Manuales administrativos

Un manual es un documento en la cual se describe con detalle y en forma ordenada y sistemtica informacin y/o instrucciones sobre Organizacin funciones procedimientos, etc de una entidad o dependencia que se consideran necesarias para la ejecucin de un trabajo.

Caractersticas

Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo. Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos. Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y responsabilidades en la entidad. Adiestrar y orientar al personal en servicio. Identificar los canales de comunicacin de coordinacin.

Tipos de manuales
De acuerdo a su contenido los principales tipos de manuales son los siguientes: Manual de organizacin y funciones. Manual de procedimientos.

Manual de organizacin y funciones

Son documentos que exponen con detalle la estructura y funciones de la entidad o dependencia de que traten, las relaciones de cada unidad y de cada cargo, la especificacin de la autoridad y la responsabilidad inherente al cargo las lneas de responsabilidad, canales de comunicacin, etc.

Los manuales de organizacin y funciones tienen como finalidad principal:

Indicar las funciones bsicas de cada unidad delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

Indicar la ubicacin de cada cargo dentro de la estructura general de la entidad o dependencia y sealar las funciones fundamentales de los mismos (los cargos).

Enmarcar la autoridad dentro de los lmites pertinentes.

Describir las interrelaciones formales y funcionales de la entidad y/o dependencia y de los cargos hacia el exterior e interior.

Manual de Organizacin
1.

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Identificacin Logotipo, nombre, denominacin y extensin del manual, lugar y fecha de elaboracin, nmero de pginas, sustitucin de pginas, unidades responsables y clave de la forma. ndice o contenido Prlogo y/o Introduccin Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.

Manual de Organizacin
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Antecedentes Histricos Descripcin del origen, evolucin y cambios significativos de la organizacin rea descrita. Legislacin o base legal Lista de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la Institucin (Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares).

Manual de Organizacin
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Atribuciones Transcripcin textual y completa del artculo y clusula que explica las facultades conferidas a la organizacin. Estructura orgnica Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin segn sus relaciones de jerarqua. Organigrama Representacin grfica de la Institucin.

Manual de Organizacin
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Misin Gua o marco de referencia para orientar sus acciones y ser objetivos. Funciones Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgnica. Descripcin de puestos Resea del contenido bsico de los puestos: relaciones de autoridad, responsabilidades, funciones, relaciones.

Manual de Organizacin
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Directorio En el constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.

Manual de procedimientos
Llamamos tambin manuales de operaciones o de practicas Standard, sus documentos que presentan en forma ordenada y sistemtica los tramites preciso a seguir para lograr el trabajo de una dependencia de acuerdo a mtodos previstos. Los manuales de procedimientos el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias

Funciones:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias ,

Facilitar las labores de inspectora.

Simplificar la determinacin de responsabilidad es.

Ensear el trabajo a los nuevos empleados.

Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.

Facilitar la elaboracin de las guas de servicio al ciudadano.

Construir una base para el anlisis.

Manual de Procedimientos
1.

2.

Identificacin Logotipo, nombre, denominacin y extensin del manual, lugar y fecha de elaboracin, nmero de pginas, sustitucin de pginas, unidades responsables y clave de la forma. ndice o contenido

3.

Prlogo y/o Introduccin Exposicin de lo que es el manual, su estructura, propsitos, mbito de aplicacin y necesidad de mantenerlo vigente.

Responsabilidades en la elaboracin de manuales

La oficina de organizacin y mtodos cuando la entidad o dependencia cuenta con esta oficina El personal administrativo capacitado cuando no hay oficina o personal de organizacin y mtodos El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal de organizacin y mtodos ni personal administrado capacitado

METODOLOGA PARA LA CONFECCIN DE UN MANUAL

Se emplea los siguientes pasos: Planeamiento: En este paso se determina:
Propsitos del manual Asignacin de la responsabilidad elaboracin los usuarios del manual. por su

Recopilacin: Es el acopio de la informacin necesaria para la elaboracin mediante:

La investigacin documental de los archivos de la investigacin. Entrevista a empleados para obtener datos de sus actividades y operaciones en que intervienen. Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencia para completar aclarar y aprobar la informacin obtenida. Observacin directa del funcionamiento de la dependencia o del proceso.

Estudio y anlisis de la informacin: En esta etapa se hace examen concienzudo de la informacin obtenida y se analiza para eliminar contradicciones duplicaciones y cualquier otro defecto
Redaccin del proyecto del manual: Se confecciona un proyecto de manual con la informacin obtenida y revisada pero durante su redaccin debe consultarse con el jefe responsable y los usuarios acerca de dicho proyecto que debe reflejar la realidad exacta En seguida se preparan las graficas necesarias. el lenguaje a usar debe ser claro y sencillo sin dar lugar a dudas o diferentes interpretaciones se emplea el infinitivo de los verbos al inicio de cada prrafo por ejemplo: _Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las diferentes dependencias _Coordinar la supervisin especializada a los organismos ejecutivas perifricas, etc

Revisin y aprobacin: Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior respectiva de la dependencia para hacer las correcciones finales Una vez hecha la correccin final se le remite a la autoridad competente, con el fin de que lo apruebe y pierda tener vigencia legal Presentacin: El manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer modificaciones parciales sin alterar todo el documento. En hojas tamao A_4 segn norma el instituto nacional de normas tcnicas y certificaciones (29.7*21 cm.). Guardarlos en flderes que permitan su fcil manejo o intercambio. Utilizar clave para la numeracin lo cual evitara trastornos mayores en la sustitucin. Y no usar letra muy pequea ni muy grande.

Divulgacin: El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia con quien deben coordinar as mismo se enviara ejemplares a la oficina de organizacin y mtodos y a las que se juzgue pertinente.
Actualizacin del manual: Desde el momento que el manual comienza a ser utilizado debe ser controlado continuamente para proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo que puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros, etc.

Cuadro de Asignacin de Personal

El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los objetivos y metas establecidos en su Plan Estratgico La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del CAP de las Empresas es responsabilidad del Gerente General de la Empresa. Esta facultad puede ser delegada en otros cargos de la Empresa

Reglamento de Organizacin y Funciones

Es un documento normativo que contiene disposiciones tcnico administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de la entidad, con sujecin a su naturaleza, fines y funciones establecidas en las normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementarios, y precisa las funciones, atribuciones y relaciones de las unidades orgnicas consignadas en precitadas normas y disposiciones.

El ROF es un documento que expresa como los rganos de gobierno, han decidido que deben formularse la organizacin de una entidad. As el ROF establecer: Cual es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir. Que funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

Finalidad
El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para: Establecer campos funcionales y responsabilidades. Como un medio para efectuar el proceso de direccin y control.

Esquema del ROF

El esquema que debe contener el ROF es el siguiente: Introduccin ndice Generalidades Titulo I .- De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales. Titulo II .- De las Funciones, facultades a atribuciones. Capitulo I.- De la Alta direccin. Capitulo II.- De los rganos Consultivos de coordinacin y participacin. Capitulo III.- De los rganos de control asesoramiento y apoyo. Capitulo IV.- De los rganos de lnea. Titulo III.- De las relaciones Institucionales. Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales. Organigrama General Glosario de Trminos