2011

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

M-CO ES-01

TTULO: Manual de Procesos Especiales para Contratacin Pblica

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Manual de Procesos Especiales para Contratacin Pblica

METODOLOGA PARA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin (Identificacin, Priorizacin, Modelado, Medicin, Control, Rediseo y Mejora Continua)

PRESIDENCIA DE LA REPBLICA 09/05/2011

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NDICE
INDICE.............................................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3 ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3 MARCO LEGAL ESPECFICO ..................................................................................................................... 3 POLTICAS GENERALES .......................................................................................................................... 4 MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO ................................................................................................... 5 POLTICAS ESPECFICAS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA ............................................................... 6 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA .................................................... 7 DESCRIPCIN DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA ................................................................ 8 POLTICAS ESPECFICAS PARA CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ........................................ 10 DESCRIPCIN DEL PROCESO, CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ......................................... 10 POLTICAS ESPECFICAS PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ............................................ 11 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES........................ 11 DESCRIPCIN DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES .................................... 12 POLTICAS ESPECFICAS PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON Y SIN DECLARATORIA DE INTERES PBLICO............................................................................................................................................... 14 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES PBLICO............................................................................................................................................... 14 DESCRIPCIN DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES PBLICO............................................................................................................................................... 15 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO ................................................................................................................................. 16 DESCRIPCIN DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO............................................................................................................................................... 16 POLTICAS ESPECFICAS FERIAS INCLUSIVAS ......................................................................................... 18 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................... 18 DESCRIPCIN DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................................ 19

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OBJETIVO DEL DOCUMENTO Detallar los PROCESOS ESPECIALES DE CONTRATACIN, como una herramienta de consulta para los equipos de contratacin de las Entidades Pblicas, bajo un enfoque a procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y un servicio de excelencia al ciudadano.

ALCANCE DEL DOCUMENTO El alcance del manual, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento General: o o o o o Emergencias Contratacin Integral por Precio Fijo Arriendo de Bienes Inmuebles Compra de Bienes Inmuebles Ferias Inclusivas

MARCO LEGAL ESPECFICO Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica Resoluciones y Pliegos oficiales del INCOP especficos para Procedimientos Especiales:
Resolucin de procedimiento INCOP SI 045-2010 NO SI NO SI N/A 013/09 N/A 047/2011 Modelos Oficiales de Pliegos NO NO NO NO NO

Naturaleza de la Contratacin

Especiales

Procedimiento Emergencias Contratacin Integral por Precio Fijo Arriendo de bienes Inmuebles Compra de Bienes Inmuebles Ferias Inclusivas

Normas de la Ley de Inquilinato y cdigo civil (Aplica a arrendamiento de bienes inmuebles) Rgimen de traspaso de activos (aplica nicamente a adquisicin de bienes inmuebles) Decreto ejecutivo 1479, de creacin de la Unidad de Gestin Inmobiliaria del Sector Pblico, INMOBILIAR. (aplica a arrendamiento y adquisicin de bienes inmuebles)

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POLTICAS DEL PROCESO GENERALES A excepcin del procedimiento de Contratacin integral por Precio Fijo, en el cual su Monto de contratacin para seleccin debe ser superior al 0,1% del presupuesto Inicial del Estado, los dems procedimientos no mantienen relacin con variable monto para su seleccin, como se observa en el siguiente grfico:
N/A Montos

OBRA

Emergencias
N/A Montos

Compra de Bienes Inmuebles Arriendo de bienes Inmuebles Ferias Inclusivas Contratacin Integral por precio fijo
N/A Montos

Especiales
N/A Montos
PRESUPUESTO > 0.1%

Tipo de bien o servicio a contratar (Consultoria, bienes y servicios, Obras)

CONSULTORA

BIEN O SERVICIO

En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin de las ofertas, la Mxima Autoridad de la entidad podr declarar cancelado el procedimiento, sin que d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivar el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratacin; en cuyo caso se deber convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violacin sustancial La Mxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicacin, podr declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos: 1. Por no haberse presentado oferta alguna; 2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o requerimientos establecidos en los Pliegos; 3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente; y, 4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la nica presentada. La declaratoria de inconveniencia deber estar sustentada en razones econmicas, tcnicas o jurdicas. Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Mxima Autoridad de la entidad, declarar fallido al oferente y notificar de esta condicin al INCOP. Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento General, incluso respecto de la resolucin de adjudicacin, se entendern 4

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realizadas, desde que la entidad publique en el Portal www.compraspublicas.gob.ec el documento, acto o resolucin objeto de la notificacin, para lo cual debe existir los registros informticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar electrnicamente, en cuyo caso, sta se realizar por medios fsicos. Las entidades contratantes debern formar y mantener un expediente por cada contratacin. MATRIZ DE DEFINICIN DE PROCESOS ESPECIALES La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de EJECUCIN DE LA CONTRATACIN PARA OBRAS, su actividad principal, el resultado de su ejecucin y el proceso que utiliza la salida:
PROCESO: CONTRATACIN Proceso Epeciales
Proveedor Entrada Procedimientos especiales Salida Cliente

o Contratacin Integral por Precio Fijo Proceso de Cierre de la Contratacin (Adminidatrador del contrato o designado a verificar el bien o servicio)

Unidades Requirentes

Necesidades de Contratacin bajo procedimientos especiales Especiales

o Ferias Inclusivas o Arriendo de Bienes Inmuebles o Compra de Bienes Inmuebles o Emergencias Contrato Suscrito, o instrumento utilizado

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Este procedimiento podr ser aplicado nicamente en situaciones de emergencia, que son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequas, grave conmocin interna, inminente agresin externa, guerra internacional, catstrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situacin de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. La entidad podr contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la Mxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultora, que se requieran de manera estricta para superar la situacin de emergencia. Podr, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir los requisitos previos de domiciliacin ni de presentacin de garantas; los cuales se cumplirn una vez suscrito el respectivo contrato. En todos los casos, una vez superada la situacin de emergencia, la Mxima Autoridad de la Entidad Contratante publicar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec, un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto empleado, con indicacin de los resultados obtenidos.

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FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Proceso Contratacin en Situacin de Emergencia Unidad Financiera Unidades Requirentes (incluida la Mxima autoridad)
1. Elaborar informe previo justificativo para la elaboracin de la declaratoria emergencia con base al numero 31 del articulo 6 de la LOSNCP ,

Mxima autoridad

Unidad de contratacin

Unidad Jurdica

Inicio

1.1 Declarar emergencia

SI

1.2 Elaborar resolucin motivada de declaracin de emergencia y coordinar la suscripcin por la mxima autoridad 1.2.1 Resolucin de Declaracin de emergencia suscrita

NO FIN 1

2. Elaborar informe tcnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia

1.3. Subir al portal la resolucin de declaracin de emergencia y fecha de inicio de la emergencia, utilizando la herramienta Publicaciones de Emergencia

2.4.Elaboracin requerimiento de emergencia (de preferencia

se utilizan los modelos de contrato oficiales segn la naturaleza de la contratacin)

GESTIN FINANCIERA

2.1 .Solicita Certificacin Presupuestaria

2.2 Certificacin Presupuestaria 3. Aprueba requerimiento bajo declaratoria de emergencia 3.1 Resolucin de inicio y requerimiento SI aprobado 4. La entidad podr Contratar directamente y bajo responsabilidad de la mxima autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultora.

2.3. Enviar Informe Tcnico de requerimientos y Certificacin

Presupuestaria

NO 2
5 Resolucin/es de adjudicacin

6. Elaborar y suscribir contrato/s entre la Mxima autoridad y el o los oferentes adjudicado. 6.1 Contrato a suscribir (las garantas pueden ser solicitadas despus de la firma del contrato

7. Elaboracin del informe de emergencia

Proceso de cierre

7.1 Revisar informe de emergencia

7.2 Aprobar informe de emergencia

7.3 Subir al Portal, el informe de emergencia y documentacin relevante de los procedimientos de contratacin en situacin de emergencia.

FIN

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

1, 1.1, 1.2, 1.1.2, 1.3 Declarar Emergencia: Las Unidades Requirentes, incluida la Mxima Autoridad como tal, debern justificar la necesidad de declaratoria de emergencia con base a lo establecido en la poltica de este manual (numeral 31 del artculo 6 de la LOSNCP). La Mxima Autoridad bajo su responsabilidad autorizar la situacin de emergencia, la Unidad Jurdica una vez autorizada la situacin de emergencia, proceder a elaborar la resolucin de declaratoria y coordinar su suscripcin por la Mxima Autoridad. La Unidad de Contratacin deber subir al Portal la resolucin de declaracin de emergencia, colocar la fecha de inicio de la emergencia y la informacin requerida por el Portal www.compraspublicas.gob.ec, utilizando la herramienta Publicaciones de Emergencia. Se deber considerar que los elementos que definen una situacin como emergente y que deben resaltarse en la motivacin de la correspondiente resolucin, son la inmediatez e imprevisibilidad, debiendo ser concreta, objetiva y probada 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, Elaborar Requerimiento: La Unidad Requirente deber elaborar un informe tcnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia y solicitar disponibilidad de fondos para la emergencia a travs del sistema interno de contratacin pblica. Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera deber Analizar la disponibilidad y gestionar los fondos requeridos para la emergencia. La Unidad de Contratacin enviar a travs del sistema interno el requerimiento y la certificacin presupuestaria para situaciones de emergencia a la Unidad de Contratacin, quien deber elaborar el documento formal Pliegos de Emergencia de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales segn la naturaleza de la contratacin. 3, 3.1 Aprobar pliegos e inicio de la contratacin: Una vez recibida la documentacin de la Unidad Jurdica, la Mxima Autoridad, aprobar los pliegos, mediante firma electrnica de la resolucin de inicio de la contratacin o aprobacin del requerimiento, dentro del sistema interno de contratacin pblica. El sistema brindar a la Mxima Autoridad la facultad de imprimir una copia fsica de la resolucin suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el contenido del requerimiento de contratacin, la Mxima Autoridad solicitar a la Unidad de Contratacin las correcciones pertinentes. Tanto la resolucin suscrita como el requerimiento aprobado, deben ser enviados a travs del sistema a la Unidad de Contratacin. 4, 5, 6, 6.1 Seleccionar Proveedores en Situacin de Emergencia: La entidad podr Contratar directamente y bajo responsabilidad de la Mxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultora. Una vez realizada la contratacin y superada la situacin de emergencia, la entidad contratante deber publicar en la herramienta Publicaciones de Emergencias la informacin bsica de cada una de las contrataciones, el detalle de los bienes y servicios contratados, informacin de los contratistas adjudicados (incluida la fecha de inicio y finalizacin de los contratos) y los contratos suscritos.

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7, 7.1, 7.2, 7.3 Elaborar Informe de contrataciones en Situacin de Emergencia: Una vez registrada todas las contrataciones realizadas para superar la Situacin de Emergencia. La Unidad Requirente debe elaborar el Informe general de resultados, que debe contener: a) Nmero y fecha de la resolucin que declaro la emergencia b) Nmero de contratos efectuados para superar la emergencia c) Objeto de cada contrato efectuado d) Identificacin del o los contratistas con su respetivo numero de RUC e) Plazo de duracin de la emergencia f) Valor de cada contrato incluyndose reajustes, contratos complementarios o cualquier otra situacin que permita cuantificar con exactitud el valor invertido en la emergencia g) Resultados de la contratacin con indicaciones de bienes adquiridos, servicios prestados, productos de consultora u obras construidas segn sea el caso con referencia al cumplimiento de sus respectivas obligaciones; y, h) Indicacin clara de las situaciones de hecho que se lograron corregirse o superar con los resultados de la contratacin Este informe debe ser revisado por la Unidad Jurdica, aprobado por la Mxima Autoridad y Publicado por la Unidad de Contratacin a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec. Cabe recalcar que el INCOP tiene la obligacin de informar a la Contralora General del Estado y a la Procuradura General del Estado, cualquier infraccin cometida por la entidad contratante durante la Emergencia.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO Para celebrar contratos de obra, podr acordarse mediante resolucin razonada de la Mxima Autoridad de la entidad, la celebracin del Contrato Integral por precio fijo, cuando se cumplan de forma conjunta los siguientes requisitos: 1. Si del anlisis previo a la resolucin de la Mxima Autoridad, resulta ms ventajosa esta modalidad con respecto a la contratacin por precios unitarios; 2. Si se tratare de la ejecucin de proyectos de infraestructura en los que fuere evidente el beneficio de consolidar en un solo contratista todos los servicios de provisin de equipo, construccin y puesta en operacin; 3. Si el presupuesto referencial de dicha contratacin sobrepasa el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,1% por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico; y, 4. Que la Entidad Contratante cuente con los estudios completos, definitivos y actualizados. Se prohbe en esta clase de contratos la celebracin de contratos complementarios, la inclusin de frmulas de reajustes de precios o cualquier otro mecanismo de variacin de precios. El plazo de ejecucin no ser sujeto a modificaciones salvo exclusivamente en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. Los contratistas de esta modalidad contractual asumen todos los riesgos y responsabilidades por el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones acordadas. La seleccin del contratista para la celebracin de este tipo de contratos, se realizar por el procedimiento de Licitacin previsto en el Captulo III del Ttulo III de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO

Los Flujos y la descripcin del proceso de Planificacin de la Contratacin, Ejecucin de la Contratacin y Cierre del procedimiento de Licitacin para contratacin de obras, son aplicables para el procedimiento de Contratacin Integral por Precio Fijo, sin embargo el contenido de los pliegos (contrato) en su conjunto deber satisfacer las polticas especficas de este proceso.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

En los pliegos se prever la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del bien ofrecido en arrendamiento y se establecer las condiciones en las que se dar el arrendamiento, con la indicacin de la ubicacin y caractersticas del bien. Cuando una entidad acta como Arrendataria seleccionar la oferta que cumpla con las condiciones establecidas en los pliegos y presente el menor valor, mientras que cuando la entidad contratante acta como arrendadora, buscara el valor ms alto o mejor postor. Para la seleccin y suscripcin del contrato, el adjudicatario no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP. INMOBILIAR deber Emitir dictamen tcnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donacin de los bienes de las instituciones pblicas y asesorar en el proceso. (Decreto Ejecutivo No. 1479) FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
Arrendamiento de bienes Inmuebles (como arrendador o arrendatario)
Oferente no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP

Unidad de Contratacin
1. Subir al Portal resolucin de inicio, convocatoria y pliegos. (Adicionalmente se publicar la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas)

Mxima Autoridad/Delegado
Resolucin de inicio de contratacin y pliegos (incluye dictamen tcnico de Inmobiliar)

Unidad Jurdica

1.1 Revisar documentacin

Inicio

2. Enviar oferta

3. Receptar ofertas, abrir ofertas

3.1 Acta de apertura

3.2. Evaluar ofertas

3.2.1 Acta de evaluacin

6. Adjudicatario Fallido NO 5.2 Acepta?

6.1 Notificar al INCOP (resolucin motivada por la Mxima Autoridad)

4.1 Resolucin de declaracin desierto 5. Solicitar la documentacin necesaria, elaborar contrato a suscribir entre la Mxima autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado 5.1 Contrato a suscribir 6.2 Analizar adjudicar al segundo oferente, segn orden de prelacin

NO
3

SI 5.3 Contrato Suscrito Subir al Portal la documentacin relevante del procedimiento de arrendamiento 2

4 Adjudicar? SI

4.2 Resolucin de adjudicacin

PROCESO DE CIERRE

Fin

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES 1, 1.1, Publicar Pliegos y Resolucin de Inicio de la Contratacin: Una vez recibida la documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del sistema interno de contratacin pblica, la Unidad de Contratacin deber Subir al Portal www.compraspublicas.gov.ec resolucin de inicio, convocatoria y pliegos. Adicionalmente se publicar la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas. Cabe destacar que actualmente el Portal no posee una herramienta especfica para arrendamiento de bienes inmuebles. 2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del INCOP, y realizada la convocatoria o invitacin directa, el o los oferentes interesados, estn en la capacidad de entregar sus ofertas en fsico, en el lugar, hora y contacto sealado en los pliegos. 3, 3.1, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las ofertas de manera fsica; una hora despus del da y hora sealados para la entrega de ofertas, la Mxima Autoridad o su delegado proceder a la apertura de la oferta (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) . 3.2, 3.2.1 4, 4.1, 4.2 Evaluar y Adjudicar Ofertas: La Mxima Autoridad debe evaluar las ofertas tcnicas con base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El valor del canon de arrendamiento ser de determinado sobre la base de los valores de mercado vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluacin se genera el acta de evaluacin. La Mxima Autoridad o su delegado, adjudicar el contrato o declarar desierto el proceso; Tanto la resolucin que declara desierto el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al portal por la Unidad de Contratacin. 5, 5.1, 5.2, 5.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificacin de la adjudicacin a travs del Portal, la Unidad Jurdica proceder a solicitar de la documentacin requerida para la organizacin del contrato y a gestionar la suscripcin del contrato entre la Mxima Autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado dentro del trmino de 15 das. La Unidad Jurdica debe facilitar a la Unidad de Contratacin una copia del contrato suscrito para regstralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratacin debe notificar y entregar el contrato y la documentacin que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El contrato de arrendamiento se celebrar por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destinacin que se le dar, vencido el cual podr, de persistir la necesidad, ser renovado. 6, 6.1, 6.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del trmino previsto, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable, la Mxima Autoridad o su delegado 12

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mediante resolucin lo declarar adjudicatario fallido, comunicado de esta condicin al INCOP; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarar desierto el proceso. Casos especiales: Los contratos en los que las entidades Pblicas participen como arrendadoras, de locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorizacin, licencia o concesin de uso pblico, se arrendaran preferentemente a arrendatarios locales para lo cual no ser necesario publicar la convocatoria en el portal sino que se podr cursar invitaciones individuales. Los Contratos que correspondan a hoteles, salones para recepcin de eventos, restaurantes entre otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas caractersticas no sean de largo plazo, tampoco se regirn por las normas del presente captulo sino por los usos y costumbres de la actividad.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON Y SIN DECLARATORIA DE UTILIDAD PBLICA INMOBILIAR deber Emitir dictamen tcnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donacin de los bienes de las instituciones pblicas y asesorar en el proceso (Decreto Ejecutivo No. 1479). La Entidad Contratante debe mantener informado a INMOBILIAR de todas las adquisiciones de bienes inmuebles concretadas. FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD PBLICA

Adquisicin de un Bien Inmueble privado, con declaratoria de utilidad Pblica o inters social
Unidad Requirente
Unidad Financiera Mxima autoridad Unidad de contratacin
PAC aprobado y publicado (incluido reformas) FIN

Unidad Jurdica

Inmobiliar

Inicio

1.1.2 Notificar unidad unidad requirente NO 1.Elaborar requerimiento (debe estar incluido en el PAC) Y Solicitar disponibilidad Presupuestaria

SI
1.1 Existe disponibilidad presupuestaria

2.1 Emitir Dictamen tcnico previo

SI 1.2 Requerimiento de contratacin (informe tcnico) 1.1.1 Certificacin Presupuestaria

FIN NO

SI

2.2 Dictamen Favorable

NO

FIN

1.2.1 Enviar requerimiento de contratacin y certificado presupuestario

2. Resuelve adquirir un bien inmueble necesario para la satisfaccin de las necesidades pblicas

3. Elaborar resolucin de declaratoria de utilidad pblica o de inters social de acuerdo con la Ley y coordinar su la suscripcin por la Mxima Autoridad 3.1 Declaratoria de utilidad Pblica o de inters social suscrita

3.3 Notificar al propietario del bien inmueble

3.2 Inscribir resolucin de declaratoria de utilidad pblica o de inters social en el registro de la propiedad 3.4. Solicitar a la Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avalu del Bien Inmueble (en caso de no existir una Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 das de haberse solicitado el avalo no ha existido respuesta, el evalo lo podr realizar la DINAC) 4. Negociar (un delegado de la mxima autoridad) El precio puede ser impugnado por el propietario del bien Inmueble.

3.5. Determinar el valor a pagar (no puede ser superior al 10% del valor avaluado)

4.1 Se logr un acuerdo (plazo mximo 90 das)

SI

5. Tramitar transferencia de dominio

5.1 Elaborar e inscribir la escritura pblica en el Registro de la Propiedad

FIN

NO

6. Proceder a juicio de expropiacin conforme al Cdigo de Procedimiento Civil, en el caso de municipalidades se regular por las disposiciones de su propia Ley.

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD PBLICA 1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificacin de disponibilidad de fondos, debe detallar en el sistema interno de contratacin pblica, la informacin relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicar el gasto, el objeto de la contratacin, el informe tcnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podr adjuntar documentacin adicional relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviar la solicitud a la Unidad Financiera. 1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisar si la contratacin solicitada est registrada en el PAC y verificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisicin, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificacin incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicar el gasto; y, se conferir por medio electrnico a la Unidad Requirente, a travs del sistema interno de contratacin pblica. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorizacin: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deber completar el requerimiento y adjuntarlo en el sistema interno de contratacin Pblica, con el fin de enviarlo a la Mxima Autoridad para su autorizacin. 2, 2.1, 2.2 Autorizar Requerimiento: Mxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfaccin de las necesidades pblicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento de declaratoria de utilidad pblica del bien inmueble, debe solicitar dictamen tcnico a Inmobiliar para asegurarse de que no disponga de un bien inmueble pblico que pueda satisfacer su requerimiento. 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4, 4.1, 5, 5.1, 6. Declarar el bien inmueble de Utilidad Pblica: Una vez Autorizada la compra del inmueble y bajo dictamen tcnico favorable al procedimiento de declaratoria de utilidad pblica de Inmobiliar, la Unidad Jurdica inicia la elaboracin de la resolucin de declaratoria de utilidad pblica o de inters social y coordinar su la suscripcin por la Mxima Autoridad. Esta resolucin debe ser inscrita en el registro de la propiedad por la Unidad Jurdica, previo a que la Mxima Autoridad notifique al propietario del bien inmueble. La Unidad Jurdica Solicitar a la Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avalu del Bien Inmueble, en caso de no existir una Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 das de haberse solicitado el avalo no ha existido respuesta, el evalo lo podr realizar la Direccin Nacional de Avalos y Catastros (DINAC), para determinar el valor Determinar el valor a pagar, que no puede ser superior al 10% del valor avaluado. 15

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La Mxima Autoridad o su delegado buscaran llegar a un acuerdo econmico con el propietario del bien, en un trmino no mayor a 90 das, de haber conseguido un acuerdo, la Unidad Jurdica deber tramitar la trasferencia de dominio y elaborar e inscribir la escritura pblica en el Registro de la Propiedad; en caso contrario la Entidad Contratante proceder a juicio de expropiacin conforme al Cdigo de Procedimiento Civil, o en el caso de las municipalidades por las disposiciones de su propia Ley. FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO
Adquisicin de un Bien Inmueble, por transferencia de dominio entre entidades del sector pblico.Unidad Requirente
Unidad Financiera Mxima autoridad Unidad de contratacin
PAC aprobado y publicado (incluido reformas) FIN

Inmobiliar

Unidad Jurdica

Inicio

1. Elaborar requerimiento Solicitar disponibilidad Presupuestaria

1.1.2Notificar unidad unidad requirente NO

1.1 Existe disponibilidad presupuestaria

SI 1.2. Requerimiento de contratacin (informe tcnico) 1.1.1 Certificacin Presupuestaria

FIN NO

1.2.1 Enviar requerimiento de contratacin y certificado presupuestario

2. Autoriza requerimiento y solicita dictamen Tcnico

SI

2.1 Emitir Dictamen tcnico previo

3. Lograr un acuerdo entre Entidades Pblicas

SI

2.1.1 Dictamen Favorable

NO

FIN

3.1 Se logr acuerdo?

SI

4. Elaborar resolucin motivada y coordinar su suscripcin entre las Mximas Autoridades 4.1 Resolucin Motivada de las mximas autoridades

Aplicar Rgimen de Traspaso de activos

FIN NO

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO 1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificacin de disponibilidad de fondos, debe detallar en el sistema interno de contratacin pblica, la informacin relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicar el gasto, el objeto de la contratacin, el informe tcnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podr adjuntar documentacin relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviar la solicitud a la Unidad Financiera. 16

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1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisar si la contratacin solicitada est registrada en el PAC y verificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisicin, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificacin incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarn el gasto; y, se conferir por medio electrnico a la Unidad Requirente, a travs del sistema interno de contratacin pblica. 1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorizacin: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deber completar el requerimiento y adjuntarlo en el sistema interno de contratacin Pblica, con el fin de enviarlo a la Mxima Autoridad para su autorizacin. 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1 Autorizar Requerimiento: La Mxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfaccin de las necesidades pblicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento, debe solicitar dictamen tcnico a Inmobiliar para determinar si dispone de un bien inmueble pblico a ser utilizado. De ser positivo el dictamen, La Mxima autoridad buscar llegar a un acuerdo con la entidad pblica propietaria del bien para su adquisicin mediante compraventa, permuta, donacin, compensacin, de cuentas, traslado de partidas o de activos. 4, 4.1 Adquisicin del Bien Inmueble: Una vez llegado a un acuerdo entre las mximas autoridades de las dos entidades pblicas, la Unidad Jurdica de la entidad contratante, elaborar la resolucin motivada a ser suscrita por la Mxima Autoridad de ambas instituciones y coordinar la adquisicin del Bien inmueble, aplicando el rgimen de traspaso de activos.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE FERIAS INCLUSIVAS Solo podrn participar en procesos de adquisicin de bienes y servicios por ferias inclusivas, los interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artculo 2 de la resolucin 47-2011. Toda entidad contratante deber permitir el funcionamiento de veeduras ciudadanas u otras formas de contrato social, respecto de una o ms ferias inclusivas. Para realizar una Feria Inclusiva, la entidad contratante determinar en los pliegos respectivos el mbito territorial de la convocatoria atendiendo a los siguientes criterios: El lugar donde se va a utilizar el bien o se va a prestar el servicio; o, El Lugar donde se producen los bienes demandados. Definido el mbito territorial, nicamente los proveedores domiciliados en el podrn participar; las ferias inclusivas podrn realizarse respecto de las siguientes circunscripciones territoriales: Una o ms: Zonas de planificacin, provincias, cantones y parroquias. FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUSIVAS

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Ejecucin de la Contratacin para bienes y servicios mediante Ferias Inclusivas

Oferentes Unidad de Contratacin

Comisin Tcnica/INCOP

Mxima Autoridad/Delegado

Subcomisin

Unidad Jurdica

1. Subir al Portal convocatoria para la feria inclusiva, adicionalmente se publicar en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizar la feria. Los Pliegos tambin debern subirse al Portal
1.2 Participar en la socializacin de los pliegos para la feria inclusiva (solo podrn participar interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artculo 2 de la resolucin 47-2011

Resolucin de inicio de contratacin y pliegos

Inicio

1.2 Socializar los Pliegos de la feria incusiva

2. Realizar preguntas o solicitar aclaraciones

SI

2.1 Analizar y disponer las respuestas y/o aclaraciones 2.2. Acta de preguntas, respuestas, aclaraciones y modificaciones a los pliegos, en caso de existir.

Subir al portal (2.2)

NO

3. Enviar oferta(s) y documentacin en fsico (con base a lo establecido en los pliegos)

4. Receptar (se entregar al oferente un comprobante de recepcin) y abrir ofertas

4.1 Acta de Apertura

4.2. Requiere
apoyo de subcomisin

SI

4.2.1 Analizar Ofertas

NO

4.4 Convalidar errores

4.3.1 Solicitud de convalidacin

SI

4.3 Existen errores de forma

4.2.3 Analizar Informe

4.2.2 Informe de Subcomisin

NO 5 Evaluar Ofertas (los resultados deben ser comunicados a los oferentes en audiencia Pblica y publicados en el Portal del INCOP) 5.1. de Evaluacin o calificacin (debe incluir recomendaciones para adjudicar o declarar desierto). 6.1 Resolucin de adjudicacin (debe ser publicada tanto en el Portal del INCOP, como en el Portal Institucional de la entidad o entidades contratantes 7. Solicitar la documentacin necesaria, elaborar contrato a suscribir entre la Mxima autoridad o su delegado y el o los proveedores adjudicados

8. Adjudicatario Fallido NO

SI

Subir al portal
7.2. Acepta 3

6. Adjudicar total o parcialmente NO

SI 7.3 Contrato(s) Suscrito(s) PROCESO DE CIERRE

6.2 Resolucin para declarar desierto 8.1.2. Analizar adjudicar al siguiente en orden de prelacin

7.1 Contrato a suscribir

8.1 Notificar al INCOP (resolucin motivada por la mxima autoridad)

Fin

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUSIVAS Los Flujos y la descripcin del proceso de planificacin de la Contratacin y Cierre de la contratacin de bienes y servicios, son aplicables a la contratacin de ferias inclusivas, sin embargo el contenido de los pliegos en su conjunto deber satisfacer las polticas especficas de este proceso. Actualmente el portal no presenta una herramienta especfica para esta modalidad de contratacin. 1. 1.1 Publicacin de Pliegos y Resolucin de Inicio de la Contratacin: Una vez recibida la documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del sistema interno de contratacin pblica, la Unidad de Contratacin publicar los pliegos, convocatoria y resolucin de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gov.ec del INCOP. Adicionalmente se publicar en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizar la feria. La entidad deber realizar un proceso de socializacin de los pliegos de la Feria Inclusiva convocada, respeto de los oferentes interesados que renan los requisitos previsto en las polticas especficas. La Socializacin podr ser presencial o a travs de otros mecanismos, sin embargo es clave para el desarrollo de este proceso y debe permitir la absolucin de duda o inquietudes presentadas por los potenciales oferentes, respecto a las condiciones de participacin y dems requerimiento contemplados en los pliegos, incluyendo informacin necesaria para que estos se habiliten en el RUP. 19

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1.2, 2, 2.1, 2.2. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado y socializado el proceso, los oferentes interesados que se encuentren o no inscritos en el RUP, estn en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos por escrito al funcionario designado de la Entidad Contratante hasta 48 horas antes de presentar las ofertas. La Comisin Tcnica, responder las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el trmino que para el efecto haya establecido en los pliegos. La Comisin Tcnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a travs de aclaraciones podr modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos. Deber elaborarse un acta de preguntas, respuesta y aclaracin que debe ponerse en disposicin a los oferentes y publicada en el Portal. 3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, si la entidad contratante ha establecido la calificacin de la oferta econmica en los pliegos, los oferentes presentaran dos sobres, uno conteniendo la oferta tcnica y otro con la oferta econmica. En caso que la entidad haya definido que los oferentes deben adherirse o aceptar el presupuesto referencial establecido, lo oferentes debern aceptar por escrito tal presupuesto y adjuntar la aceptacin de la oferta tcnica en sobre nico.

4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las ofertas de manera fsica; la Comisin Tcnica proceder a la apertura de la oferta tcnica (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisar detenidamente si existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisin Tcnica integrar subcomisiones de anlisis de las ofertas tcnicas presentadas. Los informes de la subcomisin, que incluirn las recomendaciones que se consideren necesarias, sern utilizados por la Comisin Tcnica como ayudas en el proceso de calificacin y seleccin y por ningn concepto sern asumidos como decisorios. La Comisin Tcnica obligatoriamente deber analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta etapa de calificacin; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. 4.3, 4.3.1, 4.4 Convalidacin de errores: De identificarse errores de forma, la Comisin Tcnica debe generar el acta de convalidacin de errores y solicitar la respectiva convalidacin a los oferentes seleccionados a cada uno de los participantes. La Unidad de Contratacin debe revisar las respuestas a la convalidacin; los proveedores tienen la obligacin de responder a travs del portal en el tiempo establecido para continuar en el proceso. 5. Evaluar Ofertas: La Comisin Tcnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos en los pliegos y utilizando la tcnica de cumple o no cumple, la Unidad de Contratacin debe subir el acta de evaluacin resultante al Portal www.compraspublicas.gob.ec; adicionalmente los resultados deben ser comunicados por la Comisin Tcnica en audiencia pblica.

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5.1, 6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisin Tcnica recomendar a la Mxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, la adjudicacin total o parcial de los contratos. La Mxima Autoridad o su delegado adjudicaran o no los contratos mediante resolucin motivada. Tanto la resolucin que declara desierto el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al portal por la Unidad de Contratacin. 7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificacin de la adjudicacin a travs del Portal o bajo los mecanismos dispuestos por la o las entidades contratantes, la Unidad Jurdica proceder a solicitar de la documentacin requerida para la organizacin de los contrato y a gestionar la suscripcin del contrato entre la Mxima Autoridad o su delegado y el o los proveedor adjudicado dentro del trmino de 15 das. La Unidad Jurdica debe facilitar a la Unidad de Contratacin una copia del contrato suscrito para regstralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratacin debe notificar y entregar el contrato y la documentacin que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. 8, 8.1, 8.1.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que un adjudicatario no se presente dentro del trmino previsto, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable, la Mxima Autoridad o su delegado mediante resolucin lo declarar adjudicatario fallido, comunicado de esta condicin al INCOP; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarar total o parcialmente desierto el proceso.

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