Manual Sig Fina Gro

MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
VERSIN: 2 CDIGO: GMCMAN-001
MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG (CALIDAD MECI)
Pgina 1 de 42 - ORIGINAL -
PROCESO:
GESTIN DE MEJORA CONTINUA
(Aprobado) Presidencia LUIS FERNANDO CRIALES GUTIRREZ
Fecha
(Revisado) Gerencia de Planeacin JOS DAVID GUTIRREZ NOVOA
Fecha
(Elaborado por) Profesional III MARA HELENA REYES DONADO HISTORIA DE LAS REVISIONES Y / O MODIFICACIONES
Fecha
FECHA 21-Nov-08 5-Dic-08
MODIFICACIN Resultado identificacin de hallazgos visita preliminar ICONTEC Revisin Modelo Estndar de Control Interno MECI
VERSIN 1 2
VIGENTE A PARTIR DE 24-Nov-08 5-Dic-08
CONTENIDO
1 2 3 INTRODUCCIN......................................................................................... 6 OBJETIVO DEL MANUAL .......................................................................... 7 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG........... 8
3.1 3.2 3.3 3.4 RESPONSABILIDAD ....................................................................................... 8 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................ 8 DISTRIBUCIN................................................................................................ 8 ALCANCE ........................................................................................................ 8 BENEFICIARIO .............................................................................................. 10 CALIDAD........................................................................................................ 10 CLIENTE ........................................................................................................ 10 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD .................................................... 10 POLTICAS DE CALIDAD .............................................................................. 10 OBJETIVOS DE CALIDAD............................................................................. 10 MANUAL SIG ................................................................................................. 10 EXCLUSIONES.............................................................................................. 10 PROCESO ..................................................................................................... 11 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ....................... 11 MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI.......................... 11 PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN........................................................... 13 MANUAL DEL SIG ......................................................................................... 13 MANUAL ........................................................................................................ 13 MAPA DE PROCESOS.................................................................................. 13 CARACTERIZACIONES DE PROCESO ....................................................... 13 PROCEDIMIENTOS....................................................................................... 13 FICHAS DE PRODUCTOS ............................................................................ 14 FICHAS DE INDICADORES .......................................................................... 14 INSTRUCTIVOS............................................................................................. 14 POLTICAS OPERACIONALES ................................................................. 14 POLTICA DE COMUNICACIN CORPORATIVA ................................. 14 REGISTROS DEL SISTEMA...................................................................... 15 NORMOGRAMA......................................................................................... 16 RIESGO...................................................................................................... 16
TRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................. 10

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ............................................. 12

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.10.1 5.11 5.12 5.13
EXCLUSIONES ......................................................................................... 16
DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................... 17
7.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO........................................ 17 7.2 CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. ................................................................................................................. 17
FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO 18

8.1 PRESENTACIN ........................................................................................... 18 RESEA HISTRICA............................................................................. 18 UBICACIN ............................................................................................ 18 8.1.1 8.1.2
CLIENTES Y PRODUCTOS...................................................................... 18
10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ............................................... 19 11 PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN...................................................... 21

11.1 11.2 11.2.1 11.2.2 11.3 11.4 11.5 MISIN ....................................................................................................... 21 VALORES................................................................................................... 21 LEALTAD ................................................................................................ 22 CREATIVIDAD ........................................................................................ 22 OBJETIVOS ESTRATGICOS .................................................................. 22 POLTICA DE CALIDAD............................................................................. 23 OBJETIVOS DE CALIDAD ......................................................................... 23
11.6 ORGANIZACIN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO..................................................................................... 24 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 11.15 11.16 11.17 INFRAESTRUCTURA ................................................................................ 25 MAPA DE PROCESOS .............................................................................. 27 INTERRELACIN DE LOS PROCESOS ................................................... 29 SECUENCIA DE LOS PROCESOS ........................................................... 32 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS....................................................... 34 CONTROL DE DOCUMENTOS ................................................................. 34 CONTROL DE REGISTROS ...................................................................... 34 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ................. 34 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME .......................................... 34 AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 35 PROCESOS ESTRATGICOS .................................................................. 35 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ............................................. 35 SISTEMA INTEGRADO DE RIESGOS ............................................... 35 SISTEMA NORMATIVO ...................................................................... 35 EVALUACIN DE OPERACIONES DE CRDITO............................. 36
11.17.1 11.17.2 11.17.3 11.18 11.18.1
PROCESOS MISIONALES ........................................................................ 35
11.18.2 11.18.3 11.18.4 11.18.5 11.18.6 11.18.7 11.18.8 11.18.9 11.18.10 11.18.11 11.19 11.19.1 11.19.2 11.19.3 11.19.4 11.19.5 11.19.6 11.19.7 11.20 11.20.1 11.20.2
RECURSOS MONETARIOS ............................................................... 36 GESTIN COMERCIAL ...................................................................... 36 GESTIN DE CARTERA .................................................................... 36 ADMINISTRACIN DE GARANTAS.................................................. 36 INCENTIVOS....................................................................................... 36 PROGRAMA DE MICROCRDITO .................................................... 37 ADMINISTRACIN DE ALIVIOS ........................................................ 37 ADMINISTRACIN CAPITAL DE RIESGO ........................................ 37 EMPRESARIZACIN DEL SECTOR AGROPECUARIO ................... 37 CONTROL Y SEGUIMIENTO ............................................................. 37 GESTIN DEL TALENTO HUMANO.................................................. 38 GESTIN SERVICIOS Y SUMINISTROS .......................................... 38 GESTIN FINANCIERA...................................................................... 38 GESTIN JURDICA........................................................................... 38 GESTIN DOCUMENTAL .................................................................. 38 GESTIN TECNOLOGA.................................................................... 38 GESTIN MEJORA CONTINUA......................................................... 38 CONTROL INTERNO.......................................................................... 39 SARLAFT ............................................................................................ 39
PROCESOS DE APOYO............................................................................ 37
PROCESOS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE ................................... 39
12 RIESGOS .................................................................................................. 39 13 MEDICIN................................................................................................. 40 14 REPORTE DE INDICADORES ................................................................. 40 15 CONTROL ................................................................................................. 41 16 MEJORA ................................................................................................... 41 17 ANEXOS.................................................................................................... 42
1 INTRODUCCIN
FINAGRO, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en las instituciones pblicas de la Rama Ejecutiva, y con el compromiso de mejorar continuamente la prestacin del servicio para el beneficio de sus clientes, ha implementado un Sistema Integrado de Gestin -SIG, adecuado a los requisitos establecidos en la norma NTC GP 1000:2004 y los aspectos requeridos por el Modelo Estndar de Control Interno establecidos por el Decreto 1599 de 2005. El SIG diseado con base en las Normas legales vigentes, las polticas sectoriales, las necesidades de los clientes y beneficiarios, ha identificado sus procesos, su interaccin, sus productos y controles, entre otros parmetros. El manual del SIG describe el sistema integrado de Gestin, para lo cual ha definido sus captulos con base en la estructura de la norma NTC GP 1000:2004.
2 OBJETIVO DEL MANUAL

Este manual tiene por objeto describir el SIG, establecer su alcance, identificar y justificar las exclusiones, hacer referencia a los procedimientos documentados y presentar la interaccin entre los procesos. As mismo, tiene por objeto determinar las autoridades, responsabilidades y referenciar los procedimientos que describen sus actividades. Tambin tiene por objeto presentar el Sistema Integrado de Gestin SIG, adecuado a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2004 y en el Decreto 1599 de 2005 que establece el Modelo Estndar de Control Interno, a nuestros clientes y beneficiarios, informndoles sobre los controles especficos implementados para lograr su satisfaccin.
3 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG

3.1 RESPONSABILIDAD
Para la emisin, modificacin, distribucin y control se siguen los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO-001. El Administrador del Sistema, es el responsable de la validez de su contenido y de su formalizacin. El Administrador del Sistema es el Gerente de Planeacin La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar la aprobacin del Manual, es del Comit del SIG. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas en el marco de las sesiones de trabajo desarrolladas por el citado Comit. 3.2 CONTROL DE CAMBIOS
En el Historial de Revisiones y/o Modificaciones se describen las modificaciones realizadas al Manual del SIG del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. El control y registro actualizado es mantenido por el Administrador del Sistema. 3.3 DISTRIBUCIN
La distribucin del Manual del SIG, se efecta de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO-001. Ubicado en la carpeta Carpetas_Pblicas_Finagro en "Servidor APL (W2smsapli) Documentacin SIG. 3.4 ALCANCE
El presente Manual aplica para todos los manuales, procesos, procedimientos, fichas tcnicas y registros del Sistema Integrado de Gestin del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, los cuales se encuentran relacionados al interior de este documento en los numerales 11 y 12. As mismo ha considerado la integracin del sistema de gestin de calidad, el cual se adecua a los requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 con el sistema de control interno, adecuado al modelo estndar de control interno MECI 1000:2005, e interacta con los sistemas de gestin de riesgos de la entidad.
Este manual describe los sistemas de gestin de calidad y de control interno y se expresa como el Sistema Integrado de Gestin -SIG. Los sistemas de administracin de riesgos estn descritos en los manuales establecidos para cada uno de los tipos de riesgos administrados, igualmente se encuentran en documentos especficos el Cdigo de Buen de Gobierno y El Cdigo de tica, por lo cual no forman parte del alcance de este manual. Para propsitos de auditoras internas y procesos de certificacin del sistema de gestin de calidad, el presente documento facilita su programacin y ejecucin. De acuerdo con lo anterior, son objeto del contenido de este manual los procesos referenciados en el mapa de procesos, los productos y servicios de la entidad, los clientes y beneficiarios identificados, en cumplimiento del objetivo de la entidad que es la financiacin de las actividades rurales y de produccin en sus distintas fases y comercializacin del sector agropecuario.
4 TRMINOS Y DEFINICIONES
4.1 BENEFICIARIO
Productor agropecuario o rural al que los clientes le entregan un producto o servicio 4.2 CALIDAD
Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. 4.3 CLIENTE
Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. 4.4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. 4.5 POLTICAS DE CALIDAD
Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. 4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD
Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. 4.7 MANUAL SIG
Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestin, tanto desde el aspecto de calidad de la organizacin, como en lo referente al modelo estndar de control interno MECI. 4.8 EXCLUSIONES
Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema Integrado de Gestin de la compaa.
4.9
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 4.10 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Listado maestro de documentos (Anexo No 2 Listado Maestro de Documentos), es el conjunto de documentos soporte del Sistema Integrado de Gestin, SIG. Listado maestro de registros es el conjunto de documentos de salida de los procesos identificados en el SIG. 4.11 MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los funcionarios de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados con las partes interesadas, garantiza la coordinacin de las acciones, la fluidez de la informacin, la comunicacin, anticipa y corrige de manera oportuna las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. Plantea tres fundamentos que lo enmarcan, integran, complementan y desarrollan contribuyendo a dar mayor claridad a los resultados: Autocontrol: Dueos de los procesos Autorregulacin: Capacidad institucional Autogestin: Administracin institucional
5 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
Plan Estratgico
Manual del SIG Manuales Mapa de Procesos Caracterizaciones de Proceso
Procedimientos
Fichas Tcnicas Formatos Instructivos
Registros de calidad
La documentacin del Sistema Integrado de Gestin del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, se encuentra disponible para la consulta de todos los funcionarios, en la carpeta Sistema Integrado de Gestin -SIG ubicada en las Carpetas_Pblicas_Finagro en "Servidor APL (W2smsapli) Documentacin SIG. El medio de consulta, as como el mecanismo de administracin de la documentacin del sistema incluyendo, los documentos externos y los obsoletos, se encuentra determinado en el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO-001. A continuacin se hace una breve descripcin de la documentacin que compone el Sistema, la cual es controlada a partir del Procedimiento de administracin y control de documentos GMC-PRO-001.
5.1
PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN
Define la orientacin de la entidad en el corto y mediano plazo, incluye la Misin es decir la razn de ser de la institucin y los objetivos que se definen como el elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos, estableciendo las metas y el plan de accin para dar cumplimiento a la misin o a los propsitos institucionales, y son la base para su seguimiento y evaluacin. 5.2 MANUAL DEL SIG
Es el documento que especfica el Sistema Integrado de Gestin del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, en l se detalla el alcance del Sistema Integrado de Gestin, los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin entre sus procesos. En el documento se especfica lo referente al modelo estndar de control interno. 5.3 MANUAL
Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones y organizacin de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin. 5.4 MAPA DE PROCESOS
En l se identifican los procesos de la entidad y se definen sus interacciones de acuerdo con lo establecido por la NTCGP1000:2004. 5.5 CARACTERIZACIONES DE PROCESO
Tienen como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su control. 5.6 PROCEDIMIENTOS
Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades, tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentacin de referencia que apoya de manera directa su desarrollo, entre
ellos se cuentan las polticas operacionales, las fichas de productos, fichas de indicadores e instructivos. 5.7 FICHAS DE PRODUCTOS
Determinan las caractersticas de los productos que entrega un proceso misional a sus clientes, son la base de la planificacin del producto o servicio y permiten determinar su nivel de conformidad con los requisitos establecidos. 5.8 FICHAS DE INDICADORES
Ofrecen una referencia a los clientes, beneficiarios y funcionarios involucrados en el proceso, sobre la forma en que se realiza seguimiento a la ejecucin del proceso. 5.9 INSTRUCTIVOS
Orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. 5.10 POLTICAS OPERACIONALES Constituyen los marcos de accin necesarios para hacer eficiente la operacin de los componentes del direccionamiento Estratgico, establece las guas de accin para la implementacin de las estrategias de ejecucin de la entidad pblica; define los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades. Las polticas operacionales se encuentran en los procedimientos del SIG, en el punto 4. Condiciones Generales y Especficas, as mismo se encuentran en los manuales relacionados con los procesos. 5.10.1 POLTICA DE COMUNICACIN CORPORATIVA Consolidada en un documento que contiene las condiciones, canales y responsables del ejercicio de comunicacin interna y externa de FINAGRO. Los aspectos relevantes de la comunicacin corporativa plasmados en este, buscan entre otros dar a conocer la misin de la entidad, el cumplimiento de sus objetivos, sus productos y servicios y generar una atmsfera de transparencia e integralidad frente al cliente interno y externo. El documento de Poltica de Comunicacin Corporativa se encuentra publicado en L:\Documentacin SIG\INFORMACIN TRANSVERSAL\MECI. Los objetivos de la Poltica de Comunicacin de FINAGRO son:
1. Coadyuvar a la integracin de la comunidad de FINAGRO en torno a sus fines, metas e intereses institucionales ms importantes y el respaldo comunicacional a las demandas del entorno. 2. Fortalecer la imagen pblica de la entidad, tanto en su dimensin interna como tambin de cara a la comunidad regional y la sociedad colombiana en su conjunto. 3. Crear un sistema comunicacional que sirva de asiento a la interaccin continua de los miembros de la entidad y de las reas organizacionales de FINAGRO. 4. Contribuir a la definicin de una cultura corporativa en las relaciones internas de la entidad, y entre sta y su entorno. 5. Establecer el marco normativo y organizativo de la gestin informativa de FINAGRO. El manejo de la comunicacin se basa en 5 aspectos fundamentales: Funcin de la Informacin Funcin de la Divulgacin Funcin de la Identidad Corporativa Funcin de las Relaciones Pblicas Funcin del Protocolo La normativa se expresada en 8 puntos que entre otros enuncian la reglamentacin aplicable a la actividad comunicacional, requisitos del personal responsable, Manual de Imagen Corporativa, consolidacin de la red telemtica, canales oficiales de contenidos, manejo de crisis y promocin de la entidad en medios. Otros aspectos relevantes relacionados en este documento tienen que ver con: Comunicacin Interna Comunicacin Externa Estructura Comunicacional Estrategia de Gestin Recursos Presupuestarios 5.11 REGISTROS DEL SISTEMA Conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse a partir del procedimiento para el control de los registros GMC-PRO-002.
5.12 NORMOGRAMA En cumplimiento del principio de autorregulacin del Modelo Estndar de Control Interno, la entidad cuenta con un instrumento denominado normograma que relaciona las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario internos y externos, que son aplicables en todos los procesos. Estos documentos se encuentran publicados en L:\Carpetas_Pblicas_Finagro en Servidor APL (w2 simsapli). Para ingresar en el link de inicio se da click derecho Explorar Carpetas_Pblicas_Finagro en Servidor APL (w2 simsapli), y en la documentacin publicada en las Carpetas-Pblicas_Finagro SIG proceso Sistema Normativo - Manuales - Manual de Servicios de FINAGRO Anexos Registros - Anexo 5 Captulo I. 5.13 RIESGO Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Se han establecido las metodologas para la identificacin, calificacin y valoracin de los riesgos de la entidad en cumplimiento de sus actividades y se encuentran descritas en los manuales de riesgo desde el contexto estratgico hasta cada uno de los procesos.
6 EXCLUSIONES
No son aplicables a FINAGRO, los siguientes requisitos de las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2000. a) 7.3. Diseo y Desarrollo: dadas las caractersticas de los servicios incluidos en el sistema de calidad, los cuales obedecen a las normas legales y al diseo y desarrollo de las polticas sectoriales establecidas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, las cuales definen adems los instrumentos para la implementacin y que stos se encuentran regulados por la Superintendencia Financiera de Colombia, la Junta Directiva del Banco de la Repblica y la Comisin Nacional de Crdito Agropecuario, se excluye este numeral de las actividades del proceso. b) 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin: FINAGRO en la prestacin de sus servicios y en la entrega de sus productos, no requiere del empleo o uso de medios de medicin que requieran ser administrados para garantizar el nivel de confianza en sus mediciones mediante su continua verificacin y calibracin.
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 NTCGP 1000:2004: Sistemas de Gestin de Calidad para entidades pblicas Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditoras para SIG y/o medio ambiente. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estndar de Control Interno NTC 5254 Riesgos Operacionales 7.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO.
Leyes: 16 de 1990; 69 y 101 de 1993; 139 y 160 de 1994; 811 de 2003. Decretos: 312 de 1991; 626 de 1994; 892 de 1995; 1447 de 1999; 967 de 2000; Decreto 1395 de 2002; Decreto 2172 de 2007; Decreto 1484 de 2008. Resoluciones Junta Directiva del Banco de la Repblica: 3 de 2000; 2 de 2007 Circulares Externas Superintendencia Financiera de Colombia: 007 de 1996 Bsica Jurdica; 100 de 1995 Bsica Contable; Circular externa No. 48 de 2006; Circular Externa No. 41 de 2007; Circular Externa No. 26 de 2008; Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. Resoluciones de la Comisin Nacional de Crdito Agropecuario. 7.2 CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 11.12 del presente Manual, en caso de modificacin de la documentacin legal y reglamentaria aplicable a las actividades, productos y servicios de FINAGRO, y que en consecuencia se requiera realizar cambios al Sistema Integrado de Gestin, SIG, se seguir el siguiente procedimiento: 1. La Secretara General de FINAGRO, evaluar las modificaciones legales o reglamentarias y su aplicacin a FINAGRO, y si es del caso propondr las modificaciones respectivas precisando el alcance de las mismas. 2. De acuerdo con las modificaciones propuestas, la Gerencia de Planeacin definir los cambios al SIG y lo presentar ante el Comit del SIG, para su aprobacin. 3. La Presidencia de FINAGRO presentar a la Junta Directiva, si es de su competencia, las modificaciones al SIG para su informacin y si se requiere su aprobacin.
4. La Gerencia de Planeacin implementar las modificaciones aprobadas y las divulgar a todos los funcionarios de FINAGRO y si es del caso a los clientes y beneficiarios.
8 FONDO PARA EL AGROPECUARIO
FINANCIAMIENTO
DEL
SECTOR
8.1
PRESENTACIN
8.1.1 RESEA HISTRICA El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, fue creado por la Ley 16 de 1990 y naci de la necesidad del sector agropecuario y rural de contar con un Sistema Nacional de Crdito Agropecuario y tener una entidad autnoma y especializada en el manejo de los recursos de crdito, dispersos en varios organismos que los asignaban como una variante complementaria de la poltica macro econmica, de la Junta Monetaria hoy Junta Directiva del Banco de la Repblica. 8.1.2 UBICACIN Direccin: Conmutador: A.A. Email: Carrera. 13 No. 28-17 pisos 2, 3, 4 y 5 3203377 Fax: 3380197 241951 Bogot, D.C. finagro@finagro.com.co
Los principales propsitos de la entidad se encuentran incluidos en el Plan Estratgico de la Entidad.
9 CLIENTES Y PRODUCTOS
El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, ha identificado como a sus clientes a: CLIENTE 1 INTERMEDIARIO FINANCIERO DESCRIPCIN DEL CLIENTE Persona Jurdica, vigilada por la Superfinanciera, a travs de las cuales se realiza la intermediacin de los productos y
CLIENTE
BENEFICIARIOS
DESCRIPCIN DEL CLIENTE servicios de FINAGRO. Persona natural o jurdica que puede acceder al financiamiento de las actividades agropecuarias o rurales y a los apoyos definidos por el Gobierno Nacional, de acuerdo con la siguiente clasificacin: a) Pequeo productor b) Mujer rural de bajos ingresos c) Mediano productor d) Gran productor La definicin de cada uno de los beneficiarios de la entidad, as como la descripcin de los productos, se encuentran establecidos en el Manual de Servicios de la Entidad, el cual se encuentra a disposicin del pblico general en la pgina Web de la entidad vinculo Manual de Servicios.
10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
En el marco de la implementacin del Sistema de Gestin, la alta Direccin del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, encabezada por su Presidente, comunica a toda la institucin la importancia de cumplir con los requisitos establecidos para los servicios que son prestados por la institucin. Con la participacin de todos los colaboradores de la entidad se ha definido y socializado el cdigo de tica, como documento que recoge los valores institucionales y que cada funcionario debe aplicar en desarrollo de sus actividades. De la misma forma la alta direccin ha definido y divulgado el cdigo de buen gobierno que manifiesta a travs de polticas institucionales, cual debe ser la posicin de la entidad y sus funcionarios frente a las partes interesadas. Estos mecanismos de autorregulacin buscan definir parmetros de comportamiento al interior de la entidad para garantizar un ambiente de control. As mismo, ha determinado la poltica de calidad considerando como marco de su formulacin la misin de la entidad e incluyendo un compromiso de cumplir con los requisitos establecidos y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema.
En el marco de la poltica de calidad, formul los objetivos de calidad que permiten la medicin y el control al cumplimiento de esta poltica. Para velar por el desempeo del Sistema Integrado de Gestin -SIG, la Presidencia ha designado como su Representante al Gerente de Planeacin quien desarrolla estrategias para la divulgacin, entendimiento y apropiacin del SIG, por parte de cada uno de los funcionarios que ejecutan las actividades dentro de los procesos del Sistema. Cualquier cambio que afecte la operacin del Sistema Integrado de Gestin, SIG, se realizar de acuerdo al procedimiento establecido en el numeral 7.2 del presente Manual. Se cuenta con la Descripcin de Perfil de Cargos para cada proceso, para lo cual dentro del proceso Gestin del Talento Humano se defini el Glosario Perfil de Cargo como documento en el cual se establece descripcin del cargo, requisitos para desempearlo (educacin, experiencia, conocimientos, disponibilidad, competencias, grado en la organizacin), responsabilidades del cargo, grafico de perfil del cargo, descripcin comportamental del cargo y funciones. Los registros de perfil de cargo hacen parte del proceso de Gestin del Talento Humano, siendo su responsabilidad la actualizacin permanente de los mismos, y se encuentran publicados en Carpetas-Pblicas_Finagro SIG proceso Gestin del Talento Humano - Glosario Perfil de Cargos. As mismo en reunin realizada el 29 de agosto de 2008 se hizo entrega a todos y cada uno de los funcionarios de la organizacin el perfil de su cargo y los documentos correspondientes al proceso y procedimientos al cual pertenece. El Presidente de FINAGRO, como mximo ordenador de la entidad, mediante su Representante del SIG se asegura que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SIG; que informe a la alta direccin sobre su desempeo y de cualquier necesidad de mejora, y que asegure que se promueve la toma de conciencia de los requisitos de los clientes y beneficiarios en todos los niveles de la Institucin. La revisin del Sistema Integrado de Gestin, se realiza por parte del Comit del SIG por lo menos una vez al ao, teniendo como objetivo asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua, para lo cual tiene en cuenta los resultados de auditoras, retroalimentacin del cliente, desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin, los cambios que podran afectar el SIG, recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la entidad. Este Comit se conforma por los funcionarios de FINAGRO que integran el Comit Directivo establecido mediante circular 01/98 y ser presidido por el Presidente de FINAGRO y actuar como secretario el Gerente de Planeacin.
Como evidencia de la responsabilidad de la direccin se encuentra: a) Contar con un equipo humano competente con base en educacin, formacin, habilidades y experiencia, para lo cual se tiene establecido el perfil y requisitos bsicos de los funcionarios en el proceso Gestin del Talento Humano - Glosario Perfil de Cargos b) Mantener el equipo humano motivado y en permanente desarrollo de acuerdo a las necesidades de entorno del negocio, a los cambios tecnolgicos y a los requisitos de cada proceso. Este compromiso se logra a travs del programa de desarrollo del talento humano que es actualizado anualmente, de acuerdo con las necesidades manifiestas por los responsables de proceso, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Formacin del proceso de Talento Humano. Este programa se publica dentro de la carpeta de proceso Talento Humano, que se incluye en la carpeta del SIG en las carpetas pblicas. c) Plan Estratgico y de Accin, su seguimiento y evaluacin d) Actas Comit del SIG e) Actas Comit de Presidencia f) Registros de participacin de los funcionarios a divulgaciones del sistema g) Resultados de la medicin y anlisis de datos de los procesos h) Resultados de encuestas de satisfaccin i) Planes de Mejoramiento j) Cdigo de tica k) Cdigo de buen gobierno l) Manual SARLAFT
11 PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN
11.1 MISIN Ser una institucin financiera que promueve integralmente el desarrollo del sector rural y agropecuario mediante la financiacin oportuna de los proyectos y facilitando el acceso a los instrumentos de apoyo establecidos en la poltica pblica, que permitan a sus beneficiarios el desarrollo empresarial con carcter competitivo y eficiente. 11.2 VALORES Los Valores Corporativos del Fondo Para El Financiamiento Del Sector Agropecuario, FINAGRO, hacen parte del cdigo de tica, y se enfocan al compromiso social asumido por sus accionistas y directores para cumplir con el objetivo de la ley que lo creo.
11.2.1 LEALTAD Tolerancia Objetividad 11.2.2 CREATIVIDAD Honestidad Compromiso Imparcialidad Los planes y programas materializan las estrategias de la organizacin para dar cumplimiento a su misin y objetivos institucionales esperados en un periodo determinado, asegurando los recursos necesarios para el logro de las metas de la entidad. El Plan Estratgico y de Accin de FINAGRO, se encuentra desplegado en objetivos, estrategias, metas y acciones necesarias para la proyeccin de la entidad a corto y mediano plazo y guiar sus actividades hacia los resultados previstos. El Plan estratgico y de Accin se encuentra publicado en las Carpetas_Pblicas_Finagro en "Servidor APL (W2smsapli) Documentacin SIG, Informacin Transversal. 11.3 OBJETIVOS ESTRATGICOS Ser una institucin financiera que promueve integralmente el desarrollo del sector rural y agropecuaria mediante la financiacin oportuna de los proyectos y facilitando el acceso a los instrumentos de apoyo establecidos en la poltica pblica, que permitan a sus beneficiarios el desarrollo empresarial con carcter competitivo y eficiente. Mejorar el acceso de los beneficiarios a los productos y servicios de la organizacin y la oportunidad en el tiempo de respuesta a) Simplificar los trmites b) Fortalecer la plataforma tecnolgica y de informacin c) Fortalecer la presencia regional de la organizacin a travs de alianzas con distintas entidades Consolidar la sostenibilidad financiera de la organizacin a) Procurar recursos suficientes para los productos y servicios que ofrece la organizacin b) Mejorar los mrgenes de intermediacin c) Aumentar los ingresos por programas y servicios d) Consolidar un sistema de administracin preventiva de riesgos e) Movilizar los activos improductivos
Promover un mejor conocimiento del riesgo asociado al sector agropecuario en el pas y de las prcticas de gestin empresarial a) Proporcionar informacin sectorial a los intermediarios financieros para mejorar la percepcin de riesgo del sector agropecuario. b) Contribuir a la formacin empresarial de los productores agropecuarios mediante alianzas c) Promover los esquemas de inversin y de capital de riesgo en el sector agropecuario. Consolidar las mejores prcticas de gestin en la organizacin a) Mejorar la eficiencia operacional de la organizacin b) Establecer y poner en funcionamiento un Sistema Integrado de Gestin SIG y obtener la correspondiente certificacin de calidad NTCGP 1000 c) Fortalecer los sistemas de seguimiento y control de productos y servicios 11.4 POLTICA DE CALIDAD FINAGRO, como entidad que promueve integralmente el desarrollo del sector rural y agropecuario, mediante la canalizacin de recursos para la financiacin de proyectos, la prestacin de servicios y el manejo de instrumentos, orienta sus acciones bajo las directrices siguientes: Comunicamos amplia y oportunamente las polticas, utilizando un lenguaje fcil y entendible para nuestros clientes. Garantizamos respuestas oportunas a las solicitudes de nuestros productos y servicios, de acuerdo con la normatividad establecida. Sustentados en nuestro talento humano, logramos los resultados bajo los principios de transparencia, eficiencia y eficacia. Ejecutamos y articulamos eficientemente las orientaciones de la poltica pblica para el sector rural y agropecuario. Nuestro sistema integra la gestin con un enfoque preventivo, con el compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG y de los productos y servicios. 11.5 OBJETIVOS DE CALIDAD COMUNICACIN Mejorar el nivel de divulgacin y promocin de los productos y servicios de FINAGRO con nuestros clientes y beneficiarios Mejorar el nivel de comunicacin con los clientes y beneficiarios
OPORTUNIDAD Mejorar el tiempo de respuesta a clientes y beneficiarios TALENTO HUMANO Fortalecer las competencias para el desarrollo de las tareas en la entidad Mejorar el clima organizacional en funcin de la competitividad y los objetivos estratgicos de la entidad. ARTICULACIN Fortalecer a FINAGRO como la entidad del sector que ofrece productos y servicios que responden a la ejecucin de instrumentos de poltica rural y agropecuaria, mejorando continuamente su eficacia, eficiencia, y efectividad. 11.6 ORGANIZACIN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO La estructura organizacional de la entidad la establece la Junta Directiva, y la modificacin a la estructura actual fue aprobada en la reunin No. 162 del 21 de mayo de 2008. La estructura se considera adecuada por las siguientes razones: Facilita alcanzar los objetivos de la entidad y establecer claramente las responsabilidades de cada integrante de la organizacin. Tiene una relacin directa con la planta de personal, las funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad. Contribuye a que haya una clara separacin entre los procesos de ejecucin y control, con una clara definicin de los roles y responsabilidades de cada una de las partes, permitiendo que existan los pesos y contrapesos necesarios entre las diferentes reas. Propicia el control interno de la entidad, mediante la existencia de una Oficina de Control Interno (Control de Gestin y Desarrollo) y el Comit del SIG. Contribuye a que las actividades se realicen con independencia operativa y autonoma presupuestal, en el marco de la normatividad aplicable. Concordante con la estructura de la entidad, que se presenta en forma esquemtica en el siguiente organigrama, se cuenta con la Descripcin de Perfil de Cargos para cada proceso en el que se precisan las funciones respectivas a cada cargo, y que hacen parte del SIG.
11.7 INFRAESTRUCTURA El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario cuenta con la infraestructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestin y el cumplimiento de sus objetivos. Esta infraestructura se divide en: a) Instalaciones Fsicas: Cuenta con oficinas idneas para el desarrollo de la Gestin. b) Software y comunicaciones: Cuenta con un software y sistemas de comunicacin orientados al buen desarrollo de los procesos y la interaccin con los clientes, proveedores y el personal interno. La Direccin de Gestin de Tecnologa administra las redes de comunicacin, los equipos y el software que constituyen la plataforma tecnolgica, supervisando los contratos referentes a tecnologa, coordinando el mantenimiento de equipos y software y brindando soporte a la operacin de los mismos. c) Hardware entendido como los equipos que se tienen para la prestacin de los servicios. La Direccin de Gestin de Tecnologa administra los equipos que hacen parte de la plataforma tecnolgica, supervisando los contratos
referentes a tecnologa, coordinando el mantenimiento de equipos y brindando soporte a la operacin de los mismos.
11.8 MAPA DE PROCESOS
El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, adopt el MAPA DE PROCESOS en un esquema que integra los veintitrs (23) procesos de la entidad y su interaccin dentro del Sistema Integrado de Gestin, de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2004, el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000 - 2005, circular SARO, modelo SARLAFT y la ISO 9001:2000; los procesos que se encuentran incluidos en el Sistema Integrado de Gestin son: Procesos Estratgicos Direccionamiento Estratgico Sistema Integrado de Riesgos Sistema Normativo Procesos Misionales Recursos Monetarios Gestin Comercial Evaluacin de Operaciones de Crdito Gestin de Cartera Administracin de Garantas Incentivos Control y seguimiento Programas de Microcrdito Administracin de Alivios Administracin Capital de Riesgo Empresarizacin del Sector Agropecuario Procesos de Apoyo Gestin del Talento Humano Gestin de Servicios y Suministros Gestin Financiera Gestin Jurdica Gestin Documental Gestin de Tecnologa Gestin Mejora Continua Procesos de Evaluacin Independiente Control Interno SARLAFT Los puntos de la norma que aplican a los procesos de FINAGRO, se encuentran relacionados en el anexo nmero 3 Matriz de Requisitos de la Norma por Proceso
11.9
INTERRELACIN DE LOS PROCESOS
En atencin a los requerimientos de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 2170 de 2002, en atencin a las observaciones de las veeduras y grupos de control social, FINAGRO cuenta con el SIG en el que se indica para cada uno de los procesos la forma en que se obtiene y entrega la informacin y la interaccin entre los mismos, adems la forma como se divulga e interacta al interior de la organizacin, los ciudadanos y partes interesadas, mediante resultados de la gestin y retroalimentacin del sistema sobre rendicin de cuentas y la percepcin que tienen las partes interesadas sobre los productos y servicios que presta. En las caracterizaciones de los procesos se encuentran establecidas las interacciones que existen entre los procesos de FINAGRO y de stos con los entes externos de acuerdo con la siguiente correspondencia a) Entradas que regulan los procesos, en este aparte de la caracterizacin se establecen los proveedores y entradas afines a la normatividad, polticas, manuales, procedimientos y especificaciones a los cuales se deben supeditar los procesos. b) Entradas que transforman el proceso, en este aparte de la caracterizacin se establecen los proveedores (internos y externos) que suministran los datos e insumos necesarios para la obtencin de los productos o salidas de los procesos. c) Salidas Razn de Ser el Proceso, en este aparte de la caracterizacin se establecen los productos, como objetivo principal del proceso y los clientes internos (identificados por el nombre del proceso) y los clientes externos y beneficiarios. d) Informacin Sobre Salidas, se establece la informacin que genera el proceso, indicando a qu procesos o entidades o clientes externos se destina. El anexo No 1 Caracterizaciones de Procesos hace parte del presente manual. En la tabla siguiente, se establecen las interrelaciones de los procesos misionales con los procesos estratgicos, de control y Apoyo.
SALIDA DEL PROCESO PROCESOS ESTRATGICO

1 2 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Documento de direccionamiento estratgico SISTEMA INTEGRADO DE RIESGO Polticas y limites de manejo de riesgos Herramientas de control de riesgos operativos Herramientas de control para otros procesos SISTEMA NORMATIVO PROCESOS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE CONTROL INTERNO Informes internos SARLAFT PROCESOS DE APOYO GESTIN DOCUMENTAL Archivo y conservacin de documentos Radicacin, traslado y entrega de documentos Reportes de Informacin MEJORA CONTINUA Acciones correctivas y preventivas eficaces para los procesos Mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad GESTIN DE TECNOLOGA Elementos de Hardware y software
PROCESOS ESTRATGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE
X X X X X
X X X X X
X X X X X
X X X X X
3 4 5 6
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X X
SALIDA DEL PROCESO

Mantenimiento de Hardware y Software Servicios de comunicaciones Soporte tecnolgico interno Disponibilidad de servicios tecnolgicos Back up's de informacin GESTIN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS Implementos de Oficina y de Bienestar Instalaciones adecuadas Contratos realizados GESTIN JURDICA Conceptos jurdicos Contratos Lineamientos o directrices de actuacin GESTIN DEL TALENTO HUMANO Personal competente Buen ambiente laboral Planes de capacitacin y formacin ejecutados GESTIN FINANCIERA Pagos Estados Financieros
PROCESOS ESTRATGICOS
X X X X X X X X X X X X X X X X
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO

10
11
12
11.10
SECUENCIA DE LOS PROCESOS
La transformacin de las necesidades de los clientes y beneficiarios en productos y servicios que le generen los beneficios esperados para lograr su satisfaccin, de la estrategia de la Entidad y de sus objetivos de calidad en mejores capacidades para atender las necesidades y expectativas, se efecta considerando la secuencia de los procesos establecida en la tabla siguiente y representada en el mapa de procesos.
PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ESTRAT ORGANIZACIONAL
CLIENTE, MADR, PARTES INTERESADAS

Recibe retroalimentacin del MADR, los clientes, beneficiarios y partes interesadas en diferentes escenarios.
CLIENTES Y BENEFICIARIOS
CLIENTES Y BENEFICIARIOS
RECURSOS MONETARIOS
Con base en el Direccionamiento Estratgico y las necesidades de los recursos para la operacin, obtiene, programa y suministra los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de la Misin.
GESTIN GESTI COMERCIAL
Identifica las necesidades de los clientes e informa sobre las posibilidades de productos y servicios que satisfacen sus necesidades.
EVALUACIN DE EVALUACI OPERACIONES DE CRDITO CR
Estudia y analiza las solicitudes presentadas a calificacin previa, revisin o inscripcin
GESTIN DE GESTI CARTERA
Administracin de la cartera
ADMINISTRACIN ADMINISTRACI DE GARANTAS GARANT INCENTIVOS
Presta servicio al Cliente y a los Beneficiarios
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Evala el cumplimiento de normas y requisitos establecidos en el Manual de Servicios de los productos y servicios otorgados a los beneficiarios, adems que su destino corresponda a la actividad para la cual fueron asignados.
PROGRAMAS DE MICROCRDITO MICROCR ADMINISTRACIN ADMINISTRACI DE ALIVIOS ADMINISTRACIN ADMINISTRACI DE CAPITAL DE RIESGO EMPRESARIZACIN EMPRESARIZACI DEL SECTOR AGROPECUARIO GESTIN GESTI COMERCIAL
Atender las sugerencias, quejas, reclamos y peticiones. Presta servicio al Cliente y a los Beneficiarios
11.11
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
Son procedimientos requeridos por la Norma de Calidad, con el fin de garantizar la implementacin mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin, y se encuentran incluidos en el proceso de Mejora Continua. Control de documentos (GMC-PRO-01) Control de Registros (GMC-PRO-02) Acciones correctivas y preventivas (GMC-PRO-03) Control de No Conformes (GMC-PRO-04) Auditoras Internas de Calidad (GMC-PRO-05) 11.12 CONTROL DE DOCUMENTOS
Tiene por objeto describir la metodologa adoptada para la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestin, asegurando que todas las actividades del Sistema queden documentadas correctamente. El control, custodia, vigencia y distribucin de los documentos legales y reglamentarios de origen externo aplicables a las actividades, productos y servicios de FINAGRO, corresponde a la Secretara General de FINAGRO, mediante los procesos de Sistema Normativo y Gestin Jurdica. 11.13 CONTROL DE REGISTROS
Define el sistema para identificar, controlar, archivar y proteger los registros del Sistema Integrado de Gestin. 11.14 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Describe las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales en el desarrollo de todas las actividades de la empresa y prevenir que vuelva a ocurrir, as como evaluar los aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos. 11.15 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
Establece las actividades, polticas o condiciones, controles, decisiones y formatos que se deben diligenciar para identificar, controlar y dar tratamiento al producto o servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos para los mismos, en la ficha tcnica de producto y documentos asociados que le apliquen.
11.16
AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD
Describe el sistema utilizado para realizar las auditorias internas de calidad que verifican el correcto cumplimiento con las normas de referencia (NTC-GP 1000/2004), los documentos del SIG y en general la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo. 11.17 PROCESOS ESTRATGICOS
Son aquellos procesos que permiten fijar el horizonte y los lineamientos institucionales, enmarcados dentro de la misin, objetivos estratgicos; soportan y despliegan las polticas y estrategias de FINAGRO. Proporcionan directrices y lmites de actuacin para el resto de procesos. Constituyen la base para el diseo de acciones de prevencin y/o correccin que garanticen una efectiva planeacin estratgica y organizacional. 11.17.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Objetivo: Establecer el direccionamiento estratgico y las polticas de orientacin para FINAGRO en el marco de su Misin y Objetivos Institucionales. 11.17.2 SISTEMA INTEGRADO DE RIESGOS
Objetivo: Minimizar los riesgos a que se ve expuesto FINAGRO en el desarrollo de sus actividades. 11.17.3 SISTEMA NORMATIVO
Objetivo: Desarrollar las actividades que permitan la reglamentacin, simplificacin y unificacin de normas. 11.18 PROCESOS MISIONALES
Identifica los procesos que contribuyen directamente al cumplimiento de la razn de ser de la entidad, su misin, objetivos y funcin; es decir son aquellos procesos que estn directamente comprometidos con la creacin de valor para los clientes del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. Para la identificacin de estos procesos misionales en FINAGRO, se acudi a la normatividad que enmarca la naturaleza, funciones y objetivos de la entidad,
que se definen en la Ley 16/1990 del Congreso de la Repblica y las que la complementan o modifican. 11.18.1 EVALUACIN DE OPERACIONES DE CRDITO
Objetivo: Realizar el estudio de calificaciones previas, de revisin previa y de inscripcin de las solicitudes que de acuerdo con la reglamentacin vigente sean tramitadas ante FINAGRO, por los Intermediarios Financieros. 11.18.2 RECURSOS MONETARIOS
Objetivo: Asegurar la disponibilidad de recursos financieros mediante la planificacin eficiente de los ingresos y egresos para el pago de los TDAS, y redescuentos, y la aplicacin de los fondos de los programas especiales. 11.18.3 GESTIN COMERCIAL
Objetivo: Atender, informar y promocionar las ventajas del portafolio de servicios de FINAGRO y realizar actividades para mantener la marca. 11.18.4 GESTIN DE CARTERA
Objetivo: Registrar las operaciones presentadas por los intermediarios financieros de cartera de redescuento, sustituta y agropecuaria as como sus modificaciones y novedades y administrar las operaciones crediticias que fueron aceptadas en los programas especiales de alivio, para generar informacin a la organizacin, clientes, beneficiarios y partes interesadas. 11.18.5 ADMINISTRACIN DE GARANTAS
Objetivo: Administrar las garantas otorgadas con recursos del FAG. 11.18.6 INCENTIVOS
Objetivo: Otorgar y pagar incentivos a proyectos de inversin con recursos de la nacin y con recursos procedentes de los diferentes Convenios.
11.18.7
PROGRAMA DE MICROCRDITO
Objetivo: Seguimiento y control a los operadores financieros de Microcrdito rural. 11.18.8 ADMINISTRACIN DE ALIVIOS
Objetivo: Implementar y Ejecutar los diferentes programas de Normalizacin creados por el gobierno nacional para la compra de cartera de los pequeos y medianos productores del sector agropecuario con el fin de propender por la reactivacin y fomento del sector. 11.18.9 ADMINISTRACIN CAPITAL DE RIESGO
Objetivo: Realizar las inversiones de capital en proyectos de produccin, comercializacin y transformacin primaria de productos agropecuarios, Evaluando los proyectos susceptibles de inversin y efectuar las actividades necesarias para el desarrollo de los proyectos. 11.18.10 EMPRESARIZACIN DEL SECTOR AGROPECUARIO Objetivo: Contribuir a la empresarizacin del sector rural, a travs del convenios con otras Entidades. 11.18.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO Objetivo: Controlar que los recursos asignados a travs de la administracin de instrumentos de polticas sectoriales por parte de FINAGRO, sean utilizados de acuerdo con la normatividad aplicable a cada caso. En este proceso, las actividades relacionadas con la visita o verificacin a los intermediarios financieros y de campo que se realizan a los proyectos productivos que han accedido a crdito, garantas e incentivos, se desarrollan con personal externo a FINAGRO mediante contratos de prestacin de servicios, los cuales son evaluados y calificados conforme a las disposiciones establecidas en el Manual Tcnico Operativo de Control de Inversin y el Manual de Contratacin. 11.19 PROCESOS DE APOYO
Procesos que dan soporte para el buen funcionamiento y operacin de los procesos estratgicos y misionales del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario.
11.19.1
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
Objetivo: Proveer y mantener el personal competente, que contribuya al cumplimiento de los objetivos de la entidad generando bienestar y un buen ambiente laboral. 11.19.2 GESTIN SERVICIOS Y SUMINISTROS
Objetivo: Proveer eficiente y oportunamente los productos y servicios que requiere la entidad. 11.19.3 GESTIN FINANCIERA
Objetivo: Administrar los recursos necesarios y efectuar el registro contable de todas las operaciones realizadas en la Entidad y en cada uno de los instrumentos de apoyo establecidos en la Poltica Pblica administrados por la Entidad. 11.19.4 GESTIN JURDICA
Objetivo: Proveer a la entidad del soporte jurdico necesario para operar dando cumplimiento a la normatividad asociada a todos los procesos. 11.19.5 GESTIN DOCUMENTAL
Objetivo: Administrar de forma adecuada la informacin documental de la Entidad. 11.19.6 GESTIN TECNOLOGA
Objetivo: Mantener en operacin, disponibilidad permanente y correcto funcionamiento, la plataforma tecnolgica de FINAGRO y proporcionar soporte oportuno e informacin a los usuarios de los servicios tecnolgicos y sistemas de informacin. 11.19.7 GESTIN MEJORA CONTINUA
Objetivo: Mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestin para garantizar su sostenibilidad como herramienta de gestin para dirigir y optimizar el desempeo de FINAGRO.
11.20
Procesos que permiten asesorar, acompaar y verificar el cumplimiento de las polticas institucionales, la calidad en la ejecucin de los procesos misionales y de apoyo, el seguimiento de los niveles de riesgo a los cuales est expuesto el Fondo. 11.20.1 CONTROL INTERNO
Objetivo: Apoyar la gestin mediante la evaluacin permanente de los procesos, el cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos y aplicacin de mecanismos de prevencin y control para el mejoramiento continuo de la Entidad. 11.20.2 SARLAFT
Objetivo: Dar estricto cumplimiento a la normatividad que, en materia de administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo, han dictado los entes de vigilancia y control del Estado. La documentacin y registros asociados al SIG se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos y las tablas de retencin documental respectivamente y son administrados por el Proceso Gestin de Mejora Continua.
12 RIESGOS
En cumplimiento de las circulares emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia relacionadas con la implementacin del Sistema de Administracin de Riesgos Operacionales SARO y del Sistema de Administracin de Riesgos, Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo SARLAFT, FINAGRO ha diseado metodologas apropiadas y documentadas para la implementacin de los sistemas mencionados siguiendo las etapas definidas por el Modelo Estndar de Control Interno en el componente Administracin de Riesgos y la norma NTC GP 1000:2004 en lo referente a la Produccin y Prestacin del Servicio. Por la importancia de los riesgos en la operacin de FINAGRO, se definieron como procesos dentro del SIG, y se encuentran identificados en los numerales 11.17.2 y 11.20.2 del presente Manual. Las metodologas, mapa de riesgos y poltica de administracin de riesgos se encuentran en l caracterizacin de los procesos Sistema Integrado de Riesgo y Sarlaft y en los siguientes manuales: Manual de SARO Manual de SARLAFT
Manual de Carteras Administradas Adicionalmente, los riesgos de la entidad se administran mediante el aplicativo RISK ADVISOR, herramienta que facilita la identificacin, registro y controles de los riesgos que atentan contra el propsito de entidad Controles: Los controles son el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos y estrategias de FINAGRO en desarrollo de sus actividades. En FINAGRO los controles tiene un enfoque preventivo y buscan que se logren los propsitos de cada proceso y conducen a reducir los riesgos, los controles se encuentran identificados en las carpetas de los diferentes procesos y consolidados en las carpetas de los proceso SARO y SARLAFT.
13 MEDICIN
El SIG se monitorea y mide a travs de una batera compuesta por tres tipos de indicadores de acuerdo con los requisitos de la NTCGP-1000; contiene indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los lineamientos estratgicos se ha construido un tablero de mando que permite establecer la cohesin de los procesos del SIG con los objetivos estratgicos y de calidad, el cumplimiento de las metas y si es del caso las acciones previstas para alcanzarlas o replantearlas. El Tablero de mando de los indicadores se encuentra publicado en las Carpetas_Pblicas_Finagro en "Servidor APL (W2smsapli) Documentacin SIG, Gestin de Mejora Continua Registros consolidados. En el Plan Estratgico y de Accin se establecen metas para la evaluacin de las actividades propias de cada estrategia, las cuales se monitorean en las sesiones de seguimiento que realiza la alta direccin. En cumplimiento de la normatividad establecida, el personal es evaluado cada seis meses con base en los resultados de su desempeo, a partir de la cual se establece el correspondiente plan base para el plan de mejoramiento individual.
14 REPORTE DE INDICADORES
Los dueos de cada proceso debern reportar los indicadores los das 15 de cada mes a el/los responsable(s) del SIG, de acuerdo con el mecanismo establecido para tal fin. Las fichas de reporte deben contener el anlisis de resultado de los datos.
15 CONTROL
En cumplimiento de las exigencias del Modelo Estndar de Control Interno y la norma NTC GP 1000:2004, FINAGRO ha definido mecanismos de auto evaluacin, para garantizar el cumplimento de los principios de autocontrol y autogestin, la Alta Direccin ha definido los mecanismos de difusin y los instrumentos pertinentes para detectar el cumplimiento de los mismos. Estos instrumentos se constituyen en insumos, para que el proceso de control interno de manera independiente verifique la coherencia y aplicacin de los funcionarios y responsables de proceso mediante su evaluacin independiente al sistema de control interno. Los mecanismos adoptados de autocontrol y autogestin, son: El seguimiento a las Quejas y Reclamos del cliente interno y del cliente externo Seguimiento al Plan Estratgico y de Accin El desempeo de los procesos a travs del cuadro control de mando de indicadores La revisin y actualizacin de los riesgos por procesos La ejecucin de los controles El establecimiento y seguimiento a los planes de mejoramiento Institucional, por procesos e individual. El tratamiento al producto no conforme en lo procesos misionales La verificacin de la conciencia que tienen los funcionarios respecto de la pertinencia de sus actividades el autocontrol y autogestin Estos instrumentos hacen parte del SIG y se encuentran publicados en las Carpetas_Pblicas_Finagro en "Servidor APL (W2smsapli) Documentacin SIG.
16 MEJORA
En cumplimiento del principio de calidad Mejora Continua, FINAGRO ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar planes de mejoramiento en los tres niveles que exige el Modelo Estndar de Control Interno y la norma NTC GP 1000:2004. Estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el propsito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada funcionario, de cada procedimiento, de cada proceso y a nivel institucional. Se han establecido tres instrumentos as: Plan de Mejoramiento Individual a cargo del proceso de Gestin del Talento Humano, resultado del procedimiento de evaluacin de desempeo que establece el plan de formacin
Plan de Mejoramiento por Proceso a cargo de los responsables de procesos, mediante la aplicacin de los procedimientos de Acciones Correctivas y Preventivas del proceso de Gestin Mejora Continua. Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Contralora General de la Repblica, cuya ejecucin esta cargo de la Gerencia de Planeacion y responsables de proceso, y el seguimiento y reporte a cargo de la Oficina de Control de Gestin y Desarrollo.
17 ANEXOS
Anexo No. 1: Caracterizaciones de los procesos del sistema Anexo No. 2: Listado Maestro de Documentos Anexo No. 3: Matriz de Requisitos de la Norma por Proceso

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MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG (CALIDAD MECI)

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GESTIN DE MEJORA CONTINUA

(Aprobado) Presidencia LUIS FERNANDO CRIALES GUTIRREZ

(Revisado) Gerencia de Planeacin JOS DAVID GUTIRREZ NOVOA

FECHA 21-Nov-08 5-Dic-08

VIGENTE A PARTIR DE 24-Nov-08 5-Dic-08

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TRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................. 10

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ............................................. 12

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FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO 18

10 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ............................................... 19 11 PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN...................................................... 21

11.17.1 11.17.2 11.17.3 11.18 11.18.1

PROCESOS MISIONALES ........................................................................ 35

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PROCESOS DE EVALUACIN INDEPENDIENTE ................................... 39

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2 OBJETIVO DEL MANUAL

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3 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG

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Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. 4.7 MANUAL SIG

Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema Integrado de Gestin de la compaa.

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Manual del SIG Manuales Mapa de Procesos Caracterizaciones de Proceso

Fichas Tcnicas Formatos Instructivos

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PLAN ESTRATGICO Y DE ACCIN

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8 FONDO PARA EL AGROPECUARIO

Los principales propsitos de la entidad se encuentran incluidos en el Plan Estratgico de la Entidad.

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