Access:

Con este documento aprenders fcilmente a utilizar Access. Les avisamos de que es un curso inicial, esperemos lo disfruten.
Comenzaremos diciendo que una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin, y que Access es un gestor de base de datos almacenados en ellas. Las partes que explicaremos son: tablas, consultas y los formularios.

1: Las Tablas:
Las tablas se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente. Una tabla consta de:

Filas: son los registros. Columnas: son los campos.

Registros:
Son las fichas que introducimos en la tabla, es decir, el conjunto de caractersticas que definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. Un registro es cada una de las filas de la tabla, por ejemplo corazn parto

Campo:
Un campo es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de las columnas de la tabla, por ejemplo autor/a.

Creacin de tablas:
Para crear una tabla tenemos que pulsar en el botn crear y seleccionar la opcin tabla. Nos aparecer una nueva pestaa llamada tabla 1.

Para editar el nombre de cada uno de los campos de la tabla tenemos que seleccionar vista de diseo y lo primero que nos saldr ser el nombre con el que deseamos guardar la tabla. Uno de los campos que pongamos tiene que ser clave principal, lo que significa que ha de ser un campo nico para cada dato, por ejemplo un nmero que no se vaya a repetir, que es el patrn que sale por defecto. Esto aparece marcado con una llave: En cada uno de los campos especificamos el nombre del campo que deseamos que aparezca reflejado; a continuacin, el tipo de datos que se va a almacenar, y por ltimo una breve descripcin del campo.

Creacin de tablas con el asistente:

Para crear una tabla con el debemos elegir la opcin crear, plantillas de tabla y de esa lista que ms se adecue a aquello que realizar. asistente tablas, elegir la vamos a

En este caso vamos a elegir la opcin activos, donde nos saldr la siguiente lista de datos prediseados: Id, elemento, descripcin, categora, condicin, fecha de adquisicin, valor actual, ubicacin, fabricante, modelo, comentario

2: Consultas:
Una consulta permite seleccionar en una tabla, o en ms de una varios campos. Para esto hay que poner condiciones para nicamente seleccionar los registros que contienen esas condiciones y crear una bsqueda rpida de ciertos datos. Las bases de datos estn creadas para realizar consultas, como por ejemplo cuando en una biblioteca buscamos un libro, eso es realizar una consulta en una base de datos.

Creacin de consultas:
Para crear una nueva consulta seleccionamos crear, otros, diseo de consulta:

Nos saldr un cartel en el cual nos dar a elegir la tabla que queremos seleccionar para hacer la consulta. Podemos seleccionar una o varias tabls y el resultado ser algo asi:

Para elegir los criterios de la consulta, debemos seleccionarlos en la parte superior en la que aparecen los campos de de las tablas que hemos seleccionado anteriormente. Pinchamos en los que nos sean de inters y aparecern abajo, entonces es ah donde ponemos el criterio de seleccin, por ejemplo si es

una tabla de datos de msica podemos elegir que la cancin dure ms de tres minutos, o si es de comunidades autnomas que empiecen por una determinada letra o que tengan un determinado nmero de poblacin.

3: Los Formularios:
Los formularios se utilizan para mostrar los datos de un atabla de forma prctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos , normalmente utilizbamos tablas parecidas a una hoja de clculo, cuya presentacin era demasiado sencilla. Adems en una tabla podemos perdernos con facilidad si tenemos muchos datos , sin embargo con un formulario podemos organizarnos mucho mejor. El panel de control para los formularios se encuentra en la parte inferior de Access.

Creacin automtica de formularios :

Para crear un formulario con los datos que poseemos de una tabla solo debemos seleccionar estos datos y pulsar en Crear/Formularios/Formulario

Creacin de formularios con el asistente:

Con el asistente es muy sencillo crear un formulario ya que todo es automtico , aunque debido a esto todo viene predeterminado , y si quieres cambiar el diseo debers hacerlo manualmente. Para crear un formulario con el asistente hay que pulsar Crear/Formularios/Mas formularios/Asistente para formularios. Y debers especificar qu datos quieres aadir al formulario.

Bsicos de Access:
1.Vistas: Vista Hoja de Datos y Vista de Diseo
Vista Hoja de Datos:

VistaDiseo:

2.Exportaciones:
Cuando tenemos un documento de Access podemos pasarlo a otros formatos como el de Word y el de Excel. Par exportar debemos pinchar en Datos externos/Exportar y elegimos el formato al que queremos exportar.

Word Excel Otros Formatos