Está en la página 1de 12

Instructivo para la Hoja Universal

Instructivo para la Hoja Universal


Objetivo del Documento Provocar y Medir la Interaccin de un Jefe con sus dos siguientes niveles con base al estado e informacin presentada en los documentos institucionales. Datos Generales del Colaborador (Nombre de Quien Captura, Total de Personas en 1er Nivel de quien captura, Total de Personas en 2 Nivel de quien captura) Misin del Puesto Componentes del Formato Tiempo que el 1er Nivel dedica a Cada persona del 2 Nivel en la Quincena Listado de Colaboradores Tiempo en Horas [Plan Proyectado (Quincenal), Plan Ideal (Quincenal) Segn Jefe Inmediato, Plan Ideal (Quincenal) Segn Colaborado, Plan Real (Mensual)] Check List de Formatos Institucionales Para determinar la cantidad de interacciones que tendrs con el personal de las reas que te Reportan y los que en diferentes etapas de tu "Misin", te ayudarn a cumplirla. Compara las diferencias en los tiempos Reportados (Real vs Planeado), (Ideal vs Planeado). Ya que las diferencias entre estos tiempos te llevarn a determinar con qu rea debes aumentar tus nmeros de interacciones. Por ejemplo: Si el tiempo Real fue mayor al tiempo planeado significo que esa rea o ese colaborador en particular tuvo un problema en su operacin. Claro, resulta obvio, pero solo lo es cuando haces un anlisis de tu Hoja Universal. Beneficio La carencia de alguno de los documentos institucionales por parte de alguno de tus colaboradores, seguramente obstaculizar, el cumplimiento de las metas y "misiones" de los puestos. Referencia Coteja el Tiempo real que le dedicaste a cada colaborador y compralo con los resultados de ese puesto. Incluso, cuando un colaborador propone ms tiempo puede representar una alerta. Es el Formato inicial para que puedas asegurarte el contacto necesario para retroalimentar a tu equipo y conducir los pasos de la mejora continua Quin lo Debe Llenar? Periodicidad Nivel 0, 1, 2 y 3 (Solo quien tenga personal a su cargo) Quincenal

Instructivo para la Hoja Universal

Gua de Llenado

Informacin de la Plantilla del Colaborador que Reporta

Quienes Capturan Hoja Universal

D irecto r

G eren cia

Colaboradores que Capturan Hoja Universal


Jefatura C lave

4 N ivel

4 N ivel

Registro de Colaboradores del Primer y Segundo Nivel

Instructivo para la Hoja Universal

Debes Registrar los datos de los colaboradores que te reportan. En el siguiente ejemplo se trata del registro de un Director de rea.

Francisco Rincn

Colaborador que Captura

Omar Licona

Jorge Blanco

Dora de la Luz Daz

Viviana Maldonado

Luis Prez

Concepcin Ortiz

En el Caso de la Hoja Universal del Colaborador que Reporta al Director del rea el Registro Sera de la Siguiente Forma

Francisco Rincn

Omar Licona

Colaborador que Captura

Jorge Blanco

Dora de la Luz Daz

Viviana Maldonado

Luis Prez

Guadalupe Martnez

Iliana Rodriguez

Mara Anabel Simbron

Andrs Cardenas

Instructivo para la Hoja Universal


En el Caso de los Colaboradores en Nivel de Jefatura Clave Tambin debern llenar su Hoja Universal. Incluyendo a los Tres Niveles Inmediatos Inferiores
Francisco Rincn

Omar Licona

Jorge Blanco

Colaborador que Captura

Esta Colaborador ya no Captura Hoja Universal

Viviana Maldonado

Guadalupe Martnez

Jos Antonio Rivas

Xochilt Estrada

Nalley Aguilar

Isabel Suarez

Nota: Hasta este Nivel se Detiene el Registro de la Hoja Universal Tiempo que el 1er Nivel dedica a Cada persona del 2 Nivel en la Quincena (hrs)
Debes Registrar el Tiempo que tu Colaborador del Siguiente Nivel Inmediato Dedica a su Personal. Por ejemplo, al revisar la Siguiente Jerarqua del rea de Administracin de Catlogos 1. Gerardo Yarahun 2. Claudio Flores 3. Paola Flores y Jaime Villa

Instructivo para la Hoja Universal


Siendo Gerardo Yarahun quien reporta la Hoja Universal deber reportar, en esa columna, el Tiempo que Claudio Flores dedica tanto a Paola Flores como a Jaime Villa. Nota: Gerardo Yarahun podr obtener esta informacin de su propia interaccin con Claudio Flores o Revisando la Hoja de Claudio Flores para conocer esta informacin

Gerardo Yarahun

Claudio Flores

Jaime Villa

Paola Flores

Instructivo para la Hoja Universal


Ejemplo 2: Cuando el Colaborador tiene mas de dos reas

Francisco Rincn

Colaborador que Captura

Omar Licona

Jorge Blanco

Dora de la Luz Daz

Viviana Maldonado

Luis Prez

Guadalupe Martnez

Iliana Rodriguez

Mara Anabel Simbron

Andrs Cardenas

NOTA: Debes dividir tu Hoja Universal en las reas que te Reportan.

Plan Proyectado (Quincenal)


El Colaborador con Personal a Cargo deber reportar en Horas y Minutos el tiempo que planea dedicar durante la prxima quincena sus colaboradores. Este tiempo Planeado debe estar en Funcin de la Poltica establecida. Del 100% de nuestro tiempo: 10% del tiempo hay que dedicarlo al 1er nivel. 60% al 2do nivel para palpar y trabajar mano a mano con la gente dentro de su rea de trabajo. 10% al 2do y 3er nivel en conjunto para conciliar informacin. 20% para planeacin y elaboracin de documentos institucionales, comits, visitas de campo, entrevistas En caso de que se modifiquen algunos lineamientos en el tiempo se deber notificar a Direccin General.

Instructivo para la Hoja Universal


Ejemplo 1- Distribucin del Tiempo Planeado

C olaborador que Llena la H oja U niversal

D irector T iem po D isponible del D irector a la Quincena 90 hrs

Tiem po D isponible del D irecto r a la Q u incena 90 H oras

10% de T iem po del D irector a la Quincena oras =9H Gerente 1 Gerente 2 El D irector le podr D edicar 4 Horas y Minutos a 30 C ada Gerente

60% de T iem po del D irector a la Quincena = 54 H oras Jefatura C lave Jefatura C lave Jefatura C lave Jefatura C lave El D irector le podr D edicar oras y Minutos 13 H 30 a C ada Jefatura C lave 90 x 0.60 = 54 hrs 54 hrs 4 = 13:30

Siguiente N ivel

Siguiente N ivel

Siguiente N ivel

Siguiente Nivel

10% de T iem po del D irector a la Quincena = 9 H oras El Director le podr D edicaroras en Conjunto al Segundo y el T ercer NEste C aso o el D irector tiene dos reas Principales se podr dedicar a las4Quincena m inutos 9H en ivel , com horas y30 90 x 0.10 = 9 hrs 9 hrs 2 jefaturas clave 4:30 =

Instructivo para la Hoja Universal


Ejemplo 2- Distribucin del Tiempo Planeado

Director

Colaborador que Llena la Hoja Universal


Gerente (Nivel 0)

Tiempo Disponible del Gerente a la Quincena 90 Horas

Jefatura Clave (Nivel 1)

Jefatura Clave (Nivel 1)

Jefatura Clave (Nivel 1)

10% de Tiempo del Gerente a la Quincena = 9 Horas El Gerente le podr Dedicar 3 Horas Cada Jefatura Clave

60% de Tiempo del Gerente a la Quincena = 54 Horas Siguiente Nivel (Nivel 2) Siguiente Nivel (Nivel 2) Siguiente Nivel (Nivel 2) Siguiente Nivel (Nivel 2) El Gerente le podr Dedicar 13 Horas y 30 Minutos a Cada Cuarto Nivel 90 x 0.60 = 54 hrs 54 hrs 4 = 13:30

Siguiente Nivel (Nivel 3)

Siguiente Nivel (Nivel 3)

Siguiente Nivel (Nivel 3)

Siguiente Nivel (Nivel 3)

10% de Tiempo del Gerente a la Quincena = 9 Horas El Director le podr Dedicar 9 Horas en Conjunto al Segundo y el Tercer Nivel en Este Caso, como el Director tiene dos reas Principales se podr dedicar a las Quincena 4 horas y 30 minutos 90 x 0.10 = 9 hrs 9 hrs 3 jefaturas clave = 3:00

Nota: El 10% de Interaccin en conjunto con el Segundo y Tercer Nivel se podr realizar a travs de Juntas Rpidas, Recorridos por el Pasillo, Anuncios en el Lugar de Trabajo. Recomendaciones sobre la Asignacin del Tiempo Planeado 1. Evita planear tiempos marginales de interaccin, una interaccin de cinco minutos a la quincena puede no contribuir en nada a tu operacin. 2. En estos casos debers ajustar tu tiempo de interaccin asegurndote que durante el mes tengas una interaccin con todo el personal dentro de tu alcance. 3. Adems recuerda que la interaccin con el Tercer nivel se realiza en conjunto con el Segundo Nivel. Observa el Siguiente Ejemplo:

Instructivo para la Hoja Universal

De tal forma que tu Hoja Universal puede Quedar de la siguiente Forma

Nota: Aunque no Existe interaccin planeada para esa quincena se debe registrar al colaborador ya que pudiera surgir algn evento que te lleve a modificar el plan, esta modificacin debers registrar en la columna Plan Real Quincenal Nota: Considera tambin que seguramente existan reas que requieran de mayor atencin bajo determinadas circunstancias, por lo que tal vez requieras hacer ajustes en el tiempo que le asignes a cada rea.

Plan Ideal (Quincenal) Segn Colaborador que Captura


Debers registrar el Tiempo que tu consideras que deberas dedicarle a cada colaborador en la Quincena que ests reportando. No es necesario que este tiempo sea equitativo entre las personas que te reportan.

Plan Ideal (Quincenal) Segn Colaborador


Cuanto tengas la interaccin con tus colaboradores debers registrar el tiempo que ellos consideran les debes de dedicar como jefe durante la Quincena que ests reportando.

Instructivo para la Hoja Universal

Plan Real (Quincenal)


Por ultimo, en el Plan Real debers reportar el tiempo que realmente le dedicaste a tus colaboradores en la quincena anterior.

Fecha de Entrega de la Hoja Universal 15 de Agosto de 2009

Tiempo Planeado con Cada Colaborador del 15 al 31 de Agosto

Tiempo Ideal que el Jefe considera que Debe Dedicarle a sus Colaboradores del 15 al 31 de Agosto

Tiempo Real que el Jefe le Dedic a cada colaborador del 1 de Agosto al 15 de Agosto Tiempo Ideal que segn el colaborador considera que su Jefe Tendra que dedicarle del 15 al 31 de Agosto

Para qu nos Sirve el Registro de los tiempos?


Revisa y Compara los Tiempos Registrados ya que se pueden presentar distintos Escenarios

Instructivo para la Hoja Universal


Check List de Documentos Institucionales a Revisar durante la Interaccin
Mecnica del Check List 1. Revisar los documentos institucionales durante la interaccin con el colaborador. 2. En caso de que el documento no aplique para determinado colaborador en el Check List se colocar NA no aplica. 3. Cuando el Colaborador cuente con el documento se deber poner la casilla en color verde. 4. Debes revisar los documentos respetando la periodicidad de entrega y siempre revisando el documento mas reciente.

Considera que, parte de tu interaccin consiste en corregir las desviaciones en la generacin y entrega de estos documentos.

Tiempo dedicado a Comits, Visitas de Campo, Entrevistas u Otras Actividades


1. En este espacio debers reportar el tiempo que le dedicas a tu participacin a otras actividades relacionadas con tus funciones. Tales como, tu participacin en comits de trabajo, entrevistas, visitas a las Tiendas. 2. El Porcentaje del tiempo que asignes a estas actividades corresponde al 20% restante despus de la interaccin con tus siguientes niveles.

Firma de tus Colaboradores con Quien Tuviste Interaccin


En las ltimas Columnas de la Hoja Universal debern estar firmadas por los colaboradores con quienes se tuvo la interaccin de tal modo que: La Firma en la Primer Columna avala que el colaborador est de acuerdo con el tiempo planeado La Firma en la Segunda columna avala que el colaborador est de acuerdo con el tiempo que se le dedico la Quincena Pasada (Tiempo Real) En la ltima columna los colaboradores podrn anotar cualquier diferencia que exista en los tiempos reportados por el Jefe.

Instructivo para la Hoja Universal


Precaucin: Se les recuerda que los tiempos reportados y autentificados por la firma del colaborador sern auditados, por lo que en caso de comprobar que el tiempo estipulado no es real y o que incluso hubo algn tipo de presin para obtener la firma de los colaboradores el jefe que incurra en esta prctica ser acreedor a una sancin por parte de Direccin General.

REGLAS IMPORTANTES: 1) Asegrate de que tu Hoja Universal no contenga nmeros decimales en las casillas donde se estima el tiempo. Es ms fcil leer la informacin ya sea en horas o minutos completos. 2) En la Hoja Universal de ser necesario baja hasta el cuarto nivel. 3) El 10% del tiempo hay que dedicarlo al 1er nivel, 60% del tiempo para palpar y trabajar mano a mano con la gente dentro de su rea de trabajo, 10% al segundo y tercer nivel en conjunto para conciliar informacin y 20% para planeacin y elaboracin de documentos institucionales. 4) Asegrate de que durante el mes hayas recorrido a todos los colaboradores de primero, segundo y tercer nivel; y en caso conveniente puedes bajar hasta el cuarto nivel. 5) No asignes tiempos mnimos. (por ejemplo: 4 minutos). Mejor en la siguiente semana dedica ms tiempo a ese colaborador. 6) Durante tus interacciones debes cerciorarte de que al colaborador que ests viendo tenga en orden los documentos institucionales. 7) Considera tambin que seguramente existan reas que requieran de mayor atencin bajo determinadas circunstancias, por lo que tal vez requieras hacer ajustes en el tiempo que le asignes a cada rea. 8) Los tiempos reportados y autentificados por la firma del colaborador sern auditados, por lo que en caso de comprobar que el tiempo estipulado no es real y o que incluso hubo algn tipo de presin para obtener la firma de los colaboradores el jefe que incurra en esta prctica ser acreedor a una sancin por parte de Direccin General.