EL GRAFICO ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS

Un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un inventario es determinar qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo - midindose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilizacin monetaria. Estos artculos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total. Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total. El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relacin y determinar, en forma simple, cules artculos son de mayor valor, optimizando as la administracin de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones ms eficientes. Segn este mtodo, se clasifican los artculos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos: ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control. ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria. ARTICULOS C: Los de importancia reducida. La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier nmero de clases. Tambin el % exacto de artculos de cada clase vara de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son los dos extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero de artculos de relativa importancia. Esta relacin emprica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresaria. Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a: Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectan las mismas (optimizacin de pedidos). El valor de los stocks y el nmero de tems de los almacenes. Los costos y sus componentes.

Los beneficios de la empresa y los artculos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetracin en el mercado -facturacin-, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetracin -comercializacin-, disponen de alta rentabilidad).

Ejemplo de aplicacin
A continuacin se desarrollar un ejemplo que permitir visualizar cmo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artculos:

Art. N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Consumo anual Costo unitario (unidades) 5000 1500 10000 6000 3500 6000 5000 4500 7000 3000 6000 2000 6500 9300 3060 3177 1500 1962 7000 1246 ($) 1.50 8.00 10.50 2.00 0.50 13.60 0.75 1.25 5.00 2.00 10.00 15.00 28.00 31.00 14.00 4.00 1.20 8.00 30.00 15.00

TABLA N 1: Datos a obtener del inventario

Resolucin
1. Se debe determinar la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente: Columna n 1: Corresponde al n de artculo.

Columna n 2: Los porcentajes de participacin de cada artculo en la cantidad total de artculos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artculos, cada artculo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%) Columna n 3: Representa la valorizacin de cada artculo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artculos. Columna n 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario. (1) (2) (3) (4)
Art. N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Totales % de particip. Consumo ($) de c/ art. 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 100 Valorizacin 7500 12000 105000 12000 1750 81600 3750 5625 35000 6000 60000 30000 182000 288300 42840 12708 1800 15696 210000 18690 1132259 % del consumo total ($) 0.66 1.06 9.27 1.06 0.15 7.20 0.33 0.50 3.09 0.53 5.30 2.65 16.08 25.47 3.78 1.12 0.16 1.39 18.55 1.65 100.00

TABLA N 2 Determinacin de la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. 2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artculo en sentido decreciente, lo que dar origen a la tabla n 3:

Art.N 14 19 13 3 6 11 15 9 12 20 18 16 2 4 1 10 8 7 17 5

%participacin % valorizacin % partic. acum. % valor. acum Clase 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 25.47 18.55 16.08 9.27 7.20 5.30 3.78 3.09 2.65 1.65 1.39 1.12 1.06 1.06 0.66 0.53 0.50 0.33 0.16 0.15 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 25.47 44.02 60.10 69.37 76.57 81.87 85.65 88.74 91.39 93.04 94.43 95.55 96.61 97.67 98.33 98.86 99.36 99.69 99.85 100.00

A B

C C

TABLA N 3: Participacin de los artculos en % de la valorizacin. 3. Trazado de la grfica y determinacin de zonas ABC:

Grfico ABC 100

18%

% a c u m u l a d o

90 80 70 60 50 40 30 20 0 20

70%

C B

A
15%

30%

40 60 %Artculos

80

100

Grfico n 1

A partir de los datos de la tabla 3 y la grfica se puede observar que unos pocos artculos son los de mayor valorizacin. Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estara controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario. Asignamos la zona A para estos artculos. Controlando tambin los art. 3, 6 y 11, se estara controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B) Se ve claramente en la grfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos ltimos, se llega a la conclusin que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorizacin, y que debe mantenerse el mnimo stock posible de los mismos. La asignacin de las zonas A, B y C en la grfica que estamos analizando se realiz en funcin del alto % de valorizacin de los tres primeros artculos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artculos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tres

artculos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estara controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo. Observando las zonas A y B de la grfica que se da a continuacin, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.

Grfico ABC 100

10%

% a c u m u l a d o

90
55%

80 70 60 50 40 30 20 0 20 40 60 %Artculos 80 100

C B A

30% 45%

Grfico n 2

Conclusiones
Si bien cada almacn tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que: Para los artculos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atencin para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks. Para los artculos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio. Para los artculos C , utilizar un control menos rgido y podra ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podra utilizar un sistema de revisin peridica para tratar en conjunto las rdenes surtidas por un mismo proveedor.

Los sistemas informticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para todos los artculos, sin embargo, el establecimiento y anlisis de prioridades que se pueden realizar con la tcnica ABC resultan muy tiles a los fines de mejores tomas de decisiones. Ing. Toms A. R. Fucci Actualizacin: Lic. Elda Monterroso Junio, 1999