, ste deber evaluar esta limitacin y si es de tal forma importante que deba expresar una salvedad o abstenerse de opinar. 3.1.3 En qu consiste la observacin como una tcnica de auditora?
La observacin consiste en presenciar el proceso o procesos que otros realizan. Por ejemplo, el auditor puede observar el conteo de los inventarios realizado por el personal de la entidad o la ejecucin de procedimientos de control interno de los que no suele quedar huella de auditora. En el caso de la observacin de la toma de inventarios, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) Cuando los inventarios tienen incidencia material en el objeto de la auditora, el auditor debe satisfacerse respecto a la existencia fsica y condicin de aquellos, presenciando la toma de inventarios, salvo que esto no sea factible. Presenciar el conteo capacitar al auditor a inspeccionar fsicamente el inventario, observar el cumplimiento de aplicacin de los procedimientos de la gerencia para llevar a efecto el conteo, y recoger evidencia sobre la confiabilidad de los procedimientos administrativos. b) Cuando el auditor determina observar la toma de inventarios, debe cerciorase de que haya una planeacin adecuada para la toma de los inventarios fsicos, la cual debe estar debidamente documentada en instructivos y que sean de conocimiento oportuno de los participantes. Esta planeacin debe cubrir los siguientes aspectos: Controles que aseguren la clasificacin adecuada y acomodo fsico anticipado de las diferentes partidas del inventario, la inclusin de la totalidad de los inventarios de propiedad de la entidad y de aquellos de propiedad de terceros bajo su custodia. Participacin de personal capacitado con conocimientos de las caractersticas de los inventarios. Procedimientos para la identificacin de inventarios daados o con indicios de lento movimiento, obsolescencia, etc. Medidas para asegurar la correccin de los conteos (responsables, supervisin, mesa de control, re-conteos, auditora interna, etc.) Controles sobre el corte de formas, incluyendo los marbetes y listas de inventarios. 31
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Medidas para el control de las existencias que tengan movimiento durante el inventario fsico. Identificacin de los inventarios ubicados en distintas sucursales, fbricas, almacenes y en poder de terceros.
c) Con base en la evaluacin de la planeacin de la toma de inventario fsico, el auditor debe determinar el alcance de sus pruebas y tendr obligacin invariablemente de llevarlas a cabo con el propsito de comprobar la correccin del inventario fsico. Estas pruebas se llevarn a cabo observando que los procedimientos se estn efectuando conforme lo planeado. d) Para obtener una seguridad de que los procedimientos de la gerencia estn adecuadamente implementados, el auditor debe observar los procedimientos que ejecutan los empleados y realizar conteos de prueba. Al realizar estos conteos el auditor puede probar tanto la condicin de totalidad como la de exactitud de los registros de conteo, confrontando tems seleccionados en estos registros contra el inventario fsico, e tems seleccionados del inventario fsico contra estos registros. El auditor debe determinar en que medida necesita obtener copia de los registros de conteo para posteriores pruebas y comparaciones. El auditor tambin debe obtener detalles de los movimientos de inventario inmediatamente despus de la fecha del conteo, de modo de poder verificar en fecha posterior la correcta contabilizacin de estos movimientos; no debiendo tampoco omitir los movimientos de inventario habidos durante el conteo. e) Cuando por la naturaleza de los productos, el auditor no tenga los conocimientos necesarios para identificar, contar o determinar las condiciones de las existencias, deber asesorarse de expertos en la realizacin de pruebas y, en su caso, obtener confirmaciones por escrito de ellos. f) Deber considerarse la deteccin de partidas de inventarios que hayan perdido su valor por deterior fsico, lento movimiento, etc.
g) Cuando los inventarios se encuentran en varios lugares, el auditor debe considerar en qu lugares es apropiado presenciar la toma, teniendo en cuenta la materialidad del inventario y la evaluacin del riesgo de control de los diferentes lugares. h) Si no puede presenciar la toma de inventarios en la fecha planeada debido a lo imprevisible de las circunstancias, el auditor debe realizar u observar algunos conteos fsicos en una fecha alternativa, y si es necesario, realizar pruebas mediante la intervencin de transacciones. Si el auditor no puede presenciar la toma debido a la naturaleza y localizacin de los inventarios, debe entonces considerarse si los procedimientos alternativos (por ejemplo, mediante la evidencia de la venta posterior de los inventarios especficos adquiridos o comprados antes de la fecha del conteo de inventarios) le proporcionan o no evidencia satisfactoria de la existencia fsica y condicin de los inventarios como para llegar a la conclusin de que no necesita hacer referencia a alguna limitacin que, al respecto, haya encontrado respecto al alcance de su examen. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 32
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i)
Cuando la entidad opera con un sistema de inventario perpetuo, utilizndolo para determinar el saldo de fin de ao, el auditor debe evaluar, mediante procedimientos apropiados, si son aceptables las razones de las diferencias significativas que pudieran darse entre el conteo fsico y los registros de inventario perpeto y si los registros han sido apropiadamente ajustados. El auditor debe probar el listado de inventario final para evaluar si refleja o no con exactitud los conteos del inventario real.
j)
La aplicacin de este procedimiento cierra con la verificacin del registro de los ajustes correspondientes, si en el recuento surgieran diferencias en exceso o defecto. El auditor evaluar la materialidad de estas diferencias a fin de establecer si afectan su opinin sobre la razonabilidad de la cuenta. 3.1.4 En qu consiste la revisin analtica? Se entiende por revisin analtica el estudio de las relaciones y tendencias significativas que se desprenden principalmente de la informacin financiera y no financiera, incluyendo la investigacin resultante sobre variaciones y partidas poco usuales. La eleccin de las tcnicas, mtodos, anlisis (incluso utilizando tcnicas estadsticas avanzadas) y nivel de aplicacin de los procedimientos analticos dependen del criterio profesional del auditor en cada caso concreto. Los procedimientos de revisin analtica son, entre otros los siguientes: a) b) c) d) e) La comparacin de la informacin financiera actual con la de ejercicios anteriores. La comparacin de los resultados obtenidos con los resultados proyectados (presupuestos, pronsticos, etc.) El estudio de las relaciones de los elementos de la informacin financiera que se espera de acuerdo a un patrn predecible basado en la experiencia de la entidad. La comparacin con informacin de entidades similares. El estudio de la relacin entre cierta informacin financiera y otra informacin no financiera, tales como la correlacin entre los gastos de personal y el nmero de empleados.
Existen diversos mtodos que pueden emplearse para realizar los procedimientos antes mencionados, ya sea utilizando cifras monetarias, unidades, razones o porcentajes, y pueden aplicarse a la informacin financiera consolidada, a una subsidiaria, divisin o segmento, as como a los elementos individuales de la informacin financiera. La eleccin de los procedimientos, mtodos y niveles de aplicacin, es cuestin de criterio profesional del auditor. Finalidad Los procedimientos analticos tienen la siguiente finalidad en el contexto de una auditora: a) Ayudar al auditor en la planificacin del trabajo, determinando la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditora. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 33
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b) Como procedimiento de realizacin de pruebas sustantivas, cuando su realizacin puede ser ms efectiva o eficiente que las pruebas de detalle en la reduccin del riesgo de que no se detecten errores significativos en la informacin financiera. c) Convertirse en una tcnica de revisin global de la informacin financiera en la etapa de supervisin del trabajo de auditora. Procedimientos analticos en la planificacin de la auditora El auditor debera aplicar procedimientos analticos durante la etapa de planificacin de su trabajo, para mejorar su comprensin de la actividad de la entidad auditada y para identificar las reas de mayor riesgo potencial. La aplicacin de los procedimientos analticos en la planificacin del trabajo ayuda al auditor en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditora. En la aplicacin de los procedimientos analticos en la etapa de planificacin de la auditora se utiliza tanto informacin financiera como no financiera. Procedimientos analticos utilizados como procedimientos sustantivos La confianza del auditor en procedimientos sustantivos para reducir el riesgo de deteccin en relacin con la informacin incluida en las cuentas anuales, puede derivarse de pruebas de detalle, de procedimientos analticos o de una combinacin de ambos. La decisin sobre los procedimientos a utilizar para alcanzar un objetivo concreto de auditora descansa en el criterio profesional del auditor respecto a la eficacia y eficiencia de los procedimientos disponibles en la reduccin del riesgo de que no se detecten errores significativos en la informacin incluida en las cuentas anuales. En general, el auditor consultar a la direccin de la entidad sobre la disponibilidad y fiabilidad de la informacin necesaria para poder aplicar procedimientos analticos, as como sobre el resultado de los procedimientos de esa naturaleza llevados a cabo por la entidad. En aras a la eficiencia, pueden utilizarse datos analticos preparados por la entidad, bajo el supuesto de que el auditor tenga evidencia de que esos datos han sido preparados adecuadamente. La utilizacin de procedimientos analticos como pruebas substantivas tomar en consideracin los factores siguientes: a) La confianza en los resultados esperados. b) La naturaleza de las actividades de la entidad auditada y su nivel de desagregacin. c) La relevancia y disponibilidad de informacin financiera (presupuestos, proyecciones, etc.) y no financiera (estadsticas de produccin, detalles analticos, etc). d) La fiabilidad de la informacin disponible y del sistema de control interno diseado para su preparacin y compilacin. e) Las fuentes de informacin disponibles, siendo preferibles las fuentes externas a las internas. f) La comparabilidad de la informacin disponible. g) El conocimiento obtenido por el auditor en actuaciones anteriores respecto a su percepcin de la fiabilidad de los sistemas de control interno y los problemas que han generado ajustes o salvedades en el informe de auditora. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 34
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Existen casos que debido a la exactitud con que se puede estimar el resultado probable, un procedimiento de revisin analtica puede convertirse en el principal procedimiento utilizado para comprobar el saldo de una cuenta importante, tal es el caso del cargo a resultados por concepto de depreciacin del ejercicio o los gastos por intereses, los cuales pueden calcularse con un alto grado de certeza. Para aquella cuentas con probabilidades mnimas de contener errores importantes y para aquellas de menor importancia relativa, el auditor podr decidir que un procedimiento de revisin analtica es el nico procedimiento de auditora que ser necesario aplicar para concluir sobre el saldo de la cuenta. Procedimientos analticos utilizados en la revisin global del trabajo El auditor debera aplicar procedimientos analticos al terminar o estar prxima la fecha de terminacin del trabajo, como ayuda para formarse una opinin global sobre si la informacin financiera, en su conjunto, es consistente con su conocimiento de la actividad del cliente. La conclusin de los procedimientos analticos aplicados con este propsito pretenden corroborar la opinin que haya podido formarse respecto a las afirmaciones de la direccin en el proceso de formular la informacin financiera auditada, ayudndole, en definitiva, a formarse una conclusin global sobre su razonabilidad o a identificar reas que requieran la aplicacin de pruebas de auditora adicionales. Requisitos para la realizacin de la revisin analtica Antes de comenzar a describir las herramientas disponibles para realizar una revisin analtica, es importante sealar cuales son los requisitos y caractersticas que debe presentar la informacin y procedimientos a ser utilizados para el correspondiente anlisis, a saber: Los importes comparados deben ser expresados en moneda de igual poder adquisitivo, este es el primer y ms importante requisito para arribar a conclusiones confiables, ya que como todos sabemos Bs100 de 2004 no representan igual poder de adquisicin que Bs100 de 2005. Por ejemplo, si al 31 de diciembre de 1993 existen activos fijos por un valor de origen de Bs4.100, equivalentes a un inmueble valuado en US$1.000, y lo comparamos con el saldo del mismo rubro que al 31 de diciembre de 1994 asciende a Bs4.480 (compuesto por igual inmueble cuyo valor es de US$1.000), podemos llegar a concluir errneamente y planificar la revisin de compras de activos fijos por valor de Bs380, cuando en realidad, no existieron incorporaciones en este rubro ya que su aumento obedece a la reexpresin del saldo de 1993 a moneda constante de 1994. Ahora bien, si el saldo de 1993 hubiese sido actualizado al 31 de diciembre de 1994, los valores a comparar hubieran sido de Bs4.480 al 31 de diciembre de 1993 y Bs4.480 al cierre del ejercicio bajo anlisis. Las partidas analizadas deben tener capacidad lgica de relacin, es decir, para analizar, por ejemplo, el comportamiento de los inversiones en acciones telefnicas, debemos considerar aquella informacin relacionada a este tipo de inversiones, como ser tipos de cambio y su relacin con la cuenta Ajuste por inflacin y tenencia de bienes, sera ilgico tratar de encontrar respuestas en las tasas de inters LIBOR registradas en el perodo y su rendimiento contabilizado dentro de las Ventas del ejercicio. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 35
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La relacin de informacin no deber ser muy compleja, pues cuanto ms difcil sea la relacin menos, eficiente (podr insumir ms tiempo) y comprensible (menos til o confiable) puede resultar. La comparacin de los datos e informacin utilizada debe ser convincente, los resultados del anlisis deben ser lo necesariamente claros, es decir que cualquier lector pueda concluir convencido de la variacin o hechos acontecidos. Las variables utilizadas deben ser independientes, no es til basarse en los registros que generan directamente los datos, es decir, cuanto ms independencia del sector contable tenga esta informacin mayor confiable y til ser. Las mediciones realizadas deben ser usuales y frecuentes, no podemos inventar relaciones inusuales o ilgicas para demostrar un comportamiento determinado. La fuente de donde se obtiene informacin debe ser fidedigna y confiable, las indagaciones sobre fluctuaciones debern ser realizadas con personal jerrquico e idneo y que no posea intereses personales sobre el aspecto que esta siendo evaluado. Es decir, si analizamos el incremento de las ventas, entonces debemos acudir al Gerente de ventas y no al auxiliar o al mensajero. As por ejemplo, cuando analizamos en la etapa sustantiva una incorporacin de activo fijo debemos ver la documentacin fuente (factura del proveedor y nota de ingreso al almacn), no nos sera til o vlido basarnos en la informacin proporcionada por el asiento de diario. Mtodos o herramientas disponibles para ser utilizados durante la revisin analtica El auditor dispone de varios mtodos a ser utilizados durante la ejecucin de la revisin analtica, los cuales pueden combinarse indistintamente. Los ms usuales son: Anlisis de relaciones Anlisis de tendencias Comparaciones Pruebas de razonabilidad Pruebas de diagnstico
Anlisis de relaciones, se refiere a cualquier relacin entre las cuentas de los estados financieros, como por ejemplo: Relacin del monto de aportes patronales respecto de los sueldos, cuyo resultado debera ser igual a los porcentajes aprobados por Ley y consistente con el ejercicio anterior. Depreciacin de activos fijos sobre valor de origen, el cual deber ser igual a las alcuotas establecidas por el Decreto Supremo N 24051 (artculo 22) o informe de revalo tcnico, segn corresponda y similares, a las tasas registradas en el ejercicio anterior.
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Anlisis de tendencias, consiste en analizar las variaciones de un saldo o cuenta a travs del tiempo, por ejemplo el saldo de Cuentas por cobrar registrado en 2004 respecto del presentado en 2003. Comparaciones, implica la comparacin de la informacin financiera de la entidad respecto de otros datos o elementos independientes y/o externos, como ser presupuestos, estados financieros del ao anterior, datos generados por otras unidades operativas, estadsticas de mercado y otra informacin relacionada con el giro del negocio de la institucin. Prueba de razonabilidad, consiste en la utilizacin de pruebas globales para comprobar la razonabilidad de un saldo determinado, cuyas variables debern ser revisadas mediante otros procedimientos sustantivos. A continuacin podemos desarrollar algunos ejemplos: Comprobacin del valor de origen de los activos fijos. Revisin de la determinacin y gastos devengados por la Previsin para beneficios sociales. Anlisis del clculo por provisin y gastos por aguinaldo. Revisin global de los sueldos imputados a la gestin. Clculo de los gastos financieros. Revisin de las ventas y costos del ejercicio.
Pruebas de diagnstico, este mtodo comprende la determinacin y comparacin de ndices econmicos-financieros respecto de los registrados en ejercicios anteriores, investigando aquellas fluctuaciones anormales o poco usuales. Los ndices ms comunes y tiles para nuestros objetivos de auditora son, por ejemplo: Rotacin de las cuentas por cobrar comerciales [(Cuentas por cobrar/Ventas)*365]. Rotacin de inventarios [(Inventarios/Costo de ventas)*365]. Variaciones en los mrgenes brutos de utilidad (Margen bruto de utilidad/Ventas). Variaciones en los porcentajes de gastos variables, como por ejemplo comercializacin (Gastos variables/Costo de ventas). Variaciones registradas en el capital de trabajo (Activo corriente/Pasivo corriente).
Resumen de la metodologa a seguir durante la ejecucin analtica A ttulo de ayuda memoria o pasos a seguir para el anlisis que nos ocupa es recomendable proceder de la siguiente forma:
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1 Obtener los estados financieros finales del ejercicio anterior al auditado y reexpresar, en forma directa, sus cifras a moneda constante del ejercicio bajo anlisis, aspecto cuya utilidad y conveniencia ya hemos considerado anteriormente. 2 Determinar el porcentaje de participacin de cada cuenta respecto del total de los Activos, Pasivos ms Patrimonio o Ingresos, segn corresponda (variacin vertical). Esto nos ayuda a interpretar la conformacin patrimonial de la entidad y anticipar las reas de mayor significatividad y cuales sern los gastos que mayor participacin tendrn dentro de los resultados del ejercicio. 3 Calcular la variacin nominal y porcentual de cada cuenta, respecto del ao anterior (variacin horizontal). 4 Obtener las justificaciones relacionadas con las variaciones y diferencias ms importantes. Cuando los procedimientos analticos identifican fluctuaciones o relaciones inusuales o inconsistentes con otra informacin relevante disponible, o que se desva significativamente de los importes previstos o estimados, el auditor deber investigar tales circunstancias, obteniendo la evidencia y las explicaciones adecuadas. Esta investigacin es normalmente realizada por el auditor mediante preguntas a la direccin de la entidad auditada, seguidas de la: a) Corroboracin de las respuestas. Por ejemplo, comparndolas con el conocimiento previo del negocio que tenga el auditor o con otras evidencias obtenidas durante la realizacin de la auditora. b) Evaluacin de la necesidad de aplicar otros procedimientos de auditora cuando la explicacin no se considera adecuada o no se puede proporcionar ninguna explicacin. Grado de confianza en los procedimientos analticos La aplicacin de procedimientos analticos se fundamenta en la suposicin de que las relaciones entre los datos existen y que seguirn existiendo, a falta de evidencia en contrario. La existencia de tales relaciones proporciona evidencia respecto a la integridad, exactitud y validez de los datos producidos por el sistema contable. No obstante, la confianza a depositar en los resultados de la aplicacin de procedimientos de revisin analtica depender de la valoracin que haga el auditor del riesgo de que aun existiendo algn error significativo, los procedimientos analticos puedan no haber mostrado incoherencias. El grado de confianza que el auditor deposita en los procedimientos analticos depende de los factores siguientes: a) b) La importancia relativa de las partidas analizadas. Los resultados de otros procedimientos aplicados para lograr los mismos objetivos de auditora.
c) La precisin de las predicciones y estimaciones realizadas. Tcnicas y Procedimientos de Auditora
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CENCAP
d) e)
La evaluacin del riesgo de auditora. La eficacia de los controles que afectan a la preparacin de los datos e informacin utilizados.
Investigacin de variaciones y partidas inusuales Cuando los procedimientos de revisin analtica identifican variaciones y partidas poco usuales, es decir, cuando existen fluctuaciones que no se esperan, o bien, ausencia de ellas cuando son esperadas, el auditor deber proceder a realizar una investigacin de las mismas. Usualmente la investigacin se inicia con consultas a la administracin y el auditor deber: Evaluar las respuestas obtenidas en dichas consultas, comparndolas, por ejemplo, con su conocimiento de la actividad de la entidad y con otras evidencias obtenidas durante el curso de la auditora. Considerar la necesidad de aplicar otros procedimientos de auditora con base en los resultados de dichas consultas.
El alcance de la investigacin depender de a) la importancia de la variacin, b) la importancia de la cuenta de que se trate, c) el conocimiento del negocio y la experiencia del auditor, y d) el grado en que se confiara en el procedimiento de revisin analtica para llegar a una conclusin con respecto a la cuenta en particular.
39
CENCAP
AUTOEVALUACION PARTE 3 1. Cules son los propsitos de la realizacin de la entrevista en una auditora?
2.
Qu aspectos contempla la preparacin de la entrevista?
3.
Cul es la caracterstica de la entrevista estructurada?
4.
Qu tipos de confirmaciones se pueden preparar en la auditora?
5.
Cite tres caractersticas que deben reunir las solicitudes de confirmacin.
6.
En qu consiste la observacin, como una tcnica de auditora?
7.
Qu aspectos debe considerar la planeacin de los inventarios?
40
CENCAP
8.
Qu tipos de procedimientos analticos se pueden aplicar en la auditora?
9. Cul es la finalidad de la aplicacin de los procedimientos analticos en una auditora?
10. Cite tres requisitos para la aplicacin de la revisin analtica.
41
CENCAP
RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 22 23 - 24 24 29 29 31 31 - 32 32 34 35 - 37
5. La respuesta la encontrar en la pgina 6. 7. 8. 9. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina
42
CENCAP
4 PARTE:
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORA
4.1 Unidad: Naturaleza, Alcance y Oportunidad de los procedimientos de auditora 4.1.1 En que consiste la naturaleza de los procedimientos de auditora?
Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general, los detalles de operacin de cada entidad, hacen imposible establece sistemas rgidos de pruebas en una auditora. Por esta razn el auditor deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamente una opinin objetiva y profesional. 4.1.2 En qu consiste el alcance de los procedimientos de auditora?
Se llama extensin o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente. Dado el hecho de que muchas operaciones de la entidad son de caractersticas repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, no es posible generalmente, realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global. Por esta razn, cuando se llenan los requisitos de multiciplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. Este procedimiento que no es exclusivo de la auditora, sino que tiene aplicacin en muchas otras disciplinas, en el campo de la auditora se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. La relacin de las pruebas examinadas con el total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los elementos ms importantes en la planeacin de la propia auditora. 4.1.3 En qu consiste la oportunidad de los procedimientos de auditora?
La oportunidad en la aplicacin de los procedimientos de auditora puede referirse ya sea al momento en que son aplicados o al periodo que abarca la auditora. Generalmente, las evidencias son ms convincentes para cuentas de balance cuando se obtienen lo mas cerca posible a la fecha del balance. Por ejemplo, el conteo que hace el auditor de los inventarios en la fecha de balance sera mas confiable que el conteo que se haga dos meses antes. En el caso de cuentas del estado de resultados, las evidencias son mas confiables si existe una muestra de todo el periodo que se est auditando en lugar de una parte del periodo. Por ejemplo, una muestra al azar de las operaciones de venta de todo el ao sera ms convincente que una muestra de slo seis meses.
43
CENCAP
4.2 Unidad: El programa de trabajo de auditora 4.2.1 Qu es el programa de trabajo de auditora?
Las instrucciones detalladas para la recopilacin de la evidencia para un rea de auditora o para toda la auditora recibe el nombre de programa de auditora. Este siempre incluye una lista de procedimientos de auditora. Por lo general tambin incluye, los objetivos que se buscan con la aplicacin de los procedimientos diseados, el tamao de la muestra, partidas a escoger y el periodo de las pruebas. Por lo regular se debe preparar un programa de trabajo para cada componente, objeto de la auditora. El programa de auditora es esencial para todos los niveles de responsabilidad. Para el auditor responsable de la auditora, le da la seguridad de que el trabajo se plane adecuadamente; para el que supervisa el trabajo, sirve como base para el seguimiento y supervisin del trabajo y para el auditor asistente es una gua para la ejecucin del trabajo. Trminos utilizados en los programas de auditora Los procedimientos de auditora incluidos en los programas de trabajo deben ser lo suficientemente claros para permitir a los miembros del equipo de auditora comprender que es lo que se va ha realizar. Se utilizan diferentes trminos para describir los procedimientos de auditora. Un ejemplo de estos se presentan y se definen en la siguiente tabla, en la que se muestra el trmino y su definicin, un procedimiento de auditora ilustrativo y la tcnica de auditora con el que est asociado. TRMINO Y DEFINICIN Examinar: Un estudio razonablemente detallado de un documento o archivo para determinar evidencias especficas sobre el mismo PROCEDIMIENTO DE AUDITORA ILUSTRATIVO TCNICA ASOCIADA Documental
Examine una muestra de las facturas de proveedores para determinar si los productos o servicios recibidos son razonables y del tipo que normalmente utiliza la entidad Calcular: Un clculo que hace el Calcule las tasas de rotacin de auditor por si solo. (clculo: inventario e identifique los de lento cmputo, cuenta o investigacin movimiento que se hace de alguna cosa por medio de operaciones matemticas) Recalcular: Un clculo que hace el Recalcule el precio de venta de auditor para determinar si los unidades por el nmero de realizados por la entidad son unidades para una muestra de correctos. copias de facturas y compare los totales con los registrados por la entidad Tcnicas y Procedimientos de Auditora
Comprobacin
Analtica
Clculo
Documental
Comprobacin
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CENCAP
TRMINO Y DEFINICIN Comparar: Fijar la atencin en informacin proveniente de fuentes diferentes, para descubrir sus relaciones, semejanzas o diferencias. La instruccin debe indicar que informacin se est comparando con el mayor detalle posible. Rastrear: Seguir el rastro o buscar alguna cosa, indagando u averiguando, deduciendo por conjeturas o seales. Esta instruccin normalmente se asocia con la documentacin o el desempeo. La instruccin debe indicar lo que est rastreando el auditor y desde cuando y hasta cuando se rastrea. A menudo, un procedimiento de auditora que incluye el trmino rastrear tambin incluye una segunda instruccin, por ejemplo, compare o vuelva a calcular. Comparar: Fijar la atencin en informacin proveniente de fuentes diferentes, para descubrir sus relaciones, semejanzas o diferencias. La instruccin debe indicar que informacin se est comparando con el mayor detalle posible. Contar: Numerar o computar las cosas considerndolas como unidades homogneas. Este trmino debe asociarse slo con el tipo de hechos definidos como examen fsico. Observar: Contemplar atentamente a simple vista
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA ILUSTRATIVO
TCNICA ASOCIADA
Totalice el diario de ventas de un Documental periodo de un mes y compare Conciliacin todos los totales con el mayor
Rastree una muestra de las Fsica operaciones de venta del diario de Rastreo ventas con las facturas de venta y compare el nombre del cliente, la fecha y el valor total en bolivianos. Rastree los asentamientos del diario de ventas con las cuentas del mayor.
Escoja una muestra de facturas de Fsica venta y compare el precio unitario Comparacin de venta de la factura con la de la lista de precios unitarios autorizada
Cuente el efectivo existente en Fsica caja Inspeccin
Observe si todo el personal del rea de laboratorios lleva puesto el uniforme completo (overol, gorros, guantes y botas) Consultar: Tratar un asunto con una Consulte con la direccin si existe o varias personas con el objeto de algn pasivo contingente que buscar informacin sobre un tema pueda afectar significativamente a la entidad especfico. Tcnicas y Procedimientos de Auditora
Fsica
Observacin Verbal o testimonial Entrevista
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CENCAP
En el programa de trabajo de auditora se traducen las decisiones importantes tomadas por el auditor respecto a los tipos y cantidad de evidencia que debe reunir para estar completamente satisfecho respecto al cumplimiento del objetivo de la auditora. Las decisiones del auditor sobre la recopilacin de evidencia pueden dividirse en las siguientes cuatro sub decisiones: a) b) c) d) Cules procedimientos de auditora se van a utilizar Que tamao de muestra se ha de elegir para un procedimiento determinado Qu partidas se han de escoger de la poblacin Cundo realizar los procedimientos
Al disear los procedimientos de auditora, es comn presentarlos en trminos muy especficos para que puedan utilizarse como instrucciones durante la auditora. Por ejemplo, el siguiente es un procedimiento de auditora para la verificacin de desembolsos de efectivo:
Obtenga la libreta de bancos y compare el nmero de cheque, nombre del beneficiario, la cantidad y la fecha del cheque cancelado con los registros del libro diario de bancos.
Una vez que se escoge un procedimiento de auditora, es posible variar el tamao de la muestra desde una a todas las partidas de la poblacin que se est poniendo a prueba. En el anterior procedimiento de auditora, supongamos que existen 3.300 cheques registrados en el libro diario de bancos. El auditor podra escoger una muestra de 200 cheques para compararlos con la libreta de bancos. La decisin de cuantas partidas se han de probar debe ser tomada por el auditor para cada procedimiento de auditora. Despus que se ha determinado el tamao de la muestra para un procedimiento de auditora, an es necesario decidir qu partidas de la poblacin se han de examinar. Si el auditor decide, por ejemplo, escoger 200 cheques cancelados de una poblacin de 3.300 para compararlos con el diario de salidas bancos, se pueden utilizar varios mtodos diferentes para escoger los cheques que se han de examinar. El auditor podra (1) escoger un mes y examinar los primeros 200 cheques, (2) escoger los 200 cheques con los montos mayores, (3) escoger cheques al azar o (4) escoger los cheques que el auditor considere que probablemente estn equivocados. O bien podra utilizarse una combinacin de estos mtodos. Usualmente la auditora de estados financieros abarca un periodo de un ao y generalmente no se concluye una auditora sino hasta varias semanas o meses despus de la conclusin de dicho periodo. Por lo tanto, la oportunidad de los procedimientos de auditora puede variar desde principios del periodo de contabilidad hasta mucho despus que han concluido. A menudo los procedimientos de auditora incluyen el tamao de la muestra, partidas a escoger y periodo en el procedimiento. La siguiente es una modificacin del procedimiento de auditora que se utiliz anteriormente para incluir las cuatro decisiones sobre los hechos de la auditora. Tcnicas y Procedimientos de Auditora 46
CENCAP
Obtenga la libreta de bancos del mes de septiembre y compare el nmero de cheque, nombre del beneficiario, la cantidad y la fecha del cheque cancelado con los registros del libro diario de bancos, para una muestra escogida al azar de 40 nmeros de cheques.
Al combinar todas las evidencias de auditora obtenidas, el auditor decide cundo est lo suficientemente convencido para emitir una conclusin, recomendacin u observacin e incluir estas en el informe de auditora.
47
CENCAP
AUTOEVALUACION PARTE 4 1. En que consiste la naturaleza de los procedimientos de auditora?
2.
En que consiste la oportunidad de los procedimientos de auditora?
3.
Qu es el programa de trabajo de auditora?
4.
Qu trminos se utilizan habitualmente en los programas de trabajo de auditora?
5.
Qu aspectos debe considerar el auditor al momento de elaborar los programas de trabajo?
48
CENCAP
RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina La respuesta la encontrar en la pgina 44 44 45 45 47
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AUTOVALUACION PARTE 1 1. Qu establecen las NAG respecto a la ejecucin del trabajo?

Qu factores afectan la confiabilidad de la evidencia de auditora?

Qu factores afectan la suficiencia de la evidencia?

Cmo se obtiene la evidencia de auditora?

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TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

2.1 Unidad: 2.1.1

Qu son las tcnicas de auditora?

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AUTOEVALUACION PARTE 2 1. Qu es una tcnica de auditora?

Qu son los procedimientos de auditora?

En que consisten las tcnicas de auditora documentales?

Cules son las tcnicas de auditora fsicas?

Cite tres tipos de tcnicas analticas.

Tcnicas y Procedimientos de Auditora

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5. La respuesta la encontrar en la pgina

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3 PARTE: AUDITORIA 3.1 Unidad: 3.1.1

APLICACIN DE TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

Aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora

En que consiste la entrevista como una tcnica de auditora?

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