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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA FAOV en Líne@


Proceso de Afiliación de Empresas
Versión 1.0
Caracas, Noviembre 2007

Versión 1.0
Caracas, Diciembre 2008
MANUAL DE USUARIO
VERSIÓN 2.0

SISTEMA FAOV en Líne@


FECHA
Proceso de Afiliación de Empresas
DICIEMBRE 2008
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SISTEMA FAOV en Líne@


Proceso de Afiliación de
Empresas

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ELABORADO CONFORMADO APROBADO
Gerencia de Gerencia de
Gerencia de
Tecnología de Información / Dpto. Tecnología de Información / Dpto.
Procedimientos y Sistemas Tecnología de Información
Procedimientos y Sistemas
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Crisody Mesia Julia Gamez Arelis Guzmán


MANUAL DE USUARIO
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4

2 OBJETIVO ............................................................................................................... 4

3 AFILIACIÓN DE EMPRESAS – OPERADOR FINANCIERO ....................................... 5

4 AFILIACIÓN - EMPRESAS................................................................................... 21

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1 INTRODUCCIÓN

El Manual de Usuario del Sistema FAOV en líne@, en su versión 1.0 constituye la


documentación oficial que facilitará al Usuario del mismo la comprensión y operación de
cada uno de los módulos y opciones disponibles en el sistema.

El Sistema FAOV en líne@, permitirá captar y validar la información de los ahorros del
Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV) y Fondo de Ahorro Voluntario para
la Vivienda (FAVV), así como los créditos a otorgar dentro del Sistema Nacional de
Vivienda y Hábitat, para permitir su consulta y alimentación de los procesos funcionales
de control y seguimiento. Es una aplicación flexible, parametrizable, de fácil comprensión
que permite el manejo de toda la información necesaria para la administración de dichos
fondos.

Con el fin de facilitar su entendimiento, este manual brinda información sobre los
siguientes aspectos:
• Afiliación Empresas - Operadores Financieros
• Carga de Nómina (Empresa)
• Movimientos (Empresa)

2 OBJETIVO
Servir de guía para el uso y manejo del Sistema FAOV en Líne@, con el fin de ejecutar
satisfactoriamente el proceso de Afiliación de la Empresa al FAOV.

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3 AFILIACIÓN DE EMPRESAS – OPERADOR FINANCIERO

1. Para permitir el envío de información de archivos y la afiliación de empresas, el Operador


Financiero deberá llenar el Formulario “Solicitud de Clave de Acceso al Sistema”,
donde indicará las personas (usuarios) que serán los responsables de Ingresar al Sistema
FAOV en Líne@, posteriormente realizará el envío de la solicitud al Banavih.

Aquí podrá indicar si


el perfil a utilizar es
para Afiliación o
Consulta

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2. El Operador Financiero, ingresará al Sistema a través del Link:


http://captacionope-pr.banavih.gob.ve.

Coloca el usuario y la clave que les fue entregada en el sobre sellado por el Banavih y
presiona el botón:

3. El Sistema automáticamente solicitará el cambio de clave como se muestra en la siguiente


pantalla, se introduce la nueva clave y se presiona el botón:

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4. Una vez realizado el cambio de clave, el Sistema muestra la pantalla principal donde se
tendrá acceso a las siguientes sesiones:

4.1. Afiliación
4.2. Consultas
4.3. Claves de Usuario

4.1. Afiliación:

4.1.1. El Operador Financiero recibe y revisa los recaudos solicitados al Empleador


(Patrono), para suscribirse al Sistema de FAOV en Línea, e ingresa al sistema en la
sesión de Afiliación presionando el link de Nueva Afiliación:

4.1.2. El Sistema muestra la siguiente pantalla:

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4.1.3. Se introduce el Número de RIF de la empresa que se va a Afiliar siguiendo el


ejemplo mostrado por el sistema y se presiona el botón:

El RIF será validado con la información del Seniat.

Ejemplo del
Sistema

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4.1.4. En el caso de que el RIF suministrado se encuentre mal escrito el sistema mostrará
el siguiente mensaje:

4.1.5. Si al realizar la validación con la información del Seniat el RIF no se encuentra


dentro de su base de datos el sistema mostrará el siguiente mensaje:

4.1.6. Si la empresa se encuentra afiliada el sistema arrojará el siguiente mensaje:

4.1.8. En esta pantalla encontrarán secciones desplegables que se abrirán al hacer clic
sobre el nombre de la sección que deberán ser completadas con los datos exigidos
para la afiliación:

a. Datos Básicos de la Empresa


b. Datos Legales de la Empresa
c. Domicilio Fiscal de la Empresa
d. Información de Contacto de la Empresa

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a.- Datos Básicos de la Empresa: El Sistema muestra automáticamente el Nombre y el


Número del RIF de la Empresa. Se deben completar el NIL (el cual no es considerado
campo obligatorio), la actividad económica, el tipo de empresa y el tipo de sociedad.
De acuerdo a lo indicado en los siguientes campos:

Importante: todos los campos obligatorios se encuentran identificados con un asterisco (*).

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b.- Datos Legales de la Empresa: El Sistema muestra la información de acuerdo al tipo


de empresa seleccionada: pública, privada o mixta.

Privada: Datos Legales de una empresa privada:

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Pública: Datos Legales de una empresa gubernamental:

Mixta: Cuando la empresa posee las dos condiciones legales y el Acta constitutiva refleja
tanto la información del tomo y folio como el número de gaceta, decreto, fecha de gaceta y
fecha de publicación.

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c.- Domicilio Fiscal de la Empresa: En esta sección se colocará los datos que
identifiquen la ubicación física de la empresa. Los campos Estado, Municipio y
Parroquia, pueden ser escogidos a través de una lista de selección.

d.- Información de Contacto de la Empresa: Se debe colocar por lo menos dos (2)
teléfonos (sólo se aceptan caracteres numéricos, se debe incluir el código del área sin
cero siguiendo el ejemplo mostrado por el sistema), de la persona contacto o
Representante Legal y colocar dos (2) correos electrónicos a fin de que la empresa
pueda recibir la notificación que enviará el sistema con la información del usuario y
clave para ingresar al mismo.

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Importante: En todos los campos de fecha la misma puede escribirse de acuerdo al


ejemplo que muestra el sistema o hacer uso del calendario y seleccionar la fecha
adecuada:

Se puede
seleccionar la fecha
directamente desde
el calendario
haciendo clic en
este botón..

4.1.9. Luego de completar la información se debe presionar el botón Ingresar, de lo


contrario, si desea modificar algún campo se presiona el botón cancelar.

Importante: El sistema mostrará mensajes de alerta y validación de acuerdo a la


información ingresada en cada uno de los campos.

4.1.10. El Sistema muestra un mensaje donde indica que la solicitud de afiliación fue
registrada con éxito. Posterior a este paso se debe registrar la información del
Representante Legal como se indica en las siguientes pantallas siguiendo el mismo
esquema de la carga de la solicitud.

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Importante: en el caso de que se le olvide registrar la información del representante legal


pueden ingresar a través de la sección de consultas, en la opción representantes, e
introducir el número del Rif, luego presionar el botón procesar. A continuación, el sistema
arroja otra pantalla indicando que “no existen Representantes Legales registrados”, luego
se presiona el botón “ingresar” y se procede a cargar la información.

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a.- Representante Legal Datos Básicos: Se debe ingresar la información del


Representante Legal de la Empresa.

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b.- Datos Legales del Representante Legal: son los Datos reflejados en el Acta
Constitutiva de la Empresa.

c.- Dirección del Representante: Se debe ingresar la dirección de ubicación del


Representante Legal.

d.- Información de Contacto del Representante: En esta sección se colocaran los


teléfonos y Correos Electrónicos del Representante Legal de la Empresa.
Posteriormente presionar el botón ingresar para aceptar la información o cancelar para
volver a la página principal.

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4.1.11. El Sistema asigna automáticamente un número de Identificación (ID). Haciendo


clic sobre el número se pueden visualizar los Datos del Representante Legal
ingresado.

4.1.12. Para completar la afiliación se debe cargar la información del Contrato que
posee la Empresa con el Operador(es) Financiero(s), como se muestra a
continuación.

4.1.13. Se deben llenar los campos con la información del usuario que tendrá acceso al
Sistema FAOV en Línea.

Importante: en el caso de que se le olvide registrar la información del contrato se puede


ingresar a través de la sección de “Consultas de Contratos” e incluir el número del RIF y el
botón procesar y luego el sistema arrojará otra pantalla indicando que no existen
Contratos registrados, se presiona el botón ingresar y se procede a cargar la información.

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4.1.14. Una vez completada la información el sistema muestra un mensaje donde indica
que se enviará la información (usuario y clave de acceso al sistema) vía correo
electrónico. Se presiona Aceptar y el Sistema muestra los Detalles de lo cargado
en esta sección de Contactos.

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Importante: Si se desea asociar otro número de contrato se presiona el botón ingresar


y se continúa con el proceso.

4.2. Consultas:

4.2.1. El Operador Financiero puede realizar las consultas de Empresas, Representantes


Legales y Contratos haciendo clic en cualquier de estas secciones.

4.3. Claves de Usuario:

4.3.1. En esta sección el Operador Financiero puede desbloquear y reenviar la clave de los
usuarios de las empresas que estén requiriendo de este servicio. Se ingresa el
usuario y se presiona el botón procesar.

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4 AFILIACIÓN - EMPRESAS

1. Ingresar al Sistema FAOV en Líne@ a través del Portal del Banavih:


http://www.banavih.gob.ve/ y presionar el enlace denominado FAOV en Línea.

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2. En este acceso encontrarán información de interés relacionada con el Sistema.

3. El Empleador o Representante Legal debe consultar los Recaudos de Afiliación a través


del link :

4. Luego de haber revisado los recaudos a entregar, el Empleador debe dirigirse al Operador
Financiero, con el cual presenta su contrato o si se trata de una empresa nueva puede
consignar los recaudos con el Operador Financiero donde desee realizar los Aportes al
FAOV .

5. El Operador Financiero revisará los recaudos y tendrá un lapso de hasta 10 días continuos
para efectuar la afiliación correspondiente.

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6. Una vez transcurrido el lapso de tiempo, el Empleador, recibirá un correo electrónico con
el usuario y la clave para conectarse al Sistema y ejecutar los movimientos de nómina
correspondientes.

7. El Empleador puede ingresar al Sistema a través del link señalado en el correo:


http://captacion-pr.banavih.gob.ve/ o por el Portal del Banavih en el siguiente Enlace:

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8. Al acceder al Sistema se mostrará la pantalla principal, donde se colocará el Usuario y


Clave recibido anteriormente por correo electrónico y se presiona el botón:

9. Al ingresar por primera vez, el Sistema solicita cambio de clave, allí deben colocar una
pista que permita recordar a futuro la nueva clave (en caso de que la misma se olvide), se
presiona el botón para confirmar la nueva clave.

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10. Una vez realizado el cambio de clave el Sistema solicita la carga de la nómina de la
empresa, la misma debe estar estructurada en un archivo .txt (la estructura se encuentra
detallada en el Instructivo “Envío de Información FAOV en Línea”).

11. Se debe seleccionar el botón Examinar para cargar el archivo de nómina al


Sistema y se presiona el botón procesar para confirmar el Archivo seleccionado:

12. Si el nombre del archivo no es de extensión .txt el Sistema muestra el siguiente mensaje:

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13. Si el nombre del archivo no se encuentra estructurado de acuerdo a los parámetros


establecidos en el Instructivo “Envío de Información FAOV en Línea”, el Sistema mostrará
el siguiente mensaje:

14. Si por el contrario, el número de contrato no se encuentra relacionado con la empresa el


sistema muestra la siguiente información.

15. Al Introducir la información correctamente el Sistema muestra el siguiente mensaje:

Importante: Para volver a la pantalla principal se presiona en la parte superior derecha la


opción Fin de Sesión:

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16. Envía automáticamente un correo electrónico como se muestra a continuación.

17. En el caso de que el archivo de nómina se encuentre mal estructurado el sistema envía un
correo electrónico con los errores conseguidos, y se debe modificar en la estructura las
observaciones suministradas y realizar nuevamente la carga de la nómina:

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18. El Sistema validará nuevamente el archivo de nómina y enviará el siguiente correo


informando que pueden ingresar al Sistema y realizar las transacciones correspondientes.

19. Una vez en el Sistema se mostrará la siguiente pantalla principal:

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20. A continuación se describen cada una de las opciones del menú:

• Empresa: este módulo contiene los datos de la empresa,


representantes legales y ahorristas o trabajadores activos de la
empresa.

• Movimientos: contiene los movimientos que se pueden presentar en


una nómina: inscripciones, retiro, cambio de salario de un trabajador
y la carga de estos movimientos en lote. Para la carga de
movimientos en lote: se debe estructurar un archivo de texto (.txt)
con todos los movimientos efectuados de acuerdo a lo indicado en el
Instructivo Envío de Información FAOV en Línea.

• Una vez estructurado el archivo, se debe ingresar por la sección de

movimientos y hacer clic en

.
• Pagos: para este módulo se establece la consulta de la
cancelación de aportes, el estado de cuenta y la generación de la
Planilla de Pago.
• Administración: En este módulo la empresa podrá crear otros
usuarios para la empresa y modificar la información de los
usuarios que están administrando el Sistema.

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21. MÓDULO DE EMPRESA: en este Módulo tenemos las siguientes secciones:

21.1. Actualizar Datos: a través de esta opción el usuario puede actualizar el registro de
su empresa, para ello se debe seleccionar o hacer clic en el link:

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente:

Importante: Los campos actualizables son los que corresponden a la sección de


Domicilio Fiscal e Información de Contacto.
Para acceder a cualquiera de las secciones del formulario el usuario debe hacer clic en el
título de la sección, si el usuario hace clic por segunda vez la sección se cierra.

Primera Sección Registro de la Empresa Datos Básicos:

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Esta sección contiene los siguientes campos: Nombre, RIF, Nil (número de identificación
laboral), actividad económica, tipo de empresa, tipo de sociedad, fecha de suscripción al Faov,
cantidad de empleados, tipo de aportante, fecha del último aporte, estatus de la empresa (activo
o inactivo) fecha de suscripción al sistema.

Segunda Sección Datos Legales de la Empresa:

Contiene los siguientes campos: registro mercantil tomo, folio y fecha de constitución de la
empresa. (Esto varía de acuerdo al tipo de empresa: gubernamental, privada o mixta)

Tercera Sección Domicilio Fiscal de la Empresa:

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Esta sección contiene los datos relacionados con la dirección o ubicación geográfica de la
empresa. En el caso de actualización el usuario debe seleccionar el estado, el municipio y la
parroquia los cuales se encuentran en combos de selección que se arman a partir del estado
seleccionado. Seguidamente se deben suministrar los campos: urbanización/barrio, zona/sector,
av./calle/esq/carrera, edif./qta/casa, piso/nivel, apto/local/ofic y zona postal, los campos
vereda/camino/carretera, otros y pto referencia no son obligatorios, todos los campos aceptan
caracteres alfanuméricos (letras y números) a excepción del campo zona postal que es
numérico.

En el caso de que el usuario omita algún dato el sistema mostrará un mensaje como el siguiente:

Cuarta Sección Información de Contacto de la Empresa:

Esta sección contiene la información de teléfonos de contacto, fax y correos principales de la


empresa. Para llevar a cabo la actualización de estos datos se deben tomar en cuenta las
siguientes consideraciones:

a. Los teléfonos sólo aceptan caracteres numéricos (no se aceptan guiones, ni puntos) y
poseen una longitud máxima de 10 caracteres, se debe incluir el código de área sin ceros
por ej: 212, 241, 292 etc, para el caso de teléfonos móviles el código de la operadora se
debe introducir sin ceros por ej: 416, 412, 414, para llenar estos campos se debe seguir
el ejemplo que se muestra debajo de los mismos, como se aprecia en la siguiente figura:

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b. Los correos electrónicos, son indispensables para mantener la comunicación desde el


Banavih hacia la empresa. El campo fax no es obligatorio.

Quinta Sección: Información de Contratos – Operadores Financieros

En esta sección se muestra la información relacionada con el Operador Financiero, Número de


Contrato y Fecha de Afiliación registrada por el Operador Financiero al momento de la
Suscripción al Sistema FAOV en Línea.

Se puede utilizar la información cargando los datos que se deseen ajustar y presionando el
botón actualizar, si por el contrario no se desea realizar ninguna actualización se presiona el
botón cancelar:

21.2. Representantes: a través de esta opción el usuario puede visualizar y consultar


los datos de los representantes legales de su empresa, para ello se debe
seleccionar o hacer clic en la opción:

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente:

Importante: Haciendo clic en el ID número de identificación, el Sistema muestra la


información relacionada con el Representante Legal.
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21.3. Ahorristas: a través de esta opción el usuario puede actualizar el registro de los
trabajadores activos de su empresa, para ello se debe hacer clic en la opción

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente:

El usuario debe suministrar la cédula del trabajador al cual desea consultar o actualizar su
registro y a continuación presionar el botón procesar; si el número de cédula es errado se
presentará un mensaje como el siguiente:

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Si por el contrario la cédula es correcta el Sistema muestra la siguiente pantalla:

Importante: En esta sección los datos que se pueden actualizar son los correspondientes a
Dirección e Información de Contacto. Para llevar a cabo la actualización del registro del
trabajador, el usuario debe suministrar los nuevos datos correspondientes a cada sección y a
continuación presionar el botón:

Para realizar una nueva búsqueda se debe presionar el botón

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22. MÓDULO DE MOVIMIENTOS: esta opción permite registrar los movimientos de nómina:
Ingreso, retiro, cambio de salario y la carga en lote de estos movimientos.

22.1. Inscripciones
22.2. Retiros
22.3. Cambios de Salario
22.4. Carga de Movimientos
22.5. Movimientos
22.6. Rechazados

22.1. Inscripciones: A través de esta opción, se ingresan nuevos trabajadores


aportantes al FAOV.

Para acceder a esta opción el usuario debe hacer clic en la opción:

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente:

Si ya presentan inscripciones realizadas se muestra la lista de las inscripciones o ingresos


transcritos por la empresa y que se encuentran pendientes por procesar.

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Para realizar el ingreso de un trabajador el usuario debe presionar el botón desde la


lista.
El usuario también posee las opciones de consultar, actualizar y eliminar el registro de una
inscripción, para lo cual debe seleccionar previamente el registro haciendo clic en el ID del
mismo, el sistema asigna un identificador único para cada registro.

A continuación se presenta la pantalla que se muestra en el caso de una nueva inscripción


de trabajador:

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22.2. Retiro: A través de esta opción, se egresan trabajadores que ya se encuentran en


la nómina de la empresa y por ende no son aportantes al FAOV por la misma.

Para acceder a esta opción el usuario debe hacer clic en la opción:

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente, donde debe ingresar la cédula
de identidad del trabajador que desee retirar y se presiona el botón:

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Si la cédula no corresponde al Empleado el sistema muestra el siguiente mensaje:

Cuando se introducen los datos correctos el sistema muestra la siguiente Pantalla con dos (2)
Secciones: Datos del Trabajador Consultado / Datos del cambio de salario:

Datos del Trabajador Consultado: Muestra automáticamente los datos del trabajador que se
encuentran cargados en el archivo de nómina.

Datos del Retiro: Se detallan la información relacionada con el retiro del trabajador, Fecha del
Movimiento, Motivo del Retiro, en esta última se puede seleccionar de la lista mostrada en el
sistema.

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Importante: para realizar alguna consulta el usuario debe hacer clic sobre el ID del
trabajador que desee consultar para verificar la información:

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22.3. Cambio de Salario:

Para acceder a esta opción el usuario debe hacer clic en la opción:

A continuación se mostrará una pantalla como la siguiente, donde debe ingresar la cédula
de identidad del trabajador que desee retirar y se presiona el botón:

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En el caso de que la cédula no corresponda El Sistema muestra el siguiente mensaje:

Cuando se introduce los datos correctos el sistema muestra la siguiente Pantalla con dos
(2) Secciones: Datos del Trabajador Consultado / Datos del Retiro:

Datos del Trabajador Consultado: Muestra automáticamente los datos del trabajador que
se encuentran cargados en el archivo de nómina.

Datos del Cambio de Salario: Se detallan la información relacionada con el cambio de


salario del trabajador, Fecha del Movimiento, Tipo de Trabajador (se puede seleccionar de
la lista mostrada por el sistema), Total Ingreso Mensual Anterior (El sistema lo muestra) y
el Total Ingreso Mensual Nuevo.

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22.4. Carga de Movimientos:

Para acceder a esta opción el usuario debe hacer clic en la opción:

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Al seleccionar esta opción se puede realizar la carga de Movimientos en Lote a través de


un archivo con extensión .txt, se selecciona el archivo y se presiona el botón

En el caso de que el archivo no corresponda a la empresa el sistema muestra el siguiente mensaje:

Si el nombre del archivo no se encuentra escrito correctamente el sistema muestra el siguiente


mensaje:

Si el archivo está correcto el sistema muestra el siguiente mensaje:

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Si aun no hay movimientos el sistema muestra el siguiente mensaje:

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22.5. Movimientos y Rechazos:

Para acceder a esta opción el usuario debe hacer clic en:

Al seleccionar esta opción el sistema muestra un reporte con todos los movimientos
recibidos identificando los que han sido rechazados. Se debe colocar la fecha que se
desee consultar y presionar el botón:

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23. MÓDULO PAGOS: esta opción permite la generación de la Planilla de Pago del Mes que
se va a cancelar y visualizar el Estado de Cuenta de su Empresa.

23.1. Planilla de Pago: a través de esta elección el usuario puede verificar la información
reflejada en la Planilla de Pago y a su vez realizar la impresión de la misma para
realizar el pago a través del Operador Financiero, haciendo clic en el link:

A continuación se mostrará Modelo de la Planilla de Pago:

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23.2. Estado de Cuenta: a través de esta elección el usuario puede consultar las
cancelaciones de aportes generadas por el Sistema de FAOV en Línea y los pagos
realizados correspondientes a estas cancelaciones haciendo clic en el link:

Si la Empresa no ha presentado ningún tipo de movimiento el Sistema muestra el siguiente


mensaje:

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24. MÓDULO ADMINISTRACIÓN: esta opción permite la asignación de los usuarios con su
perfil indicado para el uso del sistema.

24.1. Usuarios: a través de esta elección el usuario puede consultar y cambiar a los
usuarios que serán los encargados de trabajar con el Sistema FAOV en Línea para
ellos se debe hacer clic en :

A continuación se mostrará la siguiente pantalla:

Importante: si no se ha suministrado la información correcta el sistema muestra las


validaciones correspondientes:

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