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Los infor mes (I)

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Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.

Introduccin.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la lista

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

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Los infor mes (II)

El asistente para informes (cont).

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn sobre el campo). (o directamente hacer doble clic

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

, la

flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

Unid ad 12. Los infor mes (III)

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El asistente para informes (cont).

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...

Unid ad 12. Los infor mes (IV)

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El asistente para informes (cont).

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bien Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe. Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear un informe con el asistente. Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Ejercicio paso a paso. Crear informes con el asistente

Objetivo.
Saber crear informes con el asistente.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear primero un informe para la visualizacin de los datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para informes: 1 Haz clic en el botn Asistente para informes en la pestaa Crear. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn para aadir todos los campos al informe.

4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Haz clic sobre el campo Curso del informe para seleccionarlo. 6 Haz clic sobre el botn para quitar el campo.

7 Haz clic en el campo fecha nacimiento para seleccionar el campo. 8 Haz clic sobre el botn para agrupar por fecha de nacimiento.

Como hemos elegido un campo de tipo Fecha/Hora el asistente agrupa por mes, vamos a cambiar esa opcin y vamos a definir una agrupacin por ao de nacimiento: 9 Haz clic sobre el botn .

10 Despliega el cuadro Intervalos de agrupamiento del campo fecha nacimiento. 11 Elige la opcin Ao. 12 Haz clic sobre el botn Aceptar. Volvemos a la ventana del asistente. 13 Haz clic sobre el botn Siguiente. Ahora vamos a hacer que los alumnos del mismo ao aparezcan ordenados por apellidos: 14 Despliega el cuadro 1 correspondiente al primer campo de ordenacin. 15 Elige el campo Apellidos alumnado. 16 Haz clic sobre el botn Siguiente. 17 Deja activada la opcin En pasos como distribucin del informe. 18 Marca la opcin para poner el informe en Vertical y que quepan los controles. 19 Haz clic sobre el botn Siguiente. 20 Elige la opcin que ms te guste como estilo del informe. 21 Haz clic sobre el botn Siguiente.

22 Escribe como ttulo listado de alumnos. 23 Haz clic sobre el botn Finalizar. 24 Cierra el informe guardando los cambios.

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La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo: .

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin. Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

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La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente.

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La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .

Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.

Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el , sino, este otro .

campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de

comando y Control pestaa repasar la unidad de formularios. Control imagen cambiar de registro.

. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle

para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al

Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente un registro a otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de

Salto de pgina , el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de la pgina. Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior. Lnea para aadir una lnea en el informe. para aadir un rectngulo al informe. .

Rectngulo

Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la

unidad anterior

Unid ad 12. Los infor mes (VIII)

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Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc... Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc... Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable. Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual.

O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

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La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

El botn pantalla,

reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola

permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla. enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo. podemos elegir

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS. Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso impresin de informes.

Ejercicio paso a paso. Imprimir informes

Objetivo.
Saber imprimir informes y manejar las opciones de la ventana vista preliminar. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a visualizar el resultado del informe que creamos en el ejercicio anterior. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno. 3 Selecciona la opcin 4 Prueba los botones , y en el men contextual. que tienes en la pestaa Vista preliminar.

5 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora vamos a cambiar opciones de impresin. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno. 3 Despliega el Botn de Office y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de dilogo Imprimir. 4 Cambia el nmero de copias. 5 Haz clic sobre el botn Aceptar.

Unid ad 12. Los infor mes (X)

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Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo y hacemos clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin:

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear informes con grupos.

Ejercicio paso a paso. Informes con grupos

Objetivo.
Practicar el diseo de informes con niveles de agrupacin. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a partir del informe creado en el primer ejercicio de esta unidad para despus cambiarlo desde la ventana Diseo de informes. 1 Haz clic derecho en el informe listado de alumnos en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin Diseo de informe. en el men contextual para entrar en la ventana

3 Despliega el Botn de Office , y elige la opcin Guardar como.... 4 Escribe Alumnos por poblacion. 5 Haz clic en el botn Aceptar. Ahora vamos a cambiar la agrupacin, vamos a agrupar los alumnos por poblacin. 6 Haz clic sobre el botn de la pestaa de Diseo.

7 Mira como aparece un grupo con el campo Fecha nacimiento. 8 Despliega la lista del nombre y cambia Fecha nacimiento por el campo Poblacion. Fijate que el Encabezado Fecha nacimiento ha cambiado a Encabezado Poblacin. 9 Borra el contenido de la caja de texto del encabezado y escribe Poblacion. 10 Cierra el cuadro. 11 Haz clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. 12 Cierra la vista preliminar haciendo clic en el botn Cerrar. Ahora vamos a aadir una lnea de totales por poblacin. 14 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

15 Haz clic en el vnculo Ms y selecciona la opcin con una seccin de pie en el deplegable correspondiente. Observa como se ha abierto una nueva seccin Pie de poblacion. 16 En esta seccin crea un control cuadro de texto. 17 Abre el cuadro Propiedades del control que has creado con el icono

. 18 En la pestaa Datos en la propiedad Origen del control escribe = Cuenta([Codigo alumnado]). 19 En la propiedad Suma continua deja el valor No. No queremos que siga sumando cuando cambia de grupo. 20 Selecciona el control as definido y crea otro copindolo. (Lo seleccionas, Ctrl + C, Ctrl + V y mueve el nuevo a la derecha del primero) para que no se solapen) 21 En la propiedad Suma continua del nuevo control elige el valor Sobre todo. Este control me va decir cuntos alumnos llevo listados hasta ahora. 22 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. 23 Cierra el informe guardando los cambios.

Ejercicios Unidad 12. Los informes

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Concesionario
1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios. 2 Crear un informe para obtener una lista de los Clientes ordenados por Apellidos de tal forma que se pueda archivar los clientes de cada poblacin en un archivador distinto. 3 Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos agrupados por Marca y ordenados por Modelo sacando de cada marca la cantidad de coches vendidos, e imprimirlo. 4 Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, Aqu te lo explicamos.

Ayuda Ejercicios Unidad 12. Los informes

Ejercicio 1: Concesionario
Apartado 2:

Para que pueda archivar los clientes de cada poblacin en archivadores distintos tengo que obtener un listado agrupado por poblacin (dentro de la poblacin ordenar los clientes por apellidos), adems se debern imprimir los clientes de poblaciones distintas en hojas distintas. 1 Haz clic en el botn Asistente para informes de la pestaa Crear. 2 Elegir la tabla Clientes como origen del informe. 3Hacer clic sobre el botn para aadir todos los campos al informe.

4 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Hacer clic sobre el campo Poblacion para seleccionarlo. 6 Hacer clic sobre el botn para aadir esa agrupacin.

7 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 8 Desplegar el primer cuadro combinado y elegir Apellidos para que los registros aparezcan ordenados por apellidos. 9 Haz clic sobre el botn Siguiente. 10 Dejar activada la opcin En pasos como distribucin del informe. 11 Haz clic sobre el botn Siguiente. 12 Elegir el estilo del formulario que ms te guste. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente. 14 Escribir como ttulo Clientes por poblacion. Como tenemos que rectificar el diseo porque queremos que salte de pgina al finalizar cada poblacin, marcamos la casilla Modificar el diseo del informe. 15 Hacer clic sobre el botn Finalizar. Una vez en la ventana Diseo de informe, vamos a aadir el salto de pgina. Queremos que salte despus de terminar un grupo, luego esto lo indicaremos en el pie de grupo. 16 Hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

17 Haz clic en el vnculo Ms para acceder a todas las opciones de la agrupacin. 18 Selecciona con una seccin de pie para mostrar un pie de grupo. 19 Selecciona tambin la opcin Mantener todo el grupo junto en una pgina para que hasta que no termine la seccin (el pie de grupo) no salte de pgina.

20 Inserta en el pie creado un control Salto de lnea 21 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. Observa que cambia de pgina cuando termina una poblacin. 22 Hacer clic sobre el botn Cerrar para salir de la vista preliminar 23 Cerrar el informe guardando los cambios. Apartado 3: 1 Haz clic en el botn Asistente para informes de la pestaa Crear. 2 Elegir la tabla Coches vendidos como origen del informe. 3 Hacer clic sobre el botn para aadir todos los campos al informe.

4 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Si aparece adrupado por Codigo de Cliente, haz clic sbre l para seleccionarlo. 6 Hacer clic sobre el botn para quitar esa agrupacin.

7 Hacer clic sobre el campo marca para seleccionarlo. 8 Hacer clic sobre el botn para aadir esa agrupacin.

9 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 10 Desplegar el primer cuadro combinado y elegir Modelo para que los registros aparezcan ordenados por modelo dentro de la misma marca. Como queremos aadir una lnea de totales... 11 Hacer clic sobre el botn Opciones de resumen para aadir los totales. 12 En la columna Suma marcar la casilla correspondiente al campo Precio para que se calcule la suma de los importes de una misma marca. 13 Haz clic sobre el botn Aceptar para volver al asistente. 14 Haz clic sobre el botn Siguiente. 15 Dejar activada la opcin En pasos como distribucin del informe. 16 Haz clic sobre el botn Siguiente. 17 Elegir el estilo del formulario que ms te guste. 18 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

19 Escribir como ttulo Coches por marca. Como tenemos que rectificar el diseo porque queremos aadir la cantidad de coches vendidos por marca, marcamos la casilla Modificar el diseo del informe. 20 Hacer clic sobre el botn Finalizar. Una vez en la ventana Diseo de informe, vamos a aadir el control. En el pie de grupo correspondiente aparece el total que incluimos con el asistente (el que calcula la suma de los importes). Vamos a aprovechar este control para crear el nuevo. 21 Hacer clic sobre el control correspondiente a la suma de importes, quedar seleccionado. 22 Pulsar Ctrl + C para copiarlo. 23 Pulsar Ctrl + V para pegarlo. Aparece un nuevo control. 24 Arrstrarlo hasta donde quieres que se quede en el informe. Mantenerlo seleccionado. 25 Abrir el cuadro Propiedades con el botn (si no lo tienes abierto). Deben aparecer las propiedades del nuevo control, sino haz clic sobre el control para seleccionarlo. 26 En la propiedad Origen del control, cambia =suma([precio]) por =cuenta([matricula]) para que este control cuente las matrculas (es lo mismo contar matrculas que coches). 27 En la pestaa Formato, en la propiedad Formato, cambia el de Moneda por Nmero general. 28 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. Observa que ahora tienes los dos totales. Para mejorar el diseo puedes aadir una etiqueta delante del nuevo campo con el contenido N de coches vendidos..... Si en los importes aparecen almohadillas en vez del precio, haz ms grandes las cajas de texto que los contienen. 29 Hacer clic sobre el botn Cerrar para salir de la vista preliminar 30 Cerrar el informe guardando los cambios. Apartado 4: Para realizar este ejercicio tienes que seguir los mismos pasos que en los apartados anteriores pero sin definir agrupaciones ni ordenaciones. Aqu lo que puedes hacer es practicar desplazando los controles y alinendolos.

Ejercicio 2: Clnica

1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios. 2 Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente as como su fecha de ingreso y los apellidos del mdico asignado. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, Aqu te lo explicamos

Ayuda Ejercicios Unidad 12. Los informes

Ejercicio 2: Clnica
Apartado 2: 1 Antes de empezar a crear el informe crearemos la consulta Ingresos con paciente y medico para tener cada ingreso con los datos del paciente correspondiente y con los datos del mdico correspondiente para luego utilizarla como origen del informe. Si tienes algn problema deberas repasar el tema 7. Despus podemos empezar la creacin del informe. 1 Haz clic en el botn Asistente para informes de la pestaa Crear. 2 Elegir la consulta Ingresos con paciente y medico como origen del informe. 3 Hacer clic sobre el campo Fecha ingreso para seleccionarlo. 4 Hacer clic sobre el botn para aadirlo a la lista de campos del informe.

5 Hacer clic sobre el campo Apellidos de Pacientes para seleccionarlo. 6 Hacer clic sobre el botn para aadirlo a la lista de campos del informe.

7 Hacer clic sobre el campo Nombre de Pacientes para seleccionarlo. 8 Hacer clic sobre el botn para aadirlo a la lista de campos del informe.

9 Hacer clic sobre el campo Apellidos de Medicos para seleccionarlo. 10 Hacer clic sobre el botn para aadirlo a la lista de campos del informe.

11 Hacer clic sobre el botn Siguiente. 12 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 13 Hacer clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 14 Hacer clic sobre el botn Siguiente.

15 Elige la opcin En columnas como distribucin del informe. 16 Haz clic sobre el botn Siguiente. 17 Elegir el estilo del formulario que ms te guste. 18 Hacer clic sobre el botn Siguiente. 19 Escribir como ttulo Ingresos con paciente y medico. Como tienes que rectificar el diseo para practicar, marcar la casilla Modificar el diseo del informe. 20 Hacer clic sobre el botn Finalizar. Una vez en la ventana Diseo de informe, puedes practicar cambiando los encabezados de las columnas y el formato de los controles. 21 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. 22 Hacer clic sobre el botn Cerrar para salir de la vista preliminar 23 Cerrar el informe guardando los cambios.