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HISTOGRAMAS

1.- INTRODUCCIN
Este documento sirve de gua para la construccin de Histogramas y permite profundizar, ms all de su propia significacin matemtica, en el anlisis del funcionamiento y la eficacia de procesos y procedimientos, a travs de su informacin sobre la frecuencia de aparicin de diferentes sucesos dentro de los mismos.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin e interpretacin de los Histogramas, resaltando las situaciones en que pueden, o deben, ser utilizados.

Es de aplicacin a todos aquellos estudios en que es necesario analizar la pauta de comportamiento de un determinado fenmeno en funcin de su frecuencia de aparicin.

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Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estn implicados en la mejora de la calidad. Adems, se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin.

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3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Recoger los datos. - Seguir las reglas que se sealan en el procedimiento para la construccin del Histograma y para su correcta interpretacin.

b) Direccin de Calidad:

- Asesorar, a quien as lo solicite, en las bases para la construccin y utilizacin de los Histogramas.

Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organizacin responsable de su difusin y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigacin..) 1

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS


4.1.- VARIABILIDAD
Definicin
Campo de variacin en los valores numricos de una magnitud.

Concepto

Generalmente en los procesos de produccin y de prestacin de servicios es imposible mantener todos los factores que influyen en el resultado final, constantemente en el mismo estado. Este hecho da lugar a que las caractersticas representativas del producto o servicio final presenten una determinada variacin:

- El tiempo de viaje para un determinado trayecto presenta diferencias de un da a otro debido a la variacin de las condiciones de circulacin, las condiciones climticas, el nmero de viajeros, etc.

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- Los ejes que produce una mquina tienen diferente dimetro dentro del mismo lote debido a pequeas variaciones en las condiciones de la materia prima, a holguras de los elementos mviles, al desgaste de la herramienta, etc. - El plato que prepara un cocinero tiene diferente gusto en diferentes ocasiones debido a variaciones en el peso de los condimentos utilizados, en el tiempo de coccin, etc.

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4.2.- HISTOGRAMAS
Definicin
Es un resumen grfico de los valores producidos por las variaciones de una determinada caracterstica, representando la frecuencia con que se presentan distintas categoras dentro de dicho conjunto. Ejemplo: Das pasados hasta contestar una reclamacin

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Caractersticas principales

A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Sntesis Permite resumir grandes cantidades de datos. Anlisis Permite el anlisis de los datos evidenciando esquemas de comportamiento y pautas de variacin que son difciles de captar en una tabla numrica. Capacidad de comunicacin Permite comunicar informacin de forma clara y sencilla sobre situaciones complejas.

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4.3.- ESTRATIFICACIN
Definicin
Separacin de un conjunto de datos en diferentes grupos o categoras, de forma que los datos pertenecientes a cada grupo comparten unas caractersticas comunes que definen la categora.

4.4.- RECORRIDO
Definicin

Medida de la dispersin, correspondiente a la diferencia entre el valor mximo y el valor mnimo de un conjunto de valores.

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5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

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5.2.- CONSTRUCCIN
Paso 1: Preparacin de los datos Como en todas las herramientas de anlisis de datos, el primer paso consiste en recoger estos de forma correcta o asegurarse de la adecuacin de los existentes. Los datos deben ser: - Objetivos: Basados en hechos, no en opiniones. - Exactos: Debemos asegurarnos que la variabilidad en el proceso de recogida de datos (variabilidad de la medida) no desvirta la variabilidad del proceso en estudio. - Completos: Se debe registrar toda la informacin relevante asociada a cada toma de datos (mquina, hora del da, empleado, etc) en previsin de los diferentes anlisis que pueden ser necesarios. - Representativos: Deben reflejar todos los diferentes hechos y circunstancias que se producen en la realidad. Paso 2: Determinar los valores extremos de los datos y el recorrido

Identificar en la tabla de datos originales el valor mximo, el valor mnimo y el recorrido (R = Vmax - Vmin).

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Ejemplo: Datos sobre la cantidad exacta de caf contenido en paquetes de 250 gramos. (120 unidades medidas)

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Recorrido total = mximo mnimo = 258 grs. = 15 grs.

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Paso 3: Definir las "clases" que contendr el Histograma Clases: Son los intervalos en que se divide la caracterstica sobre la que se han tomado los datos. El nmero de clases es igual al de barras del Histograma. a) Definir el nmero de clases que debe tener el Histograma segn la tabla siguiente: Numero recomendado de clases en un histograma

El mnimo para un histograma son 40 datos. Pueden darse menos si el histograma original ha sido estratificado.

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Dependiendo del nmero de clases en que agrupemos los datos perderemos ms o menos informacin tratando de identificar la pauta de comportamiento. La tabla anterior es un buen compromiso entre la mxima sencillez de anlisis y la mnima prdida de informacin. b) Obtener la amplitud del intervalo de cada clase. Todas las clases tendrn el mismo intervalo. No habr solapamiento entre distintas clases. La amplitud aproximada del intervalo se halla dividiendo el recorrido por el nmero de clases. Esta amplitud se redondea posteriormente a un nmero o cifra decimal conveniente para el manejo de las clases y la graduacin del eje horizontal del Histograma (1, 2, 5, 10, etc). En el ejemplo de los paquetes de caf hay 120 datos, necesitamos entonces aproximadamente 8 clases para el histograma. Amplitud aproximada de cada clase 15gr./8=1.875 grs. Amplitud elegida como conveniente en este caso: 2 grs.

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Paso 4: Construir las clases anotando los lmites de cada una de ellas Los lmites de la primera clase incluirn el valor mnimo de los datos. Para evitar que algunos datos coincidan con los lmites de los intervalos, definir stos de forma que tengan una cifra ms detrs de la coma. Si, por ejemplo, los datos tienen dos cifras detrs de la coma (3,55; 3,83; 3,64; 3,73; 3,78, etc), se definirn las clases hasta la tercera cifra detrs de la coma (3,545-3,555; 3,555-3,565, etc). Si se obtiene una clase ms o menos respecto del nmero recomendado, debido al redondeo posteriormente efectuado, no existe deterioro ni en la sencillez ni en la informacin.

Ejemplo: Como el valor menor en nuestros datos es 243 grs., empezaremos el primer intervalo en 242.5 grs. y construiremos ocho clases con 2 grs. de amplitud

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Paso 5: Calcular la frecuencia de clase Determinar el nmero de datos que estn incluidos en cada una de las clases (frecuencia de clase). El recuento se har de la siguiente forma: Empezar con el primer dato de la lista e identificar la clase en la cual est incluido. Sealar para dicha clase, un "palote". Repetir el mismo proceso para cada dato del conjunto. Para facilitar el recuento final se dibujan los "palotes" en grupos de cinco, cuatro verticales y el quinto cruzndolos. La suma de los "palotes" marcados para cada clase corresponde a la frecuencia de la misma. Comprobar que el nmero total de datos es igual a la suma de las frecuencias de cada clase. Ejemplo

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Paso 6: Dibujar y rotular los ejes El eje vertical representa las frecuencias, por tanto en l se rotularn nmeros naturales, dependiendo su valor y escala del nmero de datos que se han tomado. El eje horizontal representa la magnitud de la caracterstica medida por los datos. Este eje se divide en tantos segmentos iguales como clases se hayan definido. Rotular los lmites de los intervalos de clase.

Rotular el eje con la caracterstica representada y las unidades de medida empleadas. Ejemplo

Frecuencia

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Contenido de caf en grs.

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Paso 7: Dibujar el Histograma Dibujar las barras verticales correspondientes a cada clase. Su base est situada en el eje horizontal y su altura corresponder a la frecuencia de la clase representada.

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Paso 8: Rotular el Grfico Cuando proceda, poner el ttulo, las condiciones en que se han recogido los datos, los lmites de tolerancia nominales, etc. Estas notas ayudan a los dems a interpretar el grfico y sirven de recordatorio de la fuente de los datos. Ejemplo: medidos) Resultados de las mediciones del contenido de caf (120 paquetes Frecuencia

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Contenido de caf en grs.

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5.3.- INTERPRETACIN 5.3.1.- Identificacin e interpretacin de las pautas de variacin


Uno de los propsitos del anlisis o interpretacin de un Histograma es identificar y clasificar la pauta de variacin del conjunto de datos estudiado (valor medio, recorrido, forma) y elaborar una explicacin admisible y relevante para dicha pauta, que relacione la variacin con el proceso o fenmeno en estudio. El resultado de este anlisis es una teora sobre el funcionamiento del proceso o sobre la causa del problema que se est investigando.

Por ser una teora es necesario confirmarla o rechazarla, recogiendo otros datos que nos den informacin ms especfica sobre dicha teora.

La experiencia y habilidad del grupo de trabajo en la interpretacin son fundamentales en la utilizacin de esta herramienta, puesto que no existen reglas fijas que se puedan utilizar para explicar de forma precisa las pautas de variacin en cualquier situacin.

Los equipos de trabajo deben profundizar en el conocimiento del proceso en estudio para utilizar esta herramienta de forma eficaz.

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A continuacin se presentan pautas de variacin tpicas que pueden ayudar a clasificar Histogramas y consejos generales sobre posibles explicaciones a las mismas.

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Pautas tpicas de variacin: Distribucin en forma de campana Forma simtrica con un pico en la mitad del recorrido de los datos. Es la distribucin natural, habitual para, los datos de gran cantidad de procesos. Por esta circunstancia se llama Distribucin Normal. La desviacin respecto a esta forma puede indicar la existencia de problemas o influencias externas al proceso. Sin embargo la forma de campana no asegura, por s misma y sin analizar su valor medio y el recorrido de los datos, que el proceso funcione de forma satisfactoria. Distribucin con doble campana o con doble pico Un marcado valle en el centro de la distribucin con picos a ambos lados. Esta forma, generalmente, es la combinacin de dos distribuciones y sugiere la presencia de dos procesos distintos. Debern ensayarse varios esquemas de estratificacin para separar los distintos procesos. Distribucin en campana

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Distribucin con doble pico

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Distribucin plana Una gran parte plana, sin ningn pico y con dos ligeras colas a los lados. Esta forma puede ser el resultado de varias distribuciones en campana con sus centros distribuidos uniformemente a lo largo del recorrido de los datos. Se debern identificar los diferentes procesos que intervienen dentro del proceso bsico. Esta distribucin es un caso tpico de departamentos u organizaciones que no tienen el trabajo bien definido y cada cual lo hace "a su manera". Distribucin en peine Valores altos y bajos se alternan de forma regular. Esta pauta de variacin es tpica de errores de medicin, errores en la forma de agrupar los datos para la construccin del Histograma o sesgos sistemticos de redondeo. En este caso revisar inicialmente los procesos de recogida de datos y construccin del Histograma. Distribucin plana

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Distribucin en peine

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Distribucin con un pico aislado Como en el caso de la distribucin de dos picos, esta forma sugiere existencia de dos procesos distintos. El proceso con el pico pequeo ser una anormalidad o deficiencia que sucede a menudo o regularmente. Se deben analizar las condiciones en que se presenta el pico menor tratando estratificar los datos. Estos picos unidos a distribuciones sesgadas o truncadas indican falta eficacia en la eliminacin de elementos defectuosos.

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Distribucin con un pico en el extremo Un pico situado en un extremo de una distribucin regular. Esta forma se presenta cuando la cola de una distribucin regular se ha cortado y acumulado en una sola categora en el extremo del recorrido de los datos. Suele indicar un registro poco cuidadoso o sesgado de los datos.

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Ejemplo: Se ha encargado al empleado responsable de contestar a las reclamaciones de los clientes que registre, durante un mes, el tiempo que se emplea en dar respuesta a las mismas. Para este proceso el procedimiento estableca un tiempo mximo de cinco das. Para evitar reproches, el empleado registraba cinco das en todas aquellas ocasiones en que se superaba este lmite, por lo que el Histograma correspondiente al tiempo de respuesta mostraba una "distribucin con un pico en el extremo". Distribucin con pico aislado

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Distribucin con pico en extremo

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Distribucin sesgada o truncada Su forma es asimtrica, con un pico descentrado dentro del recorrido de los datos, las colas descienden: bruscamente en un lado y suavemente en el otro. Esta distribucin es tpica de procesos con lmites prcticos a un lado del valor nominal o a datos parciales de un proceso (distribuciones con parte de los datos suprimidos). Ejemplo 1: Al analizar el tiempo en que se tardan en cursar las rdenes de compra una vez recibidas, se observa que un gran porcentaje lo es en un da y el resto tardan dos, tres y hasta cuatro das debido a diferentes circunstancias.

Al representar el Histograma de los tiempos requeridos para cursar dichas rdenes tendremos una "distribucin truncada".

Ejemplo 2: Al analizar el dimetro de los ejes de un pedido y construir el Histograma correspondiente, obtenemos una "distribucin sesgada" cuyos extremos son similares a las tolerancias especficas para dicho dimetro. Al contactar con los proveedores, estos nos comentan que han realizado una revisin completa del pedido (inspeccin 100%) para eliminar los ejes con dimetro fuera de tolerancias. Distribucin sesgada

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Distribucin truncada

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5.3.2.- Comparacin con los lmites de aceptacin o tolerancias


Es importante representar los lmites de especificaciones u otros estndares, escritos o no, respecto de los resultados aceptables y considerarlos en la fase de anlisis e interpretacin de los Histogramas puesto que: a) Los lmites de especificaciones a menudo influyen en el proceso y sobre la pauta de variacin de los datos. El conocimiento detallado de estndares es esencial para la correcta interpretacin de las distribuciones sesgadas, truncadas y con picos extremos. b) Tambin se necesitan a menudo los lmites para interpretar otras formas de Histogramas y decidir sobre los siguientes pasos a dar por el grupo de trabajo. Incluso ante una distribucin perfecta de campana, el grupo de trabajo debe plantearse cuestiones tales como: Representa la distribucin una actuacin aceptable?

Aceptable, aunque las cosas cambien ligeramente. Hay margen de tolerancia

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Inaceptable, es necesario centrar el proceso hacia el valor nominal, y reducir la variabilidad

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5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretacin


a) Si los datos utilizados no son adecuados (sesgados, inexactos, anticuados, poco significativos, etc) las conclusiones no reflejarn la situacin real. b) Otra deficiencia en las conclusiones obtenidas del Histograma puede provenir de una muestra pequea y poco representativa. Como regla prctica se debern recoger al menos cuarenta observaciones para cada uno de los Histogramas que se desee realizar. En los casos en que esto no sea posible se debern utilizar otros tipos de herramientas o consultar con un experto en estadstica que disee un plan de muestreo y comprobacin de hiptesis adecuado. c) Aceptar las conclusiones del anlisis como hechos. La interpretacin de un Histograma es una simple teora y por tanto deber ser confirmada posteriormente mediante el anlisis adicional y la observacin de los hechos reales.

5.4.- UTILIZACIN

El Histograma es una herramienta muy til cuando un equipo se enfrenta con la tarea de analizar datos que presentan variaciones.

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Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas En un proceso de solucin de problemas hay dos puntos en los que la construccin y el anlisis de Histogramas pueden ser muy tiles: - Para la identificacin de las Causas Raz. Se empieza generalmente el anlisis con un Histograma de todos los datos del problema. El anlisis de la pauta de variacin de estos datos y generalmente ulteriores estratificaciones conducen, paso a paso, a la identificacin de las Causas Raz. - Para el seguimiento de los avances en las acciones de mejora de la calidad. Se construyen con este fin Diagramas Antes-y-Despus, teniendo cuidado de mantener la consistencia de la escala horizontal (= igual tamao para intervalos iguales en los dos grficos) y representando conjuntamente los dos Histogramas.

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6.- ANEXOS
Ejemplo 1 Largas colas en las taquillas de una estacin

Situacin En una estacin se constituy un equipo para examinar las quejas de los clientes sobre la lentitud en la venta y las largas colas en las horas punta. Histograma y su anlisis El equipo midi los tiempos de las transacciones de cuatro empleados durante una hora punta tpica y construy con los datos obtenidos el siguiente Histograma: Resultados de la recogida de datos:

Tiempo de realizar una transaccin en horas punta (83 transacciones 4 empleados)

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Histograma Tiempo para realizar una transaccin en horas punta (83 transacciones 4 empleados) Frecuencia

Tiempo para la transaccin (en minutos)

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El Histograma muestra claramente una distribucin con dos picos. En consecuencia el equip formul la teora de que haba dos procesos en marcha. La primera teora expuesta fue que los dos empleados nuevos eran simplemente ms lentos que los ms experimentados pero los Histogramas estratificados por empleados mostraron la misma distribucin con dos picos, fuera cual fuera la experiencia. En otras palabras, la estratificacin por nivel de experiencia no sirvi para separar los datos en dos distribuciones en campaas distintas.

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Estratificacin por empleado Tiempo para realizar una transaccin en horas punta (83 transacciones )

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A continuacin, el equipo decidi examinar ms profundamente los tipos de transacciones que tenan lugar. Esbozando diferentes Histogramas, finalmente fueron capaces de separar la distribucin con dos picos, los tiempos de transaccin cortos se asociaban a billetes para trayectos que no exigan combinaciones (operaciones de tipo A), mientras que los tiempos ms largos estaban asociados a operaciones ms complejas de bsqueda de combinaciones, informacin del cliente y emisin del billete (operaciones de tipo B). El equipo haba utilizado unos cuantos Histogramas para analizar los datos de forma ms eficaz y para centrarse en las verdaderas causas de los retrasos en el servicio a los clientes.

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Estratificacin por tipo de operacin Tiempo para realizar una transaccin en horas punta (83 transacciones 4 empleados) Operaciones de tipo A Operaciones de tipo B

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Ejemplo 2

Desarrollo de sistemas informticos

Situacin Una empresa de sistemas informticos estaba siendo sobrepasada por sus competidores que eran capaces de desarrollar un sistema y entregarlo al cliente en un promedio de 60 das, mientras que el promedio de la empresa era de 90 das. El desarrollo de un sistema se realizaba en varios pasos y para cada uno de ellos existan estndares para los tiempos nominales y mximos.

Pero el sistema no funcionaba: aunque no se haba dado ningn caso en que un equipo rebasara los estndares globales para su paso, el tiempo global medio era todava 30 das mayor que la meta de 60 das que los estndares se proponan.

Histogramas y su Anlisis Un equipo de mejora de la calidad recopil los datos referentes a todos los sistemas desarrollados para clientes el ao anterior y empez construyendo Histogramas de los tiempos empleados en cada paso. La figura siguiente muestra la distribucin de los tiempos para cuatro de los pasos del proceso (A, B, C y D).

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Distribucin de los tiempos

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Los histogramas incluyen todos los sistemas desarrollados en el ao


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La interpretacin y conclusiones del equipo se resumen a continuacin: PASO (A) Un grupo bien conducido brusquedades hacia su terminacin. en que el trabajo progres sin

PASO (B) Un directivo o grupo moroso. Un anlisis ulterior revel que aunque el trabajo se terminaba alrededor del tiempo fijado, (tiempo nominal), el equipo no lo entregaba hasta el ltimo momento posible, por temor a tomar una decisin equivocada. PASO (C) La forma plana de esta distribucin indica que el grupo tiene en curso una gran variedad de procesos. Un anlisis ulterior revel que la cantidad de trabajo que este grupo deba invertir variaba mucho de una persona a otra y de cliente a cliente. No haba procesos estndar en el grupo ni una formacin organizada para el nuevo personal. Cada uno trabajaba en el desarrollo del sistema a su manera. Se form un equipo de mejora de la calidad para el examen de los procesos de trabajo de este paso, con el fin de reducir su variabilidad.

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El segundo pico, justo dentro del lmite mximo, tiene una explicacin interesante: la distribucin en realidad rebasaba en un cierto nmero de das el lmite mximo. Pero cuando esto ocurra el supervisor del grupo registraba una fecha de terminacin justo en el lmite mximo, para no tener que dar explicaciones por el retraso. PASO (D) En este paso existan dos procesos distintos, segn el tipo de sistema. El grupo centr las acciones de mejora en aquellas circunstancias que llevaban a tiempos globales mayores.

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7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA


La herramienta es muy til para: - Determinacin de causas - Evaluacin de la solucin implantada La herramienta es til para: - Anlisis de sntomas - Formulacin de teoras sobre las causas - Evaluacin de posibles soluciones - Diseo de soluciones y controles

8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS


La herramienta est fuertemente relacionada con:

- Hojas de Comprobacin y Recogida de Datos - Estudios de Capacidad Potencial de Calidad

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La herramienta est dbilmente relacionada con:

- Cuadro de Mando Integral

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