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Manual de Sistemas de Informaciòn

Manual de Sistemas de Informaciòn

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08/05/2013

INTRODUCCIÓN

Para la creación de un sistema de información, es muy importante realizar un estudio detallado, de los problemas que afectan el funcionamiento en una organización de cara al cliente y en su medio ambiente, para tener claridad de lo que se va a desarrollar. Para realizarlo es necesario tener en cuenta todos los pasos, con una metodología investigativa, como es el caso de descubrir con bases los problemas que están ocurriendo en el sistema actual, si existe. Cual es su origen y a donde nos conduce, o a donde conduce a la empresa. Al desarrollar un nuevo sistema de información, se crean muchas dudas a las que con el estudio del diseño se va dando una solución, teniendo presente que puede existir riesgos. Es entonces, donde nos adentramos en la investigación para poner en práctica todos los conocimientos adquiridos de una fuente más avanzada tecnológicamente.

TABLA DE CONTENIDO

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RECONOCIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN -----------------------6

1.1. UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA -------------------------------------------6 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 2 Razón social de la empresa ----------------------------------------------------6 Objeto social ------------------------------------------------------------------------6 Sector al que pertenece----------------------------------------------------------6 Misión ---------------------------------------------------------------------------------6 Visión----------------------------------------------------------------------------------7 Reseña histórica -------------------------------------------------------------------7 Organigrama ------------------------------------------------------------------------8 Ubicación geográfica--------------------------------------------------------------8 Responsable ------------------------------------------------------------------------9

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ------------------------------------------------------- 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 PLANTEAMIENTO ------------------------------------------------------------------- 10 DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROBLEMA ----------------------------- 10 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ---------------------------------------------- 11 LISTA DE NECESIDADES −REQUERIMIENTOS DEL USUARIO− -------------- 11 DELIMITACIÓN DEL SISTEMA −ALCANCE−------------------------------------ 12 NOMBRE DEL SISTEMA ----------------------------------------------------------- 12 PERSONAL QUE PARTICIPA----------------------------------------------------- 12

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OBJETIVOS DEL SISTEMA ----------------------------------------------------------- 14 3.1 3.2 OBJETIVO GENERAL--------------------------------------------------------------- 14 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ------------------------------------------------------- 14

4 5

RIESGOS DEL SISTEMA --------------------------------------------------------------- 15 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN-------------------------------- 17 5.1 DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE ------------------------------------------ 17
4

5.2 5.3 6

DEFINICIÓN DE ENTRADAS ----------------------------------------------------- 18 DEFINICIÓN DE SALIDAS --------------------------------------------------------- 18

RECURSOS CON QUE SE CUENTA PARA EL DESARROLLO DEL

PROYECTO -------------------------------------------------------------------------------------- 19 6.1 6.2 RECURSOS ECONÓMICOS ------------------------------------------------------ 19 RECURSOS TÉCNICOS ----------------------------------------------------------- 19 Hardware--------------------------------------------------------------------------- 19 Software ---------------------------------------------------------------------------- 19

6.2.1 6.2.2 6.3 7

RECURSOS OPERATIVOS ------------------------------------------------------- 20

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD --------------------------------------------------------- 21 7.1 7.2 7.3 BENEFICIOS TANGIBLES --------------------------------------------------------- 21 BENEFICIOS INTANGIBLES ------------------------------------------------------ 21 COSTOS -------------------------------------------------------------------------------- 22 Costos de operación ------------------------------------------------------------ 22 Costos de desarrollo ------------------------------------------------------------ 22 Costos de suministro------------------------------------------------------------ 23

7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 7.5 8

FACTIBILIDAD TÉCNICA ---------------------------------------------------------- 23 FACTIBILIDAD OPERATIVA ------------------------------------------------------ 23

ALTERNATIVAS Y RECOMENDACIONES --------------------------------------- 24

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

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RECONOCIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1.1. UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

1.1.1 Razón social de la empresa La empresa, está registrada en cámara de comercio, como su nombre lo indica, Banquetes Altamira.

1.1.2 Objeto social Banquetes Altamira, es una empresa dedicada a realizar eventos sociales y recepciones.

1.1.3 Sector al que pertenece Prestación de servicios

1.1.4 Misión Banquetes Altamira, es una empresa que desea satisfacer la necesidad que usted requiere, para ello contamos con un amplio grupo de personal capacitado e idóneo en el área; los cuales son el eje principal de nuestro trabajo. Es así, como Banquetes Altamira ofrece el mejor servicio para que usted y los suyos tengan la mayor comodidad, confianza y tranquilidad en el desarrollo de su evento.

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1.1.5 Visión Seguir aumentando la buena imagen que nuestros clientes se han llevado luego de cada evento, contando con nosotros nuevamente. Posesionarnos como una empresa Líder en el medio sociocultural, donde muchos de nuestros servicios se requieren a diario.

1.1.6 Reseña histórica Banquetes Altamira fue fundada por Juan Guillermo Agudelo Londoño y Juan Camilo Restrepo Bonilla, el 8 de abril de 2003, en el municipio de Medellín −Antioquia− día en que empezó a funcionar, prestando servicios de banquetes y recepciones en diferentes salones sociales de la ciudad y el departamento de Antioquia, teniendo en cuenta personal secundario para atender a los clientes que asisten a los eventos programados, como grupos musicales, recreacionistas, técnicos en preparación de alimentos y bebidas entre otros. Banquetes Altamira contrata con un cliente, después de hacer una previa cotización de los gastos que lleva el evento, acordando fecha y hora a realizar, y haciendo un cobro anticipado del costo de la reunión. Una vez finalizado dicho evento, se procede a cobrar la diferencia de la suma total, y de esta suma, cancela los servicios prestados por el personal ocasional.

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1.1.7 Organigrama

Organigrama Banquetes Altamira

Juan Guillermo Agudelo Londoño Gerente
Juan Camilo Restrepo Bonilla Sub-Gerente Lucía Hincapié Bonilla Asistente alimentos Alba Lucía Ortíz Jaramillo Asistente mantenimiento

Carlos Mario Rojas Arango Jefe de personal para la atención del cliente

1.1.8 Ubicación geográfica La oficina de Banquetes Altamira está ubicada en el sector Noroccidental, en el municipio de Bello −Antioquia−

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Responsable La persona encargada de tomar decisiones para nuevos proyectos, además de suministrar información solicitada para el diseño del nuevo software que va a ser parte de la solución en la empresa Banquetes Altamira, es el señor Juan Guillermo, quién se desempeña como Gerente general.

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2

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

2.1

PLANTEAMIENTO

La falta de control y organización en la cotización, facturación y cobro de los eventos sociales realizados en la casa de Banquetes Altamira.

2.2

DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROBLEMA

Inicialmente se elabora una cotización que se hace por escrito a los clientes que requieren de los servicios ofrecidos por la casa de banquetes, como son: alimentos y bebidas, conjunto musical, salón social, cantidad de personas para atención, fecha y hora. contrato. Según la cantidad de personas invitadas a la recepción, es el cálculo de cristalería en general para ser incluida en el La cotización se hace especificando los detalles anteriormente mencionados y anexando el valor total sin IVA, ya que son personas naturales en régimen simplificado. Dado que el cliente acepte contratar los servicios de la casa de banquetes, se realiza una factura de cobro manual, en que el cliente debe cancelar el 50% del valor total por adelantado y una vez finalizada la recepción, se hace otra factura final donde el cliente debe cancelar el 50% restante. Dentro del salón social se hace un inventario de cristalería, silletería y revisión del mismo para descartar daños. Si se causó alguno de estos se incluyen en la cuenta de cobro final. En la casa de banquetes se ingresan de forma manual los datos del cliente en un formulario para ser archivado, también utilizan talonarios de caja menor para todos los cobros, abonos a deuda y saldos, firmados y sellados. De esta forma se respalda el convenio entre el cliente y la casa de banquetes. Otro documento utilizado en la empresa es un inventario completo de materiales, en donde el cliente escoge los que va a utilizar para

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el evento, se totaliza el valor de este y el cliente firma comprometiéndose a hacer la devolución en buen estado, si no hay conformidad con los materiales recibidos, se realiza un documento relacionando los que están en mal estado y el precio a pagar por estos.

2.3

JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Con este nuevo sistema se disminuye el gasto de papelería, se controla la cotización y facturación, además brinda agilidad en el servicio para el cliente y en las cuentas de cobro arrojando resultados confiables.

2.4

LISTA DE NECESIDADES −requerimientos del usuario− Lista de clientes Lista de los servicios que se van a prestar al cliente Facturación Cotización Colilla de cobro Colilla de pago Fecha de servicio Comprobantes de pago Es necesario mantener la fecha de factura Informes de préstamos Informes de devoluciones Informe de paz y salvo −clientes que no deben− Presupuesto con que cuenta el cliente Se necesita sacar promedios semanales y mensuales de registros Es necesario una consulta de clientes Listado de deudores Listado o informe de clientes a paz y salvo
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Listado o informe de clientes en espera de servicio −reservaciones− Se necesita realizar procesos: Registro cliente Registro del servicio −facturación para cobros− Elaborar cotizaciones y facturaciones Alquiler de material y pago de servicios

2.5

DELIMITACIÓN DEL SISTEMA −alcance−

Queremos poder controlar con este sistema y que sirva de apoyo a los contratos de los servicios ofrecidos por la casa de banquetes, buscando que las facturas, cotizaciones, registro de clientes, registro de servicio, alquiler de material y cobros, dejen de ser manuales, ya que con esta aplicación se correrá los procesos de forma automática para un buen rendimiento de entradas y salidas en la empresa y con los clientes.

2.6

NOMBRE DEL SISTEMA

Se logró adoptar un nombre adecuado para el sistema que va a realizar los diferentes procesos de la casa de banquetes: “Gestión automática para servicios de banquetes” −GSBplus−

2.7

PERSONAL QUE PARTICIPA

En el proceso actual, que se realiza de forma manual, participan: Juan Guillermo, quien es el Gerente de la empresa, y obtiene informes detallados de todos los clientes para saber su estado de cuenta, servicios obtenidos de la empresa, balances cada semanales o mensuales, informe de ingresos, utilidades o pérdidas generadas durante determinado periodo.
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Juan Restrepo, quién se desempeña en la parte administrativa de la empresa y el área de servicio al cliente. Se encarga de ingresar todos los datos del cliente en un formulario como: cédula, nombre, dirección teléfono, además de realizar cotizaciones para un evento solicitado, contrato de personal y pagos del mismo. Juan, elabora facturas con su respectivo número, nombre del cliente, servicios que se van a prestar, y el valor total. Otra labor de la parte administrativa es llevar los datos del alquiler de material a un documento con la cantidad de materiales, valor unitario, y liquidación con el total a pagar por este.

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3

OBJETIVOS DEL SISTEMA

3.1

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de información que permita dar solución al control de las cotizaciones, facturación y cobro de los eventos sociales, además agilizar la prestación del servicio. Este sistema se hace necesario, porque actualmente estos procedimientos se realizan de forma manual, ocasionando deficiencias en el control y manejo de los mismos.

3.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Reducir los gastos de papelería. Sistematizar los clientes en la base de datos para futuros eventos. Agilizar la entrega de documentos con datos precisos al cliente. Realizar en el nuevo sistema los cobros, cotizaciones y facturación. Suministrar al cliente los servicios que ofrece la casa de banquetes, en una cotización sistematizada. Elaborar un informe con los cálculos de costo por servicio al cliente. Competir en el mercado, con el ofrecimiento de los servicios sistematizados. Lograr con el nuevo sistema, un buen ambiente laboral.

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4

RIESGOS DEL SISTEMA

Los nuevo sistemas tienen especificaciones y diseños, de acuerdo a los requerimientos del usuario. Es por este motivo que se presentan algunos tipos de riesgos. CUADRO DE RIESGOS
RIESGO TIPO DE RIESGO ALTERNATIVAS Acercarnos mas al cliente, para conocer sus habilidades y destrezas.

Relacionado con ¿Ha trabajado con el cliente? el cliente

Riesgo del proceso

¿Ha desarrollado, su organización una descripción escrita del proceso del software a emplear en este proyecto? ¿Ha recibido su organización cursos de información de ingeniería de software para jefes de proyectos y personal técnico?

Se debe hacer por escrito todo el proceso del software para el cliente y la organización. Dar inducción o información a la organización, sobre el software a desarrollar y dar a conocer el proceso del software. Informar al personal sobre lo que se está haciendo en la organización, aclarar detalladamente el proceso a desarrollar.

Riesgo ¿Tiene el personal todos los asociado con conocimientos adecuados? el tamaño de la plantilla de personal y su experiencia ¿Se ha asignado al personal para toda la duración del proyecto?

Riesgo Tecnológico

¿Es nueva la tecnología a construir?

Es bueno que el personal perdure en la empresa, porque ya todos saben del proceso. Si no es posible, se deben capacitar diferentes usuarios que queden en capacidad de manipularlo El fin es solucionar un problema manual diseñando un nuevo sistema que lo reemplace bajo una aplicación, para manejar los diferentes procesos

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RIESGOS DEL SOFTWARE
RIESGO TIPO DE RIESGO ALTERNATIVAS Respaldo de la energía con grupos electrógenos. Servidor de respaldo −Backup− Copias automáticas continuas de la base de datos. Mantenimiento adecuado de la red. Actualizaciones y revisiones continuas del funcionamiento de la aplicación. Rutinas de desconexión automática de algún usuario que origine un bloqueo del sistema. Asegurar en todo momento que la aplicación sea multiusuario.

Interrupción del Falta del fluido eléctrico Sistema Mala administración por parte de los usuarios en las diferentes opciones del sistema Fallas en los componentes de la red Reporte ambiguo del daño Demora en el proceso de la gestión de la orden Falla por el sistema operativo Falta de información para completar todos los campos de la aplicación Demora en la ejecución de la orden por parte del sistema Demora en el proceso de grabar y consultar Bloqueos Por falta de coordinación de las continuos del órdenes entre los diferentes sistema usuarios

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DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

5.1

DEFINICION DEL MEDIO AMBIENTE

Los departamentos que se beneficiarán con el sistema son: El departamento directo administrativo quien es el que alimentará el sistema de información en los diferentes procesos que se van a manejar. Registro de clientes −cédula, nombre, dirección, teléfono− Facturación para cobro de cuentas −número de factura, servicio, valor− Informes −lista de los servicios que se van a prestar, préstamos, devoluciones− Documentos para información de servicio a los clientes. Presupuesto para diferentes tipos de contratos. El departamento indirecto se beneficiará con los reportes que arroje el sistema, dado una consulta específica según sea la necesidad. Ambos departamentos podrán realizar consultas para conocer las utilidades que ha producido la empresa en determinado periodo 5.2 DIAGRAMA DE ENTRADAS Y SALIDAS B Salida 1
Administración GSBplus

Gerente

A
Entrada a sistema

GSBplus

Salida 2 C

Administración GSBplus

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5.2

DEFINICIÓN DE ENTRADAS

Los datos que se ingresarán al nuevo sistema de información por el usuario directo administrativo, son todos los relacionados con los servicios que se van a prestar a los clientes. Datos del cliente −cédula, nombre, dirección, teléfono, E-mail− Datos del servicio −tipo de servicio, nombre del servicio, valor− Abonos −código del cliente, número de abono, valor abono, saldo restante− −pago de contado− Cotización −número de cotización, cliente, servicio solicitado, valor total− Factura −número de factura, cliente, servicios, valor total− Datos del alquiler −materiales, valor de materiales por unidad, valor total−

5.3

DEFINICIÓN DE SALIDAS

Los diferentes datos de salidas que arrojará el sistema son los que requiera el departamento directo y el departamento indirecto, según sea la necesidad. Listado de clientes −cédula, nombre, dirección, teléfono, E-mail− Informes de préstamos Informes de devoluciones Informes de deudores Informes de clientes a paz y salvo Informes de ventas durante un periodo determinado Consultas de clientes pendientes de servicio

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6

RECURSOS CON QUE SE CUENTA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

6.1

RECURSOS ECONÓMICOS

El personal directo de la empresa Banquetes Altamira, tiene la disposición y el interés en implantar el nuevo sistema, además cuenta con un capital en caso de ser necesario para la instalación del software y actualización del equipo, si es del caso.

6.2

RECURSOS TÉCNICOS

Se cuenta con el conocimiento del Gerente, Juan Guillermo, en el manejo y aplicaciones del programa Office.

6.2.1 Hardware Capacidad de memoria RAM, 258 Mb Tipo de procesador, Pentium III Capacidad del disco duro, 20 Gb Monitor, AOC Espectro 14” Impresora, H.P Multifuncional

6.2.2 Software Software Lenguaje de programación, no cuenta con este recurso Sistema Operativo, Windows 98 Manejadores de Bases de Datos, no tiene aplicaciones Motores de Bases de Datos, no tiene ningún motor D.B
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6.3

RECURSOS OPERATIVOS

El grupo de desarrollo del sistema, está conformado por: Yuliana Londoño Herrera −Analista programador− Freddy Calderón Marín −Analista programador−

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7

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

7.1

BENEFICIOS TANGIBLES

Se reducirá el gasto de papelería debido a que las facturas de cobro y cotizaciones se manejaran directamente en el sistema. El ahorro para el primer año será de: Talonario para cuentas de cobro, de cincuenta hojas dobles −original y copia, sin papel carbón− en un mes. 100 hojas * $ 125 c/u $12.500 * 12 meses = $150.000

Talonario para las cotizaciones de cien hojas sencillas, en un mes. 100 hojas * $ 130 c/u $ 13.000 * 12 meses = $156.000 $ 306.000 $ 306.000

Total ahorro en papelería en el primer año será Total de beneficios tangibles

7.2

BENEFICIOS INTANGIBLES Habrá un mayor número de cotizaciones en menor tiempo al que antes se hacía manualmente. Se mejorará la calidad del servicio informativo para los clientes porque será en menor tiempo para cada uno. Los usuarios tendrán reportes y documentos semanalmente y mensualmente, para ver las utilidades de la empresa. Se podrá hacer consultas de clientes por cédula y nombre, para ofrecer nuevos servicios.

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Se ubicará a los clientes por medio de consultas, para registrar nuevos servicios, abonos a la deuda, cambio de datos. Se realizarán los presupuestos de servicios que requiera cada cliente, según sea la necesidad, entregando un documento con el total del coste. Mediante una consulta de clientes, se obtendrá un informe de los que deben y las fechas de pago, como también los que están a paz y salvo, además los que están con reservación a fechas próximas. Obtendrán informes cuando sea necesario de gastos, ingresos y utilidades que ha tenido la empresa en un tiempo determinado. Podrán tener un documento condicional, que respalde el alquiler de los materiales donde el cliente se comprometa con su firma y cédula. Los pagos de los clientes se podrán agilizar directamente en el sistema, con la cédula o el nombre, entregándole un comprobante del nuevo saldo. Los precios de cada servicio, materiales, se entregarán en facturas que arroje el sistema.

7.3

COSTOS

7.3.1 Costos de operación Manual de usuario Total costos de operación $37.000 * 2 = 74.000 $ 74.000

7.3.2 Costos de desarrollo Licencia de lenguaje de programación Total costos de desarrollo $ 300.000 + 16% de IVA $ 348.000,00 incluido IVA
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7.3.3 Costos de suministro
SUMINISTRO Papel impresora Tinta impresora Discos 3/2 CD Fotocopias Carpetas Empastado Argollado Total UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD VALOR UNITARIO Resma 1 10500 Unidad 1 120000 Caja 2 10000 Caja 1 3000 Unidad 150 70 Unidad 5 1500 Unidad 1 5000 Unidad 0 0 VALOR TOTAL 1500 120000 20000 30000 10500 7500 5000 194500

7.4

FACTIBILIDAD TÉCNICA

Se invertirá en la licencia del lenguaje de programación porque es necesario para la instalación del nuevo sistema que se está desarrollando.

7.5

FACTIBILIDAD OPERATIVA

En los costos de operación se hará una inversión en el manual de usuarios, porque así se podrá tener un mayor y eficiente manejo del sistema a desarrollar, también sirve de soporte a los usuarios cuando tengan alguna inquietud de cómo realizar determinada aplicación o funcionalidad del programa.

23

8

ALTERNATIVAS Y RECOMENDACIONES Para tener en cuenta, es recomendable para la empresa, adquirir otro equipo de computo para trabajar en red. Es de suma importancia tener licencia del sistema operativo, por seguridad. Para el diseño del software, se debe trabajar en ambiente multiusuario, si se adquiere otro equipo, por que es muy necesario, y además se trabaja en red. Si se adquiere un computador nuevo, se debe tener en cuenta la inversión en equipos clones, porque los repuestos son más favorables y se consiguen con mas facilidad que los equipos de marca, además no se necesitan que sea de la misma marca.

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CONCLUSIONES Se logró tener una visión sobre el planteamiento y el análisis de un sistema de información, su función y como debe funcionar de acuerdo a las condiciones y requerimientos del usuario. Logramos identificar los problemas más importantes de la casa de banquetes para darle solución mediante un sistema a desarrollar, apoyados en los conocimientos de tecnologías más avanzadas. Durante el desarrollo de la investigación preliminar, aprendimos a descubrir como y para que se hace un sistema de información, a donde nos conduce y a donde conduce a una empresa, que siempre lo que busca es competir en el mercado con productos y servicios de alta calidad y comodidad para todos sus clientes.

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