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Carrera Profesional de Administracin Hotelera, Turismo, Ecoturismo y Gastronoma

ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ORGANIZAR UN EVENTO

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Todo evento implica comunicacin y vida de relacin dentro de la sociedad organizada y una invitacin al dilogo en un ambiente agradable y distendido. Apuntando a ello, los organizadores deben tener en cuenta los siguientes aspectos en la planificacin del evento:

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A.

CLASIFICACIN DEL EVENTO

Determinar dentro de qu figura se catalogar la reunin: conferencia, entrevista, presentacin, seminario, feria, etc.

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B.

ORGANIZADORES

Es muy frecuente que se delegue la organizacin de un evento a algn personal de la institucin o empresa que lo realiza, pero esto es un grave error, ya que el armado prolijo y responsable de una reunin social requiere de tiempo y dedicacin y su seguimiento no es posible si el responsable dispersa su accionar. Por eso es aconsejable contratar el servicio de algn relacionista pblico o empresa especializada en eventos o desligar a una persona de la empresa o institucin de sus tareas para que pueda dedicarse plenamente a estructurar la reunin.

No olvidemos que la organizacin que respalda el evento pone en juego la imagen de su empresa.

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C. LUGAR DE REALIZACIN

Ante todo hay que analizar las caractersticas de la ciudad sede: si posee infraestructura hotelera y servicios, restaurantes, centros de convenciones, atractivos tursticos, si las autoridades locales estn dispuestas a respaldar el evento y si la comunidad est concientizada acerca de la importancia de ser un pueblo hospitalario y receptivo que colabore en este tipo de emprendimientos. Tambin es muy importante el espacio fsico con el que se cuenta, que debe ofrecer comodidades al pblico asistente: buenos baos, aire acondicionado o calefaccin, buena iluminacin, lugar de recepcin para las acreditaciones, butacas confortables, espacio para tarimas y micrfonos.

Es importante contratar un lugar equipado con un excelente sistema de sonido e iluminacin, amplio; que permita una buena distribucin de mesas y butacas.
Este local debe estar ubicado en un lugar estratgico, que resulte cmodo y de fcil acceso desde los hoteles donde se alojan los asistentes o desde diferentes puntos de la ciudad. Muchas veces encontramos predios con amplias comodidades y excelentes jardines, pero alejados de los centros urbanos y de acceso incmodo. Ello dificulta el traslado del pblico y en muchos casos es un motivo para no asistir, teniendo en cuenta que las personas buscan rapidez y seguridad para asistir a un evento.

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D.

FECHA DEL EVENTO

El organizador deber tener en cuenta qu segmentacin de pblico ser convocada y constatar qu poca del ao resultar ms conveniente para ese tipo de asistentes.

Tambin es necesario considerar la organizacin en fechas alejadas de la finalizacin del ao acadmico, festividades religiosas de fin de ao o perodo vacacional.
La estacin del ao tambin deber tenerse en cuenta, evitando fechas de excesivo calor o intenso fro, para que los invitados puedan complementar la asistencia al evento con actividades recreativas (city tour, mini turismo por diferentes lugares de nuestro pas, asistencia a espectculos).

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E.

TIEMPO DE ORGANIZACIN

Todo evento debe ser planificado con mucha anticipacin para lograr una perfecta organizacin y para que las invitaciones lleguen a tiempo a los participantes, quienes a su vez debern organizar sus propias agendas.
Si se trata de un evento internacional, las invitaciones deben ser cursadas seis meses antes. Las mismas debern presentar un esbozo previo de la organizacin del evento en cuanto a temas a tratar, fechas, lugar, costos, plazas hoteleras y transporte.

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F.

OBJETIVOS

Determinar con precisin qu fines tiene el evento y qu objetivos se quieren alcanzar con la organizacin del mismo.

G. PLANIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES


Los organizadores del evento deben realizar una planificacin de las actividades a desarrollar en la convocatoria con mucho tiempo de anticipacin, determinando: Tema o motivo convocante Objetivos de la reunin Disertantes

Estructura: nmero de sesiones y de das para su desarrollo


Duracin de cada sesin Lugar que se destinar al evento (deber ser reservado con mucha anticipacin) Contratacin de servicio recepcionistas, etc. tcnico con suficiente antelacin: iluminacin, sonido, locutor,

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H. ACTIVIDADES RECREATIVAS DEL EVENTO

Organizacin de lunch, cenas, desayunos de trabajo, con servicio de catering. Si el evento es de larga duracin y con la asistencia de personas de otros puntos del pas o del exterior, organizar actividades tursticas: city tour, mini turismo, visita a empresas o industrias, recorrido por paisajes naturales u otras alternativas.

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I. EVALUACIN DEL EVENTO


El hombre aprende de sus errores. Por eso es tan importante conocer la opinin del pblico sobre los servicios recibidos durante su asistencia al evento. Establecer encuestas, cuestionarios, recabar opiniones que tengan en cuenta: Calidad acadmica del encuentro Organizacin del evento Satisfaccin en el plano comunicacional Actividades recreativas.