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REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA- COMUNICACION

Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 1 de 6

REUNION DE APERTURA

La reunión de apertura de la auditoría debe ser programada por el auditor líder con los responsables de la sección a auditar que vayan a estar involucradas de una u otra forma con la auditoría y el equipo auditor. a. Objeto de la Reunión de Apertura Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe. Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la auditoria. Confirmar la logística.

b. Actividades de la Reunión de apertura Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: La ejecución de la auditoría comienza con una reunión inicial de presentación del equipo auditor y las características de la auditoría. En esta reunión debe establecerse un clima de confianza entre auditor y auditado, clarificando cualquier duda que pudiera plantearse. Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria: Toda auditoría debe comenzar con una etapa de planificación, en la que se establezcan sus objetivos y alcance (áreas a las que afectará), los criterios,

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d.REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA. Reconfirmación del plan de la auditoria. pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a las directrices aconsejadas. funciones o actividades específicas del Sistema de Gestión de Calidad a auditar. Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles. Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor. Confirmar la logística. por su incomprensión. Objeto de la Reunión de Apertura Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe. - - - . el calendario. Promover la participación activa del auditado. El auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros del equipo auditor. Confirmación de enlaces de comunicación formal. Confirmación del cronograma de la auditoria. Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoría. en su actividad profesional sin alardes científico. Contenido Presentación de los equipos auditor y auditorio. En los casos en que precariedad de los medios puestos a su disposición.técnico. los requisitos de confidencialidad y la documentación aplicable. el equipo auditor. impidan o dificulten seriamente la realización de la auditoria deberá negarse realizar hasta que se le garantice un mínimo de condiciones técnicas que no comprometan la calidad de sus servicios o dictámenes. asignando los elementos. respecto a la utilización de dichos medios y en unas condiciones técnicas adecuadas para el idóneo cumplimiento de su labor. y les instruye sobre el procedimiento de auditoría a seguir. El auditor deberá prestar sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad. Aclarar desde el comienzo.COMUNICACION Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 2 de 6 las personas implicadas. c. si es necesario. los conceptos básicos de la auditoria. El auditor deberá facilitar e incrementar la confianza de auditado en base a una actuación de transparencia. que.

? Cómo es el desarrollo de.? Cómo evidencia el análisis de datos del monitoreo del proceso de..? DE SUPOSICION .... e. Requisitos de confidencialidad.? Cómo expresaría...? Cómo podría mostrar.? Cómo definiría. Confirmación idioma auditoria. Solución de inquietudes.? Permítame donde esta escrito.. Confirmación disponibilidad de recursos e infraestructura.? Que otros indicadores podría tener? Cómo puede asegurar que el proceso es estable.? Cómo se procede cuando.. en entrenamientos o expertos.? Cómo lograría.REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA.? Cómo describiría…? Cómo entendería.. Cómo se implementan las directrices gerenciales en el proceso de? Permítame los documentos xx Cómo se ejecuta el proceso de... Forma General de Preguntar • SEGÚN LA LOGICA DE LA NORMA • • • • Cómo se planifica el proceso de.? Por qué emplea este indicador para medir el proceso.? PREGUNTAS NO DIRIGIDAS INDAGATORIAS • • • • • • • • • • • • Donde establece la metodología para. Forma de informar al auditorio durante el proceso.. Funciones de los auditores acompañantes...COMUNICACION Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 3 de 6 Solución de enlaces de comunicación formal.? Qué métodos utiliza para verificar el proceso de.

deben comunicar los resultados del trabajo .? Por favor muéstreme los registros del proceso de…? Qué pasa con el registro del dia ….? Es tan gentil y describe esa parte del proceso con más detalle…...? Recuerda alguna ocasión en que el proceso......? … Y entonces qué pasó.? Que haría Usted si el proceso.? • Bueno aprovechemos para mirar el registro de… • Bueno tiene o no tiene el registro de… • Para qué asegura ese proceso…? COMUNICACIÓN El Auditor Líder debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna.? Por favor detalle mas.COMUNICACION Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 4 de 6 DE INTRODUCCION • • • • • • • • • • • • • • DE SEGUIMIENTO INDAGATORIAS DE ESPECIFICACION Por favor describa el proceso de.? • Que haría Usted si..? INMEDIATAS DE ESTRUCTURACION INDIRECTAS DE INTERPRETACION SILENCIOSAS ALTERNATIVAS ATONTAS Alguna vez le ha tocado…? Cuándo usted dice que maneja la técnica de….REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA. esta usted calificado cómo.? Muéstreme algo más sobre esa actividad del proceso Supongamos que yo soy un cliente. a la alta dirección para la adecuada revisión y aprobación. incluyendo los cambios provisorios significativos.? Cómo reaccionaría si. Los auditores internos oportunamente. El Auditor Líder de auditoría también debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos..? • Cómo reaccionaría si…? Cómo cree usted que se evidencia la toma de conciencia en su proceso • Entonces lo que usted quiere decir es…? • O sea que Usted piensa que la razón de la falta de coherencia en el proceso es. cómo procedería si? Cuáles son los límites de ese proceso.? • Ahora me gustaría ver...

claras. 3. Errores y Omisiones Si una comunicación final contiene un error u omisión significativos. el director ejecutivo de auditoría debe comunicar la información corregida a todas las personas que recibieron la comunicación original. 4. objetivas.  En las comunicaciones del trabajo se debe reconocer cuando se observa un desempeño satisfactorio. constructivas. . si corresponde.  La comunicación final de resultados debe incluir. completas y oportunas. y •El impacto del incumplimiento en la tarea. las recomendaciones. concisas. la comunicación de los resultados debe exponer: •Las Normas con las cuales no se cumplió totalmente •Las razones del incumplimiento. Calidad de la Comunicación Las comunicaciones deben ser precisas.  Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultoría variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente. y los planes de acción.REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA. 2. Criterios para la Comunicación Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones correspondientes. Declaración de Incumplimiento con las Normas Cuando el incumplimiento con las Normas afecta a una tarea específica.COMUNICACION Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 5 de 6 1. la opinión general del auditor interno.

El Auditor Líder de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales a las personas que puedan asegurar que se dé a los resultados la debida consideración. . En el caso de que estas cuestiones sean significativas. 6. El Auditor Líder de auditoría es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultoría a los clientes. Durante los trabajos de consultoría pueden ser identificadas cuestiones referidas a gestión de riesgo. para supervisar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido efectivamente implantadas o que la dirección superior ha aceptado el riesgo de no tomar acción. Supervisión del Progreso El Auditor Líder de auditoría debe establecer y mantener un sistema para supervisar la disposición de los resultados comunicados a la dirección. Difusión de Resultados El Auditor Líder de auditoría debe difundir los resultados a las personas apropiadas. El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento. control y gobierno. hasta el grado de alcance acordado con el cliente.COMUNICACION Fecha: noviembre del 2005 Código: AC 3 -01 Versión 1 Página 6 de 6 5. deberán ser comunicadas a la dirección superior y al Consejo. La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría.REGIONAL SANTANDER CURSO VIRTUAL MODULO DE FORMACION Auditoria de La Calidad ISO 9000 REUNION DE APERTURA.