Tutorial Para el Clculo Anual de Sueldos y Salarios en Neodata Nmina 2008

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Este documento es una gua paso a paso para hacer el clculo anual de sueldos y salarios, a fin de obtener la informacin que le permita presentar la declaracin anual de sueldos y salarios. Actualizado para presentar la informativa de salarios del ao 2011.

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Se deben tener los siguientes requisitos previos para la generacin correcta del clculo Anual de Sueldos y Salarios: Todas las nminas correspondientes al ao que se va a declarar deben estar capturadas en el sistema, incluyendo finiquitos, aguinaldos y nminas especiales En el catlogo de empleados deben estar capturados correctamente los datos personales de los empleados (nombres y apellidos, CURP, y RFC) Tener instalada la ltima versin del sistema de Neodata Nmina 2008; al momento de generar este documento la versin de fecha 24 de Agosto de 2010 1. Verifique que en el catlogo de conceptos estn marcados los conceptos que inciden en el clculo anual de sueldos y salarios, no olvide vincular los conceptos que sern exentos tal como lo muestra la siguiente imagen.

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2. Se debe tener capturada la tabla correspondiente para el ISR Anual 2010, en caso de no existir deber crearse, active la ventana desde el men Catlogos/Tablas Globales.

Y en la ventana que se abre ubique las tablas que corresponden al ejercicio, deber tener las tres tablas como se muestra en la siguiente imagen, la que utilizar para ste clculo ser la tabla ISRA2010 [ISR Anual].

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Verifique en el men Herramientas/Opciones/Tablas ISR que s est vinculada la tabla en el campo correspondiente al ISR anual, si an no la tiene, debe ligarla y despus haga clic en Aceptar.

3. Enseguida se debe realizar una Auditora de Nminas en el men Herramientas se encuentra esta opcin.

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Este proceso muestra la siguiente ventana, en ella capture el ao del ejercicio a declarar y despus de clic en el botn AUDITAR, y el sistema le indicar si hay alguna nmina abierta, montos inconsistentes por empleado entre otros.

Nota: Los montos inconsistentes se refieren a las nminas se han manipulado manualmente para modificar los ingresos o los egresos de los empleados sin tener en cuenta que los clculos sean correctos. En cuanto a las nminas abiertas el sistema no las tomar en cuenta para el clculo del acumulado de ingresos por lo que es importante verificar que esas nminas estn cerradas o bien asegurarse que no afecta el clculo anual si se encuentran abiertas. Esta informacin es una advertencia del sistema para hacer una revisin antes del calcular el acumulado de ingresos y no impide de ninguna manera la generacin del clculo.

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4. Despus de esto se llenarn los datos requeridos en el catlogo Pagos del patrn el catlogo deber quedar lleno sin omisiones. Despliegue el men Catlogos y elija la opcin Pagos del Patrn.

Una vez que haya seleccionado sta opcin el sistema mostrar la siguiente ventana:

En ella se deben relacionar los conceptos de la declaracin anual con los conceptos de percepciones que correspondan haciendo clic sobre el botn que est en la siguiente columna a la derecha del concepto. Ejemplo: el concepto de sueldos, salarios, rayas y jornales deber vincularse con los conceptos 1, 7 y 15 y cualquier otro que se hubiera creado por este concepto de percepciones de sueldo como los destajos.

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Cuando se da clic en el botn junto al concepto se abre la ventana para vincular los conceptos, haga clic en el botn Aceptar para guardar los cambios o Cancelar para reiniciar el proceso. NOTA: En la versin ms reciente del sistema, de fecha 24 de agosto de 2010 ya aparecen los conceptos vinculados, sin embargo, es importante cuidar no omitir la vinculacin de ningn concepto ya que el clculo acumulado de ingresos podra resultar errneo.

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5. Cuando se han completado los pasos anteriores se tiene que generar el Clculo Acumulado de Ingresos es decir, el clculo total de percepciones exentas y gravadas de cada trabajador en el ejercicio. Ubique el men Procesos y elija la opcin Acumulado de Ingresos.

Esta opcin despliega una ventana que le mostrar el Ejercicio, RFC Empresa y Razn Social, una vez que los haya capturado haciendo clic en el botn Nuevo ejercicio de la barra de iconos de herramientas que aparecen en la parte superior de sta ventana.

Habilite con este botn el ejercicio que se calcular

Los iconos de la barra de herramientas de esta ventana tienen las siguientes funciones:

El primero sirve para capturar un nuevo ejercicio, es decir, para capturar por primera vez un ejercicio para el clculo Acumulado de Ingresos en el sistema y despus de darle clic aparece la ventana en la que tenemos que teclear el ejercicio a calcular.

El siguiente

guarda los parmetros despus de haber realizado el clculo.

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Este otro permite asignar otros patrones a los trabajadores que estn en la situacin de trabajar para ms de un patrn.

Esta herramienta

calcula el acumulado de ingresos.

Este botn

hace un clculo solamente por el empleado seleccionado.

Este icono nos permite guardar (cerrar) el proceso una vez que se ha hecho el clculo para evitar que se mueva.

El siguiente icono desde el primer paso.

elimina el clculo generado si se quiere hacer nuevamente

Y el ltimo icono genera un archivo con extensin .CSV compatible con Excel, si es que usted desea exportar los datos de ste clculo.

Cuando damos clic en el botn Nuevo Ejercicio para capturar el ejercicio a calcular.

nos aparece el siguiente cuadro

Hay que teclear manualmente el ejercicio y pulsar el botn OK para confirmar y entonces se cargan automticamente el RFC y la Razn Social de la Empresa en la ventana para el Clculo Acumulado de Ingresos y en la parte de abajo todos los empleados capturados en la base de datos que adems participan en por lo menos una nmina del periodo a calcular en el sistema.

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En esta ventana hay que proceder al clculo y el sistema mostrar una barra con el progreso del clculo.

Es muy importante no cerrar el sistema o forzarlo a hacer otro proceso mientras se ejecuta el clculo acumulado de ingresos, pues se podran generar errores de carcter tcnico que afecten el clculo; una vez terminado el proceso, en las columnas aparecen los montos arrojados como resultado del clculo; es importante que guarde y cierre el proceso utilizando los iconos de herramientas descritos anteriormente. Nota: Si lo desea puede eliminar la lista del clculo o bien volver a capturar el ejercicio iniciando todo el proceso para rehacer el clculo, en ese caso utilice nuevamente el botn Nuevo Ejercicio siguiente mensaje: para capturar nuevamente el ejercicio y el sistema le mostrara el

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Si usted hace clic en S, el sistema borrar todos los valores obtenidos del clculo previo y usted podr volver a calcular el Acumulado de Ingresos, esta opcin es til cuando se hace alguna modificacin que se omiti en el primer proceso; ejemplo: cerrar nminas ordinarias o de aguinaldos que se encuentren abiertas. 6. Enseguida abra el men Procesos y seleccione Clculo de Impuesto Anual.

Se abre una aplicacin aparte en una ventana independiente del sistema de Neodata Nmina 2008 y solo tiene un men: Archivo despliegue este men y utilice la opcin Nuevo para crear una base de datos nueva para continuar con el Clculo Anual. Es una base de datos con extensin .mdb [Microsoft Access] y no es la misma base que usa para el clculo de sus nminas, se sugiere que la guarde en un directorio distinto a su base de nminas.

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Una vez creada la base de datos el sistema enva el un mensaje confirmando que la base de datos se cre correctamente, despus de haber creado esa base de datos el sistema muestra ms elementos en el men de esta ventana, mismos que sirven para continuar trabajando con el proceso.

7. En esta misma ventana vaya al men Procesos y seleccione Importacin y el sistema abrir una ventana para la importacin de las tablas de ISR Anual.

En el primer campo indique la Ruta de su base de datos de Nmina, con la que usted calcula sus nminas y en la que existen las tablas de ISR explicadas en el punto No. 2 de este tutorial.

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Despus de establecer la ruta del archivo de nmina podr seleccionar la tabla de ISR y las columnas de la misma desplegando las flechas que aparecen a la derecha de los campos, adems deber marcar las casillas que aparecen ms abajo, todos los datos se llenarn sin excepcin alguna, pulse con el cursor en el botn Aceptar para guardar los cambios y salir de esta ventana el sistema enva un mensaje confirmando que la operacin se realiz correctamente.

8. Despus, en el men Ver seleccione Pagos del patrn y en la ventana que se abre relacione los conceptos de la nmina importados, con los rubros de pagos del patrn, como se muestra en la imagen.

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9. A continuacin abra el men Procesos y escoja Consolidar bases de datos. Este proceso consolida la informacin de varias bases de nmina para generar una sola declaracin anual. Indique la ruta de la carpeta donde estn las bases de nmina que desea consolidar, en el caso de que utilice ms de una base de datos para sus nminas, por el contrario si solo maneja una base de datos elija esta base para ejecutar este proceso.

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Despus capture el ejercicio a consolidar y en seguida pulse el botn Consolidar Bases de Nmina.

Nota: Es muy importante que en la carpeta seleccionada solo se encuentre la base o las bases de nmina que se van a consolidar, de lo contrario el sistema mostrar errores, si el proceso se sigue correctamente el sistema mostrar el mensaje que indica que la consolidacin fue correcta

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10. Contine con el men Procesos y elija Calcular pagos del patrn y en este paso capture el ejercicio y el despus de clic en el botn Calcular. El sistema calcular los pagos de las distintas prestaciones agrupadas.

El sistema podra presentar un mensaje como el siguiente, en ese caso se tiene que retomar el proceso desde el paso 8, verificando minuciosamente que estos conceptos queden bien vinculados en la ventana Pagos del patrn mientras los conceptos no se vinculen el clculo de los pagos del patrn no se realizar

Por el contrario cuando los conceptos se hayan vinculado correctamente se mostrar el siguiente mensaje:

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11. Despliegue nuevamente el men Procesos elija la opcin Ver Datos consolidados

En la ventana desplegada escriba el ao a calcular en el campo Ejercicio, en seguida haga clic en cualquier otro campo de la misma ventana o utilice la tecla TABULADOR y el sistema cargar automticamente en la parte de abajo a cada uno de los empleados resultado del clculo de Acumulado de Ingresos efectuado segn el punto No. 5 de esta gua, y en el caso de manejar dos o ms bases de datos de nmina aqu se mostrar la informacin consolidada de todos estos archivos de nmina.

En esta ventana ubique la columna realizar clculo y marque todos los empleados usando el botn Marcar/Desmarcar que se encuentra en el encabezado de la misma ventana, seleccione a todos los empleados haciendo clic con el cursor en la esquina superior izquierda de las columnas de este modo se seleccionan todos los empleados y despus se marcan.

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En caso de que no todos los empleados sean objetos del clculo marque los empleados a calcular utilizando el cursor del mouse o deslcese utilizando las teclas de direccin y marque con la barra espaciadora de su teclado Cuando haya marcado a los empleados a calcular ejecute el clculo presionando el botn Realizar Clculo Anual, que tambin est en el encabezado de la ventana, dependiendo de la cantidad de informacin y de las caractersticas de su equipo el sistema puede tardar unos minutos para hacer el clculo, al terminar el sistema muestra el siguiente mensaje:

Contine con el proceso, haga clic en el botn Exportar a Excel en el encabezado de la misma ventana y a continuacin en el recuadro que aparece indique una ruta o directorio y un nombre para generar y guardar el archivo de Excel que se crear con este proceso como se muestra en la imagen de abajo.

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El sistema debe confirmarle que su archivo fue creado correctamente con el siguiente mensaje:

Nota: Usted puede abrir el archivo de Excel creado y corroborar la informacin que el sistema ha generado, las columnas y su formato estn diseadas considerando los parmetros establecidos por el SAT, bajo su propia responsabilidad puede modificar la informacin generada pero no el formato del libro de Excel, tome en cuenta que de este documento se generarn los archivos finales para presentarse al SAT. 12. Finalmente vaya nuevamente al men Procesos y seleccione la opcin Generacin de archivo consolidado en Excel y SAT

En el cuadro que el sistema despliega genere un nuevo archivo de Excel para el consolidado de la informacin de clic en el primer botn Generar archivo consolidado y el sistema le mostrar una nueva ventana.

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Indique en primera instancia la ruta del archivo de Excel generado en el paso anterior (punto No. 11) pulsando el botn Carpeta Origen. Despus de un clic en el botn Archivo Destino y en un directorio diferente al anterior cree un nuevo archivo que se guardar con la informacin de libro anterior, incluyendo las modificaciones hechas por usted; haga clic en el botn Aceptar y el sistema confirma la creacin del archivo consolidado, con un mensaje.

Cierre la ventana y contine trabajando en el proceso en la ventana de la generacin del archivo consolidado, pulse ahora el botn Generar archivo para el SAT y el sistema le mostrar otra ventana.

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En ella de clic en el icono Archivo Origen y ubique la ruta del archivo de Excel consolidado creado en la ventana anterior, despus haga clic en Archivo Destino y ahora indique la ruta y el nombre para el archivo *.TXT (ASCII) [como se observa en la imagen anterior] que se generar a partir de la informacin del libro de Excel y este ser el archivo que se subir a la aplicacin que proporciona el SAT para subir la informacin perteneciente a la declaracin anual de sueldos y salarios de su empresa. De clic en el botn Aceptar y el sistema mostrar en la misma ventana una barra de progreso que indica que el sistema est generando el archivo *.TXT (ASCII) y al final el sistema mostrar el siguiente mensaje indicando que el archivo se cre satisfactoriamente

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