Metodologa de Proyectos. Fases de un proyecto Determinacin de alcances y objetivos. Delimitacin del problema. Visin. Justificacin. Metodologa. Recursos. Objetivos.

Equipos. Definicin de etapas de desarrollo. Plan. Confirmar responsabilidades. Planeacin y control. Fases de un proyecto Fase 1. Estudios preliminares En esta fase se recaba, analiza y procesa toda la informacin que tendr incidencia de una u otra forma en el proyecto, incluyendo aspectos como los siguientes: Requerimientos del cliente: necesidades espaciales y funcionales, aspiraciones, posibilidades econmicas y financieras. Caractersticas Normatividad: reglamentos y normas oficiales que regulan las caracterstica de los proyectos Conocer a fondo estos aspectos resulta crucial para plantear correctamente el problema, as como para concretar un proyecto que cumpla con las expectativas del cliente y que le permita sacar el mximo provecho de su inversin. Esta etapa se refiere a todos los pasos necesarios para adquirir el conocimiento sobre la organizacin, sus aspectos ms elementales, su funcionamiento y el ambiente y variables que lo integran, como entrevistas que representan el mtodo ms directo y rpido para obtener informacin; este proceso se lleva a cabo con los siguientes pasos: Preparar las entrevistas. Calendarizar. Ejecutar o aplicar. Guardar o almacenar datos. Fase 2. Esquemas inciales Con base en la interpretacin de los datos obtenidos en los estudios preliminares, en esta fase exploramos diversas alternativas de solucin para el proyecto. Se trata de una etapa de bsqueda en la cual se intenta llegar a la solucin ms adecuada para cumplir con todos los requerimientos planteados. Se estudia la mejor manera de implantar el proyecto, los esquemas organizativos ms adecuados, las configuraciones espaciales ptimas, entre muchos otros aspectos. En los esquemas inciales se estudian tambin las alternativas ms viables para lograr un proyecto. Son analizadas para lograr el mximo aprovechamiento de los recursos. En esta fase el cliente generalmente es consultado para conocer su opinin sobre algunas de las alternativas, y sobre todo para retroalimentar las necesidades y aspiraciones previamente planteadas. Los productos suelen ser esquemticos. Fase 3. Anteproyecto

Una vez definido el esquema ptimo inicia la fase de anteproyecto. En esta fase se define con detalle los elementos que lo integran. Con base en los resultados obtenidos llevamos a cabo los cambios y ajustes pertinentes, siempre buscando el mejor desempeo posible. En realidad la fase de anteproyecto suele dividirse en varias etapas internas, marcadas por una serie de presentaciones revisiones con el cliente. Es decir, se desarrolla un anteproyecto inicial, se presenta al cliente y se lleva a cabo un proceso de retroalimentacin que permite definir los ajustes necesarios al proyecto. Una vez realizados los ajustes al proyecto se hace una nueva presentacin, y as sucesivamente hasta llegar al anteproyecto definitivo. Fase 4. Proyecto Solo cuando se cuenta con un anteproyecto definitivo, es decir, que cumpla con los requerimientos planteados inicialmente y los que hayan surgido en el proceso, se inicia la fase de proyecto. Esta consiste fundamentalmente en el desarrollo de los documentos grficos y escritos que contienen toda la informacin necesaria para la construccin del proyecto, incluyendo el dimensionamiento preciso, especificaciones de materiales y detalles, entre otros aspectos. Alcances Se acostumbra modelar los alcances basados en la premisa de delimitar los objetivos o en otras palabras asegurar el contexto de los mismos. El alcance debe permitir en principio dos cosas: Primero, tener una visin clara y amplia del proyecto en donde en forma indiferente se pueda ver la globalizacin del mismo. Algunos de los factores a considerar en los alcances son: Marco organizacional (Cobertura, procesos, recursos) Marco tecnolgico (capacidades, herramientas, versiones, migraciones) Ciclo de vida (fases, entregables, capacitacin) Recursos humanos (compromisos, perfiles) Recursos fsicos (equipos, licencias, oficinas) Objetivos El primer factor a desarrollar en un proyecto son los objetivos a los que apunta el proceso. Si se cumplen los objetivos se puede afirmar que el proyecto ha terminado. Los objetivos deben estar enmarcados dentro de indicadores que por si solos determinen la priorizacin del proyecto. Los objetivos se clasifican en objetivos generales y objetivos especficos (particulares). El primero representa el fin ltimo u objeto del proyecto. Los objetivos especficos son el camino que conduce al objetivo general. Todo objetivo debe tener las siguientes propiedades: Cuantificable, en el sentido de que tiene asociado una mtrica que es la variable que permite el seguimiento, verificacin y control de su logro. Lograble en cuanto a los recursos que se requieren y dentro de los lmites del tiempo; debe por ltimo asegurarse su logro teniendo presentes unos lmites normales de esfuerzo. En la definicin de objetivos se debe tener presente que el objetivo general debe representar necesidades o expectativas desde el punto de vista organizacional. En este orden de ideas la tecnologa involucrada en un proyecto es una herramienta facilitadora de los objetivos estratgicos organizacionales.

DELIMITACIN DEL PROBLEMA (O DE NECESIDADES). La delimitacin del problema se refiere identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeo de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo. En la delimitacin del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del rea del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado. El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos. Objetivo de la Justificacin Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos (recursos, personal e ideas) que son necesitados por el proyecto para su operacin optima. Objetivo del Proyecto Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para desarrollar el proyecto, constan de diversas etapas que tienen que ser completadas. Dentro de un proyecto puede haber uno o ms objetivos, los cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto. Definicin de etapas de Desarrollo La definicin de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificacin y organizacin de todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la bsqueda de una meta (Fin a que se dirigen las acciones del proyecto) u objetivo, estas etapas deben ser definidas en funcin de sus caractersticas e importancia que presenten. Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus caractersticas, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. Esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada ms importante dentro de un modo eficaz (llegar al objetivo). Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cada actividad que permitir eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mnimo ser asignado considerando los niveles ms bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final. Plan de trabajo El propsito es definir en forma detallada y precisa los objetivos y acciones necesarias para desarrollar el proyecto. El plan de trabajo especifica el como se van a desarrollar dichas acciones. Debe describir la forma como puede medirse la calidad del trabajo, establecer los recursos, el tiempo y el presupuesto requerido para la ejecucin del mismo. Orientar todas las acciones y recursos al logro de resultados. La informacin debe expresarse en forma cuantitativa y debe relacionarse en forma coherente con los resultados. Como elaborar un plan de trabajo La elaboracin de un plan de trabajo se puede iniciar dando respuesta a las siguientes preguntas:

Que se va hacer? Por que? Para que? Quines son los beneficiarios? Quines son los responsables de la ejecucin? En que tiempo se va a realizar? Que recursos son necesarios? Cunto cuesta realizarlo? Visin Planteamiento de la Idea principal del proyecto. Se define el objetivo de la solucin a desarrollar a corto y largo plazo. Evaluando la solucin que se adapte mejor a los requerimientos del cliente. Elaboracin de una Ficha del Proyecto en el cual quedan definidos los objetivos, alcances de la solucin, descripcin de la solucin y otros tpicos relacionados. Planeacin y Control de Procesos Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos mtodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son: Desglosar actividades generales. Analizar y profundizar cada actividad en sub-actividades (ms importantes). Conocer el detalle de cada sub-actividad. Aplicar elementos de control para cada actividad y sub-actividad. Identificar formas de evaluarlas. Consolidar y fortalecer cada actividad (justificar).

Plan de Implementacin. Esta etapa recopila todos los aspectos anteriores para generar un plan de implementacin que involucre a todos los aspectos que tengan relacin con la empresa y el proyecto, tambin que permita definir una organizacin y calendarizacin de los esfuerzos y recursos necesarios, as como de los costos y beneficios resultantes. Los aspectos que considera son los siguientes: Secuencia de las aplicaciones. Estimacin de esfuerzos, recursos y calendario. Estimacin de costos y beneficios. Determinar factores de xito. Hacer recomendaciones. Manual Tcnico y del Usuario La documentacin de proyectos es importante para identificar ms fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer ms fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas: Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: Gerencial. Tcnico. Usuario. Contemplar todos los aspectos del proyecto. Contar con objetivos fcil de detectar. Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto. Identificar ventajas y desventajas (resaltar ventajas). Contar con adecuada estructura. Los documentos que componen una adecuada documentacin de un proyecto deben ser los siguientes: Carpeta general o profesional. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. Carpeta tcnica. Plan econmico (factibilidad). Carpeta Profesional. Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto, adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita. El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto. Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son: Definicin del problema a resolver (delimitar). Definicin clara de objetivo y metas. reas que involucra. Conocimiento de la organizacin. Planteamiento claro (pasos). Investigacin. Propuestas claras. Plan de trabajo. Recursos. Calendarizacin. Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas directamente con la implementacin del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto. Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo. Este documento va dirigido hacia las personas de ms alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que depende la decisin de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en trminos ejecutivos. Su extensin no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos ms importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos grficos y resmenes que ayuden a identificar ms fcilmente las ideas propuestas.

Carpeta Tcnica. Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo adicional. Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en cada una las caractersticas de cada recurso. Carpeta Econmica (Plan o Propuesta). Este documento contiene informacin relacionada con el aspecto econmico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantacin del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar ms fcilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto. Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan econmico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan econmico para implementar el proyecto (la ms importante). Generalmente en esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitir a la empresa a evaluar la posibilidad de poner en marcha la realizacin del proyecto.