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Outlook Bandeja de Entrada

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Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007

Salir de su bandeja de entrada

Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007

Contenido del curso

Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada Lección 1: Usar el correo para realizar acciones Lección 3: Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra de tareas pendientes

(Continúa en la siguiente diapositiva).

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Contenido del curso (continuación)

Lección 3: Asignar un nombre al color. Organizar por categorías de color Lección 4: Almacenar Lección 5: Encontrar cualquier mensaje rápidamente

Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba.
Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Outlook 2007 incluye características flexibles que le ayudan a controlar el volumen del correo electrónico. el volumen creciente de los mensajes puede llegar a ser abrumador. a encontrar lo que necesita y a actuar cuando y donde sea necesario. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada Aunque el correo electrónico puede mejorar la eficacia de la comunicación. Este curso ofrece una visión general de las opciones disponibles y de cómo utilizar eficazmente los mensajes de la bandeja de entrada y otros lugares.

• • • • Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Encontrar cualquier mensaje rápidamente. utilizando las etiquetas de categorías que ha creado.Objetivos del curso • Utilizar sus mensajes para programar tareas. Aplicar códigos de color a los mensajes. Organizar los mensajes en grupos mediante carpetas. Marcar los mensajes de la bandeja de entrada para crear una lista de tareas. organizar reuniones y crear contactos.

Lección 1 Usar el correo para realizar acciones Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Para poner orden en su bandeja de entrada. Puede responder directamente al mensaje o realizar alguna acción secundaria como organizar una reunión. Si es así. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Usar el correo para realizar acciones La lectura de un mensaje de correo electrónico normalmente provoca algún tipo de reacción. piense en qué necesita hacer. Utilice Outlook para llevar a cabo esa acción cuando y como sea necesario. en cuanto lea un mensaje decida si requiere alguna acción.

Arrastrar un mensaje para realizar una acción Un mensaje de correo electrónico puede no requerir una respuesta directa. Incluso en ese caso. Organizar una reunión. Crear una tarea. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . la información del mensaje puede instarle a: • • • Almacenar la información del contacto.

Arrastrar un mensaje para realizar una acción Puede iniciar cada acción arrastrando el mensaje al botón correspondiente del panel de exploración. Aunque esta funcionalidad no es nueva en Outlook 2007. es un buen ejemplo de cómo los mensajes de Outlook pueden tener otros usos además del correo electrónico. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

invite a esa persona a la reunión y… …haga clic en Enviar. esto es lo que debe hacer para empezar. Se abrirá una nueva cita. Arrastre el mensaje al botón Calendario en el panel de exploración. hora y lugar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Organizar una reunión Si un mensaje le hace darse cuenta de que necesita reunirse con una persona. A continuación. donde encontrará detalles como la fecha.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Crear una tarea Algunas veces un mensaje contiene información sobre alguna acción que debe realizar. el mensaje de Ben Smith en la bandeja de entrada de Mark Lee le recuerda a Mark que necesita promocionar una línea de mobiliario de oficina presentada recientemente por su empresa. en la imagen. Por ejemplo.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . después.Crear una tarea Mark puede arrastrar el mensaje desde su bandeja de entrada al botón Tareas del panel de exploración para iniciar rápidamente una nueva tarea. como Mostrar el mobiliario de oficina a Coho y. La tarea se agrega a la lista de tareas de Mark. guardar la tarea. Puede cambiar el asunto a algo que se parezca más a una tarea.

Crear un contacto Si mantiene un mensaje a la vista para tener accesible la dirección de correo electrónico de un contacto. puede arrastrar un mensaje a Contactos como paso inicial para crear la entrada. Cuando se arrastra un mensaje al botón Contactos se abre un nuevo formulario Contacto y la dirección de correo electrónico del mensaje se agrega automáticamente. Como se muestra en la imagen. le proponemos algo mejor: Cree una entrada para el contacto en Contactos. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

La próxima vez que necesite información de ese contacto sabrá exactamente dónde encontrarla: en Contactos. etc. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Crear un contacto Allí puede rellenar el resto de los detalles. como la dirección. el número de teléfono.

Cuando la acción es la extracción Suponga que recibe un mensaje con datos adjuntos y que lo que en realidad le interesa son los datos adjuntos. puede “extraer” los datos adjuntos del mensaje. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Puede guardar los datos adjuntos en el disco duro independientemente del mensaje. Es decir.

es posible que ya no necesite el mensaje.Cuando la acción es la extracción Una vez guardados los datos adjuntos. En ese caso. puede eliminarlo o archivarlo. ¡Otro mensaje menos en su bandeja de entrada! Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Guardar datos adjuntos. Abrir un archivo de datos de práctica. 2. 4. 6. Agregar un contacto. 3. Quitar los datos de práctica y cerrar el archivo de datos de práctica. Crear una tarea.Sugerencias para la práctica 1. Organizar una reunión. 5. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Prueba 1. Verdadero. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . (Elija una respuesta). 1. 2. Falso. pregunta 1 Outlook es sólo para el correo electrónico.

una lista de tareas.Prueba 1. un lugar para almacenar la información de los contactos. pregunta 1: Respuesta Falso. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . como un calendario. etc. Outlook ofrece muchas más cosas.

1. Arrastrar el mensaje a Tareas. 3. Arrastrar el mensaje a Contactos. Mover el mensaje a una carpeta. 2. ¿Hay alguna alternativa mejor? (Elija una respuesta). pregunta 2 Mantiene un mensaje en la bandeja de entrada para tener siempre a mano la dirección de correo del remitente.Prueba 1. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Puede almacenar incluso una fotografía del contacto para ponerle cara al nombre. pregunta 2: Respuesta Arrastrar el mensaje a Contactos. siempre sabrá dónde encontrar la información del contacto. puede crear una tarjeta de contacto de esa persona y. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . por tanto.Prueba 1. Si arrastra un mensaje a Contactos en el panel de exploración.

Verdadero. 1.Prueba 1. (Elija una respuesta). Falso. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 2. pregunta 3 Los datos adjuntos se pueden almacenar por separado del mensaje en el que están incluidos.

pregunta 3: Respuesta Verdadero. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 1.

Lección 2 Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra de tareas pendientes Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

que le ayudará a recordar que debe realizar alguna acción cuando así se requiera. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . verá los elementos próximos de su calendario.Hacer un seguimiento de los mensajes La primera vez que inicie Outlook 2007 verá algo nuevo. así como los mensajes y las tareas que se han marcado. En la barra de tareas pendientes. Es la barra de tareas pendientes. ¿Tiene curiosidad acerca de cómo se incluyen los elementos en la barra de tareas pendientes? Se lo enseñaremos en esta lección.

Conocer la barra de tareas pendientes
En la barra de tareas pendientes se muestran los mensajes marcados, las tareas de la carpeta Tareas y las próximas reuniones, citas y eventos del calendario.
Todos estos elementos están a la vista en la barra de tareas pendientes, sin tener que cambiar a otras ventanas de Outlook.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Conocer la barra de tareas pendientes
En la imagen se muestran los componentes básicos de la barra de tareas pendientes.

Explorador de fechas Próximas citas del calendario Un lugar para incluir nuevas tareas Su lista de tareas (mensajes marcados y tareas)

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Establecer prioridades con marcas de seguimiento
En la primera lección se familiarizó con el modo de crear una tarea arrastrando un mensaje al botón Tareas del panel de exploración.

Una forma aún más sencilla de realizar un seguimiento de las tareas necesarias, a partir de la información de un mensaje, es simplemente marcar el mensaje para su seguimiento. En la imagen se muestra un mensaje de la bandeja de entrada marcado con una etiqueta de seguimiento. Observe que el mensaje marcado aparece también en la barra de tareas pendientes. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Y. Los mensajes que marque para su seguimiento no se mostrarán únicamente en la barra de tareas pendientes. si esto no es suficiente.Establecer prioridades con marcas de seguimiento Los mensajes marcados se muestran en muchos lugares. Es una forma de ayudarle a recordar que debe realizar las tareas de su lista. puede definir avisos para ellas para que se acuerde de hacerles un seguimiento. sino también en la lista de tareas y en el calendario.

puede cambiar el asunto de un mensaje marcado en la barra de tareas pendientes. el asunto del mensaje de la bandeja de entrada no cambia. pero sólo en la barra de tareas pendientes El asunto de un mensaje no siempre describe la tarea que debe realizar. En tal caso.Cambiar el asunto. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Al realizar este cambio.

pero sólo en la barra de tareas pendientes Tal vez se pregunte cuál es la diferencia entre un mensaje marcado y una tarea que se ha creado arrastrándola hasta el botón Tareas . en la bandeja de entrada o en carpetas. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 • . probablemente preferirá usar las tareas para llevar un seguimiento de lo que debe hacer. • Si le gusta eliminar los mensajes una vez que ha acabado con ellos. probablemente preferirá usar marcas de seguimiento porque el uso de marcas es más rápido y sencillo. Si le gusta mantener los mensajes. La respuesta es que principalmente es una cuestión de estilo.Cambiar el asunto.

Cuando termine una tarea. hay un método mejor. márquela como finalizada mediante el comando Marcar como completada . Como cabe esperar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Al terminar. Una manera rápida de hacerlo es hacer clic en la marca que aparece junto al elemento. no eliminar Puede verse tentado a eliminar los elementos de la barra de tareas pendientes cuando haya terminado de trabajar con ellos. Sin embargo. los elementos completados desaparecerán de la lista.

Y estará tachado. no eliminar Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado? Aparecerá en el calendario. Es una estupenda manera de recordarse a sí mismo todo el trabajo que ha hecho.Al terminar. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . por lo que sabrá que ya lo ha terminado. al final del día en que se realizó.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Al terminar. las tareas que no están marcadas como completadas en su fecha de vencimiento pasarán automáticamente al día siguiente. no eliminar Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado? En la barra de tareas pendientes y en el calendario. hasta que se completen.

que se encuentra en la parte superior de la barra de tareas pendientes.Convertir un mensaje en una entrada de calendario Anteriormente en esta lección mencionamos el Explorador de fechas. Puede utilizar el Explorador de fechas para crear una nueva entrada de calendario rápidamente a partir de un mensaje. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . En la imagen se muestra el proceso: sólo tiene que arrastrar el mensaje a una fecha en el Explorador de fechas.

descrito en la primera lección. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Convertir un mensaje en una entrada de calendario El proceso es similar al proceso de arrastrar un mensaje al botón Calendario del panel de exploración. ¿Por qué es mejor este método? Porque requiere un paso menos: la información de fecha se rellena automáticamente para que coincida con la fecha del Explorador de fechas hasta la que ha arrastrado el mensaje.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . presione ALT+F2 o haga clic en el botón Cerrar barra Tareas pendientes . elija Barra de tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes. • Para ocultarla. También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes.

después. como se muestra en la imagen. presione ALT+F2 o elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y. haga clic en una opción. También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar. • Para volver a mostrarla.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes.

un método rápido de habilitar más espacio para otras ventanas de Outlook como el panel de lectura es minimizar la barra de tareas pendientes haciendo clic en la flecha Minimizar la barra Tareas pendientes situada junto al título.Ver la barra de tareas pendientes como desee Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes. Asimismo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.

Ver las tareas de los mensajes marcados en el calendario. Ocultar y volver a mostrar la barra de tareas pendientes. 2.Sugerencias para la práctica 1. 4. Marcar una tarea como completada. Usar marcas. Crear una cita rápidamente. 5. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 3.

Verdadero. 1. pregunta 1 La barra de tareas pendientes es fácil de ocultar. 2. Falso. (Elija una respuesta).Prueba 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

En la lección se explicó lo fácil que es ocultarla. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 2. pregunta 1: Respuesta Verdadero.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Se agrega una marca de seguimiento al mensaje. pregunta 2 ¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta el área Tareas de la barra de tareas pendientes? (Elija una respuesta). 1. Se crea una tarea. 3.Prueba 2. 2. El mensaje se mueve de la bandeja de entrada a Tareas.

pregunta 2: Respuesta Se agrega una marca de seguimiento al mensaje.Prueba 2. Es una forma muy rápida de marcar un mensaje. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

pregunta 3 El Explorador de fechas no se puede quitar de la barra de tareas pendientes. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Falso. Verdadero.Prueba 2. (Elija una respuesta). 2. 1.

elija Barra Tareas pendientes y ahí lo tiene. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 3: Respuesta Falso. En el menú Ver .Prueba 2.

Lección 3 Asignar un nombre al color: organizar con categorías de color Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Asignar un nombre al color ¿Está cansado de no encontrar las cosas en su bandeja de entrada? ¿Desea identificar rápidamente los mensajes de su jefe o relacionados con un tema específico? Utilice colores para organizar y ordenar al instante su correo. Con las categorías de color puede hacer que determinados mensajes estén más visibles. Las categorías y las etiquetas de color asociadas permiten ver rápidamente qué es cada cosa de una forma lógica para usted. aunque sólo sea para dejarlos en la bandeja de entrada. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color: • El color verde es para los mensajes relacionados con la Bodega Coho y el amarillo es para los mensajes relacionados con Contoso. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color. puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro.Organizar los mensajes con colores Si trabaja en un proyecto especial.

En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color: • Un mensaje se puede codificar con varios colores si se aplica a varias cuentas. • También verá categorías de color y sus nombres en el panel de lectura. puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro.Organizar los mensajes con colores Si trabaja en un proyecto especial. Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . como ocurre con el mensaje seleccionado.

como se muestra en la imagen. Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado. Después. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . puede asignar esa categoría a los mensajes entrantes y a los existentes. Una manera de asignar una categoría de color a un mensajes es hacer clic con el botón secundario del mouse en la columna Categorías y usar el menú contextual.Cómo asignar una categoría ¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted.

Cómo asignar una categoría ¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado. Una vez que ha asignado una categoría a un mensaje. puede explorar rápidamente su bandeja de entrada y encontrar ese mensaje simplemente buscando su etiqueta de color.

Outlook le pedirá que le cambie el nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre de categoría . como la Categoría púrpura. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . las categorías de Outlook tienen nombres genéricos: Categoría roja. etc. Puede escribir un nuevo nombre para la categoría en el cuadro Nombre .Cómo asignar nombres a los colores Inicialmente. Como es natural. Categoría naranja. las categorías tendrán más significado para usted si les asigna nombres específicos. La primera vez que utilice una de las categorías predeterminadas. como se muestra en la imagen.

Encontramos un buen sistema para mantenerlo todo organizado y resulta que nos olvidamos de una parte del sistema. Como se muestra en la imagen. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . no recibe ningún mensaje personal y se olvida de lo que significaba el color naranja. durante algún tiempo. el descodificador está totalmente a su alcance. que utilizó el color naranja para identificar todos los mensajes personales. por ejemplo.¿No recuerda qué significa el color? Nos pasa a todos. No hay problema. Después. Supongamos.

por lo que puede organizar los contactos. Si utilizaba marcas de seguimiento de color en Outlook 2003. Con las categorías de color. los elementos del calendario y las tareas de la misma forma. Otra ventaja es que las categorías de color se pueden aplicar a todos los elementos de Outlook.Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003. puede asignar texto descriptivo al mismo tiempo que un color. probablemente le interese saber por qué son mejores las nuevas categorías de color de Outlook 2007... Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color.Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003.. verá en la columna Categorías una barra del mismo color que la marca de la versión 2003.. Al abrir un mensaje. Esto es lo que verá en Office Outlook 2007: • En la bandeja de entrada. verá un nombre de categoría de color debajo de la línea Asunto . Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 • . Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003.

Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003.. Es recomendable buscar estos mensajes y y asignarles un nombre de categoría más descriptivo. esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color..

Haga clic en el menú contextual Organizado por (bajo el cuadro Buscar y. haga clic en Categorías.Ver los mensajes por categoría Supongamos que ha aplicado código de color a todos los mensajes según los distintos proyectos o clientes. En la imagen se muestra el cambio de ordenar los mensajes por fecha a ordenarlos por categorías: Azul Aerolíneas Azules. ¿Cómo puede ver los mensajes de estos grupos? Es muy fácil. Bodega Coho y Contoso. a continuación. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

¿los mensajes de su madre son siempre personales? Si ha configurado una categoría Personal. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Por ejemplo. una gran combinación Puede aplicar automáticamente códigos de color a los mensajes mediante reglas.Categorías y reglas. puede simplificar la clasificación creando una regla que marque automáticamente todos los mensajes de su madre con la categoría personal.

Quitar una categoría. 5. Crear mensajes y categorías de práctica. 2. Asignar una categoría.Sugerencias para la práctica 1. 6. 4. Opcional: utilizar una regla para aplicar una categoría automáticamente. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 3. Ver mensajes por categoría. Cambiar el color de una categoría.

Prueba 3. 1. (Elija una respuesta). Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1 Después de asignar un color a una determinada categoría. el color no se puede cambiar. Falso. 2. Verdadero.

pregunta 1: Respuesta Falso.Prueba 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

2. ¿cuál es una ventaja del nuevo sistema de categorías de color que no estaba disponible con las marcas de color? (Elija una respuesta). pregunta 2 En Outlook 2003 podía organizar los mensajes mediante una de las seis marcas de mensajes de color. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color. Ahora se puede usar el color púrpura para organizar los mensajes. 3.Prueba 3. Las categorías de color se pueden usar con reglas. De las siguientes. 1.

Además. Con los nombres personalizados. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 2: Respuesta Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color. las categorías de color se puede utilizar en todos los elementos de Outlook. mientras que las marcas de Outlook 2003 sólo eran para los mensajes. ya no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color púrpura: tendrá la respuesta con sólo hacer clic con el botón secundario del mouse.Prueba 3.

2. Crear una regla para cambiar el color a verde. 3. todos los mensajes que previamente tenían una marca azul asociada a ellos ahora tienen la Categoría azul. pregunta 3 Ha cambiado de Outlook 2003 a Outlook 2007. 1.Prueba 3. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Crear un aviso. Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo. ¿Qué debería hacer a continuación para recordar el significado del color azul? (Elija una respuesta). En la bandeja de entrada.

Prueba 3. pregunta 3: Respuesta Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Cambie el nombre de Categoría azul a algo más específico y no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color azul.

Lección 4 Almacenar Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Almacenar
¿Le gusta tener la bandeja de entrada vacía?

Un método sencillo para mantenerla despejada es crear carpetas personalizadas y, después, mover los mensajes de la bandeja de entrada a estas carpetas. Al usar carpetas, puede elegir sus nombres, por lo que los mensajes estarán organizados de una manera lógica para usted.
Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Razones para crear carpetas
En lecciones anteriores se han descrito formas de actuar con los mensajes y formas de organizarlos y clasificarlos en categorías.

Pero ¿qué sucede si desea ordenar los mensajes en grupos distintos y mantenerlos separados de los demás mensajes (y, por tanto, fuera de la bandeja de entrada)? Lo que necesita son carpetas.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Razones para crear carpetas
En la imagen se muestra un ejemplo de cómo usar carpetas: “Bodega Coho” y “Contoso”.

Es posible que ya utilice un sistema de archivado en su oficina. Una vez que aprenda a crear carpetas, podrá adaptar fácilmente cualquier sistema de nomenclatura existente a Outlook.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007

Para crear una carpeta en el buzón: 1. como se muestra en la imagen. Para poder usar las carpetas. es muy fácil. Haga clic con el botón secundario del mouse en Buzón. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Cómo crear una carpeta Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente. 2. desde luego. Haga clic en Nueva carpeta en el menú contextual. es necesario saber también cómo utilizarlas. Afortunadamente.

Cómo crear una carpeta Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente. Afortunadamente. desde luego. Para poder usar las carpetas. es muy fácil. escriba el nombre de la carpeta nueva y haga clic en Aceptar. es necesario saber también cómo utilizarlas. Para crear una carpeta en el buzón: 3. A continuación. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . En la imagen se muestra cómo arrastrar un solo mensaje desde la lista de mensajes a una carpeta del panel de exploración.Mover mensajes arrastrándolos Una vez que ha creado una carpeta. puede llevar hasta ella uno o varios mensajes mediante la técnica de arrastrar.

después. tiene un inconveniente: la posibilidad de colocar los mensajes por error en el lugar incorrecto. Sin embargo. Un método más seguro es hacer clic con el botón secundario en el mensaje o los mensajes que desea mover y. hacer clic en Mover a una carpeta. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Mover los mensajes con un comando El método de arrastrar que acabamos de mencionar es rápido.

Seleccione el nombre de carpeta en la lista de carpetas del cuadro de diálogo Mover elementos y.Mover los mensajes con un comando En el ejemplo de la imagen. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . a continuación. los mensajes están ordenados por categoría. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la categoría. Para mover toda la categoría Coho a la carpeta Bodega Coho éste es el procedimiento que debe seguir. haga clic en Aceptar. Haga clic en Mover a una carpeta.

arrástrela desde Carpetas de correo hasta el área Carpetas favoritas del panel de exploración. mueva las carpetas utilizadas con frecuencia a Carpetas favoritas.Utilizar Carpetas favoritas Cuando empiece a archivar los mensajes de correo electrónico en carpetas. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . observará que algunas de ellas se utilizan con más frecuencia que otras. Para convertir una carpeta en favorita. Para que las tareas de búsqueda y archivado sean más rápidas.

puede quitarla del área Carpetas favoritas del panel de exploración. después.Cuando un favorito deja de serlo Los favoritos dejan de serlo en algún momento. Cuando esto suceda con una carpeta favorita. Sólo tiene que hacer clic en ella con el botón secundario del mouse y. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . hacer clic en Quitar de favoritos.

Mover varios mensajes simultáneamente. 3. 2. Mover un solo mensaje a una carpeta. Agregar y quitar una carpeta favorita.Sugerencias para la práctica 1. 4. Crear carpetas. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Falso. Verdadero. pregunta 1 Si mueve mensajes a una carpeta. (Elija una respuesta). 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 4. debe hacerlo arrastrándolos de uno en uno. 1.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 4. pregunta 1: Respuesta Falso.

1. 2. pregunta 2 ¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta una carpeta? (Elija una respuesta). El mensaje se mueve a la carpeta. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 3. El mensaje se copia en la carpeta.Prueba 4. El mensaje se elimina.

pregunta 2: Respuesta El mensaje se mueve a la carpeta.Prueba 4. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Verdadero. pregunta 3 Los mensajes que se ven en una carpeta favorita son copias de mensajes que se encuentran en su carpeta original. (Elija una respuesta). Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 4. Falso. 2. 1.

no copias. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Son los propios mensajes. pregunta 3: Respuesta Falso.Prueba 4.

Lección 5 Encontrar cualquier mensaje rápidamente Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .

Independientemente de lo ordenado que sea y de que lo organice todo en carpetas o por colores. puede buscar mensajes que se encuentren en diferentes lugares. como archivos o varios buzones de correo. sino también rápido. llegará el día en que no encuentre ese mensaje tan importante. No importa dónde almacene sus mensajes: la función de búsqueda le ayudará a encontrarlos. Afortunadamente. el uso de la búsqueda instantánea para buscar mensajes en Outlook 2007 no sólo es sencillo. Además.Encontrar cualquier mensaje rápidamente Seamos realistas. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Ahora.Resultados rápidos con Búsqueda instantánea En las versiones anteriores de Outlook. sino que también podrá ajustar de manera rápida y sencilla los resultados de la búsqueda. no sólo encontrará los mensajes mucho más rápido. con la búsqueda instantánea. agregue más palabras a consulta y verá cómo los resultados se reducen al instante. la búsqueda de elementos podía requerir largas esperas y numerosos ajustes hasta lograr encontrar lo que buscaba. Por ejemplo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Puede ver esto en la imagen.Resultados rápidos con Búsqueda instantánea En Outlook ahora también es fácil saber por qué un determinado mensaje aparece en los resultados de la búsqueda: las palabras o los términos por los que un mensaje se considera una coincidencia aparecen resaltados. en la que se muestran los resultados de una búsqueda de mensajes que contienen las palabras “ventas trimestrales”.

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Si desea buscar en partes concretas de un mensaje(por ejemplo. se obtienen resultados basados en las palabras coincidentes de un mensaje.tendrá que usar términos de búsqueda avanzada. si desea realizar una búsqueda basada en su procedencia).Búsqueda avanzada Al escribir en el panel Búsqueda instantánea .

Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Haga clic en el botón Expandir y especifique los criterios avanzados. Verá que mientras lo hace las palabras del cuadro Búsqueda instantánea se actualizan para mostrar los nuevos criterios.Búsqueda avanzada En la imagen se muestra cómo hacerlo.

puede buscar en Carpetas archivadas y en su buzón de Microsoft Exchange Server al mismo tiempo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Todos los elementos de correo aparece también en la parte superior del panel Búsqueda instantánea para que sepa claramente en dónde está buscando. Por ejemplo. ¿Cómo? Seleccione Todos los elementos de correo como ubicación para la búsqueda.Buscar en archivos de almacenamiento y más Una característica nueva de Outlook 2007 es la posibilidad de buscar en varias ubicaciones a la vez.

Buscar en archivos de almacenamiento y más Considere este posible escenario. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Sin embargo. de vez en cuando. necesita encontrar uno más antiguo. Suponga que almacena automáticamente todos los mensajes que tienen más de 30 días porque en raras ocasiones necesita consultar los mensajes anteriores al mes actual.

Buscar en archivos de almacenamiento y más Considere este posible escenario. Al seleccionar Todos los elementos de correo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . ahora puede realizar búsquedas en distintas ubicaciones de correo electrónico al mismo tiempo y buscar un mensaje en todas las ubicaciones. Es fácil buscar en sus archivos de almacenamiento. Esto hace que las búsquedas sean mucho más fáciles que en versiones anteriores de Outlook.

primero cambie a la Lista de carpetas (haga clic en Lista de carpetas en el panel de exploración) y utilice allí el panel Búsqueda instantánea . De lo contrario. Para ello.¿Y qué sucede con los demás elementos de Outlook? Puede buscar simultáneamente en la bandeja de entrada. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . por ejemplo. en el calendario y en las tareas. la búsqueda estará limitada a un tipo de elemento de Outlook cada vez: mensajes o elementos del calendario.

Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación. los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook.Volver a ver todos los mensajes Cuando realiza búsquedas. Sabrá que está viendo los resultados de una búsqueda si el panel Búsqueda instantánea está activo. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Puede saber si el panel está activo si tiene un color diferente al de los demás paneles de alrededor y si aparecen las palabras (resultados de búsqueda) detrás del nombre de la carpeta en la parte superior del panel.

Para restaurar todos los mensajes de la carpeta actual. los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook.Volver a ver todos los mensajes Cuando realiza búsquedas. haga clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda . Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación.

Buscar mensajes utilizando términos de búsqueda.Sugerencias para la práctica 1. Buscar mensajes en varias carpetas. 2. Usar criterios avanzados. Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 3.

¿Qué acción podría solucionar el problema? (Elija una respuesta). Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea . Reiniciar Outlook.Prueba 5. Ocultar el panel Búsqueda instantánea . 1. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 1 Acaba de hacer una búsqueda y no puede ver todos sus mensajes. 3. 2.

pregunta 1: Respuesta Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea .Prueba 5. Si observa que el botón Borrar el resultado de la búsqueda está disponible. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . es probable que esté ante los resultados de la búsqueda y no ante todo el grupo de mensajes. Puede hacer clic en Borrar el resultado de la búsqueda para restaurar la vista.

Solamente tareas y mensajes de correo marcados. se ven los resultados de búsqueda de: (Elija una respuesta). Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . 1. 2.Prueba 5. Todos los elementos de Outlook. Solamente mensajes de correo. 3. pregunta 2 Cuando escribe palabras en el panel Búsqueda instantánea situado en la parte superior de la ventana principal.

pregunta 2: Respuesta Solamente mensajes de correo.Prueba 5. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .

pregunta 3 Cree que un mensaje que está buscando se encuentra en el buzón o en su carpeta Carpetas archivadas abierta. (Elija una respuesta). Falso. El mensaje puede encontrarse realizando una sola búsqueda. 1. Verdadero. 2. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Prueba 5.

Prueba 5. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 . pregunta 3: Respuesta Verdadero.

consulte la Tarjeta de referencia rápida. Salir de su bandeja de entrada con Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 Outlook 2007 .Tarjeta de referencia rápida Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso.

Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007 .USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.

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