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Instruc_ECAES_2013_1_v1

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02/06/2013

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La Academia al servicio de la Vida

INSTRUCTIVO GENERAL PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS EXÁMENES DE CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR (ECAES – Saber Pro) EL 16 DE JUNIO DE 2013.
La presentación de esta prueba es requisito para obtener un título de pregrado en cualquier Institución del país: Ley 1324 de 2009.
A continuación se describe el procedimiento que deben seguir TODOS los estudiantes de último año de PREGRADO de la Universidad de Pamplona que esperan graduarse durante el segundo período académico de 2013 y que no han presentado el Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior ICFES SABER PRO (SABER PRO y ECAES son el mismo examen). Esta información también debe ser conocida por los Coordinadores del proceso ECAES en cada programa, las Direcciones de Departamento y de CREAD, quienes apoyarán el proceso ECAES (Saber pro) desde la inscripción hasta la obtención de la respectiva citación al examen del 16 de junio de 2013. 1. Calendario y Tarifas.
Descripción del Servicio Preinscripción Aprobación estudiantes Recaudo Pre registro Gestión de cuentas y Adquisición de cupos por prog. Autorización Estudiantes Registro Aplicación de Examen Publicación de Resultados Fecha 18 al 23 de febrero de 2013 25 de febrero de 2013 25 de febrero al 2 de marzo de 2013 6 de marzo de 2013 5 al 12 de marzo de 2013 13 13 16 13 y 14 de marzo de 2013 al 22 de marzo de 2013 de junio de 2013 de septiembre de 2013

Tarifa: $. 59.000 (Pesos MLC)

Información tomada de www.icfes.gov.co
2. Pre-registro. Dir. de Departamento, de CREAD, Vicerrectoría Académica Mediante correo electrónico los(as) directores(as) de Departamento y de CREAD informarán a la Vicerrectoría Académica el examen que presentará cada uno de los programas para la prueba Saber Pro 2012-2. Fecha: 6 de marzo. La Vicerrectoría Académica se encargará de realizar el pre-registro en el portal del ICFES de acuerdo a la información que sea reportada por las Unidades Académicas.

Universidad de Pamplona - Ciudad Universitaria - Pamplona (Norte de Santander - Colombia) Tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 Fax: 5682750 - www.unipamplona.edu.co

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3. Pre-Inscripción. Estudiante Todos los estudiantes de último año, en cada uno de los programas de Pregrado, que se encuentren interesados en presentar la prueba SABER PRO (ECAES) el día 16 de junio de 2013 (calendario para el primer semestre de 2013), deberán realizar el proceso de pre-inscripción a la prueba a través del Campus TI de la Universidad de Pamplona, donde deberán informar su número de documento actual, nombres y apellidos correctos, del 18 al 23 de febrero. 4. Aprobación Estudiantes. Director(a) de Departamento(a), Director(a) CREAD Los Directores(as) de Departamento, y Directores(as) de CREAD, mediante el Campus TI, autorizarán a los estudiantes que presentarán las pruebas Saber Pro (ECAES). Esto generará la liquidación que podrá ser descargada por el estudiante mediante su Campus TI. Fecha: 25 de febrero.

* Para autorizar un estudiante este debe encontrarse previamente pre-inscrito para el proceso de ECAES (Paso 3), en caso de no encontrarse el estudiante preinscrito el(la) director(a) podrá realizar este proceso dentro de las fechas de aprobación.
5. Recaudo. Estudiante, Director(a) de Departamento(a), Director(a) CREAD De acuerdo a las disposiciones del ICFES los estudiantes deberán entregar a la Universidad el valor correspondiente a los derechos del examen y se realizará un único pago por todo el grupo de estudiantes de un programa académico que se presentará a la prueba (programa – sede). Para cumplir con este requisito se ha determinado el recaudo por medio de código de referencia, para lo cual se surtirá el siguiente proceso: El estudiante, mediante el Campus TI, descargará e imprimirá el reporte de liquidación por concepto de ECAES, en el mismo se especifica el monto a pagar, código de referencia, número de cuenta y entidad bancaria.

* Solo se aceptan pagos realizados con el formato de la Universidad de Pamplona, en la cuenta establecida en el mismo, por el valor exacto y dentro de los plazos establecidos por la Universidad de Pamplona.
El estudiante realizará el pago con el formato generado desde el Campus TI, en la entidad bancaria señalada en el mismo. Una vez realizado el pago deberá verificar que el código de referencia del timbre del banco coincida con el código de referencia del formato de liquidación. Fecha límite para pagos 2 de marzo.

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* Los pagos deben realizarse en la(s) entidad(es) bancaria(s) autorizadas por la Universidad de Pamplona, por tanto el estudiante debe informarse de los horarios de atención y realizar el pago dentro de las fechas establecidas.
48 horas después de realizado el pago, el estudiante deberá verificar mediante su Campus TI el estado del mismo, el cual debe encontrarse en estado “PAGADO”, de lo contrario deberá reportar el inconveniente, con copia del mismo a el(la) Director(a) correspondiente Fecha límite para reporte de errores 4 de marzo hasta las 5:00 p.m.

Los(as) Directores(as) de Departamento y CREAD deberán informar oportunamente a la Oficina de Pagaduría los casos en los cuales se presenten problemas de verificación de pagos de estudiantes, adjuntando copia del formato de pago en el cual figure timbre y/o sello de la entidad bancaria. Esto para que la Oficina de Pagaduría pueda adelantar las revisiones correspondientes para la verificación del pago.
El(la) Director(a) de Departamento o CREAD, podrá verificar mediante el Campus TI el estado de los pagos de los estudiantes autorizados por programa – sede. 6. Adquisición Cupos por Programa. Director(a) de Departamento(a), Director(a) CREAD, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Pagaduría. Una vez recaudado el dinero correspondiente a la inscripción para el ECAES de los(as) estudiantes, se realizará una única consignación por programa-sede. 1. El (la) Director(a) de Departamento o CREAD presentará ante la Vicerrectoría Administrativa y Financiera el listado de estudiantes con pago, generado del sistema, adjuntando carta de solicitud de pago, por programa – ciudad/CREAD, firmada por el (la) Director(a) de Departamento o CREAD. Para la modalidad a distancia deberá hacerse llegar la solicitud por medio de correo electrónico, a la dirección ecaes@unipamplona.edu.co, carta firmada escaneada (una carta de solicitud por cada programa) y reportes en formato pdf generados desde el sistema. Fecha: 5 de marzo hasta de 2:00 a 6:00 p.m. 2. El Vicerrector Administrativo y Financiero da el Visto Bueno a la solicitud, para la autorización de pago y solicita la disponibilidad presupuestal. 3. La Oficina de Presupuesto expide el CDP, RP y la orden de pago, y remite a la Oficina de Pagaduría. Fecha: 7 de marzo. 4. La Vicerrectoría Académica, por medio de correo electrónico, hará llegar a la Oficina de Pagaduría los instructivos de pago por cada programa – ciudad / CREAD de acuerdo a la información que sea reportada por esa oficina. Fecha: 8 de marzo. 5. La Oficina de Pagaduría gestionará el pago de cada uno de los instructivos de pago generados Fecha pago de instructivos los días 8 al 12 de marzo.
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La Oficina de Pagaduría, mediante correo electrónico confirmará a la Vicerrectoría Académica el pago de los Instructivos de Pago generados. Fecha confirmación proceso de pago 13 de marzo. La Vicerrectoría Académica, mediante correo electrónico, confirmará a cada una de las Unidades Académicas el pago por la cantidad de cupos solicitados. 7. Activación de Pagos. Dir. de Programa o Encargado(a), Director(a) CREAD El Pago será activado 24 horas después de registrado en la entidad bancaria. Como la Universidad tiene varios programas, se deben realizar pagos independientes para cada uno de ellos. Cerciórese que el valor pagado es equivalente al número de cupos requeridos. NO EXISTE LA POSIBILI-DAD DE TRASLADAR ESTUDIANTES ENTRE LOS PROGRAMAS, JORNADAS ó SEDES. 8. Autorización de Estudiantes. Dir. de Programa o Encargado(a),
Director(a) CREAD

Todos los estudiantes que aspiren a presentar el examen, deben ser autorizados por el funcionario responsable del registro, de cada uno de los programas de la Institución de Educación Superior. Para tal efecto, ingrese a www.icfesinteractivo.gov.co, presione REGISTRO - EXAMEN DE CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR – PROGRAMAS ACADÉMICOS, digite su USUARIO y CONTRASEÑA (el usuario del programa está identificado con números) y ubique la opción REGISTRAR ESTUDIANTES. El sistema presentará una tabla explicando las diferentes funcionalidades de registro. Lea la información y de clic en CONTINUAR. En la opción AUTORIZAR ESTUDIANTE digite los datos básicos APELLIDOS - NOMBRES - TIPO DE DOCUMENTO Y NÚMERO (sin puntos, comas, espacios o guiones). La autorización también se puede hacer utilizando un archivo plano separado por el carácter l (se obtiene con la tecla alt + 124).Para mayor información consulte la ayuda que el sistema ofrece. Para realizar la autorización de estudiantes se puede descargar el archivo plano generado desde el sistema Academusoft, el cual cumple con los requerimientos para ser cargado al sistema del ICFES y así poder autorizar todos los estudiantes. Los estudiantes que aspiren a presentar el examen deberán REGISTRARSE dentro del período en el que el pago fue realizado. Los cupos cuyo registro no sea realizado correcta y oportunamente NO serán susceptibles de REEMBOLSO NI RECONOCIMIENTO DE PAGOS PARCIALES. Una vez realizado el registro el sistema del ICFES permitirá consultar el usuario y contraseña para cada uno de los estudiantes registrados, mediante el

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Campus TI agregue a cada uno de los estudiantes la contraseña para completar su proceso de registro. Fecha autorización estudiantes: 13 y 14 de marzo. 9. Registro de Estudiantes. Estudiante Culminado el proceso de autorización de estudiantes, cada estudiante deberá realizar su registro. Para esto podrá consultar a través del Campus TI la contraseña de acceso al sistema del ICFES que le fue asignada por el sistema al momento de autorizarlo, la cual ha sido registrada por el funcionario responsable. Recuerde que las contraseñas son de uso personal e intransferible. El estudiante debe ingresar a www.icfesinteractivo.gov.co, REGISTRO – EXAMEN DE CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR, opción ESTUDIANTE, digitando el documento con el cual fue autorizado, así como su respectiva contraseña, generada por el sistema. Antes de enviar el formulario en línea lea cuidadosamente la ficha de resumen para verificar que la información consignada este correcta, especialmente la ciudad elegida como sitio de presentación. En ambos casos, culminado el registro de manera exitosa, el sistema le mostrará en pantalla la citación indicando el sitio y la fecha de aplicación. Por favor guarde y/o imprima esta información. Fecha límite registro de estudiantes en el sistema del ICFES 22 de marzo. 10. Control del Proceso de Registro. Dir. de Programa o Encargado(a),
Director(a) CREAD

El sistema del ICFES presenta información útil para que usted controle y/o haga seguimiento al proceso de registro de sus estudiantes. Preste especial atención a los listados que relacionan los estudiantes Autorizados y Registrados. Estos dos listados son excluyentes. Asegúrese que TODOS sus estudiantes queden debidamente REGISTRADOS, no sólo autorizados. La única prueba de un registro culminado exitosamente es la citación al examen. 11. Consulta de Citación. Estudiante, Dir. de Programa o Encargado(a),
Director(a) CREAD

Consulte las citaciones a través de www.icfesinteractivo.gov.co, opción CITACIÓN. Acceda a citaciones INSTITUCIONALES, ingresando su USUARIO y CONTRASEÑA, o a citaciones INDIVIDUALES digitando el documento de identidad del respectivo estudiante. 12. Presentación del Examen. Estudiante.

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Los estudiantes citados deben presentarse el domingo 16 de junio de 2013 en el lugar y a las horas que aparecen en la CITACIÓN del ICFES y con los implementos que allí se indican.

11. Consulta de Resultados. Estudiante. Los resultados de esta prueba podrán consultarse en la www.icfesinteractivo.gov.co a partir del 13 de septiembre de 2013. página

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